チームに電子メールを送ったものの、メッセージが明確でなかったために混乱した返信を受け取った経験はないだろうか。あるいは、メッセージを送ったものの、後で誤字脱字に気づき、誤解を招いたことはないだろうか。
フォーブス誌によると 労働者の40 の労働者が、コミュニケーション不足はリーダーシップやチームに対する信頼を低下させると答えている。リモートワーカーの場合、この数値は54％であった。
時間の浪費はコミュニケーション不足がもたらす最悪の結果のひとつであり、その対策は何よりも重要である。
効果的な文書によるコミュニケーションは、チームの仲間意識を高めるにしても、マーケティング・キャンペーンを立案するにしても必要だ。技術仕様を伝えるエンジニアから、患者のケアを文書化する医療従事者まで、明瞭な文章は正確さを保証し、コストのかかるミスを回避します。
法的な契約書や財務報告書は、誤解を防ぐために正確な表現が重要です。デザインのようなクリエイティブなフィールドでも、提案書やプレゼンテーション、クライアントへの売り込みは、書面によるコミュニケーションに依存しています。文章によるコミュニケーションは、文化的ギャップを埋め、タイムゾーンを超越します。
仕事での文書コミュニケーションスキルを向上させ、「どういう意味ですか？
なぜ文章によるコミュニケーションスキルが重要なのか？
こんなシナリオを考えてみよう：マイケルは模範的な業績を上げる優秀な社員だ。彼は市場を調査し、他の誰にもできない情報を掘り起こす並外れた能力を持っている。彼の業界経験とリサーチ能力は、会社にとって貴重な戦力となっている。
しかし、彼が調査結果をレポート作成すると、しばしば混乱を招く。情報はほとんど構造化されておらず、文法エラーがあり、一貫性がない。
やることが違う。文章でのコミュニケーションが得意ではないからだ。
ここで、強力な文書コミュニケーションスキルがマイケルをどのように助けることができるかを紹介しよう：
- リーダーシップの発揮：アイデアや解決策をわかりやすく表現し、チームを率いる能力を強調する能力。
- 業務効率を高める誤解やエラーの可能性を最小限に抑え、プロセスの合理化とスピードアップを実現する。
- 仕事上のリレーションシップの向上：チーム内および社外の利害関係者との信頼と満足を築く。
- 集団的成長の促進：効果的なコミュニケーションと相互関係の強化を通じて、組織全体の成長と成功を促進する。
マイケルのような従業員が自分の発見をよりよく伝え、仕事を通じてより大きな影響を与えるために役立つ、さまざまな種類の文書コミュニケーションを見てみよう。
筆談の種類
他人に書面で渡すものはすべて、書面によるコミュニケーションとなります。
これはフォーマルなコミュニケーションでもインフォーマルなコミュニケーションでもあり、その範囲も様々です。
正式なコミュニケーション
意思決定、提案、合意はすべて、プロフェッショナルな交流をサポートするフォーマルなコミュニケーションの一部である。正式な文書によるコミュニケーションには以下が含まれる：
- 電子メール：最新の電子メール統計による、 300.毎日40億通の仕事電子メールが送受信されている .同僚、チーム、部署間の社内コミュニケーション、クライアント、ベンダー、利害関係者との社外コミュニケーションは電子メールで行われる。
- メモと通知：これらは社内コミュニケーションの一部で、ミーティングの告知やポリシーの変更など、懸念事項に対処する。
- レポート作成：ビジネスレポートは、データ、財務結果、個人やチームの業績、プロジェクトの進捗、成果などを提示するための包括的な文書である。
- 提案書：ビジネス提案書、プロジェクト提案書、ドキュメンテーションは、既存クライアントや潜在的クライアントとアイデアを共有するための不可欠な情報源である。
インフォーマルなコミュニケーション
常に電子メールを作成したり、レポートを作成したりする必要はありません。簡単なメッセージのやり取りで済むこともあります。
.このようなインフォーマルな文書によるコミュニケーションには次のようなものがある：
- テキストメッセージ：テキストメッセージ：同僚間のあまりフォーマルでないやりとりは、より迅速な返答を得るために、インスタントテキストメッセージを通じて行われる。
- 社内ニュースレター：社内報：社外の購読者に送るニュースレターに加え、会社では社内のイベントや業務に関する最新情報やお知らせを掲載した社内報を回覧することがある。
では、どうすれば仕事での文章を上達させることができるのでしょうか？続きを読む
仕事での文章コミュニケーション上達法
正しいガイドラインさえあれば、文章によるコミュニケーションをマスターするのはそれほど面倒なことではありません。私たちは、あなたがすべてのベースをカバーし、書面によるコミュニケーションの影響を理解するのに役立つステップバイステップのガイドを作成しました。
