Menulis surat permintaan kenaikan gaji mungkin terasa menakutkan, tetapi ini adalah salah satu alat terkuat yang Anda miliki untuk memperjuangkan nilai Anda.
đź’° Minta apa yang Anda layak dapatkan! Penelitian menunjukkan bahwa 70% karyawan yang meminta kenaikan gaji mendapatkannya!
Surat permintaan kenaikan gaji adalah tempat Anda menjelaskan alasan di balik kenaikan gaji yang Anda minta, bukan hanya angka. Dan jika dilakukan dengan benar, surat ini menunjukkan kontribusi Anda, mencerminkan pertumbuhan Anda, dan membuka pintu menuju kompensasi yang Anda layak dapatkan.
Baik Anda membantu seorang manajer mengenali kinerja luar biasa seorang pemimpin tim atau mengstandarkan penyesuaian gaji di seluruh departemen, tujuannya sama: komunikasi yang jelas, profesional, dan efektif—bukan yang canggung!
Mari kita bahas detail-detail penting dalam menulis surat permintaan kenaikan gaji profesional. Kami akan berbagi banyak contoh dan alat gratis untuk memudahkan tugas ini. Ayo mulai! 🚀
Apa itu Surat Permohonan Kenaikan Gaji?
Surat permintaan kenaikan gaji adalah permintaan tertulis resmi yang menjelaskan mengapa Anda yakin kenaikan gaji adalah hal yang tepat. Surat ini menyoroti kontribusi Anda, menonjolkan kinerja Anda, dan memberikan alasan yang jelas untuk kenaikan gaji yang Anda minta.
Menyusun dokumen perubahan memberikan kejelasan bagi tim HR, melindungi mereka dari kebingungan di kemudian hari, dan menjaga komunikasi yang konsisten antar tim. Ini bukan sekadar formalitas. Ini mendefinisikan cara perusahaan Anda mengakui dan mencatat pertumbuhan.
Tujuan dan pentingnya permintaan kenaikan gaji
Ketika seseorang mendapatkan kenaikan gaji, keputusan tersebut seharusnya tidak hanya mencerminkan angka. Hal ini seharusnya mengakui kontribusi karyawan dan menandakan harapan di masa depan. Surat kenaikan gaji yang formal melakukan hal tersebut.
Ini membantu Anda:
- Dukung keputusan dengan bukti dari penilaian kinerja atau penilaian kinerja terbaru
- Kurangi ketidakpastian selama negosiasi gaji atau siklus promosi
- Tetapkan proses yang konsisten untuk mendokumentasikan penyesuaian gaji di seluruh peran dan departemen
Bagi tim HR, hal ini juga memperkuat hubungan antara perusahaan dan karyawan. Karyawan melihat kenaikan gaji sebagai respons terhadap kinerja mereka, bukan sekadar gestur sekali saja. Itulah jenis kejelasan yang membangun kepercayaan dan mendukung kesuksesan berkelanjutan.
Kapan sebaiknya Anda meminta kenaikan gaji?
Meskipun tidak ada jadwal baku, waktu yang tepat biasanya terkait dengan hasil yang dapat diukur atau perubahan lingkup pekerjaan. Berikut adalah saat yang umumnya tepat untuk memulai pembicaraan tentang kenaikan gaji:
- Setelah penilaian kinerja terbaru yang menyoroti kontribusi luar biasa Anda,
- Ketika seorang karyawan mengambil tanggung jawab baru atau beralih ke posisi yang lebih tinggi
- Jika ada kebutuhan untuk tetap kompetitif akibat penyesuaian pasar
- Ketika membahas kenaikan biaya hidup atau penyesuaian gaji secara perusahaan
Ini bukan hanya perubahan finansial, tetapi juga mencerminkan nilai yang terus berkembang dari peran seorang karyawan. Dan ketika hal itu terjadi, surat permintaan kenaikan gaji Anda akan mengukuhkannya dengan transparansi dan konsistensi.
