Cara Melacak Waktu yang Dihabiskan untuk Tugas & Proyek Secara Efisien
Worklife

Cara Melacak Waktu yang Dihabiskan untuk Tugas & Proyek Secara Efisien

_Tidak ada waktu untuk mengatakan "Halo, Selamat tinggal". Aku terlambat, aku terlambat, aku terlambat!

Kelinci Putih, dari Alice in Wonderland oleh Lewis Carroll

Siapa yang tidak pernah merasa seperti itu?

Katakanlah Anda adalah bagian dari tim pemasaran yang sedang mengerjakan peluncuran produk dengan tenggat waktu yang ketat. Semuanya tampak baik-baik saja sampai Anda melewatkan tenggat waktu. Satu tenggat waktu yang terlewat menyebabkan tenggat waktu yang lain, dan tiba-tiba, seluruh kampanye Anda berisiko. Alat pelacakan waktu yang efektif dapat membantu Anda melakukan penyesuaian yang tepat dan memastikan proyek Anda tetap berada di jalurnya. Anda dapat mengidentifikasi upaya mana yang paling berdampak dan faktor mana yang dapat menggagalkan kemajuan Anda.

Siap mempelajari cara melacak waktu pada tugas dan proyek secara efektif? Mari kita mulai.

Mengapa Pelacakan Waktu Penting

Pelacakan waktu lebih dari sekadar meningkatkan produktivitas. Ini menyoroti tugas mana yang mendorong kesuksesan dan mana yang hanya merupakan pekerjaan sibuk yang dapat dihilangkan atau diotomatisasi. Berikut adalah beberapa manfaat dari pelacakan waktu:

Pemantauan produktivitas

Melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas membantu Anda melihat dengan tepat di mana sumber daya digunakan. Hal ini membuat ketidakefisienan muncul, sehingga Anda dapat fokus pada aktivitas prioritas tinggi yang mendorong kemajuan.

Memahami dengan tepat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas juga membantu anggota tim Anda mengelola beban kerja mereka dengan lebih baik. Ketika anggota tim memahami bagaimana waktu mereka dialokasikan, mereka dapat mengelola tugas-tugas mereka dengan lebih efektif dan mengurangi kejenuhan, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan kerja.

Sebuah hal yang baik

perangkat lunak pelacakan waktu

dapat membantu Anda memulai hal ini.

Alokasi sumber daya

Pelacakan waktu yang akurat menyediakan data yang Anda butuhkan untuk

merencanakan proyek masa depan

.

Katakanlah Anda seorang manajer proyek yang mengawasi tim pengembangan produk. Dengan perangkat lunak pelacakan waktu, Anda menyadari bahwa fase pengujian secara konsisten memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan. Dalam kasus ini, Anda akan tahu untuk mengalokasikan lebih banyak sumber daya di lain waktu.

Alokasi sumber daya yang efektif membantu menjaga proyek tetap berada di jalurnya tanpa membebani tim Anda.

Akuntabilitas

Pelacakan waktu mendorong akuntabilitas dengan menunjukkan siapa yang mengerjakan apa dan berapa lama. Transparansi ini membantu Anda mengenali karyawan yang berkinerja baik dalam tim Anda, mengatasi masalah apa pun, dan memastikan bahwa setiap orang berkontribusi secara adil.

Misalnya, jika seorang anggota tim secara konsisten mencatat waktu kerja yang lebih lama, hal ini dapat mengindikasikan bahwa mereka memiliki beban kerja yang berlebihan. Dengan mendistribusikan ulang tugas mereka atau menyesuaikan tenggat waktu, Anda dapat memastikan distribusi beban kerja yang lebih adil, sehingga menumbuhkan lingkungan kerja yang lebih sehat bagi semua orang.

Metode untuk Melacak Waktu

Melacak waktu dalam manajemen proyek dapat dilakukan secara manual, otomatis, atau kombinasi keduanya.

Memilih metode pelacakan waktu yang tepat bergantung pada alur kerja tim Anda, sifat proyek, dan akurasi yang dibutuhkan. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan. Mari kita jelajahi bersama.

1. Pelacakan waktu secara manual

Pelacakan waktu secara manual melibatkan karyawan yang mencatat waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas dengan mengisi lembar waktu atau spreadsheet.

Bentuk pelacakan waktu ini sangat mudah, hemat biaya, dan dapat disesuaikan.

Akan tetapi, metode ini memiliki banyak kekurangan. Sistem ini sepenuhnya bergantung pada pelaporan mandiri dan akibatnya rentan terhadap kesalahan manusia; sistem ini memakan waktu, terutama untuk tim yang besar, dan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang lebih kecil dan berulang-ulang mungkin tidak terlacak secara akurat.

