Bayangkan struktur organisasi perusahaan sebagai anatomi tubuh manusia. Struktur ini terdiri dari banyak bagian dengan berbagai ukuran, yang saling berhubungan dengan cara yang rumit. 🧬
Untuk dapat mengobati suatu penyakit, seorang dokter harus mengetahui anatomi tubuh manusia dengan baik. Demikian pula, seorang manajer harus melacak struktur organisasi untuk mengarahkan perusahaan menuju kesuksesan.
Di sinilah bagan organisasi berperan. Bagan ini memvisualisasikan beberapa aspek terpenting dari setiap organisasi - struktur hirarki, tanggung jawab utama, jalur pelaporan, dan hubungan antara posisi yang berbeda.
Dalam panduan ini, kami akan memberikan petunjuk terperinci tentang cara membuat bagan organisasi di Google Spreadsheet dan mendiskusikan beberapa kelemahan dari pendekatan ini. Kami juga akan memperkenalkan alternatif yang lebih kuat untuk meningkatkan kemampuan pembuatan bagan organisasi Anda! 🧨
Apa Itu Bagan Organisasi?
Bagan organisasi (kependekan dari bagan organisasi) adalah diagram yang menggambarkan struktur organisasi perusahaan Anda. Bagan ini mencakup setiap karyawan dan biasanya memiliki tata letak hirarkis.
Bagan organisasi tradisional memiliki struktur piramida, dengan kepala manajemen di bagian atas dan karyawan dengan jabatan yang lebih rendah di tingkat kedua, ketiga, keempat, dan selanjutnya. Meskipun garis besar ini lebih mudah dipahami, namun tidak dapat merespons perubahan yang sering terjadi dengan baik. Struktur ini juga tidak memadai untuk memvisualisasikan hierarki dan hubungan perusahaan yang lebih kompleks atau tidak lazim seperti yang Anda lihat pada bagan organisasi tradisional.
Contoh struktur organisasi matriks pemasaran yang dibuat di ClickUp Whiteboard via Allaeddine Djaidani
Bagan organisasi modern jauh lebih responsif dan fleksibel. Bagan ini memberikan wawasan yang berharga tentang berbagai posisi dan tim, menunjukkan korelasi antar departemen, dan memungkinkan perusahaan berjalan lancar melalui ekspansi, perubahan manajemen, dan dinamika tim yang berbeda-beda.
Bagan modern juga dapat menunjukkan kebutuhan untuk mempekerjakan lebih banyak orang dan membantu Anda berkembang lebih baik struktur manajemen proyek . 🏢
Cara Membuat Bagan Organisasi di Google Spreadsheet
Google Spreadsheet adalah salah satu alat yang paling banyak digunakan untuk membuat bagan organisasi. Hal ini tidak mengherankan karena platform ini menawarkan pengalaman yang familiar dan toolbar yang nyaman dengan editor bagan yang sederhana.
Google Spreadsheet juga berbasis cloud, yang berarti Anda dapat mengaksesnya dari mana saja dan mengerjakannya dengan anggota tim Anda pada bagan organisasi yang sama secara berdampingan.
Mari langsung saja kita pelajari cara membuat bagan organisasi di Google Spreadsheet dalam empat langkah sederhana!
Langkah 1: Masukkan data bagan organisasi
Masukkan data yang ingin Anda tampilkan di bagan organisasi Anda
Setelah Anda membuka Google Spreadsheet di perangkat, tekan tanda plus untuk membuka spreadsheet kosong.
Sebelum membuat bagan organisasi, Anda perlu mengisi spreadsheet dengan data yang diperlukan. 🧠
Data yang akan Anda masukkan tergantung pada apa yang ingin Anda tampilkan di editor bagan. Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan jabatan di satu kolom dan menentukan kepada siapa jabatan tersebut melapor di kolom lainnya. Jika Anda ingin bagan organisasi yang lebih personal, masukkan nama-nama karyawan di samping jabatan mereka.
