Kesulitan mengikuti email, pesan Slack, dan pengumuman di seluruh perusahaan?
Komunikasi internal dapat terasa seperti pekerjaan penuh waktu-karena, bagi banyak orang, memang seperti itu. Antara merespons pesan, menyusun memo, dan berpindah antar platform, tugas-tugas ini menghabiskan banyak waktu dalam seminggu.
42% gangguan kerja berasal dari menyulap email, rapat, dan alat bantu.
AI dapat mengubahnya. Dengan petunjuk yang tepat, AI dapat membantu Anda menyusun pesan yang jelas dan efektif dengan lebih cepat-apakah Anda menanggapi pertanyaan singkat, mengumumkan pembaruan besar, atau menangani topik yang sensitif.
Dalam panduan ini, kami akan membahas petunjuk AI terbaik untuk komunikasi internal dan bagaimana ClickUp - aplikasi segala hal untuk pekerjaan - dapat membantu Anda menyederhanakan pengiriman pesan, mengurangi bolak-balik, dan meningkatkan efisiensi.
โฐ Ringkasan 60 Detik
- Komunikasi internal menghabiskan sebagian besar waktu kerja, dengan AI yang menawarkan solusi untuk menyederhanakan dan meningkatkan pengiriman pesan
- AI dapat mempersonalisasi komunikasi karyawan, menganalisis data, dan mengotomatiskan pesan rutin, sehingga meningkatkan keterlibatan dan kejelasan
- Petunjuk AI yang efektif sangat penting untuk komunikasi internal yang berdampak, termasuk pengumuman di seluruh perusahaan dan survei karyawan
- Tantangan dalam adopsi AI termasuk masalah privasi, menyelaraskan dengan budaya perusahaan, dan mempertahankan sentuhan manusiawi dalam komunikasi
- Masa depan AI dalam komunikasi internal mencakup personalisasi pesan cerdas dan manajemen alur kerja yang didukung AI dengan tetap mempertahankan interaksi manusia yang penting
- Alat bantu AI seperti ClickUp dapat menghasilkan pesan, wawasan, dan strategi, sehingga komunikasi internal menjadi lebih efisien dan efektif
- ClickUp Brain mengintegrasikan AI dalam ruang kerja Anda untuk meningkatkan komunikasi dan manajemen proyek
Cara Menggunakan AI dalam Komunikasi Internal
Sebelum kita membahas tentang petunjuk, berikut ini adalah cara tim menggunakan AI untuk meningkatkan obrolan harian dan pembaruan perusahaan:
- Mempersonalisasi komunikasi karyawan: Ucapkan selamat tinggal pada pesan umum-AI menyesuaikan nada dan pengiriman berdasarkan preferensi individu untuk menciptakan komunikasi karyawan yang menarik
- Menganalisis data dan mengukur sentimen karyawan: AI menafsirkan tren dan sentimen dalam upaya komunikasi perusahaan baru-baru ini serta data produktivitasnya, sehingga membantu manajer mengambil keputusan yang tepat dan meningkatkan dinamika tim
- Menghasilkan dan menyempurnakan konten: AI membantu melakukan curah pendapat, membuat garis besar komunikasi, dan mengubah konsep kasar menjadi konten yang dipoles dan menarik
- Mengotomatiskan pesan rutin: Dari pembaruan harian hingga pengumuman dan pengingat, AI menjadwalkan dan mempersonalisasi komunikasi agar karyawan tetap mendapat informasi
- Dapatkan informasi secara instan: AI dengan cepat menemukan dokumen, wawasan, dan kutipan dari data perusahaan yang terhubung dan basis data Google yang luas dengan perintah sederhana
๐ Baca Juga: Cara Menggunakan AI untuk Produktivitas
Petunjuk AI untuk Komunikasi Internal
Dengan mempertimbangkan beragam aplikasinya, berikut ini adalah petunjuk AI terbaik yang akan memudahkan semua orang dalam menyusun komunikasi internal.
1. Petunjuk AI untuk pengumuman di seluruh perusahaan
Pengumuman meningkatkan semangat kerja karyawan lebih cepat daripada secangkir kafein yang dapat menghilangkan rasa sedih di hari Senin. Pengumuman ini juga menunjukkan komitmen Anda terhadap kepercayaan dan transparansi.
