Anda akan mengirim email penting. Tetapi kemudian Anda berhenti. Anda bertanya-tanya, bagaimana cara menyapa penerima dengan tepat tanpa terdengar impersonal atau meninggalkan seseorang?
Jika Anda terlalu formal, Anda berisiko terdengar seperti robot.
Terlalu santai, dan bisa jadi terdengar tidak profesional.
Baik mengirim email ke sekelompok kolega atau mengirim pembaruan proyek ke klien, Anda harus mengatur nada yang tepat.
Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara menyapa beberapa orang dalam email, mari kita lihat beberapa tips etiket untuk memastikan email grup Anda tepat sasaran. ✉️
Kapan Mengalamatkan Beberapa Orang dalam Email
Mengetahui kapan harus menyapa beberapa orang dalam sebuah email dapat menjadi sedikit menyeimbangkan.
Anda ingin agar semua orang mendapatkan informasi, namun membanjiri kotak masuk dengan balasan yang tidak perlu bisa membuat frustasi. Jadi, kapan waktu yang tepat untuk menekan tombol balas semua atau menambahkan beberapa penerima dari awal?
Berikut ini adalah beberapa skenario umum:
- Pembaruan tim: Menginformasikan kepada seluruh tim Anda mengenai kemajuan proyek, tenggat waktu, atau berita perusahaan
- Proyek kelompok: Bermitra dengan beberapa pemangku kepentingan dalam sebuah inisiatif atau tugas bersama
- Komunikasi lintas departemen: Mengoordinasikan upaya di antara tim atau departemen yang berbeda
- Komunikasi klien: Memperbarui beberapa kontak klien tentang status proyek atau hasil kerja
- Permintaan umpan balik: Meminta masukan dari anggota tim yang berbeda tentang proposal atau dokumen
- Perencanaan acara: Mengatur rapat, konferensi, atau aktivitas pembangunan tim
- Manajemen vendor: Berkomunikasi dengan beberapa perwakilan vendor dalam satu proyek
- Situasi mendesak: Ketika email atau pesan membutuhkan perhatian segera dan perlu diselesaikan dengan cepat
💡 Kiat Pro: Jika sebuah email memerlukan waktu kurang dari dua menit untuk ditangani, segera tangani. Hal ini akan mencegah tugas-tugas kecil menumpuk dan membantu menjaga Kotak Masuk Nol .
Pentingnya mengalamatkan beberapa orang dalam email dengan benar
Mengalamatkan beberapa penerima dengan benar dalam email sangat penting untuk komunikasi email yang efektif dan menjaga etika profesional. Hal ini menunjukkan rasa hormat terhadap peran setiap anggota dan memastikan mereka merasa diakui.
Ingatlah bahwa menyapa penerima dengan benar akan membantu mereka memahami tingkat keterlibatan dan tindakan yang diharapkan, menghilangkan kebingungan, dan meningkatkan tingkat tanggapan.
Selain itu, hal ini mencegah potensi kesalahan langkah seperti respons 'Balas Semua' yang tidak diinginkan atau pengecualian yang tidak disengaja
Personalisasi dalam komunikasi email
Mempersonalisasi email, bahkan ketika ditujukan kepada banyak orang, menambahkan lapisan profesionalisme dan ketulusan.
Menyertakan nama pribadi atau menyesuaikan sapaan berdasarkan hubungan Anda dengan grup akan memastikan penerima merasa dihargai dan bukan bagian dari ledakan email umum.
Personalisasi juga meningkatkan tingkat keterlibatan email Anda dan membantu menghindari dampak negatif dari gaya pengiriman pesan yang tidak personal.
💡 Tips Pro: Saat mengirim email ke banyak orang, pastikan Anda memiliki baris subjek yang jelas. Hal ini membantu penerima mendapatkan gambaran umum singkat tentang konten email, dan mereka dapat memilih untuk terlibat atau tidak berdasarkan hal tersebut.
Cara Menuju Beberapa Orang dalam Email
Mengalamatkan beberapa penerima dalam sebuah email memerlukan pesan yang bijaksana untuk memastikan profesionalisme, kejelasan, dan inklusivitas.