1.まずは基本から：文法とスペルを見直す
クリアでわかりやすいコミュニケーションの最も基本的な条件は、文法的に正しいことです。
次のような文章は混乱を招きます：
ジョンは先週プレゼンテーションの準備をしている。
プレゼンテーションが先週準備されて完了したのか、それとも現在準備中なのかが明確ではない。
同様に、スペルひとつ間違うだけで、文の意味はまったく変わってしまう。例を見てみよう、
すべての個人ファイルが金曜日までに更新されるようにしてください。
ここでのpersonal filesは個人的な文書を指すこともあるが、personalという単語は組織で雇用されている人に関するファイルを指す。
Grammarlyのようなツールは、文法やスペルの間違いを修正するのに役立ちます。以下を使用できます。 ClickUpのGrammarlyインテグレーション を使えば、プラットフォーム上でエラーなく一貫性のあるコミュニケーションができます。完璧なコミュニケーションだけでなく、コラボレーションの効率化にも役立ちます。
2.明確さ、簡潔さ、一貫性（コミュニケーションの3つのC）を確保する。
効果的なコミュニケーションは、コミュニケーションの3Cの上に成り立っている：
- クリアされた：Clear：メッセージが混乱、誤解、疑念なく理解されることを保証する。
- 簡潔：Concise（簡潔）*：不必要な冗長さを排除し、要点を確実に伝える。
- 一貫性：円滑で効果的なやりとりのために、信頼できるコミュニケーションのフローを確立する。
短い電子メールから長文のプロジェクトレポートまで、すべてのメッセージをこれらのコミュニケーションの柱に基づいて作成することを目指すべきである。
そうすることで、あなたの書いた言葉が注目を集め、意思決定に役立ち、受け手がレポートを読む時間を尊重し、誤解を防ぐことができる。
3.メッセージを効果的に構成する
あなたのメッセージは、文法、スペル、簡潔さにおいて完璧であっても、効果的でない場合があります。
どんなふうに？メッセージのフローが的を得ていない可能性があります。
あらゆる文章によるコミュニケーションフォームには、あらゆる物語と同じように、始まり、中間、そして終わりという専用の構成があります。
整理された情報は、論理的なフローを提供し、読者がより速く意味を理解するのに役立ちます。
コミュニケーションの対象によって、原因／結果、問題／解決、時系列、その他の要素に基づくアプローチを用いて情報や意見を提示することができます。
4.多様な語彙とトーンで文章を書く
多様な語彙は、何かを表現するのに最適な言葉を選ぶのに役立ちます。これはビジネス文書をより分かりやすくするだけでなく、より簡潔にする。より少ない言葉で、よりインパクトのある表現ができる。
適切な口調を使うかどうかで、憧れのクライアントを獲得できるか、ビジネス関係を永遠に壊してしまうかの分かれ目となる。和やかで、丁寧で、思いやりのある口調は、ポジティブな印象を与えるだけでなく、組織の価値観に忠実なコミュニケーションを実現します。
例を通して、正しい語彙とトーンの重要性を理解しましょう。
語彙
- プロジェクトの遅延についてクライアントに電子メールを送ることを想像してください。"プロジェクトが無期限に遅れています "と言う代わりに、"プロジェクトのタイムラインに影響を与える予期せぬ障害に直面しています "と使うことができる。こうすることで、否定的にならずに深刻さが伝わり、より専門的な説明が可能になります。
- 弱い語彙： "stuff "や "thing "などの一般的な用語を利用すると、文章が不明瞭になることがあります。例えば、"We need to move some stuff around "の代わりに、"We need to relocate some essential equipment "と具体的に言いましょう。
同様に、専門用語も問題になります。専門用語を理解できないクライアントに過度な専門用語を利用しても、混乱を招くだけです。
トーン：。
- ポジティブなトーン: 人事考課では、従業員の「伸ばすべきポジション」を強調し、改善策を提案すると、単に「業績不振」と言うよりも励みになる。
- ネガティブなトーン：交渉の電子メールでは、「今すぐ決断が必要だ」といった攻撃的なトーンは裏目に出るかもしれない。お互いに有益な合意に達するための次のステップについて話し合いましょう」のような、より協力的なアプローチがより良い仕事関係を育む。
しっかりとした語彙を使い、プロフェッショナルな口調を維持することで、文書によるコミュニケーションは明確で簡潔、かつインパクトのあるものになり、最終的に仕事関係の改善とビジネス成果の向上につながります。
5.よく読む理解力を高めるコツ
より良い文章力を養うための特別な方法は、読書を重ねることだ。様々な文体、視点、語彙、論法に触れることで、自然と文章力が高まります。
