Strategi Perencanaan Tahunan untuk Pemimpin Bisnis

Seperti pepatah militer yang populer, yang juga dikenal sebagai 7P,

Perencanaan yang tepat sebelumnya mencegah kinerja yang buruk.

Meskipun tidak semua organisasi mengikuti kesatuan komando militer atau memiliki satu musuh yang jelas untuk diatasi, namun pentingnya perencanaan bersifat universal. Terutama untuk bisnis modern di mana pandangan masa depan bisnis terbatas pada belasan tahun.

Sebuah studi EY mengatakan bahwa umur rata-rata perusahaan S&P 500 AS 80 tahun yang lalu adalah 67 tahun. Hari ini, umurnya hanya 15 tahun! Pada dasarnya, jika Anda membuat rencana lima belas tahun untuk perusahaan yang baru berusia satu tahun, Anda mungkin tidak akan menggunakannya!

Saat dunia berkembang dengan cepat, teknologi menjadi usang dalam hitungan bulan, dan pelanggan menuntut pengalaman baru. Rencana harus mencapai keseimbangan yang tepat antara keandalan dan kemampuan beradaptasi.

Dalam artikel blog ini, kami akan membahas bagaimana Anda bisa menggunakan berbagai strategi perencanaan tahunan untuk mencapai hal tersebut!

⏰ Ringkasan 60 Detik

Jika Anda hanya memiliki waktu 60 detik untuk mempelajari perencanaan tahunan, berikut adalah ringkasan singkatnya:

Perencanaan tahunan adalah proses organisasi dalam menetapkan tujuan, aktivitas, dan sumber daya untuk tahun yang akan datang. Biasanya diprakarsai oleh hak prerogatif keuangan untuk pelaporan dan kepatuhan pemegang saham, perencanaan tahunan telah berkembang untuk menawarkan manfaat yang lebih luas.

Sebuah perencanaan yang baik rencana proyek berisi hal-hal berikut ini:

• Tujuan
• Anggaran
• Rencana aksi
• Peran dan tanggung jawab
• Metrik dan mekanisme peninjauan

Untuk perencanaan tahunan yang efektif, pertimbangkan langkah-langkah berikut ini.

• Tinjau ulang: Tinjauan menyeluruh terhadap kinerja tahun sebelumnya
• Tujuan: Menetapkan tujuan dan sasaran yang dapat dicapai
• Rencana aksi: Merancang aktivitas dan proyek yang diperlukan untuk mencapai sasaran tahunan
• Alat-alat: Perangkat teknologi yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan rencana tahunan
• Pelacakan: Pelaporan dan dasbor untuk pelacakan kinerja waktu nyata

Sekarang, mari kita bahas detail-detailnya.

Memahami Perencanaan Tahunan

Ide perencanaan tahunan terdengar cukup jelas-Anda membuat rencana untuk tahun depan. 🤷 Kecuali tidak sesederhana itu. Bergantung pada bisnis Anda, ukuran organisasi, dan pasar yang Anda masuki, sifat perencanaan tahunan dapat sangat bervariasi. Mari kita lihat bagaimana caranya.

Apa itu perencanaan tahunan?

Perencanaan tahunan adalah proses menguraikan tujuan, aktivitas, pencapaian, anggaran, dan sumber daya untuk periode dua belas bulan mendatang. Beberapa karakteristik penting dari perencanaan tahunan adalah sebagai berikut.

• **Berfokus pada keuangan: Sering kali, perencanaan ini didorong oleh kinerja dan rencana keuangan organisasi, yang selaras dengan pelaporan pemegang saham/kepatuhan untuk tahun tersebut
• Didorong oleh tinjauan: Rencana tahunan mengikuti tinjauan menyeluruh terhadap kinerja di tahun sebelumnya
• Turun ke bawah: Rencana tahunan dibuat pertama kali di tingkat organisasi, yang kemudian diturunkan ke tingkat vertikal, departemen, tim, dan individu
• 360 derajat: Perencanaan tahunan menguraikan apa yang perlu dilakukan, bagaimana, oleh siapa, dan dengan sumber daya apa

Lihat bagaimana Papan Tulis ClickUp membantu Anda dalam perencanaan, apa pun proyeknya

