月間80億を超える訪問者数と30万人の登録貢献者を擁するウィキペディアは、世界で最も頻繁に訪問されるウェブサイトのひとつである。
wikiページは、組織内の知識共有を助けるウェブサイトやオンラインリソースを通じて、簡単に作成できる情報のリポジトリです。
wikiを作成することは、組織のより良い未来を築くための戦略的な動きです。会社情報を一元化し、時間とともに成長するコラボレーションスペースを構築するためのレンガを積むのです。
このコラボレーションにより、従業員は情報にアクセスしやすくなり、社内プロセスをナビゲートするための適切なガイダンスが得られるため、生産性が向上します。しかし、独自のwikiを作成するには時間と確立されたプロセスが必要です。
このブログでは、最高のwikiソフトウェアの1つを使ってwikiを作成するステップ・バイ・ステップのプロセスについて説明します。その前に、wikiの定義、種類、そしてなぜ作成する必要があるのかについて説明します。
ウィキページとは？
wikiページとは、個人が専門知識、洞察力、情報を持ち寄るオンラインコミュニティのハブです。ウィキペディアのようないくつかのウィキプラットフォームは一般にアクセス可能ですが、組織は社内情報を照合し管理するために他のものを使用し、チームが知識を共有し、より効率的に仕事をすることを可能にします。
企業設定において、wikiページは、従業員のコラボレーション、相互学習を促進し、社内のすべての知識を一元化する集合脳です。
情報のサイロ化を解消し、仕事を遂行するために必要な情報に全員がアクセスできるようにする仕事管理ツールだと考えてください。情報の行き来をなくすことで、チームは与えられたタイムラインの中で必要なことに集中できる。
ウィキの種類
Wikiには内部Wikiと外部Wikiの2種類がある。それぞれユーザビリティの面で異なる役割を果たすため、2つの違いを見てみましょう。
目標に応じて、あなたの会社に合ったタイプを選びましょう。
内部ウィキ
プライベートwikiとも呼ばれる社内wikiは、会社の内部情報を維持・更新するためにリアルタイムで協力する従業員のための閉じたサイトです。あなたの会社のwikiは、従業員が規則について学びたいとき、行き詰まったときに参考文献をチェックしたいとき、専門家から知識を得たいときに、頼りになる情報源になります。
社内wikiは、特にバーチャルチームにとって、全員がメモや提案を共有し、リソースを貢献することを可能にします。
組織は、会社に関する専有データや機密情報を社内wikiページに保存します。チームwikiを自社サーバーまたはwikiホスティングサービスで完了すると、データと個人ページを完全に管理することができます。
データを保護するために高度なセキュリティを求めるのであれば、社内wikiをサーバー上でホストする必要があります。定期的な更新とwiki構文のストレージスペースを監視するITチームが必要です。
外部ウィキ
外部wikiはインターネット接続を使って誰でもアクセスできる公開wikiとも呼ばれます。ウィキペディアのページは外部wikiの最良の例であり、公開ページへの世界中の何百万人ものユーザーからの投稿を受け入れています。
ファンダムwikiも外部wikiの一例で、同じ利息を共有し、オンラインでそれについて書くのが好きな人々のコミュニティです。
外部wikiは、顧客のクエリを削減し、彼らの懸念に答えるための待ち時間を短縮するためのセルフサービスウェブサイトとして機能します。
アイデアは、顧客が遭遇しやすい最も一般的な問題を含むwikiを作成し、一般にアクセスできるようにすることです。
顧客が行き詰まった場合、wikiにアクセスし、独自に問題のトラブルシューティングを試みる。カスタマーサポートチームはより高度な問題の解決に集中することができ、カスタマーは問題を迅速に解決することができます。
社内外のwikiは、製品や組織の知識を一元化するのに役立ちます。
ウィキページを作成する理由
wikiのコンセプトはインターネットと同じくらい古いものですが、生産性のためにwikiページを使うのは比較的新しいものです。あなたの組織でwikiを作成する利点は以下の通りです。
大まかに言うと、企業wikiは主に2つの目的で使われます：
- 情報を見つけ、何かを学ぶ
- 知識を提供し、何かを教える
この背景をさらに掘り下げてみよう。
時間を節約する
wikiはハワイ語で「速い」という意味です。それがウィキペディアの名前の由来である。
Wikiページがオールインワンのナレッジソースとなることで、チームはスピードアップし、仕事をより早く完了することができます。経験豊富な従業員から新入社員まで、誰もが仕事を遂行するために素早く情報を必要としています。チームwikiがあれば、IT部門など他のチームに依存することなく、データがどこにあるかを知ることができます。
しかし、wikiを作成する必要があるのは、彼らを情報の迷宮に迷い込ませるような非生産性の旅に送り出すのを止めるためです。結果は、生産性の低下と従業員の燃え尽きである。
例を使って、wikiがどのように従業員のオンボーディングに役立つかを理解しよう。