ここでは、理解力を高めるためのヒントをいくつかご紹介します：
- メモを取り、読んだ本の要点を要約する。
- 情報をスマートなパーツに分割し、より包括的に表現する。
- 頭の中で質問と答えのシナリオを作り、読者の頭の中に生じると思われるすべての質問に対する答えを含める。
6.効果的に書く練習あるのみ
練習に勝る教師はいない-練習すればするほど、より早く完璧に到達できる。何かを書くたびに「理解できたかどうかわからない」というメールが返ってくるなら、学ぶべきことがあるはずだ。
自分の失敗から、そして他の人のコミュニケーション方法から理解することもできる。例えば、よく構成された下書きの電子メールを見かけたらメモしてください。そのやり方を真似てみてください。
その結果、定期的に質の高いライティング・コミュニケーションを行うことで、語彙力、文法力、プレゼンテーション力、ライティング・スタイルが向上します。
ビジネス文章力を高めるために、チームからお勧めの本をご紹介します：
- エブリバディ・ライツ（アン・ハンドリー著）：Everybody Writes by Ann Handley: 明確で簡潔な電子メールの書き方、説得力のあるブログ記事の作成、効果的なソーシャルメディア・コンテンツの作成など、幅広いトピックがクリアされました。
- The Elements of Style by William Strunk Jr. and E.B. White:文法、句読点、スタイルに関する簡潔明瞭なアドバイスを提供。
- HBR Guide to Better Business Writing by Bryan A. Garner: 明確で簡潔、説得力のあるビジネス文書を書くための実践的なアドバイスを提供。文章の構成、強い動詞の使い方、専門用語の避け方などのヒントを提供。
7.建設的な批判やフィードバックを求める成長のためのツール
フィードバックは、改善すべき点を洞察し、個人の明瞭さ、一貫性、影響力を磨く助けとなる。
例えば、あなたの電子メールを理解するのに苦労した人、あるいは完全に誤解した人からフィードバックを求めることができます。どこで混乱を招いたのかを把握することで、今後そのようなインスタンスを避けることができます。
フィードバックを受け、それに基づいて行動することで、チームとのコミュニケーションを強化し、信頼を築くことができます。
明確で効果的なコミュニケーションは、組織の目標を達成する上で極めて重要であり、個人の成長やより生産性の高い仕事環境づくりに貢献します。
8.文章によるコミュニケーションを成功させるための校正
スペルや文法の間違いではなく、見落としが原因でミスが生じることもある。誰かに指摘される前に、自分で小さなミスを見つけるのがベスト。
やること？書いた文章を校正することです。
プルーフリーディングは、文法、句読点、スペル、フォーマットのエラーを特定するのに役立ちます。
校正のもう一つの利点は、読み手の立場に一度立ち、メッセージが理にかなっているかどうかを確認できることです。
結果的に、送信を押す前に書いたものを必ず読むことをお勧めします。
9.ClickUpのようなライティングツールやソフトウェアを使う
もし、あなたの文章によるコミュニケーションをすべて管理し、電子メールをゼロから下書きし、エラーを修正し、効果的なコミュニケーションを保証してくれるライティングアシスタントがいたらどうでしょう？
賢い
は、強力な文法修正や強力な文章構造を提案し、この夢を現実にします。さらに、人工知能の助けを借りれば、企画書や電子メール、メッセージなどをゼロから自動的に作成することも完了する。
ビジネス文書を送信する前に何時間もかけて最終確認する必要はもうありません。AIは、あなたが必要とするすべてのライティング要件に対応します。 社外へのメッセージ例 またはビジネス提案書。
オールインワンのプロジェクト管理ソフトウェアであり、職場のコミュニケーションツールであるClickUpは、AIコパイロットによってこれを可能にします、
.私の仕事用AI Writerは、スペルチェッカーと文章力強化機能により、仕事中のあらゆるコミュニケーションを管理し、文章を完璧に仕上げます。
ClickUp Brainで効果的な電子メール、メッセージ、提案書、レポート作成を。
電子メールへの返信、生データの山からわかりやすいテーブルへの変換、FAQへの回答の下書きなど、どのような作業も、ClickUp Brainを使えば、効率的に行うことができます。
を使ったり、プロジェクトの要約やレポート作成を即座に行うことができます。あなたがやることは、欲しいものを詳しく説明するプロンプトを書くだけで、瞬く間によく書かれた回答を得ることができます。
もう興奮しましたか？まだまだ最高は続きます！また、口頭でのコミュニケーションからトランスクリプトを作成したり、ミーティングでの質問に素早く返答することもできます。
.
