Sebagian besar tim tidak memiliki masalah komunikasi.
Mereka menghadapi masalah komunikasi yang tidak teratur.
Pembaruan ada di Slack. Keputusan ada di pesan pribadi. Berkas ada di email. Statusnya hanya ada di kepala seseorang. Dan entah bagaimana, satu-satunya hal yang selalu tidak bisa Anda temukan adalah pesan yang sebenarnya Anda butuhkan.
Tim menghabiskan 60% waktunya untuk “pekerjaan seputar pekerjaan”—pemeriksaan status, mencari konteks, berpindah-pindah alat, dan tindak lanjut berulang. Masalah Komunikasi yang Tak Terkendali adalah bagaimana angka tersebut secara diam-diam menjadi hal yang biasa bagi Anda.
Tentang Saya: Konsultan Terverifikasi ClickUp dan Ahli Arsitektur Solusi
Saya Christopher Day, pendiri dan kepala arsitek Upficient, sebuah agensi arsitektur solusi yang berspesialisasi dalam membangun ruang kerja ClickUp untuk bisnis dari berbagai jenis dan skala. Sebagai Konsultan ClickUp Terverifikasi dan pekerja lepas dengan peringkat teratas di Upwork, saya menghabiskan waktu saya merancang ruang kerja ClickUp yang sangat dioptimalkan untuk tim-tim di seluruh dunia.
Dalam artikel ini, saya akan menjelaskan bagaimana saya menggunakan ClickUp Chat untuk mengatasi salah satu masalah paling umum yang dihadapi tim modern: Masalah Komunikasi yang Terlalu Luas.
Pandangan saya didasarkan pada pengalaman bertahun-tahun dalam membangun ruang kerja ClickUp dan/atau mengoptimalkan lingkungan ClickUp yang sudah ada, bukan sekadar teori—sehingga pendekatan saya terhadap fitur obrolan didasarkan pada desain alur kerja.
Masalahnya: Komunikasi yang Tersebar di Berbagai Alat dan Saluran
Seperti banyak tim lainnya, agensi kami awalnya sangat bergantung pada Slack. Pesan, pembaruan, dan keputusan berpindah-pindah di antara berbagai utas obrolan, sementara pekerjaan sebenarnya dilakukan di tempat lain.
Artinya:
- Konteks penting tersebar di berbagai alat (dan kami menghadapi masalah Work Sprawl )
- Percakapan tidak terhubung secara konsisten dengan tugas dan templat yang terkait dengannya
- Anggota tim jarak jauh yang berada di zona waktu berbeda kesulitan mengetahui siapa yang sedang online dan kapan.
Pendekatan: Migrasi ke Platform Komunikasi dan Kolaborasi Tim Terpadu
Ketika ClickUp Chat diluncurkan pada kuartal ketiga tahun 2024, saya melakukan tinjauan mendalam dan segera melihat potensi untuk menyatukan komunikasi dalam satu platform yang sama dengan tugas, dokumen, dan templat. Kami secara proaktif beralih dari Slack ke ClickUp Chat—dan kami tidak pernah menyesalinya.
Jika Anda penasaran, berikut ini gambaran singkat tentang cara kerja ClickUp Chat:
Kini, manfaat sesungguhnya bagi kami tidak hanya berasal dari adanya “fitur obrolan di dalam ClickUp”. Tidak, manfaatnya jauh lebih dari itu.
ClickUp menawarkan kepada kami Ruang Kerja AI Terintegrasi —di mana percakapan, pekerjaan, dan konteks semuanya terhubung secara otomatis.
Dalam sistem seperti itu, sebuah pesan bukan sekadar pesan. Pesan tersebut dapat menunjuk langsung ke suatu tugas, menyertakan dokumen, memicu otomatisasi, atau menjadi awal dari pekerjaan yang sesungguhnya. Tidak ada yang perlu membuang waktu untuk menyalin tautan antar-alat atau mengulang konteks yang sama sebanyak lima kali.
