Proyek yang sukses tumbuh dari hubungan yang kuat dengan pemangku kepentingan proyek menjadikan keterlibatan pemangku kepentingan sebagai komponen penting dalam strategi apa pun.
Penelitian oleh Alex Chernyi a dan Juha Outila menunjukkan bahwa organisasi yang memprioritaskan fokus pada pemangku kepentingan sering kali melihat hasil keuangan yang lebih baik dari waktu ke waktu.
Mendorong kejelasan dan efisiensi komunikasi tim menjadi lebih penting dari sebelumnya untuk menjaga agar para pemangku kepentingan tetap selaras, terinformasi, dan puas.
Namun, menyusun rencana pelibatan pemangku kepentingan yang efektif dapat terasa berat, terutama ketika Anda menangani banyak prioritas. Itulah mengapa memiliki template yang siap pakai dapat menghemat waktu dan memastikan konsistensi dalam pendekatan Anda.
Lihatlah 10 templat rencana pelibatan pemangku kepentingan gratis ini untuk memperkuat strategi Anda dan meningkatkan kolaborasi.
Apa Itu Templat Rencana Keterlibatan Pemangku Kepentingan?
Templat Rencana Keterlibatan Pemangku Kepentingan adalah alat yang dirancang untuk menyederhanakan pengelolaan dan komunikasi dengan pemangku kepentingan di seluruh fase proyek atau inisiatif organisasi.
Templat ini mencakup setiap elemen penting dari manajemen pemangku kepentingan , termasuk:
- Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama
- Memahami kebutuhan dan harapan mereka
- Mengembangkan metode komunikasi pemangku kepentingan
- Membangun strategi pelibatan yang jelas
Kerangka kerja yang terstruktur dengan baik menguraikan cara untuk mempertahankan hubungan yang efektif komunikasi pemangku kepentingan yang merinci frekuensi komunikasi, saluran yang dipilih, dan jenis informasi yang akan dibagikan.
👀Tahukah Anda? Penelitian menunjukkan bahwa keterlibatan pemangku kepentingan dapat menghasilkan rata-rata tingkat kepuasan sebesar 80% di antara para pemangku kepentingan proyek.
Apa yang Membuat Templat Rencana Keterlibatan Pemangku Kepentingan yang Baik?
Templat rencana pelibatan pemangku kepentingan yang kuat sangat penting untuk kolaborasi yang efektif dan lancar pelaksanaan proyek .
Anda harus mencari fitur-fitur berikut ini:
- Analisis pemangku kepentingan yang komprehensif: Termasuk alat untuk mengidentifikasi dan mengkategorikan pemangku kepentingan proyek berdasarkan pengaruh dan minat mereka
- Pemetaan pemangku kepentingan: Menawarkan kerangka kerja visual untuk memetakan hubungan dan perilakuanalisis pemangku kepentingan
- Pendekatan keterlibatan yang jelas: Memberikan panduan untuk menyesuaikan interaksi, memastikan keselarasan dengan kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan
- Rencana komunikasi yang terperinci: Menguraikan metode, frekuensi, dan saluran untuk komunikasi yang konsisten dan transparan
- Proses manajemen pemangku kepentingan yang ditetapkan: Memastikan pendekatan terstruktur untuk mengatasi masalah dan membina kerja sama di sepanjang siklus hidup proyek
- Fokus pada anggota dewan: Mencakup strategi untuk melibatkan dan memberi informasi kepada para pengambil keputusan utama secara efektif
- Fleksibilitas dan penyesuaian: Memungkinkan adaptasi terhadap persyaratan proyek tertentu dan dinamika pemangku kepentingan dengan mengintegrasikan denganalat kepemimpinan 🧠Fakta Menarik: Mengelola pemangku kepentingan sudah ada sejak tahun 1980-an dan berakar pada etika bisnis dan teori organisasi. Para pengadopsi awal tidak memiliki alat yang mewah-hanya papan tulis dan banyak kesabaran!