頻繁に電子メールやレポートを送る必要がありますか？ClickUp Brainは、あなたのメールやレポートの作成をお手伝いします。
そして
を使えば、時間を節約し、一貫性を保つことができます。
また、ClickUpはチャット機能で同僚やチームメンバーとの距離を縮めます。日々のタスクの調整や接続のために、異なるプラットフォームを行き来する必要はもうありません、
またはクライアントとのコミュニケーション。
ClickUpのチャットビュー
は、すべてをひとつ屋根の下に集め、コミュニケーションとタスク管理全体を大幅に簡素化します。
ClickUp Chat Viewでチーム内のコミュニケーションとコラボレーションを強化しましょう。
ClickUpのチャットビューを使えば、以下のことが可能です：
- リアルタイムチャットチャネルで、アクションアイテムの割り当てとチーム連携の強化が可能です。
- プロジェクトリンクを共有したり、添付ファイルを埋め込むことで、重要な情報への迅速なアクセスを促進します。
- コードブロック、箇条書き、バナーでメッセージをフォーマットすることで、文書によるコミュニケーションを視覚的に明瞭にします。
- 必要に応じてダイレクトメッセージで同僚やクライアントと1対1で接続する。
- ライブアップデートや一般的なアナウンスのために組織全体のチャンネルに同調することによってループにとどまる
ClickUpは、文書によるコミュニケーションをより簡単にします。しかし、矛盾を避けるためには、日常的なコミュニケーションの障壁に注意する必要があります。
文書コミュニケーションにおける課題
明瞭さ、簡潔さの確保からトーンや文脈の管理まで、効果的な文書コミュニケーションを妨げる障壁がいくつかあります。それらはコミュニケーションを混乱させ、非効率にし、あるいは冗長にさえする。
ここでは、次のような障壁について見てみよう。
ワークスペースにおけるコミュニケーションの課題を見てみよう。
を共有し、それを克服するための手助けをする。
1.よくある障害を克服する
文章によるコミュニケーションにおける3つの主な障害は、曖昧さ、冗長さ、専門用語です。十分な文脈をプロバイダーしていないとコミュニケーションが曖昧になり、コミュニケーションの目的とオブジェクトを知らないと冗長になり、明確に簡単に書かないと過剰な専門用語にさらされることになる。
解決策クリアでわかりやすい言葉を使い、必要な用語は定義し、不必要な言葉は排除する。
2.聴衆を理解する
利害関係者によって、期待や好み、理解度はさまざまです。意図する読者の特徴や特性を考慮せずに文章を書くことは、誤解や混乱、離脱につながる最大のミスです。
解決策聴衆の知識レベル、利息、コミュニケーション・オブジェクトに合わせて、コミュニケーションと鍵になるメッセージを調整することで、分かりやすさとエンゲージメントを高めることができます。
3.文章によるコミュニケーションの文脈化
文脈の欠如はしばしば混乱を招く。たとえすべての情報を盛り込んだとしても、文脈づけがうまくいかないために、チームは行動に移せない。コミュニケーションの目的を明確にしなければ、すべての努力は無駄になる。
解決策混乱を避け、効果的な行動を促進するために、文書によるコミュニケーションでは、明確で目的を持った文脈化を徹底する。
例のシナリオ：シナリオ例：あなたはマーケティングマネージャーで、デザインチームに次期製品発売のためのソーシャルメディアグラフィックを作成する必要がある。
文脈のない場合：。
件名ソーシャルメディアのグラフィックが必要です。
_チーム、こんにちは。
_今度の製品発表のために、ソーシャルメディアのグラフィックが必要です。何か質問があれば教えてください。
文脈を持つ：
件名件名：Social Media Graphics Needed for ♪[Product Name ♪] Launch_
チーム、こんにちは。
新商品「商品名」を「発売日」に発売することを発表できることをうれしく思います。
話題と興奮を生み出すために、当社のプラットフォーム（Facebook、Instagram、Twitter）で使用する人目を引くソーシャルメディアグラフィックが必要です。
グラフィックをデザインする際に考慮すべき鍵は以下のとおりです。
- ターゲットオーディエンスターゲットの説明
- ブランドの声と調子：ブランドの声とトーンの説明
- 重要なメッセージ伝えたい鍵となるメッセージ
- 発売日発売日
質問があれば言ってください。
仕事における効果的な文書コミュニケーションの例
