Buku Besar dalam Akuntansi dengan Contoh

Jika sistem keuangan bisnis adalah struktur yang membuatnya tetap berjalan, maka buku besar adalah fondasinya.

Anda mungkin tidak selalu melihatnya seperti itu, tetapi segala sesuatu yang lain akan berantakan tanpanya.

Semua transaksi keuangan-membeli persediaan, membayar karyawan, atau menjual produk Anda-tercatat dalam buku besar, menciptakan fondasi yang kuat untuk operasi keuangan Anda.

Ini bukan hanya tentang mengetahui angka-angka; ini tentang memastikan bisnis Anda dapat tumbuh tanpa celah tersembunyi yang terbentuk di bawah permukaan.

Jadi, mari kita pahami apa itu buku besar dan jenis-jenis, contoh, dan manfaatnya.

Apa Itu Buku Besar?

Buku besar adalah buku catatan utama untuk data keuangan perusahaan, yang berfungsi sebagai pusat di mana semua transaksi keuangan dicatat dan dirangkum.

Anggaplah buku besar sebagai jantung dari sistem keuangan bisnis Anda. Setiap uang yang masuk atau keluar dicatat di sini, menjaga keuangan perusahaan Anda tetap sehat dan teratur.

Hal ini tidak hanya penting bagi akuntan-pemilik bisnis juga harus memahami cara kerja buku besar. Tanpa itu, Anda akan berisiko kehilangan informasi penting yang dapat membantu Anda mengambil keputusan yang tepat.

via TemplateLAB Peran utamanya adalah memastikan bahwa laporan keuangan Anda, seperti neraca dan laporan laba rugi, akurat dan terkini. Dengan menyimpan data keuangan perusahaan, buku besar memungkinkan Anda untuk melacak dan meringkas situasi keuangan Anda, sehingga mudah untuk melihat tren, mengelola arus kas, dan mempersiapkan diri untuk audit.

Beberapa fungsi utamanya meliputi:

• Mencatat transaksi: Setiap kali transaksi terjadi, transaksi dicatat dalam buku besar di bawah akun yang sesuai. Baik uang tunai yang masuk dari penjualan atau biaya yang dibayarkan, buku besar menyimpan total keseluruhan dari semuanya
• Memastikan akurasi: Buku besar mengambil data dari berbagai sumber-seperti penjualan, penggajian, dan pengeluaran-dan bertindak sebagai pos pemeriksaan pusat untuk memastikan setiap detail keuangan sudah benar
• **Menghasilkan laporan keuangan: Neraca dan laporan laba rugi Anda bergantung pada data dari buku besar. Tanpa data tersebut, laporan keuangan yang penting itu tidak akan ada

Memahami buku besar dan pembukuan entri ganda

Buku besar dan pembukuan double-entry berjalan seiring. Pembukuan double-entry persis seperti namanya-setiap transaksi dicatat dua kali. Sistem ini menjaga catatan keuangan Anda tetap seimbang.

Dalam sistem akuntansi entri ganda, setiap transaksi memiliki dua sisi - debit dan kredit. Katakanlah Anda menjual produk seharga X. Dalam buku besar, Anda akan mencatat X sebagai pendapatan (kredit), tetapi Anda juga harus mencatat X ke dalam akun kas Anda (debit).

Idenya adalah untuk menjaga semuanya tetap seimbang sehingga keuangan bisnis Anda mencerminkan kenyataan.

Jika satu sisi tidak sesuai dengan sisi lainnya, itu berarti ada sesuatu yang tidak beres-dan di situlah buku besar berperan, membantu Anda menemukan ketidaksesuaian tersebut sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

Jenis-jenis akun buku besar

Buku besar lebih dari sekadar daftar angka-angka-itu adalah catatan yang dikategorikan dari semua yang dimiliki, utang, pendapatan, dan pengeluaran bisnis Anda. Transaksi keuangan diurutkan ke dalam jenis akun tertentu, dan mereka menemukan rumah mereka di salah satu dari beberapa jenis akun, sehingga lebih mudah untuk melacak dan memahami gambaran keuangan Anda.