2. Pelacakan waktu otomatis

Anda dapat menggunakan alat perangkat lunak yang memiliki pengatur waktu bawaan untuk memantau aktivitas kerja dan secara otomatis mencatat waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas. Hal ini menghilangkan pekerjaan yang membosankan dari pelacakan waktu dan menghasilkan pelaporan yang akurat. Pelacakan waktu otomatis dapat digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas yang membuang-buang waktu dan tugas yang berulang.

Namun, pelacakan waktu otomatis memiliki kurva pembelajaran yang curam. Jika tidak diimplementasikan secara transparan, beberapa karyawan mungkin akan menganggapnya sebagai sesuatu yang mengganggu.

3. Pelacakan waktu hibrida

Pendekatan hibrida untuk pelacakan waktu menggabungkan fitur-fitur terbaik dari pelacakan waktu otomatis dan manual-pelaporan yang akurat yang dipadukan dengan fleksibilitas kontrol yang lebih besar. Sangat ideal untuk proyek-proyek kompleks atau berskala besar yang memerlukan input manual untuk beberapa tugas sementara secara otomatis merekam tugas yang berulang.

Ini juga merupakan pendekatan yang sempurna untuk menentukan aktivitas mana yang dapat dihilangkan atau diotomatisasi dan membutuhkan paling banyak campur tangan manusia.

Namun, jika pelaporan manual tidak akurat dan pelatihan yang diperlukan tidak diberikan untuk memastikan penggunaan yang tepat, ada risiko pelaporan yang tidak konsisten.

Cara Melacak Waktu yang Dihabiskan untuk Tugas dan Proyek

Seperti yang telah kita lihat sejauh ini, melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek tertentu sangat penting untuk memahami cara mengoptimalkan alur kerja Anda. Menggunakan alat manajemen waktu yang baik juga penting untuk melakukannya dengan benar.

ClickUp

adalah salah satu alat terbaik untuk melakukan hal ini karena dapat diintegrasikan dengan lancar ke dalam semua alur kerja Anda. Dengan fitur-fitur seperti penugasan tugas yang mudah, dokumentasi, dan kolaborasi, Anda dapat dengan mudah melacak kemajuan tim Anda pada semua tugas di satu tempat.

Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakannya

ClickUp untuk membantu Anda dengan manajemen waktu

.

Langkah #1: Membuat proyek dan tugas

Mulailah dengan membuat tugas langsung dari akun

Dasbor ClickUp

. Kemudian, Anda bisa menugaskan mereka ke tim atau anggota tim yang relevan.

Dasbor ClickUp: cara melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek

Melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek dengan bantuan ClickUp

Anda juga bisa mengatur alur kerja khusus dan mengatur tugas-tugas Anda dalam berbagai tampilan (Daftar, Papan, Gantt, dll.). Untuk mempermudah memulai, Anda bahkan dapat memilih

template pelacakan waktu untuk manajemen proyek

.

Langkah #2: Catat jam kerja pada tugas

Setelah tugas dibuat dan ditugaskan kepada orang yang tepat, mereka dapat mulai melacak waktu yang mereka habiskan untuk suatu tugas. Melalui

Pelacakan waktu ClickUp

yang harus mereka lakukan adalah mengklik sebuah tombol tepat sebelum mereka mulai mengerjakan tugas mereka dan kemudian mengkliknya lagi ketika mereka selesai.

Pelacak waktu ClickUp: cara melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek

Mulai dan hentikan pelacakan waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas dengan sekali klik tombol dengan pelacak waktu ClickUp

Bagian terbaiknya adalah siapa pun bisa melacak waktu mereka dari perangkat apa pun. Alat manajemen waktu ini juga memiliki berbagai opsi untuk membantu mereka mengelola data dengan lebih efisien. Berikut adalah beberapa opsi yang harus diketahui.

Catatan

Menambahkan catatan ke entri waktu memberikan penjelasan rinci tentang pencapaian Anda selama setiap periode yang dilacak.

Fitur pelacakan waktu ClickUp: cara melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek

Tangkap detail bagaimana Anda menghabiskan waktu untuk sebuah tugas untuk membantu Anda merencanakan proyek masa depan dengan lebih baik dengan pelacakan waktu ClickUp

Menambahkan detail tugas mendorong komunikasi yang lebih baik di antara anggota tim dan membantu memperjelas pertanyaan apa pun tentang alokasi waktu selama diskusi jadwal.

