Ketika Anda dapat mengukur apa yang Anda bicarakan dan mengungkapkannya dalam angka, Anda mengetahui sesuatu tentang hal itu; tetapi ketika Anda tidak dapat mengukurnya, ketika Anda tidak dapat mengungkapkannya dalam angka, pengetahuan Anda hanya sedikit dan tidak memuaskan.
fisikawan abad ke-19, Lord Kelvin Dengan kata yang lebih sederhana, Anda tidak dapat meningkatkan apa yang tidak Anda ukur. Itulah mengapa kami menetapkan sasaran, tujuan, dan metrik operasional untuk diri sendiri, tim, dan bisnis kami.
Namun, apakah Anda mengukur aspek yang tepat dari bisnis Anda? Apakah Anda melacaknya dalam jangka waktu yang tepat? Apakah Anda memiliki wawasan yang Anda butuhkan untuk melakukan perbaikan? Berikut ini adalah panduan untuk mendapatkan metrik operasional yang tepat.
Apa itu Metrik Operasional?
Metrik operasional adalah penunjuk yang digunakan bisnis untuk menilai efisiensi dan efektivitas operasi sehari-hari.
Misalnya, jika Anda adalah organisasi layanan pelanggan dengan operasi yang melibatkan penerimaan dan penyelesaian keluhan, efisiensi operasi Anda akan diukur dengan waktu respons rata-rata, % resolusi pertama kali, dll.
Apa perbedaan metrik operasional dengan KPI strategis?
Indikator kinerja utama strategis (KPI) adalah metrik berbasis hasil tingkat tinggi yang terkait dengan keberhasilan bisnis dalam jangka panjang. Metrik operasional berfokus pada detail operasi sehari-hari.
Berikut adalah beberapa perbedaan utama lainnya antara KPI strategis dan metrik operasional:
| KPI strategis KPI strategis Metrik operasional Metrik operasional | |
|---|---|
| Mengukur kinerja bisnis jangka panjang | Mengukur efisiensi operasi harian |
| Berhubungan dengan tujuan bisnis secara keseluruhan | Berhubungan dengan fungsi reguler setiap departemen |
| Mencakup ukuran kualitatif dan kuantitatif | Dibentuk oleh poin data kuantitatif spesifik seputar efisiensi dan produktivitas |
| Disesuaikan berdasarkan visi, strategi, dan kapabilitas perusahaan | Biasanya terstandardisasi untuk departemen, industri, atau proses yang diukur |
| Dilacak dalam jangka waktu yang lebih panjang, seperti satu kuartal atau satu tahun | Dilacak secara real-time atau untuk jangka waktu yang lebih pendek, seperti setiap hari, mingguan, atau per sprint |
Perbedaan antara KPI Strategis dan metrik Operasional
Mengapa Anda harus melacak metrik operasional?
Sebagian besar organisasi memulai dengan tujuan tingkat tinggi seputar pendapatan, akuisisi talenta, dll. Namun, ketika skala dan operasi perusahaan berkembang, mereka kehilangan jejak semua bagian yang bergerak. Masalah inilah yang dipecahkan oleh metrik operasional. Metrik operasional memungkinkan hal-hal berikut ini.
Pengambilan keputusan berdasarkan data
Metrik operasional yang baik menginformasikan keputusan-keputusan penting. Misalnya, jika skor kepuasan pelanggan (CSAT) Anda rendah, Anda dapat melihat metrik operasional seperti waktu tunggu.
Jika waktu tunggu terlalu lama, Anda dapat mempekerjakan sumber daya tambahan, mengotomatiskan beberapa proses, atau berinvestasi dalam dukungan pelanggan swalayan.
Penyelarasan strategis
Metrik operasional memastikan bahwa operasi sehari-hari selaras dengan tujuan bisnis yang lebih luas. Metrik ini juga membantu Anda melacak kemajuan dengan lebih baik.
Sebagai contoh, jika strategi bisnis Anda adalah retensi pelanggan, Anda akan berinvestasi untuk memperkuat operasi tim kesuksesan pelanggan Anda.
