Manajemen Proyek vs Program vs Portofolio: Menguraikan Gambaran Besar

Meskipun manajemen proyek, program, dan portofolio biasanya digunakan di tempat kerja, perbedaan di antara ketiganya bisa jadi tidak jelas.

Meskipun istilah-istilah tersebut terdengar identik, dan beberapa orang keliru menggunakannya secara bergantian, namun istilah-istilah tersebut mewakili tingkat perencanaan, organisasi, dan eksekusi yang berbeda. Anggap saja sebagai lapisan manajemen yang saling terkait.

Memahami perbedaan nuansa antara manajemen proyek vs. program vs. portofolio akan membantu menyusun strategi alokasi sumber daya, mencapai tujuan jangka panjang dan jangka pendek, dan memaksimalkan penyampaian nilai.

Untuk itu, berikut ini adalah ikhtisar istilah-istilah tersebut, perbedaannya, dan bagaimana istilah-istilah tersebut berkontribusi terhadap kesuksesan organisasi secara keseluruhan.

Apa itu Manajemen Proyek?

proyek memiliki tujuan dan jadwal yang jelas, yang dapat Anda lacak dengan alat bantu seperti Dasbor ClickUp

Proyek adalah upaya sementara yang dilakukan untuk mengubah ide brilian menjadi produk, layanan, atau hasil yang layak, unik, dan sukses yang selaras dengan visi bisnis. Manajemen proyek melibatkan koordinasi sumber daya dan aktivitas sambil mengelola pemangku kepentingan untuk memberikan hasil proyek yang sukses.

Untuk melakukan hal ini, manajer proyek menggunakan solusi perangkat lunak untuk merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, memantau, mengendalikan, dan melaporkan tugas-tugas dalam proyek. Pada saat yang sama, manajer proyek juga bertanggung jawab untuk mengelola kepentingan dan ekspektasi pemangku kepentingan serta membina hubungan yang kuat.

Project Management Institute (PMI) mendefinisikan manajemen proyek sebagai "penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik pada aktivitas proyek untuk memenuhi persyaratan proyek."

Tujuan strategis dari manajemen proyek

Tujuan utama dari manajemen proyek meliputi:

• Menyerahkan hasil proyek tepat waktu, sesuai spesifikasi, sesuai anggaran, dan sesuai ruang lingkup
• Memaksimalkan pemanfaatan sumber daya dan memastikan ketersediaan sumber daya
• Mengantisipasi, mengidentifikasi, menilai, dan memitigasi risiko proyek
• Memaksimalkan laba atas investasi (ROI) sambil memenuhi atau melampaui harapan pelanggan
• Menumbuhkan budaya kerja tim dan kolaborasi di antara para pemangku kepentingan utama
• Memastikan kepatuhan terhadap praktik terbaik dan standar kualitas sekaligus mempekerjakanperetasan manajemen proyek* **Memperbaiki praktik, proses, dan metodologi manajemen proyek secara terus menerus

Peran dan tanggung jawab seorang manajer proyek

Seorang manajer proyek biasanya terlibat dalam:

• Mendefinisikan dan mendokumentasikan cakupan proyek, tujuan, kendala, dan hasil
• Mengembangkan dan mengelola rencana proyek, jadwal, dan anggaran serta mematuhi komitmen ini
• Menyusun dan memimpin tim proyek,menugaskan peran-peran kunci, tanggung jawab, dan kepemilikan tugas
• Mengalokasikan dan mengelola sumber daya proyek seperti bakat, anggaran, atau waktu
• Meramalkan, mengidentifikasi, menilai, dan mengelola risiko proyek serta menyiapkan rencana mitigasi risiko yang proaktif
• Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang lancar di antara para pemangku kepentingan internal dan eksternal
• Melacak dan mengendalikan kemajuan proyek dan melakukan intervensi yang diperlukan
• Memastikan bahwa hasil proyek dan hasilnya sesuai dengan standar yang ditentukan
• Melakukan evaluasi proyek secara berkala dan mengidentifikasi **bidang-bidang yang perlu ditingkatkan
• **Menutup proyek secara resmi dengan menyelesaikan hasil proyek, melakukan evaluasi proyek, dan mengatur serah terima setelah proyek berhasil diselesaikan

Keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan untuk manajemen proyek

Berikut adalah beberapa keterampilan dan kualifikasi yang membuat Anda menjadi manajer proyek yang baik :