Berikut ini adalah jenis-jenis utamanya:

1. Hutang

Ini adalah kewajiban jangka pendek yang harus dibayar oleh bisnis Anda, seperti tagihan atau faktur pemasok yang belum dibayar. Hutang usaha memastikan Anda tetap berada di atas pembayaran yang jatuh tempo tanpa risiko terhentinya layanan atau pasokan.

2. Pendapatan

Semua yang Anda hasilkan dicatat dalam akun pendapatan. Penjualan, biaya layanan, atau sumber pendapatan apa pun mengalir di sini, dengan jelas menunjukkan seberapa baik kinerja bisnis Anda.

3. Pengeluaran

Di sisi lain, pengeluaran menunjukkan ke mana uang Anda pergi. Segala sesuatu mulai dari sewa dan utilitas hingga penggajian termasuk dalam akun ini. Mengelola pengeluaran membantu menjaga keuntungan dan menghindari kebocoran keuangan.

4. Aset

Entri ini mewakili apa yang dimiliki bisnis. Baik uang tunai di bank, inventaris, atau peralatan, aset memberikan nilai bagi perusahaan Anda. Akun aset mencerminkan sumber daya yang memungkinkan pertumbuhan dan operasi.

5. Kewajiban

Kewajiban menunjukkan apa yang menjadi utang bisnis Anda kepada pihak lain. Ini bisa berupa pinjaman, faktur yang belum dibayar, atau kewajiban di masa depan. Melacak kewajiban memastikan Anda mengetahui dengan pasti posisi utang Anda dan membantu mengelola arus kas secara efektif.

Setiap akun sangat penting dalam menjaga buku besar yang terorganisir dan akurat. Jika dikategorikan dengan benar, akun-akun tersebut memberikan gambaran lengkap mengenai kesehatan keuangan bisnis Anda-baik titik terang maupun area yang perlu diperhatikan.

Manfaat buku besar

Bagi mereka yang hidup dan bernapas dengan angka, buku besar sangat diperlukan. Inilah alasannya:

Wawasan keuangan

Buku besar sangat penting untuk menghasilkan laporan keuangan yang tepat. Mengkonsolidasikan semua transaksi ke dalam satu kerangka kerja memastikan bahwa laporan seperti neraca dan laporan laba rugi mencerminkan angka yang benar dan akurat. Ketepatan ini sangat penting untuk analisis keuangan, peramalan, dan hubungan dengan investor.

Manajemen arus kas

Buku besar melacak semua transaksi, membantu memantau arus kas masuk dan keluar. Visibilitas ini mendukung manajemen arus kas yang lebih baik, memastikan likuiditas tersedia untuk operasi dan pertumbuhan.

Menganalisis penjualan

Buku besar merinci aliran pendapatan Anda, memberi Anda pandangan yang jelas tentang apa yang mendorong penjualan Anda. Perspektif terperinci ini memungkinkan Anda melihat tren, mengevaluasi kinerja, dan menyesuaikan strategi untuk meningkatkan pendapatan Anda di tempat yang paling penting.

Pendapatan bersih

Buku besar sangat penting untuk menghitung laba bersih karena buku besar mencatat dan mengkategorikan semua transaksi keuangan secara akurat, memastikan pelacakan pendapatan dan pengeluaran yang komprehensif. Pembaruan rutin memberikan akurasi waktu nyata, sementara catatan terperinci membantu mengidentifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian. Pengaturan dan kemampuan pelaporan yang cermat ini memastikan bahwa perhitungan laba bersih mencerminkan kinerja keuangan bisnis Anda.

Bagi mereka yang tenggelam dalam seluk-beluk manajemen bisnis, buku besar menawarkan lebih dari sekadar pengawasan keuangan - buku besar juga memberikan manfaat non-keuangan yang signifikan.