Cobalah tiga contoh perintah AI ini untuk komunikasi di seluruh perusahaan yang berdampak besar:
Meluncurkan lini produk baru
Bulan depan, kami akan meluncurkan lini produk baru kami, [Nama Produk]. Tulis pengumuman di seluruh perusahaan tentang bagaimana hal ini menandai tonggak penting bagi [Nama Perusahaan] di [Industri/Tujuan]. Akui kontribusi karyawan dan dorong mereka untuk berbagi kegembiraan. Buatlah pengumuman yang ringkas, menarik, dan memotivasi.
Mengkomunikasikan pergeseran dalam model kerja
Umumkan perubahan ke [Model Kerja Baru] mulai [Tanggal], dengan menguraikan ekspektasi kerja di kantor dan kerja jarak jauh. Soroti alasannya, dukungan yang tersedia, dan bagaimana hal ini sejalan dengan komitmen [Nama Perusahaan] terhadap [Nilai Utama]. Buatlah ringkas, menarik, dan memotivasi, dengan pimpinan yang meminta umpan balik dari karyawan.
Mengakui penghargaan
Umumkan penerimaan [Nama Perusahaan] atas [Nama Penghargaan], yang mengakui [Alasan Penghargaan]. Rayakan pencapaian, ungkapkan rasa terima kasih kepada karyawan, dan undang mereka ke acara perayaan pada [Tanggal] di [Waktu], baik secara langsung maupun virtual. Buatlah acara yang ringkas, menarik, dan memotivasi, dengan ajakan bagi karyawan untuk berbagi refleksi mereka.
๐ก Kiat Pro: Siapkan beberapa templat perintah AI dengan tempat penampung untuk acara, tanggal, dan pencapaian-seperti yang kami lakukan. Saat tiba waktunya untuk pengumuman, isi detailnya, sesuaikan kata-katanya, dan tekan kirim.
2. Petunjuk AI untuk survei karyawan
Umpan balik adalah cara terbaik untuk memahami kebutuhan organisasi Anda, terutama untuk mengatasi gesekan, meningkatkan keterlibatan, dan mempercepat pertumbuhan.
Dan apa cara yang lebih baik untuk mengumpulkan umpan balik dari karyawan selain survei karyawan? Berikut adalah tiga petunjuk AI untuk memaksimalkan dampaknya:
Mempersiapkan survei analisis sentimen
Buat survei analisis sentimen untuk mengukur kepuasan karyawan dengan [aspek organisasi]. Sertakan lima pertanyaan ringkas yang mencakup topik-topik seperti [area fokus tertentu]. Gunakan opsi pilihan ganda, peringkat skala Likert, dan satu pertanyaan terbuka untuk mendapatkan umpan balik yang terperinci. Jaga agar nada suara tetap netral, mendukung, dan mendorong tanggapan yang jujur.
๐กTip Pro: Gunakan topik survei seperti tantangan kesehatan dan kebugaran untuk memantau tingkat energi karyawan Anda secara keseluruhan.
Memotivasi partisipasi karyawan
Tulis email tindak lanjut otomatis dari pimpinan untuk memotivasi partisipasi karyawan dalam [Nama Survei]. Yakinkan karyawan bahwa mereka tidak akan dirahasiakan, soroti peningkatan yang telah dilakukan berdasarkan survei sebelumnya, dan sertakan tautan yang dapat diklik ke survei tersebut. Dorong penyelesaiannya pada [Tanggal] dan jaga agar nadanya tetap menarik dan memotivasi.
๐ก Kiat Pro: Tambahkan beberapa wawasan tentang hasil survei, seperti tingkat partisipasi, dalam prompt Anda. Hal ini akan menambah kedalaman dan konteks pada pesan Anda.
Membagikan hasil survei dengan karyawan
Tulis komunikasi di seluruh perusahaan untuk membagikan temuan utama dari [Nama Survei], termasuk statistik seperti [Hasil Utama]. Ucapkan terima kasih atas partisipasi, jelaskan tindakan yang direncanakan untuk menangani umpan balik, dan undang masukan lebih lanjut untuk kejelasan atau saran tambahan. Jaga agar nada bicara tetap menghargai dan konstruktif.
