組織は数多くの課題に直面している。そのひとつが、限られたリソースでいかに効率的にさまざまなプロジェクトを管理するかということだ。
それぞれのプロジェクトがユニークで、特別な注意を払う必要があることを理解すれば、この課題はさらに難しくなる。
プロジェクトの範囲には、多くのリスク要因を伴う戦略的な成長もあれば、単純なタスクを伴う日常的なメンテナンスも含まれるため、プロジェクト管理はバランスをとりながらの作業となる。プロジェクトを長期的な目標に沿わせながら、どのプロジェクトに投資し、リソースを振り向けるべきかを常に判断する必要がある。
プロジェクトポートフォリオ管理のための明確なプロセスがなければ、意思決定を急ぐ必要が生じ、リソースを浪費し、チャンスを逃すことになりかねない。
効果的なプロジェクトポートフォリオ管理に不可欠なプロセスを深く掘り下げてみましょう。PPMのスキルを向上させ、組織のプロジェクトポートフォリオを最適化するための、中核となる原則、戦略、ツールを探ります。
プロジェクトポートフォリオ管理とは何か？
プロジェクトポートフォリオ管理(PPM)は、プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメントの一種である。
各プロジェクトの目標を組織の目標に合わせるためのトップダウンアプローチ。焦点は、プロジェクトの集合を戦略的に選択、優先順位付け、管理し、それに応じてリソースを配分することである。
その主なオブジェクトは、プロジェクトポートフォリオ全体の価値を最大化することであり、最適なプロジェクトポートフォリオを確保することである。
との整合性
.プロジェクト管理オフィス（PMO）は通常、プロジェクトポートフォリオマネージャー、プロジェクトマネージャー、プログラムマネージャーで構成される。
プロジェクトポートフォリオ管理はプロジェクト管理とどう違うのか？
プロジェクト・ポートフォリオ管理は、プロジェクトのポートフォリオ全体を監督するものであり、年々進化・変化する組織の優先度に合わせて調整を行う。
一方で
プロジェクト・マネジメントとは、個々のプロジェクトをプランニングし、実行し、管理することであり、予算内、納期内、望ましい結果で完了することに重点を置く。
リソース配分、スケジューリング、リスク管理、タスクの実行など、タスク指向の詳細を扱う。
プロジェクトポートフォリオ管理の重要性
プロジェクトポートフォリオ管理(PPM)は、全体像に焦点を当て、複数のプロジェクトが重なり合うことで生じる課題に対処することを可能にする。
プロジェクト・ポートフォリオ管理の利点を見てみよう：
戦略的アラインメント。
PPMは、自社のビジネス戦略と目標に合致し、これらの目標達成に最も貢献するプロジェクトやプログラムを選択するのに役立ちます。
より良い意思決定：
PPMは、プロジェクトに関連した意思決定を行うためのフレームワークを提供し、追求すべき適切なプロジェクトを選択するのに役立ちます。
戦略目標に合致しなくなったプロジェクトを中止したり、再優先したりすることもある。
リソースの最適化
PPMは、財務、人材、その他の戦略的投資において、時間とリソースをより効率的に配分するのに役立ちます。
リソースの過剰な拡張を防ぎ、リソースを最も効果的な場所に確実に配布します。
リスク管理：
ポートフォリオレベルでリスクを評価・管理することで、PPMは十分な情報に基づいた意思決定を支援します。
これには、以下のようなリスク分散が含まれる。
または依存関係やリソース制約に対処することでリスクを低減する。
コミュニケーションと透明性。
PPM は、プロジェクトの選択と実行プロセスを可視化することで、より良いコミュニケーショ ンと透明性を促進し、ステークホルダーからの賛同を得ることにつながる。
プロジェクトの成功の向上：* PPM は、プロジェクトの選択と実行プロセスを可視化することで、より良いコミュニケーションと透明性を促進し、利害関係者の納得感を高めます。
効果的なPPMは、よく計画され、よく実行され、綿密に監視されたプロジェクトの発掘と投資を支援し、プロジェクトの成功確率を高め、ROIを最大化します。
長期的な成功に貢献します。
PPMは、個々のプロジェクトの枠を超えて、組織の長期的な成功に焦点を当てます。
変化する状況への適応を支援し、プロジェクトポートフォリオが進化する戦略的優先度と整合性を保つようにします。
効果的なプロジェクトポートフォリオ管理で利益を得るのは誰か？
プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）の利点は、複数のプロジェクトを同時に扱う組織に適用されます。以下はその例です：
金融セクター
