Cara Melakukan Post-Mortem Proyek yang Sukses [Langkah-langkah, Manfaat, dan Kesalahan yang Harus Dihindari]

Penyelesaian proyek terasa luar biasa! Anda dan tim Anda telah bekerja keras dan memberikan hasil yang memuaskan.

Sekarang, saatnya untuk menghela napas lega. 😮‍💨 Tapi tunggu, masih ada satu pekerjaan yang tersisa: post-mortem proyek.

Tanpa post-mortem, Anda akan kehilangan kesempatan untuk memahami apa yang salah dan bahkan apa yang benar. Apakah tim mengalami penundaan tugas? Apakah ada pembengkakan anggaran atau kekurangan sumber daya?

Jika Anda tidak menggali masalah-masalah yang mendasarinya sekarang, kemungkinan besar Anda akan mengalaminya lagi pada proyek berikutnya.

Jadi, bagaimana Anda melakukan post-mortem yang efektif? Jangan khawatir; kami akan membahasnya dalam artikel ini. Sebelum kita masuk ke langkah-langkahnya, mari kita bahas apa itu post-mortem dan manfaatnya.

⏰ Ringkasan 60 Detik

• Post-mortem adalah retrospektif proyek yang memungkinkan Anda untuk meninjau proses, keberhasilan, dan kegagalan proyek sehingga Anda dapat meningkatkannya di masa mendatang
• Ini membantu mengidentifikasi area perbaikan dan meningkatkan efisiensi tim
• Semua pemangku kepentingan utama, termasuk manajer proyek, pengembang, dan staf jaminan kualitas, harus berpartisipasi dalam post-mortem proyek
• Mulailah dengan mengumpulkan umpan balik yang jujur dari tim melalui survei atau wawancara dan menganalisis data untuk mengidentifikasi pola
• Selanjutnya, mendokumentasikan temuan post-mortem proyek dalam laporan yang komprehensif, membagikan laporan tersebut kepada para pemangku kepentingan, dan mengimplementasikan butir-butir tindakan untuk proyek-proyek selanjutnya

Memahami Post-Mortem Proyek

Bagi banyak perusahaan, proses siklus hidup manajemen proyek diakhiri dengan mencapai tonggak pencapaian dan memberikan hasil.

Namun, inilah masalahnya: banyak tim yang melewatkan satu langkah penting-mengevaluasi tantangan dan kemenangan proyek. Tinjauan post-mortem membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan untuk meningkatkan standar proyek Anda berikutnya.

Apa yang dimaksud dengan post-mortem proyek?

Pikirkan post-mortem proyek seperti tanya jawab tim setelah acara besar di mana Anda mengumpulkan para pemangku kepentingan utama untuk merefleksikan perjalanan proyek*.

Sama seperti Anda duduk dengan jurnal Anda di bulan Desember untuk merefleksikan suka dan duka sepanjang tahun, sebuah pertemuan post-mortem memungkinkan Anda untuk merayakan pencapaian proyek dan belajar dari kesalahan.

Pertemuan ini memberikan kesempatan untuk bertukar pikiran dan mendokumentasikan praktik-praktik terbaik yang dapat membantu proyek-proyek Anda yang akan datang dan meningkatkan hasil di masa mendatang.

Manfaat melakukan post-mortem proyek

A studi tentang proyek TI post-mortem mengungkapkan bahwa, "analisis post-mortem bukanlah praktik umum dalam proses manajemen proyek TI."

Anda mungkin berpikir bahwa post-mortem hanyalah tugas lain dalam daftar tugas Anda yang sudah penuh, terutama ketika Anda memiliki proyek baru yang sedang berjalan.

Namun, melakukan hal ini akan membuahkan hasil yang baik. Berikut beberapa manfaatnya:

1. Menemukan kesalahan dan belajar darinya

Setiap proyek, tidak peduli seberapa suksesnya, pasti ada kendala di sepanjang jalan. Post-mortem memberi Anda waktu khusus untuk merenungkan apa yang salah dan mengapa. Ketika Anda meluangkan waktu untuk meninjau kesalahan, baik itu tenggat waktu yang terlewat, gangguan komunikasi, atau hambatan yang tak terduga, Anda akan mendapatkan pelajaran yang berharga.

