Menerapkan produk SaaS tidak semudah membalikkan telapak tangan. Anda perlu menyelaraskan tujuan Anda, mencermati sistem Anda saat ini, dan membuat rencana yang jelas untuk setiap fase-sebelum, selama, dan setelah peluncuran.
Jika Anda melewatkan langkah-langkah ini, Anda berisiko mengalami penundaan, miskomunikasi, atau lebih buruk lagi, orang-orang tidak akan mengadopsi alat ini sama sekali. Kabar baiknya? Dengan daftar periksa yang tepat, Anda bisa menghindari jebakan-jebakan tersebut dan memulai dengan kuat.
Dalam artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah untuk membuat implementasi SaaS berhasil. Kami juga akan membahas tantangan yang dihadapi dan praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk mengoptimalkan prosesnya (tanpa memengaruhi operasi bisnis Anda).
Mari kita mulai.
⏰ Ringkasan 60 Detik
✅ Pra-Implementasi: Perencanaan & persiapan
- Tentukan tujuan bisnis: Memperjelas masalah yang Anda selesaikan agar proyek tetap fokus
- Menilai tumpukan teknologi saat ini: Mengaudit perangkat yang ada untuk menghindari redundansi dan inefisiensi
- Memastikan dukungan pemangku kepentingan: Mempresentasikan kasus bisnis dengan data untuk mendapatkan dukungan awal
- Mengevaluasi vendor & meminta demo: Bandingkan opsi SaaS menggunakan sistem penilaian berbobot
- Jadwalkan pekerjaan & tetapkan tanggung jawab: Tentukan jadwal dengan peran yang jelas untuk anggota tim
migrasi & integrasi data Migrasi & integrasi data
- Audit & bersihkan data: Pastikan data Anda akurat dan tertata dengan baik sebelum melakukan migrasi
- Rencanakan & uji integrasi: Memastikan alat baru terintegrasi dengan sistem yang sudah ada untuk kelancaran operasi
✅ Kustomisasi & penyiapan
- Konfigurasikan SaaS ke alur kerja: Menyesuaikan alat dengan proses Anda dan mengotomatiskan tugas jika memungkinkan
- Atur peran & izin pengguna: Tentukan tingkat akses untuk setiap anggota tim untuk menjaga keamanan dan efisiensi
Pelatihan & orientasi karyawan
- Kembangkan rencana pelatihan: Berikan orientasi bertahap dan langsung untuk membekali tim dengan keterampilan yang diperlukan
- Kumpulkan umpan balik: Terus mengumpulkan wawasan untuk meningkatkan adopsi dan menyesuaikan pelatihan
✅ Pengujian & Go-Live
- Pengujian Pra-Go-Live & rencana pencadangan: Memvalidasi fungsionalitas alat dan memastikan migrasi data sudah benar
- Pemantauan Go-Live: Melacak kinerja dan mengatasi masalah secara real-time selama peluncuran
✅ Tinjauan pasca implementasi
- Melakukan post-mortem & melacak KPI: Mengevaluasi keberhasilan alat bantu berdasarkan tujuan awal (misalnya, penyelesaian tugas, efisiensi)
- Menyiapkan dukungan yang berkelanjutan: Tawarkan pelatihan pemecahan masalah dan penyegaran jika diperlukan
Apa yang dimaksud dengan Implementasi SaaS?
Implementasi SaaS mengacu pada proses strategis perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan penerapan produk SaaS dalam suatu organisasi. Dimulai dengan mendefinisikan kebutuhan bisnis untuk alat tersebut dan meluas melalui integrasi yang mulus, adopsi, dan peningkatan berkelanjutan sebagai bagian dari tumpukan teknologi Anda yang lebih luas
Daftar Periksa Implementasi SaaS
Dalam lingkungan TI dan pengembangan perangkat lunak, alur kerja dapat sangat bervariasi di seluruh departemen-perancangan, pengembangan, QA, pengujian, dan banyak lagi. Namun, tantangan manajemen produk sering kali tumpang tindih, seperti handoff yang tidak efisien dan berbagi pengetahuan.
Menerapkan solusi SaaS baru membutuhkan pendekatan yang cermat. Daftar periksa yang jelas dan dapat ditindaklanjuti dapat membantu memandu perjalanan implementasi Anda.