• keterampilan kepemimpinan dan interpersonal untuk menginspirasi, memotivasi, dan memimpin tim
• Keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang kuat untuk menyampaikan informasi dan mengelola konflik
• Organisasi dan pemecahan masalah untuk mengelola kompleksitas proyek, berinovasi dalam solusi, dan beradaptasi dengan perubahan
• **Manajemen waktu untuk memenuhi tenggat waktu, memprioritaskan tugas, dan mengalokasikan sumber daya
• Manajemen risiko dan mitigasi untuk menghadapi tantangan yang tidak terduga
• Keterampilan teknis untuk memanfaatkan platform manajemen proyek dan yang mendasarinyatemplat manajemen proyek* **Sertifikasi, seperti PMP atau PRINCE2, dari Project Management Institute

Apa Itu Manajemen Program?

mengelompokkan proyek berdasarkan Sasaran di ClickUp untuk membuat program_ Manajemen program adalah manajemen proyek pada tingkat yang lebih tinggi, di mana Anda fokus pada proyek-proyek yang saling terkait, bukan pada produk atau layanan tertentu. Hal ini didorong menuju perubahan organisasi.

Manajemen program membutuhkan manajemen terpusat dari sekelompok proyek terkait untuk mencapai tujuan strategis organisasi. Seperti halnya manajemen proyek, manajer (dalam hal ini manajer program) bertanggung jawab untuk merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, memantau, mengendalikan, dan menutup kumpulan proyek-atau program.

Namun, mereka melakukannya dalam skala yang lebih besar sambil mengerjakan banyak proyek di seluruh tim lintas fungsi dan beragam pemangku kepentingan. Manajer program juga bertanggung jawab untuk mengelompokkan proyek-proyek yang serupa atau terkait dengan tujuan strategis yang sama untuk memberikan hasil yang lebih baik dan profitabilitas untuk tujuan bisnis yang lebih besar.

Tujuan strategis dari manajemen program

Manajemen program membantu mencapai tujuan strategis seperti yang tercantum di bawah ini:

• Menyelaraskan tujuan program dengan strategi, sasaran, dan tujuan bisnis yang lebih luas
• Mempertahankan koordinasi antara tim proyek yang berbeda dan memfasilitasi kolaborasi atau berbagi pengetahuan
• Mengoptimalkan distribusi dan alokasi sumber daya di berbagai proyek untuk memaksimalkan ROI
• Mengkoordinasikan dan mengelola saling ketergantungan proyek dan hubungan antara proyek-proyek terkait yang dikelola dalam program
• Mengidentifikasi, mengukur, dan memberikan nilai dan manfaat yang diharapkan dari suatu program dibandingkan dengan tujuan bisnis strategis
• Mengenali, mengelola, dan memitigasi potensi risiko secara proaktif untuk memastikan keberlanjutan bisnis
• Menangani manajemen perubahan dalam proses, struktur, dan budaya secara terkoordinasi untuk meminimalkan gangguan
• Merampingkan proses dan menghilangkan redundansi di semua proyek untuk meningkatkan **efisiensi operasional
• Mengelola ekspektasi pemangku kepentingan dan meningkatkan hubungan untuk tingkat kepuasan yang lebih tinggi
• Mengukur dan mengendalikan kinerja program

Peran dan tanggung jawab seorang manajer program

Manajer program secara garis besar ditugaskan untuk melakukan hal-hal berikut ini:

• Mendefinisikan visi dan strategi program dan mengembangkan peta jalan yang realistis untuk eksekusi strategis
• Membangun struktur tata kelola program dengan menetapkan peran dan tanggung jawab untuk mendukung manajer proyek dalam pengambilan keputusan
• Mengilustrasikan hasil yang diinginkan dan menghubungkannya dengan dampak organisasi
• **Memprioritaskan dan memilih proyek-proyek berdampak besar yang berkontribusi pada pencapaian tujuan program
• **Mengkoordinasikan ketergantungan dan keterkaitan antar proyek dan mengidentifikasi potensi konflik
• **Mengalokasikan sumber daya di berbagai proyek dan program untuk mencegah persaingan sumber daya dan memaksimalkan penyampaian nilai
• **Memimpin perubahan organisasi yang berasal dari program dan memastikan keberhasilan pelaksanaannya
• **Mengukur kinerja program terhadap indikator kinerja utama yang telah ditetapkan dan membuat penyesuaian yang diperlukan