Baca juga: Perangkat Lunak Manajemen Pemangku Kepentingan Terbaik
10 Template Rencana Keterlibatan Pemangku Kepentingan Gratis
10 templat rencana pelibatan pemangku kepentingan gratis ini menyediakan pendekatan terstruktur untuk analisis, pemetaan, dan perencanaan komunikasi pemangku kepentingan untuk menyederhanakan proses penting ini.
Yang membuat templat ini semakin kuat adalah integrasinya dengan ClickUp adalah aplikasi segala-galanya untuk bekerja yang menggabungkan manajemen proyek, dokumen, dan komunikasi tim, semuanya dalam satu platform-dipercepat oleh otomatisasi dan pencarian AI generasi berikutnya.
Seorang pengguna ClickUp, Philip Storry , Administrator Sistem Senior di SYZYGY, mengutip:
"Sebelum menggunakan ClickUp, tim yang berbeda menggunakan berbagai alat yang membuat koordinasi menjadi lebih sulit, dan berarti staf yang pindah ke tim lain harus mempelajari produk baru dan juga alur kerja yang baru. ClickUp telah memecahkan masalah ini untuk kami dan membantu memecah silo operasional dengan membuatnya mudah untuk bekerja di seluruh tim. Para pemangku kepentingan kami - baik klien maupun manajemen - sekarang dapat melacak kemajuan pekerjaan dengan cepat dan mudah tanpa biaya tambahan
Philip Storry, Administrator Sistem Senior di SYZYGY
Mari kita jelajahi templatnya:
1. Templat Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp
Templat Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp
Proyek dapat dengan cepat gagal tanpa pemahaman yang jelas tentang dinamika pemangku kepentingan karena miskomunikasi dan ekspektasi yang tidak terpenuhi.
The Templat Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp menyederhanakan manajemen pemangku kepentingan dan memastikan keberhasilan proyek. Alat ini membantu tim mengevaluasi kekuatan, pengaruh, dan minat pemangku kepentingan, membuka jalan bagi komunikasi dan kolaborasi yang efektif.
Berikut ini adalah beberapa fitur utama dari templat ini:
- Pemangku kepentingan berdasarkan tampilan pengaruh: Menganalisis kekuatan dan pengaruh setiap pemangku kepentingan terhadap proyek untuk penentuan prioritas yang lebih baik
- Pemangku kepentingan berdasarkan tampilan tindakan: Menilai tingkat tindakan yang dapat dilakukan oleh pemangku kepentingan internal untuk mendukung atau memengaruhi proyek Anda
- Pemangku kepentingan berdasarkan tampilan dukungan: Mengidentifikasi pemangku kepentingan dengan minat tinggi yang kemungkinan besar akan memberikan dukungan paling besar
- Tampilan pemangku kepentingan: Dapatkan gambaran umum lengkap dari semua pemangku kepentingan, termasuk peran mereka dan nama pemangku kepentingan untuk kejelasan
- Manajemen informasi proyek: Mengatur tugas dengan status 'Terbuka' dan 'Selesai' untuk melacak kemajuan
- Panduan Memulai: Ikuti petunjuk langkah demi langkah untuk penyiapan yang mulus
Ideal untuk: Tim proyek untuk tetap berada di halaman yang sama ketika mengidentifikasi pemangku kepentingan dan menilai kebutuhan mereka
💡Tip Pro: Gunakan pemetaan pemangku kepentingan untuk memahami tingkat kepentingan dan pengaruh mereka, kemudian sesuaikan pendekatan komunikasi Anda. Misalnya, pemangku kepentingan yang memiliki minat dan pengaruh tinggi mungkin memerlukan pembaruan rutin dan laporan terperinci, sementara pemangku kepentingan lainnya hanya memerlukan ringkasan berkala.
2. Templat Notulen Rapat Pemegang Saham ClickUp
Templat Notulen Rapat Pemegang Saham ClickUp
Notulen rapat pemegang saham sangat penting untuk bisnis apa pun. Notulen rapat memberikan informasi kepada semua orang tentang apa yang telah diputuskan dan memastikan tidak ada yang terlupakan.
The Templat Notulen Rapat Pemegang Saham ClickUp sangat bagus untuk mendokumentasikan rapat pemegang saham secara akurat dan efisien.
Templat ini memastikan kejelasan, keselarasan, dan akuntabilitas, yang sangat penting untuk rencana keterlibatan pemangku kepentingan bisnis apa pun.
Berikut ini adalah bagaimana templat ini dapat membantu:
- Pembuatan proyek: Siapkan proyek khusus untuk setiap rapat pemegang saham agar semuanya tetap teratur
- Kolaborasi pemangku kepentingan: Mengundang pemangku kepentingan, menyelaraskan jadwal, dan menggunakan templat untuk berkolaborasi dalam merekam diskusi utama
- Dokumentasi rapat: Catat semua poin penting, keputusan, dan ide dalam format yang mudah diakses
- Pelacakan item tindakan: Atur notulen rapat untuk menyoroti kemajuan, keputusan, dan tugas yang dapat ditindaklanjuti untuk ditindaklanjuti
- Pembaruan waktu nyata: Mengatur notifikasi untuk tetap mendapatkan informasi tentang kemajuan dan hasil rapat
Ideal untuk: Sekretaris perusahaan untuk mencatat keputusan dan mendokumentasikan resolusi
Baca juga: Template Pemetaan Pemangku Kepentingan Gratis di Excel & ClickUp
3. Templat Laporan Kemajuan Proyek ClickUp
Templat Laporan Kemajuan Proyek ClickUp
The Templat Laporan Kemajuan Proyek ClickUp dirancang untuk memberi tahu tim dan pemangku kepentingan lainnya tentang pembaruan proyek, pencapaian, dan langkah selanjutnya.
Templat ini memberikan transparansi dan keselarasan dengan ekspektasi pemangku kepentingan sekaligus membantu tim mengelola proyek secara efisien.
Berikut adalah beberapa fitur utama dari template ini:
- Status Khusus: Lacak kemajuan di setiap langkah dengan status tugas yang dipersonalisasi, sehingga memudahkan untuk memantau pembaruan
- Bidang Khusus: Menambahkan atribut ke tugas untuk membantu mengatur dan mengkategorikan pemangku kepentingan berdasarkan peran atau keterlibatan proyek mereka
- Tampilan Khusus: Gunakan beberapa tampilan, seperti Daftar, Gantt, Beban Kerja, dan Kalender, untuk menyajikan pembaruan proyek dengan jelas dan melibatkan pemangku kepentingan dengan data visual
- Alat bantu manajemen proyek: Merampingkan alur kerja dengan penandaan, subtugas bersarang, label prioritas, dan kemampuan untuk menugaskan beberapa anggota tim
Ideal untuk: Manajer proyek yang ingin melacak pencapaian proyek dan menyiapkan laporan kemajuan
👀 Tahukah Anda? Penelitian dilakukan oleh The Drucker Institute, Wall Street Journal, dan S&P Global mengungkapkan bahwa fokus pada kepuasan pelanggan meningkatkan laba dan menguntungkan semua orang yang terlibat, mulai dari karyawan hingga pemegang saham. Menariknya, meskipun berinvestasi di komunitas lokal sangat penting, namun hal ini memiliki dampak yang paling kecil dan paling lambat terhadap kesuksesan kami secara keseluruhan.
4. Templat Laporan Status Proyek Bulanan ClickUp
Templat Laporan Status Bulanan ClickUp
Menjaga semua orang tetap mendapatkan informasi terbaru tentang kemajuan proyek sangat penting. Laporan status bulanan adalah cara terbaik untuk melakukannya. Namun, jujur saja; menyusun laporan yang mudah dibaca bisa sangat merepotkan.
