Metode Kanban adalah salah satu metode yang paling cepat berkembang manajemen proyek metode. Perusahaan seperti BBC, Pixar, dan Spotify telah menggunakan metodologi manajemen proyek ini!
The Kanban adalah metodologi yang mudah untuk dipelajari!
apa itu metode Kanban, dan bagaimana Anda dapat menerapkannya?
Dalam artikel ini, kita akan melihat metodologi manajemen proyek ini, prinsip-prinsip utamanya, proses inti, serta pro dan kontranya. Kami juga akan menampilkan beberapa kontributor ahli dengan pemikiran mereka tentang bagaimana mereka menerapkan papan Kanban untuk proyek-proyek mereka.
Sebagai bonus, kami juga akan menyoroti perangkat lunak manajemen proyek Kanban terbaik untuk menerapkan metodologi ini!
Apa itu Manajemen Proyek Kanban?
Kanban adalah manajemen proyek yang mengutamakan visual yang didasarkan pada metodologi Agile.
Apa itu metode Agile? Manajemen proyek yang tangkas adalah metode manajemen proyek di mana Anda memecah proyek Anda menjadi beberapa siklus pengembangan yang lebih kecil yang berlangsung antara 1-4 minggu.
Setelah setiap siklus selesai, Anda mempresentasikan versi produk Anda kepada pelanggan dan mendapatkan umpan balik dari mereka, dan memasukkan umpan balik tersebut ke dalam siklus berikutnya.
Apa perbedaan Agile dengan manajemen proyek biasa?
Proses pengembangan perangkat lunak tradisional melibatkan:
- Membuat rencana proyek
- Menyampaikan produk akhir
Metodologi Agile memecah proyek menjadi siklus-siklus yang lebih kecil, sehingga Anda dapat melakukannya:
- Membuat perubahan dengan cepat dan meningkatkan hasil kerja bagian demi bagian vs. menunggu sampai akhir proyek
- Melibatkan pelanggan di seluruh proses pengembangan
Apa yang dimaksud dengan metode Kanban?
Dalam metode Kanban, tugas-tugas proyek Anda divisualisasikan sebagai catatan tempel (dikenal sebagai kartu Kanban) di papan (dikenal sebagai papan Kanban).
(sumber gambar: easyprojects.net )
Karena semuanya divisualisasikan pada kartu, Anda dapat melihat pekerjaan apa yang dimiliki tim Anda secara real-time. Anda juga dapat melihat sekilas potensi kemacetan - membantu Anda mengatasinya sebelum menyebabkan gangguan.
Dari mana Kanban berasal?
Pada tahun 1940-an, seorang insinyur Toyota, Taiichi Ohno, mengembangkan sistem produksi 'tepat waktu', berdasarkan komunikasi visual, seperti halnya Kanban saat ini.
Bagaimana metodologi Kanban mengubah Toyota:
- Menghilangkan semua pekerjaan yang sia-sia dan fokus pada apa yang dibutuhkan
- Membuat proses produksi lebih efisien
- Membuat tim lebih produktif
Karena manfaat-manfaat ini, Kanban digunakan oleh ribuan manajer proyek saat ini!
Empat Komponen Utama Metodologi Manajemen Proyek Kanban
1. Papan Kanban
Tim Kanban sangat bergantung pada papan Kanban. Papan Kanban adalah papan fisik atau digital yang digunakan untuk:
- Memvisualisasikan semua pekerjaan dalam proyek
- Mengoptimalkan alur kerja tim
Papan Kanban dasar dibagi menjadi tiga kolom:
- Harus Dilakukan: Tugas yang perlu diambil
- Pekerjaan yang sedang berlangsung: Tugas yang sedang dikerjakan
- Selesai: Tugas yang sudah selesai dikerjakan
Berdasarkan alur kerja Anda, Anda dapat memiliki sebanyak mungkin kolom untuk mengakomodasi proses unik tim Anda dengan papan Kanban online.
kami telah menyusun sebuah daftar 20 contoh papan Kanban_ untuk lebih banyak ide.
2. Kartu Kanban
Menurut metodologi Kanban, setiap item pekerjaan atau tugas harus direpresentasikan sebagai kartu terpisah di papan tulis.
Kartu Kanban dapat divisualisasikan sebagai catatan tempel fisik atau virtual yang dapat berpindah ke kolom lain saat pekerjaan Anda berlangsung.
Kartu Kanban berisi informasi tentang item pekerjaan tertentu, seperti:
- Deskripsi singkat tentang tugas
- Siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut
- Perkiraan durasi tugas
Jika Anda menggunakan Perangkat lunak Kanban kartu-kartu ini dapat menyertakan informasi tugas berharga lainnya seperti subtugas , komentar dan informasi teknis.