Deteksi masalah sejak dini
Pelacakan yang konsisten membantu Anda mengidentifikasi potensi masalah atau tren negatif sejak dini. Hal ini memungkinkan Anda untuk melakukan intervensi dan perbaikan secara proaktif.
Sebagai contoh, jika metrik operasional Anda menunjukkan bahwa pelanggan tertentu berulang kali menunda pembayaran, Anda dapat berbicara dengan mereka, menambahkan klausul penalti, atau menyesuaikan harga yang sesuai.
Kinerja karyawan
Metrik operasional membantu distribusi sumber daya yang adil dan efektif. Metrik ini juga membantu memberikan tujuan dan umpan balik yang nyata kepada karyawan.
Sebagai contoh, jika pengembang Anda ditugaskan untuk membuat x jumlah poin cerita per sprint, hal ini akan menetapkan ekspektasi yang jelas dan membantu mencegah kerja berlebihan atau kelelahan.
Pada akhirnya, metrik operasional memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk bisnis Anda. Metrik ini membantu menemukan tren dan membandingkan kinerja dengan standar industri atau data historis. Metrik ini membuat tim bertanggung jawab dan menginformasikan perencanaan bisnis jangka panjang.
Baiklah, jadi apa yang harus Anda lacak? Mari kita cari tahu.
Metrik Operasional Utama yang Perlu Diperhatikan
Metrik yang Anda gunakan menentukan apa yang Anda tingkatkan, yang pada gilirannya akan berdampak pada kinerja Anda. Jadi, setiap bisnis membutuhkan fondasi metrik utama. Berikut ini beberapa metrik yang perlu dipertimbangkan oleh setiap organisasi.
1. Pertumbuhan pendapatan (Y/Y)
Apa: Pertumbuhan pendapatan mengukur kenaikan atau penurunan pendapatan dibandingkan dengan periode tahun sebelumnya.
Mengapa: Seperti yang dikatakan Eliyahu Goldratt, tujuan utama setiap bisnis adalah menghasilkan uang. Metrik ini melacak apakah Anda telah mencapai tujuan tersebut.
Bagaimana: persentase peningkatan pendapatan dibandingkan tahun lalu
2. Margin laba kotor
Apa: Margin laba kotor adalah selisih antara uang yang diperoleh dan uang yang dihabiskan untuk memproduksi produk atau memberikan layanan. Dengan kata lain, ini mencerminkan persentase pendapatan yang melebihi harga pokok penjualan.
**Mengapa? Menghasilkan uang bukan hanya tentang pendapatan. Jika Anda menghabiskan lebih banyak daripada yang Anda hasilkan, itu bukan bisnis yang menguntungkan. Margin laba kotor mengukur seberapa baik kinerja Anda.
Bagaimana: (Pendapatan - Harga Pokok Penjualan)/Pendapatan. Semakin tinggi margin, semakin baik kontrol atas biaya produk dan strategi penetapan harga.
3. Biaya Akuisisi Pelanggan (CAC)
Apa: Biaya akuisisi pelanggan adalah biaya yang dikeluarkan organisasi Anda untuk mendapatkan pelanggan baru. Hal ini biasanya mencakup semua biaya yang terkait dengan penjualan, pra-penjualan, pemasaran, periklanan, promosi, dll.
Mengapa: CAC adalah ember biaya yang signifikan untuk bisnis apa pun. Salah satu indikator utama kesuksesan adalah apakah bisnis yang dihasilkan oleh pelanggan jauh lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkannya.
Bagaimana: (Total biaya pemasaran + biaya penjualan)/pelanggan baru yang diperoleh. Semakin rendah CAC, semakin baik untuk bisnis.
4. Nilai Pelanggan Seumur Hidup (CLV)
Apa: Nilai seumur hidup pelanggan adalah nilai/pendapatan yang dihasilkan dari seorang pelanggan selama mereka berhubungan dengan bisnis. Beberapa organisasi juga mempertimbangkan dampak rujukan mereka, termasuk pendapatan yang dihasilkan dari orang-orang yang mereka rekomendasikan kepada perusahaan.