Dan dengan ditambahkannya AI Kontekstual ClickUp, ClickUp Brain, ruang kerja Anda tidak lagi sekadar tempat untuk menyimpan komunikasi. Kini, AI benar-benar memahami, merangkum, dan membantu tim Anda bertindak lebih cepat berdasarkan informasi tersebut.
Itulah perbedaan antara aplikasi obrolan biasa dan aplikasi yang dirancang untuk mengatasi masalah komunikasi yang tersebar luas sejak awal.
Melakukannya dengan Benar: Mulailah dengan Arsitektur Ruang Kerja, Bukan Saluran Obrolan
Arsitektur ruang kerja merupakan titik awal sekaligus titik akhir dari pengalaman Anda menggunakan ClickUp.
Arsitektur ruang kerja merupakan titik awal sekaligus titik akhir dari pengalaman Anda menggunakan ClickUp.
Prinsip utama saya sederhana: arsitektur ruang kerja Anda harus menjadi dasar strategi obrolan Anda.
Jika Anda belum menjadi pengguna ahli ClickUp, berikut adalah cara termudah untuk memahami arsitektur ClickUp (atau Hierarki Proyek ):
- Sebuah Space mirip dengan departemen atau fungsi utama (Pemasaran, Pengiriman, Produk, Pekerjaan Klien)
- Sebuah Folder mirip dengan program atau alur kerja di dalam ruang tersebut (Kampanye, Sprint, Onboarding)
- Daftar adalah tempat di mana pekerjaan sebenarnya diorganisir (Backlog, Permintaan, Tugas, Bug)
Sebagian besar tim justru melakukan sebaliknya. Mereka memulai dengan obrolan terlebih dahulu. Mereka membuat daftar panjang saluran seperti #pengumuman, #bug, #acak, #permintaan-klien… dan baru kemudian mencoba menghubungkan percakapan-percakapan tersebut kembali ke pekerjaan.
Begitulah awal mula terjadinya masalah komunikasi yang tidak terkendali.
Padukan Hierarki Proyek bawaan ClickUp dengan fitur Chat
Di ClickUp, Hierarki dan ClickUp Chat berada dalam satu bilah samping.
Setiap Ruang, Folder, dan Daftar dapat memiliki saluran obrolan tersendiri.
Fitur ini “tidak aktif” secara default—fitur ini tersedia saat Anda membutuhkannya. Namun, begitu Anda mengklik Tambahkan saluran, lokasi tersebut langsung memiliki aliran percakapan yang terfokus dan terkait dengan pekerjaan nyata.
Inilah mengapa hal tersebut penting:
- Saluran secara otomatis mewarisi pengaturan berbagi dan izinJika seseorang tidak memiliki akses ke pekerjaan tersebut, ia tidak akan melihat saluran tersebut. Tidak perlu undangan terpisah. Tidak perlu pengawasan manual
- Orang yang tepat mendapatkan pembaruan yang tepat sesuai desainAnda mengikuti Space/Folder/List tempat Anda benar-benar bekerja, dan keanggotaan saluran secara alami sesuai dengan orang-orang yang dapat mengambil tindakan
- Chat akhirnya mencerminkan struktur kerjaKomunikasi menjadi bagian dari ruang kerja—bukan dunia paralel di mana keputusan dibuat lalu dilupakan
Ketika Anda merancang obrolan sesuai dengan bentuk pekerjaan, tim akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyortir pesan dan lebih banyak waktu untuk memajukan proyek.
Ubah lokasi-lokasi penting menjadi saluran yang terfokus
Ambil contoh ruang Pengembangan Produk, tempat tim Upficient kami berkolaborasi untuk membuat templat ClickUp.
Biasanya, tim akan menangani hal ini dengan membuat saluran umum #product-announcements di Slack (atau alat obrolan apa pun yang mereka gunakan). Masalahnya adalah saluran tersebut berada terpisah dari pekerjaan yang sebenarnya. Saluran tersebut menjadi aliran pembaruan lain yang sering hanya dibaca sekilas, terlewatkan, atau dilupakan untuk dikaitkan kembali dengan tugas-tugas.
