地図が発明される前、人々はどのように航海していたのだろう？太陽と星のポジションを利用していたのだ。
プロジェクトの最中、星が見えているように感じたら、地図、つまりプロセス・マップが必要だ。いくつか見てみよう。
のテクニックと、ビジネス効率を向上させるためにそれらをどのように利用できるかについて説明します。
プロセスマップ作成テクニックとは？
プロセスマッピング技法とは、ビジネスプロセスに関わるステップを視覚的に文書化、分析、改善するために用いられる体系的なアプローチである。ワークフロー図、データフロー図、ビジネスプロセスモデリング表記法、SIPOC図など、様々なプロセスマッピング技法がある。詳細に入る前に、基本を理解しよう。
ビジネスプロセスマッピングとは？
ビジネスプロセスマッピングとは、ビジネスプロセスに関わる一連のステップを視覚的に表現することです。プロセスの最初から最後までを統合したイメージを提供します。
最も簡単なプロセスマッピングの手法は、プロセスの一連のアクションやステップをグラフィカルに表現するフローチャートです。カスタムクレーム解決のプロセスフローチャートは次のようになります。
顧客からの苦情を受け取る＞苦情を評価する＞優先度を設定する＞顧客サービス担当役員に割り当てる＞苦情を解決する＞チケットを閉じる＞フィードバックを収集する。
プロセスマップには何が含まれますか？
典型的なプロセスマップには以下のようなものがある。
- プロセスを進めるためにユーザーが行うアクション。
- ユーザーが行動方針を決定する決定ポイント。
- 決定に基づくフローの方向性
- プロセスの始点と終点を示す始点と終点
プロジェクトの複雑さによっては、さらにいくつかのコンポーネントが必要になるかもしれないが、この4つが基本を表している。
プロセスマップはビジネスプロセスモデリングとどう違うのですか？
この2つの用語は似ているように聞こえ、重複する部分もありますが、ビジネスプロセスマッピングはビジネスプロセスモデリングとは異なります。
ビジネスプロセスモデリングは、複雑なプロセスをアウトライン化するための定量的でデータ駆動型のアプローチであるのに対し、プロセスマップはステークホルダーがプロセスをどのように認識しているかの定性的ビューです。
さらに、モデリングは詳細かつ包括的で、プロセスを多角的に見る傾向があるのに対し、マップは一般的に、活動の順序に焦点を当てた、より単純なものである。
ビジネスプロセスマッピングは、現在のプロセスを理解し、各ステークホルダーがどのようにあるべきと考えているかを理解するための基盤となる設定である。これにはいくつかの利点がある。
ビジネスプロセスマッピングの重要性とメリット
ビジネスプロセスマッピングは様々な手法で行うことができ、それぞれが特定の目的に適している。どの手法を用いても、多くのメリットが得られます。
可視性の向上：ビジネス・プロセス・マッピングは、組織内のプロセスの仕事を明確に可視化します。こうすることで、誰もが何が起こることが期待されているのかを知ることができる。
例えば、シニア開発者がコード完了後すぐにコードレビューを行うことが期待されている場合、プロセスマップはそれを明確にします。
非効率の特定：ビジネスにおける
マップはプロセスの非効率性、冗長性、ボトルネックを特定する。
例えば、調達プロセスマップに、定型的な購入に複数の承認が必要であることが示されている場合、企業は、管理者によるレビューのしきい値を高く設定することでこれを合理化し、調達のスピードアップを図ることができる。
コミュニケーションの合理化良い
は、情報のフロー不足によるコミュニケーションギャップや冗長性を明らかにする。このデータを使って、より良いコミュニケーション・プロトコルを設定することができます。
従業員の満足度：チームメンバーが仕事の前後のステップを知ることで、アウトプットをより丁寧に行うようになる。例えば、ビジネスアナリストが機能をテストすることが分かっていれば、ユーザーストーリーや受け入れ基準を明確に書くことができる。
自動化：これは最も重要なメリットである。プロセスマップはビジネスプロセスの自動化を可能にする：
- プロセスのフローとステップの順序を明確にする。
- 依存関係や重複の特定
- 各ステップの時間と努力の計算
- あるステップが次のステップに与える影響の測定
- ステップを反復可能で自動化可能なシーケンスに整理する
これらの情報があれば、ビジネスはプロセスをインテリジェントに自動化し、チームメンバーをより戦略的な活動に集中させることができます。
ビジネスプロセスマッピングの理論はさておき、実践に入りましょう。ここでは、ビジネスプロセスマッピングのトップテクニックを紹介する。
ビジネスプロセスマッピングのテクニック
プロセスの性質、複雑さ、関係するステークホルダー、ビジネスへの影響などに応じて、いくつかの高度なプロセスマッピング手法から選択することができます。ここでは、その中からトップクラスのものを紹介する。
1.ワークフロー技法
