仕事でのインスタントメッセージの使い方

月曜日の朝。ノートパソコンを開き、コーヒーを片手に、その日の課題に挑む準備をしている。

驚くなかれ、受信トレイは未読メッセージで溢れかえり、まるでポップコーンマシンのようだ。その日の最初のミーティングまであと20分ほどしかないことを知りながら、あなたは週末に届いた重要なものをスキャンし始める。

電子メールのスレッドや添付ファイルが並ぶ中、ある通知が目に留まり、鮮明なメッセージが表示された：クライアントミーティングは明日に延期。クライアントとのミーティングは明日に延期。

あなたは深呼吸をし、急ぐのをやめる。🧘🏼

これがインスタントメッセージの威力です。雑音を切り抜け、本当に重要な最新情報を、重要なときに届けることができます。受信トレイには重要度の異なる電子メールが山積みですが、インスタントメッセージなら、大騒ぎすることなく物事を把握することができます。

とはいえ、セキュリティの課題を克服し、ベストプラクティスを取り入れることで、仕事でインスタントメッセージを最大限に活用することができます。ここでは、インスタントメッセージの大きなメリットについてご紹介します。

仕事におけるインスタントメッセージの関連性を理解する

最近のデータによると、私たちは毎日250分以上携帯電話を使用しています。これは およそ70日 に相当する。

友人の近況を知るためにスマホをチェックするにしても、Instagramをチェックするにしても、Amazonの注文が発送されたか追跡するにしても、私たちのスマホはいつも手元にある。そして、ほとんどの人はMicrosoft TeamsやSlackを携帯電話にインストールしており、重要な仕事のメッセージにアクセスできるようにしている。

職場では、メッセージへの即時アクセスは救世主となる。 電子メールは受信トレイに何日も残ることがよくあるが、テキストメッセージはどうだろう？この即時性により、インスタントメッセージはやることを完了するために不可欠なツールとなっている。

しかし、インスタント・メッセージはやることを完了させるためだけのものではない。インスタントメッセージの仕事は次のようなものです：

• 生産性の向上： インスタントメッセージは、迅速な意思決定と問題解決につながる即時の応答を意味します。さらに、自発的なブレーンストーミングセッションやアイデアの迅速な共有も可能になり、生産性が向上します。
• コラボレーションを促進: インスタントメッセージを使えば、チームメンバーはどこにいても簡単にコミュニケーションをとることができます。メッセージだけでなく、ファイルや文書、リンクも共有できるため、長い電子メールに比べてワークフローがスピードアップします。
• インスタントメッセージは、チームメンバーがアイデアを共有したり、質問したり、サポートを提供したりしやすい共同作業環境を促進します。コミュニティ意識と帰属意識を高めることで、より前向きでサポートし合える企業文化を創造するのに役立ちます。

リモートワークにおけるインスタントメッセージの役割

• インスタントメッセージは、社内のミーティングセッションのように、集団的なブレーンストーミングを促します。全員が同じページにいることを確認できます。
• 様々なデバイスから簡単にアクセスでき、仕事中、通勤中、用事があるときなど、途切れることなくやり取りができます。
• チームメンバーが異なるタイムゾーンに分散している場合であっても、誰もが知らされ、関与し続けるために、それは、活動やプロジェクトのステータスに優れた可視性を提供しています。

インスタントメッセージは、効果的なチームコミュニケーションに役立ち、チームの絆を強め、コラボレーションを促進し、柔軟なワークスケジュールを助長するため、リモートワーク文化に不可欠です。プロジェクト管理に関して言えば、インスタントメッセージはワークフローの円滑化、アカウントの促進、問題解決のスピードアップ、全体的な透明性の向上に役立ちます。

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仕事でインスタントメッセージを効率的に使うためのベストプラクティス

クリアされたインスタントメッセージは生産性とコラボレーションに役立ち、リモートワーク文化におけるその役割は代替不可能に近い。さらにステップを踏み、適切な意図と注意を払って使用することで、より大きな成果を生み出すことができることを理解しよう。

ここでは、仕事でインスタントメッセージを使用する際に守るべき、いくつかの基本ルールと一般的なエチケットを紹介します：

1.プロフェッショナルであること

第一印象では、インスタントメッセージの仕事は、そのデザインと仕組みから、非公式なツールのように見えるかもしれません。しかし、それはまだ ビジネスメッセージアプリ は、リアルタイムでメッセージを送受信するためのユーザーフレンドリーなインターフェイスを提供します。 チャットビューはにシームレスに統合されています。

/にシームレスに統合されています。 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310502590487-Create-a-new-Workspace ClickUpワークスペース /へのシームレスな統合