Untuk itu, kami akan membantu Anda Templat Laporan Status Proyek Bulanan ClickUp membantu manajer proyek melacak kemajuan, mengelola sumber daya, dan memberikan informasi kepada para pemangku kepentingan. Ini memfasilitasi pelaporan dengan mengkonsolidasikan data penting ke dalam satu platform yang mudah digunakan.
Inilah yang dapat Anda lakukan dengan template ini:
- Melacak proyek di berbagai tahap, mulai dari yang tertunda hingga selesai, memastikan pembaruan yang akurat
- Menyertakan metrik utama seperti tugas yang telah diselesaikan, tugas yang tertunda, anggaran, jadwal, dan risiko yang teridentifikasi
- Memantau detail penting seperti pengeluaran, tenggat waktu, dan beban kerja agar selaras dengan tujuan proyek
- GunakanSasaran ClickUp untuk mengukur kemajuan terhadap tujuan proyek
- Mengatur pengingat otomatis untuk meninjau dan memperbarui laporan setiap bulan untuk konsistensi
Ideal untuk: Manajer proyek yang ingin memberi informasi terbaru kepada pemangku kepentingan tentang kemajuan dan tenggat waktu proyek
Baca juga: Templat Laporan Dampak Gratis untuk Tim di ClickUp
5. Templat Rencana Komunikasi Pemangku Kepentingan ClickUp
Templat Rencana Komunikasi Pemangku Kepentingan ClickUp
The Templat Rencana Komunikasi Pemangku Kepentingan ClickUp menyederhanakan pembuatan strategi komunikasi yang jelas dan dapat ditindaklanjuti untuk proyek Anda.
Templat ini memastikan bahwa semua pemangku kepentingan tetap terinformasi, terlibat, dan selaras dengan tujuan proyek.
Inilah yang dapat Anda lakukan:
- Curah pendapat kolaboratif: Gunakan Dokumen ClickUp untuk menentukan tujuan dan strategi komunikasi secara kolaboratif
- Organisasi tugas: Buat tugas untuk mengatur pemangku kepentingan, menetapkan peran, dan menetapkan tanggung jawab
- Bidang Khusus: Lacak saluran dan metode komunikasi untuk memastikan setiap pesan menjangkau audiens yang tepat secara efektif
- Pelacakan tonggak pencapaian: Tetapkan dan pantau tonggak pencapaian untuk mengukur keberhasilan upaya komunikasi Anda
Ideal untuk: Manajer proyek dan pemimpin tim yang ingin mengatur dan melacak komunikasi tim
6. Templat Komunikasi Internal ClickUp
Template Komunikasi Internal ClickUp
Ingin membangun budaya perusahaan yang kuat dan menjaga agar tim Anda tetap terhubung? Ini Templat Komunikasi Internal ClickUp dapat membantu! Ini memudahkan untuk membagikan berita dan pembaruan penting kepada semua orang sehingga mereka tahu apa yang terjadi dan dapat melakukan pekerjaan mereka secara efektif.
Selain itu, ini membantu informasi mengalir dengan lancar di antara departemen, membuat kerja tim menjadi mudah.