Label

Membuat dan menerapkan label pada tugas memudahkan pengorganisasian dan penyaringan entri waktu. Dengan mengkategorikan tugas berdasarkan klien, fase proyek, atau anggota tim, Anda dapat dengan mudah mengakses informasi yang relevan saat dibutuhkan.

Label dengan ClickUp Pelacakan waktu: cara melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek

Beri label pada semua tugas Anda untuk menemukan dan menganalisis pola dengan cepat di seluruh catatan pelacakan waktu Anda di ClickUp

Ini menyederhanakan analisis waktu yang dihabiskan di berbagai area, sehingga Anda dapat melihat tren dan mengoptimalkan alokasi sumber daya.

Waktu yang dapat ditagih

Menandai waktu sebagai waktu yang dapat ditagih sangat penting untuk melacak apa yang dapat ditagih kepada klien. Anda dapat memastikan bahwa Anda menagih setiap jam pekerjaan yang dapat ditagih yang Anda lakukan, namun juga menghindari penagihan untuk jam-jam yang tidak dapat ditagih.

Waktu yang dapat ditagih dengan ClickUp: cara melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek

Visualisasikan tugas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih dengan jelas dalam ClickUp untuk meningkatkan profitabilitas

Hal ini menyederhanakan proses penagihan Anda, yang dapat membantu Anda memprioritaskan ulang tugas dan pada akhirnya meningkatkan profitabilitas Anda.

Penyortiran

Mengurutkan tugas berdasarkan waktu yang dihabiskan akan memberikan wawasan tentang kinerja tim dan menyoroti area potensial untuk perbaikan.

Fitur Penyortiran ClickUp: cara melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek

Gunakan fitur Penyortiran ClickUp untuk mengkategorikan tugas untuk menemukan dan mengelola kemacetan dengan mudah

Mengidentifikasi tugas yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang diantisipasi memungkinkan manajer untuk mengatasi kemacetan secara proaktif, memastikan bahwa proyek tetap berada di jalurnya.

Rollup

Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengukur pemanfaatan sumber daya secara keseluruhan dan status proyek, sehingga lebih mudah untuk menyusun strategi untuk alokasi sumber daya dan perencanaan jadwal di masa mendatang.

Fitur Rollup dari ClickUp

Gunakan fitur Rollup ClickUp untuk melihat waktu kumulatif yang dihabiskan untuk sebuah proyek dan menganalisis polanya

Melihat total waktu yang dihabiskan di seluruh tugas dan subtugas menawarkan pandangan holistik tentang proyek Anda. Hal ini membantu Anda melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan produktivitas dan hasil proyek.

Edit Waktu

Opsi untuk menyesuaikan waktu yang dilacak secara manual sangat penting untuk menjaga catatan yang akurat.

Edit Waktu dengan Fitur ClickUp

Edit waktu yang dilacak dengan mudah untuk menghasilkan data waktu yang akurat dengan ClickUp

Baik mengoreksi kekeliruan atau mengalokasikan ulang jam kerja, memiliki fleksibilitas untuk mengedit memastikan pelacakan waktu Anda tetap akurat.

Baca juga: Cara Membuat Anggaran Waktu untuk Menyelesaikan Lebih Banyak Hal

Langkah #3: Gunakan laporan pelacakan waktu

ClickUp menawarkan fitur pelaporan terperinci yang memungkinkan Anda untuk melihat dan menganalisis waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas.

Laporan pelacakan waktu ClickUp

Membuat laporan pelacakan waktu yang terperinci dengan ClickUp untuk memahami dengan tepat ke mana waktu dan sumber daya Anda pergi dan menyesuaikan prioritas Anda secara efektif

Seperti yang telah kita lihat, anda bisa menggunakan berbagai pilihan yang tersedia dalam ClickUp's Time Tracker untuk mengurutkan entri waktu, melihat waktu kumulatif yang terlacak, dan bahkan membedakan antara jam yang bisa ditagih dan tidak bisa ditagih. Hal ini membantu anda menilai produktivitas tim anda dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan atau diotomatisasi.

Fitur Utama ClickUp untuk Pelacakan Waktu

Mari kita lihat beberapa fitur utama ClickUp secara detail.

Pelacakan waktu tugas Pelacakan Waktu Proyek ClickUp memungkinkan Anda melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas secara efektif.

Tampilan Tugas ClickUp: cara melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek

Gunakan ClickUp Task View untuk membuat entri timesheet dan mencatat semua detail tugas dengan cepat

Anda dapat membuat entri waktu secara langsung dari tampilan tugas. Selain itu, tentukan jumlah waktu kerja, pilih rentang tanggal dan waktu, dan beri label entri sebagai dapat ditagih atau tidak dapat ditagih.