3. Titik komitmen
Kolom 'Harus Dilakukan' berisi tugas atau saran pelanggan yang perlu dikerjakan.
titik komitmen adalah saat ketika sebuah item pekerjaan atau tugas diambil dari kolom 'To Do' dan dikerjakan oleh tim.
mengapa Anda membutuhkan poin komitmen?
Poin komitmen memberikan gambaran kepada tim dan pelanggan Anda:
- Kapan pekerjaan dimulai pada tugas tersebut
- Perkiraan waktu pengiriman
Poin-poin ini pada dasarnya adalah milestones yang membantu tim Anda mengenali kapan segala sesuatunya dimulai.
4. Titik pengiriman
Titik pengiriman adalah saat ketika produk dikirim ke pelanggan.
Tujuan dari setiap tim Kanban adalah untuk mentransisikan kartu dari titik komitmen ke pengiriman cepat mungkin
Prinsip-prinsip Inti dari Manajemen Proyek Kanban
Ada lima prinsip yang mendefinisikan metodologi Manajemen Proyek Kanban. Mari kita lihat semuanya:
1. Visualisasikan alur kerja
Di Kanban, melihat adalah segalanya. 👀
Faktanya, 'Kanban' dalam bahasa Jepang secara harfiah berarti 'sinyal visual'!
Inilah yang divisualisasikan oleh metode Kanban:
- Semua tugas yang ada dalam proyek
- Alur kerja dari satu tahap ke tahap lainnya
Dengan memvisualisasikan alur kerja Anda, Anda dapat melihat langkah-langkah yang diperlukan untuk mengubah proyek Anda dari sekadar ide menjadi produk jadi!
Pendekatan yang mengutamakan visual ini membantu manajer proyek Kanban melihat apa yang sedang dikerjakan oleh setiap anggota tim.
2. Batasi beban kerja
Anggota tim Kanban diharapkan untuk bekerja dengan kecepatan cepat, tetapi itu tidak berarti mereka harus mengerjakan juta tugas **sekaligus!
cara terbaik untuk menghentikannya?
Batasi jumlah pekerjaan yang dapat dikerjakan oleh tim Anda dalam satu waktu.
Itulah mengapa sebagian besar tim Kanban memiliki batas spesifik pada jumlah hal yang dapat mereka kerjakan sekaligus.
3. Memprioritaskan alur proyek
Tidak seperti metodologi manajemen proyek lainnya, Kanban adalah tentang mengelola proyek, bukan orang
Metode Kanban bergantung pada pembuatan dan pemeliharaan alur kerja yang lancar.
Jika pekerjaan mengalir dengan lancar dari satu tahap produksi ke tahap berikutnya, tim dapat menyelesaikan proyek lebih cepat. Dengan cara ini, penekanan pada anggota tim secara individu akan berkurang dan lebih fokus pada alur kerja proyek secara keseluruhan.
4. Membuat proses menjadi transparan
Untuk mengadopsi Kanban, tim Anda perlu mendefinisikan dengan jelas semua proses yang terlibat dalam proyek.
Jika Anda mendefinisikan semua proses, tim Anda tidak akan pernah terjebak karena mereka tahu apa yang harus dilakukan.
Hanya ketika semua kondisi tersebut terpenuhi, tim Anda dapat mengatakan bahwa Anda telah menyelesaikan tugas.
5. Pertahankan loop umpan balik
Metodologi Kanban mendorong anggota tim untuk berbicara.
Alexis Nicole White, manajer proyek senior bersertifikat (PMP) dan scrum master (SMC) dan konsultan pengiriman proyek di ANW Media & Konsultasi menggunakan papan Kanban untuk tujuan yang sama.
"Kami telah menggunakan papan Kanban untuk memantau kemajuan di lingkungan kami yang lincah. Selama rapat harian kami, kami memanfaatkan papan tersebut sebagai alur kerja visual dari status tugas kami. Kami dapat meninjau pekerjaan yang sedang berjalan, mendiskusikan hambatan apa pun dan mengidentifikasi item tindakan yang harus dilakukan untuk langkah selanjutnya," katanya.