Templat ini meningkatkan kolaborasi antar departemen dan kolega. Berikut ini beberapa fitur lain dari templat ini:
- Status Khusus: Lacak kemajuan komunikasi dengan status seperti 'Disetujui', 'Perlu Revisi', 'Diterbitkan', 'Dijadwalkan', dan 'Harus Dilakukan'
- Bidang Khusus: Gunakan atribut seperti 'Jenis', 'File Terkait', 'Tautan Terkait', 'Departemen', dan 'Deskripsi' untuk menyimpan dan mengatur detail komunikasi utama
- Tampilan Khusus: Akses enam tampilan yang berbeda, termasuk Tampilan Daftar Komunikasi, Papan Status, Kalender, Jenis Acara, dan Aktivitas, untuk mendapatkan gambaran umum yang komprehensif
- Alat kolaborasi proyek : Tingkatkan pelacakan dengan fitur-fitur seperti pelacakan waktu, tag, peringatan ketergantungan, dan integrasi email untuk pembaruan yang lancar
Ideal untuk: Manajer proyek dan pemimpin tim yang ingin berbagi informasi dan tetap terhubung
7. Templat Laporan Status Proyek Eksekutif ClickUp
Templat Laporan Status Proyek Eksekutif ClickUp
Jika Anda seorang eksekutif, laporan status proyek harus dimiliki. Laporan ini memberikan gambaran besar tentang bagaimana proyek Anda berjalan sehingga Anda dapat membuat keputusan cerdas, menemukan potensi masalah atau peluang sejak dini, dan menjaga semua orang tetap berada di halaman yang sama.
Laporan ini memberikan gambaran umum tentang status proyek, sehingga Anda dapat mengambil keputusan lebih awal dan membuat semua orang memahami Templat Laporan Status Proyek Eksekutif ClickUp dirancang untuk memberikan informasi kepada para pemangku kepentingan dan proyek tetap berada di jalurnya.
Inilah yang membuatnya ideal template piagam proyek :
- Lacak dengan Bidang Khusus: Memanfaatkan 11 atribut seperti Tahap Proyek, Sisa Anggaran, Cakupan, Pimpinan Proyek, dan Anggaran yang Direncanakan untuk menangkap detail proyek yang penting
- Visualisasikan dengan Tampilan Khusus: Akses tujuh konfigurasi yang berbeda, termasuk Anggaran, Garis Waktu, Panduan Memulai, Status Proyek, dan Tahap Proyek, untuk pemahaman menyeluruh tentang kemajuan proyek
- Sederhanakan komunikasi: Gunakan email atau saluran lain untuk membagikan laporan, memastikan pemangku kepentingan tetap mendapatkan informasi terbaru
- Pelaporan otomatis: Hemat waktu dengan mengotomatiskan distribusi laporan ke orang yang tepat, menjaga komunikasi yang konsisten
Ideal untuk: Eksekutif yang ingin berbagi dan mengomunikasikan pembaruan proyek dan melacak kemajuan secara real time
8. Templat Matriks Prioritas ClickUp
Template Matriks Prioritas ClickUp
The Templat Matriks Prioritas ClickUp membantu tim mengevaluasi pengaruh pemangku kepentingan terhadap keputusan, memprioritaskan tugas, dan menyelaraskan upaya untuk sukses dengan matriks penilaian keterlibatan pemangku kepentingan.
Templat ini menawarkan cara visual yang jelas untuk menentukan tindakan apa yang paling penting bagi Anda berdasarkan hasil yang Anda inginkan.
Anda dapat menggunakan matriks keterlibatan pemangku kepentingan ini dengan mudah:
- Menilai prioritas berdasarkan Kepentingan Tinggi vs Kepentingan Rendah dan Prioritas Tinggi vs Prioritas Rendah
- Gunakan catatan tempel untuk merencanakan tugas dalam empat kategori-Lakukan terlebih dahulu (Kepentingan Tinggi, Prioritas Tinggi), Lakukan berikutnya (Prioritas Tinggi, Kepentingan Rendah), Lakukan terakhir (Prioritas Rendah, Kepentingan Rendah), dan Lakukan nanti (Prioritas Rendah, Kepentingan Tinggi)
- Ubah catatan tempel menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dan berikan kepada anggota tim langsung dari papan tulis
- Wujudkan ide Anda dengan antarmuka sentuh, memungkinkan Anda membuat sketsa, menggambar, dan memvisualisasikan konsep dengan gerakan intuitif
Ideal untuk : Profesional yang ingin memvisualisasikan prioritas proyek dan mendelegasikan tugas berdasarkan dampak dan upaya
9. Templat Perencanaan RACI ClickUp
Templat Perencanaan RACI ClickUp
Matriks RACI (yaitu Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) adalah penyelamat untuk menjaga proyek tetap berjalan. Matriks ini memastikan semua orang tahu persis siapa yang melakukan apa dan membantu menghindari kebingungan dan tenggat waktu yang terlewat.