Kepatuhan terhadap peraturan

Mengikuti perkembangan peraturan bisa jadi sulit, tetapi buku besar membantu Anda menavigasinya dengan mudah. Menyimpan catatan terorganisir dari semua transaksi menyederhanakan kepatuhan dan audit dengan standar akuntansi dan persyaratan hukum, mengurangi risiko penalti yang mahal/

Memperkuat kontrol internal

Pengendalian internal adalah tentang menjaga operasi keuangan Anda tetap terkendali. Buku besar mendukung hal ini dengan menawarkan jejak audit yang jelas, membantu Anda menemukan kesalahan dan mencegah penipuan sebelum menjadi masalah yang signifikan. Ini adalah garis pertahanan pertama Anda dalam menjaga integritas keuangan.

Kombinasi kepatuhan dan kontrol ini melindungi bisnis Anda dan meningkatkan integritas operasional secara keseluruhan, menjadikan buku besar sebagai aset yang tak ternilai di luar fungsi keuangannya.

Bagaimana buku besar bekerja

Sekarang kita telah mengetahui manfaat buku besar. Mari kita lihat bagaimana cara kerjanya.

Berikut ini adalah rincian prosesnya:

1. Mencatat transaksi

Semuanya dimulai dengan pencatatan transaksi. Setiap peristiwa keuangan-penjualan, pembelian, atau pengeluaran-pertama-tama dicatat ke dalam jurnal dengan rincian seperti tanggal, jumlah, dan departemen atau pihak yang terlibat. Entri awal ini menangkap data mentah dari setiap transaksi.

2. Memposting ke buku besar

Selanjutnya, entri jurnal ini dipindahkan ke buku besar. Setiap transaksi, baik pendapatan, biaya, aset, atau kewajiban, diposting ke akun yang relevan. Langkah ini mengatur data, memastikan bahwa setiap akun mencerminkan informasi terkini.

3. Menyeimbangkan akun-akun

Anda harus menyeimbangkan setiap akun secara teratur untuk memastikan keakuratannya. Hal ini melibatkan verifikasi bahwa total debit sama dengan total kredit. Menyeimbangkan membantu menemukan perbedaan dan memastikan bahwa buku besar Anda tetap akurat dan dapat diandalkan.

4. Membuat laporan keuangan

Dengan semua transaksi yang tercatat secara akurat dan seimbang, buku besar dapat menghasilkan laporan keuangan seperti neraca dan laporan laba rugi. Laporan-laporan ini memberikan gambaran singkat tentang kesehatan dan kinerja keuangan bisnis Anda.

Baca Juga: 10 KPI Keuangan yang Perlu Anda Pantau di Tahun 2024

Contoh Buku Besar

Mari kita buat akuntansi tidak terlalu mengintimidasi dan lebih mudah dipahami. Buku besar adalah buku harian keuangan bisnis Anda, yang melacak setiap pergerakan penting.

Jadi, bagaimana cara kerjanya dalam praktik? Berikut beberapa contoh sehari-hari:

Contoh 1

Pada tanggal 5 Maret 2024, ABC Corporation membeli peralatan seharga $12.000 secara tunai. Berikut adalah cara pencatatan transaksi ini:

Entri jurnal:

• Debit Peralatan: $12.000
• Kredit Kas: $12.000
• Pemindahbukuan ke buku besar

Akun peralatan:

rekening Kas:* *Rekening Tunai

Contoh 2

Pendapatan dan pengeluaran jasa: Pada tanggal 10 April 2024, perusahaan menagih klien sebesar $8.000 untuk jasa. Pada tanggal 15 April, perusahaan membayar $2.000 untuk perlengkapan kantor. Pada tanggal 20 April, perusahaan juga membayar $1.500 untuk utilitas.

Entri jurnal:

• 10 April: Debit Piutang Usaha $8.000, Kredit Pendapatan Jasa $8.000
• 15 April: Debit Perlengkapan Kantor $2.000, Kredit Kas $2.000
• 20 April: Debit Beban Utilitas $1.500, Kredit Kas $1.500

Piutang usaha:

Akun pendapatan jasa:

| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit |

jumlah | 8.000 | | | | |

Akun perlengkapan kantor:

Akun biaya utilitas:

rekening Kas:* *Rekening Tunai

Pada contoh pertama, buku besar mencatat pembelian peralatan, yang berdampak pada akun peralatan dan akun kas.