Jadi, sebagai gantinya, kami melakukan sesuatu yang lebih sederhana di dalam ClickUp:
- Membuat daftar khusus Pengumuman di dalam area Produk Digital kami
- Klik Tambahkan saluran pada daftar tersebut untuk langsung membuat saluran obrolan yang terhubung dengannya
- Menambahkan orang yang tepat sebagai pengikut, sehingga hanya tim yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut yang dapat melihatnya
Kini, setiap pengumuman mengenai produk digital kami muncul di tempat yang sama dengan struktur kerja produk yang sebenarnya.
Pastikan keanggotaan saluran sesuai dengan orang-orang yang dapat menindaklanjuti pesan tersebut
Karena saluran terikat pada lokasi, orang-orang yang dapat melihat dan mengikuti suatu saluran sudah ditentukan oleh pengaturan berbagi di ruang kerja. Kami memanfaatkan hal ini untuk memastikan komunikasi tetap tertarget dan mudah ditemukan:
- Siapa pun yang memiliki akses ke Space, Folder, atau List dapat mengikuti saluran tersebut
- Setelah ditambahkan sebagai pengikut, mereka dapat melihat setiap pembaruan tanpa perlu saluran Slack khusus yang hanya dapat diakses dengan undangan.
- Anggota tim baru dapat langsung memahami konteks historis dengan menjelajahi saluran yang terhubung ke lokasi yang baru saja mereka akses
💡 Tips Pro: Saat ada anggota baru yang bergabung di saluran, jangan biarkan mereka harus menggulir pesan-pesan selama berminggu-minggu hanya untuk mencoba memahami situasi. Gunakan AI CatchUp di ClickUp Chat untuk merangkum secara instan hal-hal yang terlewatkan—keputusan penting, prioritas saat ini, dan obrolan yang masih terbuka—sehingga mereka dapat memahami konteks dengan cepat dan mulai berkontribusi tanpa perlu meminta ringkasan kepada tim.
Cara Menjaga Percakapan Tetap Terkait dengan Pekerjaan Menggunakan Hubungan Tugas di ClickUp
Kami mengandalkan hubungan tugas untuk memastikan obrolan tetap terhubung dengan pekerjaan yang sedang dibahas.
Jika Anda baru mengenal ClickUp, berikut penjelasannya secara sederhana: hubungan tugas hanyalah cara untuk menghubungkan dua pekerjaan agar konteksnya tetap terhubung. Alih-alih percakapan yang terisolasi di dalam alat obrolan, ClickUp memungkinkan Anda mengaitkan percakapan tersebut kembali ke tugas yang dipengaruhinya—sehingga pesan tidak hilang begitu percakapan tersebut berhenti.
Misalnya, ketika seorang rekan tim merekam video pembaruan tentang templat ClickUp yang sedang kami kembangkan—misalnya, panduan Memulai yang terperinci untuk templat proyek Agile Scrum—kami:
- Bagikan video pembaruan tersebut di saluran obrolan yang relevan
- Gunakan fitur Relationships untuk menghubungkan pesan tersebut secara langsung ke tugas tertentu (misalnya, tugas Panduan Memulai).
- Biarkan ClickUp menggabungkan pesan-pesan tersebut ke dalam aliran aktivitas tugas
Artinya, siapa pun yang membuka tugas tersebut nanti akan melihat:
- Rincian tugas dan kolom
- Pesan terkait dan pembaruan video tersedia di satu tempat
- Catatan yang jelas mengenai apa yang dibahas, apa yang berubah, dan alasannya
Ini adalah salah satu cara termudah untuk mengurangi masalah komunikasi yang tersebar secara berkelanjutan. Hal ini mengubah obrolan dari percakapan yang bersifat sementara menjadi konteks yang bertahan lama dan terintegrasi dengan pekerjaan.