Suka Tim Scrum tim Kanban mengadakan pertemuan singkat selama 15 menit untuk berdiskusi:
- Apa yang telah dilakukan oleh setiap anggota tim pada hari sebelumnya
- Apa yang akan mereka kerjakan hari ini
- Masalah yang mereka hadapi
Dengan bersikap terbuka dan transparan, tim Kanban dapat memastikan semua orang mengetahui apa yang sedang terjadi dalam sebuah proyek. Dan ketika seluruh tim belajar lebih banyak tentang proyek, mereka dapat berusaha untuk melakukan perbaikan yang berkelanjutan.
Catatan: Manajer proyek Kanban mengatur pertemuan ini - sama seperti peran Scrum master dalam mengatur scrum harian.
Periksa ini contoh manajemen proyek !
Tiga Proses Manajemen Proyek Kanban
Tidak seperti metodologi manajemen proyek Agile lainnya, Kanban sangat sederhana untuk digunakan.
Inilah caranya:
1. Mulailah dengan tiga kolom
Langkah pertama dari setiap proses Kanban adalah menyiapkan kolom.
Jika Anda menggunakan alat Kanban online, Anda dapat menggunakan kolom default (To do, In Progress, Done) untuk mengatur alur kerja Anda atau membuat kolom khusus.
2. Menambahkan kartu Kanban ke papan
Sekarang, buatlah daftar tugas untuk proyek tersebut. Setelah Anda mengetahui tugas apa saja yang akan dikerjakan oleh tim Anda, saatnya untuk menuliskannya pada catatan tempel atau kartu Kanban.
Anda kemudian dapat menyematkan kartu-kartu ini ke kolom-kolom yang relevan.
3. Tetapkan batas WIP
Sayangnya, tim Anda tidak bisa memasukkan terlalu banyak kartu ke dalam kolom 'Work In Progress'.
Jika Anda melakukannya, Anda akan menggigit lebih banyak daripada yang bisa Anda kunyah!
Manajer proyek Kanban sekarang harus menambahkan batas jumlah tugas yang dapat dimasukkan ke dalam kolom yang sama.
Hal ini juga memungkinkan anggota tim Anda untuk fokus pada satu tugas, daripada berpindah-pindah tugas.
4. Bekerja, pindah, ulangi
Dalam Kanban, tujuan utamanya adalah memindahkan tugas dari kolom 'Harus Dilakukan' ke kolom 'Selesai'. Segera setelah seorang anggota tim mengambil tugas dari kolom 'Harus Dilakukan', kartu tugas akan dipindahkan ke kolom berikutnya.
Dan setelah selesai, tugas tersebut dipindahkan ke kolom "Selesai" terakhir.
Lima Manfaat Manajemen Proyek Kanban
1. Peningkatan fokus
Banyak tim percaya bahwa multitasking = peningkatan produktivitas
maksud saya, jika Anda melakukan lebih banyak tugas pada saat yang sama, Anda pasti produktif, bukan?
Namun, tidak selalu demikian!
Multitasking dapat merusak kinerja Anda dan
otak Anda!
Proses Kanban menghilangkan multitasking dan memungkinkan Anda untuk fokus pada satu tugas dalam satu waktu. Hasilnya, Anda dapat menyelesaikan tugas dengan lebih efisien.
Berkonsentrasi pada satu tugas akan membuat otak Anda tidak bekerja terlalu keras - jadi ketika Anda menyelesaikan satu tugas, Anda akan memiliki energi yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas berikutnya!
2. Peningkatan fleksibilitas
Rencana proyek Kanban mungkin lebih fleksibel dan lincah daripada metode lainnya!
Tim Kanban hanya berfokus pada pekerjaan yang sedang berlangsung.
Setelah anggota tim menyelesaikan satu kartu, mereka mengambil kartu berikutnya yang menunggu mereka.
Dengan cara ini, proyek Kanban
manajer dapat mengacak prioritas tanpa mengganggu tim
.
Anggota tim hanya fokus pada kartu yang akan dibagikan berikutnya. Mereka tidak peduli dengan perubahan pada
. Sekarang Anda dapat mengubah berbagai hal dengan mudah!
3. Peningkatan transparansi
Prinsip inti dari kerangka kerja Kanban adalah memvisualisasikan semua tugas di papan tulis.
**Setiap anggota tim dapat melihat apa yang terjadi dengan proyek dan melihat siapa yang mengerjakan apa - memastikan bahwa tidak ada rahasia di antara anggota tim.
Alan Zucker, Kepala Sekolah Pendiri di
melaporkan bagaimana transparansi yang ditingkatkan membantu proyek-proyeknya.
"Dengan menciptakan transparansi pada item pekerjaan, membatasi pekerjaan yang sedang dalam proses, dan menciptakan sistem tarik, kami dapat mengelola semua bentuk pekerjaan dengan lebih efektif. Papan Kanban bekerja dengan sangat baik untuk melacak aliran pekerjaan melalui proses yang kompleks dan multi-langkah," katanya.
