Bayangkan memimpin proyek berisiko tinggi ketika seorang pemangku kepentingan tiba-tiba bertanya, *"Apa risiko terbesar di sini?"
Anda membeku-karena jelas ada lebih dari satu. Pembengkakan anggaran, penundaan, masalah rantai pasokan... ini mengalahkan panjangnya antrean Netflix Anda.
Namun, diagram tornado membuat kinerja penilaian risiko menjadi lebih mudah. Alih-alih memperdebatkan potensi risiko dan dampaknya dalam rapat yang tak ada habisnya, alat bantu visual ini akan mencegah risiko yang tak terduga mendatangkan malapetaka bisnis.
Mari kita uraikan cara kerja analisis diagram tornado dan cara menggunakannya untuk mengelola risiko proyek seperti seorang profesional.
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Diagram tornado adalah diagram batang visual yang membantu Anda memahami dan memprioritaskan risiko yang mungkin berdampak pada proyek Anda
- Untuk membuat diagram tornado, lakukan curah pendapat tentang semua faktor yang dapat memengaruhi proyek Anda
- Kumpulkan data tentang kisaran nilai yang mungkin untuk setiap variabel
- Buat daftar variabel berdasarkan dampak dan buat diagram dengan alat bantu seperti Excel, perangkat lunak diagram, atau perangkat lunak manajemen risiko tingkat lanjut
- Analisis diagram, fokus pada risiko dengan batang terpanjang atau dengan kemungkinan tertinggi, dan rencanakan ke depan
- Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk memetakan risiko secara visual dan membuat diagram tornado untuk pengambilan keputusan yang lebih baik
- Manfaatkan templat manajemen risiko ClickUp untuk menyederhanakan analisis risiko dan menjaga proyek tetap pada jalurnya
Memahami Diagram Tornado
Diagram tornado adalah grafik batang yang digunakan dalam identifikasi risiko kuantitatif untuk memvisualisasikan dampak variabel yang berbeda pada hasil tertentu. Diagram ini dinamakan demikian karena batang-batangnya disusun dalam bentuk yang menyerupai tornado-lebar di bagian atas dan sempit di bagian bawah.
Diagram ini banyak digunakan dalam manajemen proyek, konstruksi, teknik, dan bisnis.
Diagram ini pada dasarnya seperti ramalan cuaca-membantu Anda mempersiapkan diri untuk kemungkinan terburuk dengan menganalisis faktor risiko secara visual. Pada saat yang sama, diagram ini juga membantu Anda membuat keputusan dengan informasi yang lebih baik.
🧠 Fakta Menarik: Diagram tornado ternyata sangat serbaguna! Meskipun sering digunakan oleh manajer proyek, diagram ini juga dapat diterapkan di bidang-bidang seperti keuangan, ilmu lingkungan, dan bahkan pengambilan keputusan pribadi, seperti mengevaluasi pro dan kontra dari jalur karier yang berbeda.
Apa yang dimaksud dengan diagram tornado dalam analisis risiko?
Dalam analisis risiko, diagram tornado bertindak sebagai radar proyek Anda. Diagram ini menyoroti faktor-faktor yang dapat meningkatkan biaya risiko proyek dengan memengaruhi jadwal atau biaya.
Diagram ini membantu menunjukkan dengan tepat ketidakpastian yang dapat membuat atau menghancurkan proyek. Diagram ini terutama digunakan untuk analisis sensitivitas dan mengukur bagaimana perubahan pada input yang berbeda memengaruhi hasil.
Semakin panjang batangnya, semakin sensitif hasil proyek terhadap variabel tersebut. Misalnya, jika sedikit perubahan pada kekurangan tenaga kerja secara signifikan memengaruhi jadwal proyek, faktor tersebut akan memiliki batang yang panjang, menandakan bahwa faktor tersebut perlu diperhatikan.
Di sisi lain, faktor dengan batang yang lebih pendek memiliki dampak yang lebih rendah dan mungkin tidak memerlukan fokus langsung.
Diagram tornado sangat bermanfaat bagi analis risiko dan manajer proyek karena mereka terhindar dari kerumitan membuka spreadsheet yang penuh dengan angka. Anda dapat melakukan analisis tornado dan membandingkan beberapa faktor risiko secara berdampingan.