Perbedaan antara perencanaan tahunan dan perencanaan strategis

Dalam manajemen bisnis, strategi, rencana, taktik, dan kombinasi dari kata-kata tersebut sering digunakan secara bergantian-yang mengakibatkan kebingungan yang tidak perlu. Jadi, sebelum kita membahas detail perencanaan tahunan, mari kita bedakan dengan 'perencanaan strategis'

Dalam sebuah episode podcast HBR yang berjudul " Rencana bukanlah sebuah strategi " kata Roger Martin, mantan dekan Rotman School of Management di University of Toronto:

Strategi adalah serangkaian pilihan integratif yang menempatkan Anda di lapangan permainan pilihan Anda sedemikian rupa sehingga Anda menang... Strategi memiliki teori.

Roger Martin, Mantan dekan, Rotman School of Management, University of Toronto

Jadi, sebagian besar proses perencanaan strategis adalah tentang menciptakan teori, yaitu membuat keputusan besar tentang mengapa Anda melakukan apa yang Anda lakukan, siapa pelanggan Anda, apa yang membuat Anda lebih baik dari pesaing Anda, dll. Beberapa di antaranya adalah template perencanaan strategis akan memberi Anda ide yang lebih baik.

Di sisi lain, proses perencanaan tahunan adalah tentang pelaksanaan strategi tersebut selama dua belas bulan ke depan.

💡Kiat Pro: Lihat templat tujuan tahunan di sini.

Meskipun tidak sepenuhnya bersifat strategis, perencanaan tahunan menempati tempat yang sangat penting dalam siklus hidup organisasi karena beberapa alasan.

Manfaat perencanaan tahunan yang efektif

Perencanaan tahunan yang efektif adalah peta jalan untuk perjalanan bisnis selama dua belas bulan ke depan. Dengannya, setiap anggota dari setiap tim mengetahui tujuan, pencapaian, dan jalan untuk mencapainya. Hal ini memberikan banyak manfaat, seperti:

Arah: Proses perencanaan tahunan yang efektif menentukan arah bagi seluruh organisasi. Hal ini memastikan bahwa setiap individu selaras dengan rencana tim, yang sejalan dengan rencana departemen, dan seterusnya.

Kejelasan tindakan: Rencana tahunan yang baik menguraikan apa yang perlu dicapai dan bagaimana caranya. Hal ini menghilangkan ambiguitas tentang bagaimana tujuan organisasi dicapai.

Misalnya, jika pertumbuhan pelanggan melalui akuisisi adalah tujuannya, rencana tahunan menguraikan berbagai kegiatan, seperti acara, iklan, pemasaran konten, dll., beserta anggaran dan sumber daya untuk masing-masing kegiatan.

Dari sini, tim memiliki kejelasan atas tugas mereka untuk tahun ini.

Akuntabilitas: Rencana tahunan memberikan tanggung jawab untuk berbagai tujuan dan hasil kepada individu tertentu. Hal ini mendorong akuntabilitas pribadi dan tim.

Keterukuran: Rencana tahunan sangat penting untuk mengukur keberhasilan organisasi. Ini adalah tolok ukur untuk mengevaluasi kinerja di akhir tahun.

Optimalisasi sumber daya: Alokasi anggaran, staf, peralatan, dan sumber daya lainnya menjadi efektif jika sesuai dengan rencana yang kuat.

Manajemen risiko: Pada dasarnya, rencana tahunan juga merupakan strategi mitigasi risiko. Hal ini membantu para pemimpin untuk memprediksi risiko yang mungkin muncul di tahun depan (atau selanjutnya) dan membangun langkah-langkah mitigasi saat ini.

Untuk mendapatkan manfaat di atas dan menjadi efektif, sebuah rencana harus memiliki struktur yang spesifik. Mari kita telusuri hal tersebut secara mendetail.

Komponen utama dari perencanaan tahunan yang efektif

Rencana tahunan yang sukses haruslah komprehensif tanpa menjadi terlalu preskriptif. Rencana tersebut harus mencakup elemen-elemen berikut ini secara mendetail.

Tujuan

Latihan perencanaan tahunan dimulai dengan menetapkan tujuan dan sasaran. Hal ini menetapkan prioritas bisnis sehingga tim dapat memfokuskan upaya mereka. Berikut adalah beberapa di antaranya contoh tujuan untuk 1/5/10 tahun untuk membantu Anda memulai.