Berikut ini adalah beberapa praktik terbaik yang perlu diingat ketika menyapa beberapa orang dalam email:
1. Gunakan nama individu atau nama grup dalam salam*1
Ketika berkomunikasi dengan beberapa orang melalui satu email, menggunakan nama individu dalam salam dapat terasa lebih personal dan menarik.
Sebagai contoh, daripada mengatakan 'Hai tim,' pilihlah 'Hai Richa, Shawny, dan Jason' jika grupnya kecil dan semua orang lebih suka disapa secara langsung.
Pendekatan ini membuktikan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk mengenali setiap penerima dan menciptakan hubungan yang lebih personal.
Namun, untuk grup yang lebih besar, Anda dapat menggunakan nama grup seperti 'Halo Departemen Pemasaran,' atau 'Tim yang Terhormat,' terutama jika pesannya relevan untuk semua orang secara kolektif.
Hal ini membebaskan Anda dari email yang membosankan ketika Anda ingin menyapa beberapa penerima.
Anda juga dapat menggunakan alat manajemen kotak masuk dan templat email untuk mengkategorikan email berdasarkan grup tertentu dengan lebih baik.
2. Pilih bahasa yang netral gender di badan email
Menggunakan bahasa yang inklusif dan netral gender di badan email Anda mungkin tampak kecil, namun hal ini menunjukkan nada suara yang penuh hormat. Anda dapat menghindari asumsi tentang jenis kelamin seseorang dan mempromosikan inklusivitas dalam ekosistem digital.
Misalnya, pilihlah alternatif yang netral seperti 'semua orang', 'tim', 'semua', atau 'semua', bukannya istilah yang spesifik gender seperti 'pria'
Selain itu, ketika merujuk pada seseorang yang jenis kelaminnya tidak diketahui atau ketika berbicara secara umum, pilihlah 'mereka' daripada 'dia' atau 'dia' Perubahan sederhana ini mencegah Anda membuat asumsi dan membuat penerima pesan merasa lebih diakui.
Demikian pula, hindari jabatan yang spesifik untuk jenis kelamin tertentu seperti 'ketua' atau 'salesman' dan sebagai gantinya pilihlah 'ketua' atau 'salesperson'
3. Sapa orang dengan nama bila perlu*
Dalam banyak kasus, adalah bijaksana untuk memanggil individu dengan namanya di badan email ketika tindakan atau tanggung jawab tertentu diperlukan. Kebiasaan ini dapat mencegah ambiguitas mengenai anggota tim mana yang ditugaskan untuk melakukan tindakan apa, terutama dalam pengaturan manajemen proyek.
Sebagai contoh, anggap saja Anda mengirim pembaruan tentang proyek penjualan untuk seluruh tim. Anda perlu menyapa dua karyawan secara spesifik dengan nama mereka untuk menugaskan mereka melakukan pelacakan penjualan dan tindak lanjut.
Misalnya, 'George, bisakah Anda menyelesaikan slide presentasi pada hari Jumat?" atau 'John yang terhormat, silakan berkoordinasi dengan tim desain untuk pengeditan akhir
Jika Anda tidak secara eksplisit menyebutkan nama mereka, dapat terjadi kekeliruan karena beberapa penerima tugas akan mengambil alih tugas tersebut, sehingga Anda akan mendapatkan data yang tersebar.
👀 Bacaan Bonus: 10 Peretasan Gmail Terbaik untuk Mengelola Kotak Masuk Anda
4. Hindari menyapa grup dengan nama jika tidak diperlukan*
Meskipun menamai penerima secara individual dalam email grup dapat berguna dalam banyak kasus, namun hal ini juga dapat menjadi berlebihan atau canggung.
Jika email tersebut merupakan pembaruan atau pengumuman umum yang berlaku untuk semua orang secara merata, tidak perlu menyebut nama orang per orang, terutama pada salam pembuka. Hal ini akan membuat pesan Anda tetap ramping dan menghindari kekacauan yang tidak perlu.
Misalnya, dalam pembaruan di seluruh departemen di mana tidak ada tindakan khusus yang diperlukan dari masing-masing anggota, sapaan sederhana seperti 'Halo tim' atau 'Rekan-rekan yang terhormat' sudah cukup.
Juga penting bahwa ketika Anda mengirim email ke beberapa penerima, semuanya harus memiliki peran dalam konteks email tersebut.