📌 Contoh: Katakanlah Anda sedang mengelola proyek konstruksi. Dalam hal ini, berbagai faktor seperti perubahan harga material, kekurangan tenaga kerja, penundaan perizinan, cuaca buruk, dan kegagalan peralatan dapat berdampak pada biaya. Hal ini dapat menjadi data Anda:
| Faktor Risiko | Dampak Negatif ($) | Dampak Positif ($) Dampak Negatif ($) |
| Fluktuasi biaya material | -$8,000 | $12,000 |
| Penundaan izin | -$7,000 | $10,000 |
| Kekurangan tenaga kerja | -$7,000 | $8,000 |
| Cuaca buruk | -$6,000 | $8,000 |
| Kegagalan peralatan | -$4,000 | $3,000 |
Berikut ini adalah bagaimana diagram tornado akan merepresentasikan risiko-risiko tersebut:
Diagram tornado ini menunjukkan risiko mana yang memiliki dampak terbesar (negatif dan positif). Batang terpanjang adalah fluktuasi biaya material, yang menyiratkan bahwa hal tersebut dapat menyebabkan masalah keuangan yang besar. Dengan mengetahui hal ini, Anda dapat mengambil tindakan pencegahan, seperti memastikan pemeliharaan rutin atau menyiapkan peralatan cadangan.
👀 Tahukah Anda? Hanya 46% perusahaan yang benar-benar memitigasi risiko setelah menilainya-ketika mereka seharusnya mengambil tindakan.
Komponen-komponen diagram tornado
Mari kita uraikan grafik tornado ke dalam komponen-komponen intinya.
- Judul: Menjelaskan tentang apa diagram tersebut (dalam contoh diagram tornado di atas, judulnya adalah "Analisis risiko untuk proyek konstruksi")
- Batang: Setiap batang mewakili faktor kunci yang memengaruhi hasil (fluktuasi biaya material, kekurangan tenaga kerja, dll.)
- Sumbu horizontal (Sumbu X) : Menunjukkan seberapa besar setiap faktor dapat mengubah hasil
- Sumbu vertikal (sumbu Y) : Mencantumkan faktor-faktor dengan dampak terbesar hingga terkecil
- Nilai dasar: Bagian tengah dari setiap batang menunjukkan hasil yang diharapkan jika tidak ada perubahan
Bagaimana cara membaca diagram tornado?
Membaca grafik tornado seperti memindai laporan cuaca-mencari badai terbesar yang akan datang. Berikut ini cara membacanya secara efektif.
✅ Fokus pada panjang batang
Batang terpanjang di bagian atas diagram menunjukkan potensi dampak yang paling signifikan. Seperti yang telah disebutkan, ini adalah 'faktor kritis' yang membutuhkan perhatian dan strategi mitigasi yang paling besar. Memprioritaskan risiko yang paling penting akan membantu Anda fokus pada hal-hal yang mendesak dan menghindari membebani tim Anda.
✅ Menganalisis berbagai dampak
Setelah Anda mengetahui apa yang harus diprioritaskan terlebih dahulu, cari tahu seberapa besar dampak yang ditimbulkannya. Setiap batang menunjukkan potensi variasi negatif dan positif dari faktor tertentu. Jika satu ketidakpastian dapat mendorong biaya naik atau turun sebesar $10.000, Anda tahu bahwa hal tersebut memiliki dampak yang sangat besar dan dapat bekerja pada manajemen risiko yang sesuai.
✅ Lebih dari sekadar visual
Meskipun diagram ini menunjukkan dampak potensial, Anda harus mempertimbangkan seberapa besar kemungkinan dampak tersebut terjadi. Pikirkan juga seberapa besar Anda dapat mengendalikannya, dan bagaimana dampaknya terhadap tujuan Anda secara keseluruhan.
✅ Gunakan diagram untuk membuat keputusan yang cerdas
Setelah Anda mengetahui risiko mana yang paling penting, alokasikan sumber daya untuk mengendalikan risiko yang berdampak paling tinggi, rencanakan skenario terburuk dengan menyiapkan solusi, dan manfaatkan potensi dampak positif jika memungkinkan.
💡Tip Profesional: Batang yang lebih panjang mungkin tidak selalu berarti kemungkinan besar untuk terjadi. Jadi, diskusikan diagram tornado dengan tim Anda dan pilihlah risiko yang lebih mungkin terjadi meskipun risiko tersebut mewakili batang yang lebih kecil dalam diagram.
Membuat Diagram Tornado: Panduan Langkah-demi-Langkah
Diagram tornado tidak mudah dibuat dan dibaca. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda!
Langkah 1: Mengidentifikasi variabel-variabel kunci
Pertama, pertimbangkan apa yang paling mempengaruhi proyek Anda.
