Pernahkah Anda memulai sebuah proyek hanya untuk melihat proyek tersebut melenceng dari jalurnya? Itulah scope creep yang sedang beraksi, dan ini merupakan jebakan umum di sebagian besar proyek-dari pengembangan perangkat lunak dan pemasaran hingga konstruksi, alat berat, dan bahkan inisiatif sektor publik.
McKinsey menemukan bahwa hanya satu dari 200 proyek TI yang memenuhi ketiga kriteria keberhasilan proyek (anggaran, jadwal, dan manfaat).
Namun ada solusinya. Rencana manajemen ruang lingkup yang dibuat dengan baik dapat menjaga proyek Anda tetap berada di jalurnya dan menghemat biaya.
Ingin menghindari konsekuensi mahal dari penundaan proyek dan ruang lingkup merayap ? Daftar periksa praktis ini menguraikan langkah-langkah untuk membuat pernyataan ruang lingkup proyek yang sempurna untuk industri apa pun.
Memahami Pernyataan Ruang Lingkup Proyek
Pernyataan ruang lingkup proyek adalah dokumen formal yang menguraikan batas-batas proyek dan mendefinisikan apa yang termasuk dan tidak termasuk. Hal ini memastikan tim proyek memahami tujuan, hasil, dan batasannya.
Pernyataan ruang lingkup proyek biasanya berisi empat elemen utama:
- Tujuan proyek: Tujuan dan hasil spesifik yang ingin dicapai oleh proyek
- Hasil: Keluaran 'nyata' yang akan dihasilkan
- Cakupan inklusi (dan pengecualian): Tugas, kegiatan, atau komponen proyek tertentu yang termasuk (dan tidak termasuk) dalam proyek
- Kendala: Keterbatasan atau larangan yang mungkin berdampak pada proyek
Membuat pernyataan ruang lingkup proyek yang terdefinisi dengan baik dapat membantu mencegah pergeseran ruang lingkup dan menjaga proyek tetap berada di jalurnya. Pernyataan ruang lingkup proyek memiliki tujuan-tujuan ini:
- **Mengurangi risiko: Dengan mendefinisikan dengan jelas batasan proyek, hal ini membantu mengurangi risiko yang terkait dengan ruang lingkup yang melebar, pembengkakan biaya, dan penundaan jadwal
- Meningkatkan efisiensi: Karena Anda mengetahui apa yang penting sejak awal, Anda dapat mengalokasikan sumber daya dan mengelola anggaran dengan lebih baik
- **Membuat para pemangku kepentingan puas: Karena semua orang setuju di awal dengan hasil proyek, Anda dapat meminimalkan konflik dan ruang lingkup yang merayap di kemudian hari
- Berfungsi sebagai titik referensi: Ketika ketidakpastian muncul atau anggota tim berubah, pernyataan ruang lingkup proyek dapat menjadi sumber kebenaran yang dapat diandalkan
Singkatnya, pernyataan ruang lingkup proyek memberikan kejelasan, arahan, dan kontrol, yang mengarah pada penyelesaian proyek yang tepat waktu dan sesuai anggaran.
Cara Menulis Pernyataan Ruang Lingkup Proyek (dengan Contoh)
Sekarang setelah kita melihat apa itu pernyataan ruang lingkup proyek dan mengapa Anda memerlukannya, mari kita bahas bagaimana Anda dapat membuatnya untuk arahan proyek yang lebih tepat dan penyelarasan tim yang lebih baik. Kita juga akan melihat bagaimana alat bantu manajemen proyek seperti ClickUp dapat mendukung proses tersebut, membantu tim mengatur tugas, melacak kemajuan, dan berkolaborasi secara efisien.