Post-mortem memungkinkan manajer proyek, tim, dan organisasi untuk mengevaluasi dan belajar dari pengalaman masa lalu.

Susanne Madsen, Penulis The Power of Project Leadership.

Kuncinya adalah mengajukan pertanyaan yang tepat:

• Apa yang bisa kita lakukan secara berbeda?
• Sistem atau proses apa yang membuat kita gagal?
• Strategi, alat bantu, atau proses mana yang bekerja secara efektif?

💡Tip Profesional: Gunakan alat bantu seperti templat pembelajaran untuk menganalisis dan mendokumentasikan pencapaian dan kemunduran proyek. Introspeksi semacam ini dapat mengubah kesalahan menjadi peluang untuk memperkuat tim dan proses Anda, membuat proyek Anda di masa depan menjadi lebih lancar dan sukses.

2. Meningkatkan efisiensi tim

Sebuah tim proyek dapat bekerja lebih cepat dan efisien karena mereka telah menganalisis di mana dan bagaimana cara mengurangi waktu untuk menghindari penundaan penyelesaian proyek. Anda dapat mengidentifikasi kemacetan, ketidakefisienan, dan proses yang memperlambat tim.

Katakanlah sebuah proyek membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan karena penundaan persetujuan. Dalam post-mortem, Anda dapat menganalisis mengapa persetujuan membutuhkan waktu yang sangat lama-mungkin prosesnya terlalu rumit, atau anggota tim proyek tidak memahami dengan jelas apa yang dibutuhkan. Dari sana, Anda dapat menyederhanakan proses persetujuan untuk proyek-proyek selanjutnya, menghemat waktu dan menghindari penundaan yang serupa.

🧠 Tahukah Anda? Sebuah tim yang dipimpin oleh Prof. Colin Eden di Strathclyde melakukan post-mortems pada berbagai proyek yang kompleks (termasuk perkeretaapian, kedirgantaraan, dan teknik sipil) selama lebih dari 9 tahun. Hal ini membantu mereka membangun kisah kausalitas dalam sebuah proyek, memahami dampak dari perilaku dinamis berbagai pemangku kepentingan, dan menyiapkan sistem dan umpan balik untuk menghindari penundaan dan gangguan.

3. Meningkatkan moral tim

Post-mortem lebih dari sekadar mengidentifikasi kesalahan dan menganalisis akar penyebabnya. Anda mengakui dan merayakan upaya tim dan membantu anggota tim mengakui kekurangan mereka dalam lingkungan yang mendukung dan tidak menghakimi

Hal ini membuat rapat tidak lagi terasa seperti 'permainan saling menyalahkan' dan lebih seperti pengalaman belajar yang berharga.

Misalnya, jika tim Anda berhasil memenuhi tenggat waktu meskipun ruang lingkup proyek yang menantang, luangkan waktu untuk mengakui pencapaian tersebut. Menyoroti kemenangan kecil, seperti pemecahan masalah secara kreatif atau pencapaian tonggak penting, akan memperkuat budaya penghargaan.

Ketika anggota tim merasa diakui, mereka akan cenderung tetap terlibat dan termotivasi, sehingga memastikan kolaborasi yang lebih baik di proyek-proyek selanjutnya.

📖 Baca Selengkapnya: 5 Contoh Manajemen Proyek Nyata untuk Tim Anda

4. Mendorong peningkatan berkelanjutan

Post-mortem proyek adalah tinjauan sistematis terhadap hasil proyek untuk mengidentifikasi kelemahan dan area di mana proses dapat disempurnakan untuk hasil yang lebih baik di masa depan.

Misalkan Anda mengidentifikasi bahwa gangguan komunikasi yang sering terjadi menyebabkan keterlambatan pelaksanaan proyek dan tenggat waktu yang terlewat. Diskusikan tantangan-tantangan ini dalam rapat post-mortem untuk menetapkan saluran komunikasi dan pedoman.

🧠 **Tahukah Anda? Raymond Sheen presiden Product and Process Innovation Inc, menyoroti sebuah insiden yang melibatkan Chris, seorang pemecah masalah yang reaktif, dan Pat, seorang perencana yang proaktif.