๐ Tahukah Anda? Sekitar 21% karyawan di Amerika Serikat berhenti bekerja karena budaya atau politik di tempat kerja. Survei karyawan membantu Anda memahami dan mengatasi masalah ini sebelum pergantian karyawan menggagalkan organisasi Anda.
3. Petunjuk AI untuk mengukur KPI komunikasi internal
Menetapkan dan menganalisis metrik utama seperti waktu respons dan tingkat keterbukaan pesan dapat membantu menampilkan kemajuan komunikasi internal secara instan.
Untuk mengukur KPI dengan intervensi manusia yang minimal, pertimbangkan untuk menggunakan petunjuk ini:
Menetapkan strategi, KPI, dan saluran komunikasi internal terbaik
Bagikan lima langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk menetapkan KPI komunikasi internal terbaik dan pilih saluran yang paling efektif untuk demografi karyawan yang berbeda. Pertimbangkan faktor-faktor seperti [alat komunikasi, preferensi karyawan, tingkat keterlibatan, dan mekanisme umpan balik]
Fakta Menarik: Jika pertanyaan Anda membutuhkan jawaban yang panjang, ClickUp Brain akan membuat ClickUp Doc sebagai jawaban dan membagikan tautannya kepada Anda, alih-alih memberikan jawaban di jendela obrolan. Bicara tentang efisiensi! ๐คฏ
Mengenali dan mempersiapkan tanda-tanda KPI yang berkinerja buruk
Identifikasi indikator dan perilaku utama yang menandakan KPI berkinerja buruk yang terkait dengan [metrik komunikasi atau keterlibatan tertentu]. Sertakan contoh seperti [indikator perilaku], dan jelaskan bagaimana hal ini dapat muncul dalam organisasi besar.
Membuat strategi dari status KPI saat ini
Bagikan lima strategi untuk meningkatkan [Status KPI] dari [Metrik Saat Ini] menjadi [Metrik Target] dalam [Jangka Waktu]. Pertimbangkan faktor-faktor seperti keterlibatan kepemimpinan, peningkatan komunikasi, penghargaan, kolaborasi tim, dan peluang pengembangan profesional.
๐ก Kiat Pro: Lampirkan semua laporan atau detail yang relevan saat Anda meminta AI menganalisis KPI Anda. Informasi dan kumpulan data yang mendalam membantu AI memberikan respons yang lebih kontekstual dan akurat.
4. Petunjuk AI untuk membuat buletin internal
Siaran rutin melalui buletin internal menjadi saluran yang efektif untuk pembaruan rutin dan materi edukasi. Ditambah lagi, dengan ID email grup yang sudah digunakan oleh banyak bisnis, buletin menjadi sangat mudah untuk dikirim.
Berikut adalah beberapa petunjuk AI untuk diuji coba bagi para profesional komunikasi internal yang membutuhkan cara kreatif untuk membuat buletin yang menarik.
Menyiapkan templat buletin
Buat templat buletin internal bulanan yang menyoroti [Topik Utama]. Sertakan bagian untuk [bagian khusus seperti pesan CEO, acara mendatang, dll]. Pastikan nadanya bernuansa perayaan, motivasi, dan informatif.
Membuat kalender topik buletin
Buat kalender topik buletin 6 bulan untuk [Fokus Bisnis]. Menyediakan lima opsi topik bulanan, memastikan relevansi dengan acara mendatang seperti [Acara/Rencana Khusus].
Mencantumkan ide desain untuk tata letak dan visual
Menghasilkan ide desain untuk tata letak buletin [Jumlah Halaman]-halaman. Menguraikan susunan artikel agar mudah dibaca, menyarankan skema warna modern, dan merekomendasikan tipografi yang mudah dibaca dengan [Gaya Tema].
๐ Tahukah Anda Beberapa alat bantu AI, seperti Dall-E dan SORA, tidak hanya menghasilkan teks, tetapi juga gambar dan video yang realistis! Akan tetapi, keakuratannya bisa berbeda-beda. Jadi, sebaiknya gunakan alat bantu ini jika Anda kehabisan aset internal.
5. Petunjuk AI untuk komunikasi kepemimpinan
Kepemimpinan tidak hanya berhenti pada pengambilan keputusan yang sulit; namun juga mencakup penyampaian yang jelas dan berdampak. Mulai dari menggalang tim dan semangat hingga menangani panggilan sulit dengan empati, kata-kata pemimpin membentuk arah organisasi.
