Memahami bagaimana sebuah proyek bergerak dari satu tahap ke tahap lainnya bergantung pada seberapa baik Anda dapat memvisualisasikan alur proyek. Itulah yang membuat perangkat lunak diagram alur sangat populer untuk tim yang membutuhkan kejelasan visual yang lebih baik.
Namun, beberapa tim fokus pada perangkat lunak gratis yang tersedia dan ingin tahu cara membuat diagram alur di Google Dokumen. Ini bukan cara yang paling bermanfaat dan sederhana untuk membuat diagram alur, tetapi bisa dilakukan!
Untuk sketsa cepat dan corat-coret di tengah hari, sistem ini baik-baik saja. Tetapi untuk diagram alur yang kompleks dan diagram alur kerja ada begitu banyak sumber daya lain yang efektif dan fungsional yang sama nyamannya dengan pena dan kertas-janji tepercaya.
Dalam konteks artikel ini, kita akan fokus pada salah satu alternatif tersebut-membuat diagram alur di Google Dokumen.
Sekarang, Anda mungkin pengguna lama Google Doc yang bertanya-tanya bagaimana Anda bisa bertahan selama ini tanpa mengetahui bahwa aplikasi favorit Anda editor dokumen mampu melakukan lebih banyak lagi, tetapi Anda tidak sendirian!
Ikuti terus artikel ini karena kami akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang cara membuat diagram alur di Google Dokumen, termasuk panduan langkah demi langkah dan kursus kilat tentang diagram alur.
Apa itu diagram alur?
Diagram alur adalah alat bantu visual yang secara grafis merepresentasikan proses atau alur kerja.
Buat diagram alir untuk struktur organisasi Anda dengan Peta Pikiran di ClickUp
Sebagian besar pengguna lebih memilih peta ini untuk merepresentasikan data dalam jumlah besar atau menggunakannya untuk merencanakan konsep yang rumit. Peta ini mudah dibaca dan membantu memecah proses yang rumit dengan cara yang lebih mudah dicerna karena sifatnya yang visual - peta ini juga sangat mudah diakses oleh anggota tim yang memproses informasi secara berbeda .
Dalam manajemen proyek, diagram alur adalah elemen kunci dalam fase perencanaan karena melengkapi metodologi proyek apa pun termasuk kerangka kerja proyek adaptif, manajemen siklus proyek, atau tangkas. Sebagai alat bantu visual, diagram alir menyediakan:
- Kejelasan: Anggota tim dapat dengan jelas melihat setiap tahap siklus hidup proyek
- Koordinasi: Diagram alur mendorong transparansi sehingga setiap anggota memiliki pemahaman yang sama mengenai peran mereka dalam alur kerja proyek
- Komunikasi: Diagram alur menggunakan grafik sederhana untuk menyampaikan dengan cepat bagaimana proses yang rumit dilakukan
- Analisis: Flowchart memetakan alur proses dari awal hingga akhir, memungkinkan manajer proyek untuk dengan mudah menentukan di manakemacetan kemungkinan akan muncul dan melakukan penyesuaian jika diperlukan
Simbol, bentuk, dan kualitas diagram alir yang umum
Untuk memahami cara membuat dan membaca diagram alur, pertama-tama mari kita pelajari kualitas dan atribut yang paling umum.
Mulai/akhir
Seperti semua cerita favorit Anda, sebagian besar diagram alur memiliki awal dan akhir, yang dilambangkan dengan persegi panjang bulat atau simbol terminal.
Proses
Proses menunjukkan apa yang sedang dilakukan dan digambarkan dengan komponen berbentuk persegi panjang yang diberi label tindakan. "Matikan TV," "beri makan kucing," dan "panggil pengawas eksekutif," adalah beberapa contohnya.
