仕事に一貫性を持たせ、定期的に、段階的に改善を加えるという考え方はどこにでもある。トヨタは「カイゼン」を導入し、モトローラは「シックス・シグマ」を開発した。 アジャイルエンジニアリングチーム は継続的な改善を行う。
包括的なテーマは、ビジネスの停滞を防ぐための絶え間ない改善である。
こうした改善には無数のフォームがある。スーパーマーケットで特定の生産性を衝動買いカウンターに移すとか、無駄を省くために組み立てライン全体の配置を変えるといった単純なことでもよい。
いずれにせよ、改善の余地は常にある。大きな成果を生み出すことができる 効率 プロセスに注意を払い、定期的に最適化することによって。
プロセス最適化のコンセプトと方法を用いて、ビジネスを合理化する方法を学びましょう。
プロセス最適化とは
プロセス最適化とは、スループット、効率性、生産性、収益性、コスト/廃棄物の削減など、ビジネス上の望ましい成果を最大化するために、ビジネスプロセスを観察、理解、改善、テスト、合理化する継続的な活動です。
プロセス最適化の種類
プロセス、規模、影響、ステップ、ビジネス目標に応じて、様々なプロセス最適化手法がある。プロセス最適化の最も一般的なタイプには、以下のようなものがある：
ポイント最適化
状況によっては、ギャップを特定し、それを修正するために即座にステップを踏むことで、迅速に最適化することができる。例えば、プロジェクト管理者がいくつかのタスクの取りこぼしを発見した場合、チェックリストを設定するかもしれない。
ワークスペース全体のタスクからシンプルなチェックリストを作成し、優先度、ステータス、重要な日付を素早く確認できる。
システムの最適化
より戦略的なアプローチが必要な場合もある。何十ものマイクロサービスをクラウドにデプロイしているエンジニアリングマネージャーは、プロセス全体を注意深く研究して、連動するステップを理解し、全体的な改善を行いたいと思うかもしれません。
クリックアップのマインドマップツールでサポートプロセスを構築し、ワークフロー全体を可視化します。
リーン最適化
カイゼンの方法論で広く知られるようになったリーン最適化は、無駄を省くことに重点を置いています。これは多くの場合、自動化、コラボレーション、そして ワークフローの合理化 .
ClickUpでアクションが発生すると、自動化が自動的に結果をトリガーします。
プロセスマイニングの最適化
ソフトウェアエンジニアリングや開発で見られる、ボトルネックや非効率を特定するためにデータと継続的なモニタリングを使用します。
シックスシグマ最適化
これは一般的に一貫性に焦点を当て、欠陥やばらつきを特定するためにデータを使用します。
プロセス・モデリング シミュレーション
ほとんどのプロセス最適化プログラムで最も一般的に使用されるステップの1つである、プロセス改善の様々なバージョンを可視化し、積極的にテストして最適なものを特定することです。
その種類にかかわらず、効果的なプロセス最適化を設計するための基本ステップは不変です。これについては、次に説明する。
プロセス最適化のテクニック
1.最適化すべきプロセスを特定し、優先順位をつける
すべてのプロセスには最適化できる可能性がある。優れたビジネスアナリストは、何をいつ最適化すべきかを知っている。ベストプラクティスとして、プロジェクトチームに以下の質問をすることから始める。
- 時間がかかりすぎるビジネスプロセスは何か？
- 失敗が多すぎるプロセスは何か？
- どこで無駄が発生しているか？
- 情報／承認などを待っているチームはどこか？
- 組織内で設定された基準を満たす成果を生み出せないプロセスはどこか？
これらの質問から、最適化すべきプロセスのリストが得られるはずだ。これができたら、優先順位付けを始める。その際、「かかる努力」「予想される混乱」「潜在的な成果」の3つの要素を考慮すること。
組織内のビジネスプロセスの最適化を始めたばかりであれば、必要な努力が中程度で、混乱が最小限に抑えられ、成果が中程度から高いものを優先するとよいだろう。
クリックアップ努力マトリックス
は、影響とコストを迅速かつ正確に評価し、どのプロセスが最優先度であるべきかを把握できるように設計されています。
これにより、結果を示しながら、アップルカートをひっくり返すことなく変更を加えることができます。
成熟した ワークフロー最適化 プログラムでは、高い成果をもたらす一方で、高い努力を必要とし、高い混乱を引き起こすビジネスプロセスを選択するかもしれない。中断のリスクは、それがもたらす結果を考慮する価値があるかもしれない。
2.現在のプロセスを分析し、マップする。
前のステップを実行する間に、プロセスが何を含んでいるかの基本は理解できたかもしれない。今度は、それをより徹底的に分析する番だ。
プロセスの全ステップをできるだけ詳細にリストアップする。プロジェクトチームに話を聞く。他の部署と協力している場合は、その部署にも話を聞く。
プロジェクトの各フェーズにおけるタスクのフローを可視化し、目標、アクティビティ、アクションアイテムに分類します。 ClickUpプロセスマップテンプレート 各ステップの不備や非効率をメモする。例：買掛金プロセスでは、ERPシステムへの請求書のアップロードに時間がかかりすぎている。マーケティング部では、一部のデザインがブランドから外れているかもしれない。 品質管理 .