Jika Anda ingin menyempurnakan pesan eksekutif Anda, petunjuk AI yang mudah diadaptasi ini membantu menciptakan komunikasi internal yang lebih kuat:
Menetapkan visi strategis perusahaan
Susun komunikasi dari [Tim Kepemimpinan/CEO] yang menguraikan [Visi Strategis] perusahaan untuk [Jangka Waktu] berikutnya. Soroti prioritas utama, nilai-nilai inti, dan bagaimana karyawan akan mendorong strategi tersebut. Doronglah umpan balik dan saran.
Berbagi pencapaian tim fungsional
Buat komunikasi yang mengakui [Tim Fungsional] pencapaian selama [Jangka Waktu] masa lalu. Soroti keberhasilan utama, termasuk [Pencapaian Spesifik], dan kontribusi dari fungsi-fungsi lain seperti [Fungsi Pendukung]. Sebutkan inisiatif yang akan datang dan dorong dedikasi yang berkelanjutan dengan pesan pribadi dari [CEO/Pimpinan].
Mengatasi tantangan dan manajemen krisis
Susun pesan CEO yang transparan dan meyakinkan yang membahas tantangan saat ini, seperti [Tantangan Spesifik]. Mengakui faktor-faktor yang berkontribusi seperti [Faktor-faktor yang Berkontribusi] dan menguraikan langkah-langkah seperti [Tindakan yang Direncanakan]. Beri tahu karyawan tentang bagaimana mereka dapat mendukung dan menekankan kerja sama tim, meyakinkan mereka tentang [Key Reassurances]. Dorong komunikasi yang terbuka dan undanglah umpan balik.
๐ Tahukah Anda? CEO memengaruhi hingga 45% kinerja perusahaan. Entah itu untuk mendapatkan hasil maksimal dari anggota dewan atau karyawan, komunikasi dapat membantu meningkatkan kinerja mereka.
6. Petunjuk AI untuk resolusi konflik
Meskipun konflik di tempat kerja tidak dapat dihindari, cara Anda menanganinya dapat membuat atau menghancurkan dinamika tim. Mulai dari meredakan ketegangan hingga menumbuhkan rasa saling pengertian, pesan yang tepat dapat mengubah perselisihan menjadi peluang pertumbuhan.
Perlu bantuan untuk menavigasi situasi yang sulit? Petunjuk AI ini membantu Anda menemukan nada yang tepat dan menjaga kedamaian:
Menjembatani gangguan komunikasi di antara rekan kerja
Buatlah draf pesan dari [Supervisor/Manajer] yang mendorong dua karyawan yang mengalami gangguan komunikasi untuk melakukan percakapan yang terbuka dan jujur. Tekankan mendengarkan secara aktif, ruang yang aman untuk menyampaikan masalah, dan tawarkan sumber daya mediasi. Tekankan dukungan perusahaan dalam menyelesaikan masalah.
Menangani ketidaksepakatan dalam alokasi sumber daya
Tulis pesan sebagai [Peran] yang membahas konflik antara [Tim A] dan [Tim B] mengenai [Masalah Sumber Daya/Alokasi]. Akui kedua perspektif dan usulkan pertemuan untuk menyelaraskan prioritas. Tekankan peran kepemimpinan dalam memastikan distribusi sumber daya yang adil sambil menjaga [Tujuan Proyek] tetap pada jalurnya.
Meminta mediasi konflik
Susun permintaan ke [Departemen/Orang] untuk mediasi karena [Masalah] yang masih belum terselesaikan. Mintalah panduan untuk menangani masalah tersebut secara profesional sambil memastikan adanya rasa saling menghormati. Tekankan pentingnya [Hasil yang Diinginkan] dan usulkan [Langkah Selanjutnya] untuk menilai kemajuan.
Baca juga: Alat AI Terbaik untuk Sumber Daya Manusia
7. Petunjuk AI untuk interaksi karyawan
Interaksi di tempat kerja yang bermakna akan membangun hubungan tim yang tulus, membuat pekerjaan terasa seperti bermain.