Keputusan
Di sinilah diagram alir menunjukkan keputusan untuk pertanyaan sederhana. Di sini kita berbicara tentang pertanyaan ya atau tidak dan benar atau salah. Proses-atau algoritma-akan berjalan dalam dua arah yang berbeda tergantung pada jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut. Wajik atau belah ketupat mewakili tanda keputusan.
Panah
Arah dari sebuah proses ditunjukkan dengan tanda panah, yang juga disebut garis alir.
Membuat diagram alur di Google Dokumen
Google Docs adalah alat editor dokumen yang kuat yang juga dapat membantu dalam manajemen proyek juga. Ini paling sering digunakan untuk menulis dan memformat dokumen teks, mengedit bersama pengguna lain, dan berbagi halaman dengan aman, tetapi Google Drawings bawaan juga merupakan sumber daya yang bagus untuk membuat diagram alur khusus. Berikut caranya:
Langkah 1: Siapkan Google Dokumen Anda
Hal pertama yang pertama-kita mulai dengan dokumen Google yang kosong.
Jika diagram alur Anda horizontal, klik Penyiapan halaman dari tab File, lalu Lanskap untuk mengubah orientasi halaman menjadi lanskap.
Ubah orientasi halaman dokumen Anda dengan mudah Google Doc
Langkah 2: Buka Alat Menggambar Google
Untuk membuat diagram alur, kita akan menggunakan alat pembuatan diagram Google Docs.
Akses alat ini dengan menavigasi ke bilah menu bagian atas dan pilih Sisipkan, lalu arahkan kursor ke opsi Gambar dan pilih Baru.
Di bagian atas dokumen kosong Anda, sebuah kanvas sketsa kosong akan muncul. Sebelum kita menambahkan apa pun, mari kita lihat sekilas tentang alat ini.
Buka Alat Menggambar dari bilah menu di Google Dokumen
Klik alat Bentuk pada bilah alat gambar untuk tampilan penuh objek diagram alur Anda, lalu pilih Bentuk dari daftar pilihan. Anda juga dapat menemukan berbagai bentuk diagram alur di bagian bawah menu.
Jika Anda tidak yakin apa arti bentuk tertentu dalam diagram alur, arahkan mouse Anda ke bentuk tersebut untuk mendapatkan deskripsi teks tentang tujuannya.
Arahkan mouse ke atas bentuk untuk melihat deskripsinya
Langkah 3: Menambahkan bentuk
Sekarang untuk hal yang lebih penting - membuat diagram alur Anda!
Untuk mulai menambahkan konten ke bagan, buka menu Bentuk dan pilih terminator diagram alur-atau persegi panjang bulat.
Banyak diagram alur yang dimulai dan diakhiri dengan simbol terminator ini
Anda dapat menambahkan setiap objek secara terpisah untuk mengisi bagan Anda, atau jika Anda telah mengubah ukurannya, Anda dapat menyalin dan menempelkan bentuknya untuk memastikan ukurannya sama.
Langkah 4: Menambahkan baris
Klik alat Line pada toolbar, dan pilih Arrow atau Elbow Connector dari menu drop-down, tergantung pada jenis panah atau garis aliran yang Anda perlukan.
Pilih dari sejumlah garis yang berbeda untuk menghubungkan bentuk diagram alur Anda di Google Dokumen
Langkah 5: Menambahkan teks
Dengan menggunakan alat bantu Teks (ikon T dalam kotak di panel gambar), tambahkan teks di dalam bentuk Anda.
Sorot teks Anda, lalu klik tiga titik di toolbar untuk memformat dan menata teks Anda. Anda dapat mengubah jenis font, mengubah ukuran teks, dan memposisikannya sesuai keinginan Anda.
Menambahkan bentuk dan memformat teks dengan opsi gaya yang berbeda di diagram alur Google Dokumen Anda
Untuk mempertahankan format yang sama di setiap bentuk, salin dan tempel konten ke kotak berikutnya, lalu edit teksnya.
