コンストレイントとは制限のことであり、あなたが仕事をしなければならない境界線の設定である。たいていの人は制約をネガティブなものとしてとらえ、達成できることを抑制してしまう。
プロジェクト管理では、その逆もあり得ます。機能を開発する時間が無限にあったとします。決して完了することはないでしょう！
プロジェクトに制約がなければ プロジェクトの範囲 のように、あらゆる方向に押されたり引っ張られたりして、集中力に大きな影響を与えることになる。そうでなければ リソースの制約 の場合、ワークフローが効率性や生産性のために最適化されていない可能性があります。
プロジェクトの制約は、効率性と有効性を可能にし、チームがソフトウェアを小刻みに納品できるようにします。さまざまな種類の制約が、プロジェクトの結果に異なる影響を与えます。1つずつ見ていきましょう。
プロジェクト管理の3つの制約条件
典型的なプロジェクトは、3種類の制約に直面する可能性がある：時間、コスト、スコープである。これらは一般に三重制約として知られている。これらは、プロジェクト管理の三角形、鉄の三角形、プロジェクトの三角形としても知られています。
スコープ制約
スコープとは、チームが提供することに合意した製品の機能や特徴、またはプロジェクトチームが完了することに合意したタスクを指します。
何をどのような品質でやる必要があるのかの概要を示す。プロジェクトスコープは通常、時間とコストも決定する。
良いプロジェクトスコープは、開発チームにソフトウェアを構築するための明確さと自由を与えます。悪いものは、スコープクリープを許し、チームの軌道を狂わせる。
コストの制約
コスト制約とは予算のことで、財源にリミットをかけることです。これにはいくつかのものが含まれる。例えば、アジャイルソフトウェア開発チームは、以下のプロジェクトコストに制約を持つことができる。
- チームの給料
- ノートパソコン、サーバーなどの設備
- 手当や旅費
- プロジェクト完了に必要なソフトウェアや自動化ツール
効果的なコスト制約は、投資収益率（ROI）とビジネス成果を保証します。これが悪いと、誰もがやる気を失い、抑制された状態になります。
時間的制約
プロジェクトに適用される時間の境界。つまり、期限。時間制約は、各タスク、マイルストーン、プロジェクト全体の期限というフォームで適用される。
合理的な時間制約があれば、チームはすべての受け入れ基準を満たす良い製品を作ることができる。不合理な時間制約や厳しい納期は、チームに手抜きをさせ、低品質の製品を作らせ、技術的負債を積み重ねることになる。
プロジェクト管理者を夜も眠れなくさせる3つの制約のうち、今日は時間的制約に焦点を当てます。なぜ時間制約が重要なのか、そして、時間制約がプロジェクトを脱線させないためにやることは何なのかを見ていきます。
時間制約とは何か？
時間制約とは、コースプロジェクトを通してあなたに課される期間のリミットです。いつプロジェクトを終わらせるべきか、いつ機能を生産性に押し上げるべきか、1つの機能にどれだけの工数をかけられるか、などです。
時間制約はしばしばスケジュールとして可視化されます。例えば、あなたは、プランニングフェーズ、開発、テスト、最終レビュー、プロダクションプッシュ、およびハンドオフのための期限でプロジェクトをスケジュールします。
いずれかの段階で遅れが生じると、雪だるま式にプロジェクト全体が数日／数週間遅れる可能性があります。このような遅延は、プロジェクトの納期に不必要で人為的な制約をもたらします。
プロジェクト管理者は、プロジェクトの途中で発生する人為的な制約を避けるように努めます。そのためにやることがあります。
時間的制約を避ける10の戦略
時間的制約を避けることは、一過性の活動ではなく、継続的なプロセスである。プロジェクトチームは、自分たちにプレッシャーを与えないような仕組みやシステムを設定する。最も効果的なものは プロジェクト管理ツール ClickUpのようなプロジェクト管理ツール。 その方法を紹介しよう。
1.プロジェクトプランニング
強固なプランがあれば、制約の半分を回避できる。包括的な プロジェクトプラン タスク、成果物、および期限を概説する。ClickUp カレンダービュー でタスクのマップを見ることができます。
サブタスクを表示するためのClickUpのカレンダービュー。
依存関係には特に注意してください。別のタスクに依存しているタスクがある場合、後者をプッシュすると前者が脱線する可能性があります。 ガントチャートビュー は、重複タスクの追跡を支援することができる。 依存関係 .