5. Pertimbangkan konteks untuk memutuskan antara salam formal dan informal*
Konteks email Anda sering kali menentukan apakah salam informal atau formal yang akan digunakan.
Salam yang lebih formal biasanya diharapkan ketika mengirim email kepada klien atau otoritas yang lebih tinggi dalam manajemen senior organisasi Anda. Untuk pendekatan yang lebih sopan, pertimbangkan untuk menggunakan 'Dear Mr. Dave' atau 'Dear Ms.
Biasanya lebih dapat diterima untuk bersikap lebih santai dalam komunikasi internal dengan kolega Anda. 'Hai tim' atau 'Halo semua' bekerja dengan baik dalam situasi ini, menciptakan lingkungan yang ramah dan mudah didekati.
Selain itu, pastikan untuk memisahkan interaksi profesional dan pribadi, bahkan dalam email.
Pengingat Ramah: Meskipun ini adalah aturan umum, penting untuk memperhatikan budaya perusahaan Anda dan peran penerima. Jika ragu, gunakanlah bahasa yang sedikit formal, karena lebih baik sedikit lebih rapi daripada santai.
Menyederhanakan Komunikasi Email Grup dengan ClickUp
Mengelola komunikasi email grup bisa terasa seperti menyulap terlalu banyak bola sekaligus. Email tersesat, tindak lanjut terlewatkan, dan tugas-tugas menjadi tersebar dan tidak jelas.
Alat manajemen proyek menyematkan yang terbaik strategi manajemen email dan fitur-fiturnya dapat membantu di sini.
Pertimbangkan ClickUp yang dibuat sebagai saluran komunikasi satu atap untuk semua hal tentang email, termasuk percakapan tentang tugas, jadwal, papan tulis, diagram alir, dan banyak lagi.
Mari kita lihat bagaimana aplikasi ini mengambil alih tongkat estafet untuk manajemen tugas email dan komunikasi kelompok ke tingkat berikutnya:
Manajemen proyek email
Gunakan Manajemen Proyek Email ClickUp untuk bekerja bersama pusat data yang stabil yang dibuat dari semua komunikasi email Anda
Coba Manajemen Proyek Email ClickUp untuk mengubah email yang relevan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti langsung di dalam platform. Ini memusatkan email dan tugas Anda, sehingga Anda tidak perlu beralih antara kotak masuk dan alat manajemen proyek.
Ketika Anda menerima email grup dengan tugas atau pembaruan proyek, Anda dapat dengan mudah membuat tugas dari email-email ini hanya dengan beberapa klik. Hal ini membantu mencegah miskomunikasi dengan memungkinkan anggota tim Anda melacak dan mengelola tugas mereka di dalam ruang kerja proyek.
Kirim email langsung dari ruang kerja Anda dengan Manajemen Proyek Email ClickUp
Anda juga bisa:
- Mengotomatiskan email dan tugas
- Menautkan email ke tugas dan subtugas
- Menjadwalkan tanggapan dan pengiriman melalui data email
- Menanggapi pemberitahuan email dari dalam platform
Baca juga: Fitur Baru: Email di ClickUp
Integrasi dengan Gmail Integrasi Gmail dari ClickUp menonjol sebagai sesuatu yang wajib dicoba untuk mengelola komunikasi email secara langsung dalam ClickUp.
Anda bisa dengan mudah mengubah email menjadi komentar atau menyematkannya dalam dokumentasi, merampingkan kolaborasi di seluruh tim. Fitur ini sangat berguna bagi mereka yang berurusan dengan volume email yang tinggi, memungkinkan Anda untuk mengubah email menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dengan mudah.
Manfaatkan Integrasi Gmail ClickUp untuk menyederhanakan komunikasi tim Integrasi Gmail membantu mengatur kotak masuk Anda, memberikan kejelasan yang sangat dibutuhkan pada kekacauan email. Selain itu, dengan menautkan percakapan email secara langsung ke timeline proyek Anda, Anda tidak akan pernah melewatkan detail penting atau item tindakan.
Ini adalah cara sederhana untuk mengurangi perpindahan tab dan meningkatkan produktivitas.