プラットフォームから離れることなく、直接コミュニケーションすることができます。

/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-78.gif ClickUpチャットビュー /%img/

ClickUp Chat Viewで共同作業、ファイル送信、専用チャットチャンネルの作成ができます。

1対1の会話やグループチャットが可能で、プロジェクト管理環境内ですべてのディスカッションを整理してアクセスできます。

チャットビューが提供するその他の機能には、以下のようなものがあります：

• ファイル共有：チャット内でファイル、ドキュメント、画像を直接共有することができ、プロジェクトでの共同作業や情報共有が簡単に行えます。
• タスクの割り当て: UseClickUp @メンション を使用して、誰でも会話に参加させ、コメントを割り当てることで、気が散ることなく仕事を進めることができます。
• タスク管理の統合: チャットの会話をClickUpのタスクとシームレスに接続し、チャットの中で直接プロジェクトの詳細を話し合ったり、タスクを割り当てたり、進捗を追跡することができます。
• リアルタイムアップデート：プロジェクトの進捗状況を常に把握し、タスクの割り当て、コメント、メンションの通知を受け取ることができます。

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ClickUp Brain:

ClickUpブレイン

は、効果的なメッセージ作りをサポートするスマートアシスタントです。明確でインパクトのあるメッセージを書くための提案やテンプレートを提供し、適切に構成されていることを保証します。この機能は、やりとりの質を高め、誤解を防ぎます。

ClickUp BrainでAIにプラン作成やメッセージ作成を頼もう

ClickUp Brainがお手伝いできることをご紹介します：

• 迅速なアクセス: 検索機能を使って必要な情報を素早く見つけ、時間を節約し、長時間の往復会話の必要性を減らします。
• メッセージに磨きをかける： ClickUp Brainを使って、スペル、文法、口調をチェック。

ClickUp自動化：。 ClickUpの自動化 自動化機能にはメッセージアプリがあり、ユーザーは自動応答を設定したり、メッセージのスケジュールを立てることができる。

ClickUp Automationsで仕事をスピードアップするワークフローを構築しよう。

ClickUp Automationsは、リマインダー、アップデート、通知を手動で行うことなく送信する場合に特に便利です。自動化によって職場の一貫したコミュニケーションが維持され、重要なメッセージやアップデートが適切な人に適切なタイミングで送信されるようになります。

クリックアップのインスタントメッセージテンプレート ClickUpのインスタントメッセージテンプレート は、あなたの最初の不安を解消します。すぐに使えて、数秒で始めることができます。

会話を効果的に管理するには、トピックごとに個別のプロジェクトを作成し、関連するチームメンバーをこれらのプロジェクトに招待します。テンプレートの検索バーを使って重要なメッセージを素早く探し出し、古くなったメッセージはアーカイブして作業スペースを整理しましょう。また、通知を設定することで、会話の進捗を常に把握し、タイムリーな返信を行うことができます。

テンプレートのダウンロード

ClickUpインスタントメッセージテンプレートで、チャットの乱れを防ぎ、コラボレーションを簡素化しましょう。

このテンプレートを使えば、チームは次のことができます：

• 会話の整理: すべてのメッセージのスレッドを、構造化された1つの場所に保管します。
• 生産性を最大化するために最も重要な会話に集中する。
• Ensure no messages are missed: 見落としや忘れ去られたメッセージを防ぐ。
• Streamline collaboration: 無秩序なチャットに別れを告げ、効率的なチームワークをお楽しみください。

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インスタントメッセージのセキュリティ上の注意点

サイバー脅威は、ビジネスコミュニケーション、特に組織の機密データに重大な損害を与える可能性があります。以下は、インスタント・メッセージのセキュリティについて留意すべき点です。

ClickUpのセキュリティ

の機能を他の主要なプラットフォームと比較してみましょう。

1.不正アクセス

ハッカーによる重要なビジネスコミュニケーションへの不正エントリーを防ぐため、社内チャネルとグループを維持しましょう。強固な認証手段を確保し、全員がそれに従うこと。

ClickUpは、管理者がユーザーの役割と許可を明確に定義できるようにし、最終的にユーザーの役割に基づいて機密情報へのアクセスをリミットします。

2.機密データ

インスタントメッセージは、どんな情報でも簡単に共有できるため、非常に便利です。しかし、それにはリスクも伴う。最も重大なものの1つは、データ漏洩です。インスタントメッセージで共有された機密情報は、ハッカーの格好のターゲットになる可能性があります。

