Bayangkan ini: Seorang karyawan membagikan postingan yang tampaknya tidak berbahaya tentang kesehariannya di tempat kerja pada akun media sosial pribadinya, namun secara tidak sengaja melanggar kerahasiaan perusahaan. Postingan tersebut menyebar dengan cepat, menjadi krisis PR yang seharusnya bisa dihindari dengan mudah. Skenario ini bukan hanya sebuah kisah peringatan-ini bisa menjadi kenyataan bagi Anda.
Untuk menghindari masalah media sosial seperti itu (besar atau kecil), Anda memerlukan kebijakan media sosial yang baik. Dalam artikel blog ini, kami akan menjelaskan cara membuat kebijakan media sosial, dengan memberikan langkah-langkah dan contoh yang jelas untuk membuat panduan yang selaras dengan nilai-nilai perusahaan Anda dan memastikan tim Anda memahami batas-batas keterlibatan online.
Apa itu Kebijakan Media Sosial?
Kebijakan media sosial adalah seperangkat pedoman yang menguraikan harapan perusahaan Anda terhadap perilaku karyawan di platform media sosial. Kebijakan ini memberikan kerangka kerja yang jelas tentang bagaimana karyawan harus merepresentasikan merek Anda secara online, memastikan konsistensi dan melindungi reputasi perusahaan Anda. Kebijakan media sosial yang dibuat dengan baik berfungsi seperti buku pegangan karyawan tetapi untuk media sosial.
Anda dapat menganggap kebijakan media sosial sebagai peta jalan yang menguraikannya:
- Aturan untuk menggunakan akun media sosial resmi perusahaan
- Panduan untuk akun media sosial pribadi karyawan untuk memposting atau berkomentar tentang perusahaan
- Hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk berbagi informasi atau konten terkait perusahaan di media sosial
- Praktik terbaik untuk berinteraksi dengan pelanggan dan publik secara online
- Tindakan disipliner yang akan diambil terhadap karyawan yang melanggar pedoman media sosial perusahaan
Kebijakan media sosial berfungsi sebagai jaring pengaman untuk reputasi online merek Anda. Inilah caranya:
- Menjaga suara merek Anda tetap konsisten di semua platform
- Mencegah kesalahan media sosial yang memalukan (dan berpotensi merugikan)
- Memberikan kepercayaan diri kepada tim Anda untuk berinteraksi secara online tanpa harus menebak-nebak sendiri
- Memberikan rencana tindakan untuk menangani umpan balik negatif atau krisis PR
- Memastikan Anda bermain sesuai aturan dalam hal regulasi industri
Bagian yang Perlu Dimasukkan dalam Kebijakan Media Sosial Anda
A kebijakan perusahaan untuk media sosial berisi berbagai elemen, termasuk standar objektif dan etika. Berikut ini adalah beberapa bagian penting yang harus Anda tambahkan ke dalam kebijakan media sosial Anda:
Tujuan dan ruang lingkup
Tujuan dan cakupan adalah 'mengapa' dan 'siapa' di balik kebijakan media sosial-mengapa Anda memiliki pedoman media sosial dan siapa yang perlu mengikutinya. Ketika semua orang memiliki pemahaman yang sama, maka akan lebih mudah untuk menjaga dan menegakkan reputasi merek Anda secara online.
Kepemilikan akun
Bagian ini menjelaskan siapa yang memiliki akun media sosial. Bagian ini mendefinisikan peran yang jelas untuk setiap orang yang terkait dengan penanganan kehadiran media sosial perusahaan. Bagian ini juga menyoroti siapa saja yang tidak berwenang untuk menggunakan akun media sosial perusahaan. Secara alami, hal ini membangun akuntabilitas.
Misalnya, manajer media sosial dapat memastikan bahwa semua konten di akun media sosial perusahaan sesuai dengan standar perusahaan dan sesuai dengan target audiens. Manajer dukungan pelanggan dapat bertanggung jawab atas semua keluhan dan pertanyaan pelanggan melalui media sosial dan tim TI dapat memantau akun media sosial untuk setiap aktivitas yang mencurigakan.
