Cara Membuat Papan Kanban di OneNote untuk Manajemen Tugas yang Lebih Baik

Pernahkah Anda merasa tugas-tugas Anda berserakan di catatan tempel, email, dan daftar periksa mental yang Anda harapkan tidak akan Anda lupakan?

Saatnya untuk menjinakkan kekacauan dengan gaya Kanban! 🎯

Dan tidak, Anda tidak memerlukan keahlian pengembangan perangkat lunak yang rumit untuk memulainya. Microsoft OneNote, alat produktivitas yang sering diremehkan, dapat berfungsi ganda sebagai papan Kanban Anda, sambil menyimpan tugas, proyek, dan catatan Anda di satu tempat.

Baik Anda bekerja sendiri atau berkolaborasi dengan tim, kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat papan Kanban di OneNote dalam panduan ini.

Selain itu, tetaplah di sini - kami akan membagikan alat bonus yang multi-fungsi, memahami manajemen proyek, dan dirancang untuk tumbuh bersama Anda.

⏰ Ringkasan 60 Detik

Inilah yang kami bahas dalam panduan ini:

• Penyiapan OneNote: Belajar membuat papan Kanban dengan cepat di OneNote dengan bagian, tabel, dan kolom
• Mengelola tugas OneNote Kanban: Tambahkan tugas, kode warna, dan tag untuk visibilitas, dan hubungkan dengan Outlook untuk pengingat
• Pintasan praktis OneNote: Gunakan alat bilah tugas OneNote, catatan cepat, dan integrasi dengan OneDrive
• Papan Kanban ClickUp: CobaClickUpuntuk kolaborasi, otomatisasi, dan jalur renang secara real-time
• Alur kerja Kanban ClickUp: Lihat integrasi dan fitur eksternal seperti batas WIP dan pengeditan multitask
• Pilih pilihan Anda: Kami merekomendasikan OneNote untuk pengaturan sederhana dan ClickUp untuk tim yang lebih besar dan proyek yang kompleks

Mengapa Menggunakan Papan Kanban? Aplikasi perangkat lunak papan kanban adalah kanvas digital seret dan lepas yang membantu menjaga alur kerja Anda tetap lancar dan kemajuannya jelas.

Inilah cara mereka memastikan stand-up cepat Anda benar-benar tetap cepat:

• Tugas dalam tiket: Tugas tangkapmenggunakan kartu Kanban yang menyertakan tenggat waktu, komentar, dan detail yang relevan di dalamnya
• Organisasi visual: Kelompokkan tugas berdasarkan penerima tugas, saluran, atau label khusus, dan lacak kemajuan melalui tahapan seperti 'Harus Dilakukan', 'Sedang Berlangsung', dan 'Sedang Ditinjau'
• Prioritas menjadi sederhana: Gunakan swimlanes untuk membuat hierarki vertikal di antara tiket, untuk memastikan pandangan yang jelas tentang prioritas dan ketergantungan
• Pembaruan waktu nyata: Memperbarui tugas secara instan dengan menarik dan melepas tiket, memastikan seluruh tim tetap selaras pada Kanban satu halaman
• Meningkatkan akuntabilitas: Mendorong transparansi dan membantu semua orang tetap berada di atas tenggat waktu mereka dengan papan bersama

Papan Kanban tumbuh subur dengan kolaborasi. Meskipun papan Kanban fisik-dibuat dari dinding atau papan dengan kolom dan catatan tempel-telah menjadi hal yang penting dalam lingkungan tim selama bertahun-tahun, alat bantu digital seperti OneNote sekarang menyediakan cara yang lebih mudah diakses untuk mengelola tugas dibandingkan dengan papan fisik.

💡Kiat Pro: Pelajari cara menggunakan AI untuk mengotomatiskan tugas Anda! 👇🏼

Menyiapkan Papan Kanban di OneNote

Ini lebih cepat dari yang Anda kira. Gratis dan dapat disesuaikan, Microsoft OneNote memungkinkan Anda dengan mudah menambahkan, melacak, dan berkolaborasi pada tugas-tugas dalam antarmuka yang sudah dikenal.