このプロジェクトフェーズを使用して、期限内に完了するために必要な財源を評価します。
初めてプロジェクトを計画される方は、こちらをご覧ください。ここにいくつかの優れた プロジェクトプランテンプレート を参考に、正しいスタートを切りましょう。
2.タスクの優先順位付け
決められた期間内にやることのできる仕事量には自ずとリミットがある。適切なタスクに優先順位をつけることは、効果的な時間管理には欠かせない。
タスクを詰め込みすぎると、締め切りに間に合わなくなる。スケジュールが少なすぎれば、リソースの未活用が発生し、時間の無駄となる。だから、優先順位をつけてスケジュールを立て、成果を最適化するのだ。
スケジュールは 優先度リスト を参考にしてください。試す リソースの平準化 複雑なタスクにより多くのリソースを割り当て、チームを軌道に乗せる。
ClickUpの作業負荷ビューで、利用可能なキャパシティを見積もり、リソースの平準化を行う_。
3.現実的な見積もり時間
プロジェクトスケジュールは、チームメンバーが各タスクを完了するのに必要だと考える時間に基づいて作成されます。このプロセスは見積もり時間と呼ばれ、プロジェクトの重要な部分である。 プロジェクト時間管理 .
プロジェクトマネージャーとチームメンバーは、通常、次のことを基本としている。 プロジェクト予測 貼り付け。GDPR対応に前回20時間かかったとすれば、今回も同じ時間がかかる可能性が高い。
しかし、見積もりは推測に過ぎません。見積もりが可能な限り正確であることを確認するには、実績と比較してください。 ClickUpの見積もり時間 と時間追跡機能は、まさにこの目的のために設計されています。
4.時間追跡
タイムライン上の全てのタスクの時間を記録します。いくつかの 時間管理アプリ を使えばやることができる。 ClickUpの時間追跡 はプロジェクト管理プラットフォームに組み込まれており、作業中のタスクごとにタイマーを開始したり停止したり、手動で時間を追加することができます。この情報を使って見積もりをより正確にしましょう。
クリックアップでのネイティブな時間追跡
時間の経過とともに、見積もりとプランニングの能力が強化され、時間的制約が軽減される。
新しいチームを結成する場合、またはClickUpを新たに採用する場合、以下の10項目をご覧ください。 時間管理テンプレート を使えば、時間追跡を活用して将来の制約を避けることができる。
5.定期的な進捗モニタリング
プロジェクトのスイッチを入れて放置しておくと、タスクが時間通りに完了しなかったときに驚くことになるだろう。だから、時間の制約を管理するには、定期的なモニタリングが必要だ。
クリックアップのプロジェクト概要
任意の 無料ガントチャートソフトウェア を使えば、タイムラインがプラン通りかどうかを追跡できる。カスタマイズ ClickUpダッシュボード をクリックすると、進捗管理に必要なレポートが表示されます。バーンアップチャートとバーンダウンチャートを使用して、プロジェクトの進行状況を把握します。遅れを把握し、代わりの手配をしましょう。
6.リスクの特定と軽減
期限を守れない確率は？その潜在的な理由は何か？
この2つの質問に答えることで、直面するリスクを特定し、それがプロジェクトに与える影響を測ることができる。これらのリスクは、財務的なもの、業務的なもの、あるいは行動的なものかもしれない。その影響は、数日の遅れから、プロジェクトを完了することができなくなることまであるかもしれない。
プロジェクトを開始する前に、チームを集めてリスクについて話し合いましょう。これらのリスクを特定し、軽減することで、時間的制約が悪化しないようにします。
7.コミュニケーションの合理化
チームメンバーが知らないことは、やることもできない。例えば、特定の機能の受け入れ基準が明確に伝えられていない状況を想像してみてください。開発者はその機能を納品したと思うかもしれないが、品質アナリストはそう思わないかもしれない。品質アナリストはその機能を開発者に差し戻し、不必要な手戻りの時間を増やしてしまうだろう。
