効果的なワークバックスケジュールの立て方

サプライチェーンマネジメントでは、商品を「オンタイムで」「完全に」届けることが重要である。現代の製造業では、「ジャスト・イン・タイム生産」が好まれる。メディアもまた、プロジェクトのために、数年前とは言わないまでも、数カ月前に出版日を設定する。

ビジネスでは、リーダーが最初に決めることのひとつが締め切りである。そして、チームはその日から逆算して納品プランを立てる。プロジェクト管理用語では、これをワークバックスケジュールと呼ぶ。このブログでは、ワークバックスケジュールについて詳しく説明し、あなたのプロジェクトでどのようにワークバックスケジュールを作成するかに焦点を当てます。

ワークバックスケジュールとは？

ワークバックスケジュールとは、プロジェクト プランニングツール を使い、最終期限から逆順に目標やマイルストーンを設定する。他のプロジェクトスケジュールと同様に、すべてのタスクをマップし、リソースを特定し、時間と努力を見積もります。他の方法とは異なり、次のことを行う。 目標追跡 で、最終マイルストーンとスケジュールを逆算する。

例えば、研究チームが12月31日までにレポートを提出しなければならないとしよう。レポート作成には、文献調査、アンケートの実施、回答の分析、レポートの執筆、グラフの視覚化、そして提出のための校正というステップが含まれます。ワークバックスケジュールは以下の通りです。

このワークバックスケジュール通り、12月6日までに仕事を開始しなければならない。ただし、休日やその他の不測の事態が発生した場合は、それに応じてプロジェクトのスケジュールを調整しなければなりません。

なぜワークバックスケジュールが重要なのか？

ワークバックスケジュールは、終わりを意識して始めることを促します。最終的なアウトプットに集中し、タスクを効率的にスケジューリングし、生産性を効率化するのに役立ちます。その方法を紹介しよう。

実現可能性の確認管理者はワークバックスケジュールを使って、期限までにプロジェクトを遂行できるかどうかを判断します。例えば、上記の例で締め切りが今日から25日以内だった場合、それまでに完了することは不可能です。この情報をもとに、期限を延長してもらったり、リソースを追加してもらったりすることができる。

チームメンバーの調整：ワークバックスケジュールは、タスクとチームメンバーの依存関係を明確に示します。より良い協力関係を育み、最終期限に向けてチームを結集させることができる。

スコープ交渉：プロジェクトの納期がどうしても譲れない場合、プロジェクトのスポンサーやクライアントにスコープの縮小を交渉することができます。 仕事の優先順位をつける 合意した変更点に基づいて作業の優先順位を決め、重要なタスクを完了することで、質の高い結果を出すことができます。

リソースのスケジューリング締め切りが一定であれば、リソースを効果的に選択することができます。インスタンスンス：チーム内の誰かが別の締め切りを追っている場合、あなたはその人を参加させたくないでしょう。あるいは、誰かが重要でないタスクに取り組んでいるのであれば、その仕事を割り当ててスケジュールに加えることもできる。さらに、チームメンバーが重要な日程を確認し、それに合わせて休みをプランニングするのにも役立ちます。

ワークバックスケジュールを作成するには？

ワークバックスケジュールを作成する前に、プロジェクトのスコープ、必要なリソース、最終期限など基本的なことを把握しましょう。

1.プロジェクトスコープの概要

他のプロジェクトスケジュールと同様に、要件を理解する必要がある。自問自答すべき質問は以下の通り。

• プロジェクトとは何か？プロジェクトのオブジェクトは何か？?例オンボーディングのためにベンダー情報を取得するモバイルアプリを開発する
• アウトプットはどのように定義されますか？例名前、携帯番号、電子メールのIDフィールドを取得し、ベンダー管理データベースに自動保存する必要があります。
• 誰が承認する必要がありますか？例プロジェクト・スポンサーと品質アナリスト
• アプリはどのプラットフォームで仕事するのか？例AndroidとiOS
• 最終期限は？

プロジェクトの性質に基づき、ワークバックスケジュールを作成する前に、該当するその他の詳細や期待を理解してください。複雑すぎる場合は、以下のように分解してください。 プロジェクトフェーズ を追加することで、管理が容易になる。

そして、さらにタスクに分ける。優先度に基づいてタスクを分類し、納期内に納品できない場合に備えて優先度の低いタスクを削除できるようにする。最後に、各タスクの正確な努力を見積もり、ワークバックスケジュールを作成する。

2.必要なリソースを特定する

上記のように、シンプルなモバイルアプリケーションには、UXライター、デザイナー、Android開発者、iOS開発者、品質アナリスト、プロジェクト管理者が必要です。より深く分析すると、プロジェクト全体にすべてのリソースが必要なわけではないことに気づくでしょう。そこで、それぞれのリソースを最大化するために必要な時間を見積もります。 リソース利用率 .