Anggaran

Anggaran, dalam rencana tahunan, menetapkan batas-batas keuangan. Anggaran tersebut memberikan batasan sumber daya keuangan, teknis, dan talenta yang dibutuhkan tim untuk mencapai tujuan mereka.

Rencana Aksi

Ketika rencana tahunan organisasi diturunkan ke departemen, tim, dan individu, rencana ini juga menguraikan kegiatan yang perlu dilakukan oleh masing-masing.

Peran dan tanggung jawab

Rencana tahunan juga menguraikan peran dan tanggung jawab setiap orang yang terlibat, dengan tujuan dan harapan mereka. Selama tahap perencanaan, jika sumber daya yang tepat tidak ada, maka akan ada ruang untuk perekrutan.

Misalnya, jika Anda memiliki rencana untuk meningkatkan pengembangan produk secara dramatis, Anda mungkin membutuhkan lebih banyak insinyur. Rencana tahunan akan memastikan tim keuangan memiliki anggaran, tim talenta memiliki mandat, dan manajer perekrutan siap untuk mewawancarai dan merekrut.

Mekanisme pengukuran dan peninjauan

Bagian dari rencana tahunan ini menguraikan proses di mana kemajuan akan dilacak sepanjang tahun. Bagaimana Anda mengetahui apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda? Tentu saja dengan indikator kinerja utama (KPI) dan mekanisme peninjauan!

Ini adalah templat rencana pertumbuhan menawarkan contoh-contoh yang berguna tentang bagaimana komponen-komponen ini bekerja bersama-sama.

Rencana kontinjensi

Rencana yang baik juga menawarkan ide-ide tentang apa yang harus dilakukan ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Pada dasarnya, komponen ini mencakup tindakan alternatif jika Rencana A tidak berhasil.

Dengan konteks tersebut, mari kita lihat bagaimana Anda dapat mempraktikkan perencanaan tahunan Anda.

Langkah-langkah untuk Perencanaan Tahunan yang Efektif

Seperti yang telah kita lihat sebelumnya, rencana tahunan adalah peta jalan untuk seluruh organisasi. Rencana ini menyatukan semua orang untuk mencapai tujuan bersama. Untuk membuat rencana semacam itu, diperlukan pendekatan yang komprehensif, seperti yang akan kami jelaskan di bawah ini.

1. Tinjauan tahun lalu

Sebelum membuat rencana apa pun, lakukan tinjauan menyeluruh terhadap kinerja tahun lalu. Lihatlah yang berikut ini.

• Sasaran yang telah Anda tetapkan dan seberapa banyak yang telah Anda capai
• Anggaran dan pengeluaran aktual
• Aktivitas yang telah Anda rencanakan dan tinjauan masing-masing aktivitas tersebut
• ROI pada setiap aktivitas/kepala pengeluaran
• Kinerja setiap individu dalam tim

Kumpulkan data kuantitatif dan kualitatif. Kumpulkan angka-angkanya, tetapi juga kumpulkan pendapat tentang mengapa dan bagaimana.

Misalnya, jangan hanya menanyakan berapa penjualan tahun lalu. Tanyakan juga mengapa Anda berhasil/tidak berhasil mencapai target penjualan, apa yang berhasil, bagaimana para pemain terbaik memenuhi kuota mereka, dll.

Gunakan informasi ini sebagai dasar untuk tahun berikutnya. Jika konversi Anda dari saluran acara tatap muka lebih baik daripada webinar, sebaiknya alokasikan lebih banyak anggaran untuk saluran yang pertama. Atau jika saluran konten tidak memberikan hasil sama sekali, Anda mungkin ingin mempertimbangkan kembali tujuan yang telah Anda tetapkan dan apakah itu memang tepat.

Tinjauan seperti itu juga akan memberikan penutupan yang jelas dari tahun sebelumnya dan awal yang baru untuk tahun yang baru.

2. Menetapkan tujuan dan sasaran

Dengan menggunakan tinjauan tahun lalu sebagai konteks keseluruhan bisnis, sekarang saatnya untuk menetapkan tujuan.