📮Wawasan ClickUp: 75% orang mengatakan bahwa membuka obrolan setiap pagi terasa seperti cara yang santai untuk memulai hari kerja. Sisanya menggambarkannya sebagai pekerjaan kedua!
Paradoksnya? Obrolan terasa produktif sampai Anda menyadari bahwa separuh hari Anda dihabiskan untuk menggulir, mencari, atau membaca ulang utas percakapan yang panjang dan bertele-tele.
Kita telah membuat obrolan menjadi terlalu cepat untuk memahami konteks dan terlalu terfragmentasi untuk tindak lanjut yang jelas. ClickUp Chat mengembalikan fokus tersebut. Platform ini mengaitkan percakapan dengan pekerjaan nyata, di mana sebuah pesan dapat langsung berubah menjadi tugas, tindak lanjut, atau titik pengambilan keputusan. ClickUp Brain juga merangkum semua itu karena pekerjaan dan obrolan Anda akhirnya terhubung!
Cara Menggunakan Otomatisasi dan AI untuk Menghindari Pengulangan Tugas di ClickUp Chat
⚡️ Inilah salah satu tips pro terbaik (meski agak licik!) dari Upficient: Biarkan Automations dan AI ClickUp yang menangani ringkasan, pemberitahuan, dan jawaban di saluran Chat Anda, sejauh memungkinkan. Dengan cara ini, tim Anda dapat fokus pada pengambilan keputusan, bukan mencari-cari informasi.
Ada dua pola yang menonjol:
Dokumen yang didukung AI dari sebutan
Tim saya selalu mencari solusi ClickUp yang inovatif untuk mengurangi beban kerja manusia.
Sebagai contoh, kami menggunakan fitur Teams di ClickUp untuk membuat tim kosong bernama “AI-Doc”. Ketika tim @AI-Doc disebutkan dalam komentar pada suatu tugas, ClickUp akan menghasilkan dokumen ringkasan untuk tugas tersebut—yang merangkum detail utama dan aktivitas yang telah dilakukan sejauh ini. Ada penerapan lain dari pendekatan ini yang kami sarankan untuk Anda coba.
Agen Autopilot di saluran
Seringkali, saluran ClickUp dibanjiri pesan, dan seseorang tidak punya waktu untuk memeriksa seluruh saluran demi mencari pembaruan penting. Di saluran-saluran seperti itu (misalnya, saluran webdev), kami mengaktifkan Autopilot Agents sehingga ketika ada pesan yang diposting, agen tersebut akan membalas secara otomatis.
Tanggapan tersebut mungkin:
- Mengungkap apa yang sedang terjadi dalam tugas-tugas terkait
- Jawab pertanyaan umum
- Arahkan seseorang ke dokumen yang tepat atau langkah selanjutnya
Sehingga orang-orang bisa mendapatkan bantuan secara langsung, tanpa ada anggota tim yang perlu menghentikan pekerjaan mereka untuk merespons.
📚 Baca Selengkapnya: Pola-pola ini sejalan dengan visi ClickUp yang lebih luas mengenai manajemen kerja yang didukung AI, di mana fitur-fitur seperti ClickUp Super Agents dan ClickUp Brain membantu tim bekerja lebih produktif dan tetap mengikuti percakapan yang bergerak cepat.
Jika Anda sedang mempertimbangkan langkah ini, artikel-artikel mendalam berikut ini dapat menjadi panduan yang bermanfaat:
Cara Menggunakan ClickUp untuk Mengatasi Masalah Komunikasi yang Terpecah-pecah pada Tim Jarak Jauh: Ritual Catatan Harian
Upficient adalah perusahaan yang sepenuhnya bekerja jarak jauh, dengan anggota tim tersebar di berbagai zona waktu. Dan dalam pengaturan kerja yang tersebar seperti ini, masalah komunikasi yang tidak teratur cepat muncul. Untuk mengurangi pesan bolak-balik dan pertanyaan seperti “kamu ada?” kami membangun sistem Catatan Harian di ClickUp.