Keterampilan dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk manajemen program

Untuk menjadi manajer program yang sukses, Anda memerlukan keterampilan dan kualifikasi berikut ini:

• Keberhasilan yang dapat dibuktikan dalam mengelola berbagai proyek dengan berbagai kompleksitas
• Sertifikasi seperti PMP atau PgMP, bersama dengan pengalaman dalam industri atau domain tertentu
• Kemahiran dalamalat manajemen program dan pengetahuan langsung tentangtemplat manajemen program Pengalaman *kepemimpinan yang telah terbukti untuk memimpin tim lintas fungsi dan membuat mereka bekerja sama
• Keterampilan manajerial yang tajam untuk memimpin para pemangku kepentingan, risiko, perubahan, waktu, dan keuangan
• Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan untuk menyelesaikan masalah yang kompleks dan membuat keputusan yang tepat
• Pengalaman langsung dengan manajemen perubahan untuk mendorong perubahan organisasi

**Apa Itu Manajemen Portofolio?

mengelola koleksi proyek dan program untuk membuat portofolio di ClickUp_

Ketika Anda memperkecil tampilan lebih jauh, program akan berubah menjadi portofolio proyek-sebuah kumpulan program. Manajemen portofolio proyek adalah manajemen program dan proyek yang terpusat dan menyeluruh.

Sederhananya, manajemen portofolio pada dasarnya adalah manajemen program dan proyek - hanya saja dalam skala yang lebih besar. Ini melibatkan pemilihan, penentuan prioritas, dan pengendalian semua proyek dan program yang sedang berjalan dan menyelaraskannya untuk mencapai tujuan strategis organisasi secara keseluruhan. Manajer portofolio harus bekerja dengan tim lintas fungsi, mengelola risiko di tingkat portofolio, mengalokasikan sumber daya seperti anggaran dan jadwal, dan memaksimalkan hasil yang diinginkan.

Tujuan strategis manajemen portofolio

Manajer portofolio bekerja untuk mencapai tujuan-tujuan berikut:

• Menyelaraskan portofolio dengan tujuan dan sasaran bisnis yang menyeluruh
• Mengoptimalkan alokasi sumber daya di seluruh proyek dan program untuk menjaga ketersediaan sumber daya dan waktu kerja
• Mengelola portofolio proyek untuk menyeimbangkan risiko dan pengembalian untuk mendapatkan profitabilitas maksimum
• Memilih dan mendanai proyek atau program yang memiliki prioritas tinggi dan berdampak besar di berbagai vertikal dan unit bisnis
• Mengukur kinerja portofolio dengan menggunakan KPI untuk menilai kesehatan portofolio dan melakukan penyesuaian yang diperlukan
• Menumbuhkan budaya inovasi dengan mendorong dan menghargai pengembangan produk, layanan, proses, atau model bisnis baru
• Menangani ekspektasi pemangku kepentingan dan mengomunikasikan nilai dan kemajuan portofolio kepada pihak-pihak yang terlibat
• Membuat keputusan berbasis data dan merampingkan siklus hidup portofolio di seluruh tahapannya - inisiasi, perencanaan, eksekusi, pemantauan, kontrol, dan penutupan

Peran dan tanggung jawab manajer portofolio

Dalam pendekatan manajemen portofolio proyek, manajer portofolio ditugaskan dengan peran dan tanggung jawab berikut:

• Memastikan keselarasan antara portofolio dan tujuan bisnis
• Merancang kerangka kerja portofolio untuk mengelola kebutuhan sumber daya, mengurangi kendala, dan memastikan pengiriman tepat waktu
• Mengembangkan roadmap yang komprehensif untuk implementasi portofolio dan memantaunya melaluidasbor portofolio proyek* **Memprioritaskan proyek dan membuat keputusan investasi strategis berdasarkan hasil dan hasil yang diantisipasi dalam kaitannya dengan tujuan bisnis
• Mengidentifikasi, menilai, dan memitigasi risiko di tingkat portofolio
• Mengukur kinerja portofolio terhadap nilai KPI yang ditentukan dan memastikan kesehatan portofolio yang optimal
• Membangun hubungan yang kuat dengan para pemangku kepentingan utama, mendapatkan dukungan mereka, dan mengkomunikasikan detail penting kepada pihak-pihak terkait
• Menetapkan dan memelihara kerangka kerja dan proses tata kelola portofolio yang terstandardisasi serta mengembangkannyatemplate manajemen portofolio proyek* Mengarahkan dan mengelola perubahan besar pada portofolio sebagai fungsi dari perubahan bisnis atau kondisi pasar

Keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan untuk manajemen portofolio

Manajer portofolio yang sukses memiliki keterampilan dan kualifikasi berikut untuk manajemen portofolio yang efektif:

• Kemampuan untuk bekerja padaperangkat lunak manajemen portofolio proyek dan menerapkan berbagai fiturnya
• Pemikiran strategis untuk menyelaraskan portofolio dan tujuan organisasi
• Ketajaman finansial untuk manajemen anggaran yang bijaksana
• **Kemampuan analitis untuk mengukur kesehatan dan kinerja portofolio
• Kemampuan negosiasi, komunikasi, dan interpersonal untuk membangun tim lintas fungsi yang kohesif
• **Pengalaman menerapkan metodologi manajemen proyek di berbagai industri dan sektor
• Pengalaman kepemimpinan yang telah terbukti, terutama saat memimpin tim lintas fungsi
• **Sertifikasi seperti PMP atau PgMP

Perbedaan Utama Antara Manajemen Proyek, Program, dan Portofolio

Meskipun saling berhubungan erat, manajemen proyek, program, dan portofolio mengikuti tingkat perencanaan dan eksekusi yang berbeda dan terdefinisi dengan baik. Kita dapat melihatnya sebagai satu set boneka Rusia dengan manajemen proyek yang bersarang di dalam manajemen program, yang terlampir di dalam manajemen portofolio.

Untuk lebih memahami korelasi dan perbedaannya, mari kita lihat karakteristik utama dari manajemen proyek, program, dan portofolio di berbagai faktor.

Cakupan

Umumnya, sebuah proyek memiliki ruang lingkup yang terdefinisi dengan baik dengan hasil dan hasil yang spesifik. Mengingat program adalah kumpulan proyek yang saling terkait atau serupa yang berkontribusi pada tujuan bersama, cakupannya lebih luas daripada proyek. Portofolio produk mewakili cakupan yang paling luas karena mencakup semua proyek dan program dalam organisasi.

Fokus

Manajemen proyek hanya berfokus pada hasil kerja spesifik dalam batasan yang diizinkan, seperti yang dibayangkan dalam dokumen ruang lingkup proyek. Manajemen program berkaitan dengan pencapaian tujuan bisnis strategis dengan mengkoordinasikan sekelompok proyek terkait. Tingkat portofolio mewakili pandangan holistik tentang strategi organisasi dan pengembalian dalam kaitannya dengan keseluruhan investasi.

Kerangka Waktu

Manajer proyek bekerja dengan tanggal mulai dan berakhir yang jelas, dan durasi antara titik akhir ini biasanya singkat. Jadwal program menampilkan cakrawala jangka menengah yang mencakup beberapa proyek. Sebaliknya, manajemen portofolio membutuhkan komitmen jangka panjang karena sejalan dengan rencana strategis organisasi.

Penyampaian nilai

Manajemen proyek memberikan hasil, produk, atau layanan yang nyata. Manajemen program memberikan manfaat bisnis yang memungkinkan bisnis berkembang dan beradaptasi dalam menanggapi perubahan. Manajer portofolio bertanggung jawab atas pertumbuhan dan pengembangan bisnis yang berkelanjutan karena mereka mendorong nilai pemegang saham melalui investasi dan alokasi sumber daya yang dioptimalkan.

Tingkat organisasi

Manajemen proyek berada di tingkat operasional dan berfokus pada eksekusi taktis. Manajer program menjembatani kesenjangan antara tingkat operasional dan strategis dengan menyelaraskan proyek dengan tujuan organisasi. Di sisi lain, manajemen portofolio beroperasi di tingkat strategis karena melibatkan keputusan tentang investasi dan alokasi sumber daya.

Kompleksitas

Batasan, hasil, dan batasan yang terdefinisi dengan baik membuat manajemen proyek tidak terlalu rumit. Manajer program berurusan dengan kompleksitas sedang karena adanya interaksi berbagai proyek. Manajer portofolio beroperasi pada tingkat kompleksitas tertinggi karena mereka mempertimbangkan seluruh perencanaan strategis organisasi dan manajemen proyek.