đź‘€ Tahukah Anda? Di Mesir Kuno, bir bukan hanya untuk bersulang, melainkan bagian dari gaji. Pekerja, termasuk pembangun piramida, sering dibayar dengan jatah bir harian. Ternyata, negosiasi kompensasi selalu menjadi bagian dari pekerjaan.
Bagaimana Cara Menulis Surat Kenaikan Gaji?
Surat permintaan kenaikan gaji yang baik menyeimbangkan kejelasan dengan struktur. Surat permintaan kenaikan gaji menyampaikan kenaikan gaji dengan jelas dan memastikan semua pihak tetap sejalan.
Ini mencakup perubahan gaji karyawan, alasan di baliknya, dan waktu pelaksanaannya. Jika dilakukan dengan benar, surat ini menjadi bagian dari riwayat kompensasi Anda, bukan sekadar dokumen yang tersimpan di folder HR.
Elemen penting yang harus disertakan dalam surat Anda
Jaga agar tetap sederhana. Setiap surat kenaikan gaji harus mencakup hal-hal dasar:
- Judul pekerjaan: Jelaskan peran yang terkait dengan kenaikan gaji ini
- Gaji saat ini dan gaji baru: Tunjukkan transisi lengkap, termasuk persentase kenaikan
- Tanggal berlaku: Konfirmasikan kapan kenaikan gaji akan berlaku
- Alasan kenaikan gaji: Baik itu hasil penilaian kinerja, tanggung jawab baru, atau promosi yang pantas
- Pengakuan: Sebutkan kontribusi spesifik karyawan, kinerja luar biasa, atau kontribusi signifikan lainnya
- Langkah selanjutnya: Gunakan bagian ini untuk membahas ekspektasi di masa depan, terutama jika terkait dengan pencapaian milestone di masa mendatang
đź’ˇTips Pro: Gunakan ClickUp AI untuk menampilkan kontribusi dan prestasi Anda sepanjang tahun dan membuat argumen yang kuat untuk kenaikan gaji.
Dengan mencakup hal-hal ini, tidak akan ada ambiguitas baik dalam dokumen tertulis maupun dalam diskusi lanjutan.
⚡ Arsip Template: Template Surat Lamaran Kerja Terbaik di Google Docs
Tone dan bahasa yang digunakan untuk pendekatan profesional
Kata-kata yang Anda pilih tidak hanya menyampaikan kenaikan gaji, tetapi juga membentuk cara kenaikan gaji tersebut dipersepsikan.
Jika Anda bekerja di bidang HR, nada surat harus mencerminkan kejelasan, keadilan, dan pengakuan. Jika Anda adalah pemimpin departemen atau eksekutif, nada surat harus mencerminkan kepemimpinan dan bagaimana tim Anda melihat nilai dalam keputusan Anda. Nada yang salah dapat membuat penyesuaian gaji yang thoughtful terasa mekanis atau bahkan tidak tulus.
Apa yang sering salah? Surat menjadi terlalu formal atau tidak jelas. Upaya karyawan tersembunyi di balik bahasa baku. Penilaian kinerja yang menjadi dasar kenaikan gaji? Disimpulkan dalam satu kalimat. Akibatnya? Kenaikan gaji yang terasa seperti transaksi, bukan sesuatu yang pantas didapatkan.
Begini cara membuatnya bermakna:
- Sesuaikan nada dengan konteks: Surat promosi memiliki nada yang berbeda dengan surat kenaikan gaji yang diberikan untuk mempertahankan karyawan setelah penawaran balik
- Mulailah dengan jelas: Hindari kalimat pengisi seperti "senang memberitahukan" atau "karyawan yang dihargai", karena hal tersebut melemahkan pesan
- Hubungkan pengakuan dengan hasil nyata: "Kepemimpinan Anda dalam peluncuran kuartal ketiga secara langsung berdampak pada pertumbuhan pendapatan" lebih efektif daripada "Anda telah melakukan pekerjaan yang bagus."
