米国の知識労働者の浪費 5.週3時間 情報を待ったり、既存の組織的な知識を作り直したりしている。これは、すべての従業員の生産性を浪費するだけでなく、プロジェクトの遅延、標準以下の納品、そして最も重要なことだが、従業員のやる気を失わせることにつながる。
リモート環境では、このような情報／制度的知識へのアクセスの欠如は非常に不利であり、静かな退職につながることも多い。
シンプルで、反復可能で、一貫性のあるシステムで、従業員にタスクを達成し、職場で正しい判断を下す方法を示すことで、このような事態を避けることができます。つまり、ワークフローである。
ワークフローとは通常、プロジェクトやタスクの開始から終了までの一連のステップを指します。これは、カスタム・マイクロサービスをクラウドにデプロイするような複雑なものから、ビジネス経費を承認するようなシンプルなものまである。
また、ステートマシン・ワークフロー（行ったり来たりできるワークフロー）やルール駆動型ワークフローのような非シーケンシャルなものもある。
どのタイプであっても、優れたワークフローはタスクを完了するためのロードマップとして機能し、正しい方向性を与え、適切なガードレールを設置する。
しかし、ワークフローが優れているのは ドキュメント が持っています。明確で、簡潔で、完了したドキュメントがなければ、ワークフローは忘れ去られ、無視され、振り出しに戻ってしまうでしょう。
この記事では、なぜ効果的なワークフロー・ドキュメントが必要なのか、どのようにドキュメントを作成すればよいのか、また、どのようなツールを使えば簡単に作成できるのかについて説明します。
ワークフロー・ドキュメンテーションとは？
ワークフロー・ドキュメンテーションとは、組織の知識を書き留め、それを必要とするすべての人が簡単にアクセスできるようにするプロセスである。一般的には、セキュリティで保護されたインターフェイスを通じて利用できる一連の文書で、ビジネスのあらゆる側面をどのように行うかを概説している。
優れたワークフロー・ドキュメンテーションの鍵機能は以下の通りです：
粒状性：優れたワークフロー・ドキュメントは、プロセスのすべてのステップを仮定することなく概説しています。経費承認のワークフロー文書を作成する場合、経費精算リクエストのフォーマット、提出するプラットフォーム、承認者の名前／指名、対応SLA、エスカレーションマトリックス、連絡先などを網羅する必要があります。
アクセス可能な：見つけられないワークフロー文書に価値はない。従って、優れたワークフロー文書は、共有ドライブ、ローカルイントラネット、または安全なリンクのような集中化されたプラットフォーム上で、理想的には検索を通じて、容易にアクセスできなければならない。
クリアされた簡潔さ：最も単純なタスクを実行するために、何ページにもわたるドキュメントを読むことを好む人はいません。ですから、文書は短く、明確な指示にしましょう。フローチャート、実行可能なセクションやチェックリスト、絵文字を使った注意事項の強調など、視覚的なツールを使いましょう。
更新：超成長組織では、物事は急速に変化します。ワークフローを定期的に見直すようにしましょう。四半期に1回など、組織に合った頻度を設定しましょう。進化するプロジェクトであれば、リアルタイムでドキュメントを更新する。
チームが毎日難なくやっていることなのに事務作業が多いと感じるなら、ワークフローの文書化によって一人当たり6時間近く、長期的には数百万ドルを節約できることをご紹介しましょう。
効果的なワークフロー・ドキュメンテーションの利点
ワークフローというと、プロセスの効率化、生産性の向上、時間の節約などを目指すことが多い。
しかし、効果的なワークフローの文書化は、従業員にもメリットがある。それは、すべての従業員が自分の仕事をナビゲートするための自助ガイドの役割を果たす。その方法を紹介しよう。
組織知識の共有：明確に文書化されたワークフローは、チーム全員が自分の仕事をうまくこなすために必要な知識を知っていることを保証します。
新入社員は暗黙知やベストプラクティスにアクセスできるため、同じミスを繰り返すことを防ぐことができる。これにより、組織や新規プロジェクトなど、社員のオンボーディングが加速する。
より良いコラボレーション：ワークフローは、プロセスの各ステップの概要を示し、タスク完了前後に何が起こるかをチームメンバー全員に知らせます。
これにより、必要な情報を収集し、効率的に仕事を完了し、次の担当者に引き継ぐことができます。
納品スピード：全員がやることとその方法を知っていれば、気が散ることなくタスクを完了することができます。
優れたワークフロー・ドキュメンテーションはまた、遭遇する可能性のある問題とその解決策を明示し、その過程で発生する問題を解決する。
チームの連携：チーム全体が標準的なワークフローに従うことで、エラーが減り、毎回一貫したアウトプットを出すことができる。
その結果、カスタマー・エクスペリエンスにも一貫性が生まれ、ブランド認知が強化され、より多くの売上、より高い利益、より早い成長につながる。
アカウンタビリティ：優れたワークフローは、プロセスのステップだけでなく、関係するステークホルダーも重要です。
