"Perbedaan antara orang sukses dan orang yang benar-benar sukses adalah orang yang benar-benar sukses mengatakan tidak pada hampir semua hal," kata Warren Buffet.
Kata yang digunakan di sini adalah 'hampir'
Untuk menjadi sukses, seseorang harus bisa fokus pada hal-hal yang penting dan menyingkirkan hampir semua hal lainnya. Dengan kata lain, seseorang harus menguasai penentuan prioritas yang ketat dan kejam. Mari kita lihat bagaimana caranya.
Apa Itu Penentuan Prioritas yang Kejam?
Penentuan prioritas yang kejam adalah memilih apa yang harus difokuskan, secara sistematis dan konsisten, selama periode waktu tertentu, seperti durasi proyek, sebulan, seperempat, dll., dan menangguhkan yang lainnya.
Penentuan prioritas yang kejam membantu:
- Mencapai tujuan SMART yang terbatas namun ambisius
- Menghilangkan gangguan setelah tugas/proyek/sprint dimulai
- Mengelola waktu dan sumber daya Anda dalam mengejar tujuan tertentu
- Meningkatkan kualitas hasil dan efisiensi tim
Jika Anda bertanya-tanya, itu hanya terdengar seperti penentuan prioritas, apa hubungannya dengan kejam? Inilah jawaban Anda.
| Penentuan prioritas biasa | Penentuan prioritas yang kejam |
|---|---|
| Menjadwalkan tugas dengan prioritas tertinggi berdasarkan kepentingan, urgensi, dan ketersediaan sumber daya | Memilih tugas yang paling penting berdasarkan nilai dan dampak bisnis |
| Mencakup tugas yang harus dimiliki dan juga tugas yang bisa dimiliki | Hanya mencakup tugas yang harus dimiliki |
| Dirancang untuk mengatur dan merencanakan proyek | Ditujukan untuk menghilangkan gangguan dan meningkatkan fokus |
| Tujuannya adalah untuk menyelesaikan sebanyak mungkin tugas | Tujuannya adalah untuk melakukan tugas sesedikit mungkin sambil mencapai tujuan yang dipilih (atau setidaknya sebagian besar dari tujuan tersebut) |
| Menawarkan kelonggaran untuk memasukkan tugas-tugas secara kontekstual | Tidak ada ruang untuk menyelipkan tugas-tugas setelah penentuan prioritas yang kejam dilakukan |
Perbedaan antara penentuan prioritas biasa dan penentuan prioritas yang kejam
Proses Penentuan Prioritas yang Kejam
Proses Prinsip Pareto atau aturan 80/20 menyatakan bahwa 80% hasil berasal dari 20% upaya. Jadi, fokus pada 20% yang berharga dan mengoptimalkan pekerjaan di area tersebut dapat memberikan hasil yang lebih besar.
Meskipun tidak sepenuhnya sama, pendekatan Agile/Scrum/ Manajemen proyek yang ramping juga percaya dalam menghilangkan proses yang boros untuk memaksimalkan hasil. Intinya, di seluruh industri, salah satu faktor kunci untuk sukses adalah mengetahui bagaimana memprioritaskan pekerjaan Anda .
Mari kita lihat bagaimana Anda dapat membuat proses penentuan prioritas yang kejam dan memanfaatkan beberapa alat bantu manajemen proyek utama seperti ClickUp untuk melakukannya.
1. Pahami konteksnya
Sebelum Anda membuat keputusan apa pun terkait penentuan prioritas, pahami konteks bisnis, tujuan, sumber daya yang tersedia, risiko, dan lain-lain yang menjadi faktor dalam tugas Anda. Pelajari tentang ketergantungan dan kompleksitas bisnis. Untuk membuat prioritas secara efektif, Anda perlu mengetahui biaya riil dan biaya peluang dari semua hal yang Anda hilangkan.
Peta pikiran adalah cara yang bagus untuk menyatukan semua informasi ini. Peta Pikiran ClickUp memungkinkan Anda untuk menguraikan ide, menggambar hubungan, menjinakkan kompleksitas, dan membuat tampilan satu panel untuk semua hal yang sedang Anda kerjakan.
memvisualisasikan konteks dan menjinakkan kerumitan dengan ClickUp Mind Maps
2. Mengidentifikasi prioritas
Buatlah daftar semua hal yang akan Anda pilih.