重要な情報を文書化し、チームと共有するためのドキュメント。
すべてのプロジェクトコミュニケーションを効率化することで、このような事態を回避しましょう。
- ミーティングのメモ、要件、その他の会話はClickUp ドキュメント* タスク内の各機能/ユーザーストーリーの詳細な説明を書く
- チームメンバーがタスクのコメント欄で文脈的に必要なことを明確にできるようにする。
- チェックリスト/アクションアイテムを追加し、各機能の受け入れ基準が常に手元にあるようにする
- 機能の仕事をしている人に加えて、'ウォッチャー'をタスクのClickUpタスク に追加する。
8.アジャイルプロジェクト管理
プロジェクトがプラン通りに進まないこともある。ビジネス・ステークホルダーが要求の変更を持ち込んでくるかもしれない。チームメンバーが病気になり、長期休暇が必要になるかもしれない。組織が資金不足に陥るかもしれない。いろいろなことが起こる。その結果、どうしても時間的な制約に直面するかもしれない。
アジャイルプロジェクト管理は、まさにそのような事態に対応するように設計されている。アジャイルプロジェクト管理者は、潜在的な問題を予見し、コンティンジェンシープランを立てることが期待されている。あるいは、少なくともリーダーシップに警告を発し、期待を管理しなければならない。
9.ミーティングの管理
"これは電子メールだったかもしれない "というインターネットミームには、それなりの理由がある。開発チームにとって最大の時間泥棒の1つはミーティングであり、その多くは不必要で非効率的だ。
予期せぬ時間の制約を一貫して防ぐには、ミーティングをうまく管理することだ。あなたの 時間管理ツール を使い、ミーティングにかかる時間を把握する。それに基づいて、プロセスを最適化する。
ミーティングは、活発な議論が必要な活動にのみ実施する。会議をタイムボックス化し、アクションアイテムに向けて推進する。鍵となる洞察や決定を文書化し、次のミーティングで車輪を再発明する必要がないようにする。
それ以外はすべて、優れたコラボレーションツールを使おう。ClickUpタスク内のコメントにより、ネストした会話が可能になる。 ClickUpのチャットビュー を使えば、すべてのメッセージを一箇所で見ることができ、そこからアクションを起こすことができます。
クリックアップチャットビューですべての会話を一度に見ることができます。
10.継続的な改善
アジャイルチームは継続的な改善を重視するが、それには理由がある。継続的に改善するチームは、長期的にはより高い効率と価値を提供できる。例えば、あなたは継続的な改善を通じて、各機能のコンテナ化プロセスを最適化した。
そして、その全体または一部を自動化し、さらに時間と努力を節約することができる。これは、時間的制約を持続的に回避するための重要な方法である。
ClickUpでプロジェクトの制約を克服しよう
どのプロジェクトにも制約はつきものです。私たちは、制約は必要なものだと主張したい。
しかし、予期せぬ不合理な制約は、プロジェクトを完全に頓挫させる可能性があります。優れたプロジェクト管理は、それを防ぐべきです。ClickUpはこのことを念頭に置いて設計されています。
ClickUpを使えば、ベストプラクティスに従って時間の制約を避けることができます。ClickUpタスク、サブタスク、チェックリストにより、要件が明確になります。カレンダーとガントチャートビューで、進行中の仕事を俯瞰できます。
クリックアップダッシュボードは、プロジェクトの進捗を可視化します。必要なリソースをすべて備えたClickUpで、プロジェクトの制約を克服する準備が整いました。 今すぐClickUpを無料でお試しください。 .