銀行、投資会社、保険会社は、定期的に新しい商品、サービス、顧客向けの制度を展開している。PPMは、こうした商品の発売や開発、顧客データベースの管理、支払いの処理、市場動向の把握などを支援する。
また、金融機関が抱える重大な金融・規制リスクの特定、軽減、分散にも役立ちます。
インフォメーション・テクノロジー企業：*
IT企業は、ポートフォリオからプロジェクトを選択し、優先順位をつけるためにプロジェクト・ポートフォリオ管理を使用しています。PPMは、ソフトウェア開発からサイバーセキュリティ、インフラ管理まで、さまざまなプロジェクトの管理に役立ちます。
PPMは、プロジェクト費用の監視と管理、予算超過の防止、費用対効果の確保に役立ちます。
建設会社
建設会社は、条件の変化によってチームが軌道から外れる可能性のある、大規模で長期的なプロジェクトを扱います。このようなプロジェクトを監視し、コストを管理し、納期を守るためにPPMを使用している。
ClickUp工事日報テンプレートで、日々のタスク、資材、設備、スケジュール、作業員の記録を残し、建設ビジネスを円滑に進めましょう。
PPMは、建設会社がサイズや複雑さの異なる複数のプロジェクトに優先順位をつけるのにも役立ちます。PPMは、重要なプロジェクトに必要な焦点とリソースを確実に提供します。
製造業：
製造業では、プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）を利用してさまざまなプロジェクトを処理しています。
これには、製品開発、プロセスの効率化、サプライチェーンの改善、製品の納期厳守などが含まれる。
PPMは、これらのさまざまなプロジェクトを効果的にこなし、競争力を維持し、目標を達成するのに役立つ。
プロジェクト管理チーム：*。
プロジェクト管理チームは、プロジェクトを監督し、リソースを管理し、プロジェクトマネージャーと密接に仕事をします。
プロジェクト管理チームは、プロジェクトを監督し、リソースを管理し、プロジェクトマネージャーと密接に連携します。彼らの仕事をより簡単かつ効果的にするために、プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）を使用して、プロジェクトを整理し、会社の目標に沿うようにします。
公共部門:公共部門:
政府機関は、すべてが円滑に進むようにPPMを活用している。これには、公共データベースやインフラプロジェクトの管理、政策の実施、サービスの改善などが含まれる。
PPMは資源を賢く配分し、国民に効果的にサービスを提供するための透明性を保つのに役立ちます。
健康・医薬品セクター
医療機関や製薬会社は、パフォーマンスを高めるためにPPMを利用している。
品質改善プロジェクト、新薬の開発、施設の拡張、市場のニーズを確実に満たすために役立ちます。最終目標は、患者により良い医療を提供することです。
プロジェクトポートフォリオ管理プロセス
さて、ポートフォリオマネジメントの重要性と、さまざまな業界がどのようにPPMを利用しているかを説明したところで、PPMのプロセスをステップごとに分解してみましょう：
ステップ1：ビジネスオブジェクトを特定する。
組織の目標と目的を設定することから始めましょう。ビジネスが達成したい戦略的ターゲットを特定し、その目標に沿ったプロジェクトを選ぶ。
主要な利害関係者やリーダーと接続し、会社の目標を理解する。収益の向上、新規市場への進出、顧客満足度の向上などが考えられる。そして、ポートフォリオ内の各プロジェクトがこれらの目標にどのように貢献するかをマップにする。
ステップ2：ポートフォリオのプロジェクトアイデアを収集・調査する。
鍵となるステークホルダーや部門管理者からプロジェクトのアイデアを集め、業界のトレンドをリサーチし、顧客からのフィードバックを分析する。
プロジェクトをポートフォリオに加える前に、会社の目標との整合性、潜在的なROI、リソースの必要性、リスク要因などの特定の基準に基づいてプロジェクトを評価する。
ClickUpのポートフォリオ・ウィジェットで、連携したイニシアチブの進捗をハイレベルで概観できます。
使用方法
を使って、チームがアイデアを共有できるスペースを設定しましょう。次のステップとして、これらのアイデアがプロジェクトになるかどうかを調査し、実現可能性を確認します。
ステップ3：プロジェクトポートフォリオの実現可能性を検証する。
各プロジェクトの市場条件、技術的・資源的要件、財務的実行可能性、潜在的リスク、期待されるリターンを分析する。次に、これらの要素を、利用可能なリソースや予算と比較します。
リソースの利用可能性と戦略的オブジェクトに合致するプロジェクトが実現可能であると判断されます。プロジェクトを批判的に評価し、現実的で達成可能であることを確認する。
ステップ4：リソースの割り当て