- Ungkapkan apresiasi dengan tegas: Kalimat seperti "Kenaikan ini mencerminkan kontribusi Anda terhadap [inisiatif]" terdengar konkret dan tidak generik
Jika Anda mengelola beberapa surat di berbagai departemen, ClickUp Brain dapat membantu Anda menyempurnakan nada, menyesuaikan struktur, dan memastikan konsistensi, tanpa perlu mengulang pekerjaan atau kehilangan sentuhan personal.
Kesalahan umum yang harus dihindari
Bahkan jika keputusan kenaikan gaji sudah tepat, surat yang ditulis dengan buruk dapat merusak cara penerimaannya.
Inilah di mana seringkali hal-hal salah:
- Alasan yang kurang kuat: Kalimat seperti "Saya telah bekerja dengan baik tahun ini" tidak menjelaskan kenaikan gaji sebesar 15%. Lebih efektif untuk mengaitkan kenaikan gaji dengan inisiatif spesifik yang telah kontribusi signifikan dari karyawan
- Surat terasa kaku: Bahasa yang terlalu formal tanpa merujuk pada pekerjaan sebenarnya karyawan mengirimkan sinyal yang salah. Hal ini meremehkan prestasi dan usaha karyawan
- Format tidak konsisten: Jika setiap departemen menggunakan struktur atau nada yang berbeda, format profesional Anda akan hilang, dan surat tersebut kehilangan kredibilitasnya
- Tanpa proses persetujuan: Jika seorang manajer mengirimkan versi tanpa tinjauan yang tepat, hal ini dapat menyebabkan ketidaksesuaian atau koreksi yang canggung. Gunakan ClickUp Docs untuk berkolaborasi, mengunci versi, dan mendapatkan persetujuan yang tepat
- Tidak ada konteks emosional: Kenaikan gaji memiliki bobot. Jika surat tidak mengakui hal itu, pesan terasa transaksional. Hal ini memengaruhi cara karyawan memandang hubungan karyawan-majikan, dan pada akhirnya, budaya perusahaan Anda
Ini bukan tentang menggunakan kata-kata yang berlebihan. Ini tentang memastikan pengakuan tertuang dalam tulisan dan diterapkan dalam praktik.
đź“– Baca Lebih Lanjut: Apa Biaya Sebenarnya dari Perputaran Karyawan bagi Bisnis Anda?
Template dan Contoh Surat Permohonan Kenaikan Gaji
Anda sudah bekerja keras. Kini saatnya untuk mengajukan permintaan.
Apakah Anda sedang mengelola proyek-proyek berdampak besar, mengambil tanggung jawab baru, atau menyadari bahwa gaji Anda tidak lagi mencerminkan peran Anda, surat permintaan kenaikan gaji adalah tempat Anda menuangkan semua hal tersebut ke dalam kata-kata.
Tujuannya? Membuat atasan Anda mudah melihat nilai yang Anda berikan dan mengapa waktu yang tepat untuk mengajukan kenaikan gaji.
Berikut ini empat contoh untuk membantu Anda memulai. Gunakan yang paling sesuai dengan situasi Anda, lalu sesuaikan nada dan detailnya agar sesuai dengan gaya penulisan dan tujuan Anda.
✍️ Template 1: Permohonan kenaikan gaji berdasarkan kinerja
Kapan menggunakannya: Anda telah melampaui ekspektasi dalam peran Anda dan ingin memulai percakapan setelah kinerja yang kuat atau pencapaian terbaru.
Mengapa ini berhasil: Surat ini dimulai dengan hasil yang dicapai, mengaitkan kesuksesan dengan tujuan bisnis, dan menempatkan kenaikan gaji sebagai langkah logis berikutnya.
Subjek: Permohonan Pembahasan Penyesuaian Gaji
Halo [Nama Atasan],
Saya ingin mengajukan permohonan tinjauan formal terhadap gaji saya saat ini berdasarkan kontribusi yang telah saya berikan selama [Periode Waktu].
Secara spesifik, kontribusi saya pada [Proyek atau Inisiatif Utama] telah membantu [hasil yang dapat diukur], dan saya secara konsisten telah memenuhi atau melampaui target kinerja yang ditetapkan dalam penilaian terakhir. Saya juga telah mengambil inisiatif dalam [Tugas Tambahan atau Peran Pendukung], yang berkontribusi pada kesuksesan tim kami di luar tanggung jawab utama saya.