Pra-implementasi: Perencanaan dan persiapan
1. Tentukan tujuan bisnis
Harus ada alasan kuat yang mendorong kebutuhan akan perangkat lunak baru. Masalah spesifik apa yang ingin Anda selesaikan?
Misalnya, apakah tim Anda kesulitan dengan tenggat waktu yang terlewat karena visibilitas yang buruk di seluruh tugas, tinjauan kode, dan alur kerja penerapan? Atau mungkin ada gesekan dalam komunikasi antara pengembang dan QA karena alat bantu yang terpisah-pisah?
Apa pun itu-jelaslah tujuan Anda. Jika tidak, implementasi dapat dengan cepat melenceng dari tujuan, yang mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga.
Gunakan Sasaran ClickUp untuk menerjemahkan tujuan Anda menjadi target yang dapat ditindaklanjuti. Anda bisa membuat Sasaran Benar/Salah, moneter, atau numerik, menentukan tanggal jatuh tempo, dan melacak kemajuan menggunakan kartu skor mingguan.
Kelompokkan dan kategorikan Sasaran Anda dengan deskripsi yang mendetail sehingga Anda dan tim Anda tahu persis apa yang sedang diupayakan setiap orang.
Dukung secara langsung prioritas yang telah diidentifikasi dengan ClickUp Goals
2. Menilai tumpukan teknologi saat ini
Sebelum mengimplementasikan produk SaaS baru, audit secara menyeluruh ekosistem perangkat lunak Anda saat ini. Identifikasi semua alat yang digunakan setiap departemen dan sorot fungsi yang tumpang tindih atau inefisiensi
Sebagai contoh, beberapa tim mungkin menggunakan solusi manajemen tugas yang berbeda yang tidak terintegrasi dengan baik. Pengaturan yang terkotak-kotak ini dapat menyebabkan inkonsistensi data dan memperlambat kolaborasi.
Atur temuan Anda dengan Klik Dokumen alat bantu yang fleksibel untuk mendokumentasikan tumpukan teknologi Anda. Buat halaman bersarang, sematkan tabel, dan Menetapkan Komentar di ClickUp untuk menyusun dan menganalisis informasi secara efektif
Tautkan tugas secara langsung ke Dokumen Anda untuk menyederhanakan langkah selanjutnya, seperti menjadwalkan diskusi tim.
Atur data menjadi dokumen dinamis yang dapat dicari dengan ClickUp Docs
3. Mengamankan dukungan pemangku kepentingan
Implementasi SaaS membutuhkan investasi finansial, dan tidak sesederhana berlangganan alat, menerapkannya, dan langsung beroperasi tanpa tantangan. Anda akan merasakan gangguan selama masa transisi sebelum mencapai alur kerja yang stabil.
Oleh karena itu, mendapatkan dukungan awal dari para pemangku kepentingan sangatlah penting. Dukungan mereka dapat membuat atau menghancurkan proses adopsi.
⚠️ **Jadi, bagaimana Anda meyakinkan mereka?
Sampaikan alasan bisnis untuk perubahan yang didukung oleh data. Misalnya, tunjukkan bagaimana mengotomatiskan pelaporan manual tentang pembaruan status tugas atau kemajuan penerapan dapat menghemat waktu tim Anda 10 jam per minggu.
Diskusikan masalah potensial di awal, seperti pelatihan pengetahuan produk persyaratan dan batasan anggaran. Anda bahkan dapat membagikan alat yang Anda pikirkan dan memberikan gambaran yang jelas mengenai strategi implementasi dan seberapa curam kurva pembelajarannya. Papan Tulis ClickUp dapat berguna untuk bertukar pikiran, membuat rencana tindakan, memetakan alur kerja tim untuk pekerjaan, dan menguraikan kerangka waktu. Tambahkan konteks pada pekerjaan Anda dengan menautkan ke tugas, file, Dokumen, dan lainnya.
Anda juga dapat mendorong partisipasi aktif dengan mengundang para pemangku kepentingan untuk menyumbangkan wawasan dan umpan balik mereka di Papan Tulis itu sendiri, menciptakan dukungan sejak awal.
Mengonversi bentuk, catatan tempel, dan teks secara langsung ke dalam ClickUp Tasks di Papan Tulis ClickUp
4. Mengevaluasi vendor SaaS dan meminta demo
Setelah Anda mendapatkan dukungan, sekarang saatnya memilih alat SaaS yang tepat. Jangan hanya fokus pada fitur-fitur yang ditawarkan, tetapi juga periksa apakah fitur-fitur tersebut sejalan dengan tujuan bisnis Anda dan terintegrasi ke dalam alur kerja Anda.