Selanjutnya, Anda juga dapat menganalisis bagaimana waktu Anda dihabiskan dengan fitur Templat Analisis Waktu ClickUp yang membantu Anda mengidentifikasi pola dan meningkatkan efisiensi.

Selain itu, Anda dapat menggunakan fitur Templat Kotak Waktu ClickUp untuk manajemen waktu yang lebih terstruktur. Ini membantu Anda tetap fokus pada tugas yang sedang dikerjakan dan memberi Anda kontrol lebih besar atas bagaimana waktu dan sumber daya Anda dialokasikan.

Perkiraan waktu dan penjadwalan

Di ClickUp, Anda bisa mengatur Estimasi Waktu untuk tugas, yang membantu perencanaan dan alokasi sumber daya. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan juga membantu mengelola tenggat waktu secara efektif.

Fitur Estimasi Waktu ClickUp

Tetapkan perkiraan waktu untuk tugas Anda dan bandingkan dengan entri waktu aktual di ClickUp

Anda bisa menilai kinerja tim Anda dengan menggabungkan estimasi dengan waktu aktual yang terlacak dan menyesuaikan alur kerja yang sesuai. Untuk perencanaan proyek yang lebih baik, fitur Templat Alokasi Waktu ClickUp dapat membantu mendistribusikan waktu secara efektif di berbagai tugas.

Pelacakan waktu subtugas

ClickUp memungkinkan Anda mencatat waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas inti dan subtugasnya. Hal ini memastikan gambaran umum yang komprehensif tentang di mana waktu dialokasikan di seluruh proyek, sehingga memungkinkan penganggaran dan manajemen beban kerja yang lebih tepat.

Integrasi pelacakan waktu

ClickUp mendukung berbagai integrasi dengan alat produktivitas lainnya, memungkinkan Anda untuk menyinkronkan alur kerja dengan lancar.

Sebagai contoh, jika anda menggunakan aplikasi pelacakan waktu eksternal seperti Toggl, anda bisa mengintegrasikannya dengan ClickUp untuk mengkonsolidasikan upaya manajemen waktu anda. Fitur ini memberikan anda lebih banyak fleksibilitas. Anda dapat terus menggunakan alat yang sudah ada sambil memanfaatkan kemampuan manajemen proyek ClickUp.

_Kami menggunakan integrasi Toggl untuk pelacakan waktu. Kami juga menggunakan integrasi Sharepoint untuk berbagi file. Integrasi yang tersedia sangat luas dan memungkinkan kami untuk mengelola semua produktivitas melalui satu antarmuka

Gemma Kuenzi, Direktur Seni, Kredo Inc.

Kiat dan Trik Pelacakan Waktu Tingkat Lanjut

Optimalkan pengalaman pelacakan waktu Anda dengan kiat-kiat ini.

Tips 1: Menggunakan otomatisasi untuk pelacakan waktu

Menerapkan alat otomatis dan Alat manajemen waktu AI dapat secara akurat mencatat waktu yang dihabiskan untuk tugas dan mencegah kesalahan manusia. Anda dapat secara otomatis memulai dan menghentikan pelacakan timer berdasarkan perubahan status tugas.

Misalnya, dengan menggunakan fitur otomatisasi ClickUp, Anda dapat mengonfigurasinya untuk melacak waktu secara otomatis saat tugas dipindahkan ke "Sedang Berlangsung" dan berhenti saat tugas tersebut dipindahkan ke "Selesai."

Baca juga:

10 Templat Pemblokiran Waktu (Mingguan, Harian, dan Bulanan)

Tips 2: Mengintegrasikan pelacakan waktu dengan alat lain

Untuk merampingkan alur kerja Anda, pertimbangkan untuk mengintegrasikan perangkat lunak pencatatan waktu dengan alat lain yang sudah Anda gunakan. Sebagai contoh, alat bantu seperti ClickUp memungkinkan Anda untuk terhubung dengan aplikasi kalender, perangkat lunak akuntansi, dan sistem manajemen proyek.

Integrasi ini memastikan bahwa data pencatatan waktu Anda mengalir dengan lancar di seluruh platform, sehingga lebih mudah untuk menganalisis produktivitas dan mengelola fungsi lain, seperti penagihan.

Menggunakan lembar waktu otomatis

adalah cara lain yang efektif untuk melakukan hal ini.

Tips 3: Menetapkan perkiraan waktu yang realistis

Gunakan data pelacakan waktu yang lalu untuk menetapkan estimasi yang realistis untuk tugas-tugas yang akan datang, meningkatkan perencanaan Anda dan menetapkan ekspektasi yang tepat. Anda juga dapat mempraktikkan metode Teknik Pomodoro untuk mengatur waktu Anda.