Pat meluncurkan proyek tepat waktu dengan mencegah masalah, sementara Chris menundanya dengan bereaksi terhadap masalah. Tanpa analisis post-mortem, perusahaan mengabaikan pendekatan proaktif Pat dan membiarkannya pergi selama perampingan. Hal ini menyoroti pentingnya analisis post-mortem dalam mengenali pemecahan masalah yang proaktif.

Sekarang setelah Anda memahami manfaat post-mortem proyek, mari kita lihat sekilas tentang peserta rapat tersebut.

Siapa yang Harus Berpartisipasi dalam Post-Mortem Proyek?

Post-mortem proyek biasanya melibatkan semua pemangku kepentingan utama, termasuk manajer proyek, anggota tim, vendor, klien, ahli bidang, dan pimpinan teknis. Inilah alasan mengapa Anda membutuhkannya:

• **Pemimpin atau manajer proyek untuk mengatur pertemuan, mendiskusikan jadwal dan tujuan, dan melakukanevaluasi proyek untuk mengidentifikasi apa yang berhasil dan apa yang tidak
• Pengembang untuk berbagi wawasan teknis dan hambatan yang dihadapi selama proyek
• Manajer produk untuk mendiskusikan perspektif tentang persyaratan pengguna, tren pasar, dan kebutuhan pelanggan
• **Staf Jaminan Kualitas (QA) untuk menyoroti masalah pengujian dan kontrol kualitas
• Klien untuk memberikan umpan balik yang berharga tentang hasil proyek
• Tim dukungan untuk mengumpulkan umpan balik dari pengguna dan mengidentifikasi masalah dukungan

Selain itu, Anda dapat melibatkan anggota staf tidak langsung dalam rapat untuk mengumpulkan perspektif yang beragam dan berbagi wawasan berharga tentang proses proyek standar.

Bagaimana Cara Melakukan Post-Mortem Proyek yang Sukses?

Post-mortem yang paling berdampak adalah yang terstruktur dengan baik dan fokus pada hasil yang dapat ditindaklanjuti

Menetapkan proses post-mortem yang jelas tidak harus berlebihan-ini adalah tentang menyiapkan panggung untuk diskusi yang jujur dan perbaikan proses.

Sebelum melakukan hal lainnya, tetapkan agenda pertemuan .

Agenda tersebut bisa berupa 'Membandingkan tujuan proyek vs hasil aktual' atau 'Mengevaluasi hambatan alur kerja dan mengusulkan strategi pengoptimalan' Agenda rapat post-mortem Anda juga dapat berupa tinjauan proyek secara keseluruhan - dari perencanaan hingga pelaksanaan. Kemudian, ikuti langkah-langkah berikut ini:

Langkah 1: Jadwalkan rapat dan undang para pemangku kepentingan utama

Sudah siap dengan agenda rapat dan daftar peserta?

Bagus! Sekarang, pilih waktu untuk rapat post-mortem segera setelah proyek selesai agar detailnya masih segar.

Jadwalkan rapat dan bagikan kalender Anda secara publik agar semua orang mendapatkan informasi terbaru tentang rapat secara real-time. Buat rapat post-mortem berulang dan atur pengingat agar Anda tidak melewatkannya.

Dengan Kalender ClickUp anda bisa membagikan kalender Anda secara publik atau melihat kalender anggota tim Anda untuk menemukan slot rapat yang sesuai. Anda juga dapat membuat pengingat acara sehingga Anda tidak melewatkan rapat yang sudah dijadwalkan.

jadwalkan rapat post-mortem, bagikan dengan aman kepada peserta, atur pengingat, dan lainnya dengan Kalender ClickUp_

Setelah Anda menjadwalkan rapat, kirimkan undangan ke semua peserta beserta agenda rapat. Rapat ClickUp dapat membantu Anda mengelola agenda rapat, mengatur item tindakan, membuat daftar periksa, dan banyak lagi. Alih-alih menunjuk asisten rapat manusia, Anda dapat dengan mudah mencatat, mendokumentasikan detail, dan mengedit serta mengatur catatan rapat menggunakan AI.