Untuk mempermudah proses ini, **buatlah daftar fitur yang 'harus dimiliki' dan 'bagus untuk dimiliki' berdasarkan langkah 1 dan 2.
Sebagai contoh, Anda mengevaluasi dua solusi SaaS untuk pelacakan proyek.
Salah satunya menawarkan dasbor yang sangat dapat disesuaikan tetapi tidak memiliki integrasi dengan pipeline CI/CD Anda, sementara yang lain menyediakan integrasi out-of-the-box dengan GitHub dan mendukung manajemen sprint dan dokumentasi produk .
⚠️ **Bagaimana Anda memilihnya?
Buat sistem penilaian berbobot untuk memprioritaskan apa yang paling penting bagi Anda menggunakan Daftar dari Tampilan ClickUp .
Buat tabel perbandingan yang menyoroti kekuatan dan kelemahan vendor, seperti:
- Kegunaan: Apakah ramah bagi pengembang?
- Skalabilitas: Dapatkah mengakomodasi tim atau proyek yang sedang berkembang?
- Dukungan: Apakah bantuan teknis sudah tersedia?
- Biaya: Apakah sesuai dengan anggaran TI?
Anda dapat mengurutkan, memfilter, dan mengelompokkan atribut-atribut ini untuk menentukan peringkat vendor secara efektif.
Manfaatkan Tampilan ClickUp yang sederhana namun kuat untuk mengelola pekerjaan
Rencanakan dan kelola jadwal demo dengan Tampilan Kalender ClickUp saat Anda memilih vendor. Seret dan letakkan nama vendor di dalam platform untuk penjadwalan yang mudah dan luncurkan rapat dengan integrasi Google Kalender dan Zoom.
Gunakan demo untuk mendiskusikan kasus penggunaan yang spesifik untuk organisasi Anda. Misalnya, tanyakan, "Bagaimana platform Anda menangani ketergantungan tugas di seluruh departemen?"
Dengan menganalisis opsi vendor dalam Perangkat lunak manajemen SaaS seperti ClickUp, Anda akan mendapatkan kejelasan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat.
5. Jadwalkan pekerjaan dan tetapkan tanggung jawab
Setelah riset platform SaaS Anda selesai, tentukan jadwal yang jelas agar implementasi tetap sesuai rencana. **Pisahkan proyek ke dalam beberapa fase, seperti 'Penyiapan Sistem', 'Migrasi Data', 'Pelatihan Tim', dan 'Go-Live', dan tetapkan tanggal jatuh tempo untuk masing-masing fase.
Selanjutnya, tetapkan tanggung jawab anggota tim Anda. Misalnya, staf TI Anda mungkin harus memimpin implementasi teknis, seperti memigrasi data yang tepat tanpa kehilangan atau duplikasi. Tim pengembangan Anda mungkin perlu memfasilitasi adopsi alat di dalam tim mereka.
Memvisualisasikan seluruh jadwal proyek dengan ClickUp Gantt Charts . Tampilan bertingkat memberikan gambaran yang jelas tentang ketergantungan tugas, sehingga membantu Anda:
- Mengidentifikasi tugas pada Jalur Kritis yang berdampak pada tenggat waktu
- Menyoroti tugas dengan Waktu Kendur untuk penjadwalan yang lebih fleksibel
- Mengawasi anggota tim mana yang harus menyelesaikan tugas yang mana pada waktu yang ditentukan
Gunakan Gantt Chart untuk memantau kemajuan secara real-time dan memastikan alur kerja yang lancar di setiap fase.
Gunakan ClickUp Gantt Charts untuk mendapatkan pembaruan secara real-time seiring dengan kemenangan Anda
Untuk pendekatan yang lebih rinci, gunakan Templat Rencana Implementasi Proyek ClickUp untuk:
- Memetakan ruang lingkup proyek, jadwal, dan hasil kerja
- Akses semua tugas dan tenggat waktu utama di satu tempat yang terorganisir
- Melacak kemajuan tim dan menyesuaikan sumber daya sesuai kebutuhan untuk eksekusi yang lancar
Templat Rencana Implementasi Proyek ClickUp
Jadwalkan pos pemeriksaan rutin untuk memantau kemajuan dan menyelesaikan hambatan lebih awal, memastikan aliran yang lancar di setiap fase.
