模擬店、近所のリトルリーグの野球チーム、サプライズの誕生日パーティーなど、何かを任されたことのある人なら誰でも、戦争の話をしたことがあるだろう。😵💫
そのうちのいくつかは、リスク-潜在的な_問題-についてであり、それは最善の計画を狂わせる可能性があった。また、問題-_実際に起こった災難-についてのものもある。
プランを立てるとき、事前にリスクと問題を区別することは必ずしも容易ではない。プロジェクト管理も同様だ。
しかし、この違いを理解することは、プロジェクトを軌道に乗せ、ストレスレベルを抑えるために極めて重要である。
それでは
この記事では、プロジェクト管理におけるリスクと問題の謎を解き明かします。また、なぜ両者を区別することが重要なのか、どうすれば区別できるようになるのかについても説明します。これは、あなたが効果的に リスクを見極める プロジェクト管理の複雑さを自信を持って乗り切る。
プロジェクト管理におけるリスクとは何か？
によると プロジェクト管理協会 では、リスクとは「発生した場合、プロジェクトのオブジェクトにプラスまたはマイナスの影響を与える不確実なイベントや条件」と定義されている。
説明のために、次の文を考えてみましょう：
ドライブ旅行の前に燃料タンクの点検を怠ると、途中で燃料がなくなり、人里離れた場所で立ち往生することになるかもしれない」_。
ここで、リスクの原因は燃料タンクの点検を怠ることである。そのリスクとは
- 旅の途中で燃料が切れる
- ガソリンスタンドから遠く離れているため、立ち往生してしまう。
この例は、リスクがしばしばプロジェクトの成功に大きな影響を与えうる将来のイベントや条件にリンクされていることを見事に浮き彫りにしている。
プロジェクトのリスクは、プロジェクトの環境、チームメンバー、クライアント、あるいは市場の変化のような外的要因など、あらゆる原因から発生する可能性がある。
また、ビジネスによって直面するプロジェクト・リスクの種類は異なる。
プロジェクトリスクの種類
あるSEO業者は、Googleがアルゴリズムを変更した場合、その業務に影響を及ぼすリスクにさらされるかもしれない。あるいは、ある自動車メーカーは、新車に使用される特定の素材の使用を制限する規制が新設または改正されるリスクに直面する。
リスク管理の大部分は、早い段階でリスクを特定し、リスクが発生した場合に対処するプランを立てることである。リスク管理はプロジェクト管理において重要な役割を果たし、プロジェクトを予期せぬ落とし穴から遠ざける手助けをする。
プロジェクト管理の観点から、一般的なプロジェクトリスクをいくつか挙げてみよう：
コスト・リスク
コストリスクには、予期せぬ出費、不正確なコスト見積もり、予算超過につながる可能性のある景気変動などが含まれる。そのため、効果的かつプロアクティブに管理することが不可欠である。
スケジュールリスク
予期せぬ遅延、リソースの使用不能、他のプロジェクトへの依存関係などにより、プロジェクトの納期に間に合わない可能性が高まることが、スケジュールリスクである。
パフォーマンスリスク
望ましい品質やアウトプットのレベルを達成できないリスクをパフォーマンスリスクという。
スコープクリープリスク
プロジェクトのスコープが無秩序に変更されたり、継続的に拡大したりすることは、多くの場合、プロジェクトのオブジェクトが曖昧であることから生じ、コストや遅延の増加につながる可能性がある。これらは、スコープクリープリスクに該当する。
スキルリソースのリスク
スキルギャップやチームの専門知識の不足など、人材配置に関連する課題は、スキルリソースリスクである。
技術リスク
ソフトウェアの不具合、ハードウェアの故障、互換性の問題などは、テクノロジー・リスクの傘下にある。
組織的リスク
経営陣の交代、企業文化の変化、合併や買収のような外的要因は、組織上のリスクである。
市場リスク
市場の変動、進化するカスタマー・ニーズ、新たな競合他社は重大な脅威となり得る。
オペレーショナル・リスク
生産プロセスにおける予期せぬ変更、操業に支障をきたすサプライチェーンの問題、人的・物的資源の誤った管理は、オペレーショナル・リスクである。
戦略的リスク
戦略的リスクとは、市場の変化や規制の変更など、プロジェクトの戦略的オブジェ クトとの整合性に影響を与えうる外的要因のことである。
外部リスク
自然災害、法的問題、市場の変動など、予測不可能な要因は、プロジェクトの成果に影響を与える可能性があり、外部リスクとして知られている。
効果的 リスクマネジメントソフトウェア は、プロアクティブなリスク識別とリスク追跡において、ゲームチェンジャーとなり得る。