Menggunakan metode sasaran SMART

Buatlah tujuan Anda spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan tepat waktu. Alih-alih menetapkan tujuan sebagai "mendapatkan pelanggan," buatlah tujuan yang SMART: Meningkatkan akuisisi pelanggan sebesar 5% dari bulan ke bulan melalui saluran iklan online.

Gunakan model hirarki

Pertama-tama, tetapkan tujuan tingkat paling atas, misalnya untuk seluruh organisasi. Kemudian, jabarkan ke tingkat demi tingkat. Jika tujuan organisasi adalah untuk mendapatkan pelanggan baru, maka tujuan tersebut akan dipecah menjadi:

Sasaran departemen: Sasaran pemasaran akan berkisar pada peningkatan tayangan, lalu lintas situs, dan konversi; sasaran akuisisi talenta adalah merekrut lebih banyak anggota tim penjualan; sasaran kesuksesan pelanggan akan berkisar pada mendapatkan rujukan tambahan, dll.

Sasaran tim: Tim pemasaran kemudian akan menjabarkannya lebih lanjut. Tim periklanan pencarian akan membuat anggaran untuk setiap saluran dan merancang kampanye mereka. Tim konten akan merencanakan aset mereka untuk menghasilkan prospek. Tim media sosial akan merencanakan untuk meningkatkan tayangan, mungkin dengan hubungan influencer.

Sasaran individu: Berdasarkan hasil yang diharapkan oleh tim, setiap anggota tim akan menetapkan tujuan mereka sendiri, seperti jumlah artikel yang akan dibuat oleh setiap penulis atau tujuan konversi untuk setiap kampanye.

3. Membuat rencana tindakan

Dengan tujuan yang telah ditetapkan, sekarang saatnya mencari cara untuk mencapainya, yaitu membuat rencana proyek.

**Susunlah proyek-proyek Anda: Bagi kegiatan Anda menjadi proyek-proyek yang sederhana dan mudah dikelola. Anda dapat membuat proyek Anda seputar pembuatan konten, distribusi media sosial, buletin email, dll. Anda juga dapat membuat proyek untuk setiap kampanye, acara, atau pencapaian.

Berikut ini beberapa di antaranya templat rencana proyek untuk memberi Anda sebuah permulaan.

Buat tugas: Mengisi proyek Anda dengan tugas-tugas.

Misalnya, untuk setiap kampanye sebagai proyek, Anda mungkin memiliki tugas untuk:

• Ide kampanye
• Desain visual dan jaminan
• Penulisan naskah
• Penerbitan dan distribusi
• Penggunaan kembali dan distribusi ulang
• Pelaporan

Mengelola pelaksanaan: Tetapkan tugas-tugas ini kepada individu yang tepat. Tetapkan tanggal mulai dan tenggat waktu. Tandai ketergantungan, jika ada.

4. Alat dan metode untuk perencanaan tahunan

Jika Anda menggunakan dokumen dan spreadsheet yang telah teruji untuk perencanaan tahunan Anda, Anda tidak dapat disalahkan untuk itu. Namun, saat ini, ada alat yang jauh lebih efisien dan ampuh untuk membantu perencanaan tahunan.

Alat bantu manajemen proyek

Rencana tahunan pada dasarnya adalah kumpulan proyek yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan yang sama. Alat manajemen proyek yang baik, seperti ClickUp dapat membantu Anda melihat gambaran besar tanpa melewatkan hal-hal yang detail.

kelola berbagai jenis tugas dan alur kerja dinamis dengan ClickUp Tasks_

Dengan Tugas ClickUp anda dapat membuat peta jalan proyek mengatur tugas, menetapkan pengguna, menetapkan tenggat waktu, memperkirakan dan melacak waktu, dan menambahkan prioritas atau tag. Atur status khusus yang sesuai dengan alur kerja Anda. Tambahkan daftar periksa yang dapat digunakan kembali dan terapkan secara otomatis ke jenis tugas tertentu. Hubungkan tugas yang serupa atau tambahkan pencapaian.

Alat kolaborasi

Eksekusi rencana tahunan yang efektif membutuhkan kemampuan untuk berkomunikasi dengan mudah secara real-time. ClickUp menawarkan beberapa cara untuk melakukan hal ini dalam konteks. Sebagai permulaan, Anda bisa melakukan percakapan sebagai komentar bersarang di setiap tugas.