Contoh kedua melacak penagihan untuk layanan dan pengeluaran berikutnya untuk perlengkapan dan utilitas kantor, yang menggambarkan bagaimana transaksi ini memengaruhi piutang usaha, pendapatan layanan, perlengkapan kantor, pengeluaran utilitas, dan akun kas.

Contoh-contoh ini menunjukkan bagaimana buku besar membantu mencatat dan melacak aktivitas keuangan, memastikan manajemen keuangan yang jelas dan terorganisir.

Baca Juga: Apa yang dimaksud dengan Nota Penerimaan Barang (GRN) & Mengapa Penting?

Bagaimana perusahaan yang berbeda dapat menggunakan buku besar

Buku besar adalah alat serbaguna yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan berbagai bisnis. Berikut ini adalah bagaimana buku besar memainkan peran penting dalam berbagai pengaturan bisnis:

1. Bisnis ritel

Buku besar sangat penting dalam mengelola penjualan, inventaris, dan pengeluaran untuk bisnis ritel. Sistem ini melacak transaksi penjualan harian, merekonsiliasi mesin kasir, dan memantau tingkat inventaris. Pengecer dapat mempertahankan margin keuntungan yang akurat dan merampingkan manajemen inventaris dengan mengkategorikan pendapatan penjualan dan melacak harga pokok penjualan.

2. Penyedia layanan

Bisnis berbasis jasa mengandalkan buku besar untuk mencatat penagihan klien, melacak pendapatan jasa, dan mengelola biaya operasional. Buku besar membantu mengelola akun piutang dan utang secara terperinci, memastikan pembayaran klien dicatat secara akurat, dan biaya terkait layanan dikelola secara efisien.

3. Perusahaan manufaktur

Buku besar menangani transaksi kompleks yang melibatkan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi di bidang manufaktur. Buku besar ini melacak biaya produksi, mengalokasikan biaya overhead, dan memantau tingkat persediaan. Pelacakan yang komprehensif ini membantu perusahaan manufaktur memahami struktur biaya mereka dan mengelola profitabilitas.

4. Organisasi nirlaba

Organisasi nirlaba menggunakan buku besar untuk mengelola donasi, hibah, dan biaya program. Buku besar membantu melacak dana yang dibatasi dan yang tidak dibatasi, memastikan kepatuhan terhadap persyaratan donor, dan memberikan transparansi dalam pelaporan keuangan. Entri buku besar yang akurat mendukung manajemen anggaran yang efektif dan akuntabilitas keuangan.

5. Perusahaan-perusahaan real estat

Buku besar mengelola transaksi properti, pendapatan sewa, dan biaya pemeliharaan perusahaan real estat. Buku besar ini juga melacak pembayaran sewa, biaya manajemen properti, dan pengeluaran modal. Catatan keuangan yang terperinci ini membantu perusahaan real estat mengelola arus kas dan menilai profitabilitas properti.

Baca juga: Cara Menggunakan Akuntansi Proyek: Prinsip, Proses, dan Tips yang Harus Diketahui untuk Tim Proyek

Mengelola Akun Buku Besar dengan Alat Bantu Manajemen

Alat bantu manajemen buku besar sangat penting bagi bisnis dari semua ukuran untuk merampingkan proses keuangan, meningkatkan akurasi, dan mendapatkan wawasan yang berharga. Alat-alat ini mengotomatiskan tugas-tugas, mengurangi kesalahan, dan memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam data keuangan.

Meskipun ClickUp adalah perangkat lunak manajemen proyek yang komprehensif, juga memiliki fitur bawaan yang dapat membantu Anda dengan mudah mengelola buku besar dan berfungsi sebagai perangkat lunak akuntansi .

Sebagai contoh, file Templat Buku Besar ClickUp dapat membantu Anda melacak transaksi debit dan kredit, membandingkan aset dan kewajiban, dan mendapatkan wawasan tentang kesehatan keuangan perusahaan Anda.