Representasi merek
Merek Anda memiliki kepribadiannya sendiri, yang terdiri dari tampilan, nuansa, dan suara yang berbeda, dan bagian dari kebijakan ini membantu Anda mewujudkannya setiap kali Anda memposting di media sosial. Ini mirip dengan panduan gaya untuk media sosial. Baik Anda memposting di akun resmi perusahaan atau hanya menyebutkan perusahaan di postingan pribadi, panduan ini memastikan semuanya tetap konsisten dan profesional.
Berikut adalah beberapa poin yang bisa Anda sertakan dalam bagian ini:
- Pastikan semua konten mencerminkan komitmen perusahaan terhadap keragaman, kesetaraan, dan inklusi
- Gunakan hanya logo, skema warna, font, dan aset visual lainnya yang telah disetujui saat membuat konten media sosial
- Fokus pada topik yang relevan dengan industri, produk, dan layanan perusahaan. Hindari terlibat dalam diskusi atau memposting konten yang tidak terkait dengan misi perusahaan
Kerahasiaan dan privasi
Kebijakan media sosial Anda harus menyoroti aspek-aspek yang harus dijaga kerahasiaannya oleh karyawan. Hal ini membantu melindungi informasi sensitif agar tidak disebarkan secara tidak sengaja secara online. Bagian ini sangat penting untuk melindungi data milik organisasi, serta privasi pelanggan dan karyawan, yang pada gilirannya akan membangun kepercayaan dengan para pemangku kepentingan.
Anda dapat menambahkan panduan berikut ini bagi karyawan untuk memastikan kerahasiaan dan privasi di media sosial:
- Jangan membagikan informasi rahasia atau hak milik apa pun di media sosial yang terkait dengan rahasia dagang, data keuangan, detail klien, strategi internal, dan rencana pengembangan produk perusahaan
- Hindari mendiskusikan atau membagikan informasi terkait negosiasi yang sedang berlangsung, masalah hukum, tantangan peraturan, atau topik sensitif lainnya yang dapat berdampak pada keamanan perusahaan
- Tidak mengungkapkan informasi terkait klien, termasuk nama atau umpan balik klien, tanpa otorisasi sebelumnya dari klien dan perusahaan
Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan
Menavigasi media sosial bisa jadi rumit jika menyangkut berbagai undang-undang hak cipta, tetapi bagian ini hadir untuk membantu. Anda harus memastikan bahwa semua orang bermain sesuai aturan-apakah itu tentang penggunaan gambar secara legal atau memastikan Anda mengikuti peraturan khusus industri. Dengan menyoroti apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan, Anda dapat menjaga segala sesuatunya tetap di atas dan menghindari masalah hukum di kemudian hari.
Baca Selengkapnya: Templat SOP gratis dan cara menulis SOP Anda sendiri
Bagaimana Cara Membuat Kebijakan Media Sosial yang Efektif?
Membuat kebijakan media sosial mungkin terlihat menantang, namun dengan alat bantu yang tepat, hal ini bisa menjadi lebih mudah. ClickUp sebuah platform manajemen dokumen dan proyek yang lengkap, menyederhanakan proses pembuatan dan pengelolaan kebijakan media sosial dengan memungkinkan kolaborasi tanpa batas dan penggunaan AI.
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat kebijakan media sosial yang efektif, dilengkapi dengan ClickUp:
1. Identifikasi tujuan kebijakan Anda
Tanpa tujuan yang jelas, kebijakan media sosial Anda mungkin tidak memiliki arah, sehingga kurang efektif. Mulailah dengan mengumpulkan para pemangku kepentingan utama-SDM, hukum, pemasaran, dan TI-untuk mendiskusikan mengapa kebijakan media sosial diperlukan dan apa yang harus dicapai.
Bagaimana cara melakukannya:
Dalam pertemuan ini, doronglah diskusi terbuka tentang apa yang harus dicapai oleh kebijakan tersebut. Berikut adalah beberapa poin yang dapat Anda pertimbangkan:
- Apakah Anda ingin melindungi informasi sensitif dan rahasiadata perusahaan dan menghindari risiko keamanan?
- Apakah konsistensi merek di seluruh platform media sosial merupakan prioritas?
- Apakah Anda ingin memastikan bahwa karyawan memahami cara berperilaku secara online dengan cara yang mencerminkan nilai-nilai perusahaan Anda?
Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan menentukan tujuan spesifik yang perlu ditangani oleh kebijakan Anda.
2. Tentukan penggunaan yang dapat diterima
Langkah ini melibatkan pembuatan aturan yang jelas tentang bagaimana karyawan harus menggunakan akun media sosial pribadi selama jam kerja dan ketika mewakili perusahaan secara online. Ini mencakup platform mana saja yang boleh digunakan dan konten apa saja yang sesuai.
Bagaimana hal ini dilakukan:
- Platform: Mengidentifikasi platform media sosial yang relevan seperti LinkedIn, Instagram, dll.
- Konten: Tentukan jenis postingan dan interaksi media sosial yang dapat diterima
- Personal vs. profesional: Tawarkan panduan untuk mengelola akun pribadi, terutama jika akun tersebut mereferensikan perusahaan
- Jam kerja: Tentukan penggunaan media sosial yang dapat diterima selama waktu kerja
Gunakan fitur Templat Buku Pegangan, Kebijakan, dan Prosedur Karyawan ClickUp untuk menetapkan pedoman penggunaan media sosial karyawan.
Template Buku Pegangan, Kebijakan, dan Prosedur Karyawan ClickUp
Templat ini memberikan Anda struktur yang terorganisir untuk menempatkan berbagai elemen kebijakan media sosial Anda, halaman demi halaman. Misalnya, Anda dapat membuat halaman terpisah sebagai berikut:
- Pendahuluan: Tentukan tujuan dan cakupan kebijakan. Jelaskan pentingnya penggunaan media sosial yang bertanggung jawab
- Pedoman umum: Melarang penyalahgunaan sumber daya perusahaan untuk aktivitas media sosial pribadi. Tetapkan harapan untuk perilaku karyawan yang sesuai di media sosial (misalnya, bahasa yang sopan, menghindari pelecehan atau diskriminasi). Menangani penggunaan logo, merek dagang, dan kekayaan intelektual perusahaan
- Perwakilan karyawan: Klarifikasi apakah karyawan dapat mewakili perusahaan di media sosial. Berikan panduan untuk menggunakan merek atau logo perusahaan dalam profil pribadi. Menetapkan prosedur untuk mendapatkan persetujuan untuk akun media sosial yang disponsori perusahaan
- Informasi rahasia: Larang berbagi informasi rahasia atau hak milik di media sosial. Jelaskan konsekuensi yang akan diterima jika melanggar kebijakan ini
- Pelecehan dan diskriminasi: Memperkuat komitmen perusahaan terhadap tempat kerja yang bebas dari pelecehan. Melarang konten yang bersifat diskriminatif atau menyinggung di media sosial. Jelaskan konsekuensi dari pelanggaran terhadap kebijakan ini
- Pemantauan dan penegakan: Jelaskan praktik pemantauan perusahaan (mis., pemantauan perangkat milik perusahaan). Jelaskan konsekuensi dari pelanggaran kebijakan media sosial. Jelaskan proses pengajuan banding
Untuk setiap halaman dalam templat, Anda dapat menetapkan pemilik dan kontributor yang berbeda.
3. Memasukkan pertimbangan hukum dan etika
Anda tidak ingin karyawan melanggar standar hukum atau etika apa pun saat berinteraksi melalui akun media sosial resmi perusahaan, karena hal ini dapat membuat perusahaan berada dalam masalah. Itulah mengapa mengintegrasikan standar hukum dan etika ke dalam kebijakan media sosial perusahaan itu penting.
Konsultasikan dengan ahli hukum untuk memastikan bahwa pedoman Anda selaras dengan hukum yang terkait dengan kebebasan berbicara, privasi, dan kekayaan intelektual. Sertakan panduan yang jelas tentang penanganan informasi rahasia dan uraikan konsekuensi dari pencemaran nama baik, pelecehan, atau diskriminasi secara online.
4. Menetapkan pedoman konten
Langkah selanjutnya adalah menetapkan standar yang jelas untuk konten yang dibagikan di lanskap media sosial oleh perusahaan Anda. Ini adalah tentang menentukan jenis postingan apa yang sesuai dan memastikannya selaras dengan identitas merek dalam hal nada, suara, dan gaya.