TIP PRO Periksa kembali data sebelum mengubahnya menjadi bagan organisasi. Hal ini akan menyelamatkan Anda dari memperbaiki bagan organisasi Google Spreadsheet setelahnya dan tersesat dalam kolom dan baris.
Langkah 2: Membuat bagan organisasi
Pada langkah ini, Anda mengubah data Anda menjadi bagan organisasi
Sekarang sampai pada bagian yang menyenangkan di mana keajaiban terjadi! 🪄
Pada langkah ini, kita akan mengambil data mentah yang telah Anda masukkan sebelumnya dan mengubahnya menjadi bagan organisasi yang praktis. Inilah yang perlu Anda lakukan untuk mewujudkannya:
- Pilih data yang baru saja Anda masukkan
- Tekan "Sisipkan " pada menu di bagian atas layar
- Pilih "Grafik "
- Secara default, Google Spreadsheet akan membuat bagan kolom. Ubah menjadi bagan organisasi dengan mengakses menu tarik-turun Jenis bagan, gulir ke bawah ke "Lainnya, " dan pilih "Bagan organisasi "
Bagan di Google Spreadsheet yang berisi data yang dipilih akan secara otomatis muncul di lembar kerja, seperti yang diilustrasikan pada gambar di atas.
Langkah 3: Menyesuaikan bagan organisasi di Google Spreadsheet
Jadikan bagan organisasi Anda unik dengan mengubah warna dan ukuran node
Google Spreadsheet membuat bagan berwarna biru secara default. Jika Anda ingin memberikan sedikit perubahan, buka tab "Sesuaikan" di Editor Bagan di sebelah kanan layar. Di sini, Anda dapat menyesuaikan ukuran dan warna node.
Langkah 4: Unduh bagan organisasi
Pilih format yang Anda inginkan untuk menyimpan bagan organisasi Anda
Karena Google Spreadsheet merupakan platform berbasis cloud, bagan organisasi Anda akan secara otomatis diunggah ke cloud. ☁️
Namun, Anda mungkin ingin mendistribusikan bagan tersebut di luar ekosistem Google. Misalnya, Anda mungkin ingin menambahkannya ke presentasi PowerPoint atau menjadikan bagan tersebut sebagai bagian dari dokumen cetak.
Pilih bagan organisasi dengan mengekliknya dan tekan tiga titik di sudut kanan atas. Kemudian, pilih "Unduh, " dan pilih salah satu dari tiga opsi:
- Gambar PNG
- Dokumen PDF
- Grafik Vektor yang dapat diskalakan
Keterbatasan Bagan Organisasi Google Spreadsheet
Bagan organisasi Google Spreadsheet relatif mudah dibuat, tetapi itu tidak membuatnya sempurna. Berikut adalah beberapa batasan yang perlu diingat ketika menggunakan editor bagan:
Tidak ada templat bagan organisasi
Masalah terbesar dengan bagan organisasi Google Spreadsheet adalah waktu dan usaha yang Anda perlukan untuk membuatnya.
**Anda harus membuat semuanya dari awal karena platform ini tidak menawarkan templat bagan organisasi bawaan. Kerangka kerja siap pakai ini dapat membuat perbedaan besar. Selain menghemat waktu, mereka memastikan bagan organisasi Anda memiliki format yang tepat dan sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan.
Opsi kustomisasi terbatas
Google Spreadsheet sangat baik untuk bagan organisasi tradisional yang menguraikan hubungan formal antar karyawan. Namun, masalahnya adalah ia membatasi jenis bagan organisasi yang dapat Anda buat.
Sebagai contoh, Anda tidak dapat menggunakan perangkat lunak ini untuk merepresentasikan tim lintas fungsi atau pengaturan "tidak biasa" lainnya yang dilakukan banyak perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Untuk perusahaan dengan ratusan atau ribuan karyawan, Google Spreadsheet mungkin tidak menyediakan ruang yang cukup untuk membuat dokumen praktis dengan editor bagannya.