Berikut ini adalah beberapa petunjuk AI untuk membuka komunikasi interpersonal terbaik dengan anggota tim Anda:
Berbagi pengakuan antar rekan kerja untuk pencapaian
Tulis pesan ucapan selamat kepada kolega saya [Nama Kolega] karena telah berhasil memimpin [Nama Proyek]. Soroti pencapaian mereka, dampaknya terhadap tim atau perusahaan, dan bagaimana pencapaian tersebut berkontribusi terhadap kesuksesan secara keseluruhan. Jaga agar tetap bersifat pribadi, ungkapkan apresiasi atas kontribusi mereka, dan tawarkan dukungan untuk proyek-proyek selanjutnya.
Mendorong anggota tim untuk proyek yang akan datang
Tulis pesan yang mendorong [Nama anggota tim] dari[Nama departemen] untuk berkolaborasi dalam [Nama Proyek]. Jelaskan tujuan proyek, hasil yang diharapkan, dan pentingnya kerja sama tim. Soroti bagaimana keahlian mereka akan berkontribusi pada kesuksesan dan undang mereka untuk berbagi ide atau pertanyaan.
Menghubungi kolega untuk mengetahui keahlian mereka
Tulis pesan ke [Nama Kolega] yang mengundang mereka untuk berbagi keahlian di [Proyek/Topik]. Sebutkan pentingnya masukan mereka, sarankan pertemuan, dan tanyakan waktu yang sesuai.
๐ Tahukah Anda? Hubungan kerja mendukung hingga 39% kepuasan kerja. Interaksi yang lancar = tim yang lebih bahagia! ๐ค
Prompt bonus: Mengambil wawasan dan file
Pekerjaan hari ini rusak.
60% waktu kami dihabiskan untuk berbagi, mencari, dan memperbarui informasi di berbagai alat yang berbeda. Proyek, dokumentasi, dan komunikasi kami tersebar di berbagai alat yang tidak terhubung sehingga menguras produktivitas.
Asisten kerja AI seperti ClickUp Brain dapat membantu-dengan mengambil informasi ruang kerja Anda dalam hitungan detik. Coba perintah di bawah ini:
Apa saja tren dan statistik utama menurut [Nama Laporan]? Juga, tarik dokumen yang Anda maksud.
๐ฎKlik Wawasan: Hanya 12% responden survei kami yang menggunakan fitur-fitur AI yang disematkan di dalam suite produktivitas. Adopsi yang rendah ini menunjukkan bahwa implementasi yang ada saat ini mungkin tidak memiliki integrasi kontekstual yang mulus yang akan mendorong pengguna untuk beralih dari platform percakapan mandiri yang mereka sukai.
Misalnya, dapatkah AI menjalankan alur kerja otomatisasi berdasarkan perintah teks biasa dari pengguna? ClickUp Brain bisa! AI terintegrasi secara mendalam ke dalam setiap aspek ClickUp, termasuk tetapi tidak terbatas pada meringkas utas obrolan, menyusun atau memoles teks, mengambil informasi dari ruang kerja, menghasilkan gambar, dan banyak lagi!
Bergabunglah dengan 40% pelanggan ClickUp yang telah mengganti 3+ aplikasi dengan aplikasi serba bisa kami untuk bekerja!
Praktik Terbaik untuk Menggunakan Prompt AI
Prompt kami mencakup hampir semua skenario di tempat kerja, namun untuk membuat respons yang terbaik diperlukan keahlian khusus. Ikuti lima kiat sederhana ini untuk meningkatkan setiap pesan yang dihasilkan AI.
Membuatnya sejernih kristal
Gunakan petunjuk yang jelas dan spesifik untuk respons AI yang lebih akurat. Semakin detail yang Anda berikan, semakin baik AI dapat menyesuaikan jawabannya dengan kebutuhan Anda. Pikirkan tentang informasi apa yang paling penting dan susunlah permintaan Anda dengan tepat.
๐ Contoh: Hindari permintaan yang tidak jelas seperti "Beri tahu saya tentang pembaruan proyek. "
Sebagai gantinya, cobalah 'Buat daftar pencapaian utama yang dicapai dalam proyek pengembangan aplikasi seluler Q3, termasuk tanggal penyelesaian dan anggota tim yang terlibat. '
๐ก Kiat Pro: Bagikan contoh dalam prompt Anda untuk respons yang lebih jelas dan praktis.