Meskipun telah dirancang sebelumnya Templat OneNote dapat menyederhanakan alur kerja, membangun papan Kanban dari awal adalah pendekatan terbaik untuk kebutuhan yang unik atau khusus.

Panduan langkah demi langkah untuk membuat papan

Langkah 1: Buat buku catatan baru

• Luncurkan aplikasi OneNote di perangkat Anda
• Klik File di menu atas, lalu pilih Baru dari menu tarik-turun
• Pilih lokasi untuk menyimpan buku catatan Anda (misalnya, OneDrive atau perangkat lokal Anda)
• Beri nama notebook Anda dengan nama yang relevan, seperti 'Kanban Board'
• Klik Buat Buku Catatan

Langkah 2: Siapkan bagian untuk papan Anda

• Klik kanan pada nama buku catatan Anda di bilah sisi
• Pilih Bagian Baru dari menu konteks (kita akan menamai bagian ini 'Board 1')
• Atau, Anda dapat mengklik tombol + Bagian Baru di bagian atas daftar bagian untuk membuat bagian baru

Langkah 3: Buatlah papan Kanban Anda

• Arahkan ke bagian 'Papan 1' yang baru saja Anda buat
• Buka Menu Bar, klik Sisipkan, lalu pilih Tabel
• Seret mouse Anda ke atas kisi untuk memilih tiga kolom dan baris sebanyak yang Anda butuhkan (Anda selalu dapat menambahkan lebih banyak baris dan kolom nanti)
• Pada baris pertama tabel, masukkan judul berikut ini:
  • Melakukan
  • Sedang Berlangsung
  • Selesai

Langkah 4: Tambahkan tugas sebagai kartu

• Di setiap kolom, tambahkan tugas sebagai baris individual dalam tabel (setiap tugas dapat diperlakukan sebagai kartu)
• Untuk setiap tugas, Anda bisa menambahkan detail seperti tanggal jatuh tempo atau deskripsi dengan mengklik sel dan mengetik
• Anda bahkan bisa menambahkan kolom tambahan bernama 'Tugas' di ujung kiri tabel untuk memecah tugas yang lebih besar menjadi subtugas yang lebih kecil

Dan voila-Anda memiliki papan Kanban yang siap dan berjalan di OneNote.

➡️ Baca Lebih Lanjut: Cara Membuat Papan Kanban di Jira

Menggunakan bilah tugas dan pintasan Microsoft OneNote

Pintasan dan alat bilah tugas di OneNote dapat memudahkan manajemen tugas Anda, mempercepat pengelolaan papan Kanban Anda. Jelajahi tips praktis ini.

Menyesuaikan Bilah Alat Akses Cepat

1. Temukan Bilah Alat Akses Cepat (biasanya ditemukan di bagian atas jendela OneNote, di atas Pita)
2. Tambahkan perintah yang sering digunakan dengan mengeklik panah ke bawah
3. Jelajahi perintah yang disarankan (seperti Halaman Baru atau Ubah) dan klik perintah apa pun yang ingin Anda tambahkan

Menggunakan pintasan keyboard untuk mengelola tugas

1. Tekan Ctrl + N untuk menambahkan tugas atau kartu baru ke papan Kanban Anda
2. Gunakan Ctrl + Tab untuk berpindah antar bagian dengan cepat, mengelola berbagai bagian papan Kanban secara efisien

Ikon area notifikasi untuk akses yang mudah

1. Buka OneNote, buka File > Options > Display, dan centang kotak untuk Tempatkan ikon OneNote di area notifikasi pada bilah tugas

(Hal ini memudahkan untuk mengakses OneNote saat bekerja pada aplikasi lain)

Menggunakan pintasan OneNote membuat segalanya menjadi lebih cepat, tetapi jika Anda ingin mengakses buku catatan Anda dari mana saja, pertimbangkan untuk menghubungkannya dengan OneDrive.