ClickUp リストビューでチームのリソース割り当て概要を簡単に作成し、やること の全体像を把握できます。
リソース配分とは、人材、予算、インフラ、時間をプロジェクトに効果的に割り当てることです。
各リソースを特定のプロジェクトにどれだけ割り当てるかを決定し、成功を確実にします。優先度に基づいて、限られたリソースを重要なプロジェクトに配分する。
ステップ5: プロジェクトポートフォリオの実行、管理、監視。
このステップでは、プランを実行に移します。
チームとプロジェクトマネージャーをアサインし、タイムラインを設定します。
.定期的なチェックインとレポート作成は、進捗状況を把握し、必要に応じて調整するのに役立ちます。
プロジェクトポートフォリオ管理におけるあなたの役割は、すべてがスムーズに進むようにすることです。チームが期限を守り、競合に対処し、トレンドの変化に応じてポートフォリオを調整し、プロジェクトの進捗を追跡するよう導いてください。
定期的なレビューは、収集したデータに基づいてプロセスを微調整し、改善するのに役立ちます。
プロジェクトやイニシアティブのプランニング、優先順位付け、監視、管理を一元化したプラットフォームをお探しなら、プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアが最適です。
プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアとは？
プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）ソフトウェアは、複数のプロジェクトの持続可能性と進捗の完了概要を取得するのに役立つソリューションです。
あなたのようなプロジェクトポートフォリオ管理者が、利害関係者の要求を満たすために複雑なプロジェクトを効率的に処理するのに役立ちます。
プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアの必須機能
プロジェクトポートフォリオ管理(PPM)ソフトウェアに期待されることは組織によって異なるため、独自のニーズに基づいてソフトウェアを選択する必要があります。
PPMソフトウェアには通常、以下のような様々な機能が含まれています：
- プロジェクトプランニングとスケジューリング： この機能は、スコープを定義し、タスクに優先順位をつけ、タイムラインを設定して、プロジェクトのパフォーマンスを向上させるために不可欠です。
- リソース管理： PPMソフトウェアは、リソースの分析、割り当て、および追跡を簡素化し、それらが効率的に使用されていることを保証します。
- 財務管理: 予算を立て、プロジェクト・コストを追跡し、プラン内の予算に収まるようにすることが重要です。
- チームメンバーやステークホルダー間のコラボレーションは、アイデアを共有し、フィードバックを提供し、シームレスなコミュニケーションを確保するために不可欠であり、考慮すべきもう一つの要因である。
- カスタマイズと拡張性:ニーズの変化に応じて柔軟性を可能にし、あなたの会社のユニークな要件を満たすために適応するPPMソフトウェアは、あなたのプロジェクトポートフォリオを管理するために不可欠である。
プロジェクトポートフォリオ管理ソフトの種類は以下の通りです。
PPMソフトウェアは、デスクトップ型とクラウド型の2種類に分類されます。組織のニーズや好みに合わせて最適なものを選択してください。
デスクトップPPMソフトウェア
デスクトップPPMソフトウェアは
オフラインで動作する。インターネット接続がなくても使えるので、遠隔地にプロジェクトを持つ企業には便利だ。
鍵のひとつは、セキュリティとコントロールのレベルの高さだ。データの完全な所有権と管理権を持つため、データのプライバシーやセキュリティの心配が軽減されます。
クラウドベースのPPMソフトウェア。
クラウドベースのPPMソフトウェアは、インターネット接続さえあればどこからでもアクセスできるプロジェクトポートフォリオ管理ツールです。リアルタイムでプロジェクトデータにアクセスできるため、プロフェッショナルサービスチームに最適です。
チームメンバーは即座にコラボレーションし、アップデートを共有することができます。さらに、サブスクリプション・モデルを採用していることが多いため、分割払いが可能で、1回限りの高額な料金に比べ、コストの柔軟性が高くなります。
プロジェクトポートフォリオ管理ソフトを使うには？
の機能
を使用するために必要なステップは、あなたが選ぶものによって異なります。
ここでは
をこのセクションの例として取り上げたのは、このツールが多機能でユーザーフレンドリーなプロジェクトポートフォリオ管理ツールを提供し、優れた機能を提供しているからである。
.