ジェナは最近あなたのデザインチームに加わりました。ブランドガイドライン、トーン、デザイン基準を探し回る代わりに、彼女はwikiの「スタイルガイド」セクションに見出しました。ジェナはすぐにガイドラインと標準にアクセスできます。同じことは、彼女が会社のポリシーや職場での行動規範について詳細を知りたいときにも当てはまります。
コラボレーションの促進
wikiサイトは、異なるチームの従業員間のコラボレーションを促進するための素晴らしいプラットフォームです。組織は、異なるユーザーからのチームワーク、インプット、貢献に依存する知識システムとしてwikiを作成する。
wikiの記事は、従業員がアイデアや考えを共有し、ページやコンテンツを追加し、コミュニティのガイドラインを参照し、現在の時代に関連するように素材を更新し続けるためのプラットフォームであると考えましょう。
これは特に、リモートワークやハイブリッドワークの設定で働いているチームにとって恩恵となる。異なるタイムゾーンは、プロジェクトで一緒に仕事をしているチーム間の情報のフローを妨げます。wikiは、プロジェクトに関するすべての最新情報を得るための共通のソースとなり、チームがどこにいても遅延を避けることで、この問題を解決します。
社員がwikiサイトの利点を理解し始めると、自然と参加するようになり、より強固な組織的知識のソースとなります。
最も良い点は、これは経験豊富な従業員だけのものではなく、新しいチームメンバーも最初から知識を共有し、得るための場を得られるということです。
コンテンツの整理
Wikiは、スプレッドシートのような馴染みのあるツールを思い出させるかもしれない。結局のところ、スプレッドシートは膨大な量のデータを扱うことで知られています。
しかし、スプレッドシートがウィキサイトに大きく劣る2つの領域があります-コラボレーションと組織化です。前者についてはすでに説明したので、ここでは整理に焦点を当てよう。
Wikiではユーザーがコンテンツにタグを追加し、構造化されたレイアウトでカテゴリーを作成することができます。タグはユーザーがより速く情報を取得するためのWikiツールです。チームメンバーは互いにタグを付け合うことで、ソースを指し示し、混乱を避けることができます。
コンテンツを整理するこの方法は、新しい利害関係者（サプライヤー、ベンダー、代理店など）をオンボーディングする際にも有益です。
従来のオンボーディングでは、電子メールのやりとりや散乱した文書が散乱していました。外部のWikiウェブサイトでは、新しい利害関係者がコンプライアンス・ガイドラインやコラボレーション・プロトコル プロジェクトのタイムライン を、1つのソースの中で異なるカテゴリーに分類する。
リンクされている関連情報
wikiサイトのもう一つの特筆すべき特徴はリンクされていることです。CSSコードを使ったリンクは、他の関連ページや外部のウェブページへのハイパーリンクです。
この内部リンク機能はwikiをより強力なものにしています。なぜなら、ユーザーはwikiサイトを出ることなく、プロジェクトや情報の細部にまで入り込むことができるからです。
途切れることのない情報のフローは、新入社員にとっても学習しやすいソースとなります。新入社員が自分のペースでwiki全体を探索できるようにすれば、他のページや記事で関連する知識を探すのに無駄な時間を費やす必要がなくなります。
さらに、wikiはコラボレーション機能を持つオープンソースのコンテンツ管理システムであり、役割ベースのアクセス権を持つ個々のユーザーアカウントを持つことができます。
コンテンツ改訂
wikiを持つことは重要な成果ですが、それは氷山の一角にすぎません。主要な貢献者は、移り変わるビジネス要求に対応するために、チームwikiのコンテンツを編集し続けます。
しかし、最も一般的なwikiプラットフォームの1つを使用し、次のようなことに依存する必要があります。 ワープロ・ツール を使ってオンラインでリビジョンを追跡することができます。元のwikiコンテンツに戻ることは、誰かが編集中にリビジョン履歴ボタンをオンにしていた場合にのみ可能です。
wikiソフトウェアまたはプラットフォームはそれぞれの改訂バージョンの変更を保存し、管理者は何がwikiに入り、何が入らないかを監視する最終決定権を持ちます。内蔵されたメカニズムにより、変更と他のユーザーがいつそれを行ったかを簡単に追跡することができます。
ウィキページを作るには？
ウィキページの作成に焦点を当てましょう。 ウィキソフトウェア -ClickUp。
ClickUpはWikiの作成を支援し、プロジェクト内の他のタスクと接続します。アクティビティを追跡し、タスクを実行するために必要な情報を1つのソースから従業員に提供しましょう。
試練のように感じることなく、wikiファームやページを作成、執筆、デザインするのに役立つ3つの機能をご紹介します。
クリックUpドキュメント
ClickUpのDocsを使って、美しいwikiやドキュメントなどを作成・接続し、チームとシームレスにアイデアを実行しましょう。 ClickUp ドキュメント はWikiを作成するために始める場所です。新しいWikiのバックボーンであり、コンテンツの作成と追加ができます。 文書の編集 をゼロから編集してください。情報を適切に構造化するために、ブックマーク、テーブル、箇条書きなど、ドキュメントにある多くのスタイル設定オプションを使ってください。