Langkah 6: Simpan draf Anda
Oke, langkah ini mungkin membutuhkan sedikit waktu untuk membiasakan diri.
Banyak orang menyukai Google Docs karena fitur penyimpanan otomatisnya-di mana mereka bahkan dapat bekerja secara offline dan membuka dokumen mereka kapan saja untuk melihat versi terbarunya tanpa perlu menekan tombol simpan. Tetapi untuk memastikan diagram alur Anda ditambahkan ke dokumen Google, Anda harus menekan tombol biru Save and Close setelah selesai.
Setelah Anda menyimpan diagram alur, diagram alur akan muncul sebagai gambar di Google Doc Anda
Jika Anda perlu melakukan penyesuaian pada diagram alur, klik dua kali pada diagram alur tersebut dan Anda akan kembali ke kanvas lukisan.
Dan voila! Anda sudah memiliki diagram alur Google Doc Anda sendiri! 🎉
Bonus: perangkat lunak Flowchart untuk Mac !
4 jenis diagram alur Google Dokumen yang umum
Meskipun ada beberapa variasi diagram alur, kami akan fokus pada empat di antaranya kasus penggunaan umum .
Keempat diagram alir populer ini sangat ideal untuk:
- Menggambarkan operasi perusahaan, manufaktur, dan administrasi
- Menguraikan bagaimana sebuah organisasi beroperasi
- Memperlihatkan bagaimana berbagai departemen berinteraksi.
1. Diagram Alir Proses
Diagram alir proses, juga dikenal sebagai diagram alir proses, adalah yang paling mudah beradaptasi dari keempat diagram alir karena kita dapat menggunakannya untuk hampir semua hal.
Namun yang paling umum, organisasi menggunakan diagram alir proses untuk menjelaskan bagaimana segala sesuatunya beroperasi di perusahaan Anda.
2. Diagram Alur Kerja Diagram alur kerja menunjukkan bagaimana suatu proses atau organisasi bekerja. Diagram ini membantu Anda dalam menganalisis pergerakan data dan dokumen di seluruh organisasi Anda.
3. Diagram Alir Swimlane
Ketika Anda perlu menampilkan beberapa kategori informasi secara berdampingan, diagram alir swimlane adalah alat bantu yang tepat. Diagram swimlane mungkin terlihat sangat mirip dengan diagram alur kerja, namun perbedaan utamanya adalah bahwa diagram ini memungkinkan Anda untuk membagi aktivitas ke dalam beberapa kategori.
Diagram alur swimlane berguna untuk mendokumentasikan proses komprehensif yang melibatkan banyak tim atau memengaruhi berbagai bagian organisasi.
4. Diagram Alir Data
Diagram alir data menunjukkan bagaimana proses data "mengalir" Diagram ini sangat membantu ketika Anda ingin mengembangkan sistem baru atau menilai sistem yang sudah ada.
Meskipun paling sering digunakan untuk desain dan pengembangan perangkat lunak, diagram alir data juga berguna untuk mengevaluasi penyebaran informasi, seperti bagaimana data mengalir melalui sebuah organisasi.
Templat Diagram Alir Google Docs
via Template.net
The Templat Diagram Alir Google Docs dari Template.net adalah alat yang kuat dan ramah pengguna yang membantu menyederhanakan proses dalam membuat diagram alur yang profesional dan menarik secara visual. Templat ini menawarkan penyesuaian warna, teks, garis, dan bentuk yang mudah, memberikan pengguna kontrol penuh untuk merancang diagram alur yang memenuhi kebutuhan spesifik mereka dengan sempurna.
Apakah Anda ingin mengilustrasikan proses yang kompleks, alur kerja, atau sistem, Templat Diagram Alir Google Documents memberdayakan Anda untuk dengan mudah membuat representasi grafis yang ringkas dan jelas. Selain itu, ini templat diagram alur sepenuhnya dapat diunduh, diedit, dan serbaguna, memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mengakses dan memodifikasi kreasi mereka sesuai keinginan mereka. Tidak perlu keahlian teknis yang tinggi, sebaliknya Anda dapat menyusun proses yang rumit dengan mudah menggunakan fitur yang disediakan dalam templat yang mudah digunakan ini.