Mengingat kinerja saya, saya akan sangat menghargai kesempatan untuk membahas kembali gaji saya dan mendiskusikan penyesuaian yang sesuai dengan kontribusi saya.
Kami menantikan untuk membahas hal ini lebih lanjut.
Salam hormat,
[Nama Anda]
đź“– Baca Juga: Bagaimana Mengukur Tingkat Keterlibatan Karyawan?
🚀 Template 2: Permohonan kenaikan gaji setelah mengambil tanggung jawab baru
Kapan menggunakannya: Anda telah mengambil tanggung jawab tambahan, baik melalui kepemimpinan tim, proyek baru, atau perluasan lingkup pekerjaan, tetapi gaji Anda belum berubah.
Mengapa ini berhasil: Surat ini jelas, proaktif, dan mengakui perkembangan peran Anda tanpa terdengar transaksional.
Subjek: Permohonan Peninjauan Gaji Berdasarkan Perluasan Tugas
Halo [Nama Atasan],
Sejak [Bulan atau Acara], saya telah mengambil tanggung jawab tambahan, termasuk [Tugas Baru atau Tim]. Perubahan ini telah memperluas peran saya dan meningkatkan dampak saya di [Departemen atau Inisiatif].
Meskipun saya menghargai kesempatan untuk berkembang di bidang ini, gaji saya saat ini tidak lagi mencerminkan lingkup kontribusi saya. Saya ingin meminta peninjauan gaji saya dan menjajaki kemungkinan penyesuaian yang sesuai dengan tanggung jawab saya saat ini.
Siap untuk membahas lebih lanjut sesuai dengan waktu yang Anda tentukan.
Salam,
[Nama Anda]
⚡ Arsip Template: Template Surat Verifikasi Karyawan Gratis untuk Keunggulan HR
đź“Š Template 3: Permohonan kenaikan gaji berdasarkan standar pasar
Kapan menggunakannya: Anda telah meneliti jabatan Anda dan menemukan bahwa gaji Anda di bawah rata-rata industri untuk peran, pengalaman, atau lokasi Anda.
Mengapa ini berhasil: Surat ini profesional, didasarkan pada data, dan mengajak untuk berdiskusi daripada mengajukan tuntutan.
Subjek: Pembahasan Standar Gaji
Halo [Nama Atasan],
Saya ingin memulai pembicaraan mengenai gaji saya saat ini berdasarkan tolok ukur pasar terbaru untuk peran yang serupa dengan peran saya.
Menurut [Sumber atau Laporan], kisaran gaji rata-rata untuk [Jabatan] di [Wilayah/Industri] adalah [Kisaran], yang lebih tinggi dari kompensasi saya saat ini. Mengingat masa kerja, kinerja, dan kontribusi saya—terutama terkait [Inisiatif atau Hasil Utama]—saya ingin mengajukan permohonan tinjauan dan membahas kemungkinan penyesuaian.
Saya memahami bahwa banyak faktor yang mempengaruhi perencanaan kompensasi, dan saya menghargai pertimbangan Anda.
Salam,
[Nama Anda]
đź“– Baca Lebih Lanjut: Contoh Umpan Balik Karyawan yang Efektif untuk Memberikan Masukan Objektif dan Meningkatkan Semangat Kerja
🔄 Template 4: Permohonan kenaikan gaji setelah menerima tawaran dari perusahaan lain
Kapan menggunakannya: Anda telah menerima tawaran pekerjaan lain tetapi lebih memilih untuk tetap tinggal, jika paket kompensasi Anda mencerminkan nilai dan pertumbuhan jangka panjang Anda.
Mengapa ini berhasil: Surat ini jujur, tidak konfrontatif, dan memungkinkan atasan Anda untuk mempertahankan Anda tanpa tekanan.