効果的な文書によるコミュニケーションとは何か、そしてそれを実現するにはどうすればよいかがわかったところで、職場でよくある3つのコミュニケーションシナリオと、それらに効果的にアプローチする方法を探ってみましょう：
**1.プロジェクトの提案書
よく書かれたプロジェクト提案書は、プロジェクトの目的、目標、実行プランの詳細を記したロードマップの役割を果たす。通常、以下のような内容が含まれる：
- プロジェクトのコンセプトとその意義を簡潔に説明する。
- 目的：* 望む成果をクリアされた形で概説する。
- プロジェクトの境界と成果物を定義する。
- 方法論：* オブジェクトを達成するためのアプローチを説明する。
- 必要な人材、ツール、予算を特定する。
- 利益： 組織に対するプロジェクトの好影響を強調する。
- リスク評価： 潜在的な課題と緩和プランを認識する。
- 提案内容を要約し、価値提案を繰り返す。
包括的な概要を提供することで、プロジェクト提案書は利害関係者の賛同を得、プロジェクト成功のフェーズ設定を行う。
2.フォローアップ電子メール。
効果的なフォローアップ電子メールは、ミーティングや議論の後、全員が同じページにいることを確実にします。よく構成された電子メールには、次のような内容が含まれている必要があります：
- クリアされた件名：* 電子メールの目的を明確にする（例：「チームミーティングのフォローアップ - アクションアイテム」）。
- ミーティングの要約: 話し合われた要点を簡潔に要約する。
- アクションアイテム： 所有者と期限を決めた具体的なタスクをリストアップする。
- 次のステップ：前進するためのプランを概説する。
- 行動への呼びかけ： 受信者に受信を確認し、質問があれば提起するよう促す
クリアされたフォローアップ電子メールは、説明責任を促進し、プロジェクトを軌道に乗せ、チーム全体の生産性を向上させます。
フォローアップ電子メールの例です。
件名件名：チームミーティングのアクションアイテムのフォローアップ
チーム各位、
この電子メールにお気づきのことと思います。先日行われたチームミーティングのフォローアップをしたいと思います。以下は鍵になるアクションアイテムとそれぞれの期限です：
アクションアイテム1：市場動向の調査
担当者チームメンバー名
期限指定日
アクションアイテム2：プロジェクトタイムラインの更新
担当チームメンバー名
期限：指定日
この電子メールの受領を確認し、これらのタスクに関して課題や調整が必要な場合はお知らせください。次回のチームミーティングは、進捗状況を確認し、最新情報を話し合うために、[日付]に予定されています。
これらの件にご配慮いただき、ありがとうございます。効率的に目標を達成できるよう、一緒に仕事をしましょう。
よろしくお願いします、
お名前
[あなたのポジション]
連絡先
**3.進捗レポート※2
定期的に進捗レポートを作成することで、利害関係者に情報を提供し、プロジェクトの進捗を示すことができます。よくできたレポート作成には、通常以下の内容が含まれる：
- エグゼクティブサマリー：* 鍵となる成果や障害に遭遇した箇所を簡潔に強調する。
- プロジェクトタスク: 完了したタスクと今後のマイルストーンの詳細
- 課題：進捗に影響を与える問題と提案された解決策を特定する。
- 次のステップ：* 次のレポート作成期間のアクションプランの概要をクリアされた。
進捗レポートは、プロジェクト進捗の透明性のある概要を提供することにより、信頼を育み、 改善点を特定し、プロジェクトの成功を確かなものにします。
明確さ、目的、行動というこれらの原則に従うことで、どのような仕事環境においても、結果を導く効果的な文書コミュニケーションを作成することができます。
ClickUpで文書コミュニケーションを強化しよう
効果的な文書コミュニケーションは、円滑なコラボレーション、中断のないワークフロー、健全なチーム関係のバックボーンです。このステップ・バイ・ステップのガイドに従って、1つずつ完璧にすることで、文章によるコミュニケーションを向上させることができます。読めば読むほど、書けば書くほど、あなたの文書コミュニケーションスキルは向上します。
ClickUp BrainやチャットビューなどのClickUpの文書コミュニケーション機能は、チームコラボレーションを簡素化し、エラーのないコミュニケーションを実現します。この外部と
を使えば、既存のメッセージコピーを完璧に仕上げたり、メモやレポート、電子メールなどをゼロから作成したり、将来のためのテンプレートを作成したりすることができます。 ClickUpに登録する に登録して、職場での文書コミュニケーションをより速く、より簡単に、より効果的にしましょう。