💡Tip Pro: Anda memiliki rapat yang berurutan? Lacak masing-masing secara detail dengan fitur Templat Pelacak Rapat ClickUp -persiapkan rapat mendatang, lacak item tindakan, dan jaga agar semua orang tetap mendapatkan informasi yang sama.

Langkah 2: Siapkan garis waktu proyek dan metrik utama

Setelah menjadwalkan rapat, sekarang saatnya mempersiapkan post-mortem.

Buatlah jadwal proyek yang terperinci dan buatlah daftar metrik kinerja yang penting untuk dilacak. Hal ini akan memberikan konteks untuk diskusi rapat karena para peserta dapat mengakses detail penting seperti pencapaian proyek, tenggat waktu, dan hasil kerja dengan cepat.

Tentukan metrik yang ingin Anda evaluasi. Berikut adalah beberapa metrik proyek yang dapat Anda lacak:

• Pencapaian tujuan: Apakah semua tujuan proyek telah tercapai?
• Ketepatan waktu: Apakah tonggak dan tenggat waktu tercapai?
• Pemanfaatan sumber daya: Apakah sumber daya dialokasikan secara efektif?
• Ketaatan pada anggaran: Apakah proyek tetap sesuai anggaran?

Untuk mempermudah, gunakan templat post-mortem proyek . Templat ini dapat menghemat waktu Anda dengan membantu Anda menyiapkan survei post-mortem, melakukan analisis akar masalah, meninjau sprint, mengumpulkan umpan balik, dan mengelola seluruh post-mortem proyek.

Sebagai contoh, templat Templat Post Mortem Proyek ClickUp memudahkan pengumpulan umpan balik dari semua pemangku kepentingan. Ini membantu Anda belajar dari kesalahan, menemukan area perbaikan, dan merencanakan proyek berikutnya dengan lebih efektif.

Unduh Templat Ini

Templat Post Mortem Proyek ClickUp

Dengan menggunakan templat ini, Anda dapat:

• Menganalisis kemenangan, kegagalan, dan tren proyek
• Menangkap pembelajaran utama
• Mendokumentasikan masalah dan wawasan dalam format yang terstruktur
• Memantau kemajuan dan meningkatkannya secara terus menerus

Sebagai contoh, Tampilan Formulir Masukan dari templat ini membantu mengumpulkan umpan balik dari para pemangku kepentingan. Tampilan Tugas Tertunda memungkinkan Anda melacak tugas yang tertunda, dan dengan Tampilan Status, Anda dapat melacak kemajuan proyek. Ini juga menawarkan status khusus seperti Investigasi, Entri Baru, Terselesaikan, dan Belum Terselesaikan untuk membantu Anda melacak status setiap tugas.

Langkah selanjutnya adalah mengirimkan survei kepada semua peserta dan mewawancarai mereka untuk mengumpulkan umpan balik tentang proyek dan prosesnya.

🌟 Ajukan pertanyaan ya atau tidak untuk menentukan apakah rencana proyek telah diikuti. Sebagai contoh:

• Apakah tim bekerja sesuai anggaran?
• Apakah tim memenuhi tanggal jatuh tempo?
• Apakah tim mencapai metrik keberhasilan yang telah ditetapkan?

🌟 Tambahkan pertanyaan terbuka pada survei atau tanyakan pada saat wawancara untuk mengumpulkan pendapat yang beragam dari anggota tim. Sebagai contoh:

• Apakah tim mendapatkan waktu yang cukup untuk menyelesaikan proyek?
• Apa saja tantangan utama yang dihadapi selama proyek berlangsung, dan bagaimana dampaknya terhadap pekerjaan?
• Aspek-aspek apa saja dari proyek yang berjalan dengan baik, dan apa yang tidak?
• Tugas mana yang paling banyak mengalami penundaan dan mengapa?
• Apakah komunikasi dan kolaborasi berjalan efektif di seluruh tim?
• Risiko apa yang muncul selama proyek berlangsung, dan bagaimana penanganannya?

🌟 Selanjutnya, Anda dapat memasukkan pertanyaan subjektif untuk mengumpulkan tanggapan tentang pengalaman anggota tim. Sebagai contoh:

• Bagaimana pengalaman Anda bekerja dengan anggota tim dan klien?
• Apa yang paling Anda sukai dari proyek ini?
• Apa aspek yang paling menantang dari proyek ini?

