この記事を書いている今、私は7つのブラウザタブ、時間追跡のためのClickUp、コミュニケーションのためのSlack、そして目の前に見えるドックで充電中の携帯電話を切り替えている。ひとつのタスクのために同時に開くアプリが多すぎると思われるかもしれないが、それはまだ始まったばかりなのだ。
「1つのサプライチェーントランザクションを実行するために、関係者はそれぞれ22の異なるアプリケーションや独自のウェブサイトを約350回切り替えている。 と書いている。 ハーバード・ビジネス・レビュー誌の研究者。
彼らの研究では、平均的なユーザーは1日に約1200回、さまざまなアプリやウェブサイトを切り替えていた。このような注意散漫には、明らかにコストがかかる。このブログポストでは、アプリを常に切り替えることのコストと、それを避ける方法について説明します。
切り替え税とは？
トグル税とは、タスクやアプリの頻繁な切り替えによる生産性の低下のことです。切り替え要素とは、以下のものを指します。 コンテキスト切り替え 私の仕事。そして、税金の要素は、あなたが支払う代償を意味する：
- タブ、アプリ、デバイスを物理的に切り替えること。
- これらのタブ、アプリ、デバイスのロード時間の追加
- 新しいアプリ、そのインターフェイス、目的への適応
- 次のワークフローに移る前に、新しいアプリで情報を収集したり、アクションを実行したりすること。
- ワークフローの一部ではないアプリからの注意散漫、例えば通知の過負荷 個人の携帯電話
Toggl税は様々な形で組織の生産性に影響を与える可能性がある。
トグル税が生産性に与える影響とは？
一見すると、複数のアプリ／タブを使うことは当然であり、必要なことのようにさえ思える。作家がリサーチなしでどうやって文章を書くだろうか？開発者がツールキットなしでどうやってコードを書くだろうか？カスタマーサービス担当者が複数のアプリにアクセスせずにどうやって必要な情報にアクセスするだろうか？
アプリ間の多少の移動は避けられないが、切り替えが過剰になるとToggl税は指数関数的に高くなる。
ストレスと集中力の低下：過度の切り替えは、脳にストレスホルモンであるコルチゾールを分泌させ、仕事に大きな影響を与える。集中力を低下させ、最も単純なタスクでさえも遅らせ、従業員の幸福に影響を与える。
非効率性：アプリを切り替えると、その都度、方向転換が必要になる。短期記憶で保持されている情報が減少し、文脈がわからなくなり、全体的なプロセスが非効率になる。
非効率性：HBRの調査によると、人はコンテキストを切り替えるたびに2秒強の時間を失っている。つまり、1週間に4時間、1年に5週間もの仕事を、方向転換のために費やしていることになる。これは不必要な遅延と全体的な非効率を引き起こす。
エラー率の上昇：常にフォーカスが移動するため、ミスや見落としが発生し、それを修正するためのコストがかさむ。
仕事の質の低下：コンテクスト・スイッチングによる妥協 フォーカスタイム .アテンションがスペースに散らばっていると、オフィスワーカーは仕事を完了するために長い時間と認知的努力を費やすことになり、質を向上させるためのマインドスペースがなくなる。
創造性の阻害：すべてのプロセスで何十ものアプリを行き来しなければならない場合、創造的な頭脳ではなく、チェックリストに振り回されることになる。コンテキストの切り替えは、注意を断片化し、中断させることで、過度の切り替え税につながる。 深い仕事 創造性と革新性を阻害する。
もしあなたが、Alt-Tabキーを押しながらアプリにアクセスし、「待てよ、俺は何をやっていたんだろう」と思ったことがあるなら、トグル税を払ったことがあるはずだ。年収10万ドルの人は、9,000ドルもの切り替え税を支払っている可能性がある。
これは業種によって大きく異なるかもしれない。以下はその例である。
切り替え税が各業界に与える影響
上記で説明した全体的な影響は、すべての業種に当てはまります。しかし、切り替え税が他の業界とは異なる影響を受ける業界もあります。それは以下の通りである。
金融 財務チーム は、複雑な計算、レポート作成、予測、コンプライアンスを担当する。それぞれのタスクのために、プロジェクト管理、電子メール、無数のスプレッドシートに加え、ERP、財務プラン、給与計算、コンプライアンスなどのソフトウェアを切り替えて使用する。
財務チームの従業員にとって最大の切り替え税は、システム間のデータ転送を手作業で行うことから生じるエラーや不正確さである。計算でゼロを見逃すと、その結果、全体にわたって多大な複合的影響が生じる可能性がある！
マーケティング マーケティングチーム は、コンテンツのプランニング、作成、クリエイティブのデザイン、配布、モニタリング、データ分析、プロジェクト管理、顧客関係管理など、さまざまなアプリを使用していることが知られている。
マーケティングは組織の中で最もクリエイティブな部門の1つであるにもかかわらず、彼らはツールキットに限りなく気を取られている。この注意散漫は創造性に影響を与え、組織内に退屈をもたらす。
人的資源
その 人事チーム のツールスタックには、採用、入社、従業員管理、福利厚生管理、業績管理などのアプリが含まれる。例えば、人材獲得のスペシャリストは、応募者追跡システム(Applicant Tracking System)、電子メール、面接スケジュールツール、文書管理システム、Microsoft Teamsなどを切り替えて、一人の候補者を処理する。
このような断片化は、採用活動を遅らせ、遅れによって優秀な人材を失うリスクを高めます。
生産性 製品チーム は技術スタックで知られている。ドキュメント、ロードマップ、目標、タスク、バグ追跡、DevOps統合、スタンドアップメモ、フィードバックとレトロスペクティブ、デモプレゼンテーション、
時間請求ソフトウェア などなど。これらのほぼすべて ビジネスツール が必要である。