Berikut ini adalah ringkasan singkat dari langkah-langkah utamanya:
Daftar periksa TL; DR untuk membuat pernyataan ruang lingkup proyek
- Tentukan tujuan proyek
- Membuat rencana sumber daya
- Buat daftar hasil kerja
- Mengidentifikasi kendala proyek
- Menyusun pernyataan ruang lingkup proyek Anda
- Menerapkan proses kontrol perubahan
Sekarang, mari kita telusuri hal ini secara mendetail.
Baca juga: daftar Periksa Manajemen Proyek 9 Poin untuk Manajer
1. Cari tahu 'apa' dan 'mengapa' Anda
Memahami tujuan proyek Anda merupakan hal yang mendasar untuk membuat pernyataan ruang lingkup yang jelas dan menarik (dan keberhasilan proyek). Hal ini melibatkan identifikasi tujuan proyek, kebutuhan bisnis, dan hasil yang diinginkan.
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda tanyakan pada diri Anda sendiri selama tahap ini:
- Masalah apa yang ingin dipecahkan oleh proyek ini?
- Apa hasil atau manfaat yang diinginkan?
- Bagaimana proyek ini selaras dengan tujuan organisasi secara keseluruhan?
Langkah ini adalah Bintang Utara Anda, yang mengarahkan pilihan dan keputusan Anda saat Anda menyusun rencana proyek. Ajaklah seluruh tim proyek Anda (atau setidaknya pemangku kepentingan utama yang terlibat) selama tahap ini. Anggota tim yang berbeda tidak hanya akan membawa perspektif yang beragam ke dalam diskusi, tetapi ketika Anda melibatkan seseorang sejak awal, mereka juga akan merasa lebih berinvestasi dalam hasil proyek.
Gunakan alat bantu papan tulis virtual untuk membuat diskusi menjadi lebih interaktif (terutama jika Anda adalah tim jarak jauh atau tim gabungan). Sebagai contoh, aplikasi Templat Papan Tulis Lingkup Proyek ClickUp dapat membantu Anda melakukan brainstorming bersama sebagai sebuah tim dan membuat draf kasar ruang lingkup proyek Anda.
Curah pendapat ruang lingkup proyek Anda dengan Templat Papan Tulis Ruang Lingkup Proyek ClickUp
Templat ini merupakan alat bantu visual dan kolaboratif yang dirancang untuk mengatur dan mengelola semua aspek lingkup proyek Anda. Ini menyediakan ruang terpusat untuk melacak aktivitas proyek, sumber daya, hasil, dan jadwal, memastikan tidak ada yang terlewatkan. Alat ini dilengkapi dengan kotak terpisah untuk setiap langkah dalam rencana ruang lingkup proyek Anda:
- Informasi: Mengumpulkan semua data dan fakta yang relevan yang akan membentuk proyek. Hal ini memastikan semua orang, termasuk manajer proyek, memiliki akses ke informasi dasar yang sama
- Justifikasi: Jelaskan alasan di balik setiap keputusan yang diambil selama proyek berlangsung. Hal ini membantu menyelaraskan anggota tim dengan tujuan dan arah proyek
- Ruang Lingkup: Tentukan ruang lingkup proyek-apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Hal ini memastikan kejelasan batasan dan mencegah kesalahpahaman
- Tujuan: Nyatakan hasil dan sasaran proyek yang diinginkan. Hal ini membantu memandu kemajuan proyek dan mengukur keberhasilannya
- Hasil: Tentukan keluaran atau hasil nyata yang akan dihasilkan proyek. Ini berfungsi sebagai tolok ukur untuk melacak kemajuan dan penyelesaian
- pengecualian: Pengecualian:Jelaskan apa yang bukan bagian dari proyek untuk menghindari ruang lingkup yang melebar. Bagian ini menetapkan ekspektasi untuk apa yang tidak akan ditangani atau disampaikan
- Asumsi: Mengidentifikasi asumsi yang mendasari dan potensi bias yang berdampak pada proyek. Mengakui hal ini akan membantu mengantisipasi risiko dan merencanakan kontinjensi
Ini menjadi dasar yang kuat untuk sisa proses perencanaan proyek memberikan Anda kejelasan saat Anda mengalokasikan sumber daya atau menguraikan rencana proyek Anda.