**ClickUpはシングルサインオン（SSO）をサポートしています。つまり、複数のパスワードを管理するリスクがなくなります。

3.弱いパスワード

よく使われる、覚えやすいパスワードを使いたくなる誘惑は、誰もがよく知っている。パスワードがあれば、アカウントに素早く簡単にログインできる。しかし、怠慢は組織に大損害を与えかねません。パスワードが弱かったり古かったりすると、あなたのアカウントがハッキングされる可能性は、難しいパスワードを持つ人よりも高くなります。パスワードを定期的に更新するのも良い習慣です。

ClickUpは、一般データ保護規則（GDPR）、システムおよび組織管理2（SOC 2）、カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）を含む業界標準および規制に準拠しており、プラットフォームが高いセキュリティおよびプライバシー基準を満たしていることを保証します。

他のプラットフォームとのセキュリティ機能の比較

業界お気に入り

ビジネスコミュニケーションソフト

のようなアプリや

Googleチャット

やSkype for Businessには強固なセキュリティ機能があります。ClickUpのセキュリティ機能を他の人気インスタントメッセージアプリと比較してみましょう。

Google チャット

• Googleチャットは、一般データ保護規則（GDPR）、医療保険の携行性と説明責任に関する法律（HIPAA）、家族教育権利およびプライバシー法（FERPA）などの一般的な業界セキュリティ基準に準拠しています。
• Google チャットのメッセージはライフサイクルを通して暗号化されます。送信時も保存時も暗号化されます。
• Google チャットのセッションの長さは、ユーザーのアクティビティやアカウント設定などの要因によって異なります。例えば、デリゲート済みやスーパー管理者はセッション期間が短くなります。

Skype for Business

• Microsoftは、サーバー間の認証プロトコルであるOAuthを使用して、Skype for BusinessおよびMicrosoft ExchangeなどのMicrosoft独自のインスタントメッセージのセキュアな交換を実現しています。
• Skypeの役割ベースのアクセス制御（RABA）は、ユーザーが役割に基づいて必要な許可のみを取得できるようにします。管理タスクをデリゲート済みで、完全な許可によるエラーを防止します。
• Skype for Businessは、128ビットAES（Advanced Encryption Standard）、SRTP（Secure Real-Time Transport Protocol）、TLS（Transport Layer Security）を採用しています。基本的に、Skype for Businessは非常に安全であると言えます。

Slack

• Slackは、ダイレクトメッセージとダイレクトメッセージで共有されるファイルのエンドツーエンドの暗号化を提供しています。これは、あなたと意図した受信者だけがコンテンツを読んだりアクセスしたりできることを意味します。
• Slackで2FAを有効にすると、パスワードに加えて携帯電話や他のデバイスからのコードを要求することで、セキュリティのレイヤーを追加できます。
• Slackは、SOC 2 Type II、ISO 27001、GDPRなどの業界標準のコンプライアンス認証に準拠しており、データ保護へのコミットメントを実証しています。

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インスタントメッセージの課題と欠点への対処

インスタントメッセージの利点はたくさんありますが、欠点もあります：

1.注意散漫と生産性の低下

インスタントメッセージアプリの絶え間ない通知の洪水は、ワークフローを中断させ、生産性を低下させ、1日が「ピンポーン！」という瞬間ばかりになり、何かに集中することが難しくなる。

常にメッセージをチェックする必要があるため、「コンテクスト・スイッチング」と呼ばれる、脳がギアを切り替えなければならない状態になり、エネルギーと時間が奪われる。

解決策

• メッセージをチェックし、返信する時間を1日の中で決める。
• デバイスのDo Not Disturb機能を有効にし、重要なタスク中に気が散らないようにする。
• 優先度をクリアされ、それに応じて時間を配分する。

2.ミスコミュニケーションと明確性の欠如

インスタントメッセージは、電話やビデオ通話と異なり、トーンや文脈が不明確なため誤解されやすく、その結果、従業員間で対立や誤解が生じる可能性があります。その結果、受信者がメッセージの意図や深刻さを誤解し、混乱や不快感を引き起こす可能性があります。

解決策

• メッセージの意味が不明な場合は、遠慮なく説明を求める。
• 専門用語やあいまいな表現は避ける。メッセージは具体的かつ直接的であること。
• 絵文字やGIFは口調や感情を伝えるために控えめに使う。

3.情報過多

インスタントメッセージアプリを使うと、情報があふれかえり、優先順位をつけたり、集中力を維持したりするのが難しくなります。このような情報過多は、混乱、メッセージの見逃し、重要な詳細がおしゃべりの中に紛れ込んでしまうという結果を招きます。