Mengapa: Ini adalah metrik yang penting, terutama dalam bisnis SaaS, karena pelanggan yang memperbarui langganan mereka dari tahun ke tahun menghasilkan nilai eksponensial dari waktu ke waktu. Tingkat retensi pelanggan yang kuat akan meningkatkan CLV.
**Bagaimana caranya? Total penjualan yang dilakukan kepada pelanggan selama hubungan bisnis mereka. CLV yang lebih tinggi menunjukkan bisnis yang lebih menguntungkan dan dapat diinvestasikan.
5. Tingkat perputaran persediaan
Apa: Tingkat perputaran persediaan adalah ukuran seberapa cepat produk terjual. Ini melacak seberapa sering inventaris dibersihkan dan diganti selama periode tertentu.
Mengapa: Tingkat perputaran persediaan adalah indikator permintaan pasar untuk produk atau layanan Anda. Ini juga berguna dalam mengelola produksi.
Sebagai contoh, jika Anda kehabisan stok terlalu cepat, Anda mungkin tidak memproduksi produk yang cukup untuk memenuhi permintaan.
Bagaimana: Harga pokok penjualan/ rata-rata persediaan pada biaya perolehan. Tingkat perputaran yang lebih tinggi menunjukkan manajemen persediaan yang efisien dan kinerja penjualan yang kuat.
6. EBITDA
Apa: Laba Sebelum Bunga, Pajak, Depresiasi, dan Amortisasi (EBITDA) adalah laba operasional perusahaan. Ini memperhitungkan biaya langsung dan tidak langsung tanpa biaya tak terduga atau biaya modal.
**Mengapa? Pada tahun tertentu, sebuah bisnis dapat membeli pabrik baru atau mengakuisisi bisnis lain. Biaya-biaya ini dapat mencerminkan secara tidak proporsional pada laporan laba rugi. EBITDA hanya memperhitungkan biaya operasional, sehingga memberikan gambaran yang lebih realistis tentang bisnis.
**Bagaimana? Pendapatan - (biaya langsung + biaya tidak langsung). Semakin tinggi EBITDA, semakin besar potensi pendapatan perusahaan.
7. Laba bersih
Apa: Seperti margin laba kotor, laba bersih atau laba bersih juga mengukur profitabilitas. Kecuali, ini melampaui biaya langsung dalam membuat produk/memberikan layanan untuk memasukkan biaya tidak langsung juga.
Mengapa: Sebuah organisasi mengeluarkan beberapa jenis biaya. Biaya langsung termasuk dalam harga pokok penjualan. Namun, biaya tidak langsung seperti perangkat lunak, perjalanan, dll., yang menambah biaya operasional bisnis, dan biaya lainnya, seperti bunga pinjaman atau pajak, tidak. Laba bersih memperhitungkan semua itu.
**Bagaimana caranya? Pendapatan - (biaya langsung + biaya tidak langsung + biaya lainnya). Laba bersih yang positif menunjukkan bisnis yang menguntungkan.
8. Tingkat pembakaran
Apa: Burn adalah tingkat di mana perusahaan Anda membelanjakan modalnya.
Mengapa: Sebagai angka bulanan, ini adalah metrik penting bagi perusahaan rintisan untuk memahami seberapa cepat mereka menghabiskan cadangan uang tunai dan seberapa cepat mereka membutuhkan pendanaan tambahan.
Bagaimana: Total pengeluaran bulanan
Delapan KPI operasional ini memberikan gambaran lengkap tentang organisasi kepada para pemimpin bisnis, pemegang saham, dan investor. KPI ini menunjukkan kepada mereka seberapa baik kinerja perusahaan dan seperti apa masa depannya. KPI ini juga membantu mereka membandingkannya dengan tolok ukur industri untuk memahami posisi bisnis dibandingkan dengan para pesaing.
Namun, hal di atas hanyalah gambaran besarnya saja. Sebuah metrik operasional yang baik juga memperhatikan detail-detail kecil. Inilah sebabnya mengapa organisasi menetapkan metrik operasional untuk setiap departemen. Mari kita lihat apa saja itu dan bagaimana mereka membantu.