各チームメンバーの責任を明確にすることで、組織基準を満たす仕事を提供する責任を負わせます。
セキュリティ：世界経済フォーラムによると、サイバーセキュリティ問題の95%はヒューマンエラーに起因している。これは、フィッシング詐欺に引っかかったり、コードに誤って秘密をチェックインしてしまったりすることである。
きちんと文書化されたワークフローは、やることやらないことの概要を示し、従業員が守るべきセキュリティ対策をリマインドする。
継続的な改善：ワークフローを文書化することで、各タスクがどのように実行されているか、熟慮された可視性が得られます。
これは、組織がプロセスを見直し、継続的に改善するのに役立つ。これによって、組織は自分たちの業務に注意を払い、定期的に微調整を行うことができるようになる。
要するに、ワークフローはビジネスをやることの「方法」である。つまり、プロジェクトを遂行するための独自の方法である。
あなたの知的財産である。ワークフローを適切に文書化することで、組織全体で知的財産を活用することができます。ここでは、それを実現する方法をご紹介します。
ドキュメント・ワークフロー vs. ワークフロー・ドキュメンテーション - この2つは同じですか？
ドキュメントワークフローとワークフロー文書化は、似ているようでいてプロセス管理の異なる側面を指しています。ここでは、それぞれの用語の内訳を説明します：
1. ドキュメントワークフロー。
- 定義：* 文書の作成から完了、保管までのライフサイクルにおいて、文書が通過する一連のプロセスやステップを指す。
- 目的：* 組織内の文書の移動、承認、管理を合理化し、効率性とコンプライアンスを確保する。
- 例：*。
- 請求書承認の自動化。文書がアカウント部門から管理部門に移動し、サインオフを得る。
主な要素
- 文書を適切な担当者や部署にルーティングする。
- 承認階層の設定。
- 文書のステータス追跡（保留、承認、却下など）
- 規制と監査証跡の遵守の確保
使用例：
- 法的契約のレビュー
- コンテンツパブリッシングパイプライン
- 人事文書管理（従業員記録、入社フォームなど）。
2. ワークフロー・ドキュメンテーション。
- 定義：* 特定のタスク、プロジェクト、または一連のタスクがどのように完了するかを記述し、 プロセスまたはワークフローを文書化する行為。
- 目的：*一貫性、明確性、従業員のトレーニングを確実にするために、プロセスを形式化し、標準化することに役立つ。
- 例：*。
- サポートチームにおけるカスタマークレームの管理手順を書き留める。
鍵となる要素
- クリアされたステップバイステップの指示。
- 各ステップにおける役割と責任を明確にする。
- 使用するツール、システム、または文書の定義
- 決定ポイントおよび不測の事態の概要を示す。
- 使用例
ユースケースの例：
- 従業員教育マニュアル
- 標準作業手順書(SOP)。
- ソフトウェア開発プロセス文書
鍵の違い：
| アスペクト | ドキュメント・ワークフロー | ワークフロー・ドキュメンテーション |
|---|---|---|
| 焦点｜プロセスを通じたドキュメントのフローと自動化。 | ワークフローがどのように実行されるかを記録し、形式化すること。 | |
| ドキュメントを効率的に管理し、移動させる。 | タスクの一貫した理解と実行を保証する。 | |
| 文書承認プロセス。 | 文書の承認方法に関する文書化されたSOP。 | |
| 自動化(Automation) 文書処理を自動化するためのツール。 | 一般的には、文書またはデジタルガイドの作成が含まれる。 | |
| 用途｜主に組織における文書の取り扱いに使用される。 | マニュアル、ガイド、指導資料の作成に使用される。 |
本質的に、ドキュメントワークフローはドキュメントの移動と管理に関するものであり、ワークフロー・ドキュメンテーションはワークフローがどのように運用されているかを詳述するものであり、サブセットとしてドキュメントワークフローを含むことができる。
ワークフロー・ドキュメンテーション・プロセスの作成方法」を参照。
ワークフローはまだないんだから、何を文書化すればいいんだ？
誰もが、意図的に、あるいは無意識のうちに、何らかのワークフローを持っている。ワークフローを文書化するのは全く別の問題だ。それをうまくやることを見てみよう。
1.すでに文書化されているワークフローを集める
優れたワークフロー文書化プロセスは、組織全体に散らばった最良のアイデアを、全員に力を与える強固なシステムに集める。
既存のドキュメントを探すか プロセスマップ .これらは
/に書く必要はありません。 /blog?p=10848#11-5-ワークフロー管理のヒント ワークフロー管理ソフトウェア /%href/
または文書として
また、マネージャーがチームメンバーに送る電子メールや、ホワイトボードに描いたフローチャート、入社式や研修のために作成したプレゼンテーションの中に入れることもできる。
現在のワークフロー文書がどのようなフォームで存在するか、常にオープンにしておくこと。これらの情報を集約する。ステップごとに整理する。
2.チームに話をする。