解決策

• 検索機能を活用して、特定のメッセージや情報を素早く見つける。
• チャンネルやフォルダを使って会話を分類し、整理整頓する。
• 重要度の低いチャンネルや個人からの通知をミュートして、情報の過多を減らす。

4.テクノロジーへの依存関係

インスタントメッセージアプリへの極端な依存関係は、技術的な不具合や協力の拒否に直面した場合、重大な問題を引き起こす可能性がある。

従業員がインスタントメッセージに大きく依存している場合、障害が発生すると仕事が止まってしまう可能性があります。重要なメッセージが届かず、重要なアップデートがチェックされず、意思決定が遅れ、フラストレーションがたまる可能性があります。

解決策

• インスタントメッセージだけに頼らない。重要な話し合いには、電子メール、電話、ミーティングを利用することを検討する。
• 別の通信手段を使用するなど、技術的な不具合や機能停止に対する緊急時対応プランを策定する。
• 技術的な問題を最小限に抑えるため、メッセージアプリやデバイスのソフトウェアを常に最新の状態に保つ。

5.個人的な交流の欠如

インスタントメッセージは、対面での交流を減らし、チームビルディングの目標に悪影響を与える可能性があります。

対面でのコミュニケーションがなければ、健全なリレーションシップを築き、非言語的なヒントを理解し、チームメンバー間の共同体感覚を生み出すことは困難です。このような個人的な接続の欠如は、孤立感をもたらし、チーム全体の精神を弱める可能性があります。

解決策：

• チームビルディング活動やバーチャルなコーヒーブレイクなど、仕事以外のカジュアルな交流をプロモーションする。
• 個人的な接続を促し、関係を構築するために、対面でもバーチャルでもチームミーティングを定期的に行う。
• 可能であれば、ビデオ会議を利用し、お互いの顔を見たり、声を聞いたりすることで、コミュニケーションを強化し、信頼関係を構築する。

6.不適切な使用

インスタントメッセージアプリを仕事以外の会話に使ってしまうことがあります。何気ないチャットに夢中になると、目の前のタスクから気がそれてしまいます。

このようにメッセージングプラットフォームを誤用すると、仕事に集中できなくなり、トピックから外れた議論に多くの時間を費やす結果になりかねません。

解決策：

• 不適切な使用の潜在的な結果について従業員を教育し、責任ある行動を奨励する。
• 職場でのインスタントメッセージの適切な使用に関する明確なガイドラインを制定する。

7.追跡とアカウントが困難

インスタントメッセージでは、特にリモートワークの条件において、会話を追跡し、アカウンタビリティを確保することが困難な場合があります。

重要な議論や決定事項がメッセージに埋もれてしまい、過去のやり取りを見直したり、従業員の貢献やコミットメントに責任を持たせたりすることが難しくなります。

解決策

• 応答時間、アカウント、文書化に関する期待事項をクリアされた形で伝える。
• チャット履歴を確認し、会話、やることリスト、決定事項を追跡する。

インスタントメッセージに対するClickUpのアプローチ

• ワークスペース設定とポリシーは、会社のガイドラインに合わせて構成し、使用状況を監視することができます。
• 詳細な監査ログ、メッセージ履歴、タスク割り当て機能により、追跡とアカウンタビリティが強化されます。
• ClickUpのチェックリスト タグ、スレッド、チャンネルなどのツールをプロバイダーとして提供し、情報を効果的に管理し、優先順位をつけます。
• カスタマイズ可能な通知設定とDo Not Disturbモードは、気が散ることを管理するのに役立つ。
• インスタントメッセージアプリのスレッド会話やメッセージ編集などの統合機能により、明瞭性と文脈が向上します。
  ClickUpのAI Edit 機能は、メッセージの作成を支援します。また、既存のテキストを編集することもできます。
• 定期的なメンテナンスと堅牢なインフラにより、高い可用性と信頼性を確保。
• ビデオ会議ツールとの統合が可能である。 ハイブリッド・コミュニケーション戦略

仕事でインスタントメッセージを活用し、効率的なコミュニケーションを図る

インスタントメッセージングツールの進化、特にClickUpやその他の人気インスタントメッセージングアプリのようなプラットフォームは、そのささやかな始まりから長い道のりを歩んできた。

インスタントメッセージプラットフォームは当初、迅速なやり取りのためのシンプルなツールでしたが、今では素晴らしいプロジェクト管理機能を統合した洗練されたプラットフォームへと進化しています。

ClickUpのチャットビュー、AIアシスタント、自動化、メッセージテンプレートなどの機能を活用して、仕事でインスタントメッセージングを効率的に活用しましょう。

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