Bagaimana cara melakukannya:
- Contoh konten: Berikan contoh spesifik konten yang dapat diterima, seperti pembaruan produk atau kisah sukses pelanggan, dan jelaskan apa yang harus dihindari, seperti topik yang kontroversial atau tidak sesuai dengan merek
- Proses persetujuan: Menerapkan proses persetujuan konten untuk akun resmi perusahaan untuk memastikan konsistensi dan kualitas
- Konsistensi merek: Tentukan nada, suara, dan gaya yang sesuai dengan merek Anda, apakah itu profesional, ramah, atau berwibawa
Dengan Dokumen ClickUp anda bisa membuat, mengedit, dan berbagi dokumen secara kolaboratif. Ketika harus membuat pedoman konten untuk menyusun kebijakan media sosial, fitur-fitur ini menjadi pilihan yang sangat efektif:
- Kolaborasi waktu nyata: Beberapa anggota tim dapat mengerjakan dokumen secara bersamaan, sehingga lebih mudah untuk mengumpulkan masukan dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama
- Riwayat versi: Melacak perubahan yang dibuat pada dokumen dan kembali ke versi sebelumnya jika perlu
- Integrasi tugas: Menghubungkan tugas-tugas yang terkait dengan kebijakan (mis,buku pegangan karyawanpemantauan) secara langsung ke dokumen untuk pengaturan yang lebih baik
- Komentar dan diskusi: Tambahkan komentar dan diskusi pada bagian tertentu dalam dokumen, untuk memfasilitasi komunikasi dan umpan balik yang terbuka
- Pembagian dokumen: Membagikan kebijakan kepada pemangku kepentingan yang relevan, baik di dalam maupun di luar organisasi Anda
gunakan ClickUp Docs untuk membuat dokumen khusus untuk berkolaborasi saat membuat kebijakan media sosial Anda_
Anda juga dapat menggunakan AI untuk dokumentasi untuk mempercepat proses. ClickUp Brain, asisten AI ClickUp, menawarkan ruang kerja yang fleksibel dan kolaboratif untuk tim seperti Anda untuk menghasilkan, mengatur, dan mengembangkan ide.
Gunakan ClickUp Brain untuk bertukar pikiran tentang ide untuk kebijakan media sosial Anda dan berkolaborasi dalam menulisnya dari awal
Anda bisa memasukkan pertanyaan ke dalam asisten AI dan mendapatkan jawaban untuk apa pun yang Anda butuhkan. Namun, pastikan untuk menyempurnakan hasilnya sebelum memasukkannya ke dalam kebijakan Anda. Anda bahkan bisa menggunakan ClickUp Brain untuk menyusun kebijakan media sosial dari awal.
5. Tentukan peran dan tanggung jawab
Anda perlu menentukan siapa yang bertanggung jawab atas kebijakan media sosial perusahaan. Tetapkan peran yang jelas untuk anggota tim Anda-ketahui siapa yang memposting, siapa yang menjawab pertanyaan, dan siapa yang mengawasi semuanya. Hal ini akan menghindari kekacauan dan menjaga reputasi online Anda.
Mulailah dengan menunjuk individu atau tim tertentu yang bertanggung jawab untuk mengelola akun media sosial perusahaan dan membuat konten. Identifikasi siapa yang memiliki wewenang untuk memposting di saluran resmi untuk menjaga konsistensi dan kontrol atas pesan merek.
Anda juga dapat menetapkan peran untuk menangani pertanyaan pelanggan dan memastikan tanggapan yang cepat dan akurat. Terakhir, tentukan bagaimana karyawan harus melaporkan masalah atau konten yang tidak pantas yang mereka temui secara online, termasuk prosesnya dan siapa yang harus diberitahu.
6. Jelaskan proses untuk pemantauan dan kepatuhan
Langkah ini adalah tentang menyiapkan sistem untuk mengawasi aktivitas media sosial yang terkait dengan perusahaan Anda. Sangat penting untuk memantau bagaimana merek Anda direpresentasikan dan memastikan semua orang mengikuti pedoman yang telah ditetapkan.