Keterbatasan Membuat Diagram Alir di Google Dokumen
Google Docs sangat intuitif dan mudah dibagikan dengan tim. Dengan kursor langsung untuk mengedit secara real-time dan tanpa tombol simpan, Google Docs membuat pembuatan dokumen menjadi kolaboratif dan-berani kami katakan-menyenangkan.
Namun sayangnya, tidak semua pelangi dan kupu-kupu dalam hal diagram alur Google Doc.
Berikut adalah tiga keterbatasannya yang paling menantang:
1. Pekerjaan offline yang tidak nyaman
Google Docs dapat diakses melalui peramban web. Ini berarti pengguna dapat bekerja dari mana saja selama mereka memiliki koneksi internet.
Google sekarang memiliki perangkat lunak Drive untuk Chrome dan program desktop Drive yang memungkinkan Anda untuk mengakses semua file Drive Anda, termasuk file Doc, secara offline. Kedengarannya fantastis, tetapi ada beberapa batasan yang harus Anda ketahui karena Anda harus merencanakan terlebih dahulu untuk bekerja secara offline.
Pertama, pastikan Anda telah mengonfigurasi Drive untuk penggunaan offline dan memilih file yang akan Anda akses secara offline. Jika tidak, Anda tidak akan bisa menggunakan Documents secara offline.
Namun, ada kekurangannya. Tidak ada diagram alur jika tidak ada koneksi internet. Diagram alur di Google Docs bergantung pada tombol simpan, sehingga Anda dapat mengakses diagram alur yang telah Anda buat secara offline, tetapi akan menghadapi tantangan saat mencoba membuatnya dari awal tanpa Wi-Fi.
2. Tidak dirancang untuk diagram alur
Ya, Google Docs dapat menampilkan diagram alur dasar, tetapi editor dokumen ini dibuat untuk membuat dan berbagi dokumen, mirip dengan Microsoft Word.
Jika Google Docs memiliki templat diagram alur bawaan atau membuat alat bantu bentuk sedikit lebih sederhana, kemungkinan diagram alur dan pengalaman pengguna akan sangat berbeda. Tetapi Anda harus menyalin dan menempelkan bentuk untuk mereplikasi pekerjaan Anda - sebuah proses yang membosankan dan memakan waktu yang tidak ideal untuk bagan yang kompleks.
👉 Membuat diagram alir di Excel
3. Tidak ada kemampuan alur kerja * Tidak ada kemampuan alur kerja
Jadi, Anda telah membuat diagram alur di Google Dokumen. Sekarang bagaimana? Bisakah Anda membuat tugas? tidak bisa. Bagaimana dengan menugaskan atau menjadwalkannya? juga tidak bisa.
Meskipun Anda dapat membuat diagram alur di Google Dokumen, tidak banyak yang dapat Anda lakukan untuk menindaklanjutinya karena diagram ini tidak terhubung ke alur kerja yang sebenarnya, melainkan hanya memetakannya.
Templat & Alat Diagram Alir Alternatif
Sejauh ini, ClickUp adalah satu-satunya alat digital pembuat diagram alur yang Anda perlukan.