Ini bisa berupa biaya, jadwal, sumber daya, atau risiko seperti penundaan dan perubahan harga. Buatlah brainstorming dengan tim Anda untuk memastikan bahwa Anda mencakup semua hal yang penting.
Langkah 2: Kumpulkan data untuk variabel
Bagaimana Anda mengetahui dampak risiko? Pertanyaan yang bagus. Lihatlah data proyek sebelumnya, laporan industri, angka-angka di dunia nyata, dan berkonsultasilah dengan para ahli. Coba perkirakan skenario terbaik, terburuk, dan paling mungkin untuk setiap risiko.
Langkah 3: Buat tata letak diagram
Anda sekarang siap untuk membuat diagram tornado Anda!
Buat daftar variabel input pada sumbu x dari dampak tertinggi hingga terendah. Tunjukkan rentang nilainya yang mungkin. Kemudian, hitung pengaruhnya terhadap hasil dan tampilkan sebagai batang pada sumbu y. Tapi apa artinya itu?
Dengan menggunakan contoh proyek konstruksi yang sama, mari kita pahami dengan membuat diagram tornado dengan Microsoft Excel.
1. Buka lembar Excel baru dan masukkan data Anda
Urutkan data dalam urutan potensi dampak. Hal ini akan membantu Anda membuat diagram tornado yang lebih intuitif secara visual, di mana faktor yang paling berdampak ditampilkan dengan jelas.
2. Pilih seluruh bagian data. Buka Sisipkan, dan klik Tabel
3. Klik OK. Inilah yang akan Anda lihat
Sekarang, data Anda siap diubah menjadi diagram tornado.
4. Pilih seluruh tabel dan klik Sisipkan. Pada bagian bagan, pilih Batang Bertumpuk
Ini akan memberi Anda diagram tornado dasar yang dapat Anda sesuaikan dengan preferensi Anda.
5. Tambahkan Judul Bagan yang sesuai untuk diagram tornado Anda
6. Jika diagram Anda terbalik, seperti pada contoh ini, cukup buka bagian Sumbu Vertikal dan centang Kategori di kotak urutan terbalik
7. Tetapkan label tinggi atau rendah berdasarkan preferensi Anda
Cobalah berbagai opsi penyesuaian dan lihat mana yang paling sesuai untuk diagram Anda. Setelah Anda puas, Anda bisa menyalin dan menempelkan diagram ini ke dokumen dan mengerjakan manajemen risiko secara efektif.
📮 ClickUp Insight: 92% pekerja menggunakan metode yang tidak konsisten untuk melacak item tindakan, yang berakibat pada keputusan yang terlewat dan eksekusi yang tertunda. Baik Anda mengirimkan catatan tindak lanjut atau menggunakan spreadsheet, prosesnya sering kali tersebar dan tidak efisien.
Solusi Manajemen Tugas ClickUp memastikan konversi percakapan menjadi tugas tanpa hambatan-sehingga tim Anda dapat bertindak cepat dan tetap selaras.
Langkah 4: Menafsirkan dan menganalisis diagram
Anda sudah tahu yang ini! Batang terpanjang = risiko paling signifikan. Periksa apakah dampaknya terutama negatif atau bervariasi ke dua arah.
Prioritaskan pengelolaan risiko yang paling signifikan melalui rencana kontinjensi, penyesuaian anggaran, pemasok cadangan, atau jadwal yang fleksibel. Terakhir, diskusikan temuan Anda dengan para pemangku kepentingan, cari solusi, dan buat keputusan yang tepat agar proyek Anda tetap berjalan sesuai rencana.
💡 Tip Profesional: Jika sebuah risiko terlihat besar, lakukan analisis lebih lanjut untuk memahami dampaknya secara menyeluruh!
Perangkat Lunak dan Alat untuk Membuat Diagram Tornado
Salah satu tantangan diagram tornado adalah pembuatannya secara manual. Hal ini dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Untungnya, beberapa perangkat lunak dapat membantu.
Excel dan Google Spreadsheet adalah perangkat lunak yang paling banyak digunakan yang menawarkan kemampuan pembuatan bagan dasar. Anda juga bisa memilih perangkat lunak diagram seperti Draw.io atau Miro. Jika pembuatan diagram adalah satu-satunya tujuan Anda, alat-alat ini mungkin yang terbaik untuk Anda.
Namun, perangkat lunak manajemen risiko khusus seperti @RISK dapat menjadi pilihan yang tepat jika Anda mencari platform khusus. @RISK adalah alat bantu canggih yang dirancang khusus untuk analisis risiko dan ketidakpastian, serta memiliki fitur-fitur canggih untuk analisis sensitivitas diagram tornado.