Kolaborasi terbatas
Tidak seperti Microsoft Excel google Spreadsheet adalah platform berbasis cloud yang memungkinkan kolaborasi waktu nyata dengan pengguna lain. Anda dan rekan kerja Anda dapat secara bersamaan mengerjakan bagan organisasi dan meningkatkan efisiensi.
Hanya itu yang akan Anda dapatkan dalam hal opsi kolaborasi. Tidak ada pilihan obrolan, pemberian tugas, dan manajemen bawaan, fitur pelacakan waktu, papan tulis, atau apa pun yang dapat mendukung dan mendorong kerja sama tim di bagan editor Anda.
Kurangnya fitur lanjutan untuk membuat bagan
Google Spreadsheet dapat menjadi platform pembuatan bagan yang berguna, tetapi jangan lupa bahwa pada awalnya Google Spreadsheet tidak dirancang untuk membuat bagan. Fungsi utamanya adalah membuat dan mengedit spreadsheet, dan sebagian besar fiturnya berkisar pada tujuan tersebut.
Itu sebabnya Anda tidak mendapatkan banyak opsi editor bagan tingkat lanjut. Tidak ada penyesuaian tata letak otomatis atau fungsi seret dan lepas yang membuat pembuatan tipe bagan (termasuk bagan organisasi) menjadi sangat mudah.
3 Templat Bagan Organisasi yang Dapat Anda Buat di ClickUp Documents
Jika Anda mencari perangkat lunak bagan organisasi yang tangguh dan serbaguna, ClickUp adalah cara yang tepat. Platform ini tidak hanya memungkinkan Anda untuk mendesain semua jenis diagram yang menarik secara estetis dan fungsional, tetapi juga menghemat waktu Anda!
Solusi bagan organisasi yang mudah digunakan ini menawarkan berbagai macam templat yang menyediakan titik awal yang sempurna untuk usaha pembuatan bagan Anda!
1. Templat Papan Tulis Bagan Organisasi ClickUp
Mudah memvisualisasikan struktur dan tata letak tim Anda dengan templat papan tulis bagan organisasi sederhana ini
Apakah Anda mencari dokumen yang mudah digunakan yang menyediakan dasar untuk templat bagan organisasi tetapi tidak menghalangi kreativitas Anda? Maka Templat Papan Tulis Bagan Organisasi ClickUp adalah pilihan yang tepat.
Templat ini bukanlah ClickUp Doc, tetapi sangat layak untuk Anda coba karena menawarkan pilihan kolaborasi dan kustomisasi yang fantastis, semua berkat fitur " Papan tulis " sebagai bagian dari namanya.
ClickUp Whiteboard adalah kanvas virtual tempat tim Anda dapat bertukar pikiran, berkolaborasi, dan menghidupkan ide-ide mereka. Ini bisa menjadi ruang yang sangat baik untuk membuat bagan organisasi dan secara visual mewakili siapa yang merespons siapa. Ini mengakomodasi tim lintas fungsi dan dapat dengan cepat menyesuaikan diri dengan perubahan berkat desain seret dan lepas.
Pilih bentuk yang diinginkan, masukkan teks, buat hubungan antar node, temukan warna yang tepat, dan buat bagan organisasi yang menarik secara estetika dan informatif.
Misalkan Anda mengerjakan bagan organisasi dengan anggota tim lain. Dalam hal ini, Anda bisa memanfaatkan fitur-fitur seperti memberikan tugas, memberikan komentar, dan menyematkan dokumen, serta memastikan semua orang ikut serta dan melakukan apa yang seharusnya.
2. ClickUp Templat Temu Tim
Templat Temu Tim dari ClickUp adalah cara cepat untuk memperkenalkan tim Anda
Apakah Anda bersemangat untuk memperkenalkan tim Anda kepada publik? Maka templat ClickUp Temui Templat Kata Tim mungkin saja yang Anda cari!