Begini cara kerjanya:
- Di ruang Sumber Daya Manusia kami, kami membuat daftar Catatan Harian di dalam folder Tim
- Setiap anggota tim memiliki tugas khusus yang dinamai sesuai namanya sendiri dan bertanggung jawab untuk memperbarui tugas tersebut
- Tugas tersebut mencakup Status Kustom seperti Online, Deep Work, Traveling, Leave, Break, dan sebagainya.
- Otomatisasi memantau perubahan status dan mengirim pesan ke saluran obrolan Daily Logs yang khusus.
Jadi, jika saya mengatur status saya menjadi “Istirahat” selama tiga puluh menit, otomatisasi tersebut akan memposting pembaruan ramah di saluran Daily Logs yang berisi nama tugas, status, dan durasi—pada dasarnya mengatakan, “Saya sedang istirahat sekarang, tolong jangan ganggu.”
📌 Hasilnya: semua anggota tim dapat langsung melihat siapa yang tersedia untuk panggilan singkat, siapa yang sedang fokus bekerja, dan siapa yang sedang offline—tanpa perlu membanjiri saluran-saluran acak dengan pembaruan status.
Mengapa hal ini sangat efektif untuk tim jarak jauh
Pola ini memberikan cara yang praktis bagi tim jarak jauh seperti kami untuk:
- Hormati waktu fokus dan batasan pribadi satu sama lain
- Hindari menebak-nebak apakah seseorang sedang luang untuk melakukan panggilan
- Simpan pembaruan status di satu tempat yang dapat diprediksi, bukan di pesan langsung (DM) yang tersebar-sebar
Kami bahkan menggunakan status-status ini saat menjadwalkan tindak lanjut di saluran lain. Jika seseorang sedang istirahat atau tidak berada di kantor, kami dapat menjadwalkan pesan untuk dikirim saat mereka kembali. Hal ini memastikan komunikasi tetap esensial, bukan terus-menerus.
Dari Pesan yang Tersebar ke Sistem Komunikasi Internal yang Terstruktur: Tiru Pengaturan ClickUp Chat Ini
Pendekatan kami terhadap ClickUp Chat bukanlah sekadar “alat pesan lainnya”, melainkan lebih kepada membangun sistem komunikasi yang terencana yang mencerminkan struktur kerja kami. Dan Anda pun bisa menirunya!
- Rancang arsitektur ruang kerja yang jelas terlebih dahulu
- Ubah lokasi utama menjadi saluran yang terfokus
- Tautkan pesan obrolan penting secara langsung ke tugas menggunakan Relationships
- Tambahkan agen otomatis dan dokumen yang dihasilkan AI
Sistem ini telah membantu kami beralih dari kekacauan ala Slack ke kejelasan yang didukung ClickUp.
Namun jangan khawatir, Anda tidak perlu menerapkan semua pola tersebut sekaligus. Mulailah dengan bertanya:
- Di mana kita sudah memiliki hierarki yang kokoh (Spaces, Folder, Daftar) yang layak memiliki saluran tersendiri?
- Saluran mana saja yang memiliki lalu lintas tinggi dan akan diuntungkan dari hubungan tugas atau agen otomatis sehingga kita tidak perlu terus-menerus mengulang hal yang sama?
Kemudian, kembangkan dari sana.
Mulailah dengan akun ClickUp gratis dan mulailah membangun!
Christopher adalah pendiri Upficient, penyedia solusi ClickUp independen yang melayani bisnis besar dan kecil di seluruh dunia dengan solusi ClickUp yang tangguh. Tim Upficient terus memperbarui panduan ClickUp Chat agar tim-tim dapat lebih dimaksimalkan dalam memanfaatkan lingkungan ClickUp mereka secara optimal. Mereka juga memiliki pasar template ClickUp yang ditujukan bagi pengguna Business Plus dan Enterprise. Ikuti mereka di LinkedIn untuk terus mengikuti informasi terbaru tentang penawaran mereka.