Dalam proyek perangkat lunak, ini mungkin berupa fitur, tiket, atau cerita pengguna yang harus dikerjakan dalam sprint tersebut. Dalam tim penjualan, ini mungkin semua prospek yang ada di dalam pipeline, yang disusun berdasarkan berbagai tahapan. Pastikan untuk tidak melewatkan apa pun pada tahap ini, betapapun tidak relevannya. Catat prioritas yang bersaing juga, sehingga Anda dapat mengaturnya nanti. Tugas ClickUp membantu mencapai hal ini secara efektif. Untuk mendokumentasikan serangkaian prioritas lengkap di bawah lingkup Anda, aturlah sebagai proyek, tugas, dan sub-tugas di ClickUp. Hubungkan tugas-tugas terkait. Tambahkan lebih banyak konteks dengan Bidang Khusus.
Dan kemudian, gunakan ClickUp Prioritas Tugas untuk mengidentifikasi apa yang akan Anda kerjakan dengan segera.
mengidentifikasi prioritas tugas di ClickUp_
3. Mengevaluasi opsi
Satu-satunya hal yang penting dalam penentuan prioritas yang kejam adalah nilai yang dihasilkan oleh setiap aktivitas. Terkadang, ini bisa berarti sejauh mana aktivitas apa pun mendorong Anda mencapai tujuan.
Namun, inilah bagian yang sulit. Mengukur nilai dari setiap aktivitas, terutama jika dibandingkan dengan aktivitas lainnya, bisa jadi merupakan hal yang menantang. Buatlah skala dan patuhi skala tersebut. Misalnya, tim pemasaran menggunakan penilaian prospek, tim perangkat lunak menggunakan Penentuan prioritas MoSCoW atau model Kano, dan para pemimpin bisnis menggunakan model Matriks Eisenhower . Pilih alat yang sesuai untuk Anda.
4. Membuat keputusan yang sulit
Jalan menuju penentuan prioritas yang kejam dipenuhi dengan keputusan-keputusan sulit. Sangat menggoda untuk mengerjakan proyek yang tidak terlalu penting atau terlalu banyak tugas sekaligus karena alasan emosional, seperti karena itu adalah proyek yang melibatkan rekan kerja yang sangat terlibat atau telah mengambil terlalu banyak investasi, dll. Namun, agar penentuan prioritas yang kejam dapat berhasil, Anda perlu membuat keputusan yang sulit.
Singkirkan apa pun yang bukan merupakan aspek paling penting dari proyek Anda dan yang tidak menciptakan nilai yang luar biasa. Namun untuk melakukan hal ini dengan cara yang tidak membahayakan hubungan profesional Anda, perhatikan poin berikutnya.
5. Berkomunikasi secara efektif
Seperti yang Anda lihat, penentuan prioritas yang kejam adalah tentang membuat keputusan yang sulit. Dengan satu atau lain cara, hal ini akan membuat sebagian orang kesal. Cara terbaik untuk menghindarinya adalah dengan berkomunikasi secara proaktif dan empatik.
Jika Anda tidak memprioritaskan masalah seseorang, dudukkan mereka dan jelaskan alasan Anda. Tunjukkan kepada mereka bahwa upaya mereka dihargai, namun fokus Anda telah dirampingkan. Libatkan mereka jika ada keberatan dan cobalah untuk membuat mereka setuju dengan visi Anda.
6. Mengukur dan mengoptimalkan
Terlepas dari seberapa yakinnya Anda dengan penentuan prioritas Anda, selalu ada yang perlu ditingkatkan. Untuk setiap periode waktu yang Anda prioritaskan:
- Mengukur hasil dari penentuan prioritas yang kejam dalam hal nilai yang Anda proyeksikan
- Mengevaluasi nilai yang hilang dari tugas-tugas yang Anda prioritaskan untuk memvalidasi bahwa Anda membuat pilihan yang tepat
Gunakan Dasbor ClickUp untuk memantau hasil yang Anda capai selama proyek berlangsung. Siapkan widget khusus untuk metrik yang Anda anggap berharga, seperti fitur yang dikembangkan, bug yang dibatalkan, pendapatan, keuntungan, dll.
memanfaatkan metrik dan kartu skor dengan Dasbor ClickUp
Meskipun proses enam langkah ini terlihat sederhana, namun ini bisa menjadi tugas yang berat.