Kemas dalam konteks yang tepat
Satu pertanyaan bisa memiliki jutaan jawaban, tergantung pada cerita atau konteksnya. Itulah mengapa Anda perlu menambahkan pertanyaan yang kaya konteks agar AI dapat memahami kebutuhan Anda dengan lebih baik. Sertakan apa pun mulai dari mengapa Anda membutuhkannya hingga target audiens Anda.
๐ Contoh: Alih-alih "Tulis pembaruan internal tentang kebijakan baru kami, " cobalah: "Buat pembaruan internal yang ramah bagi karyawan tentang kebijakan kerja jarak jauh yang baru, dengan menekankan fleksibilitas, panduan utama, dan bagaimana kebijakan tersebut mendukung keseimbangan kehidupan kerja. "
Jabarkan langkah demi langkah
Apakah Anda perlu menyusun pertanyaan atau pengumuman yang rumit? Pisahkan perintah AI Anda menjadi bagian yang lebih kecil dan logis.
๐ Contoh: Mulailah secara umum dengan "Apa saja fase peluncuran produk? " Kemudian, sempurnakan dengan "Buat daftar ide konten media sosial untuk hari peluncuran. "
Uji dan sesuaikan
Pembuatan prompt yang sempurna pada percobaan pertama jarang terjadi. Sebaiknya mulai dari yang sederhana dan bermain-main dengan pendekatan yang berbeda. Berdasarkan respons yang Anda dapatkan, mulailah mengubah dan menyempurnakan prompt Anda.
๐ Contoh: Mulailah dengan "Tulis pengumuman tentang acara perusahaan yang akan datang. " Kemudian, berdasarkan respons, sempurnakan menjadi "Buatlah pengumuman yang menarik untuk acara team-building yang akan diadakan Jumat depan, termasuk jadwal, lokasi, dan bagaimana karyawan dapat melakukan RSVP. "
Berkreasilah dengan pendekatan Anda
Meskipun AI dapat menyusun email atau laporan yang sempurna, kualitasnya bergantung pada kreativitas prompt Anda. Lebih dari sekadar pertanyaan dasar dan cobalah skenario bermain peran. Pertanyaan yang kreatif akan menghasilkan perspektif baru dan solusi yang relevan.
๐ Contoh: Alih-alih bertanya, "Tulis laporan penjualan untuk kuartal pertama, " cobalah *"Jika Anda adalah manajer penjualan yang menganalisis kinerja kuartal pertama, tren utama apa yang akan Anda soroti, dan bagaimana Anda merekomendasikan untuk melangkah ke depan?"
Alat Bantu AI untuk Komunikasi Internal
Anda memiliki pesannya; sekarang, Anda hanya perlu medianya, alias alat AI yang tepat. Namun, mengapa membatasi alat bantu AI Anda hanya pada petunjuk komunikasi saja ketika Anda dapat melakukan lebih banyak hal dengan alat bantu tersebut?
Dengan aplikasi ClickUp untuk bekerja, tugas, proyek, pengetahuan, dan kolaborasi Anda semuanya ditingkatkan dengan AI asli yang kuat: ClickUp Brain.
Mulai dari menyusun pesan untuk komunikasi internal hingga menyempurnakan strategi komunikasi Anda, ClickUp Brain siap membantu Anda. Akses dari mana saja di dalam ClickUp-tugas, dokumen, dan obrolan-dan dapatkan bantuan yang sesuai dengan konteks di ujung jari Anda.
Terintegrasi dengan ClickUp Docs, AI Writer for Work dari Brain membantu Anda membuat studi kasus, posting blog, dan email dalam dokumen Anda. Ini juga bagus untuk membuat templat dan panduan rencana komunikasi.
Perlu perincian cepat untuk dokumen yang panjang? Fitur ringkasan Brain menyederhanakan laporan yang kompleks dalam hitungan detik. Bahkan ada ringkasan berdiri khusus bagi para manajer untuk mengetahui prioritas dan kebutuhan tim.
ClickUp Brain juga merupakan pengelola pengetahuan yang luar biasa, yang mengambil wawasan, sumber daya, dan tautan dokumen yang relevan dari seluruh ekosistem ClickUp Anda (termasuk aplikasi yang terhubung) hanya dengan sekali klik.
Keunggulan komunikasi tidak berhenti sampai di situ. ClickUp juga menawarkan solusi perpesanan yang sangat kuat, ClickUp Chat.