Untuk percakapan yang lebih dinamis dan real-time, cobalah Obrolan ClickUp . Lakukan percakapan di sekitar saluran proyek tertentu. Hubungkan tugas ke percakapan Anda dan permudah navigasi bagi kolega Anda. Memulai panggilan sekali klik dari dalam ClickUp; secara otomatis membuat rangkuman dan item tindakan.

panggilan sekali klik dalam ClickUp Chat_

Alat pelacak tujuan

Cara termudah untuk mencapai tujuan Anda adalah dengan membuatnya tetap terlihat dan dapat diakses setiap saat. Sasaran ClickUp adalah alat yang ampuh aplikasi pelacakan tujuan yang memungkinkan semua ini dan banyak lagi.

clickUp Goals untuk pelacakan kemajuan secara real-time_

Tetapkan target yang jelas untuk melacak kemenangan Anda. Ini bisa berupa target tugas (seperti tugas dalam sprint atau kampanye), target jumlah (seperti jumlah artikel yang harus ditulis), target moneter (seperti dolar pendapatan) atau target benar/salah (seperti apakah tempat acara sudah dipesan atau belum).

Kelola semua tujuan Anda di satu tempat, atur dalam folder, dan visualisasikan kemajuan bersama.

5. Menerapkan rencana tahunan

Sejauh ini, kita telah berbicara tentang perencanaan. Saatnya melangkah lebih jauh dan mendiskusikan implementasi.

Tim di atas kapal

Untuk memulainya, kumpulkan semua anggota tim Anda di platform manajemen proyek.

Latih mereka untuk menggunakannya secara efektif dengan prosedur operasi standar untuk:

• Memperbarui status tugas
• Memperkirakan waktu yang dibutuhkan
• Melacak waktu
• Menggunakan daftar periksa untuk kontrol kualitas
• Mengisi bidang khusus, jika ada

Konsolidasi data

Untuk melanjutkan konteks dari tahun sebelumnya, penting untuk mengkonsolidasikan beberapa data. Untuk melakukan hal ini:

• Mengintegrasikan alat yang relevan seperti manajemen hubungan pelanggan (CRM), alat penjualan, dll.
• Tulis prosedur operasi standar (SOP) padaDokumen ClickUp dan bagikan secara aman dengan pemangku kepentingan yang relevan
• Menyematkan dokumen eksternal, seperti spreadsheet atau memberikan tautan ke dokumen penting

Tinjau alat bantu manajemen kinerja

Ciptakan cara yang sederhana dan dapat ditindaklanjuti untuk melacak kinerja sepanjang tahun. Dasbor ClickUp memungkinkan Anda memvisualisasikan data di berbagai bidang.

pelaporan yang dapat disesuaikan dengan Dasbor ClickUp_

Memvisualisasikan semua data terkait proyek secara instan di dalam ClickUp, seperti tugas, beban kerja, lembar waktu, jam kerja yang dapat ditagih, dan produktivitas individu. Mengintegrasikan lusinan aplikasi pihak ketiga untuk membuat dasbor terkonsolidasi, seperti laporan penjualan, visualisasi CRM, kinerja kampanye pemasaran, dll. Setiap pengguna dapat membuat dasbor pribadi untuk mengukur kinerja mereka sendiri.

Terakhir, gunakan data ini untuk menyesuaikan rencana Anda sepanjang tahun. Menyelaraskan kembali anggaran, realokasi sumber daya atau menyesuaikan aktivitas agar tetap berada di jalur yang sesuai dengan tujuan Anda. Untuk memulai lebih cepat, gunakan templat rencana operasional untuk menyusun implementasi Anda.

Rencana tahunan yang baik terdiri dari beberapa bagian yang bergerak. Hal ini dapat menjadi tantangan untuk bermanuver tanpa dukungan yang tepat.

Tantangan dalam Perencanaan Tahunan

Berikut ini adalah yang paling umum tantangan manajemen proyek yang mungkin Anda temui dalam perencanaan tahunan Anda dan cara-cara untuk mengatasinya.