Bagaimana Anda memilih antara mengembangkan fitur keamanan data atau mengintegrasikan GenAI ke dalam produk Anda? Bagaimana Anda menahan godaan untuk melakukan tugas-tugas yang mudah daripada tugas-tugas kompleks yang bernilai tinggi? Bagaimana Anda menangani penolakan dari tim yang pekerjaannya mungkin tidak diprioritaskan?
Kami memiliki beberapa strategi untuk membuat Anda berada di jalur yang benar.
Strategi untuk Menerapkan Penentuan Prioritas yang Kejam
Pada setiap tahap penentuan prioritas yang kejam, beberapa tantangan mungkin akan muncul. Meskipun Anda tidak dapat mendahului dan menyelesaikan semuanya, berikut ini adalah beberapa praktik terbaik untuk membantu Anda.
Fokus pada nilai
Satu-satunya alasan terbesar untuk memprioritaskan sesuatu dengan kejam adalah nilai yang diciptakannya untuk bisnis. Nilai ini bisa berupa:
- Pendapatan tambahan (saat membangun fitur/produk baru)
- Menghilangkan risiko (sambil memprioritaskan keamanan atau kepatuhan data)
- Pengalaman pelanggan (saat mendesain ulang UI atau melatih tim kesuksesan pelanggan)
- Efisiensi (saat menerapkan alat untuk manajemen proyek atau otomatisasi)
Bergantung pada proyek yang sedang Anda kerjakan, tentukan nilai terbesar yang ingin Anda capai. Hubungkan dengan tujuan besar organisasi. Kemudian, gabungkan hal tersebut ke dalam prioritas tugas.
Misalnya, jika Anda adalah kepala pemasaran, Anda mungkin memprioritaskan aktivitas konversi di bagian bawah corong untuk menutup lebih banyak penjualan alih-alih membangun basis audiens yang lebih luas. Hal ini akan berdampak langsung pada pendapatan dalam jangka pendek, jika memang itu tujuannya.
Jadilah tegas
Relatif mudah untuk duduk dalam kenyamanan kantor Anda dan membuat keputusan. Namun, dalam menghadapi keberatan dan perlawanan dari tim Anda, Anda mungkin tergoda untuk menambahkan kembali tugas-tugas yang tidak perlu ke dalam daftar prioritas. Ini adalah sebuah kesalahan. Setelah Anda menetapkan prioritas Anda, bersikaplah tegas sampai Anda mencapai apa yang Anda tetapkan.
Untuk memastikan keputusan Anda tetap bertahan:
- Dapatkan masukan dari semua pemangku kepentingan selama tahap memahami konteks
- Beritahukan kepada mereka jauh-jauh hari bahwa Anda akan membuat prioritas dengan tegas; hal ini akan mencegah mereka terkejut di kemudian hari
- Jadikan evaluasi Anda ilmiah, berdasarkan data, dan objektif sehingga Anda tidak mempertanyakan keputusan Anda di kemudian hari
- Berkomunikasi secara proaktif sebelum gosip di kantor mengambil alih
- Jelaskan alasan Anda dan mintalah umpan balik
Bangun ketangkasan
Seperti yang telah kami katakan, penentuan prioritas yang kejam adalah tentang membuat keputusan yang sulit. Misalnya, jika Anda adalah manajer operasi yang memprioritaskan proyek, Anda dapat memilih untuk menghentikan sementara sebuah proyek eksperimental ketika ekonomi melambat.
Namun, penentuan prioritas yang kejam bukanlah alasan untuk bersikap statis. Jika situasi berubah secara dramatis, Anda harus dapat beradaptasi dengan cepat. Dalam contoh sebelumnya, jika proyek eksperimental Anda menggunakan AI, peningkatan pesat ChatGPT seharusnya menjadi alasan yang baik untuk memikirkan kembali prioritas Anda secara strategis.