Mengintegrasikan OneDrive untuk penyimpanan dan akses file Mengekspor catatan dari OneNote ke aplikasi lain seperti OneDrive memungkinkan akses yang mudah dari perangkat apa pun dengan koneksi internet. Berikut ini adalah metode terbaik untuk transisi yang lancar:

Metode 1: Memindahkan bagian ke notebook cloud baru

• Langkah 1: Buka OneNote dan klik kanan pada tab bagian yang ingin Anda pindahkan
• Langkah 2: Pilih Pindahkan atau Salin dari menu pintasan
• Langkah 3: Pilih buku catatan yang disimpan di OneDrive Anda
• Langkah 4: Klik Pindahkan untuk memindahkan bagian tersebut

Metode 2: Mengubah lokasi buku catatan

• Langkah 1: Buka OneNote dan klik File
• Langkah 2: Pilih tab Info dan klik Pengaturan untuk buku catatan yang ingin Anda pindahkan
• Langkah 3: Pilih Properti, lalu klik Ubah Lokasi
• Langkah 4: Pilih folder OneDrive yang Anda inginkan dan klik Pilih

OneNote menggunakan mekanisme sinkronisasi unik yang berbeda dari sistem penyimpanan file pada umumnya. Perubahan yang dibuat di OneNote akan disimpan di cache dan disinkronkan dengan cloud, sehingga meningkatkan kolaborasi tanpa masalah penguncian file.

Menggunakan Papan Kanban Secara Efektif

Kunci untuk membangun papan OneNote yang sukses adalah mengetahui cara menggunakan Microsoft OneNote secara efektif . Berikut ini beberapa tipsnya:

Mengatur tugas di dalam OneNote

• Saat tugas berjalan, salin dan tempelkan ke kolom yang sesuai, lacak status setiap tugas secara visual

Pengodean dan penandaan warna untuk visibilitas yang lebih baik

• Tetapkan warna yang berbeda untuk tugas berdasarkan prioritas atau kategori. Sebagai contoh:
  • Merah untuk tugas yang mendesak/penting
  • Kuning untuk tugas dengan prioritas sedang
  • Hijau untuk tugas dengan prioritas rendah
• Gunakan fitur penandaan OneNote (Menu > Home > Tags) untuk menambahkan konteks ke tugas. Misalnya, Anda dapat membuat tag untuk:
  
  • Tugas yang mendesak
  • Tugas yang perlu ditinjau
  • Tugas yang sudah selesai
• Tambahkan simbol atau gambar untuk membedakan tugas lebih lanjut atau menunjukkan statusnya (misalnya, tanda centang untuk tugas yang sudah selesai)

Menyiapkan pengingat dan tenggat waktu

OneNote tidak memiliki fungsi pengingat bawaan, tetapi Anda dapat mengintegrasikannya dengan Outlook untuk mengatur pengingat tugas. Berikut caranya:

1. Mulailah dengan membuat tugas di OneNote. Misalnya, Anda mungkin menulis: Tugas: 'Lengkapi laporan' - Tanggal Jatuh Tempo: 25 Februari 2025
2. Salin tugas ke Outlook dengan mengklik kanan pada tugas dan memilih opsi untuk membuat tugas Outlook (sebagai alternatif, Anda dapat menggunakan fitur Tugas Outlook yang terdapat di tab Beranda di bawah grup Tag)
3. Pilih opsi yang sesuai dari menu tarik-turun (misalnya, Hari ini, Besok) untuk menandai tugas untuk Outlook
4. Buka Outlook dan buka Bagian Tugas; Anda akan melihat tugas yang baru dibuat terdaftar di sana
5. Klik buka tugas; di detail tugas, Anda dapat menetapkan tanggal jatuh tempo tertentu
6. Untuk menambahkan pengingat, centang kotak Pengingat dan pilih kapan Anda ingin diberi tahu

Setelah Anda membuat tugas di Outlook, tugas tersebut akan tetap ditautkan ke catatan asli Anda di OneNote. Jika Anda menandainya sebagai selesai di Outlook, itu akan mencerminkan status itu di OneNote.

📮Pengetahuan ClickUp: _83% pekerja pengetahuan mengandalkan email dan obrolan untuk komunikasi tim

Namun, hampir 60% dari hari kerja mereka hilang untuk beralih di antara alat ini dan mencari informasi. Dengan aplikasi yang bisa melakukan segalanya untuk pekerjaan seperti ClickUp manajemen proyek, pesan, email, dan obrolan Anda semua berkumpul di satu tempat! Saatnya untuk memusatkan dan memberi energi!