Namun, bagaimana jika Anda dapat melakukan brainstorming risiko, mengubahnya menjadi diagram tornado, dan membuat tugas dari hasilnya, semuanya di satu tempat?
Dapat dilakukan dengan KlikAtas , aplikasi segalanya untuk bekerja!
Membuat diagram tornado dengan ClickUp
ClickUp mungkin terlihat seperti alat bantu manajemen proyek. Namun, kemampuan kolaborasi dan visualisasinya yang canggih menjadikannya ideal untuk proses penilaian dan manajemen risiko Anda.
Mulailah dengan melakukan curah pendapat tentang semua risiko yang mungkin berdampak pada proyek Anda. Berpikir untuk menggunakan Microsoft Word untuk mencatat semua temuan Anda? Anda tidak perlu melakukannya!
ClickUp Docs memungkinkan Anda membuat dokumen terpusat dengan pelacakan riwayat versi untuk dibagikan kepada seluruh tim. Ini bisa menjadi templat daftar risiko yang dapat disesuaikan untuk penggunaan di masa mendatang!
Selain itu, Anda juga dapat berkolaborasi dengan anggota tim Anda atau mendapatkan umpan balik dari berbagai pemegang saham secara real-time. Tidak ada lagi keluhan tentang versi dokumen yang tak ada habisnya!
Selanjutnya, ClickUp Whiteboards adalah alat yang fantastis untuk memvisualisasikan risiko proyek Anda dengan diagram tornado. Berikut contoh proyek konstruksi (versi ClickUp).
- Gunakan panah untuk sumbu X dan Y serta alat bantu bentuk untuk membuat persegi panjang untuk setiap faktor risiko. Atur secara vertikal untuk meniru bentuk tornado klasik
- Tambahkan faktor risiko, beri label pada setiap persegi panjang dengan potensi dampaknya, dan voila! Anda baru saja membuat diagram tornado.
Tapi tunggu, masih ada lagi!
Yang membuat ClickUp begitu hebat adalah fleksibilitasnya. Setelah diagram tornado Anda siap, Anda dapat menambahkan catatan tentang hasil proyek sebelumnya atau apa pun yang perlu diketahui oleh tim Anda tentang data yang disajikan kepada mereka.
Ubah risiko menjadi tugas
Bagian terbaiknya? Anda dapat mengubah catatan ini menjadi tugas dan menugaskannya kepada anggota tim Anda di sini, di papan tulis!
Setelah Anda membuat tugas, buka ruang kerja tim di mana tugas tersebut ada dan tambahkan deskripsi atau tautan yang dapat membantu tim Anda bekerja lebih baik.
Anda juga bisa menggunakan Daftar Periksa Tugas ClickUp untuk membuat daftar periksa penilaian risiko untuk tim Anda.
Anda mungkin bertanya, *"Apakah saya harus kembali ke dokumen atau papan tulis setiap kali saya ingin melihat variabel?" Tentu saja tidak!
Bidang Khusus ClickUp memungkinkan Anda menambahkannya langsung ke tugas Anda. Selain itu, Anda bisa menambahkan bidang khusus yang dirancang khusus untuk melacak nilai moneter sehingga '$1.000' tidak menjadi '@1000' dan Anda memiliki basis data yang seragam.
Melacak data secara efektif
Potongan puzzle terakhir adalah memvisualisasikan dan mengelola data risiko dengan mudah dalam satu tampilan. Dasbor ClickUp adalah cawan suci Anda untuk melakukan hal ini secara efektif! Ini membantu Anda memvisualisasikan metrik risiko utama, seperti total dampak potensial dari semua risiko.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan widget untuk menampilkan informasi penting, seperti jumlah risiko terbuka atau kemajuan aktivitas mitigasi risiko.
Analisis dan manajemen risiko paling baik dilakukan jika disederhanakan. ClickUp adalah perangkat lunak analisis prediktif terbaik Anda , sehingga Anda tidak perlu berpindah-pindah obrolan tim untuk mendiskusikan proses yang sudah rumit.
ClickUp menyatukan semua orang-dari analis data hingga tim penjualan dan tim SDM-di bawah satu atap sehingga semua orang bisa bekerja secara kolaboratif dan Anda bebas dari stres!
Seperti yang dikatakan oleh Manajer Proyek Tiffany Vedamuthu dari Mayo Clinic:
ClickUp telah membantu saya untuk tetap fokus sebagai Manajer Proyek yang memungkinkan saya melacak secara akurat dan bolak-balik antara proyek, berbagai tugas, dan secara akurat mencatat hal-hal seperti keputusan, risiko, dan jadwal di satu tempat.