Kembangkan proses untuk secara konsisten memeriksa saluran media sosial untuk postingan, mention, dan interaksi yang melibatkan perusahaan Anda. Hal ini dapat melibatkan anggota tim yang ditunjuk atau alat yang melacak aktivitas merek. Dengan proses yang jelas untuk mengatasi masalah anda dapat dengan cepat memperbaiki masalah apa pun, menjaga integritas kehadiran online Anda dan meminimalkan potensi risiko. Templat Proses dan Prosedur ClickUp dapat membantu Anda merinci perusahaan proses dan prosedur, termasuk menstandarisasi proses untuk anggota organisasi ketika menggunakan media sosial. Anda dapat mengatur penerima tugas, departemen,, dan tahapan dokumentasi untuk setiap elemen.
Templat Proses dan Prosedur ClickUp
Templat ini memungkinkan Anda untuk:
- Memusatkan semua proses untuk tugas yang berbeda
- Menetapkan ekspektasi dan tanggung jawab yang jelas untuk setiap tugas
- Mengatur prosedur secara visual dengan kartu Kanban
💡Tip Pro: Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Pemasaran ClickUp untuk memantau semua kampanye pemasaran media sosial dan memastikan karyawan mematuhi pedoman.
7. Mengkomunikasikan kebijakan secara efektif
Memiliki kebijakan saja tidak cukup - kebijakan harus dikomunikasikan dengan jelas dan teratur untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Buatlah kebijakan media sosial mudah diakses, baik melalui intranet perusahaan, buku pegangan karyawan atau platform online bersama.
Gunakan saluran komunikasi internal seperti buletin, rapat tim, atau pembaruan email untuk memberi tahu karyawan Anda tentang kebijakan tersebut, terutama setelah ada pembaruan atau peristiwa penting. Pertimbangkan untuk mengadakan sesi pelatihan untuk meninjau kebijakan dan menjawab setiap pertanyaan, untuk memastikan pemahaman penuh dan kepatuhan terhadap standar hukum dan etika .
💡Tip Pro: Gunakan Platform Manajemen SDM ClickUp untuk membuat buku panduan karyawan dan mengatur proses komunikasi karyawan yang efektif untuk membagikan kebijakan dan prosedur perusahaan.
Contoh Kebijakan Media Sosial yang Dapat Dipelajari
Berikut ini adalah beberapa contoh kebijakan media sosial dari perusahaan-perusahaan populer yang bisa Anda pelajari dan gunakan sebagai inspirasi untuk kebijakan Anda:
Coca-Cola
melalui Coca Cola Kebijakan Coca-Cola menekankan transparansi, akurasi, dan rasa hormat. Karyawan didorong untuk mengungkapkan hubungan mereka dengan perusahaan ketika terlibat dalam percakapan online yang berkaitan dengan merek.
Elemen-elemen kunci:
- Bersikaplah transparan tentang hubungan Anda dengan Coca-Cola
- Ikuti kebijakan perusahaankode etik bisnis* Pastikan postingan Anda akurat dan jujur
- Hormati kerahasiaan dan informasi hak milik
- Gunakan akal sehat dan bersikap hormat dalam semua komunikasi
Intel
melalui Intel Pedoman Intel dirancang untuk memberdayakan karyawan agar terlibat dalam media sosial sekaligus melindungi kepentingan perusahaan dan mendorong penggunaan platform ini sebagai kekuatan untuk kebaikan dan kepositifan.
Elemen-elemen kunci:
- Mengungkapkan afiliasi Anda dengan Intel
- Memastikan postingan Anda sopan dan jujur
- Menjaga kerahasiaan informasi milik Intel
- Hindari konflik kepentingan
- Ketahuilah bahwa unggahan Anda dapat berdampak jangka panjang pada reputasi perusahaan
Best Buy
melalui Best Buy Kebijakan Best Buy sangat jelas dan menetapkan harapan yang jelas bagi karyawan yang terlibat di platform sosial.
Pedoman utama:
- Lindungi merek: Jangan membagikan informasi rahasia, seperti nomor keuangan, komunikasi internal seputar promosi, data pelanggan, atau apa pun yang dapat merusak citra perusahaan
- Hormati hak cipta dan merek dagang: Jangan memposting apa pun yang merupakan milik orang lain, termasuk musik, publikasi, logo, dan merek dagang, dll.