ClickUp adalah platform produktivitas lengkap yang diandalkan oleh tim dari berbagai ukuran dan industri untuk mengelola proyek, membuat diagram alur yang rumit, dan mengoptimalkan proses mereka dengan seluruh tim. Baik Anda seorang wirausahawan atau bagian dari tim perusahaan berskala besar, ClickUp cukup fleksibel untuk menyelaraskan dengan alur kerja apa pun-apa pun gaya proyek yang Anda gunakan. 🏆
Buat, edit, dan bagikan diagram alur dengan mudah untuk proyek yang paling rumit sekalipun, dan simpan di Ruang Kerja Anda selamanya. Ikuti langkah-langkah sederhana ini dari awal hingga akhir, lalu biarkan kreativitas Anda mengalir dengan diagram alur di Papan Tulis ClickUp:
Langkah 1: Pilih diagram alur atau diagram berdasarkan tujuan akhir Anda
Dimulai dengan tujuan akhir, pilih diagram alur terbaik untuk Anda. Berikut adalah beberapa ide untuk membuat pemikiran Anda berjalan-Anda dapat membuat diagram untuk..
- Mempertimbangkan prosedur baru untuk proyek di masa mendatang
- Menemukan ketidakefisienan dan berinovasi pada sistem yang sudah ada
- Meningkatkan cara Anda menggunakan sumber daya dalam proses
- Menetapkan ekspektasi untuk proses tertentu dengan tim Anda, dan bekerja untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda
- Membedah proses yang rumit dengan daftar aktivitas, poin-poin keputusan, dan data
Papan Tulis ClickUp menawarkan semua fitur kreatif dan kolaborasi anda perlu membuat diagram alur impian Anda-dan kemudian beberapa. Tetapi bagian terbaiknya? Alat canggih ini sepenuhnya gratis. Yang harus Anda lakukan adalah mendaftar!
Dari mana saja di Ruang Kerja Anda, cukup buka + View, gulir ke bawah, dan klik Whiteboard. Anda akan disambut dengan kanvas kosong yang penuh dengan berbagai kemungkinan. Tetapi menggambar diagram alur secara bebas bukanlah satu-satunya pilihan Anda! Akan dibahas lebih lanjut sebentar lagi. 🥳
ClickUp Whiteboards menawarkan semua fitur kreatif dan kolaborasi yang Anda butuhkan untuk membuat diagram alur impian Anda
Langkah 2: Undang tim
Anda tidak perlu membuat diagram alur sendirian. Kolaborasi mengundang ide-ide baru, peningkatan, dan inovasi untuk proyek apa pun-cukup minta tim Anda untuk menjadi bagian dari proses dengan pengeditan waktu nyata dan kursor langsung sehingga Anda dapat bekerja bersama anggota tanpa tumpang tindih. 🤩
Sesuaikan Pembagian & Izin di bawah Pengaturan Ruang di ClickUp untuk mengundang anggota tim untuk bergabung dengan ruang Anda. Setelah Anda menerima anggota tim Anda, Anda semua akan memiliki kebebasan yang sama untuk mengedit, membuat, dan membuat bagan sesuka Anda.
Ada pertanyaan lebih lanjut tentang cara melakukan onboarding seperti seorang profesional? Lihat posting ini tentang bagaimana ClickUp Tim Pengembangan Bakat menggunakan ClickUp untuk menerima anggota tim baru!
Langkah 3: Buat diagram alir Anda!
Kami menyukai Papan Tulis ClickUp karena mereka benar-benar tak terbatas. Anda dapat membuat diagram alur dengan memilih templat diagram alur, menggambar diagram secara bebas, atau, menggunakan salah satu bentuk yang dapat disesuaikan (yang dapat dikonversi langsung ke tugas ClickUp).
Wujudkan ide Anda atau sekadar bersantai dengan mencoret-coret secara bebas dengan Papan Tulis ClickUp di ponsel Anda
Anda dapat menggambar hubungan antara bentuk dan media apa pun di Papan Tulis Anda, yang berarti diagram alir Anda dapat dibuat kapan pun, dan terbentuk dari kumpulan informasi apa pun di papan tulis Anda.