Unduh Template Ini

Pantau transaksi keuangan Anda dengan Templat Buku Besar ClickUp

Berikut ini cara Anda dapat memanfaatkan template untuk meningkatkan manajemen buku besar Anda:

• Entri terstruktur: Mencatat semua detail penting dari transaksi keuangan. Setiap entri mencakup kolom untuk tanggal, deskripsi, jenis akun, jumlah debit, dan jumlah kredit. Format terstruktur ini memastikan bahwa semua transaksi dicatat secara akurat dan komprehensif
• Pelacakan akun : Memanfaatkan kategori untuk berbagai jenis akun, seperti aset, kewajiban, pendapatan, dan biaya. Kategorisasi ini membantu dalam mengatur data keuangan dan menyederhanakan proses pelacakan saldo akun
• Pembaruan waktu nyata: Pembaruan tepat waktu membuat catatan keuangan tetap mutakhir. Saat transaksi dicatat, buku besar secara otomatis menyesuaikan, memberikan tampilan status keuangan yang diperbarui
• Integrasi dengan alat bantu lain: Integrasi dengan alat dan sistem keuangan lainnya. Integrasi ini membantu dalam mengkonsolidasikan data keuangan dari berbagai sumber, meningkatkan akurasi, dan merampingkan proses manajemen keuangan
• Pelaporan dan analisis: Menghasilkan laporan dan analisis keuangan. Laporan-laporan ini memberikan wawasan tentang kinerja keuangan, membantu Anda mengambil keputusan yang tepat berdasarkan data yang akurat dan tepat waktu

ClickUp Brain asisten bertenaga AI di dalam aplikasi ClickUp manajemen proyek dapat secara signifikan meningkatkan proses akuntansi buku besar Anda.

Manfaatkan AI untuk menyederhanakan akuntansi buku besar dengan ClickUp Brain

Begini caranya:

• Mengekstrak data: Mengekstrak data keuangan dari berbagai sumber, seperti faktur, kuitansi, dan laporan bank
• Mengotomatiskan entri: Secara otomatis membuat entri jurnal berdasarkan data yang diekstrak ini, mengurangi input manual dan kesalahan
• Memberikan wawasan data: Menganalisis data keuangan untuk mengidentifikasi tren, pola, dan masalah potensial
• Pelaporan: Menghasilkan laporan keuangan yang disesuaikan, seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas
• Mengoptimalkan alur kerja: Mengidentifikasi hambatan dalam proses akuntansi Anda dan menyarankan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi
• Memungkinkan kepatuhan terhadap peraturan: Memastikan kepatuhan terhadap standar dan peraturan akuntansi dengan mengotomatiskan penghitungan pajak dan tugas pelaporan
• Mempersiapkan audit: Mempersiapkan audit dengan mengatur dokumen keuangan dan memberikan informasi yang diperlukan

Intinya, ClickUp Brain dapat menyederhanakan proses akuntansi buku besar Anda, mengurangi kesalahan, dan memberikan wawasan yang berharga untuk membantu Anda membuat keputusan keuangan yang lebih baik. Dengan memanfaatkan fitur Kemampuan AI untuk akuntansi anda dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan dalam departemen akuntansi Anda.

Bonus: Lihat yang lain buku besar dan template pembukuan dari ClickUp.

Sederhanakan Akuntansi Buku Besar dengan ClickUp

Buku besar adalah bagian penting dari manajemen transaksi keuangan untuk bisnis dari semua ukuran dan sektor. Pencatatan, pengelompokan, dan peringkasan transaksi keuangan dengan cermat memastikan bahwa setiap dolar dicatat dan setiap detail keuangan ditangkap.

Memanfaatkan solusi cerdas seperti ClickUp dapat menjadi transformatif untuk mengoptimalkan manajemen buku besar dan meningkatkan efisiensi. Templat ClickUp, fitur manajemen proyek, dan Alat kecerdasan buatan (AI) clickUp Brain, dapat menyederhanakan entri data, berintegrasi secara mulus dengan alat bantu keuangan lainnya, dan memberikan pembaruan secara real-time serta laporan yang mendalam. Daftar ke ClickUp hari ini!