どのような組織にも、チームメンバーの暗黙知（自分では気づいていない知識）が存在する。チームメンバーとビジネスプロセスについて話すことで、プロセス文書では明らかにならないことが見えてくる。
3.個々のチームメンバーにインタビューする
ダイナミクスを理解するためにグループミーティングを行うことは有効だが、個人面談はより深い情報を提供してくれる。以下は、これらの会話を導くためのいくつかの質問である。
- ワークフロー全体として、どのようなステップを踏んでいますか？
- これらのステップはどのような順序でやることですか？
- 各ステップの利害関係者は誰ですか？
- 各ステップでどのような課題に直面し、どのように克服してきましたか？
- ワークフローのどこにギャップがありますか？現在、それをどのように埋めていますか？
- 成果物は何か？
- 成果と成功の尺度は？
4.ワークフローを文書化する
ClickUpワークスペースから、プロジェクトのアップデートの監視、ワークフローの管理、チームとのコラボレーションが可能です。
これまでに収集したすべての情報を包括的に記録します。最初から最後まで、ステップごとにプロセスフローとして構成しましょう。
各フェーズでできる限り詳細を含める。ワークフローを文書化する際に留意すべき点をいくつか挙げる：
- 目標追跡
.ネストされたページ、ブックマーク、接続ドキュメントにより、ClickUpドキュメントを使用して複雑なプロセスのドキュメントを作成することができます。
ドキュメントをセキュリティで共有し、リアルタイムで共同作業を行い、動的に編集し、ワークフローに接続して変更することができます。 プロジェクトステータス を使えば、マインドマップやドキュメントからワークフローを実行可能なアイテムに変換することができます。
/クリックアップタスク /ブログ?p=1964 プロジェクト管理ソフトウェア /%href/
.
すでにClickUpでタスクを作成している場合は、それをマインドマップに接続してマップを作成することができます。ClickUpを使い始めたばかりであれば、ノードベースのマインドマップツールからタスクを作成することもできます。
7.定期的な見直しと更新
ワークフロー文書は、プロセスの進化に合わせて定期的に更新と改善を行う、生きた文書である必要があります。毎回のレビューでは、チームを巻き込んでワークフローに関する深い洞察を集め、それに応じて調整する。
ワークフロー文書の例とテンプレート
入社時のワークフロー
ClickUpのオンボーディングプロセス例
人事ワークフローの中で、最も複雑で拡張機能を必要とするのが入社手続きです。オンボーディングのワークフローを作成したい場合は、以下のステップが参考になるでしょう。
この例は骨格的なものであり、必要に応じてカスタマイズや拡張が可能です。
入社まで従業員を引き留める：通常、内定者が内定を承諾してから入社するまでには数週間を要します。
- この間、週に一度は電子メールで連絡を取り合いましょう。
責任者：人事担当役員｜*タイムライン：オファー受領から入社まで｜*依存関係：なし
初日に：以下の管理タスクを完了する。
- 雇用契約書について話し合い、サインをもらう
- ウェルカムパッケージを渡す
- ワークステーション、電子メール、Slack、HRMS、名刺、駐車場などを用意する。
- 給与口座の詳細を集める
- バディ／メンターとの接続
- オリエンテーションのスケジュールを共有する
- ランチやバーチャルコーヒーに誘う
説明責任：人事担当役員｜*タイムライン：1日｜ 依存関係：法務、人事、給与計算、IT、バディ
オリエンテーション役割の成功のために以下の設定を行う。
- 役割に関連するすべてのオリエンテーション／トレーニングセッションに参加できるようにする。
- 対面セッションのために出張が必要な場合は、それに対応する手配をする。
- 質問があれば、オリエンテーションチームに接続する。
- オリエンテーションに参加する可能性のある他の新入社員を紹介する。
説明責任：人事担当役員｜*タイムライン：3日間｜ 依存関係：人事、トレーナー
関連ミーティングを予定する。
- 以下の事項を話し合うレポート作成マネージャーミーティング
- 役割と責任
- 30日／60日／90日の目標
- キャリアの会話
- 成功の尺度
- フィードバックの仕組み
- 当面の任務
- 新入社員が仕事をするチームとのミーティングを予定し、それぞれの会話で具体的な目標を設定する。
説明責任：レポート作成マネージャー｜*タイムライン：2週間｜ 依存関係：関連するステークホルダーの都合
ClickUp プロジェクト文書ワークフローテンプレート
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/Project-Documentation-Template-1400x887.png ClickUp プロジェクト文書テンプレート /%img/
プロジェクト・ドキュメントを1つのClickUpドキュメントに保存します。
すべてのプロジェクトには、マイルストーン、タスク、依存関係、責任とともに、プロジェクトに関するすべての制度的知識を概説したwikiドキュメントが必要です。この