Tentu saja, solusi komunikasi internal bawaan memungkinkan Anda berbagi informasi di utas perpesanan tim, individu, dan bahkan perusahaan. Namun itu baru permulaan. Solusi ini juga menghubungkan setiap percakapan dengan tugas, proyek, dan sumber daya yang relevan sebagai konteks, sehingga Anda tidak perlu mengganggu pekerjaan Anda untuk berkomunikasi.
Rangkumannya yang didukung AI menyederhanakan utas pesan yang panjang, sehingga mengurangi upaya yang diperlukan untuk membuat balasan yang efektif. Bahkan memungkinkan Anda melakukan triase terhadap wawasan yang berharga dan mengubahnya menjadi tugas dalam sekejap.
Dan bagaimana dengan situasi di mana pesan teks tidak dapat menyampaikan konteks yang lengkap?
Anda dapat merekam layar dan webcam dengan narasi menggunakan ClickUp Clips. Ini membuat pembuatan tutorial, pengumuman, dan panduan menjadi mudah.
Selain itu, rekaman Anda mudah dibagikan! Sematkan ke dalam tugas, dokumen, dan bahkan papan tulis di dalam ClickUp. Bahkan, ketika Anda merekam Klip dari jendela obrolan atau utas komentar, Klip akan secara otomatis dilampirkan ke pesan segera setelah Anda berhenti merekam.
ClickUp Clips juga menyertakan transkrip bertenaga AI di setiap video. Transkrip yang andal ini membebaskan Anda dari pencatatan yang terus-menerus, sehingga mendorong pendengaran dan pemahaman yang lebih baik.
Ya, ada alat komunikasi AI lainnya, seperti ChatGPT, Gemini, dan Perplexity AI. Meskipun semuanya merupakan pilihan populer untuk respons berbasis prompt, tidak ada yang terintegrasi begitu mulus dengan pekerjaan Anda (dan ruang kerja) seperti ClickUp Brain.
*ClickUp Brain menghemat banyak sekali waktu saya untuk bolak-balik. Saya tahu ada alat bantu AI dengan tingkat gratis yang cukup efisien, tetapi peralihan antar tab secara konstan sangat menguras tenaga. Dan sejujurnya, ketika saya berada di zona kerja saya yang dalam, ini adalah hal terakhir yang ingin saya lakukan. Saya terutama menggunakan AI untuk menulis sesuatu karena saya berada di industri konten. AI ini juga mengedit apa yang telah saya tulis (ah, menakjubkan!). Hal lain yang sangat membantu saya adalah Docs. Saya suka opsi pemformatannya, terutama spanduknya. Lucu sekali!
*ClickUp Brain menghemat banyak sekali waktu saya untuk bolak-balik. Saya tahu ada alat bantu AI dengan tingkat gratis yang cukup efisien, tetapi peralihan antar tab secara konstan sangat menguras tenaga. Dan sejujurnya, ketika saya berada di zona kerja saya yang dalam, ini adalah hal terakhir yang ingin saya lakukan. Saya terutama menggunakan AI untuk menulis sesuatu karena saya berada di industri konten. AI ini juga mengedit apa yang telah saya tulis (ah, menakjubkan!). Hal lain yang sangat membantu saya adalah Docs. Saya suka opsi pemformatannya, terutama spanduknya. Lucu sekali!
Mengatasi Tantangan dalam AI untuk Komunikasi Internal
AI memang canggih, namun penggunaannya tidak selalu mudah. Seiring dengan praktik terbaik, mempersiapkan dan mengatasi beberapa tantangan sangatlah penting. Inilah yang harus diperhatikan.
Mengatasi masalah privasi dan keamanan
Privasi data sangat penting ketika menggunakan AI untuk komunikasi internal yang efektif. Pelanggaran atau penyalahgunaan dapat merusak kepercayaan dan reputasi perusahaan Anda.
๐๐ผ Kurangi risiko ini dengan menyederhanakan kontrol akses dan melindungi data sensitif. Perkuat keamanan dengan enkripsi, audit rutin, dan manajemen akses yang tepat untuk melindungi informasi Anda.
Menyelaraskan dengan budaya perusahaan
Agar AI dapat masuk secara alami ke dalam DNA perusahaan Anda, diperlukan usaha. Hal ini menjadi semakin sulit ketika merefleksikan visi, misi, dan nada suara karyawan dan organisasi.