Perkiraan yang tidak akurat: Terkadang, tim melebih-lebihkan apa yang dapat mereka capai dalam setahun. Jadi, mereka memperkirakan segala sesuatu, termasuk anggaran, sumber daya, dan aktivitas secara tidak akurat.

Untuk menghindari hal ini, buatlah perkiraan berdasarkan data yang ada. Bersikaplah masuk akal dalam proyeksi Anda dan lakukan dengan hati-hati.

Ketidakselarasan: Setiap individu, tim, dan departemen perlu menyelaraskan tujuan mereka dengan tujuan organisasi. Lebih penting lagi, tujuan tersebut juga harus sesuai dengan rencana bisnis secara keseluruhan. Jika hal ini tidak terjadi, maka akan menjadi tantangan yang sangat besar.

Cara termudah untuk mengatasinya adalah dengan menggunakan metode perencanaan seperti tujuan dan hasil utama (OKR) atau balanced scorecard. Hal ini membantu menjaga agar tujuan dan aktivitas setiap orang tetap selaras menuju tujuan yang sama.

bonus Gratis templat rencana bisnis untuk Anda gunakan.

Kendala anggaran: Sangat jarang setiap tim mendapatkan anggaran yang mereka minta. Ini berarti bahwa tim harus mencapai tujuan mereka dengan anggaran yang mereka miliki.

Untuk melakukan hal ini, lakukan beberapa simulasi. Pertimbangkan berbagai kombinasi alokasi anggaran sebelum memilih yang terbaik.

**Manajemen waktu: Mari kita hadapi itu. Perencanaan membutuhkan waktu. Ketika Anda sudah dipenuhi dengan pekerjaan sehari-hari, menyisihkan waktu untuk merencanakan masa depan bisa menjadi hal yang sulit.

Atasi tantangan ini dengan membuat waktu cadangan sebagai bagian dari rencana. Pastikan Anda menyisakan waktu beberapa minggu di bulan Desember dalam rencana tahunan Anda untuk perencanaan bisnis tahunan tahun depan.

Pemimpin bisnis dapat memainkan peran kunci dalam membantu tim mengatasi tantangan ini.

Peran Kepemimpinan dalam Perencanaan Tahunan

Pemimpin yang baik memahami bahwa tim lebih dekat dengan kenyataan dan memiliki pengetahuan yang lebih membumi tentang masalah bisnis.

Jadi, alih-alih menjadi instruktur atau perencana, pemimpin berperan sebagai pendorong dan fasilitator perencanaan tahunan.

• **Mengajukan pertanyaan: Seorang pemimpin memfasilitasi tinjauan tahun lalu dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang relevan
• Menawarkan ide: Mereka membawa pengalaman mereka untuk menawarkan saran dan ide
• Menyelesaikan konflik: Mereka membantu tim untuk mencapai konsensus tentang hal-hal yang tidak disetujui
• Pengawasan: Mereka mengamati proses perencanaan untuk mengidentifikasi kesenjangan dan menyampaikannya kepada tim

Rencanakan Jalan Anda Menuju Sukses dengan ClickUp

Baik Anda memimpin resimen militer atau tim magang pemasaran, rencana yang baik adalah dasar dari kinerja yang baik. Rencana membantu semua orang mengetahui apa yang perlu dilakukan, mengapa, bagaimana, kapan, oleh siapa, dan dengan standar apa. Hal ini akan memajukan bisnis.

Inilah alasannya perencanaan organisasi adalah bagian penting dari peran pekerjaan setiap pemimpin bisnis. Ini adalah cara bagi Anda untuk menentukan arah dan memandu tim.

Namun, salah satu kesalahan terbesar yang bisa Anda lakukan adalah menganggap perencanaan tahunan sebagai aktivitas satu kali. Meskipun rencana strategis biasanya dibuat di awal tahun, Anda perlu mengawasi implementasinya selama periode dua belas bulan.

Untuk melakukan ini, Anda membutuhkan platform perencanaan dan manajemen proyek yang kuat seperti ClickUp. Dengan manajemen tugas yang kuat, dokumentasi, analitik, fitur AI, dan templat yang mudah digunakan, ClickUp menawarkan semua yang Anda butuhkan untuk mengimplementasikan rencana tahunan Anda. Coba ClickUp secara gratis hari ini .