なぜそのプロセスなのかを尋ねる。多くの場合、オペレーションチームは、現在のプロセスを明確に理解することなく、既存のプロセスを変更する。
これは、プロセスの他の部分や他の接続プロセスに悲惨な影響を及ぼす可能性がある。
この分析を文書化したら プロセスをマップする 視覚的に。関連するプロセスも含めて、全体像を把握する。
を使用する。 ガントチャート が高く、拡張性がない
- すべてのベンダーに電子メールでデジタル請求書を送るよう要請する。これは低コストで努力も多く、変更サイクルも長い。
優先度と制約に基づいて、適切なソリューションを選択しましょう。
5.プロセス改善をテストする
プロセス改善を実施する前に、小規模でテストする。少人数のユーザーや短期間に変更を適用することで、これをやることができる。
改善に対するユーザーの反応をモニターする。成果を測定する。すべての利害関係者から定性的および定量的なフィードバックを収集し、意図がミーティングに反映されていることを確認する。
カスタムフィールドをフォームビューにドラッグ＆ドロップすることで、ClickUp 3.0で包括的なアンケートを作成したり、フィードバックを収集することができます。
クリックアップのについてもっと知る 条件付きフォーマット フォーム表示 よりスマートなフォームを作成するために！_* /%href/*
6.実装と改善
テストが成功したら、変更管理の準備をしながら、組織全体に導入する。
- 行った変更について、すべての利害関係者を教育する。
- ステークホルダーから質問を受け、積極的に回答する。
- 実施したプロセスの最適化によって直面する可能性のある問題に対処するためのシステムを設定する。
- 成果を大規模に測定するためのメトリクスとメカニズムを設計する。
最も重要なことは、各ユーザーが新しいプロセスをどのように採用しているかをモニターすることである。さらに最適化する潜在的な機会を特定する。受信トレイを常にオープンにし、フィードバックを受け付ける。
プロセス最適化の利点と課題
プロセスの最適化は複雑な取り組みです。プロセスの最適化には、人々が日常的に、しばしば無意識のうちに行っているプロセスに、小さいながらも重要な変更を加えることが含まれる。あらゆるプロセスの最適化には、ある程度の混乱が伴う。
成功するものとそうでないものとの唯一の違いは、前者の結果が破壊の影響を上回ることである。優れたプロセスの最適化は、以下のようなメリットをもたらす。
プロセス最適化のメリット
組織における営業プロセスの例
- 非効率の最小化：多くの場合、プロセスを最適化する最も大きなメリットは、非効率をなくすことである。時間、手作業による努力、スループットの損失などを削減し、チームがより少ない労力でより多くのことをやることを可能にする。
- コスト削減：最適化されたプロセスは、無駄を最小限に抑え、プロセスの一部としての生産性の低下を防ぐ。これは組織のコスト削減につながる。例えば、開発者がクラウド環境のプロビジョニングに6時間待たされた場合、その時間を短縮することで生産性と報酬を節約できる。
- 品質の向上：堅牢なプロセスは、良質なアウトプットの基盤です。プロセスの最適化により、すべての品質手順が遵守され、最終製品の品質が向上します。
- コラボレーションの促進プロセスは一般的に一連のステップであるが、多くの場合、複数の人やチームが協力して作業を行う。最適化されたプロセスには、各チーム間でのシームレスな知識の共有と引き継ぎが必要です。 プロセスの継続的最適化 がこれを可能にし、より強力なコラボレーションを促進する。
- リスクの軽減：プロセス最適化のメリットとして無視されがちなのが、リスクを大幅に軽減できることです。金融サービスでは、最適化されたプロセスによって不正を防ぐことができる。ヘルスケアでは、人命を救うことができる。ソフトウェアでは、セキュリティ侵害を最小限に抑え、プライバシー、機密性、セキュリティ、コンプライアンス体制を強化することができる。
このような卓越したメリットをもたらす業務介入には、課題がないわけではありません。プロセス最適化の旅で遭遇するであろう課題と、それを克服する方法を探ってみよう。
プロセス最適化の課題
- プロセスのリミットビュー：多くの場合、人は非効率と思われるプロセスの変更に飛びつく。そのため、人、プロセス、接続ワークフローへの影響を理解せずに変更を加える。例えば、車椅子でのアクセスができないため、照明を節約するためにカフェテリアをテラスに移動することを想像してみてください。このような変更は、逆効果になる可能性がある。