Metrik Operasional berdasarkan Departemen
Metrik dan KPI setiap departemen sangat bergantung pada strategi dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Misalnya, jika penghematan biaya adalah tujuan organisasi, maka setiap departemen perlu menetapkan metrik untuk mengurangi pengeluaran. Jika pertumbuhan adalah tujuannya, maka departemen akan fokus pada ekspansi, ROI pada biaya pertumbuhan, dll.
Apa pun itu, ada beberapa metrik operasional standar untuk setiap departemen yang membantu melacak efisiensi, produktivitas, dan efektivitas. Kami akan membahas masing-masing metrik di bawah ini.
Metrik operasional untuk penjualan
Tujuan utama dari departemen penjualan adalah untuk meningkatkan pendapatan, tentu saja. Untuk mencapai tujuan tersebut, departemen penjualan dapat menggunakan sejumlah metrik untuk meningkatkan efisiensi operasional, seperti:
Rasio prospek terhadap peluang
Apa: Metrik ini membandingkan total prospek dengan prospek yang memenuhi syarat. Metrik ini mengukur berapa banyak prospek yang Anda hasilkan yang berpotensi menjadi pelanggan.
Mengapa: Metrik ini menunjukkan apakah kampanye pemasaran Anda menargetkan pelanggan yang tepat, yang tanpanya corong akan tersumbat.
Bagaimana: Jumlah prospek yang memenuhi syarat / jumlah total prospek. Misalnya, jika Anda menghasilkan 100 prospek, dimana 25 di antaranya memenuhi syarat untuk menjadi persona pelanggan ideal (ICP) Anda, maka rasio prospek terhadap peluang Anda adalah 25/100, yaitu 25%.
Panjang siklus penjualan
Apa: Panjang siklus penjualan adalah waktu yang dibutuhkan dari kontak awal pelanggan dengan bisnis Anda hingga selesainya penjualan.
Mengapa: Siklus penjualan yang panjang akan menunda realisasi pendapatan. Hal ini berisiko menyebabkan akun terlupakan dalam pipeline atau prospek berubah pikiran. Panjang siklus penjualan mengukur efisiensi proses penjualan.
Bagaimana: Tanggal penutupan kesepakatan - tanggal kontak pertama
Nilai pipeline penjualan
Apa: Metrik ini adalah potensi pendapatan dari semua peluang aktif dalam pipeline penjualan.
Mengapa: Pipeline yang sehat menghasilkan peluang untuk dikonversi oleh tim penjualan. Hal ini menunjukkan bahwa upaya pemasaran dan penjualan masuk dan keluar berjalan efektif.
Bagaimana: Nilai potensial dari prospek yang memenuhi syarat di semua tahap dalam saluran
Tingkat konversi
Apa: Tingkat konversi mengacu pada jumlah prospek yang menjadi pelanggan sebagai hasil dari upaya penjualan atau pemasaran perusahaan.
Mengapa: Metrik ini merupakan indikator efektivitas upaya penjualan dan pemasaran.
Misalnya, jika tingkat konversi terlalu rendah, mungkin berarti Anda menarik orang yang salah, atau tidak ada kecocokan antara produk dan pasar.
Bagaimana: Prospek yang dikonversi/total prospek. Jika Anda mendapatkan 100 prospek dan menutup 20 transaksi, tingkat konversi Anda adalah 20%. Semakin tinggi tingkat konversi Anda, semakin baik.
Metrik operasional untuk pemasaran
Tim pemasaran saat ini melakukan berbagai aktivitas, termasuk pengoptimalan pencarian organik, pemasaran konten, pencarian berbayar, media sosial, periklanan digital, pemasaran influencer, acara online, dan banyak lagi. Operasi ini dapat diukur dengan yang berikut ini kPI pemasaran .
Pengembalian atas Belanja Iklan (ROAS)
Apa: ROAS adalah pendapatan yang dihasilkan oleh setiap kampanye iklan. Meskipun biasanya digunakan dalam SaaS untuk iklan digital dan sosial, ROAS juga dapat diterapkan pada iklan televisi atau iklan cetak.