こちらもお読みください プロジェクトのコストリスクを管理する10の効果的なヒント
プロジェクト管理における問題とは何か？
リスクとは、発生するかもしれないし、発生しないかもしれない潜在的な問題であるのに対し、問題とは、すでに表面化しており、早急な対応が必要な問題である。
問題には、簡単に修正できる小さな不具合から、進捗を完全に止めてしまうような大きな混乱まで、様々な範囲がある。プロジェクトのどのフェーズでも発生する可能性があり、プロジェクト目標のミーティングを脅かす。
問題は、多くの場合、予期していたか否かにかかわらず、顕在化したリスクに起因する。 優れたコンティンジェンシープラン があれば、問題になる前にリスクに対処することができる。
例
ドライブ旅行の途中で燃料がなくなり、人里離れた場所で立ち往生することになった。岩にぶつかって燃料タンクに穴が開いてしまったのだ。
あなたはこの問題を事前に予測することができなかった。
さて、リスクと同じように、プロジェクトの問題にも複数の種類がある。それらを分類してみよう：
内部問題
コミュニケーションの断絶、目標のズレ、チームメンバーの責任不履行など、内部的な障害である。チームメンバーがプロジェクト管理の枠組みの中で自分の役割を理解しているかどうかを確認することは、こうした誤解を防ぐのに役立ちます。
時間に関する問題
締め切りに間に合わなかったり、タスクが遅れたりするのは典型的な例です。現実的なタイムラインを設定することは、期待を設定し、チーム全体をゴールラインに導くために不可欠です。
コストに関する問題
予算超過は、プロジェクト管理者にとって最も一般的なハードルの一つである。うまく管理すれば、プロジェクトが頓挫することはありませんが、金銭的な問題が再発しないように、問題登録簿に記録しておくことが不可欠です。
外部問題
政変や悪天候など、予測できない要因がプロジェクトに大きな影響を与えることがあります。しっかりとしたコンティンジェンシープランを用意しておくことで、そのような外的要因によってプロジェクトが頓挫することを防ぐことができます。
では、リスクや問題が実際にどのように発生するのか、いくつかの例を見てみましょう。
ボーイングの787ドリームライナー：避けられない問題につながる複雑さ ボーイング社の787ドリームライナーの展開 は、リスクが問題に転じた典型的なケースである。
とのインタビューで シアトル・タイムズ ボーイングのエンジニアは、この飛行機は「より複雑な飛行機であり、より新しいアイデア、新しい機能、新しいシステム、そして新しい技術を搭載している」と述べた。
この複雑さゆえに、潜在的な問題を事前にすべて浮き彫りにすることは不可能に近かった。
しかし、いくつかのリスクは明らかだった。プロジェクトの進捗中、これらのリスクは、遅延や100億ドルの追加費用など、深刻な問題へと具体化した。同社は、「効果的に管理する能力を超えてしまった」と認めた。
ここでは、高いリスクと不十分なリスク管理の組み合わせが、避けられないプロジェクトの問題と挫折につながった。
バンク・オブ・アメリカリスクが重大な問題にエスカレートするとき
2011年 バンク・オブ・アメリカは新たに月額5ドルの手数料を導入した。 デビットカード利用者のために、値上げの際によく発生する、顧客からのネガティブなフィードバックを予想してのことだった。しかし、反発は予想以上に激しかった。
バンク・オブ・アメリカでは、「バンク・トランスファー・デイ」と呼ばれる抗議運動がフェイスブック上で展開され、この新手数料に反対してバンク・オブ・アメリカから退会するようカスタマーを呼びかけた。この顧客流出により、バンク・オブ・アメリカは新手数料体系を撤回せざるを得なくなった。
リスク登録では顧客の不満の可能性を指摘していたが、リスクは同社が準備していたよりも深刻な問題に発展した。このようなリスクを特定し文書化するためのより積極的なアプローチがあれば、結果は変わっていたかもしれない。
リスクと問題の違いとは？
空を飛ぶこと、それはリスクだ。飛行への恐怖？それは問題だ。
リスクに対処しているのか、問題に対処しているのかを知ることで、アプローチの仕方が決まる。リスクには、潜在的な問題を予防または軽減するための積極的な戦略が必要であり、問題には、現在の問題を解決して次に進むための迅速な行動が必要である。
この2つを混同してしまうと、努力やリソースを見当違いに使ってしまう可能性がある。ボートがすでに水漏れしているときに、雷雨に備えようとは思わないだろう！
リスクと問題、その類似点と相違点を見てみよう。
リスクと問題：タイムライン
リスクと問題の鍵の1つは、タイミングにあります。リスクは未来に焦点を当てたもので、後にプロジェクトを混乱させる可能性のある「もしもの事態」を指します。