/を参照してください。 https://clickup.com/templates/project-documentation-kkmvq-6071548 プロジェクトドキュメントのワークフローテンプレート /%href/
ClickUpのこのテンプレートは、成功のための設定をすべて備えています。使用するのは
- プロジェクト概要のドキュメント
- 目標とマイルストーン
- ステップごとのタスク
- 各タスクの期限
- 進捗を可視化するガントチャートビュー
ClickUpプロセスと手順テンプレート
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/ClickUp-Process-and-Procedures-Template.png ClickUpプロセスと手順テンプレート /%img/
ClickUpプロセス・手順テンプレートでワークフロー文書化プロセスをカスタムしよう
従業員の入社、経費の承認、コンテンツの公開、販売交渉、ソフトウェアのデプロイメントなど、あらゆる場面で活用できます、 ビジネスプロセス文書化 は、チームが自信を持って仕事をやることに役立つ。
以下はその例です。
ClickUpプロセステンプレート
をカスタムすることができます。このテンプレートでは、カスタムステータス、カスタムフィールド、ボード/テーブルビュー、および プロジェクト管理 の機能を使えば、どんなプロセスにも対応できます。
ClickUp プロセスフローホワイトボードテンプレート
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-Process-Flow-Whiteboard-Template-.png ClickUpプロセスフローホワイトボードテンプレート /クリックアッププロセスフローホワイトボードテンプレート
エンドツーエンドのワークフローを明確かつ簡潔に示すことで、プロジェクトの可視化を効率化します。
その プロセスフローホワイトボードテンプレート は、複雑なワークフローをチームに提示するためのシンプルで視覚的な方法を提供します。ワークフローデザインを開始するためのフローチャートを提供することで、白紙の画面によるプレッシャーから解放されます。
ワークフローの様々なステップをタスクに変換し、期限を追加し、チームメンバーを割り当てることができます。
ClickUpでワークフロー・ドキュメンテーションを改善する
優れたワークフロー・ドキュメンテーションは、組織の効率性の基盤です。ClickUpでは、プロジェクト管理とドキュメンテーションが一体となっています。
より良いワークフロー文書を書く
ドキュメントが消費され、無視されないように、情報を分解し、フォーマットオプションで視覚的な手がかりを追加します。
ClickUp ドキュメントを使ってワークフローを文書化しましょう。重要な部分を強調するようにフォーマットし、ボタンやバナー、コードブロックを追加して重要なポイントを強調しましょう。
ワークフローを実用的にする
クリックアップマインドマップでワークフローを視覚化。ワークフローから直接タスクを作成し、プロジェクトに変換できます。ネストされたサブタスクやチェックリストを使って、必要な詳細レベルまで設定できます。
各タスクの担当者にタグを付け、明確なビューを提供します。必要なときにワークフローを複製するだけ。
ワークフローのレビューと解決
15以上の強力なビューを使用して、各ワークフローのステータスを把握できます。
- ボードビューでワークフローのステータスを確認できます。
- 全体像を把握するボックスビュー
- 期限切れ、現在、将来のタスクをカレンダービューで確認
- 更新や会話を追跡するアクティビティビュー
- チームメンバーのパフォーマンスを確認できるワークロードビュー
最も使いやすいビューを使用して、障害物を特定し、必要に応じて介入しましょう。
チームとのコラボレーション
ワークフローにチームが関与している場合、ドキュメントもそうあるべきです。ワークフロー文書をチームと共有し、フィードバックを求め、編集やコメントを残せるようにしましょう。
AIにやることを任せる
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ClickUp AIを使って、長い文書化されたワークフローの要約、アクションアイテムの生成、テキストの編集/フォーマット、タスク/サブタスクの自動化などを行うことができます。
ワークフローの文書化は優れたプロセスの基礎です。長距離パイロットからICUの看護師まで、ワークフローの文書化は仕事を正しくやることに役立っています。
例えば、ジョンズ・ホプキンス病院のクリティカルケア・スペシャリスト、ピーター・プロノヴォスト氏は、しっかりとしたチェックリストといくつかの管理的な裏付けがある、 の予防に役立った。 43件の感染を防ぎ、8人の命と200万ドルを救った。
クリアされた企業は、明確で利用しやすいワークフローの文書化によって、数百万ドルを節約し、効率を何倍にも向上させています。
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