Survei semacam itu akan membantu Anda mengidentifikasi pola umum dan hambatan yang harus diatasi selama rapat.

Buatlah survei yang terperinci dengan menggunakan Formulir ClickUp dan tangkap data yang Anda butuhkan. Formulir ini dilengkapi dengan berbagai jenis kolom yang memungkinkan Anda merekam data kuantitatif dan kualitatif - dari teks panjang hingga kontak dan peringkat.

buat survei terperinci dalam hitungan menit dengan Formulir ClickUp_

Langkah 4: Memfasilitasi diskusi yang terbuka dan jujur

Setelah Anda menerima tanggapan survei, Anda siap untuk rapat.

Pada hari pertemuan, doronglah percakapan yang jujur tanpa menyimpang dari agenda pertemuan. Pastikan para peserta berbagi pemikiran mereka tanpa ragu-ragu.

Apa yang harus dilakukan:

🙌 Ciptakan lingkungan yang aman, bebas dari kritik, untuk menumbuhkan kepercayaan di antara para pemangku kepentingan dan dorong mereka untuk berbagi perspektif tanpa ragu-ragu

🙌 Mulailah dengan hal yang berjalan dengan baik untuk membangun suasana yang positif dan membuat para peserta merasa nyaman untuk berbagi umpan balik yang konstruktif di kemudian hari

🙌 Gunakan teknik mendengarkan aktif, tanggapi dengan penuh perhatian, dan hargai pendapat satu sama lain

🙌 Fokuslah pada proses, bukan pada orangnya. Misalnya, katakan, 'Kita harus meningkatkan strategi waktu kita' daripada 'X dan Z yang menyebabkan penundaan'

🙌 Ingatkan peserta bahwa tujuannya adalah belajar dan meningkatkan, bukan mengkritik atau menuding

🙌 Cakup beberapa topik penting dalam satu pertemuan untuk menghindari peserta yang terlalu banyak

sediakan waktu yang cukup untuk setiap topik diskusi agar peserta dapat berkontribusi

Anda dapat menggunakan Klik Dokumen untuk mendokumentasikan wawasan dari rapat post-mortem proyek atau menuliskan aturan rapat post-mortem. Edit dokumen dengan mudah bersama anggota tim Anda secara real time dan bagikan dengan orang lain.

Anda juga dapat Tetapkan Komentar dan item tindakan sambil memastikan kontrol akses.

Coba ClickUp Docs

ClickUp Docs: cara mengekspor jira ke excel

Obrolan ClickUp dapat memfasilitasi diskusi post-mortem proyek dengan memusatkan semua komunikasi terkait proyek. Anda dapat meninjau hasil dan tantangan proyek secara detail dan menyinkronkan tugas dan dokumen proyek.

Bagian terbaiknya? Anda dapat segera menindaklanjuti umpan balik dengan mengubah pesan-pesan penting menjadi tugas.

Ini juga memungkinkan Anda membuat saluran terpisah untuk setiap proyek untuk menghindari kebingungan dan melakukan post-mortem proyek secara efisien. Ini berarti tidak perlu berpindah-pindah tab untuk meninjau proyek yang berhasil atau gagal.

berkomunikasi, tautkan percakapan ke tugas dan dokumen, dan dapatkan utas yang dirangkum oleh AI dengan ClickUp Chat_

Langkah 5: Menganalisis data untuk mengidentifikasi pola dan pelajaran yang dapat dipetik

Katakanlah Anda telah mensurvei tim Anda dan mewawancarai klien dan vendor untuk mempelajari pengalaman proyek mereka. Langkah selanjutnya adalah menganalisis semua tanggapan dan diskusi rapat untuk mengidentifikasi masalah dan keberhasilan yang berulang. Untuk memulainya, kumpulkan data yang relevan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang proyek tersebut.