๐๐ผ Mengatasi hal ini membutuhkan pelibatan AI ke dalam kisah pertumbuhan perusahaan Anda. Selain itu, membangun ketajaman untuk rekayasa yang cepat akan membuat perbedaan besar dalam transisi ini.
Mengelola resistensi terhadap perubahan
Perubahan dapat membuat orang gugup, terutama jika melibatkan AI. Hal ini sering kali menimbulkan kesalahpahaman bahwa mengurangi upaya manusia akan mengurangi manusia. Pada akhirnya, ada penolakan atau resistensi yang besar untuk menerima potensi AI.
๐๐ผ Mulailah menyoroti bahwa AI ada untuk membantu, bukan menggantikan. Setelah tim Anda merasa rileks, sediakan modul pelatihan untuk mendorong karyawan agar memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya.
Menyeimbangkan konten AI dengan sentuhan manusia
Tanpa masukan kreatif dari pakar komunikasi, alat bantu AI hanya akan menghasilkan pesan yang monoton. Karena AI mengurangi upaya manual dan kekuatan otak yang terlibat dalam penulisan, Anda tidak akan kehilangan sentuhan manusiawi dalam draf akhir Anda.
๐๐ผ Mengizinkan rekan tim untuk meninjau draf Anda adalah cara yang sangat baik untuk mengatasi hal ini. Selain itu, prioritaskan cara Anda mempersonalisasi konten yang dihasilkan AI.
Baca juga: Cara Menggunakan AI yang Berpusat pada Manusia di Tempat Kerja
Masa Depan AI dalam Komunikasi Internal
Alat komunikasi AI mengubah cara tim berkomunikasi dan tetap selaras di tempat kerja. Seiring dengan AI, pesan internal akan terus berkembang dan meluas. Namun, untuk tujuan apa?
Berikut ini adalah gambaran masa depan.
Personalisasi pesan yang cerdas
61% perusahaan di Amerika Serikat kini menggunakan AI untuk mengoptimalkan email, sementara 55% mengandalkannya untuk menyediakan layanan yang dipersonalisasi.
AI akan bergerak melampaui pesan umum, menggunakan hiper-personalisasi untuk menyesuaikan konten berdasarkan peran, minat, dan gaya kerja setiap karyawan. Dengan pemrosesan bahasa alami yang canggih, bisnis akan segera membuat pesan dalam bahasa lokal dengan mudah, menawarkan pengalaman yang unik bagi setiap pembaca.
44% bisnis yang disurvei oleh Forbes Advisor berencana menggunakan ChatGPT untuk menulis konten dalam bahasa lain.
Manajemen alur kerja yang didukung AI
Alat bantu AI akan mengoptimalkan waktu, memastikan pesan yang tepat sampai kepada karyawan pada saat yang tepat. Dengan melacak keterlibatan dan menandai pembaruan penting, AI menjaga komunikasi tetap lancar dan memastikan tidak ada pesan penting yang terlewatkan.
Sentuhan manusiawi yang selalu hijau
46% perusahaan telah menggunakan AI untuk menyederhanakan komunikasi internal, rencana, presentasi, dan laporan.
Meskipun AI telah berkembang, interaksi manusia akan tetap penting. Membangun koneksi, menambahkan konteks, dan mendorong dialog terbuka adalah elemen yang tak tergantikan yang akan membuat tim tetap terlibat dan terhubung.
Baca Juga: Tren Komunikasi Teratas yang Membentuk Masa Depan Pekerjaan
Tingkatkan Keterlibatan Karyawan Anda dengan ClickUp
AI mengubah cara Anda merespons pesan dan dampaknya terhadap semangat kerja karyawan. Bergantung pada seberapa besar dampak dari perintah Anda, AI bahkan dapat menyederhanakan resolusi konflik dan menghasilkan percakapan yang bermakna.
Sekarang, yang Anda butuhkan hanyalah alat yang tepat. Dengan ClickUp, Anda mendapatkan AI, manajemen tugas, perpesanan, analisis, dokumentasi, dan 1000+ integrasi-semuanya dalam satu platform.
Siap untuk menulis ulang komunikasi internal Anda (dengan permainan kata-kata)? Daftar akun ClickUp gratis sekarang juga!