Migrasi dan integrasi data
1. Mengaudit, membersihkan, dan memigrasikan data
Saat bertransisi ke alat SaaS baru, Anda harus memastikan data yang Anda migrasi bersih dan akurat. Untuk itu, Anda harus menyaring semua spreadsheet, repositori, log pengujian, dan pelacak proyek yang digunakan.
Kelompokkan dalam kategori seperti 'Proyek Aktif,' 'Data yang Diarsipkan,' dan 'File Konfigurasi' dan cari entri yang duplikat, informasi yang sudah usang, dan kesalahan pemformatan untuk membuat perubahan yang sesuai. Anggap saja seperti merapikan lemari yang berantakan. Ambil satu set data pada satu waktu. Daftar Periksa Tugas ClickUp dapat membantu Anda merinci setiap langkah, mulai dari ekstraksi hingga mengunggah data. Gunakan fungsionalitas seret dan lepas untuk mengatur ulang item atau sub-item yang relevan dengan proses migrasi data Anda sesuai dengan yang Anda butuhkan.
Mulai selesaikan tugas seperti seorang profesional dengan Daftar Periksa Tugas ClickUp
Fitur ini sempurna untuk memastikan akuntabilitas-memungkinkan Anda menambahkan penerima tugas ke daftar tugas yang memerlukan tindakan dari anggota tim tertentu.
2. Rencanakan dan uji integrasi dengan sistem
Memigrasi data hanyalah salah satu bagian dari teka-teki. Integrasi adalah tempat keajaiban yang sesungguhnya terjadi. Platform Anda harus dengan mudah berkomunikasi dengan CRM, ERP, sistem akuntansi, dan sistem Alat-alat SaaS , jika ada.
Lebih khusus lagi, Anda harus jelas tentang bagaimana setiap sistem akan terhubung, data atau tindakan apa yang akan mengalir di antara mereka, dan hasil yang diharapkan
Gunakan ClickUp Peta Pikiran untuk mendesain diagram visual dari koneksi-koneksi ini. Anda dapat mengatur dan menyoroti prioritas dengan Penyortiran Tingkat Lanjut dan Warna Khusus.
Mengubah ide menjadi tindakan dengan Peta Pikiran ClickUp
💡Tip Pro: Jika curah pendapat Anda berantakan, opsi Tata Ulang akan membantu Anda membersihkan Peta Pikiran. Fitur ini menyelaraskan dan mengatur ulang item secara otomatis, menjaga hierarki dan memastikan kejelasan.
Kustomisasi dan pengaturan
1. Mengonfigurasi SaaS untuk alur kerja dan mengotomatiskan tugas
Kustomisasi adalah inti dari rencana implementasi SaaS yang sukses. Tetapi pendekatan satu ukuran untuk semua jarang berhasil. Anda harus menyelami proses Anda dan menemukan apa yang cocok untuk Anda.
❓Apa saja langkah-langkah utama dalam keseharian tim Anda Operasi SaaS ?
❓Area mana yang rentan terhadap hambatan?
Identifikasi titik-titik sentuh kritis ini dan otomatiskan tugas-tugas yang berulang dan memakan waktu dengan menggunakan Otomatisasi ClickUp .
Sebagai contoh, Anda dapat memicu peringatan Slack ketika bug dengan prioritas tinggi terdeteksi di alat pemantauan atau menjadwalkan retrospeksi sprint setiap kali tugas selesai. ClickUp memberi Anda akses ke 100+ templat otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya.
Sesuaikan ruang kerja Anda lebih jauh dengan Bidang Khusus ClickUp . Gunakan bidang ini untuk menambahkan informasi kontak vendor, melacak poin Scrum, dan membuat menu tarik-turun.
Melacak momentum proyek implementasi SaaS dengan Bidang Khusus ClickUp
Setiap jenis bidang kustom dapat digunakan sebanyak yang Anda inginkan dan setiap proyek dibuat untuk berisi bidang yang Anda tetapkan.
2. Mengatur peran dan izin pengguna
Langkah ini lebih dari sekadar memberikan kontrol akses. Ini adalah tentang membangun sistem akuntabilitas dan kepercayaan Anda harus menentukan peran berdasarkan hierarki dan tanggung jawab tim Anda.