Berada di dalam Dokumen ClickUp templat ini dilengkapi dengan opsi pemformatan dan penataan, sehingga cocok untuk semua jenis pekerjaan, termasuk membuat bagan organisasi.
Ini bukan bagan organisasi klasik Anda, tetapi templat ini menggabungkan foto dan teks untuk menampilkan anggota tim Anda dengan cara yang terbaik.
Apa yang harus Anda tulis dalam kotak teks di bawah foto? Apa pun yang Anda inginkan! Anda bisa menyertakan informasi kontak, detail pekerjaan resmi, dan tanggung jawab, atau mengambil rute tidak resmi, bahkan santai dan mendiskusikan minat, hobi, atau bagian favorit dari pekerjaan karyawan Anda. Desain templat seret dan lepas memudahkan untuk menyesuaikan dan memperbarui.
Anda bisa menautkan templat Documents ini ke tugas, menyematkan bookmark, menambahkan tabel, memberikan komentar, mengubah teks menjadi tugas, dan menyesuaikan widget untuk menciptakan lingkungan kolaboratif yang sesuai dengan alur kerja perusahaan Anda.
3. Templat Rencana Manajemen Tim ClickUp
Hubungkan tim di seluruh organisasi dengan Templat Rencana Manajemen Tim yang terperinci ini
The Templat Rencana Manajemen Tim ClickUp mungkin bukan hal pertama yang terlintas dalam pikiran saat memikirkan bagan organisasi. Namun, ini dapat memenuhi tujuan bagan organisasi, yaitu mengelola tim dengan sukses, di antaranya.
Tepat manajemen tim sangat penting tidak hanya untuk mencapai tugas namun juga untuk kesejahteraan karyawan Anda, dan templat ini dapat membantu keduanya.
Terdiri dari daftar periksa yang membantu Anda dengan berbagai aspek manajemen tim, termasuk:
- sasaran 30-60-90 hari
- Pertemuan awal
- Aktivitas membangun tim
- Retrospeksi tim
- pemeriksaan kesehatan 1 lawan 1
- Pembaruan status mingguan
Setiap kategori dapat disesuaikan, artinya Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan Anda dan menggunakannya untuk manajemen tenaga kerja . Sebagai contoh, misalkan Anda ingin fokus pada mengenalkan anggota tim baru. Dalam hal ini, Anda dapat mempertahankan kategori pertama dan kelima dan menambahkan kategori baru seperti "Memperkenalkan karyawan baru" atau "Langkah-langkah untuk menerima anggota tim baru."
Anda juga dapat menggunakan templat untuk membuat peta karier dan meningkatkan manajemen kantor praktik-praktik.
Anda dapat menambahkan dokumen, daftar periksa, tugas, subtugas, dan daftar tugas untuk mempersonalisasi templat dan memastikannya selaras dengan tujuan Anda, baik dalam merencanakan aktivitas pembangunan tim atau membantu karyawan Anda menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.
Pertanyaan Umum Bagan Organisasi Google Sheets
Masih memiliki pertanyaan mengenai jenis bagan organisasi? Anda dapat menemukan jawabannya di bawah ini.
Apa cara termudah untuk membuat bagan organisasi Google Spreadsheet?
Templat membuat pembuatan bagan organisasi menjadi lebih mudah, namun seperti yang telah kami sebutkan, Google Sheet tidak menyediakannya secara default. Untungnya, ada opsi lain untuk menemukan jenis bagan yang tepat bagi Anda.
Anda dapat menemukan templat bagan organisasi Google Spreadsheet secara online atau menggunakan alternatif seperti ClickUp untuk membuat bagan yang luar biasa.
Apa manfaat utama dari bagan organisasi?