Subjek: Pembahasan Gaji
Halo [Nama Atasan],
Saya baru-baru ini menerima tawaran dari perusahaan lain yang menawarkan paket kompensasi yang lebih tinggi. Meskipun saya tidak sedang mencari pekerjaan baru, tawaran ini membuat saya berpikir lebih serius tentang peran dan perkembangan jangka panjang saya di sini.
Saya benar-benar menghargai pekerjaan yang kita lakukan dan arah tim kita. Itulah mengapa saya ingin membahas kembali gaji saya saat ini dan melihat apakah ada kesempatan untuk menyesuaikannya lebih sesuai dengan tanggung jawab saya dan kondisi pasar.
Saya senang untuk membahas lebih lanjut dan menghargai pertimbangan Anda.
Salam,
[Nama Anda]
Di sini pula, asisten AI andal Anda, ClickUp Brain, siap membantu Anda dengan segera menghasilkan surat permintaan kenaikan gaji yang meyakinkan dan berkualitas tinggi. Cukup masukkan persyaratan utama Anda, dan Brain akan menyusun surat yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
✨ Bonus: Sekarang, ClickUp Brain dapat menggunakan model AI eksternal seperti GPT-4o dan Clause langsung dari dalam ruang kerja ClickUp Anda. Penuhi semua kebutuhan AI kerja Anda dengan ClickUp.
Setiap templat surat permintaan kenaikan gaji ini dirancang untuk membantu Anda memulai percakapan produktif dan profesional mengenai kenaikan gaji Anda. Sesuaikan templat ini sesuai dengan situasi Anda, apakah Anda ingin menyoroti kontribusi karyawan, merujuk pada penilaian kinerja terbaru, atau bernegosiasi mengenai gaji.
Tips untuk Mendapatkan Kenaikan Gaji Anda Disetujui
Surat permintaan kenaikan gaji yang ditulis dengan baik menonjolkan kinerja karyawan, menekankan kontribusi spesifik karyawan, dan menyiapkan landasan untuk persetujuan. Namun, bahkan surat yang paling kuat pun membutuhkan kombinasi yang tepat antara strategi, waktu, dan persepsi agar berhasil.
Berikut ini adalah tips praktis dan tingkat ahli untuk membuat permintaan Anda benar-benar diperhatikan, bukan hanya terlihat.
1. Mulailah membentuk narasi sebelum Anda mengajukan permintaan
Proses persetujuan tidak dimulai dengan surat Anda, melainkan dengan cara orang membicarakan Anda di ruangan saat Anda tidak ada di sana.
Sebelum mengajukan permintaan, pastikan:
- Anda dianggap sebagai orang yang bertanggung jawab atas hasil, bukan hanya tugas
- Kontribusi karyawan Anda sudah dikenal di seluruh tim
- Anda telah memimpin inisiatif atau mendukung keberhasilan tim yang sejalan dengan tujuan kepemimpinan
Ketika nama Anda sudah memiliki pengaruh, surat tersebut menjadi formalitas, bukan perdebatan.
đź’ˇ Tips Pro: Gunakan Dashboard ClickUp untuk melacak dan memvisualisasikan dampak Anda di seluruh proyek dan tim. Saat Anda siap mengajukan kenaikan gaji, Anda akan memiliki cerita yang jelas didukung oleh hasil, yang sudah terlihat oleh atasan Anda.
2. Lihat pratinjau percakapan sebelum mengirimkan surat Anda
Jangan mengejutkan atasan Anda dengan surat resmi. Beritahu mereka bahwa Anda berencana untuk membahas gaji Anda saat ini dalam pertemuan berikutnya.
Ini:
- Berikan mereka waktu untuk mempersiapkan konteks atau persetujuan
- Menunjukkan kedewasaan dan transparansi
- Membantu mereka memperjuangkan kepentingan Anda dengan lebih percaya diri
Kenaikan gaji yang diberikan secara tiba-tiba jarang disetujui. Pemberitahuan strategis justru lebih efektif.