ワークフローとは、タスクを完了したりオブジェクトを達成したりするために、人や機械が従う一連のステップのことである。ATMからお金を引き出すような単純なものから、スマートフォンを組み立てるような複雑なものまである。
ワークフローベースのビジネスプロセスマップ作成技術は、どんなに複雑であっても、プロセス全体に使用することができる。組織はまた、ワークフローのワークフローをマップするためにこのテクニックを使用する。
例えば、開発チームにはプログラミングのワークフローがあるかもしれない。エンジニアリングチームには、プログラミングワークフローに接続されたデプロイメントワークフローがあるかもしれない。DevOpsチームには、これら両方を含むアプリケーションメンテナンスワークフローがあるかもしれない。
ワークフローのテクニックを使ってビジネスプロセスをマップする方法を紹介しよう。
ワークフローのタイプを特定する。
ワークフローには4つのタイプがあります。どのような種類のプロセスなのかを特定することから、ビジネスプロセスのマップ作りを始めま しょう。
シーケンシャル：シーケンシャルワークフローでは、タスクは特定の順序で次々と実行される。ATMでお金を引き出す場合を例にとると、カードを挿入してからカードを戻すまでのステップを順番に実行する。
ステートマシン：ステートマシン型ワークフローは、プロセスが行ったり来たりするものだ。例えば、モバイルアプリのUXを開発する際、最終的なデザインをする前に、何度もユーザーテストやリサーチを行ったり来たりするかもしれない。
ルールベース：単純ではないが、if-this-thatのワークフローである。いくつかの決定には複数の選択肢があり、それぞれが複数のプロセスフローにブランチするかもしれません。
並列：ワークフローが並列の場合、プロセス/タスクは同時に発生する。リーン生産方式には、複数の並行ワークフローがある。
様々な構成要素を認識する。
すべてのワークフローには、以下のような様々な構成要素が含まれる：
- タスク：タスク：ワークフローで実行される各ステップ/アクティビティ
- リレーションシップ：ワークフロー内のタスク間の依存関係や接続。
- 役割：役割：各タスクの責任者（個人である必要はなく、プロジェクト管理者、開発者などの役割でもよい。）
- 方向性：情報のフロー（これは特にステートマシン型ワークフローでは重要である。）
- SOPs：SOPs：ワークフロー内のタスクの標準作業手順書
これらの詳細をすべて
ワークフロー図を作成します。
プロセスのさまざまな構成要素を用いてワークフロー図を作成し、タスクの概要、誰が、どのような順序で、どのような基準でやることを示します。以下はその例です。
を参考にしてください。
データフロー図（ソースはこちら ウィキメディア・コモンズ )
データフロー図を描くには、以下のコンポーネントを使用します。
- 円または丸みを帯びた長方形は、システム内でデータがどのように変換されるかを示すプロセスを表す。
- ファイル、データベース、またはウェアハウスなどのデータストアを表す、長方形または線の開いたもの
- システム境界外のデータソースや送信先などの外部エンティティを表す四角形または長方形
- プロセス、データストア、外部エンティティを接続するデータのフローを表す矢印
データフロー図を使用する際に注意すべき点は、制御フローがないことです。つまり、この図には条件フロー、決定ルール、ループがない。これらは、データ・フロー図に接続されたフローチャートとして表現することができます。
3.ビジネス・プロセス・モデルと表記法（BPMN）
ビジネスプロセスモデルと表記法は、組織内のプロセスをグラフィカルに表現するためのガイドライン設定である。すべてのビジネス関係者が容易に理解できる記号と表記法の包括的なスイートを提供する。
ビジネス・プロセス・モデルと表記法 (出典:_)
)
BPNMは、技術チーム、ビジネスアナリスト、リーダー、クライアントが理解する必要のあるプロセスに最適です。以下は推奨される表記とその使い方です。
フローオブジェクトの識別：これらは、タスク、イベント、またはプロセスでやること完了を表します。例えば、タスクノードは、注文から現金へのプロセスにおいて、顧客のクレジットをチェックすることを表すかもしれません。
接続オブジェクトを描く：これらは、あるアクティビティから次のアクティビティへの、情報やアクションのフローを表します。点線は、メッセージフローまたは関連を表す。
スイムレーンに組織しなさい：これらは、プロセス内のさまざまなタスクを実行するカテゴリまたは利害関係者を指す。例えば、請求書処理システムでは、タスクはベンダー、カスタム、財務チーム、営業チームなどのレーンに分けられる。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/a54816f5-1000.png ClickUp スイムレーンのフローチャート /イメージ
ClickUpのスイムレーン図フローチャートでプロセスマップを作成できます。