Mengapa: ROAS adalah alat pengoptimalan utama. Alat ini membantu tim bereksperimen dengan ide kampanye dan mengoptimalkan investasi berdasarkan apa yang berhasil.
Bagaimana: Pendapatan yang dihasilkan oleh pelanggan yang diperoleh melalui kampanye iklan/biaya kampanye iklan
Pendapatan yang bersumber dari pemasaran
Apa: Ini adalah total pendapatan yang dihasilkan secara langsung dari aktivitas pemasaran.
Mengapa: Metrik ini membandingkan kesuksesan pemasaran dengan aktivitas akuisisi pelanggan lainnya seperti panggilan telepon. Terutama ketika organisasi semakin banyak mengeluarkan uang untuk pemasaran digital, metrik ini melacak keefektifannya secara teratur. Metrik ini membantu mencapai kPI pemasaran produk dan menyempurnakan strategi pertumbuhan.
Bagaimana: Total pendapatan dari pelanggan yang diperoleh melalui pemasaran sebagai sumber pertama
**Tingkat Klik-Tayang (CTR)
Apa: Ini adalah metrik operasional yang lebih terperinci untuk melacak efektivitas iklan dan konten digital dalam mendorong keterlibatan.
Mengapa: RKPT yang lebih tinggi menunjukkan kinerja iklan/konten yang lebih baik, yang akan berdampak positif pada CAC, CLV, dan profitabilitas.
Bagaimana: Jumlah klik/jumlah pengunjung atau tayangan
Metrik operasional dalam logistik
Logistik adalah mesin yang sangat besar yang terdiri dari banyak bagian yang bergerak. Mulai dari pengemasan hingga pengiriman hingga pengantaran di depan pintu, ada beberapa orang dan proses yang terlibat. Menjalankan operasi logistik yang efisien membutuhkan metrik yang kuat, seperti:
Tingkat pemenuhan pesanan
Apa: Tingkat pemenuhan mengacu pada waktu yang dibutuhkan untuk memproses dan memenuhi pesanan.
Mengapa: Pengiriman yang lebih cepat mengarah pada kepuasan pelanggan dan efisiensi manajemen inventaris yang lebih baik.
Bagaimana: Tanggal pemesanan - tanggal pengiriman
Pengiriman tepat waktu
Apa: Perbedaan antara waktu pengiriman yang dijanjikan dan waktu pengiriman yang sebenarnya.
Mengapa: Dalam industri ritel, CPG, dan fesyen, pengiriman tepat waktu meningkatkan pengalaman pelanggan dan membangun kepercayaan, yang merupakan hal mendasar bagi metrik seperti CLV.
Bagaimana: Tanggal pengiriman yang dijanjikan - tanggal pengiriman
Waktu tunggu pemasok
Apa: Dalam setiap rantai pasokan, ada beberapa vendor yang perlu menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu agar pekerjaan Anda selesai. Waktu tunggu pemasok mengukur hal ini. Ini adalah waktu tunggu yang dibutuhkan setiap pemasok untuk mengirimkan bahan baku Anda sejak tanggal pemesanan.
**Mengapa? Pengiriman pemasok dapat menjadi penghalang dalam proses produksi Anda. Waktu tunggu yang lebih pendek membantu manajemen inventaris yang optimal.
Bagaimana: Tanggal pemesanan - tanggal pengiriman
Metrik operasional untuk sumber daya manusia
Manajemen sumber daya manusia, terutama dalam ekonomi pengetahuan, jauh lebih sulit daripada yang terlihat. SDM memiliki tugas khusus dalam merancang dan melacak metrik operasional.
Tingkat ketidakhadiran
Apa: Tingkat ketidakhadiran adalah volume ketidakhadiran yang tidak direncanakan per karyawan.
Mengapa: Ketidakhadiran membuat jadwal menjadi kacau, menimbulkan penundaan, dan berdampak negatif pada metrik produktivitas .
Bagaimana: Total ketidakhadiran yang tidak direncanakan yang tidak termasuk hari sakit atau hari libur yang disetujui
Tingkat retensi karyawan
Apa: Tingkat retensi adalah jumlah karyawan yang memilih untuk tetap berada dalam organisasi selama periode tertentu, biasanya satu tahun.