例えば、建設プロジェクトで、許認可取得の遅れに直面する可能性を考えてみよう。この遅延はまだ起こっていないのでリスクですが、スケジュールに影響を与える可能性があります。
このようなシナリオを想定してプランニングを行うのです。 RAIDログ (リスク、仮定、問題、依存関係）を追跡し、潜在的な脅威を管理する。
対照的に、問題は早急な対応が必要な現在の問題である。
予期せぬ天候のために、建設現場で仕事が止まることを想像してください。それは今起きていることであり、あなたのプロジェクトに直接影響する。
鍵の違いは、リスクがプランニングを必要とするのに対し、問題はリアルタイムでの解決を必要とするということだ。
リスクと問題：確実性
リスクは不確実である。その可能性と影響を評価することはできても、それがいつ起こるかどうかはわからない。
例えば、競合他社があなたの会社より先に同じような製品を発売する可能性はリスクです。市場動向を評価して確率を測ることはできますが、それでも推測にすぎません。
しかし、問題はすでにあなたのプレートにあり、行動を要求している。
製品テストで重大なエラーが見つかった場合、それは問題であり、前進する前に修正する必要があります。
不確実性と確実性のこの違いは、緊急の注意が必要なものと戦略的プランニングが必要なものに焦点を絞る訓練になる。
リスク対問題：影響
リスクは、イベントが発生するまでは、仮定の潜在的影響を持つ。些細な挫折から大きな混乱まで、その範囲は多岐にわたる。
例：材料費の高騰はプロジェクトの予算を脅かすかもしれないが、それが起こるまでは、リスクのある可能性に過ぎない。
これに対して問題は、すでにプロジェクトに影響を及ぼしている明確なインパクトがあります。
例えば、建設中に発見された隠れたコストは、即座に予算調整を要求します。
リスクと問題：管理アプローチ
リスクを管理するということは、先手を打つということである。潜在的な問題を予測し、それが現実化するのを防ぐプランを立てるのである。これには、代替サプライヤーを特定したり、スケジュールに余裕を持たせたり、脅威から守るためにさまざまな枠組みを採用したりすることが含まれる。
例として、主要なチームメンバーがプロジェクトを離脱するリスクに対処するための成功プランを策定することで、混乱を最小限に抑えることができます。
しかし、問題が発生した場合は、事後対応的なアプローチが必要となる。
鍵になるメンバーが予期せず辞職すると、問題になります。タスクの再配分、後任の採用、タイムラインの調整など、迅速な対応が必要です。
リスクと問題：焦点
プロジェクト管理プランに不可欠なリスク管理は、予防がすべてです。脅威を早期に発見し、それを回避するステップを踏むことで、リスクが問題になるのを阻止することを目指す。これには、リスク登録簿を作成し、潜在的なリスクを積極的に監視し、コンティンジェンシープランを準備することが含まれる。
例えば、アジャイルプラクティスを採用し、定期的なソフトウェアテストを実施することで、遅延のリスクを防ぐことができます。
テスト中に重大なバグが発生すれば、それはもはや問題であり、できるだけ早く解決することに焦点が移る。
優先度は、リスクを阻止することから問題に正面から取り組むことに移り、プロジェクトが目標を達成できるようにする。
リスク対問題：戦闘戦略
プロアクティブなリスク管理には、綿密なプランニングと緩和戦略の策定が必要である一方、問題への対処は、リソースの再配置、タイムラインの調整、あるいはプロジェクト目標の転換など、その場での対応を意味することが多い。
RAIDログをきちんと管理し、リスク登録簿を使用することで、戦略を文書化し、必要なときにギアを切り替える準備ができる。リスクへの備えがあればあるほど、問題が発生したときにうまく対処できるようになり、プロジェクト管理の努力が全体としてより効果的なものになる。
リスクと問題：比較チャート
| リスクと問題の比較表です。 |
|---|
| タイムライン｜将来に焦点をあてたもの：後に起こりうる、プロジェクトに影響を与える可能性のあるイベント｜現在に焦点をあてたもの：現在プロジェクトに影響を与え、早急な対応が必要な現在の問題 |
| 不確実性(Uncertainty): 可能性と影響は評価できるが、発生は保証されない。 |
| 予防：プランニングと管理策の実施により、リスクが問題に発展するのを回避する。
| 計画｜RAIDログやリスクマネジメントフレームワーク
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