Memanfaatkan penentuan prioritas yang kejam dalam berbagai konteks
Penentuan prioritas yang kejam adalah alat yang hebat di berbagai bidang. Sebagai contoh, seorang penulis mungkin memprioritaskan menyelesaikan novelnya dengan kejam, sehingga membatalkan semua pertemuan proyek baru, kehidupan sosial, atau kegiatan rekreasi lainnya. Seorang atlet mungkin memprioritaskan latihan yang ketat selama beberapa bulan sebelum Olimpiade, sehingga tidak ada makanan penutup, dukungan, atau waktu luang. Seorang penjual mungkin menggunakan pendekatan teori toples acar untuk manajemen waktu.
Dalam semua kasus ini, kemampuan untuk tetap fokus pada satu hal dapat sangat membantu. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat menerapkannya dalam kehidupan kerja Anda.
Dalam manajemen proyek
Manajemen proyek yang baik adalah tentang memberikan hal yang benar secara konsisten. Dalam pengejaran itu, prioritas proyek melibatkan:
- Memahami tujuan proyek, pencapaian, dan kemajuan pada masing-masing tujuan tersebut
- Memecah proyek menjadi beberapa tugas yang berujung pada pencapaian tujuan
- Mengidentifikasi ketergantungan dan kemungkinan penundaan
- Membangun sistem untuk mencegah tergelincir
Alat manajemen proyek yang kuat seperti ClickUp dapat melakukan keajaiban dalam hal ini. Tujuan ClickUp dapat membantu Anda menetapkan Bintang Utara, yang dapat dilacak berdasarkan kemajuan Anda dalam tugas-tugas tertentu. Tampilan bagan Gantt sangat bagus untuk memvisualisasikan ketergantungan dan menghilangkan hambatan menuju manajemen prioritas .
gunakan tampilan bagan ClickUp Gantt untuk mengelola ketergantungan proyek_
Apa lagi? Otomatisasi ClickUp dapat menangani semua pekerjaan yang sibuk, memberdayakan Anda untuk fokus pada cara bekerja lebih cepat pada prioritas Anda.
Dalam pengembangan perangkat lunak yang gesit
Penentuan prioritas adalah salah satu prinsip dasar pengembangan perangkat lunak yang tangkas. Faktanya, salah satu prinsip agile adalah "seni memaksimalkan jumlah pekerjaan yang tidak dilakukan." Tim menggunakan teknik penentuan prioritas yang tangkas untuk memutuskan apa yang harus dibangun untuk setiap sprint, yang biasanya berlangsung selama dua minggu.
Templat Matriks Prioritas ClickUp
Platform yang dirancang untuk manajemen proyek pengembangan perangkat lunak yang gesit sudah memiliki alat penentuan prioritas dan templat. Sebagai contoh, Templat Matriks Prioritas ClickUp membantu Anda mengatur tugas dalam kisi-kisi 2×2, mengukur tingkat kepentingan dan urgensi.
Dalam sumber daya manusia
Dalam akuisisi talenta, ada pepatah kuno yang mengatakan, "Jika bukan neraka ya, berarti neraka tidak." Maksudnya adalah jika manajer perekrutan tidak sepenuhnya yakin akan kecocokan seorang kandidat, maka mereka tidak boleh dipekerjakan. Intinya, singkirkan profil yang tidak cocok dengan kejam.
Sebagian besar pemimpin HR menghabiskan waktu mereka terjebak antara memprioritaskan peran-peran kunci yang akan direkrut, merancang struktur kompensasi, menyusun strategi inisiatif keragaman, dan menangani keluhan karyawan. Ketika permintaan datang, semuanya dianggap mendesak dan penting.
Pemimpin SDM yang baik harus mampu memprioritaskan inisiatif dengan tepat. Dapatkah Anda melihat desain ulang kompensasi di kuartal berikutnya? Maka lakukanlah. Apakah Anda kekurangan perekrut untuk posisi-posisi yang ada di dalam pipeline? Musnahkan daftarnya. Apakah tim PR ingin Anda melakukan wawancara dengan Vogue? Katakan tidak dan rekomendasikan orang lain kecuali jika hasil pencitraan perusahaan sangat signifikan.