Mengapa: Perekrutan, orientasi, dan pelatihan membutuhkan biaya yang mahal; tingkat retensi yang lebih tinggi akan meningkatkan ROI dan mengindikasikan kepuasan karyawan yang lebih tinggi.
Bagaimana: (Karyawan yang bertahan di akhir tahun - karyawan yang dipekerjakan pada tahun itu)/total karyawan di awal tahun
Tingkat pemanfaatan
Apa: Tingkat utilisasi adalah persentase waktu yang dihabiskan karyawan dalam aktivitas yang menghasilkan pendapatan.
Mengapa: Sebuah organisasi harus memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi persyaratan proyek tanpa membuang-buang sumber daya; tingkat pemanfaatan membantu melacak hal ini.
Bagaimana: Jumlah jam yang dapat ditagih/jumlah total jam kerja
Metrik keragaman, kesetaraan, dan inklusi
Apa: Metrik DEI mengacu pada kinerja organisasi dalam merekrut, mempertahankan, mempromosikan, dan mendorong karyawan dari beragam latar belakang.
Mengapa: Keberagaman tidak hanya adil tetapi juga masuk akal secara bisnis.
Bagaimana: Beberapa metrik utama DEI adalah % wanita dalam organisasi, % wanita dalam kepemimpinan senior, distribusi ras karyawan di seluruh peran, kompensasi berdasarkan jenis kelamin atau ras.
Metrik operasional di bidang keuangan
Metrik operasional di bidang keuangan membantu mengelola kinerja departemen, memastikan kepatuhan, menyelaraskan strategi dengan tujuan bisnis, dan memastikan bahwa arus masuk/keluar ditangani untuk kepentingan perusahaan. Metrik operasional utama adalah:
Rasio utang terhadap ekuitas
Apa: Seperti namanya, rasio ini adalah total utang yang diukur terhadap ekuitas pemegang saham.
Mengapa: Metrik ini membantu mengevaluasi kemampuan perusahaan untuk meningkatkan modal lebih lanjut atau mendanai biaya operasionalnya.
Sebagai contoh, jika sebuah startup memiliki $1 utang untuk setiap $0,5 ekuitas, ini menunjukkan bahwa investor tidak cukup mempercayai perusahaan untuk mengambil risiko.
Bagaimana: Total utang/total ekuitas.
Rasio cepat
Apa: Kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban jangka pendek dengan segera.
Mengapa: Metrik ini menunjukkan apakah perusahaan dapat menghadapi badai dalam jangka pendek; selain itu, metrik ini juga mengindikasikan ketahanan dan stabilitas keuangan.
Bagaimana: Kewajiban jangka pendek/aset likuid
Arus kas operasi
Apa: Arus kas operasi adalah pemeriksaan apakah lebih banyak uang yang masuk daripada yang keluar.
Mengapa: Meskipun arus kas berbeda dengan tingkat pembakaran, keduanya menangani masalah arus masuk / keluar. Arus kas negatif menunjukkan kesulitan dalam membayar kewajiban segera seperti gaji atau biaya perangkat lunak.
Bagaimana: Uang masuk - uang keluar untuk periode tertentu
Variasi anggaran
Apa: Varians anggaran mengacu pada perbedaan antara uang yang Anda rencanakan untuk dibelanjakan dan apa yang sebenarnya Anda belanjakan.
Mengapa: Anggaran adalah visi keuangan untuk masa depan perusahaan. Anggaran dirancang untuk mendukung tujuan bisnis. Jika terjadi pembengkakan anggaran secara teratur, itu berarti perencanaannya cacat, yang akan berdampak pada peningkatan modal, penjualan, pemasaran, dll.
Bagaimana: (Jumlah anggaran yang membengkak/total anggaran) x 100
💡 Kiat Pro: Jika Anda seorang pemimpin teknik dan tidak melihat departemen Anda di atas, jangan khawatir. Berikut ini beberapa di antaranya kPI dan metrik manajemen produk yang dapat Anda gunakan.