ClickUpカスタムフィールドの高度な式を使用して、キャンペーン全体のコストや請求可能な時間などを検索します。

3.ワークバック・スケジューリングツールを選択

ワークバックスケジュールにはクリエイティブなプランニングが必要です。特定の期限から逆算し、決められたスケジュールに合わせてタスクや依存関係を整理しなければなりません。プロジェクト管理者には、すべてを管理するユーザーフレンドリーで使いやすいツールが必要です。ClickUp プロジェクト管理ツール には、複数のプロジェクトにまたがってこの作業を楽にこなす機能がある。

• ClickUpタスク プロジェクトのワークフローを可視化する。
• タスクを割り当て、各タスクのコンテキストで共同作業を行うためのユーザープロフィール
• カレンダービュー プロジェクトのライフサイクル全体を見ることができる。
• シナリオプランニングのための簡単なドラッグ＆ドロップ機能

4.納品開始日を起点としたワークバックスケジュールの作成

あなたの スケジューリングツール を使い、最後から始める。

• まず、最終タスクを納期、すなわち締切日にスケジュールする。
• 次に、各タスクの期日を納品日から開始日に遡って設定します。ClickUpタスクでは、すべてのタスクとサブタスクの開始日と期日を追加して、正確なスケジュールを立てることができます。
• タスクにユーザーを割り当てます。ClickUpタスクを使って、1つのタスクに複数のユーザーを割り当てましょう。コメントやその他の詳細を見ることができるビューアを追加する。
• 接続依存関係タスク に接続し、必要に応じてタグを付ける。

5.ワークバックスケジュールを見直し、洗練させる

細部までスケジュールを決めたら、ステップバックしてすべてがうまくいくようにしましょう。ClickUpでは3つのビューがあり、ワークバックスケジューリングがとてもシンプルになります。

ClickUpカレンダービュー

柔軟なカレンダービューでプロジェクトを管理、整理し、タスクをスケジュールすることで、チームの同期を保つことができます。

ドラッグ＆ドロップで、プロジェクトを日、週、月ごとにカレンダーでビュー。 タスク管理 .週休日にタスクを割り当てるのは避ける。同じ人に同じ日に重複したタスクや複数のタスクを割り当てていないか確認する。Googleカレンダーやその他の最新のスケジュール管理ツールを同期し、最新の空き状況を確認する。

ClickUp ガントチャートビュー

タスクを素早く簡単に並べ替え、ワンクリックでカスケードビューを作成。

ガントチャートはタイムラインに沿ってプロジェクトの進捗を表示し、通常は棒グラフのフォームで表示します。単純なガントチャートは次のようになります。

ClickUpのガントチャートビューは、複雑なプロジェクトもシンプルにします。以下のことが可能です。

• プロジェクトのタイムラインとマイルストーンの視覚化
• 2つのタスクを選択し、その間に線を引くことで依存関係を追加できます。
• タスクをドラッグ＆ドロップすることで、個々のタスクやグループのスケジュールを視覚的に変更できます。
• 未完了のタスクに依存関係があるタスクをブロックし、チームメンバーが不注意で仕事を始めてしまうのを防ぎます。

さらに、タスクの詳細を変更するたびに ガントチャート を使うことで、タスクに参加しているすべてのユーザーに通知が届き、全員が同じページにいることが保証されます。以下は ガントチャートプロジェクトテンプレート を参照してください。

ClickUp 作業負荷ビュー

ClickUpを使用して、100以上の自動化、便利なAIアシスタント、統一されたワークロードビューで作業量を自動化しましょう。

すべての詳細を設定すると、作業負荷ビュー、すなわち、作業負荷のビューが表示されます。 チームのキャパシティを表示します。 で、正しく表示されます。しかし、誰かに過負荷をかけたり、その人が不在のときにスケジュールを組んだり、キャパシティを超えるタスクを割り当てたりしていないかどうかを確認することができます。

ClickUpのワークロードビューを使って、遅れている人は誰ですか?

最後に ClickUpボックスビュー を見る。

チームビューでは、チームの仕事内容、達成度、キャパシティを確認できます。

ワークバックスケジュールのヒントと戦略

ワークバックスケジュールを最適化するための実践的な戦略とヒントをご紹介します。

休日と休暇カレンダーの同期

組織の休日カレンダーをClickUpに直接同期することで、不必要なストレスを避けることができます。また、チームメンバーにもGoogleカレンダーをClickUpに同期するよう促しましょう。

全てのタスクに開始日と期日を追加しましょう。

ガントチャートでプロジェクトの進捗をビューするには、すべてのタスクにプロジェクトの開始日と期日を追加し、プロジェクトの成功をシミュレーションします。

見積もり時間の追加

すべてのタスクの作業時間を見積もり、作業負荷を事前に予測します。 コンティンジェンシー・プラン 時間がかかることがあれば

前提条件を特定し、事前に収集する。

プロジェクトを見る 成果物 を明確にし、前提条件を特定する。例：モバイルアプリを開発する場合、サンドボックス環境、ブランドガイドライン、iOS開発者アカウントへのアクセスなどが必要です。

完璧ではなく、柔軟性を求める

理想的なスケジュールは存在しない。チームメンバーが体調を崩したり、飛行機が遅れたり、クラウド開発環境がダウンタイムになったりすることは想定内だ。そこで、そのような合理的な障害に対処するためのバックアッププランを作成する。

バッファ時間のプラン

タスクをギリギリまでスケジューリングするのは決して得策ではない。タイトで厳格なスケジュールは、効率が悪いだけでなく、大きなストレスになります。そのため、最終的な納品や重要なマイルストーンのために、ある程度のバッファタイムを確保しておくこと。

クリックアップで完璧なワークバックスケジュールを立てよう

ワークバックスケジューリングは、柔軟性を奪い、納期に間に合わせる責任を負わせるため、不評を買うことがあります。しかし、納期の厳しいプロジェクトは当然のことであり、ワークバックスケジュールはそのようなプロジェクトに取り組むための最良のツールです。

ClickUpのプロジェクト管理ツールは、プロジェクト中に発生する中断の可能性を考慮します。15以上のビューを活用して詳細を管理し、ボタンをクリックするだけで全体像を把握できます。タスク、サブタスク、チェックリスト、ステータス、タグなど、スケジュールのあらゆる側面をカスタムできます。ワークバックスケジュールを無料で始める ClickUpに登録する 今日