Tambahkan teks di dalam bentuk, pada catatan tempel, sematkan Dokumen ClickUp, dan banyak lagi-lalu gunakan pengeditan teks yang kaya untuk membuat tulisan Anda menonjol di bagan Anda. Dan untuk akses cepat, gunakan fitur ClickUp Perintah garis miring dan pintasan keyboard untuk memilih dari sejumlah pilihan gaya dan format.
Karena kanvasnya tidak terbatas, Anda dapat membuat diagram alur sebanyak yang Anda butuhkan tanpa kehabisan ruang, cukup seret kursor ke area terbuka dan lanjutkan membuat di papan yang sama! Bagikan, edit, dan tampilkan diagram alur yang bersih dari Papan Tulis Anda kapan saja.
Selain itu, Papan Tulis Anda secara otomatis terhubung ke alur kerja Anda sehingga Anda dapat mulai menindaklanjuti ide-ide Anda dan menggunakan diagram alir secepatnya!
Ubah bentuk menjadi tugas di Papan Tulis ClickUp Anda untuk langsung mulai menerapkan diagram alur Anda ke dalam tindakan
Namun, bukan hanya itu saja! ClickUp menawarkan pengalaman yang kaya fitur di semua alatnya, menjadikannya fungsional dan menyenangkan untuk digunakan.
Untuk memberi Anda gambaran tentang hal lain yang dapat Anda harapkan, berikut adalah beberapa fitur ClickUp tambahan untuk mengoptimalkan diagram alur, alur kerja, proses, dan banyak lagi:
- Apengatur waktu global asli untuk melacak waktu, menetapkan perkiraan waktu, dan meningkatkan produktivitas pada tugas apa pun
- Widget Khusus untuk memvisualisasikan data dalam bentuk diagram batang, portofolio, garis, dan diagram baterai, dan lain-lain.
- Lebih dari15 tampilan yang dapat disesuaikan termasukTampilan sematan untuk menambahkan konten dari alat kerja populer lainnya
- Klik Dokumen untuk membuat segala sesuatu mulai dari basis pengetahuan yang mendetail hingga wiki, memproses Dokumen, dan semua yang ada di antaranya. Selain itu, Anda bisa mengunduh Dokumen Anda sebagai file Markdown, HTML, atau PDF, atau membagikannya melalui tautan
- Lebih dari 1.000 integrasi termasuk Slack, Trello, Zoom, dan banyak lagi,banyak lagi* Tanggal mulai tugas yang mudah disesuaikan dan tanggal jatuh tempo yang dapatditugaskan ke beberapa anggota tim dalam satu waktu
- Aplikasi seluler ClickUp untuk Android dan iOS memungkinkan bekerja di mana saja
Membuat Diagram Alir dengan ClickUp
Membuat diagram alur dasar di Google Docs mungkin gratis, tetapi komitmen waktunya tidak!
Tanpa templat, kemampuan untuk menghubungkan diagram alur Google Doc ke alur kerja, atau UI yang lebih intuitif, Anda akan kehilangan waktu berharga yang seharusnya dapat difokuskan pada tim atau proyek Anda.
Kabar baiknya, ClickUp memberi Anda akses ke perpustakaan template yang luas untuk memulai pembuatan diagram alur dengan cara yang paling masuk akal bagi Anda, dan Papan Tulis digital yang kuat untuk mendorong kreativitas Anda, bahkan jika Anda memulai dari awal.
Karena diagram alur berguna untuk mengkomunikasikan berbagai macam informasi, Anda bisa bertaruh bahwa empat contoh di atas hanyalah puncak gunung es.
Mulailah menghancurkan dan melampaui tujuan perusahaan Anda dengan diagram alur yang interaktif, intuitif, dan fleksibel di ClickUp-dan mulailah secara gratis!
Akses Dokumen ClickUp, Papan Tulis, dan templat diagram alur-ditambah penyimpanan 100MB, serta tugas dan anggota tak terbatas dengan Paket Gratis Selamanya dari ClickUp .
Jadi, apa lagi yang Anda tunggu?