Dari contoh-contoh di atas, Anda mungkin berpikir bahwa menghitung metrik-metrik ini adalah tugas yang mudah. Ambil contoh yang terakhir, varians anggaran, misalnya. Anda hanya perlu mengetahui berapa banyak mata anggaran yang melebihi anggaran. Sederhana? Tidak.
Rata-rata organisasi memiliki ratusan mata anggaran, masing-masing dengan anggaran spesifik berdasarkan strategi mereka. Misalnya, pemasaran saja mungkin menganggarkan anggaran:
- Gaji
- Biaya konsultan
- Biaya perangkat lunak
- Acara online, seperti webinar
- Acara di lapangan (termasuk perjalanan, tempat, akomodasi, dll.)
- Iklan (dibagi berdasarkan saluran)
- Kolaborasi dengan pemberi pengaruh
- Kolaborasi analis
Menetapkan tujuan dan melacak hal ini bisa menjadi sangat berat, kecuali jika Anda memiliki alat manajemen proyek seperti ClickUp yang dirancang khusus untuk melakukan hal ini. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat melacak dan mengelola metrik operasional Anda untuk memantau kinerja dan meningkatkan hasil.
Cara Melacak dan Mengelola Metrik Operasional
Menciptakan cara yang komprehensif untuk menetapkan, melacak, dan mengelola metrik operasional membutuhkan pendekatan strategis. Berikut ini adalah kerangka kerja yang mencakup berbagai aspeknya dan menawarkan alat bantu seperti Perangkat lunak KPI , dasbor, dan templat.
1. Tentukan tujuan Anda
Jelaskan apa yang ingin dicapai oleh departemen Anda tahun ini. Turunkan ini dari tujuan organisasi agar tetap selaras.
Sebagai contoh, katakanlah tujuan tim penjualan adalah meningkatkan pendapatan sebesar 50% selama tahun depan. Anda akan memilih metrik operasional untuk mencapai tujuan ini. Jadi berhati-hatilah.
tetapkan tujuan sebagai sebuah tim dengan Papan Tulis ClickUp
Tujuan terbaik yang ditetapkan adalah tujuan yang secara aktif dipegang oleh tim. Untuk memastikan hal ini, tentukan tujuan Anda secara kolaboratif. Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk meninjau kinerja tahun lalu, mendiskusikan visi masa depan, dan menetapkan tujuan tahun ini.
Jika Anda baru dalam hal ini, cobalah beberapa fitur ClickUp templat penetapan tujuan untuk melakukannya dengan benar.
2. Pilih metrik yang relevan
Langkah selanjutnya adalah memilih metrik yang sesuai dengan tujuan yang baru saja Anda tentukan. Jika peningkatan pendapatan adalah tujuan Anda, metrik operasional dan kPI penjualan akan mencakup:
- Peningkatan pendapatan per pelanggan
- Tingkat konversi
- Nilai saluran pipa
- Rasio prospek terhadap peluang
- Panjang siklus penjualan
Sebagai contoh, rasio konversi adalah metrik yang bagus karena menunjukkan kepada Anda bahwa Anda perlu meningkatkan rasio konversi atau meningkatkan nilai pipeline untuk mencapai target penjualan.
Templat Metrik Proyek ClickUp
Untuk bantuan dalam menetapkan metrik yang tepat bagi operasi bisnis Anda, cobalah Templat Metrik Proyek ClickUp . Templat yang sepenuhnya dapat disesuaikan dan ramah pemula ini memungkinkan Anda untuk melacak kinerja proyek secara real time dan tetap berorientasi pada tujuan tim.
3. Tetapkan target waktu untuk setiap metrik
Menetapkan target dan tolok ukur berjangka waktu membantu kita memahami apa yang berhasil dan apa yang tidak. Ini adalah dasar untuk melakukan perbaikan pada proses operasional. Ketika Anda menetapkan target, buatlah target yang SMART, yaitu spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu.
Pada contoh sebelumnya, Anda mungkin menetapkan tingkat konversi dari peluang menjadi kesepakatan sebesar 20% untuk tahun ini.
Tetapkan sasaran dan pantau kemajuan dengan ClickUp Sasaran ClickUp adalah salah satu yang terbaik aplikasi pelacakan tujuan untuk memantau setiap metrik secara real time di beberapa pengguna. Dengan ClickUp, Anda bisa menetapkan target moneter untuk melacak berapa banyak pendapatan yang Anda hasilkan.
Anda bisa mengatur target tugas untuk memantau pekerjaan yang telah diselesaikan. Sebagai contoh, anda bisa mengatur setiap peluang sebagai Tugas. Ketika setiap Tugas selesai (atau Status berubah), ClickUp akan secara otomatis mengevaluasi kinerja pada metrik Anda!
Apa lagi? Anda juga bisa mengatur tujuan terkait ke dalam folder dan melacak kinerja di beberapa target dalam satu tampilan.
Templat KPI ClickUp
Untuk inspirasi dalam menetapkan target yang tepat, cobalah Templat KPI Clickup . Gunakan untuk memvisualisasikan KPI, menyelaraskan anggota tim menuju sasaran, dan memvisualisasikan hasil.
4. Menyiapkan sistem untuk mengumpulkan data untuk setiap metrik
Salah satu alasan terbesar mengapa metrik menjadi tidak berguna adalah ketika data yang akurat dan tepat waktu tidak dikumpulkan untuk setiap metrik. Misalnya, bagaimana Anda tahu berapa tingkat konversi Anda jika Anda tidak melacak setiap prospek, peluang, dan kesepakatan pada satu platform?
Siapkan platform komprehensif yang menangkap semua data terkait. Berikan semua pengguna yang relevan akses ke platform ini untuk memperbarui informasi secara teratur.
targetkan tugas dalam sekali jalan!
ClickUp memungkinkan Anda untuk mengubah tujuan dan target menjadi Tugas. Anda bisa menugaskan pengguna, menetapkan tenggat waktu, menautkan ketergantungan, membuat status/kolom khusus, berkolaborasi dalam komentar, dan membuat target di satu tempat.
5. Tinjau kinerja
Setelah Anda mengumpulkan semua data, gunakan fitur alat pelaporan untuk membandingkan kinerja operasional Anda dengan tolok ukur yang telah ditetapkan, standar industri, atau kinerja historis.
Jika tingkat konversi Anda belum mencapai 25%, lakukan retrospeksi dengan tim untuk memahami alasannya. Selidiki akar penyebab masalah atau kinerja yang kurang baik. Menerapkan strategi untuk meningkatkan tingkat konversi dengan cepat.
Lacak kemajuan pekerjaan dan dapatkan wawasan penting dengan ClickUp Dasbor ClickUp membantu manajer operasi memantau kinerja tim secara real time di seluruh proyek. Gunakan ClickUp untuk:
- Melacak metrik granular
- Memvisualisasikan kemajuan
- Membuat tampilan satu panel metrik yang penting
- Memahami operasi sehari-hari
- Membuat penyesuaian dan mendapatkan peningkatan
Tingkatkan Operasi Anda dengan ClickUp
Pada intinya, metrik operasional adalah cara untuk memperhatikan. Ini adalah cara bisnis untuk melihat detail pekerjaan sehari-hari.
Jika biaya per prospek tiba-tiba melonjak, metrik ini akan memperingatkan analis pemasaran. Jika tim menghadapi pembengkakan anggaran secara konstan, kepala keuangan harus waspada. Jika tim penjualan melakukan konversi pada tingkat yang tinggi, kepala bagian pertumbuhan memiliki alasan untuk merayakannya. Metrik operasional yang penting membuat bisnis tetap terhubung dengan realitas lapangan.
Tanpa alat yang tepat untuk mengatur, melacak, dan mengelola metrik ini, bisnis dapat tersandung dan jatuh atau terbang terlalu dekat dengan matahari.
Hindari salah satu dari skenario ini dengan sistem pelacakan metrik yang dirancang khusus oleh ClickUp. Dengan ClickUp, Anda dapat menetapkan target, memecahnya menjadi tugas-tugas, mengumpulkan data, membangun Pelaporan KPI dan mendapatkan wawasan untuk meningkatkan efisiensi operasional secara eksponensial. Coba ClickUp secara gratis hari ini .