Tip 4: Memanfaatkan data pelacakan waktu untuk analisis produktivitas

Menghasilkan rincian laporan pelacakan waktu dan menganalisis data yang terkumpul untuk mengidentifikasi pola produktivitas. Cari tugas yang secara konsisten memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan dan nilai apakah tugas tersebut membutuhkan lebih banyak sumber daya atau apakah tugas tersebut dijalankan secara efisien.

Analisis berbasis data ini dapat memberikan wawasan untuk peningkatan berkelanjutan dalam produktivitas tim Anda.

Tips 5: Memprioritaskan tugas secara efektif

Gunakan data pelacakan waktu untuk fokus pada tugas-tugas yang berdampak besar dan menyesuaikan prioritas tugas Anda sesuai kebutuhan. Hal ini akan membantu Anda memfokuskan sumber daya Anda pada aktivitas yang memiliki dampak terbesar pada profitabilitas Anda. Ini juga akan membantu Anda mengelola waktu Anda secara efektif dan meningkatkan produktivitas tim Anda.

Tip 6: Memantau dan menyesuaikan waktu yang dihabiskan

Memantau waktu yang dilacak membantu memastikan bahwa proyek Anda tetap sesuai jadwal. Tinjau waktu yang dihabiskan untuk semua tugas secara teratur untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan sebelum menghambat kemajuan Anda.

Mengatasi Tantangan Pelacakan Waktu yang Umum

Bahkan dengan alat bantu yang hebat sekalipun, pelacakan waktu dapat memiliki tantangan tersendiri. Mengajak tim untuk bekerja sama dan menjaga agar segala sesuatunya tetap akurat merupakan rintangan yang umum terjadi, namun dengan mengatasinya, pelacakan waktu akan menjadi lebih efektif.

1. Mengatasi resistensi pengguna terhadap pelacakan waktu

Membuat semua orang nyaman dengan pelacakan waktu bisa jadi sulit.

Beberapa anggota tim mungkin merasa ini hanyalah pekerjaan tambahan atau khawatir bahwa ini akan digunakan untuk mengatur mereka secara mikro.

Untuk mengatasinya, bantu mereka memahami bagaimana pelacakan waktu bermanfaat bagi semua orang-seperti visibilitas proyek yang lebih baik, distribusi beban kerja yang lebih adil, dan berkurangnya stres karena tenggat waktu. Jadikan ini sebagai proses kolaboratif, dan tunjukkan sisi positifnya.

2. Memastikan pencatatan waktu yang akurat

Konsistensi adalah kunci untuk pelacakan waktu yang akurat.

Siapkan pengingat untuk mencatat waktu secara teratur sehingga menjadi bagian dari rutinitas. Jangan lupa untuk menggunakan aplikasi pencatatan waktu yang bagus seperti ClickUp, yang memudahkan.

3. Menyeimbangkan pelacakan terperinci dengan efisiensi kerja

Pelacakan waktu yang mendetail memang berguna, tetapi bisa menjadi berlebihan jika dilakukan secara berlebihan.

Fokuslah pada pelacakan tugas-tugas penting secara mendetail sambil menjaga agar tugas-tugas rutin tetap sederhana. Anda bahkan dapat menggunakan templat manajemen waktu gratis untuk mempermudah pekerjaan. Dengan cara ini, Anda mendapatkan wawasan yang Anda butuhkan tanpa membuat prosesnya terlalu rumit atau memakan waktu bagi tim Anda.

Siap Mengelola Proyek Anda dengan Lebih Baik?

Pelacakan waktu yang efektif adalah landasan manajemen proyek yang sukses. Langkah-langkah sederhana, seperti menetapkan tujuan yang jelas, memanfaatkan alat manajemen proyek dengan fitur pelacakan waktu, dan meninjau kemajuan secara teratur, menjadi dasar untuk manajemen waktu yang lebih baik.

ClickUp dapat membuat pelacakan waktu menjadi mudah. ClickUp menyediakan manajemen tugas yang nyaman dan terintegrasi dengan alur kerja Anda. Fleksibilitasnya memungkinkan tim untuk memantau kemajuan secara real-time, menetapkan tenggat waktu, dan mengalokasikan sumber daya secara efektif.

Ketika Anda menerapkan strategi ini, ingatlah bahwa pelacakan waktu yang konsisten dapat mengubah cara Anda mengelola proyek, memberikan wawasan yang mendorong peningkatan.

Lakukan lompatan- mulai gunakan ClickUp secara gratis hari ini dan tingkatkan praktik manajemen proyek Anda.