Keterbatasan Penggunaan OneNote untuk Membuat Papan Kanban

Menggunakan OneNote untuk papan Kanban Anda? Inilah yang mungkin Anda hadapi:

• Tidak memiliki fitur Kanban asli: OneNote tidak secara eksplisit dirancang untuk papan Kanban, sehingga tidak memiliki fitur bawaan seperti fungsionalitas seret dan lepas atau alur kerja otomatis
• Pembaruan manual: Tugas dan status perlu diperbarui secara manual, yang dapat memakan waktu untuk proyek yang lebih besar
• Kolaborasi terbatas: Meskipun OneNote mendukung pengeditan kolaboratif, pembaruan tugas secara real-time mungkin tertinggal dibandingkan dengan alat khusus
• Kesenjangan integrasi: Tidak seperti alat manajemen proyek khusus, OneNote hanya menawarkan integrasi dasar dengan aplikasi lain untuk pembaruan tugas otomatis

Untuk kebutuhan yang lebih dinamis, jelajahi ini Alternatif OneNote .

Membuat Papan Kanban dengan ClickUp

ClickUp, aplikasi segalanya untuk bekerja, dirancang untuk memenuhi kebutuhan manajemen proyek Anda, dan salah satu penawaran utamanya adalah papan Kanban asli.

Optimalkan alur kerja sprint Anda dengan Papan Kanban ClickUp-lacak tugas secara real-time, atur berdasarkan jalur renang, dan prioritaskan dengan kode warna Papan Kanban ClickUp melakukan lebih dari sekadar membantu memindahkan tugas-tugas Anda-mereka adalah bagian dari ekosistem yang lebih besar yang mengelola setiap aspek alur kerja Anda.

Sebagai contoh:

• Custom Fields pada kartu tugas membantu Anda melacak detail seperti tanggal penting, anggaran, skor umpan balik, dan bahkan persetujuan klien langsung di tampilan Kanban
• Perlu melakukan banyak tugas di beberapa papan? Filter isolasi memudahkan untuk memperbesar tugas tertentu berdasarkan anggota tim, prioritas, atau tanggal jatuh tempo
• Tugas dapat dilihat di beberapa papan secara bersamaan. Misalnya, tugas di papan 'Sasaran Mingguan' Anda dapat disinkronkan dengan papan 'Kampanye' tim pemasaran-tidak ada duplikasi, tidak ada pembaruan yang hilang

Platform ini juga membantu Anda mengendalikan beban kerja Anda dengan mengintegrasikan horizontal swimlanes ke dalam papan Kanban. Tugas dapat diurutkan secara visual dalam waktu nyata, sehingga 'tugas yang harus dilakukan' selalu berada di urutan teratas

Tumpuk kartu tugas berdasarkan penerima tugas atau tandai dengan tag khusus di swimlanes berdasarkan prioritas

Selain itu, Anda dapat menyesuaikan kartu tugas Anda:

• Menyesuaikan ukuran kartu
• Menumpuk dan mengatur ulang bidang
• Menambahkan daftar periksa, tag, apa pun namanya

Dan kemudian melangkah masuk ClickUp Brain -Alat jaringan saraf bertenaga AI yang secara aktif mempelajari alur kerja Anda dan menyarankan tindakan untuk membuat segala sesuatunya berjalan lebih lancar.

Sebagai contoh:

• ClickUp Brain dapat mengidentifikasi ketergantungan tugas yang terlewatkan dan menyarankan pemindahan tugas berdasarkan status tugas terkait
• Alat ini dapat mengotomatiskan pembaruan seperti mengirimObrolan ClickUpke tim atau mencatat waktu ketika sebuah tugas mencapai 'Selesai'

Dapatkan wawasan cepat mengenai alur kerja, ketergantungan, tenggat waktu, dan banyak lagi dengan ClickUp Brain

Sekarang setelah kita menjelajahi solusi Kanban ClickUp, mari kita lihat bagaimana perbandingannya dengan OneNote.