このツールスタックの統合と統合がなければ、ツール間の切り替えは不必要にサイクルタイムを延ばし、品質を低下させ、イノベーションを妨げることになる。
あなたがマーケターであれ、ライターであれ、プログラマーであれ、カスタマーサービス担当者であれ、アーティストであれ、切り替え税は不要だ。コンテキストの切り替えは避けられないが、ワークフローに簡単な変更を加えるだけで、切り替えに費やす時間を最小限に抑えることができる。
トグル税を減らす方法
単に複数のアプリを持っているだけでは切り替え税にはつながらないことを覚えておくことが重要だ。現代のナレッジワークでは、仕事を完了させるために様々なアプリが必要だ。多くの場合、これらのアプリはタスクも加速させる。
Toggl税が発生するのは、不必要で複雑な方法でこれらのアプリを過度に切り替える場合だ。以下はその例だ。 複数のプロジェクトを管理する方法 切り替え税を回避しながら、一度に複数のプロジェクトやタスクを管理する方法。
ワークフローを見直そう
現在のワークフローについて考える時間を取りましょう。例えば、マーケティングチームとして、やることすべてと、ステップからステップへの仕事のフローを考えてみましょう。
そのプロセスで使用しているツールのマップを作成する。 ClickUp ホワイトボード は、既存のワークフローを描くための素晴らしいコラボレーションスペースを提供します。
ClickUpによるプロセスマップ作成
重複や冗長性を特定する。例えば、コンテンツ作成にGoogleドキュメント、Microsoft Word、メモ帳を使用しているとします。
理想の状態をデザインする使用する ClickUpマインドマップ を使用すると、15以上のカスタマイズ可能な方法でワークフローを視覚化できます。
ClickUp マインドマップを使って、アイデアを視覚的に整理しましょう。
ツールや情報をまとめる
仕事をシームレスにフローさせるには、情報を統合し、チーム全員がアクセスできるようにする必要がある。例えば、人事担当者として、応募者の情報をATSに、オファーレターをGoogleドキュメントに、そして交渉の会話を電子メールに保存している場合、これら3つの間で支払う切り替え税は不要だ。
ワークフロー全体を1つのツールで設定するようにしましょう。 ClickUp フォーム を使えば、応募者の情報を一箇所にまとめることができます。オファーレターをPDFとして応募タスクにアップロードし、コメントで交渉内容を管理できます。複数のアプリを切り替えることなく、応募者のライフサイクルを処理できます。
ClickUpフォームで重要な情報を効率的に取得
ツールを統合する方法を見つけましょう。様々なソフトウェアを使用する必要がある場合、主要ツールから情報を出し入れできるようにしましょう。クリックアップには1000以上の統合機能があり、すべてのワークフローを一元管理できます。
レポート作成。これらの統合機能で ClickUpダッシュボード を使用すると、必要なすべてのレポートを一箇所でビューできます。合格率、回答時間、応募者の経験など、人材獲得のメトリクスをご覧ください。これらの情報を活用してワークフローを最適化し、Toggl税の支払いを防ぎましょう。
ClickUpダッシュボードですべてのレポートを一箇所でビュー。
検索でオールインワンの職場を構築
情報を統合することでアクセスが可能になります。しかし、それだけでは十分ではありません。ソフトウェア開発チームで、プログラミングしている機能の受け入れ基準を探すのに時間がかかることを想像してみてください。
チームが効果的に活動するためには、切り替え税を支払うことなく情報を見つけられる必要がある。 ClickUpのユニバーサル検索 は、まさにこれを防ぐために設計されています。
- ClickUp、接続アプリ、ローカルドライブにあるファイルを素早く検索。
- リンクされているファイルへのショートカット、テキストを後で保存するなどのカスタム検索コマンドを追加して、あらゆるものを一箇所で検索できます。
- お気に入りのアプリに検索を拡張して、一箇所で検索。
- 指令センター、グローバル・アクション・バー、デスクトップなど、あらゆる場所から検索可能
ClickUpユニバーサル検索でプラットフォーム、ファイル、アプリを横断検索
自動化
チームは、ステータスの更新やタスクのチェックオフなど、小さなタスクのために様々なアプリを切り替えていますが、その多くは簡単に自動化できます。自動化はワークフローを合理化し、反復タスクを処理し、手作業を最小限に抑えます。
ClickUp Automations
100以上の ClickUp自動化 タスクの割り当て、コメントの投稿、ステータスの変更、遅延の通知など、煩雑な作業を省きます。
例: クリックアップに入力されたカスタマーの情報。 注文管理ソフトウェア は自動的にClickUpに更新され、単一の共有ワークフローが可能になり、同じデータを複数の場所で手入力する必要がなくなります。
ClickUp Automationsで重要なワークフローを自動化します。
クリックUp Brain
AIがあなたのタスクに仕事を与え、切り替え税金をなくします。ミーティングのメモを要約することから、回答を得ることまで、 ClickUpブレイン はあなたの個人的なアシスタントになります。
ClickUp BrainでAIの力を活用しよう
ClickUpでToggl税を節約しよう
デジタルの世界での私の仕事のほとんどは、様々な場所からのデータに依存しています。このデータが提供する価値は、しばしば組織の最大の差別化要因となる。しかし、その対価、つまりToggl税は、しばしば高額になることがあります。 時間管理術 はこれを防ぐことができる。
ClickUpはそのお手伝いをします。多くの機能、ビュー、統合、そしてAIを活用したユニバーサル検索を備えたClickUpは、オールインワンのワークスペースとして構築されています。
私の仕事を効率化しましょう。 ClickUpを今すぐ無料でお試しください。 !