アーティファクトを使用します：アクティビティによってデータがどのように必要とされるか、またはどのように生成されるかを示します。例：データオブジェクトは、さまざまなプロセスステップを経て作成され、更新される注文かもしれません。
4.統一モデル言語（UML）図
UML（Unified Modeling Language）は、システムの設計を視覚化するために使用されるモデリング言語 である。UML は、さまざまなコンポーネントの構造や振る舞いを描写するために、ソフトウ ェア工学で拡張機能として広く使われている。
UMLはプログラミング言語ではなく、システムを視覚化するためのガイドラインと語彙のセットです。UMLの各図は、システムのさまざまな側面に焦点を当てているため、関係者は複雑なソフトウェア設計を理解しやすくなります。
ビジネス・プロセスをマップする際には、自分に合った種類のUMLを使用する。UMLには2つのカテゴリーがあります。
構造図
構造図は、コンポーネント、クラス、オブジェクト、およびそれらの配置を含むソースコードの構造など、シ ステムの静的な側面に最適です。
例えば、ソーシャル・メディア・プラットフォームのクラス図では、ユーザーのプロフィール、投稿、コメント、メッ セージがどのように構造化され、相互にリンクしているかを詳細に記述します。
「Constraint」 なし 「Constraint」（制約）は、要素の拡張を制 限するものではありません。
振る舞い図は、システムの動的な側面に最適で、システム内の要素がどのように相互作用し、時間とともに変化するかを示しま す。このダイアグラムでは、1 つのアクティビティから別のアクティビティへの制御のフロー、オブジェクト間の相互作用、イベントに対するシ ステムの応答について概説します。
例えば、バグ追跡システムのシーケンス図では、ユーザー、システム・インターフェース、データベース間の相互作用を含め、バグをレポート作成するプロセスを図示することができ、ユーザーのアクションやシステム・イベントに応答してシステムがどのように動作するかを強調することができます。
5.SIPOC 図
SIPOCとは、Suppliers（供給者）、Inputs（入力）、Processes（工程）、Outputs（出力）、Customers（カスタマ ー）の頭文字をとったもの。製造業、小売業、サプライ・チェーン、および関連業界で使用されるツールで、高レベルのプロセス概要をマップする。
SIPOCダイアグラムは、ビジネス・ランドスケープの俯瞰ビューを作成するのに最適です。SIPOCダイアグラムは、以下のようなエンド・ツー・エンドをカバーします：
- プロセスに必要なインプットを提供するサプライヤは、組織内部でも外部ベンダーでもよい。
- インプット（プロセスの実行に必要な材料、情報、またはリソースを含む
- プロセスと、入力を出力に変換する高レベルの活動。SIPOCダイアグラムは、単純明快さを保つために、通常5～7ステップで構成される。
- プロセスが生成する生産性、サービス、または情報などのアウトプット。
- 顧客（ビジネスの内部と外部の両方
これらのテクニックのどれを使っても、ビジネスプロセスの合理化、最適化、自動化のメリットを享受することができる。どの手法を使うにせよ、ここでは効率的なビジネスプロセスマップを作成する方法を紹介する。
効率的なビジネスプロセスマップの作り方
プロセスマップを作成するには、調査、明確化、そしてClickUpのような目的設計されたツールが必要です。プロセスマップを作成するためのステップバイステップガイドをご覧ください。
スコープとオブジェクトの定義
すべてのプロセスにはいくつかのステップがあります。プロセスを効果的にマップするには、そのスコープ、必要な詳細レベル、そのプロセスで達成したいことを定義する必要があります。例えば、調達プロセスをマップする場合、スコープはエンドツーエンドでも、ベンダー選択のような一部だけでも構いません。
良い
を使用すると、必要な粒度を特定しやすくなります。仕事を始める前に、以下のソフトを使用します。
ClickUp ドキュメント
をクリックすると、努力の範囲やガードレールなどのプロセス・ドキュメントを見ることができる。
データの収集
ステップ、タスク、インプット、アウトプット、意思決定ポイント、関係する役割など、プロセスに関する必要な情報をすべて収集する。
チームメンバーや利害関係者にインタビューすることは、この情報を集めるのに最適な方法です。また
ClickUp フォーム
を利用してステークホルダーにアンケートを行い、指摘されたデータを収集する。
/フォーム https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-366.png ClickUp フォーム /%img/
ClickUp フォームで迅速なアクションのために回答をキャプチャしましょう。
開始点と終了点を特定する
プロセスの開始点と終了点をクリアされました。これにより、詳細なプロセスマップの境界が設定され、関連するすべてのアクティビティが含まれるようになります。