๐Contoh:
Katakanlah Anda adalah perusahaan konstruksi yang perlu merenovasi gedung kantor. Inilah 'mengapa' (tujuan) Anda:
Meningkatkan efisiensi energi, fungsionalitas, dan estetika gedung untuk memenuhi kebutuhan penyewa yang terus berubah dan mengurangi biaya operasional._
2. Membuat rencana sumber daya
Setelah Anda menentukan tujuan proyek Anda, sekarang saatnya menilai sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapainya. Anda persyaratan proyek dapat mencakup identifikasi orang, peralatan, bahan, dan anggaran yang dibutuhkan.
Libatkan pemangku kepentingan utama saat membuat rencana ini untuk memastikan semua orang didengar, terutama jika Anda bekerja dengan tim lintas fungsi. Praktik terbaik lainnya adalah merencanakan kontinjensi. Hal ini bisa sesederhana memperhitungkan karyawan yang sedang berlibur selama periode proyek atau sesuatu yang lebih parah seperti penundaan persetujuan pemerintah atau logistik material.
Selain itu, dengan merencanakan biaya dan sumber daya proyek Anda di awal, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang persyaratannya, sehingga membantu Anda menjaganya agar tetap sesuai anggaran.
Baca juga: 20 Peran Utama Proyek dan Dampaknya terhadap Keberhasilan Proyek ๐Contoh:
Untuk contoh renovasi gedung perkantoran agar hemat energi, berikut adalah rencana alokasi sumber daya yang perlu Anda sertakan:
- Sumber daya manusia: Arsitek, tukang ledeng, teknisi listrik, pekerja konstruksi, manajer lokasi, dan sebagainya
- Peralatan dan bahan: Peralatan konstruksi, bahan bangunan, perlengkapan listrik, dan sebagainya
- Anggaran: Biaya konstruksi, biaya arsitek dan insinyur, biaya material, biaya tenaga kerja, dan dana darurat
- Jadwal: Tonggak penting, rencana shift, dan lainnya
3. Buatlah daftar hasil kerja
Ini adalah hasil konkret yang akan disampaikan kepada sponsor proyek dan klien di akhir proyek. Hasil ini juga merupakan tolok ukur Anda untuk mengukur keberhasilan proyek dan apakah proyek tersebut berada di jalur yang benar. Dua hal penting yang perlu diingat saat menentukan hasil proyek Anda adalah:
- Memastikan bahwa hasil proyek realistis dan dapat dicapai dalam batasan proyek
- Mengaitkan setiap hasil dengan tenggat waktu tertentu atau kerangka waktu-tonggak pencapaian proyek yang dapat Anda gunakan untuk melacak apakah proyek akan selesai tepat waktu
Menentukan tugas-tugas spesifik yang termasuk (dalam ruang lingkup) dan tidak termasuk (di luar ruang lingkup) dari proyek pada tahap ini.
๐Contoh:
Berikut adalah beberapa hasil yang dibutuhkan oleh gedung kantor Anda yang telah direnovasi dan hemat energi:
- Persetujuan izin: Mendapatkan izin dan persetujuan yang diperlukan dari otoritas setempat (satu bulan)
- Peningkatan efisiensi energi: Pencahayaan, konstruksi berkelanjutan, panel surya, dll. (tiga bulan)
- Interior yang diperbarui: Dekorasi modern, kamar yang ditingkatkan, dan perubahan tata letak (dua bulan)
- Sertifikat penyelesaian: Mendapatkan sertifikat penyelesaian dari inspektur bangunan (satu minggu)
Pekerjaan di luar cakupan dapat mencakup perabotan ruang kantor, lansekap, dan semacamnya-meskipun terkait dengan renovasi kantor, pekerjaan tersebut bukan bagian dari proyek Anda.