Fungsi ClickUp vs. OneNote

Baik ClickUp dan OneNote menawarkan fitur unik, tetapi ketika mengelola tugas dengan pendekatan Kanban, masing-masing membawa kekuatan yang berbeda Berikut perbandingan singkatnya:

Singkatnya, ClickUp lebih dari sekadar manajemen tugas. Papan Kanban-nya adalah representasi visual satu halaman dari seluruh alur kerja Anda.

⚡️ Arsip Templat: Unduh perantara Templat Kanban ClickUp untuk mengatur tugas dengan mudah ke dalam kolom khusus, yang memungkinkan Anda mengelompokkannya berdasarkan opsi seperti Penerima Tugas atau Tanggal Jatuh Tempo.

Tetapkan detail dengan cepat dengan mengarahkan kursor ke atas kartu, dan gunakan tombol Bilah Alat Multitask untuk membuat perubahan besar-seperti memperbarui status atau mengarsipkan tugas-sekaligus.

Jelajahi beberapa fitur khusus Kanban lainnya.

Fitur lanjutan ClickUp untuk papan Kanban

• Batas pekerjaan yang sedang dalam proses (WIP): Tetapkan batas WIP pada kolom papan Kanban Anda, untuk memastikan bahwa tim tidak mengerjakan terlalu banyak tugas sekaligus

Tetapkan batas jumlah tiket di setiap tahap proyek untuk menghindari kelebihan beban pada satu fase

• Integrasi dinamis: Hubungkan ClickUp dengan Google Drive, Zoom (dan 1.000+ alat lainnya) untuk memusatkan komunikasi, file, dan rapat, sehingga segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas Anda tetap berada dalam satu papan
• Kolaborasi waktu nyata: Berikan komentar waktu nyata dan @menyebutkan anggota tim untuk mendapatkan umpan balik tentang tiket, atau letakkan tautan di ClickUp Chat untuk menjaga agar semua orang tetap terhubung
• Pelacakan waktu: Gunakan fitur pelacakan waktu bawaan untuk mencatat jam yang dihabiskan untuk setiap tugas secara langsung di dalam papan Kanban, sehingga memudahkan untuk tetap berada di dalam jadwal proyek
• Template Kanban: Gunakan yang sudah dirancang sebelumnyaTemplat papan Kanban untuk menyederhanakan penyiapan dan penggunaan

⚡️ Arsip Templat: Untuk pendekatan yang ramah bagi pemula, cobalah Templat Peta Jalan ClickUp . Ini memberi Anda Tampilan papan Roadmap Kanban untuk melacak tugas melalui berbagai tahapan, sementara Tampilan daftar Roadmap memberikan garis waktu yang jelas dan linier dari tugas dan pencapaian.

Selain itu, gunakan tampilan daftar Backlog untuk mengelola tugas yang akan datang dan tampilan Kalender Beban Kerja Tim untuk memvisualisasikan kapasitas tim Anda.

Opsi impor/ekspor serbaguna dari ClickUp

ClickUp juga menawarkan opsi transisi data, membantu Anda mengelola tugas secara efisien di antara platform atau format yang berbeda. Berikut ini adalah cara untuk melakukannya:

Mengimpor tugas ke ClickUp

• Anda dapat mengimpor tugas dari berbagai platform, seperti Notion, serta dari file Excel dan CSV

💡Tip Pro: Proses impor sangat mudah: buka bagian Import/Export di pengaturan, pilih sumber Anda (seperti Excel atau aplikasi lain), dan ikuti petunjuknya untuk memetakan data Anda dengan benar.

• Ketika mengimpor tugas, ClickUp secara otomatis membuat daftar baru dari item yang diimpor, membantu Anda mengkategorikan tugas secara efektif sejak awal
• Setelah mengimpor, Anda dapat meninjau laporan impor yang menyoroti masalah apa pun yang ditemui selama proses, seperti item yang terduplikasi

Mengekspor tugas dari ClickUp

• Anda bisa mengekspor tampilan Daftar atau Tabel sebagai file CSV atau Excel. Fitur ini berguna untuk menganalisis data tugas di luar ClickUp atau membagikannya dengan pemangku kepentingan yang mungkin tidak menggunakan platform

💡Tip Pro: Sesuaikan ekspor Anda dengan memilih kolom yang terlihat, nama tugas tertentu, atau semua kolom untuk fleksibilitas yang lebih besar dalam bagaimana data disajikan.