- プロセスの複雑さすべてのプロセスが単純で連続的であるとは限らない。したがって、あるステップを変更すると、残りの複雑なプロセスがカードの山のように崩れてしまうかもしれない。
- 変化への抵抗人は、たとえ真っ向から拒否しなくても、しばしば変化に抵抗する。彼らは無意識のうちに古いプロセスに従い続け、自分自身や他の人に非効率をもたらすかもしれない。
- 不十分なROI：ほとんどのプロセス最適化プログラムは、売上、生産性、スピードなどの向上による投資対効果を求めている。そのようなリターンを明らかにできないビジネスプロセスは無視され、重要な機会を失う可能性がある。
- リーダーシップの賛同の欠如：小規模で漸進的な変更は、ビジネスリーダーのレーダーから外れることが多い。そのため、このようなプロセスの最適化を実施し、実施することはより困難となる。
おわかりのように、これらの課題はプロセスの最適化そのものにあるのではなく、その実施にある。適切な プロセス改善ツール を使えば、これらの課題を克服し、業務を合理化することができる。その方法を紹介しよう。
プロセス最適化のためのツールの使い方
私たちはツール過多の世界に生きている。コラボレーションのためのツールは何十種類もある、 プロジェクト管理 コミュニケーションなど。適切なツール・スタックを活用して、プロセス最適化の努力の成果を向上させましょう。
共同作業で生産性アップ タスク管理 タスクの割り当て、コメントのタグ付け、画面録画の共有を1つのプラットフォームで実現。
正確で関連性の高いデータの収集
データ収集は1回限りの活動ではありません。そのため、データ収集を効果的に行うには、多方面からの体系的なアプローチが必要です。
アンケートを実施し、最適化を検討しているプロセスに対するチームの懸念を把握する。
タイムトラッカーを使用し、プロセスの各ステップにかかる時間を測定する。その ClickUp タイムトラッカー は、これをやるための優れたツールだ。タイマーをスタート/ストップしたり、手動で滞在時間を追加したりできる。モバイル、ブラウザ、ネイティブアプリなど、どこでもやることができます。
完了したプロジェクトのアーカイブを見て、タスクがどのように実行されているかを詳しく知る。コメントやチェックリストを見て、現在のプロセスを分析する。
効果的なコラボレーション
データの収集、アイデアのブレーンストーミング、変更の実施、結果の測定など、コラボレーションなくしてプロセスの最適化を成功させることはできません。最新のコラボレーションツールを使ってやること。
使用方法 ClickUp メモ帳 を使ってメモを取り、チームで共有できる。さらに？さらに AIツール を使って校正し、要約することもできる。
ClickUp AIでスレッド要約する
クリックアップホワイトボードのようなツールを使ってビジネスプロセスを可視化します。ステップをドラッグ＆ドロップし、依存関係を追加し、誰もがコメントできるように可視化します。これにより包括的な可視性が生まれ、全員が同じボードに集まります！
また ClickUp マインドマップ チームメンバーにレビューを依頼し、フィードバックを提供します。コメント機能を使って、あなたが提案した改善点を議論し、非同期で長所と短所を探ります。
チーム全体でより良いプロセスをプランし、発表する。
への抵抗をめぐる課題 変化とリーダーシップ 買収は、より良いプランニング、プレゼンテーション、コミュニケーションで対処できる。そのためのツールがある！
を使ってください。 ClickUp ガントチャートビュー リンクされたタスク、顧客、注文、取引、ユーザー、バグレポート、ドキュメントなど。すべてのリレーションシップと依存関係を一箇所でビューし、適切な意思決定を行うことができます。
使用方法
/href/ https://clickup.com/features/automations ClickUp自動化 /参照
忙しい仕事をやること。担当者、優先度を自動的に変更し、タグを適用してプロセス最適化プログラムを加速します。任意のアクションや条件に基づいてタスクをトリガーします。
ClickUpは、あなたの仕事を一箇所に集約する唯一の生産性プラットフォームです。プロセスをコントロールするために設計された様々な機能を内蔵しており、プロセス最適化プロジェクトを開始するのに最適な場所です。