調達の例では、プロセスはニーズの特定から始まり、商品の受け取りとサプライヤーへの支払いで終わるかもしれません。
ギャップを埋める
開始点と終了点を プロセスマップツール .次に、文書化した各ステップと意思決定ポイントを順次追加する。一貫性と明瞭性のために、標準的なプロセスマッピング記号を使用するようにします。
ClickUp ホワイトボード
を使えば、あなたのプロセスを思いのままにマップすることができます。もし非効率な部分があり、ブレーンストーミングでアイデアを出したい場合は
ClickUp マインドマップ
を使ってシナリオを作る。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-425.png ClickUpのマインドマップ機能 /%img/
ClickUpマインドマップを使ってシナリオを構築しよう
初めてプロセスマップを作成する場合は、ClickUpのテンプレートをお試しください：
- ClickUpのプロセスマッピングテンプレート は初心者に最適です。カスタムステータスとリストで、タスクとアクティビティを効率的に追跡できます。
- より高度なバージョンとしては ClickUpのプロセスマップホワイトボードテンプレート
- ClickUpはまた、たくさんの 価値ストリームマップテンプレート を使用して効率的にマップを作成し、時間を節約することができます。
責任を割り当てる
プロセスマップにスイムレーンを組み込んで、異なる役割や部門にまたがる責任を明確にします。例えば、調達チーム、財務部、ベンダーのために別々のスイムレーンを作成すると、承認、支払い、納品にどのエンティティが責任を持つかを一目で示すことができます。
プロセスの検証
プロセスマップの最初の草案が完了したら、プロセスに関与する利害関係者とレビューし、検証します。このステップでは、マップが実際のプロセスを正確に反映し、必要な詳細がすべて含まれていることを確認します。
また、見落としていた矛盾や非効率を特定する機会でもある。
分析と最適化
検証済みのプロセスマップを使って、プロセスの非効率性、ボトルネック、冗長性を分析する。フィードバックを求め、ステップの再編成、ボトルネックの解消、責任の再割り当て、新しいツールの導入など、改善のためのアイデアをリストアップする。
これらのプロセス改善を実施し、進捗を継続的に監視する。
クリックアップのプロセスマップでビジネスを正しい方向に導く
優れたプロセスマップは、まさにそこに書かれていることをやることで、それを使うすべての人に方向性を示してくれます。そのため、世界中で最も人気のあるビジネス手法の一つとなっています。
効果的であるだけに、適切なツールがなければプロセスマップ作成は困難です。ClickUpのプロジェクト管理ソフトウェアは、そのようなニーズを念頭に置いて設計されています。
ClickUpは、ホワイトボード、マインドマップ、タスクリスト、チェックリスト、テンプレートをすべて備えており、どのような手法でも包括的なプロセスマップを作成することができます。
ビジネスプロセスマップの作成は、小さなことから始めましょう。
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ビジネスプロセスマップに関するFAQ
1.効果的なプロセスマップを作成するための4つのステップとは何ですか？
効果的なマップ作成のための4つのステップです：
1.スコープの定義 2.データの収集 3.プロセスの地図化 4.分析と改善
2.プロセスマッピングの5つのレベルとは？
プロセスマッピングの5つのレベルは、粒度に基づき、最も広い概要から最も詳細な文書まで整理されている：
1.価値ストリームマップ：コアビジネス機能またはプロセスの鳥瞰ビュー 2.ハイレベル：各コア機能内の主要プロセスの広いビュー 3.活動レベル：一連のタスクや意思決定ポイントなど、プロセス内の各アクティビティのズームインビュー 4.ユーザーレベル：各ユーザーが担当するタスク/アクティビティごとに整理される 5.タスクレベル：最も詳細なレベルであり、プロセスの各タスクを実行するためのステップバイステップの指示を提供する。
3.プロセスマップの例は？
カスタマーサービスの問い合わせに対するプロセスマップの簡単な例を考えてみましょう。
スタートカスタマが問い合わせをする。電子メール、電話、ウェブフォームなど、どのようなチャネルからでも可能です。
問い合わせの記録：問い合わせは、一意の識別子と優先度を持つ追跡システムにチケットとして記録されます。これは自動化されることが多い。
担当者の割り当て：可用性、チケットの重要度/優先度などに基づいて、担当者が問い合わせに割り当てられます。
解決：担当者が問い合わせ内容を確認し、必要な対応を行い、カスタマに回答します。このステップは、お問い合わせの複雑さに応じて複数のサブステップを含む場合があります。
クローズ：担当者は、カスタマーの確認後、チケットを閉じたものとしてマークします：フィードバック： フィードバックを収集するためにアンケートが自動的に送信されます。