Bagan organisasi memiliki banyak manfaat, termasuk:
- Gambaran rinci tentang rantai komando: Bagan organisasi pada dasarnya adalah peta hierarki perusahaan. Jika dirancang dengan tepat, bagan ini memberikan informasi instan tentang siapa yang merespons siapa
- Wawasan tentang posisi pekerjaan yang berbeda: Bagan organisasi mewakili peran yang berbeda dalam perusahaan dan menggarisbawahi tanggung jawab yang menyertainya, yang sangat bermanfaat bagi karyawan baru
- Meningkatkan hubungan karyawan: Bagan organisasi dapat berisi foto dan detail menarik tentang karyawan, baik yang berhubungan dengan pekerjaan maupun yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. Rincian ini dapat menjadi pembuka percakapan yang sangat baik dan membantu orang mengembangkan hubungan, bahkan persahabatan dengan rekan kerja
- Menguraikan peluang pertumbuhan: Karena menggambarkan struktur organisasi perusahaan, bagan organisasi dapat memotivasi setiap karyawan yang ingin naik jabatan. Karyawan dapat melihat peluang pertumbuhan dan memahami apa yang harus mereka lakukan untuk dipromosikan
Apa saja jenis-jenis bagan organisasi yang berbeda?
1. Bagan organisasi hirarkis
Ini adalah jenis bagan organisasi tradisional dan paling populer, dan juga yang kami gunakan untuk menunjukkan kepada Anda cara membuat bagan organisasi di Google Spreadsheet. Bagan ini memiliki struktur dari atas ke bawah yang sangat sederhana. Anda akan melihat CEO di bagian atas, manajer tepat di bawahnya, dan karyawan tingkat rendah dan karyawan baru di bagian bawah.
Bagan organisasi hirarkis mungkin mudah dibuat, namun banyak yang menganggap tata letaknya ketinggalan zaman dan terlalu datar. Dalam lingkungan kerja modern, peran pekerjaan yang berbeda sering kali saling berhubungan. Seorang karyawan merespons dan berkomunikasi dengan beberapa orang, dan bagan organisasi hirarkis tidak dapat memvisualisasikan hal ini.
2. Bagan organisasi matriks
Bagan organisasi matriks meninggalkan struktur piramida tradisional dan mengadopsi tata letak seperti kisi-kisi. Bagan ini dapat mewakili beberapa rantai perintah. Sebagai contoh, seseorang dapat fokus pada garis fungsional sementara yang lain pada garis proyek.
Bagan organisasi matriks juga digunakan untuk tim lintas fungsi dan dinamis di mana hubungan antara setiap peran tidak begitu jelas.
3. Bagan organisasi datar
Sesuai dengan namanya, bagan organisasi datar (juga disebut horizontal) digunakan untuk merepresentasikan struktur organisasi yang tidak hirarkis. Bagan ini biasanya digunakan oleh perusahaan rintisan dan bisnis kecil ketika tidak ada perbedaan yang jelas antara staf senior dan junior.
Semua karyawan memiliki tanggung jawab yang kurang lebih sama, dan tidak ada fokus khusus tentang siapa yang merespons siapa-semua orang sama-sama bertanggung jawab. Sayangnya, Google Spreadsheet tidak memiliki kemampuan untuk membuat bagan organisasi datar.
ClickUp: Alternatif yang Lebih Baik untuk Membuat Bagan Organisasi di Google Spreadsheet
Menggunakan Google Spreadsheet untuk membuat bagan organisasi dapat menjadi pilihan yang baik-Anda mendapatkan keuntungan dari lingkungan yang sudah dikenal dan kemudahan penggunaan. Namun, Google Spreadsheet jauh dari platform pembuatan bagan yang ideal, yang tidak mengejutkan karena itu bukan tujuan utamanya. Ia memiliki opsi kustomisasi yang terbatas, tidak dapat menangani bagan organisasi yang lebih kompleks, dan fitur kolaborasinya tidak mengagumkan.
Jika Anda mencari alternatif yang komprehensif, Anda mendapatkannya di ClickUp perangkat lunak bagan organisasi menawarkan kotak peralatan dan buku petunjuk untuk menyusun bagan organisasi yang fungsional, menarik secara visual, dapat disesuaikan, dan informatif yang dapat digunakan oleh perusahaan dengan berbagai ukuran. ⚒️