Zucker menambahkan lebih lanjut: "Karena Kanban sangat visual, mudah untuk melihat dengan cepat pekerjaan apa yang sedang berjalan, statusnya, dan apa yang akan datang. Manajer program dapat menambahkan jalur renang horizontal, untuk dengan mudah melacak status semua proyek yang mereka kelola. Manajer proyek dan tim proyek dapat menggunakan Kanban untuk melacak hasil kerja dan tugas."
4. Mengurangi waktu siklus
Waktu siklus adalah jumlah waktu yang dibutuhkan sebuah tugas dalam alur kerja proyek Anda. Pada dasarnya, ini adalah waktu antara saat pekerjaan dimulai hingga selesai.
semakin pendek waktu siklus, semakin cepat tim Anda dapat memberikan nilai kepada pelanggan
Karena Kanban adalah metodologi berbasis Agile, Kanban dibuat untuk menangani umpan balik pelanggan dengan mudah dan memberikan hasil yang memuaskan pelanggan Anda dengan cepat!
5. Lebih sedikit kemacetan
cara lain untuk mengurangi waktu siklus adalah dengan menghilangkan kemacetan proyek
Dan menetapkan batas WIP dapat membantu dalam hal ini.
Karena ada batasan jumlah tugas yang dapat dikerjakan oleh beberapa anggota tim dalam satu waktu, mereka tidak akan dibebani dengan pekerjaan yang berlebihan.
Hal ini akan mengurangi kemungkinan kemacetan yang menghambat kemajuan Anda karena semua orang fokus pada tugas-tugas yang spesifik, bukannya mencoba melakukan banyak tugas.
Heather Welch, manajer sumber daya di
menyarankan bahwa karena papan Kanban "mudah dan intuitif untuk digunakan berkat fitur seret dan lepas, gunakan faktor visual papan Kanban untuk keuntungan penuh Anda. Temukan hambatan apa pun di dalam papan dan tanyakan kepada tim Anda bagaimana Anda dapat melakukannya dengan lebih baik dan apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut dengan lebih cepat."
Dua Keterbatasan Manajemen Proyek Kanban
Meskipun sistem Kanban sangat efektif dibandingkan dengan sistem metode manajemen proyek memang memiliki beberapa kekurangan.
Untungnya, masalah ini dapat diatasi dengan bantuan perangkat lunak manajemen proyek khusus seperti
ClickUp
!
1. Risiko Penentuan Prioritas yang Buruk
Ketika tim Anda terbiasa dengan kerangka kerja Kanban, mereka mungkin akan terobsesi untuk mencoba memasukkan sebanyak mungkin tugas ke dalam kolom 'Selesai'.
Tapi...**Tidak semua tugas diciptakan sama!
Tugas-tugas tertentu lebih penting daripada yang lain, dan ketika Anda menggunakan Kanban, hal itu bisa terabaikan.
Solusi ClickUp: Prioritas Gunakan Prioritas ClickUp untuk memprioritaskan tugas-tugas proyek Anda dengan mudah.
Dengan cara ini, tim Anda tahu seberapa penting setiap tugas dan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
2. Potensi masalah komunikasi tim
Kanban berfokus pada alur kerja, bukan pada tim.
Tim Kanban tidak memiliki waktu untuk memantau pekerjaan setiap orang dengan cermat agar semuanya berjalan lancar.
Itulah mengapa tim Kanban Anda perlu berkomunikasi secara efektif untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Tanpa komunikasi, Anda akan menghadapi banyak masalah.
Solusi ClickUp: Komentar Di situlah ClickUp Comments masuk.
Setiap tugas yang ada di ClickUp memiliki bagian komentar:
- Membagikan ekspektasi Anda dengan tim
- Mengajukan pertanyaan kepada manajer proyek Anda
- Mengirim dokumen penting
Anda bahkan dapat memberikan tugas kepada anggota tim Anda dengan fitur Komentar yang Ditugaskan fitur.
Dengan Komentar yang Ditugaskan, Anda dapat langsung mengubah komentar menjadi tugas, lalu menugaskannya kepada anggota tim Anda sehingga mereka tidak akan lupa untuk menindaklanjutinya!
#
Papan Kanban Terbaik Untuk Tahun 2022
ClickUp tidak hanya membantu Anda dengan alur kerja Kanban.
Dengan Tampilan Papan ClickUp, Anda dapat menggunakannya sebagai papan Kanban online juga!