- Hargai audiens: Jangan menggunakan bahasa yang menyinggung atau membagikan konten yang tidak pantas
- Bersikaplah transparan: Ungkapkan peran Anda di Best Buy jika mendiskusikan perusahaan
- Bertanggung jawab: Ingatlah bahwa postingan Anda mencerminkan Best Buy dan dapat memengaruhi mereknya
Dell
melalui Dell Kebijakan Dell dirancang untuk memastikan bahwa aktivitas media sosial karyawan selaras dengan nilai dan tujuan perusahaan.
Prinsip-prinsip utama:
- Bersikap baik, bersenang-senang, dan terhubung: Menghormati keberagaman, dan tidak mendukung atau terlibat dalam ujaran kebencian. Jangan terlibat dalam perundungan, pelecehan, atau ancaman kekerasan di media sosial
- Lindungi informasi: Lindungi informasi rahasia dan hak milik Dell
- Bersikaplah transparan dan ungkapkan: Ungkapkan hubungan Anda dengan Dell saat mendiskusikan topik terkait perusahaan
- Patuhi hukum, ikuti kode etik: Jangan melanggar merek dagang, hak cipta, atau hak publisitas. Pastikan Anda mengaitkan kutipan Anda dan mendapatkan persetujuan dari mereka yang muncul di media yang Anda bagikan
- Bertanggung jawab: Gunakan penilaian yang baik dan hindari konten yang tidak pantas
Adobe
melalui Adobe Kebijakan Adobe mendorong karyawan untuk berbagi antusiasme terhadap perusahaan sembari memperhatikan potensi risiko.
Elemen-elemen kunci:
- Mengungkapkan afiliasi Anda dengan Adobe
- Gunakan akal sehat dan bersikaplah hormat
- Lindungi informasi rahasia dan hak milik
- Jelaskan bahwa pendapat Anda adalah pendapat Anda sendiri
- Terlibat dalam percakapan yang memberi nilai tambah bagi komunitas Adobe
L'Oréal
melalui L'Oréal Kebijakan komunikasi periklanan dan pemasaran L'Oréal berfokus pada komunikasi yang bertanggung jawab untuk menghindari penyesatan konsumen dan memposting konten yang berbahaya atau diskriminatif.
Elemen-elemen kunci:
- Semua klaim dan pernyataan harus didukung oleh data
- Konten tidak boleh mengkritik pesaing atau kategori produk
- Menahan diri untuk tidak menggunakan materi yang memiliki hak cipta di media sosial
- Media yang dibagikan harus tulus, benar, tidak menyesatkan, dan layak
Nestlé
melalui Nestlé Kebijakan media sosial Nestlé berfokus pada promosi konten yang bersih dan orisinal tentang merek di media sosial.
Pedoman utama:
- Mengungkapkan afiliasi dengan Nestlé saat memposting konten atau mengomentari postingan
- Tidak ada postingan yang bersifat memfitnah, mencemarkan nama baik, merundung, melecehkan, mengancam, atau kasar
- Tidak ada postingan yang menyesatkan atau menipu
- Tidak ada postingan yang tidak senonoh atau bersifat negatif atau meremehkan
Buat dan Terapkan Kebijakan Media Sosial Anda dengan ClickUp
Membuat kebijakan media sosial perusahaan yang solid adalah kunci untuk menjaga merek Anda tetap aman di komunitas online dan tim Anda diberdayakan, sambil tetap mempertahankan kehadiran online yang konsisten dan profesional. Dengan ClickUp, Anda dapat membuat proses ini jauh lebih mudah.
Mulai dari bertukar pikiran tentang pedoman dan tanggung jawab hingga meluncurkan kebijakan akhir, ClickUp membantu Anda dengan templat yang dapat disesuaikan, manajemen tugas yang mudah digunakan, dan alat bantu yang memudahkan kolaborasi.
Baik Anda memulai dari awal atau hanya mengubah apa yang sudah ada, ClickUp membantu Anda tetap berada di jalur yang benar dan membuat semua orang terlibat. Jadi mengapa harus menunggu? Mulailah membangun kebijakan media sosial Anda dengan mendaftar ke ClickUp hari ini!