Mundur sejenak dan berpikirlah:
📌 Siapa yang membutuhkan visibilitas ke dalam kemajuan proyek secara menyeluruh?
📌 Siapa yang memerlukan akses untuk mengubah konfigurasi?
📌 Dan siapa yang harus fokus hanya pada tugas yang ditugaskan?
Jawaban yang jelas atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu menyusun implementasi SaaS untuk efisiensi dan keamanan maksimum.
Cara termudah adalah dengan membuat templat peran, seperti Admin, Pimpinan Tim, Manajer Proyek, Pengembang, dan Insinyur QA, dan menetapkan prinsip hak istimewa terkecil sehingga Anda hanya memberikan akses kepada mereka yang benar-benar diperlukan untuk peran tersebut.
Pelatihan dan orientasi karyawan
1. Mengembangkan pelatihan dan menjadwalkan orientasi
Terlepas dari seberapa ramah pengguna yang diklaim oleh alat SaaS Anda, implementasi yang sukses bergantung pada memperlengkapi tim dengan kepercayaan diri dan konteks yang mereka butuhkan untuk menggunakannya secara efektif setiap hari.
Oleh karena itu, mulailah dengan sesi awal di mana Anda memperkenalkan tujuan alat ini dan mendemonstrasikan nilainya. Kemudian, aturlah latihan langsung bagi tim untuk menavigasi platform dan menyelesaikan masalah tiruan dalam lingkungan kotak pasir.
Gunakan pendekatan bertahap untuk orientasi - mulailah dengan sekelompok kecil anggota tim yang dapat bertindak sebagai 'power user' atau champion.
Biarkan mereka menguji fitur, memberikan umpan balik, dan bertindak sebagai titik dukungan pertama bagi rekan-rekan mereka. Hal ini akan meminimalkan penolakan dan memastikan semua orang dapat menjalankannya dengan baik saat alat SaaS diluncurkan di seluruh perusahaan.
Siapkan materi pendukung seperti panduan langkah demi langkah, tutorial video, dan FAQ untuk referensi berkelanjutan. Dokumen ClickUp berguna untuk membuat basis pengetahuan dinamis yang mudah diperbarui dan dibagikan ke seluruh organisasi. Selain itu, gunakan sumber daya dukungan dari alat SaaS itu sendiri, jika tersedia.
Karena ada banyak hal yang harus dilakukan dalam fase ini, gunakan Templat Rencana Peluncuran Pelatihan ClickUp untuk mengatur semuanya:
- Buat, simpan, dan atur semua pelatihan berbeda yang ingin Anda tawarkan
- Buat kalender kapan sesi pelatihan yang berbeda akan diadakan
- Menganggarkan untuk setiap tahap proses peluncuran Anda
Templat Rencana Peluncuran Pelatihan ClickUp
Pendekatan terstruktur ini memastikan bahwa tim Anda dibekali dengan pengetahuan dan kepercayaan diri untuk menggunakan alat baru ini.
2. Mengumpulkan umpan balik
Pelatihan bukanlah acara satu kali; ini adalah kegiatan yang berkelanjutan.
Cara terbaik untuk menyempurnakan proses orientasi dan meningkatkan adopsi adalah dengan mendengarkan pengalaman tim Anda dan mengulanginya secara aktif Mengapa tidak membangun loop umpan balik yang dimulai selama pelatihan dan berlanjut hingga hari-hari awal penggunaan platform?
Anda dapat menangkap tanggapan dengan Formulir ClickUp yang sangat mudah disesuaikan dan mudah diisi.
Atau, lakukan jajak pendapat langsung atau kuis singkat selama sesi untuk mengukur denyut nadi tim. Jika konsep tertentu dari alat ini tidak jelas, Anda dapat menyesuaikan kecepatan pelatihan Anda dan membedahnya menjadi fitur-fitur tertentu.
Pengujian dan peluncuran
1. Pengujian Pra-Go-Live dan rencana pencadangan
Anda telah memilih perangkat lunak dan telah melalui proses yang panjang, melatih anggota tim Anda dan memigrasi data penting. Semua orang tahu peran apa yang harus mereka mainkan, dan akhirnya tiba saatnya untuk tampil. Tapi tunggu, masih ada satu langkah yang harus dilakukan sebelum implementasi SaaS.