Analisis data secara sistematis untuk mengidentifikasi area yang membutuhkan perhatian Anda. Hal ini dapat mencakup:

• 📊 Metrik: Kepatuhan terhadap anggaran, jadwal, pemanfaatan sumber daya, dan kualitas pengiriman
• 📝 Umpan balik: Survei atau formulir umpan balik dari para pemangku kepentingan, anggota tim, dan klien
• 🎯 Tinjauan tonggak: Tinjauan pencapaian: Tinjauan pencapaian utama dan area yang belum mencapai tujuan

Misalnya, jika beberapa anggota tim, klien, dan vendor mendiskusikan penundaan dalam menerima pembaruan proyek terbaru, ini dapat menandakan perlunya rencana yang lebih kuat yang merinci frekuensi dan saluran komunikasi. Hal ini akan membantu menghindari gangguan komunikasi dan penundaan dalam proyek yang akan datang.

Gunakan yang dapat disesuaikan Dasbor ClickUp untuk memvisualisasikan data menggunakan diagram lingkaran dan batang yang mudah dipahami, grafik, bilah kemajuan, dan banyak lagi

Coba Dasbor ClickUp

Dasbor ClickUp: Cara Menggunakan Smartsheet untuk Manajemen Proyek

Dengan Dasbor ClickUp, Anda bisa:

• Menganalisis anggaran proyek secara real time
• Menilai kinerja tim
• Mengidentifikasi akar penyebab kemacetan proyek
• Dapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk pengambilan keputusan yang tepat

Langkah 6: Mendokumentasikan temuan dalam laporan yang komprehensif

Kumpulkan semua temuan dari analisis dan mulailah membuat laporan komprehensif yang mencakup:

⚠️ Tantangan: Isu-isu spesifik yang dihadapi, penyebabnya, dan dampaknya

🏆 Kemenangan: Strategi yang berhasil dan layak untuk ditiru

🚧 Risiko: Potensi rintangan untuk proyek-proyek di masa depan

📝 Pemahaman utama: Pelajaran yang dipetik dan wawasan yang dapat ditindaklanjuti

🚀 Peningkatan: Rekomendasi yang jelas dan praktis untuk langkah selanjutnya

Untuk menghemat waktu dan tenaga, gunakan dasbor pelaporan untuk memaparkan temuan-temuan dengan cara yang mudah dipahami. Anda dapat dengan mudah:

• Memvisualisasikan data dengan bagan, grafik, dan garis waktu
• Menyesuaikan tampilan dengan warna dan tata letak merek untuk profesionalisme
• Melacak dan mengekspor catatan waktu untuk perencanaan sumber daya yang lebih baik

Selain itu, Anda dapat menggunakan templat laporan setelah tindakan untuk melakukan analisis post-mortem proyek dengan mudah dan mendokumentasikan temuan-temuan Anda dari pertemuan tersebut.

✨Fakta Menyenangkan: The Google Glass diuji coba pada tahun 2012 dan meluncurkan kampanye rujukan untuk menjangkau audiens yang lebih luas pada tahun 2013. Namun, penjualannya terhenti pada tahun 2015 karena Google berfokus pada fitur produk kelas atas tetapi mengabaikan komunikasi manfaatnya kepada audiens.

Post-mortem proyek membantu tim memahami pentingnya menyajikan manfaat produk dengan jelas kepada audiens target dan mendengarkan kebutuhan dan umpan balik pengguna.

Langkah 7: Bagikan laporan dan terapkan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti

Terakhir, bagikan laporan post-mortem dengan semua pemangku kepentingan proyek. Lakukan pertemuan singkat untuk membahas temuan proyek, ekstrak wawasan yang dapat ditindaklanjuti, dan sarankan perbaikan Setelah Anda merencanakan perbaikan, delegasikan tugas untuk mengimplementasikan perubahan proses proyek dan lacak jadwal mereka menggunakan Templat Garis Waktu Gantt dari ClickUp .

Selain itu, dari proyek berikutnya dan seterusnya, Anda dapat menggunakan laporan status proyek untuk memberikan gambaran umum kepada para pemangku kepentingan utama tentang status proyek saat ini. Hal ini akan membantu Anda memberikan informasi kepada semua orang tentang kemajuan proyek dan mengidentifikasi serta mengatasi potensi masalah secara proaktif.