Penentuan prioritas itu sendiri, betapapun kejamnya, adalah tugas individu. Ini adalah pekerjaan individu atau tim untuk membuat keputusan. Tantangan terbesar Anda adalah menerapkan prioritas tersebut dan tetap berada di jalurnya. Di sinilah perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp dapat sangat membantu.
Bagaimana perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp memfasilitasi penentuan prioritas yang kejam
Di berbagai skenario, kami telah melihat bagaimana alat dan templat yang tepat dapat membantu membuat keputusan prioritas yang tepat. Berikut ini adalah rangkuman singkatnya.
Klik Tugas: Memecah proyek yang kompleks menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola akan membantu Anda melihat semua hal yang perlu Anda pikirkan sebelum membuat prioritas
Klik Prioritas Tugas: Anda sudah memutuskan apa yang menjadi prioritas? Tandai seperti itu di ClickUp sehingga semua orang tahu apa yang perlu mereka fokuskan.
Klik Tujuan: Tujuan utama dari penentuan prioritas yang kejam adalah untuk mencapai tujuan. Tetapkan target penyelesaian tugas di ClickUp Goals dan lacak kemajuan Anda secara real time. Menghadapi perubahan besar? Beradaptasi dan gesit dengan semua informasi proyek Anda di ujung jari Anda dengan ClickUp. Templat penentuan prioritas : Penentuan prioritas bisa jadi sulit. Meskipun keputusan ada di tangan Anda, ClickUp menyederhanakan proses pengambilan keputusan dengan templat yang telah dirancang sebelumnya berdasarkan kerangka kerja populer seperti matriks Eisenhower.
Tampilan Beban Kerja ClickUp: Anda mungkin ingin memprioritaskan beberapa hal, namun jika anda tidak memiliki sumber daya untuk mewujudkannya, tidak ada gunanya. Gunakan fitur Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat dengan jelas siapa yang melakukan apa, siapa yang tersedia, dan siapa yang dapat direalokasi.
Sederhanakan penentuan prioritas berbasis sumber daya dengan Tampilan Beban Kerja ClickUp_
Manfaat dan Tantangan dari Penentuan Prioritas yang Kejam
Jelas, penentuan prioritas yang kejam bukanlah tugas yang mudah. Tidak hanya sulit untuk membuat prioritas di tempat pertama; juga sulit untuk menerapkan prioritas tersebut dan tetap fokus pada prioritas tersebut dengan pikiran yang satu arah. Jadi, mengapa melakukannya?
Manfaat dari penentuan prioritas yang kejam
- Fokus: Penentuan prioritas yang kejam memberdayakan tim untuk mengerjakan satu hal dalam satu waktu, tanpa gangguan dan fokus yang mendalam dan tidak terganggu
- Kejelasan: Dengan membuat prioritas, para pemimpin bisnis menunjukkan kejelasan pemikiran dan tindakan kepada tim mereka, meminimalkan kebingungan dan kewalahan
- Kontrol: Praktik standarnya adalah memprioritaskan 1-3 tujuan/kegiatan dalam satu waktu. Hal ini memungkinkan para pemimpin untuk mengontrol operasi dan melakukan intervensi jika diperlukan
- **Menghindari sindrom 'objek berkilau': Hal ini membantu tim untuk menghilangkan gangguan, terutama dari teknologi dan produk baru
- Peluang sukses yang lebih besar: Karena penentuan prioritas yang kejam sangat berfokus pada nilai atau laba atas investasi, peluang hasil berbasis nilai menjadi lebih tinggi
- Keseimbangan kehidupan kerja: Tim yang mengetahui prioritas mereka dapat mengatur waktu dengan baik dan menikmati keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik
Namun, bukan berarti teknik ini tanpa tantangan.
Tantangan penentuan prioritas yang kejam
Definisi nilai: Dalam manajemen proyek, pemasaran, SDM, dll., mendefinisikan konsep nilai dapat menjadi sebuah tantangan. Untuk menghindari hal ini, pilihlah rubrik Anda. Diskusikan dengan para pemimpin bisnis tentang metrik yang tepat untuk nilai setiap tugas.