Meskipun ini adalah daftar dasar, kami sarankan untuk mendalami daftar periksa manajemen proyek Anda. Anda bisa menggunakan alat bantu seperti Daftar Periksa ClickUp untuk membuat daftar hirarkis-memastikan tidak ada yang terlewatkan, dan tidak ada tugas yang terlewatkan.
Dokumentasikan hasil kerja Anda dengan Daftar Periksa ClickUp
Hal terbaik tentang daftar periksa tugas adalah bahwa mereka lebih dari sekadar daftar sederhana. Anda bisa:
- Menugaskan item daftar tertentu kepada seseorang
- Menggunakan komentar untuk menambahkan lebih banyak konteks tentang item tersebut
- Menyusun item daftar untuk kategorisasi yang lebih baik
Yang terbaik dari semuanya, simpan daftar periksa sebagai templat untuk digunakan kembali pada proyek-proyek selanjutnya.
๐ก Tip Pro: Mengapa berhenti hanya pada daftar periksa untuk hasil kerja Anda? Anda juga bisa membuat daftar template daftar periksa yang dapat diduplikasi dan digunakan oleh tim Anda untuk setiap pernyataan ruang lingkup proyek-merampingkan dan menstandarkan ruang lingkup proyek proses dan struktur.
4. Mengidentifikasi kendala-kendala proyek
Anda tahu apa hasil kerja Anda. Saatnya untuk mencari tahu apa yang menghalangi Anda untuk membuatnya. Hal ini dapat berupa kendala waktu (tekanan untuk menyelesaikan proyek dalam jangka waktu yang terbatas tanpa memengaruhi kualitas pekerjaan), kendala anggaran (memberikan klien apa yang mereka butuhkan tetapi dalam anggaran yang dialokasikan), atau bahkan kendala sumber daya (menemukan tim yang tepat untuk pekerjaan itu).
Dengan mengidentifikasi masalah-masalah ini di awal fase proyek, Anda dapat mengembangkan strategi untuk mengurangi dampaknya selama siklus hidup proyek dan memastikan bahwa proyek tersebut selesai dengan sukses.
๐Contoh:
Anda mungkin akan menemui beberapa kendala saat memulai proyek renovasi kantor.
- Kebutuhan untuk menyelesaikan renovasi di luar jam kerja untuk meminimalkan gangguan pada penyewa
- Terbatasnya ketersediaan pekerja konstruksi yang terampil di area tersebut
- Penolakan dari penyewa terhadap relokasi sementara selama renovasi
- Kepatuhan terhadap standar dan peraturan bangunan hijau
5. Menyusun pernyataan ruang lingkup proyek Anda
Setelah Anda menetapkan tujuan, sumber daya, dan potensi tantangan proyek Anda, sekarang saatnya untuk mengkonsolidasikan temuan Anda ke dalam pernyataan ruang lingkup proyek yang formal. Dokumen ini akan berfungsi sebagai peta jalan untuk proyek Anda, yang menguraikan parameter proyek Anda - hasil, jadwal, dan banyak lagi.
Dokumen ruang lingkup proyek Anda akan mencakup bagian terpisah untuk tujuan, hasil (dengan jadwal), pengecualian, pengecualian asumsi, dan kendala. Berikut adalah beberapa tips untuk menyusun pernyataan ruang lingkup Anda:
- Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas untuk menghindari ambiguitas
- Definisikan dengan jelas istilah teknis atau akronim yang mungkin asing bagi pemangku kepentingan
- Pisahkan ruang lingkup menjadi komponen-komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola
Terakhir, bagikan draf pernyataan ruang lingkup kepada pemangku kepentingan yang relevan dan dapatkan umpan balik dari mereka.