ClickUp telah membantu saya untuk tetap fokus sebagai Manajer Proyek yang memungkinkan saya melacak secara akurat dan bolak-balik antara proyek, berbagai tugas, dan secara akurat mencatat hal-hal seperti keputusan, risiko, dan jadwal di satu tempat.
Baca juga: Templat Penilaian Risiko Gratis di Excel & ClickUp
Bagaimana Diagram Tornado Membantu Manajemen Risiko
Jadi, Anda bisa saja mengatakan bahwa Anda tidak benar-benar membutuhkan diagram tornado untuk manajemen risiko (dan mempertanyakan pilihan hidup Anda nanti). Namun, izinkan kami memberikan beberapa alasan konkret mengapa Anda memang membutuhkannya.
Mereka dapat membantu Anda:
- Temukan pembuat masalah: Identifikasi faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan paling besar pada proyek Anda dan hindari kejutan di kemudian hari
- Prioritaskan upaya Anda: Fokus pada ancaman terbesar alih-alih terjebak dalam masalah-masalah kecil
- Tingkatkan pengambilan keputusan: Pahami kerentanan proyek dan sesuaikan anggaran, jadwal, atau strategi mitigasi Anda untuk kesuksesan yang lebih baik
- Meningkatkan komunikasi: Gunakan diagram tornado untuk menjelaskan risiko secara visual kepada tim atau atasan Anda, dan memastikan keselarasan
- Tetap proaktif: Selesaikan masalah sebelum masalah muncul, menghemat waktu dan tenaga untuk pengendalian kerusakan di kemudian hari
Singkatnya, diagram tornado memungkinkan Anda untuk mengantisipasi, memahami, dan secara proaktif menangani risiko proyek, sehingga Anda memasuki lapangan dengan informasi yang lengkap!
Aplikasi Praktis dari Diagram Tornado
Sekarang Anda telah mengetahui semua yang perlu diketahui tentang diagram tornado. Namun, kapan sebaiknya Anda menggunakannya? Berikut adalah beberapa aplikasi praktis.
💰 Penganggaran
Merencanakan kampanye pemasaran? Diagram tornado membantu Anda mengidentifikasi risiko yang membebani anggaran seperti kenaikan biaya iklan atau pengeluaran tak terduga.
Hal ini memberi Anda waktu untuk mengalokasikan dana secara strategis dan berpotensi mengeksplorasi alternatif yang hemat biaya seperti kampanye media sosial organik.
⌛ Penjadwalan
Mengerjakan proyek baru selalu penuh dengan ketidakpastian. Identifikasi potensi penundaan seperti persetujuan, masalah pemasok, atau pengujian ekstensif dengan diagram tornado.
Anda kemudian dapat menyesuaikan jadwal Anda dan menambahkan buffer untuk persetujuan peraturan, hambatan pemasok, dan keadaan yang tidak terduga.
🌍 Masuk pasar
Meluncurkan produk atau layanan baru? Diagram tornado membantu Anda memvisualisasikan risiko seperti persaingan yang ketat, perubahan preferensi konsumen, dan biaya pemasaran yang tinggi.
Hal ini memungkinkan Anda mengembangkan strategi pemasaran yang lebih baik, mengalokasikan sumber daya secara efektif, dan berkembang di pasar yang kompetitif.
💳 Keputusan investasi
Baik untuk bisnis baru maupun pembelian saham, diagram tornado membantu Anda menilai dampak persaingan pasar, kondisi ekonomi, dan faktor lainnya. Dengan demikian, Anda dapat membuat keputusan investasi yang lebih tepat dan meminimalkan eksposur Anda terhadap potensi kerugian.
Jinakkan Tornado dengan ClickUp!
Kami harap Anda tidak terpesona oleh permainan kata-kata tornado kami dulu-karena ini dia yang lainnya.
Jika proyek Anda adalah kapal yang mengarungi lautan badai, diagram tornado adalah radar cuaca Anda, yang membantu Anda meramalkan risiko paling signifikan sebelum risiko tersebut berubah menjadi bencana.
Meskipun Anda dapat bergulat dengan rumus Excel atau menyulap beberapa alat bantu, mengapa tidak membuat hidup Anda lebih mudah dengan ClickUp?
Aplikasi ini menyediakan semua yang Anda butuhkan, mulai dari curah pendapat hingga membuat diagram tornado dan melacaknya, di satu tempat yang fleksibel.
Daftar untuk mendapatkan akun ClickUp gratis hari ini!