Anda harus menguji alat ini lagi, menangkap kesalahan, memvalidasi konfigurasi, dan mengonfirmasi migrasi data yang akurat, misalnya, meminta pengembang menautkan pull request, spesialis QA mencatat bug, dan manajer membuat laporan untuk memverifikasi kegunaan.
💡 Tip Pro: Terapkan rencana pencadangan yang kuat yang memastikan bahwa Anda memiliki jaring pengaman untuk kembali jika terjadi kesalahan. Hal ini dapat berupa beralih kembali ke sistem sebelumnya atau mengakses data penting secara offline.
2. Memantau go-live secara real-time
Tim Anda mulai menggunakan alat ini dengan menjalankan implementasi SaaS. Ini adalah momen berisiko tinggi yang membutuhkan pengawasan yang cermat, dan Anda harus siap sedia untuk menangkap dan menyelesaikan masalah saat muncul.
Gunakan Dasbor ClickUp untuk melacak metrik seperti aktivitas pengguna, penyelesaian tugas, atau kinerja sistem. Misalnya, periksa apakah pembaruan tugas pengembang disinkronkan dengan benar dengan papan proyek atau peringatan menyala seperti yang diharapkan.
Dapatkan wawasan yang kuat dengan Dasbor ClickUp
Ada pertanyaan mengenai implementasi perangkat lunak manajemen proyek ?
Anda dapat bertanya ClickUp Brain pertanyaan apa pun, dan akan mencari semua dasbor di ruang kerja Anda untuk memberikan wawasan yang relevan. Hal ini meminimalkan gangguan yang tidak perlu dan melengkapi tim Anda dengan data yang mereka butuhkan untuk tetap fokus dan efisien selama Go-Live.
Tinjauan pasca-implementasi
1. Melakukan post-mortem dan melacak KPI
Implementasi SaaS tidak pernah merupakan proses yang sekali jadi. Saat tim Anda menyesuaikan diri untuk bekerja dengan alat baru, perhatikan hal-hal seperti fitur apa yang paling sering digunakan dan fitur tambahan apa yang diinginkan oleh tim Anda.
Apakah alat ini terintegrasi dengan baik dengan sistem perangkat lunak Anda yang lain? Apakah alat ini berjalan dengan lancar dan dengan gangguan minimal?
Jadwalkan pemeriksaan satu per satu atau tim secara rutin setelah Go-Live untuk mengumpulkan wawasan tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak. Anda juga harus mengevaluasi kinerja terhadap tujuan yang telah ditetapkan selama fase perencanaan. Sebagai contoh:
🤔 Apakah kolaborasi antar tim telah meningkat?
🤔 Apakah tingkat penyelesaian tugas meningkat?
🤔 Apakah siklus penerapan menjadi lebih cepat?
Post-mortem yang terstruktur membantu menyempurnakan implementasi di masa depan dan memastikan platform SaaS memenuhi janjinya.
2. Menyiapkan dukungan yang berkelanjutan
Siapa pun yang menggunakan alat ini harus dapat mencari bantuan kapan pun mereka mau. Oleh karena itu, selalu siapkan staf TI Anda atau para ahli yang dipilih untuk menangani masalah apa pun dengan segera.
Tim Anda harus memiliki akses ke sumber daya dukungan penyedia SaaS (misalnya, obrolan langsung atau pusat bantuan). Selain itu, ketika tim menemukan fitur baru atau pembaruan diluncurkan, adakan sesi penyegaran atau sediakan panduan terbaru untuk memastikan semua orang tetap mendapat informasi.
Tantangan Umum dalam Implementasi SaaS
Pengenalan sesuatu yang baru selalu disertai dengan gesekan yang tak terhindarkan. Dalam konteks implementasi SaaS, berikut ini adalah masalah yang paling mungkin Anda temui:
1. Resistensi terhadap perubahan
Ini adalah salah satu rintangan paling umum yang akan Anda hadapi selama implementasi.
Bahkan tim yang paham teknologi pun dapat menolak hanya karena mengadopsi alat SaaS baru memerlukan upaya ekstra-mempelajari cara menggunakannya, memigrasi data, dan menyesuaikan alur kerja. Penolakan ini dapat menimbulkan respons negatif dan menghambat adopsi jika Anda tidak memvalidasi kekhawatiran mereka.