Coba ClickUp Brain

Ubah pembelajaran post-mortem proyek Anda menjadi tugas dan sub-tugas dengan ClickUp Brain

Kesalahan Post-Mortem Proyek yang Harus Dihindari

Mengikuti langkah-langkah di atas tidaklah cukup untuk mengadakan rapat post-mortem proyek yang sukses. Anda harus menghindari kesalahan-kesalahan ini untuk mendapatkan post-mortem yang sukses 👇

Tidak melakukan rapat dengan segera

Waktu adalah segalanya dalam post-mortem proyek. Jika Anda tidak mengatur rapat segera setelah proyek berakhir, peserta mungkin akan melupakan detailnya, kehilangan minat, atau sibuk dengan proyek lain.

Solusi: Sertakan rapat post-mortem dalam rencana proyek Anda. Berikan tim Anda istirahat sejenak setelah tenggat waktu, namun jangan biarkan waktu berminggu-minggu berlalu begitu saja. Adakan rapat dalam beberapa hari setelah proyek berakhir saat pengalaman tersebut masih segar di benak para pemangku kepentingan.

Meninggalkan pemangku kepentingan eksternal

Tidak menyertakan umpan balik dari pemangku kepentingan eksternal seperti klien, vendor, dan pengguna tidak akan memberikan gambaran yang lengkap tentang keberhasilan dan kegagalan proyek. Sebagai contoh, penting untuk mengetahui apakah sebuah aplikasi memenuhi persyaratan pengguna setelah pengiriman perangkat lunak.

Solusi: Lakukan post-mortem 360 derajat dengan melibatkan pemangku kepentingan eksternal. Hal ini akan memberikan pandangan yang lebih luas mengenai sisi positif dan negatif dari proyek tersebut.

💡Kiat Pro: Templat Rencana Tindakan Umpan Balik ClickUp dapat membantu Anda mengumpulkan umpan balik pelanggan, memprioritaskan area perbaikan, membuat rencana tindakan, dan menindaklanjuti umpan balik dengan segera.

Tidak menetapkan agenda rapat yang jelas

Tanpa agenda yang jelas, post-mortem dapat keluar dari jalur. Ditambah lagi, jika para peserta tidak mengetahui apa yang diharapkan, mereka mungkin akan enggan hadir dalam rapat.

Solusi: Tetapkan dan bagikan agenda rapat untuk memastikan fokus rapat jelas. Buatlah daftar poin-poin pembicaraan agar tidak keluar jalur dan tetapkan aturan dasar untuk menghindari percakapan negatif dan permainan saling menyalahkan.

Menghindari persiapan rapat

Jika Anda tidak mempersiapkan rapat dengan dokumen yang tepat, kemungkinan besar rapat akan berjalan dengan buruk. Para peserta tidak akan memiliki kejelasan tentang detail proyek, yang mengarah ke lebih banyak konflik daripada resolusi.

Solusi: Siapkan dokumen yang tepat sebelum rapat-agenda rapat, kuesioner, dan dokumen pendukung lainnya seperti anggaran proyek, jadwal, rencana sumber daya, dan umpan balik klien. Mempersiapkan semua ini akan membuat rapat lebih bermanfaat.

Menjamin Kemenangan di Masa Depan Dengan Post-Mortem Proyek

Post-mortem adalah rekap proyek untuk membantu Anda menata ulang proses, dengan mempertimbangkan umpan balik dari para pemangku kepentingan proyek. Hasilnya? Pendekatan yang lebih efisien untuk proyek-proyek masa depan.

Kuncinya adalah memiliki perangkat lunak yang tepat yang membantu Anda melakukan rapat post-mortem yang sukses.

Solusi manajemen proyek ClickUp menawarkan beragam fitur untuk membantu Anda mengatur post-mortem dengan sukses. Anda bisa menggunakan Tampilan Formulir untuk melakukan survei, Dasbor untuk pelaporan, Dokumen untuk mendokumentasikan temuan, Obrolan bawaan untuk komunikasi yang jelas, dan banyak templat untuk melacak dan mengelola semuanya-dari KPI dan umpan balik hingga aspek apa pun dari rapat.

Jadi, mengapa harus menunggu? Daftar ke ClickUp secara gratis untuk menjelajahi lebih banyak fitur! 🏃‍➡️