ClickUpはリアルタイムで同僚と共同作業ができるwikiソフトウェアです。その インスタント・ライブ・コラボレーション 機能により、編集者が編集している間にその編集を監視し、コメントを追加して即座にあなたの考えを共有することができます。これにより、エディターは変更を公開する前に編集内容を確認し、手直しすることができます。リビジョンが内部ディスカッションを必要とする場合、チームメンバーをタグ付けし、wikiからタスクを割り当てることで、仕事を迅速に進めることができます。
ドキュメント内にハウツーや説明ビデオのようなリッチメディアファイルを自由に含める。フローチャート、ダイアグラム、その他のインタラクティブな要素を追加して、wikiを視覚的にアピールし、理解しやすくします。
さらにClickUpでは、wikiページを既存のワークフローに接続することができます。既存のドキュメントにリンクしたり、ドキュメント内にウィジェットを追加してタスクを割り当てたり、プロジェクトのステータスを更新して進捗を全員に知らせることができます。このようにして、情報と実行可能なアイテムが同じ場所に集まるのです。
クリックUp AI
AIを使う ライティング・アシスタント ClickUpでブログ記事の作成、アイデア出し、電子メールの作成など。
wikiの中でゼロから新しいページを作成するのは、経験豊富なライターにとっても大変な仕事です。ClickUpの コンテンツ作成テンプレート は、鍵貢献者がコンテンツの構造を作るのに便利です。それを補完する最善の方法は ClickUp AI ライティングアシスタント。
ClickUp AIは、最高のライティング・アシスタントです。 AIライティングツール を使って、wikiファームやページのコンテンツを書いたり、編集したり、フォーマットしたりすることができます。アイデア不足に陥ったら、プロンプトを実行し、最初の草稿を数秒で準備しましょう。内部エディターは、コンテンツをよりシャープで魅力的なものにするために、コンテンツの推敲をサポートします。
クリエイティビティを高める必要がありますか？ClickUp AIは、あなたの創造力をフローさせるブレインストーミングのパートナーです。
ヘッダーを使ってコンテンツをフォーマットし、時間を節約しましょう。要約する ミーティングメモ やタスクの更新をwikiに追加し、重要な議論が省略されないようにする。
/に追加してください。ナレッジマネジメントソフトウェア .
ClickUp テンプレート
構築済みのWikiテンプレートで組織の詳細をプラグアンドプレイ ClickUp Wikiテンプレート を使えば、知識を整理し、チームと共有するプロセスを効率化することができ、仕事がとても楽になります。
テンプレート ナレッジベースのテンプレート には、リポジトリを構築するためのレディメイドのスタイリングが付属しています。このレスポンシブデザインはすべてのデバイスできれいに見え、テンプレートはさまざまなアプリケーションからアクセスできます。
このテンプレートにより、従業員は質問に対する答えを素早く見つけ、目的の情報に簡単にナビゲートすることができます。
このテンプレートでは、リスト、ガントチャート、カレンダーなどのカスタムビューを作成できます。カスタムステータスを使用してタスクを作成し、wikiページの進捗状況を追跡します。同様に、wikiプラットフォームとページを管理し、より正確な情報を得るために属性を追加します。
クリックアップを使ってウィキを簡単に作成しましょう。
Wikiの作成は困難で時間のかかるものですが、ClickUpのような適切なWikiソフトウェアがあれば、会社やWikiページの作成は簡単です。
ClickUpは、特にワークフローやプロジェクトがドキュメントを多用する場合に便利です。 wikiテンプレート を使えば、チームのための詳細な標準作業手順（SOP）、ガイドライン、指示を作成できます。ビジネスニーズや情報要件に合わせてテンプレートをカスタマイズできます。
クリックアップコミュニケーションプランテンプレートを使用して、シームレスなチームコミュニケーションのためのプロセスロードマップを作成します。
例 コミュニケーション・プラン・テンプレート をwikiページ内に作成し、組織内外のコミュニケーションに役立てましょう。ターゲット、コミュニケーション方法、コミュニケーション頻度、テンプレートのメッセージ構造を指定します。
さらに ホワイトボード ClickUpのドキュメントをプロジェクトタスクに接続し、全社的な組織ピースを整理し、全員がコラボレーションできるようにします。ミーティングメモや要求仕様書からSOPまで、すべて無料バージョンのClickUpドキュメントで作成できます。
情報のリアルタイムフローを実現するために、ClickUpは他の仕事管理ツールと統合し、チームの生産性とデータの正確性を高めます。
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