The Templat Perencanaan RACI ClickUp memperjelas peran dan tanggung jawab dalam manajemen proyek sehingga tim Anda dapat bekerja secara kohesif untuk mencapai tujuan bersama.
Templat ini sama efektifnya untuk manajemen pemangku kepentingan, menawarkan struktur dan kejelasan.
Berikut adalah beberapa fitur utamanya:
- Integrasi bagan RACI: Menetapkan peran sebagai Penanggung Jawab, Akuntabel, Dikonsultasikan, atau Diinformasikan, merampingkan kepemilikan tugas dan akuntabilitas
- Perencanaan khusus proyek: Buat proyek khusus untuk setiap tujuan perencanaan RACI untuk menjaga fokus dan organisasi
- Penugasan tugas: Menugaskan tugas kepada anggota tim, menetapkan jadwal, dan memastikan semua orang memahami tanggung jawab mereka
- Kolaborasi pemangku kepentingan: Berkolaborasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal untuk menetapkan peran dan menjaga keterlibatan agar tetap selaras dengan tujuan proyek
- Pelacakan kemajuan: Mengatur tugas ke dalam kategori dan melacak statusnya secara efektif
Ideal untuk: Manajer proyek yang ingin membagi tugas secara merata, menghadirkan akuntabilitas, dan membangun transparansi
10. Templat Rencana Manajemen Cakupan ClickUp
Templat Rencana Manajemen Cakupan ClickUp
Berjuang dengan proyek yang terus berkembang melampaui batas-batas aslinya? The Templat Rencana Manajemen Ruang Lingkup ClickUp sangat berharga untuk mendefinisikan, melacak, dan mengendalikan ruang lingkup proyek di sepanjang siklus hidupnya. Ini akan memastikan bahwa tujuan proyek Anda didokumentasikan sambil mengendalikan perubahan.
Inilah yang dapat Anda lakukan dengan templat ini:
- Melacak perubahan ruang lingkup: Memantau setiap modifikasi dengan Status Khusus yang disesuaikan dengan alur kerja Anda, seperti Ditunda, Disetujui, atau Ditolak
- Atur detail utama: Gunakan Bidang Khusus untuk mengklasifikasikan perubahan ruang lingkup, melacak dampak, dan memvisualisasikan data proyek yang penting
- Alur kerja yang fleksibel: Memanfaatkan beberapa tampilan, termasuk Daftar, Gantt, Beban Kerja, dan Kalender, untuk beradaptasi dengan kebutuhan tim Anda dan memvisualisasikan manajemen ruang lingkup dari semua sudut
- Kontrol proyek yang ditingkatkan: Gunakan pelacakan waktu, tag, peringatan ketergantungan, dan pemberitahuan email untuk menjaga agar ruang lingkup proyek tetap selaras dengan tujuan keseluruhan
Ideal untuk: Manajer proyek yang ingin mengelola ruang lingkup proyek mereka sambil menjaga agar para pemangku kepentingan tetap dalam lingkaran
Berdayakan Pemangku Kepentingan Anda dengan ClickUp
Rencana pelibatan pemangku kepentingan yang dibuat dengan baik menyederhanakan cara Anda mengelola hubungan dan membangun kolaborasi yang lebih kuat.
Dengan templat ClickUp yang dapat disesuaikan, tampilan berganda, dan otomatisasi tingkat lanjut, Anda dapat mengubah manajemen pemangku kepentingan menjadi proses yang mulus.
📈 Siap untuk membawa strategi Anda ke tingkat berikutnya? Daftar untuk ClickUp hari ini!