Inilah yang dikatakan seorang pelanggan tentang bagaimana ClickUp meningkatkan perencanaan proyek:
ClickUp bisa disesuaikan dengan hampir semua hal setiap kebutuhan manajemen proyek . Ini cukup teknis untuk menangani proyek-proyek besar antardepartemen dari tahun ke tahun, namun dapat disesuaikan untuk dioperasikan sebagai daftar periksa harian yang sederhana
Kaylee Hatch, Manajer Merek, Home Care Pulse
Jika ini pertama kalinya Anda membuat pernyataan ruang lingkup atau Anda ingin memperbaikinya, maka Templat Rencana Manajemen Ruang Lingkup ClickUp bisa sangat membantu.
Cukup isi Templat Rencana Manajemen Ruang Lingkup ClickUp untuk ruang lingkup proyek yang rapi dan terstandarisasi
Ini templat ruang lingkup proyek menyediakan pendekatan terstruktur untuk membuat dan mengelola pernyataan ruang lingkup Anda dan menyertakan bagian-bagian untuk:
- Tujuan Proyek: Tentukan tujuan proyek agar semua orang tetap fokus pada hasil yang diinginkan
- Pernyataan Masalah: Mengidentifikasi masalah inti yang akan ditangani proyek untuk menjustifikasi kebutuhannya
- Tugas Dalam Lingkup/Tugas di Luar Lingkup: Mengklarifikasi tugas mana yang termasuk atau tidak termasuk untuk mencegah pergeseran ruang lingkup
- Hasil: Buat daftar hasil nyata yang diharapkan pada setiap tahap proyek
- Persetujuan: Tetapkan kriteria untuk mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan untuk memastikan validasi formal
Templat ruang lingkup proyek ini mengatur semua informasi terkait ruang lingkup di satu tempat, membantu manajer mengelola perubahan secara efisien dan memastikan bahwa proyek tetap tepat waktu dan sesuai anggaran.
Ditambah, Fitur kolaborasi ClickUp -komentar, tag, dan pengeditan secara real-time-memudahkan tim Anda untuk mengerjakan dokumen bersama-sama.
Jadikan komunikasi tim sinkron dan sesuai konteks dengan fitur kolaborasi ClickUp
๐Contoh:
Berikut ini adalah tampilan pernyataan lingkup proyek akhir Anda:
Judul Proyek: Proyek Modernisasi Gedung Perkantoran
Tujuan Proyek:
- Meningkatkan efisiensi energi bangunan
- Meningkatkan fungsionalitas gedung untuk memenuhi kebutuhan penyewa modern
Hasil yang dicapai:
- Ruang kantor yang telah direnovasi dengan sentuhan akhir dan tata letak yang diperbarui
- Pencahayaan hemat energi yang lebih baik
- Sistem keamanan yang ditingkatkan
- Area umum yang diperbarui (mis., lobi, toilet)
Cakupan yang tercakup:
- Perbaikan struktural
- Peningkatan keberlanjutan
- Desain dan penyelesaian interior
Pengecualian Cakupan:
- Pengadaan perabot dan peralatan
- Kegiatan pemasaran dan penyewaan
Asumsi: Asumsi
- Izin dan persetujuan yang diperlukan akan diperoleh dengan segera
- Integritas struktur bangunan adalah baik
- Tersedia dana yang memadai untuk menyelesaikan proyek
Kendala:
- Tenggat waktu yang ketat selama enam bulan
- Kurangnya tenaga kerja terampil
Kriteria Penerimaan:
- Bangunan lolos inspeksi dan memenuhi standar efisiensi energi
- Proyek selesai sesuai dengan anggaran dan jadwal yang ditentukan
๐Berikut adalah contoh lain dari penyelenggaraan acara: konferensi tahunan.