Pandangan yang picik: Terkadang, seorang manajer proyek mungkin dengan kejam memprioritaskan tugas untuk dua minggu ke depan, tanpa memperhatikan apa yang akan terjadi setelahnya, sehingga menggagalkan proyek jangka panjang. Hindari hal ini dengan memprioritaskan pekerjaan yang harus segera diselesaikan dengan mempertimbangkan tujuan jangka panjang.
**Menghindari konflik: Seorang pemimpin yang takut membuat orang lain kesal dengan penentuan prioritas dapat secara tidak sengaja membuat keputusan yang salah. Belajarlah untuk menjadi tegas. Pertimbangkan untuk melibatkan seorang pelatih untuk membantu Anda mengatasi konflik dan menyenangkan orang lain.
Kegagalan besar, jika ada: Jika proses penentuan prioritas Anda salah dan Anda menggunakan sumber daya untuk proyek-proyek yang tidak menghasilkan nilai, kegagalan Anda mungkin akan jauh lebih besar daripada jika Anda menyebarkan taruhan Anda.
Hindari kegagalan besar dengan membuat keputusan yang bijaksana dalam menentukan prioritas. Pilih definisi nilai yang tepat. Validasi dengan rekan kerja dan pemimpin bisnis. Yang terpenting, bersikaplah gesit. Pantau kemajuan dan bersiaplah untuk beradaptasi jika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana.
Satu hal lain yang bisa Anda lakukan adalah dengan menggunakan kekuatan "Tidak Sekarang" Alih-alih menghilangkan tugas yang tidak terlalu penting, tunda tugas-tugas tersebut hingga waktu yang ditentukan kemudian.
Kekuatan 'Tidak Sekarang' dalam Penentuan Prioritas yang Kejam
Jika Anda memahami kata-kata Warren Buffet secara harfiah, Anda tentu akan merasa khawatir untuk mengatakan tidak pada ide-ide dari tim Anda. Kata 'tidak' yang tegas, terutama dalam konteks tidak menjadi prioritas, dapat menggagalkan inovasi dan mempengaruhi moral karyawan.
Tanggapan yang jauh lebih baik dan berpikiran terbuka adalah dengan mengatakan, "Tidak sekarang," dan ikuti dengan alasan Anda. Ketika seorang pengembang membawa ide untuk menambahkan fitur baru, Anda bisa mengatakan, "Tidak sekarang, karena itu tidak ada dalam roadmap yang kami rencanakan untuk kuartal ini. Tapi mari kita bahas lagi di Q4."
Dengan mengakui ide dan mendorong eksperimen namun tetap memprioritaskan berdasarkan nilai, Anda bisa menciptakan lingkungan kerja yang lebih berkelanjutan. Anda bisa menggunakan energi fisik, kreatif, dan emosional dari anggota tim Anda untuk membangun sesuatu yang penting.
Di satu sisi, dengan meminimalkan proyek, Anda juga dapat meminimalkan aset yang Anda gunakan, server, pusat data, komputasi, dan lain-lain, serta mendorong operasi yang lebih ramping dan efisien.
Kuasai Penentuan Prioritas yang Kejam dengan ClickUp
Jika Anda mengerjakan semuanya sekaligus, Anda tidak akan menyelesaikan apa pun, kata mereka. Seringkali, mencapai tujuan yang berani dan ambisius menuntut Anda untuk memilih jalur dan menerapkan fokus yang sangat tajam agar tidak menyimpang dari jalur tersebut.
Hal ini terutama berlaku dalam ekonomi pengetahuan di mana energi terbatas, talenta sulit didapat, dan inisiatif pemecahan masalah selalu berisiko tergelincir oleh gangguan penting. Seringkali, satu-satunya cara untuk memaksimalkan bakat dan energi yang kita miliki adalah dengan mempraktikkan penentuan prioritas yang ketat.
Buatlah daftar ide-ide Anda. Beri peringkat pada tugas-tugas Anda. Kerjakan apa yang penting. Pisahkan gandum dari sekam.
Prioritaskan pekerjaan yang bernilai tinggi dengan mudah dengan ClickUp. Coba ClickUp secara gratis hari ini .