Apa itu Board View ClickUp?
Tampilan ini memvisualisasikan tugas proyek Anda sebagai Kanban interaktif atau Papan scrum . Sangat mudah untuk melihat semua tugas Anda di satu tempat!
Lima alasan mengapa Board View sangat cocok untuk pendekatan gaya Kanban:
1. Seret dan Letakkan saat Anda sedang terburu-buru
Sama seperti papan fisik, Anda dapat menarik dan melepas tugas ClickUp Anda ke kolom yang benar. Dengan ClickUp, Anda dapat memindahkan kartu Kanban dalam sekejap mata!
2. Status Proyek Kustom yang sesuai dengan setiap alur kerja
Pada Board View, 'status' adalah nama kolom Kanban.
ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat Status Kustom sebanyak yang Anda butuhkan.
Anda dapat menyesuaikan papan Kanban Anda berdasarkan jenis proyek.
Untuk membuat Status lebih terlihat, Anda dapat memberi kode warna pada setiap status.
Setelah Anda membuat Status Khusus untuk proyek tertentu, Anda dapat menyimpannya sebagai file untuk beberapa proyek papan Kanban Anda . Sekarang Anda tidak perlu menyia-nyiakannya untuk menyiapkan ini untuk setiap proyek baru!
3. Urutkan dan filter untuk mengatur tugas Anda
Kolom-kolom pada Kanban View tidak hanya disusun dari kiri ke kanan seperti papan Kanban biasa.
Anda dapat mengurutkan kolom satu per satu untuk menyorot tugas-tugas penting di bagian atas kolom sehingga tim Anda tahu apa yang harus diselesaikan pertama.
Anda juga dapat meningkatkan permainan manajemen tugas Anda dengan mengatur tugas-tugas Anda berdasarkan status, nama tugas, tanggal mulai, dan banyak lagi!
Berikut adalah beberapa filter yang disediakan ClickUp:
- Tanggal jatuh tempo : Mengidentifikasi tugas-tugas yang perlu diselesaikan dalam waktu dekat
- Penerima tugas : Melihat tugas yang ditugaskan ke anggota tim Scrum tertentu
- Waktu yang dilacak : Mengatur tugas berdasarkan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas tersebut
4. Jangan pernah kehilangan jejak tugas dengan Tags perlu lebih banyak fitur untuk membantu Anda dalam manajemen tugas?
Tag dapat membuat hidup Anda jauh lebih mudah.
Anda dapat langsung mengkategorikannya agar lebih mudah dikenali.
Sekarang Anda tidak perlu lagi mencari-cari tugas proyek.
5. Beberapa tampilan untuk semua orang
Sangat jarang menemukan perangkat lunak Kanban yang dapat melayani seluruh tim Anda.
Untungnya, Multiple Views dari ClickUp memungkinkan anggota tim anda untuk mengatur tugas mereka seperti yang mereka inginkan. Mereka bahkan dapat beralih di antara Tampilan pada tugas yang sama!
Mari kita lihat tampilan yang ditawarkan ClickUp:
- Tampilan Daftar Mengatur semua pekerjaan Anda dalam daftar tugas kecil yang rapi. Cocok untuk mereka yang hanya ingin menyelesaikan pekerjaan!
- Tampilan Kotak Memungkinkan Anda melihat semua tugas anggota tim Anda dalam format kartu laporan
- Tampilan Kalender Melihat dan mengedit jadwal harian/mingguan/bulanan Anda
- Tampilan Gantt Melihat rencana proyek Anda sebagai bagan Gantt
- Mode Saya Melihat tugas yang hanya ditugaskan kepada Anda
Lihat perbedaannya
antara grafik Kanban dan Gantt
.
Kesimpulan
Kanban bukanlah ilmu roket!
Ini adalah metodologi manajemen proyek yang sangat mudah.
Baik Anda menggunakan papan Kanban pribadi untuk manajemen tugas atau mengelola beberapa proyek secara bersamaan, Kanban adalah metodologi yang dapat membantu Anda menyelesaikan pekerjaan.
Untuk menerapkan Kanban secara efektif, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen Kanban.
ClickUp memiliki semua fitur yang Anda butuhkan untuk mengelola alur kerja Kanban dan membuat papan Kanban. Ini akan membantu menjaga tim Anda tetap dalam lingkaran, memindahkan tugas dengan mudah, dan beradaptasi dengan perubahan proyek dengan cepat.
Daftar hari ini secara gratis
dan pastikan bahwa proses manajemen proyek Anda tidak pernah mengalami disfungsi!