2. Ketidaksesuaian antara ekspektasi dan kenyataan produk
Bisnis sering kali berinvestasi pada alat SaaS tanpa mempertimbangkan dengan baik apakah alat tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka dan tim yang menggunakannya. Hal ini biasanya terjadi ketika Anda tidak melibatkan orang yang tepat dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu, dapatkan dukungan lebih awal.
3. Ketidakcocokan teknis
Jika alat SaaS Anda tidak terintegrasi dengan sistem yang sudah ada, hal ini dapat mengganggu alur kerja dan memperpanjang proses migrasi data. Oleh karena itu, integrasi harus dievaluasi secara menyeluruh selama pemilihan vendor untuk menghindari masalah kompatibilitas di kemudian hari.
4. Pemeliharaan berkelanjutan
Setelah alat ini tersedia, alat ini memerlukan pemantauan, pembaruan, dan pengoptimalan yang berkelanjutan untuk memberikan manfaat yang berkelanjutan bagi tim Anda. Bangun evaluasi berkelanjutan dan rencana pemeliharaan untuk menjaganya agar tetap sesuai dengan keinginan tim Anda.
Praktik Terbaik Implementasi SaaS
1. Mengelola keamanan dan aksesibilitas data kepatuhan
Langkah-langkah keamanan yang kuat harus menjadi bagian penting dari daftar periksa peluncuran produk .
Hal ini karena menambahkan alat SaaS baru ke dalam tumpukan teknologi Anda memunculkan risiko paparan data atau salah kelola.
🌻 Praktik Terbaik: Sebelum peluncuran, Anda harus memastikan alat yang dipilih sesuai dengan kebijakan internal dan standar industri.
Misalnya, saat melakukan orientasi CRM, pastikan informasi klien yang sensitif hanya dapat diakses oleh anggota tim yang relevan. Banyak Contoh SaaS seperti Jira dan Salesforce, menawarkan fitur keamanan data tingkat lanjut yang dapat disesuaikan selama implementasi.
2. Memastikan transisi yang lancar
Banyak organisasi yang meningkatkan sistem mereka sekaligus, yang hanya akan menimbulkan kebingungan di antara anggota tim dan potensi masalah integrasi dengan ekosistem teknologi yang ada. Sebagai gantinya, kami merekomendasikan mengambil pendekatan bertahap yang memungkinkan Anda menguji alat ini secara bertahap.
🌻 Praktik Terbaik: Catatlah apa yang berhasil dan apa yang tidak, bicarakan dengan tim Anda tentang perbaikan, dan kemudian kembangkan ke tahap berikutnya. Selain itu, pastikan untuk menawarkan pelatihan yang cukup untuk membantu memanfaatkan fitur-fitur yang ditawarkan alat SaaS dengan sebaik-baiknya.
3. Mengintegrasikan pemasaran ke dalam rencana adopsi
Meskipun strategi pemasaran sering dikaitkan dengan audiens eksternal, menerapkan Strategi pemasaran SaaS secara internal dapat membantu mendorong adopsi.
🌻 Praktik Terbaik: Promosikan manfaat alat ini melalui kampanye-pikirkan pembaruan email, presentasi tim, atau video demo singkat yang menampilkan bagaimana alat SaaS ini memecahkan tantangan sehari-hari. Gunakan rencana komunikasi proyek untuk memastikan bahwa informasi terbaru ini menjangkau semua pemangku kepentingan secara efektif.
Rancang Peta Jalan Implementasi SaaS Anda
Implementasi SaaS dapat menjadi pengalaman yang lancar dan positif jika Anda merencanakannya dengan benar.
Rahasianya? Jadikan ini sebagai upaya tim, dengan para pemangku kepentingan Anda yang menawarkan masukan dan berbagi umpan balik di setiap langkah. Ingat, Anda berinvestasi pada perangkat SaaS untuk merampingkan bisnis Anda, jadi sangat penting bagi orang-orang yang terlibat untuk ikut menentukan perangkat lunak apa yang paling berguna bagi mereka.
Lakukan hal ini, dan tak lama kemudian, Anda akan mulai menuai manfaat dari peningkatan perangkat lunak Anda. Terakhir, Anda bisa menyederhanakan seluruh proses implementasi SaaS dengan ClickUp.
Rangkaian fitur kami, termasuk Sasaran dan Dasbor, dirancang untuk mempermudah pekerjaan Anda. Selain itu, Anda dapat menggunakan template siap pakai untuk memulai dengan cepat tanpa kerumitan. Daftar ClickUp secara gratis hari ini.