Baca juga: 10 Alternatif Ruang Kerja Google
Template otomatisasi email
Otomatisasi Email ClickUp dengan Templat ClickUp dirancang untuk membantu Anda mengotomatisasi dan mengoptimalkan kampanye pemasaran email Anda.
The Templat Otomatisasi Email ClickUp menyederhanakan komunikasi ketika Anda perlu mengirim pembaruan proyek atau pengingat tenggat waktu.
Baik Anda mengirim pembaruan email mingguan ke beberapa pemangku kepentingan atau umpan balik klien yang perlu dimasukkan, templat ini menjadwalkan dan mengotomatiskan pengiriman email tersebut.
Anda juga bisa memvisualisasikan seluruh jalur otomatisasi email Anda, mulai dari mengatur pemicu hingga menyempurnakan tata letak dan desain. Pendekatan ini mengurangi kebutuhan akan upaya manual dan membebaskan waktu tim Anda, sehingga memungkinkan mereka untuk fokus pada pekerjaan dengan prioritas tinggi.
Baca juga: Cara Membuat Template Email di Gmail
Dasar-dasar Etiket Email: Yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan
Etiket email adalah keterampilan penting yang dapat meningkatkan atau mengurangi hubungan Anda dengan klien dan personel internal. Apakah email tersebut berupa catatan singkat untuk kolega atau pesan formal untuk klien, etiket email dasar menentukan nada yang tepat.
Berikut ini beberapa di antaranya:
Hal yang harus dilakukan
- ✅ Jadilah jelas dan ringkas: Profesional yang sibuk tidak memiliki waktu untuk membaca email yang panjang, dan mereka bergantung pada pesan Anda yang jelas dan singkat. Tambahkan baris subjek yang relevan untuk kejelasan
- Gunakan salam yang tepat: Mulailah dengan salam yang sesuai dengan formalitas hubungan Anda dengan penerima
- ✅ Gunakan CC dan BCC dengan tepat: CC (Carbon Copy) diperuntukkan bagi mereka yang harus terlibat dalam percakapan dan melihat tanggapan. BCC (Blind Carbon Copy) dapat digunakan untuk email massal untuk menjaga kerahasiaan alamat penerima dan menghindari daftar penerima yang panjang
Jangan lakukan
- 🚩 Hindari penggunaan huruf besar: Hal ini dianggap setara dengan berteriak secara digital, karena dianggap agresif dan tidak profesional
- Jangan gunakan tanda seru secara berlebihan: Jaga agar nada bicara Anda tetap profesional dengan membatasi penggunaan tanda seru dalam email
- 🚩 Menahan diri dari bahasa informal: Bahasa gaul dan emoji harus dijaga seminimal mungkin dalam suasana profesional atau formal, terutama dalam komunikasi pertama kali
Yang paling penting, memanfaatkan alat manajemen email seperti ClickUp untuk membantu tim Anda berkomunikasi secara efisien. ClickUp membantu mengkonsolidasikan email, mengelola tugas, dan membuat semua orang tetap terhubung sehingga Anda bisa menghindari rantai email yang tak berujung.
💡 Kiat Pro: A perangkat lunak kotak masuk bersama (seperti ClickUp) memungkinkan beberapa anggota tim untuk mengakses dan mengelola akun email yang sama, sehingga meningkatkan kolaborasi dan memastikan tidak ada pesan yang tidak terjawab.
Automatiskan Tanggapan Email Standar dengan ClickUp
Pada akhirnya, tujuannya adalah untuk menyapa banyak orang melalui email dengan panduan sederhana-seperti menggunakan bahasa yang profesional dan sopan, menerapkan CC dan BCC dengan benar, serta menjaga nada bicara Anda tetap sopan dan email tetap ringkas.
Memperkenalkan perangkat lunak seperti ClickUp pada proyek dan perangkat manajemen email Anda dapat menghilangkan kebutuhan akan perangkat tambahan dari pihak ketiga.
Dari merampingkan alur kerja hingga mempertahankan standar kualitas tinggi di seluruh komunikasi grup, ClickUp memungkinkan Anda menghindari email bolak-balik yang tidak berguna.
Jangan biarkan kotak masuk Anda menjadi tempat sampah digital! Jadikan kotak masuk Anda bersih dan bebas dari kekacauan. Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini.