Bagan organisasi sangat bagus untuk memvisualisasikan peran, struktur pelaporan, dan menyelaraskan tim Anda dengan strategi bisnis.
Namun, bagan ini paling berdampak ketika semua orang dapat mengaksesnya. Meskipun Google Docs sangat baik untuk berbagi informasi, membuat bagan organisasi bisa jadi rumit dan sering kali melibatkan penggunaan Google Spreadsheet.
Untungnya, membuat dan menyesuaikan bagan organisasi di Google Docs dapat dilakukan dengan panduan yang tepat. Blog ini akan memandu Anda melalui prosesnya, menawarkan templat gratis untuk memulai, dan memperkenalkan alat bantu yang lebih baik untuk merampingkan alur kerja Anda. Mari kita mulai!
**Apa Itu Bagan Organisasi?
Bagan organisasi, atau bagan organisasi, adalah alat bantu visual yang memetakan struktur internal perusahaan, merinci peran, tanggung jawab, dan hubungan di antara individu, departemen, dan tim.
Bagan organisasi dengan jelas menggambarkan garis pelaporan dan hierarki, membantu menunjukkan bagaimana peran dan departemen yang berbeda saling berhubungan dan berfungsi bersama.
Hal ini sangat berguna dalam struktur organisasi matriks di mana karyawan dapat melapor kepada beberapa manajer atau bekerja di berbagai departemen. Bagan organisasi membantu memperjelas hubungan yang rumit ini, memastikan komunikasi dan alur kerja yang lebih lancar.
Biasanya, bagan organisasi mencakup:
- Bentuk: Kotak-kotak atau bentuk lain mewakili karyawan dan posisi
- Garis: Menghubungkan tingkat dan menggambarkan hubungan pelaporan
- Foto: Informasi kontak, alamat email, ikon, dan elemen visual lainnya
- Warna: Warna yang berbeda dapat menunjukkan berbagai tingkat wewenang dan tanggung jawab
- Garis putus-putus: Menunjukkan posisi atau departemen yang direncanakan namun belum terisi
Berikut ini adalah manfaat bagan organisasi bagi organisasi Anda:
- **Memperjelas peran dan tanggung jawab: Memberikan pemahaman yang jelas tentang siapa yang bertanggung jawab atas apa
- Meningkatkan komunikasi: Memvisualisasikan jalur pelaporan untuk meminimalkan miskomunikasi
- Meningkatkan alur kerja: Mengidentifikasi keragamanperan proyek dan merampingkan proses
- Mendukung pertumbuhan: Merencanakan ekspansi di masa depan dengan menampilkan struktur saat ini
- Meningkatkan efisiensi: Mencegah tumpang tindih peran dan tanggung jawab pekerjaan
- Memfasilitasi orientasi: Membantu karyawan baru dengan cepat memahami perusahaan danstruktur tim *Membantu pengambilan keputusan: Membekali para manajer dengan pandangan yang jelas tentang peran untuk pengambilan keputusan yang lebih baik
Membuat Bagan Organisasi di Google Docs: Proses Langkah-demi-Langkah
Membuat bagan organisasi di Google Dokumen menyederhanakan visualisasi struktur perusahaan Anda.
Ikuti panduan langkah demi langkah ini untuk membuat bagan organisasi di Google Dokumen:
Langkah 1: Buka Google Dokumen
Mulailah dengan membuka Google Docs dan membuat dokumen kosong baru. Klik 'Untitled document' di sudut kiri atas untuk menamai file Anda agar mudah dirujuk di kemudian hari.
Langkah 2: Mengakses alat Google Drawing
Untuk membuat bagan organisasi secara langsung di Google Dokumen, Anda perlu menggunakan Google Drawing. Buka menu 'Sisipkan', arahkan kursor ke 'Gambar', dan klik '+ Baru' Tindakan ini akan membuka antarmuka Google Drawing (papan gambar kosong), tempat Anda dapat membuat bagan organisasi.
Langkah 3: Siapkan bagan organisasi Anda
Di Google Drawings, klik ikon 'Bentuk' dan pilih persegi panjang (atau bentuk lain seperti persegi, lingkaran, atau segitiga) untuk mewakili peran yang berbeda. Mulailah menambahkan bentuk untuk mewakili nama karyawan dan jabatan yang berbeda. Aturlah untuk mencerminkan struktur dan tingkat hierarki organisasi Anda.
Langkah 4: Sesuaikan bagan organisasi Anda
Sempurnakan bagan organisasi Anda dengan opsi kustomisasi di Google Gambar:
- Gambar garis: Gunakan alat bantu 'Garis' untuk menunjukkan hubungan pelaporan
- Tambahkan teks: Klik dua kali pada bentuk untuk memasukkan nama karyawan dan jabatan
- Mengubah warna: Mengubah warna bentuk dan teks untuk meningkatkan keterbacaan dan menyoroti berbagai tingkat otoritas
Selanjutnya, ubah warna kotak atau teks. Ini akan membantu merepresentasikan hierarki perusahaan Anda secara visual dan membuat bagan organisasi lebih mudah dibaca dan dipahami.
Langkah 5: Simpan dan masukkan bagan organisasi
Setelah membuat bagan di Google Drawing, klik 'Simpan dan Tutup' Bagan organisasi akan disisipkan ke dalam dokumen Google Dokumen Anda.
Jangan ragu untuk memindahkan dan mengubah ukurannya agar sesuai dengan tata letak dokumen Anda. Bagan ini akan memberikan gambaran umum yang menarik secara visual dari struktur organisasi Anda.
Baca lebih lanjut: Cara Membuat Bagan Organisasi di Word
Langkah 6: Gunakan Google Spreadsheet untuk bagan yang lebih besar
Untuk bagan organisasi yang lebih kompleks, pertimbangkan untuk menggunakan Google Spreadsheet :
- Buka spreadsheet kosong di Google Spreadsheet
- Masukkan nama karyawan di satu kolom dan manajer terkait di kolom lainnya
- Sorot data, klik 'Sisipkan,' dan pilih 'Bagan'
- Pada opsi bagan, pilih 'Bagan Organisasi' dari menu tarik-turun
- Sesuaikan tampilan bagan dengan menggunakan opsi 'Sesuaikan' di panel sebelah kanan
Langkah 7: Mengimpor data ke Google Spreadsheet
Jika Anda memiliki data yang sudah ada, Anda dapat mengimpor data ke dalam bagan organisasi Google Spreadsheet untuk mempercepat prosesnya. Gunakan menu 'File' untuk mengimpor file CSV atau format lain yang didukung. Hal ini sangat berguna bagi perusahaan yang sering melakukan perubahan struktur organisasi (seperti membuat posisi baru dan merekrut karyawan baru), sehingga memudahkan pembaruan.
Langkah 8: Menautkan Google Spreadsheet dengan Google Dokumen
Anda juga dapat menautkan bagan organisasi Google Spreadsheet dengan dokumen Google Docs untuk pembaruan dinamis.
- Klik pada bagan organisasi untuk memilihnya
- Klik pada menu 'Edit' dan pilih 'Salin'
- Sekarang, tempelkan bagan organisasi ke dalam Google Dokumen
- Pilih 'Tautkan ke Spreadsheet' untuk mengaktifkan bagan di Google Docs agar diperbarui secara otomatis setiap kali ada perubahan di bagan organisasi Google Spreadsheet
Baca lebih lanjut: Cara membuat bagan Org di Excel
Templat Bagan Organisasi Google Docs untuk Dijelajahi
Untuk solusi yang lebih cepat, Anda bisa menggunakan templat yang sudah jadi alih-alih membuat bagan organisasi dari awal di Google Dokumen.
Berikut ini beberapa Google Dokumen yang siap digunakan templat bagan organisasi untuk membantu Anda memulai:
1. Templat Bagan Organisasi
via TEMPLATE.NET Templat Bagan Organisasi oleh TEMPLATE.NET menawarkan cara yang bersih dan menarik secara visual untuk memetakan struktur perusahaan Anda. Penggunaan warna-warna netral meningkatkan kejelasan dan daya tarik estetika. Bagan dimulai dengan posisi tingkat atas yang disorot dengan warna hijau, yang menonjol secara visual. Di bawahnya, bagan ini bercabang ke dalam kotak abu-abu gelap, yang secara efektif mewakili berbagai departemen di dalam organisasi.
Lebih jauh ke bawah, bagan ini menampilkan kotak oranye dan merah untuk menunjukkan peran atau tim yang lebih spesifik, seperti manajemen tingkat menengah dan pemimpin tim. Di bagian bawah, kotak berwarna peach menggambarkan anggota tim individu atau posisi tingkat yang lebih rendah.
Templat ini dirancang untuk membantu Anda memahami hierarki organisasi dengan cepat, mengidentifikasi rantai komando dengan jelas, dan memvisualisasikan bagaimana peran dan tim yang berbeda saling berhubungan.
2. Templat Bagan Organisasi Agensi Sederhana
via TEMPLATE.NET Templat Bagan Organisasi Agensi oleh TEMPLATE.NET menampilkan desain yang bersih dan minimalis dengan gradien yang halus dan bertahap di kotak hijau. Efek gradien ini membantu membedakan tingkat hierarki dalam bagan organisasi.
Di bagian atas, Anda bisa menemukan peran Presiden Agensi yang ditampilkan dengan jelas. Bagan organisasi kemudian bercabang menjadi empat departemen utama: Manajemen Proyek, Layanan Klien, Direktur Kreatif Eksekutif, dan Kepala Produksi.
Di bawah departemen-departemen ini, templat ini dibagi lagi menjadi peran individu, seperti Manajer Proyek, Eksekutif Akun, Direktur Seni, dan banyak lagi. Tata letak bagan organisasi yang terorganisir ini membantu merepresentasikan posisi tingkat menengah dan tingkat bawah.
3. Templat Bagan Organisasi Operasi SDM
via TEMPLATE.NET Jika Anda mencari cara yang jelas dan terorganisir untuk menggambarkan peran dalam operasi SDM, Templat Bagan Organisasi Operasi SDM oleh TEMPLATE.NET adalah pilihan yang sangat baik. Templat ini menampilkan desain modern dengan persegi panjang bulat berwarna hijau dan biru, memberikan tampilan yang ramping dan profesional.
Di bagian atas templat bagan organisasi, CEO disorot dalam kotak hijau, yang menunjukkan tingkat hierarki tertinggi. Kemudian menampilkan tiga kategori utama: Manajer Produk, Manajer SDM, dan Manajer Produk lainnya, masing-masing ditempatkan dalam kotak hijau.
Di bawah peran-peran ini, jabatan yang lebih spesifik, seperti insinyur produk, asisten SDM, dan analis bisnis, ditampilkan dalam kotak biru. Perbedaan warna ini membantu memperjelas divisi dan fungsi yang berbeda di dalam organisasi.
4. Templat Bagan Organisasi Dua Sisi
via Spreadsheetpoint Mencari bagan organisasi hirarkis yang merepresentasikan rantai komando dan hubungan antar posisi? Cobalah Templat Bagan Organisasi Dua Sisi oleh Spreadsheetpoint.
Templat ini menampilkan skema warna yang bersih dengan warna biru yang menyoroti posisi-posisi kunci dan kotak abu-abu yang lebih terang untuk peran-peran bawahan. Di bagian atas, Anda akan menemukan nama perusahaan, alamat, email, dan nomor telepon. Di bawah, bagan menampilkan posisi pusat dari mana berbagai tingkat manajemen tim bercabang.
Kotak biru di tengah menandakan otoritas tertinggi, dengan rantai komando yang memanjang secara horizontal ke peran-peran penting lainnya. Posisi bawahan dicantumkan secara vertikal di bawah setiap peran utama, memberikan pandangan langsung mengenai aliran otoritas dan struktur organisasi.
Templat ini sangat ideal untuk memvisualisasikan hierarki organisasi yang kompleks. Templat ini juga cocok untuk manajer dan profesional SDM yang ingin mengkomunikasikan jalur pelaporan dan hubungan peran di dalam perusahaan.
Keterbatasan Penggunaan Google Dokumen untuk Membuat Bagan Organisasi
Meskipun membuat bagan organisasi di Google Docs pada awalnya tampak seperti opsi yang bagus, namun ada beberapa kekurangan di beberapa area yang penting untuk bisnis dari semua ukuran.
Berikut ini beberapa keterbatasan penggunaan Google Docs untuk bagan organisasi:
1. Fleksibilitas desain yang terbatas
Google Docs hanya menawarkan alat bantu gambar dasar, yang mungkin tidak cukup untuk membuat bagan organisasi yang detail dan menarik secara visual.
Menyesuaikan bentuk, garis, atau warna agar sesuai dengan gaya merek Anda bisa menjadi tantangan, dan tidak adanya fitur seret dan lepas berarti diperlukan penyesuaian manual. Kurangnya fleksibilitas desain ini membuatnya sulit untuk merepresentasikan struktur organisasi yang kompleks secara efektif, sehingga mendorong Anda untuk Alternatif Google Docs dengan opsi pemformatan yang lebih kuat.
2. Skalabilitas dan tantangan pengeditan manual
Jika Anda ingin membuat bagan organisasi kecil, Google Workspace memiliki solusinya. Namun, mengelola bagan organisasi yang lebih besar di Google Docs menjadi tidak praktis dan kurang ideal saat organisasi Anda berkembang.
Tidak adanya fitur zoom mempersulit pengerjaan bagan yang mendetail, sehingga sulit untuk mempertahankan kejelasan dan keterbacaan. Tidak seperti aplikasi khusus perangkat lunak bagan organisasi dengan fitur tata letak otomatis dan opsi templat, Google Docs memerlukan penyesuaian manual.
3. Kesulitan dalam berkolaborasi
Google Docs dikenal dengan fitur kolaborasinya, namun bekerja dengan tim di bagan organisasi bisa menjadi tantangan tersendiri. Beberapa pengguna yang mengedit bagan yang sama bisa menimbulkan konflik dan kebingungan yang tidak perlu.
Selain itu, pengeditan yang tumpang tindih dalam bagan organisasi dapat mengacaukan strukturnya, dan mengembalikan versi sebelumnya bisa jadi rumit. Hal ini dapat menghambat kolaborasi dan menyulitkan untuk memastikan konsistensi dan akurasi dalam bagan akhir.
4. Kurangnya fitur manajemen proyek
Google Docs tidak menyertakan alat manajemen proyek yang diperlukan untuk memelihara dan memperbarui bagan organisasi secara efisien seiring dengan perubahan situasi. Tidak memiliki manajemen tugas, penetapan tujuan, papan tulis khusus, pemetaan pikiran dan fitur-fitur manajemen alur kerja.
Ketiadaan ini berarti Anda harus mengelola aspek-aspek ini secara terpisah, yang dapat menyebabkan upaya yang terpecah-pecah dan detail yang terlewatkan, terutama untuk organisasi dengan perubahan yang sedang berlangsung atau banyak proyek.
Baca lebih lanjut: 16 program perangkat lunak papan tulis digital terbaik
Buat Bagan Organisasi yang Lebih Baik dengan ClickUp
Mengelola struktur organisasi secara efisien membutuhkan lebih dari sekadar alat bantu dasar. Metode tradisional sering kali gagal membuat bagan organisasi yang dinamis, terukur, dan mudah beradaptasi.
Untuk solusi modern yang menggabungkan fitur bagan organisasi yang kuat dengan manajemen proyek tingkat lanjut, ClickUp menonjol. Platformnya yang lengkap sangat cocok untuk para pemimpin bisnis, manajer tim, dan profesional SDM yang membutuhkan alat yang komprehensif untuk mengelola struktur organisasi.
Berikut ini bagaimana ClickUp dapat meningkatkan pembuatan bagan organisasi Anda:
Papan Tulis ClickUp
curah gagasan bersama dengan tim menggunakan Papan Tulis ClickUp Papan Tulis ClickUp dirancang untuk membantu tim Anda membuat diagram, peta pikiran, diagram alir, dan representasi visual lainnya. Ini sangat bagus untuk bertukar pikiran, perencanaan, kolaborasi waktu nyata, dan diskusi tim, dan Anda bisa mengaksesnya dalam platform ClickUp.
Dengan Papan Tulis ClickUp, Anda dapat dengan mudah membuat bagan organisasi. Hal ini memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan dan mengelola struktur tim Anda, memastikan semua orang mengetahui peran dan tanggung jawab mereka.
Berikut adalah cara untuk memulai:
Langkah 1: Buat papan tulis baru
- Masuk ke ruang kerja ClickUp Anda
- Klik pada tombol + Baru untuk membuat item baru
- Pilih 'Papan Tulis' dari daftar pilihan yang terlihat di bagian atas kotak dialog
- Masukkan nama papan tulis dan klik tombol 'Buat Papan Tulis'
- Selanjutnya, klik tombol 'Mulai dari Awal'
Langkah 2: Menambahkan bentuk
- Klik ikon Bentuk di bilah alat yang terlihat di sisi kiri papan tulis
- Pilih bentuk yang Anda inginkan untuk bagan organisasi Anda, seperti persegi panjang, oval, atau garis
- Seret dan letakkan bentuk-bentuk tersebut ke papan tulis
Langkah 3: Hubungkan bentuk-bentuk tersebut
- Gunakan alat bantu Garis untuk menghubungkan bentuk-bentuk, yang mewakili hierarki dalam organisasi Anda
Langkah 4: Menambahkan teks
- Klik ikon Teks dan klik dua kali pada kotak untuk mengetikkan teks yang diinginkan
Langkah 5: Menyesuaikan tampilan bagan
- Klik pada kotak, teks, garis, atau simpul untuk mengubah warna, ukuran, dan gaya agar sesuai dengan merek organisasi Anda
Langkah 7: Bagikan dan berkolaborasi
- Klik tombol 'Bagikan' yang terlihat di sisi kanan atas Papan Tulis dan bagikan dengan anggota tim Anda untuk berkolaborasi di bagan organisasi
Klik Peta Pikiran
buat bagan organisasi dengan mudah menggunakan ClickUp Mind Maps_
Pilihan lainnya adalah dengan memanfaatkan ClickUp Peta Pikiran untuk membuat bagan organisasi yang dengan jelas menguraikan struktur tim Anda. Alat ini membantu memvisualisasikan dan mengatur ide yang kompleks dengan memecahnya menjadi potongan-potongan informasi yang lebih kecil dan lebih mudah dicerna.
Berikut adalah beberapa fitur dari ClickUp Mind Maps:
- Organisasi visual: Menghubungkan tugas, ide, atau anggota tim dengan mudah dengan tautan visual yang jelas
- Kustomisasi: Tambahkan warna, bentuk, dan tata letak yang berbeda untuk membuat peta Anda terlihat lebih intuitif dan efisien
- Tata letak ulang: Atur peta yang berantakan dengan mudah dan atur ulang secara otomatis dengan satu klik
- Integrasi tugas : Ubah ide menjadi tugas langsung dari peta dan lacak dengan mudah
Misalnya, menggunakan ClickUp Mind Maps untuk memetakan peran dan tanggung jawab saat merencanakan proyek. Tambahkan Tugas langsung dari Peta Pikiran, memastikan semua orang mengetahui tugas dan tenggat waktu mereka. Pendekatan ini membuat proyek Anda tetap terorganisir dan tim Anda berada di halaman yang sama.
Template
Templat Bagan Organisasi ClickUp
Templat Bagan Organisasi ClickUp menyederhanakan pembuatan representasi visual struktur tim Anda. Ini dioptimalkan dengan Status Kustom, Bidang Kustom, dan Tampilan fleksibel seperti Daftar, Gantt, dan Kalender, di samping alat manajemen proyek ClickUp.
Templat ini mencakup tata letak yang telah dirancang sebelumnya yang menampilkan placeholder untuk departemen, karyawan, dan jalur pelaporan. Anda bisa dengan mudah menyesuaikan bagan dengan kebutuhan Anda dengan menambahkan, menghapus, atau mengubah ukuran bentuk dan terus memperbaruinya seiring dengan perkembangan tim Anda.
Dengan cara ini, ini membantu Anda:
- Memvisualisasikan struktur tim dan garis pelaporan
- Menyesuaikan Bidang, Status, dan Tampilan untuk memenuhi kebutuhan unik Anda
- Menyesuaikan bagan saat organisasi Anda tumbuh atau berubah
- Mengintegrasikan fungsi manajemen proyek untuk alur kerja yang efisien
Optimalkan Proses Pembuatan Bagan Organisasi Anda dengan ClickUp
Bagan organisasi adalah alat yang efektif untuk memahami peran dan tanggung jawab tim. Bagan ini mendorong transparansi dan membantu semua orang untuk tetap selaras dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Dengan menguraikan peran dan tanggung jawab dengan jelas, ini juga membuat manajemen tim menjadi lebih mudah.
ClickUp membuat pembuatan dan pengelolaan bagan organisasi menjadi sederhana. Sebagai alat produktivitas lengkap, alat ini membantu Anda mendesain bagan dan menawarkan fitur-fitur seperti pelacakan tugas, penetapan tujuan, kolaborasi, dan integrasi dengan alat lain untuk menjaga tim Anda tetap terorganisir.
Siap menyederhanakan manajemen tim dan meningkatkan komunikasi? Daftar di ClickUp hari ini dan bawa bagan organisasi Anda ke tingkat berikutnya!