• Semua subtugas dan Bidang Khusus dapat ditambahkan ke ekspor Anda. Kemampuan ini memastikan bahwa semua detail tugas yang relevan ditangkap dan dapat digunakan untuk analisis atau pelaporan lebih lanjut

Rangkaian fitur ClickUp sangat cocok untuk alur kerja yang kompleks. Meskipun demikian, jika kebutuhan Anda lebih sederhana, ada baiknya Anda mempelajari cara memaksimalkan efisiensi menggunakan OneNote.

Memaksimalkan Efisiensi Papan Kanban Anda

Bagus Contoh papan kanban memiliki praktik yang efisien yang bekerja di belakang layar.

Praktik terbaik untuk mempertahankan dewan yang efektif

siapkan struktur yang jelas: Atur papan Anda dengan bagian tabel yang sesuai dengan kolom Kanban seperti Backlog, Dalam Proses, dan Selesai

✅ Tambahkan elemen visual: Tingkatkan papan Anda dengan warna, emoji, dan tag untuk menyoroti prioritas dan status tugas

✅ Arsipkan tugas yang sudah selesai secara teratur: Buat bagian 'Arsip Selesai' untuk menjaga papan Anda tetap bersih sambil menyimpan tugas-tugas sebelumnya untuk referensi

Jebakan umum dan cara menghindarinya

❌ Membuat board menjadi terlalu rumit: Jaga agar tata letak board tetap sederhana untuk mencerminkan alur kerja Anda tanpa menambahkan bagian yang tidak perlu yang dapat membingungkan pengguna

❌ Mengabaikan pemeliharaan: Memperbarui status tugas secara teratur untuk menghindari kebingungan tentang tugas yang sedang berjalan atau yang sudah selesai, karena pembaruan manual sangat penting jika tidak ada pemicu otomatis

❌ Tidak menggunakan fitur yang tersedia: Jelajahi semua fitur yang tersedia, seperti menautkan halaman yang ada dan menggunakan tabel, untuk meningkatkan pelacakan dan pengorganisasian tugas

Kiat untuk peningkatan dan adaptasi yang berkelanjutan

📌 Mengintegrasikan loop umpan balik: Siapkan proses untuk mengumpulkan umpan balik tim di papan Kanban, sehingga memungkinkan peningkatan alur kerja yang berkelanjutan berdasarkan wawasan dunia nyata

📌 Menggunakan teknologi: Temukan alat dan integrasi tambahan, seperti otomatisasi atau aplikasi manajemen proyek, untuk meningkatkan pengalaman papan Kanban OneNote Anda

📌 Tetap terinformasi: Baca artikel terbaru atau bergabunglah dengan forum manajemen proyek untuk mendapatkan informasi terbaru dan meningkatkan proses Anda

Kuasai Alur Kerja Manajemen Proyek Anda Dengan Papan Kanban ClickUp

Pada akhirnya, baik OneNote dan ClickUp menawarkan manajemen tugas bergaya Kanban, tetapi perbedaannya terletak pada seberapa besar Anda ingin papan Anda bekerja untuk Anda.

OneNote dapat berfungsi sebagai ruang visual yang dapat disesuaikan untuk pelacakan sederhana. Namun, ketika harus mengintegrasikan tugas dengan tim yang lebih luas, mengotomatiskan alur kerja, atau meningkatkan proses Anda, ini membuat Anda melakukan lebih banyak pekerjaan manual

Di situlah ClickUp melangkah maju. Jika Anda menangani proyek-proyek yang kompleks dan membutuhkan sesuatu yang lebih dari sekadar pelacakan tugas, papan Kanban ClickUp menjadi jembatan antara perencanaan dan eksekusi

Ini mengemas semua fitur yang diperlukan (dari kolaborasi waktu nyata hingga bantuan pengetahuan AI) untuk menjadikan setiap tugas sebagai bagian dinamis dari alur kerja Anda. Daftar di ClickUp secara gratis dan biarkan papan Kanban Anda melakukan pekerjaan berat untuk Anda. 🏋️‍♂️