3. Sesuaikan permintaan Anda dengan waktu yang tepat untuk memicu perubahan
Kenaikan gaji seringkali ditolak, bukan karena tidak layak, tetapi karena siklus anggaran belum dibuka, atau fokus pimpinan berada di tempat lain.
Waktu yang ideal meliputi:
- Evaluasi kinerja pasca-penilaian
- Selama proses peninjauan kompensasi di seluruh departemen
- Ketika tanggung jawab atau peran berubah di antara tim
Tips Pro: Jika Anda tidak tahu kapan siklus tersebut terjadi, tanyakan kepada atasan Anda kapan pembahasan gaji biasanya dilakukan. Hal itu saja sudah menunjukkan kesadaran strategis.
⚡ Arsip Template: Template Peta Karier untuk Membuat Peta Jalan Karier yang Jelas
4. Jadikan kenaikan gaji mudah disetujui, bukan sulit untuk dibenarkan
Ini berarti:
- Mengaitkan permintaan Anda dengan hasil bisnis yang spesifik
- Mengutip penyesuaian pasar atau tolok ukur internal
- Tetap dalam kisaran yang wajar sesuai dengan jabatan dan peran Anda
Kenaikan gaji yang jelas, terperinci, dan mudah dijelaskan kepada bagian keuangan atau HR adalah yang paling efektif.
5. Hindari konflik dengan prinsip keadilan internal
Salah satu alasan utama permintaan ditunda atau ditolak: mereka mengganggu keseimbangan. Jika jumlah kenaikan gaji Anda akan membuat Anda menjadi orang dengan gaji tertinggi di level Anda tanpa perubahan jabatan, hal ini akan memberi tekanan pada atasan Anda untuk menjelaskan pengecualian tersebut.
Alih-alih, usulkan angka yang mencerminkan pertumbuhan Anda, tetapi tetap sesuai dengan logika paket kompensasi yang digunakan perusahaan.
6. Tekankan dampak di masa depan, bukan hanya prestasi di masa lalu
Ya, Anda harus merujuk pada hasil kerja, tetapi juga hubungkan permintaan Anda dengan apa yang akan datang. Apakah Anda akan memimpin tim baru? Mengelola akun strategis? Atau beralih ke peran mentor?
Kenaikan gaji seringkali lebih mudah disetujui ketika terasa seperti investasi untuk masa depan, bukan hanya sebagai penghargaan atas apa yang telah dilakukan.
đź“– Baca Juga: Cara Membuat dan Mengelola Program Penghargaan Karyawan Terbaik
Tips terakhir: Buat atasan Anda terlihat baik dengan mengatakan ya
Atasan Anda mungkin setuju dengan Anda, tetapi masih perlu meyakinkan orang lain. Tugas Anda adalah memberikan mereka cerita, data, dan bahasa yang tepat untuk melakukannya.
Ketika permintaan Anda membuat mereka terlihat pintar dengan mendukung Anda, Anda sudah lebih dekat untuk mendengar kata "disetujui."
Pastikan Kenaikan Gaji Anda Disetujui dengan Kata-kata yang Tepat
Surat permintaan kenaikan gaji yang ditulis dengan baik tidak hanya meminta kenaikan gaji, tetapi juga mencerminkan usaha Anda, menonjolkan kontribusi yang signifikan, dan menunjukkan kesiapan untuk mengambil tanggung jawab tambahan.
Apakah Anda merujuk pada penilaian kinerja terbaru, mengajukan alasan berdasarkan kenaikan biaya hidup, atau menyesuaikan dengan penyesuaian pasar, surat Anda harus secara jelas menyampaikan alasan, merinci jumlah kenaikan gaji, dan mengucapkan terima kasih atas paket kompensasi yang telah Anda terima sejauh ini.
Mengkomunikasikan perubahan gaji dengan nada dan struktur yang tepat memperkuat hubungan antara atasan dan bawahan serta menunjukkan komitmen Anda yang berkelanjutan terhadap peran yang diemban.
Coba ClickUp hari ini untuk mengorganisir pencapaian kinerja Anda, melacak tonggak pencapaian, dan mempersiapkan langkah besar berikutnya.