Judul Proyek: Konferensi Industri Tahunan
Tujuan Proyek:
- Menyelenggarakan acara yang mempromosikan merek dan pernyataan misi Anda
- Menciptakan peluang bagi para peserta untuk terhubung dan membangun jaringan satu sama lain
Hasil yang dicapai:
- Tempat konferensi
- Agenda konferensi
- Susunan pembicara
- Sistem pendaftaran dan tiket
- Manajemen acara di tempat
- Laporan evaluasi pasca konferensi
Cakupan Inklusi:
- Pemilihan dan pemesanan tempat
- Perekrutan dan manajemen pembicara
- Penggalangan dan pengelolaan sponsorship
- Perencanaan dan koordinasi acara
- Logistik di tempat (misalnya, pendaftaran, makanan dan minuman, peralatan AV)
Pengecualian Cakupan:
- Kegiatan pemasaran dan promosi yang sedang berlangsung setelah konferensi
- Acara jaringan pasca-konferensi
- Publikasi prosiding konferensi
Asumsi:
- Dana yang memadai tersedia untuk menutupi semua biaya
- Izin dan persetujuan yang diperlukan akan diperoleh
- Staf yang memadai akan tersedia untuk mengelola konferensi
Kendala:
- Anggaran terbatas
- Tenggat waktu yang ketat
- Ketersediaan tempat
Kriteria Penerimaan:
- Umpan balik positif dari peserta mengenai pengalaman konferensi
- Acara selesai sesuai dengan anggaran dan jadwal yang ditentukan
Baca juga: 15 templat manajemen proyek gratis
6. Menerapkan proses pengendalian perubahan
Terakhir, Anda perlu membuat kerangka kerja untuk meninjau, menyetujui, atau menolak perubahan yang diusulkan-sehingga perubahan tersebut selaras dengan tujuan proyek dan tidak mengganggu ruang lingkup, jadwal, atau anggaran.
Anda dapat melakukan ini dengan membuat sistem kontrol perubahan. Berikut cara kerjanya:
- Pertama, buatlah sebuah komite (tiga orang adalah jumlah yang baik) yang akan meninjau semua permintaan perubahan
- Kemudian, tetapkan proses di mana anggota tim lain dapat meminta perubahan pada ruang lingkup proyek Anda
- Terakhir, analisis apakah perubahan yang diusulkan sesuai dengan ruang lingkup proyek Anda yang sudah ada
Gunakan formulir seperti Formulir ClickUp -untuk mengotomatiskan proses ini. Anggota tim dapat mengusulkan perubahan dan menjustifikasinya. Komite kemudian dapat meninjaunya dan membagikan keputusan serta alasannya, sehingga menyederhanakan seluruh proses.
Standarisasi proses kontrol perubahan Anda dengan Formulir ClickUp
Dengan menerapkan proses kontrol perubahan, Anda dapat mengelola perubahan pada proyek Anda secara efektif, meminimalkan risiko, dan menghindari biaya yang tidak perlu.
Jaga Proyek Anda Tetap di Jalur dengan Pernyataan Ruang Lingkup (dan ClickUp)
Mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan adalah langkah pertama untuk menyiapkan proyek Anda agar sukses dan tepat waktu. Hal ini menjadikan pernyataan ruang lingkup sebagai teman terbaik bagi manajer proyek-memberi mereka peta jalan yang jelas yang memberi tahu mereka apa yang perlu dilakukan, risiko apa yang harus dihindari, dan bagaimana caranya.
Pada saat yang sama, ruang lingkup proyek Anda berada dalam sebuah dokumen, sementara proyek yang sebenarnya dilacak dalam alat manajemen tugas Anda. Untuk alur kerja yang lebih lancar (dan holistik), Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan solusi lengkap seperti ClickUp.
Dengan ClickUp, Anda bisa menyusun pernyataan ruang lingkup proyek, mengubah hasil kerja menjadi tugas-tugas yang bisa ditindaklanjuti, dan bahkan melacak waktu. Ini adalah solusi komprehensif untuk mengelola segala sesuatu mulai dari pernyataan ruang lingkup proyek hingga tugas dan upaya mitigasi risiko. Daftar ke ClickUp secara gratis dan lihat bagaimana ia menyederhanakan manajemen dan eksekusi ruang lingkup proyek.