1.ClickUpワークスペースを作成する。
で開始する。
に登録し、プロジェクトポートフォリオ用のClickUpワークスペースを作成してください。
**2.プロジェクトポートフォリオ管理テンプレートを追加する。
プロジェクト管理ポートフォリオテンプレートを使えば、すべての部門やプログラムにわたるプロジェクトを簡単に追跡し、その健全性と進捗を監視することができます。
ワークスペースを作成したら、ClickUpのプロジェクト管理テンプレートを追加します。
.このテンプレートには、進行中、準備完了、完了など、9つのステータスがあります。
このテンプレートには
また、プロジェクトの進捗状況と成功を明確に示すために、3つのビュー（週次ステータスレポート、チーム、PMOロードマップ）が用意されています。
3.テンプレートをカスタムする
ClickUpを使ってタスクやプロジェクトを管理し、チームと効率的にコラボレーションしましょう。
スペース、フォルダ、リストを使ってテンプレート構造をカスタマイズ。
を使えば、プロジェクトのタスクを管理できます。プロジェクトを管理しやすいタスクに分類し、既存、進行中、新規、将来のプロジェクトに分けることができます。
4.ClickUpのテーブルビューを使えば、プロジェクトポートフォリオの概要が一目瞭然。
多機能なClickUp 3.0のテーブルビューとカレンダービューを行き来して、すべての仕事を最適に視覚化できます。
プロジェクトの計画や開始と同時に、プロジェクトの明確なビジョンを持つ必要があります。
には便利な機能があります：
データの可視化: プロジェクトデータをテーブルフォーマットで表示し、進捗を見やすく整理・構造化できます。
ドラッグ＆ドロップ: 異なる基準に基づいてそれらを並べ替えるためにタスクを並べ替えます。
エクスポートと共有: 即座にあなたの利害関係者とプロジェクト情報を共有します。
**5.ClickUp ダッシュボードを使用して、プロジェクトの詳細な情報を確認できます。
はあなたの
を使用して、集中管理のための詳細なプロジェクト洞察を得ることができます。
50種類以上のウィジェットの中から好きなものを選んで、プロジェクトに追加したり配置したりできます。
PPMデータのクリアで有益なビューを作成します。
例えば、数多くのクライアントのキャンペーンを管理する広告代理店を例にとってみましょう。クリックアップダッシュボードを使えば、PPMプロセスを合理化できます。ダッシュボードのレイアウトを作成することで、次のようなことが可能になります：
- 様々なプロジェクト・メトリクスを表示するプロジェクト概要ウィジェット
- 各プロジェクトの進捗を可視化する進捗追跡ウィジェット
- プロジェクトのタイムラインを視覚的に表示するタイム追跡ウィジェット。
プロジェクトポートフォリオ管理で組織を軌道に乗せる
プロジェクトポートフォリオ管理(PPM)ソフトウェアは、組織がビジネス目標や目的に向かって前進するためのナビゲーションツールです。
ポートフォリオ内の各プロジェクトは何が違うのか、プロジェクトを選択・実行する際にどのようにバランスを取るのかを明確にするのに役立ちます。
複数のプラットフォームを選択するにしても、ClickUpを全面的に採用するにしても、プロジェクトを成功に導くための設定を行うようにしましょう。
プロジェクトポートフォリオを管理しましょう！