Alokasi sumber daya Alokasi sumber daya

Dalam hal mengelola sumber daya, manajer proyek terutama bekerja untuk mengalokasikan sumber daya khusus untuk aktivitas proyek tertentu. Manajer program mengatur pembagian sumber daya di beberapa proyek dalam program. Manajer portofolio terlibat dalam perencanaan sumber daya yang lebih strategis karena mereka bertujuan untuk mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya di seluruh organisasi sambil memaksimalkan ROI.

Sebagai rangkuman, berikut ini adalah tabel yang menunjukkan perbedaan utama antara manajemen proyek, program, dan portofolio:

Klik: Mengelola Proyek hingga Portofolio (Dan Segala Sesuatu di Antara Keduanya)

Bukan rahasia lagi bahwa ClickUp adalah pembangkit tenaga listrik manajemen proyek. ClickUp untuk Manajer Proyek menawarkan kepada tim proyek serangkaian fitur yang komprehensif untuk melakukan segala hal-mulai dari menyiapkan struktur rincian kerja hingga penutupan dan serah terima proyek.

Namun, tahukah Anda bahwa Anda juga bisa menggunakan ClickUp untuk mengelola Portofolio dan program?

Ya! ClickUp serbaguna dan 100% dapat disesuaikan, sehingga Anda dapat mengatur proyek tertentu, melacak program transformasi, dan menganalisis kinerja portofolio.

Sebagai contoh, Spasi ClickUp adalah pusat terpusat untuk mengelola proyek, program, dan portofolio Anda. Arsitektur yang begitu fleksibel menawarkan tampilan tingkat tinggi dari semua aktivitas yang sedang berlangsung sehingga tidak ada yang terlewatkan. Anda memiliki kontrol terperinci untuk memperbesar dan memperkecil tampilan bila diperlukan.

atur proyek, program, atau portofolio Anda sebagai Clickup Space_

Demikian pula, Anda mendapatkan beberapa Tampilan di ClickUp yang memungkinkan Anda memvisualisasikan pekerjaan sesuai keinginan Anda. Anda dapat menggunakan tampilan Daftar untuk melihat detail dari masing-masing proyek, mendefinisikan hubungan antar proyek dalam sebuah program menggunakan Peta Pikiran atau melacak proyek dan program menggunakan Papan Kanban .

Yang paling penting, ClickUp membantu Anda memulai manajemen proyek, program, dan portofolio dengan template yang siap digunakan. Berikut adalah beberapa template terbaik untuk setiap kebutuhan manajemen:

Unduh Template Ini

Templat Manajemen Proyek ClickUp

• Templat Manajemen Proyek ClickUp : Mengawasi dan mengelola proyek secara efektif dengan membagi tugas, mengalokasikan sumber daya, dan melacak kemajuan. Templat Ruang Kerja yang dapat disesuaikan ini adalah aset bagi semua manajer proyek

Unduh Template Ini

ClickUp Manajemen Program Proyek Gantt

• Templat Manajemen Program ClickUp : Manajer program dapat menggunakan ini untuk memvisualisasikan ketergantungan proyek, menangani sumber daya tingkat program, dan memantau kinerja program terhadap tujuan strategis

Unduh Template Ini

Templat Manajemen Portofolio oleh ClickUp

• Templat Manajemen Portofolio ClickUp : Memberdayakan manajer portofolio dengan pandangan tingkat tinggi dari semua aktivitas. Template ini memungkinkan untuk memprioritaskan inisiatif, menyeimbangkan alokasi sumber daya, dan memastikan keselarasan strategis di seluruh portofolio

Unduh Template Ini

Templat Portofolio Manajemen Proyek ClickUp

• Templat Portofolio Manajemen Proyek ClickUp : Templat hibrida ini memungkinkan manajer proyek untuk mengelola proyek dalam konteks portofolio yang lebih luas. Hal ini memungkinkan mereka untuk menghubungkan proyek dan program dengan tujuan organisasi yang lebih besar

Proyek, Portofolio, atau Program-Kelola Seperti Profesional Dengan ClickUp

Meskipun perbedaan antara manajemen proyek, program, dan portofolio mungkin berbeda, memahami hal ini sangat penting untuk kesuksesan bisnis. Dengan pengetahuan ini, Anda akan berada dalam posisi untuk menentukan peran, tanggung jawab, dan tujuan yang lebih jelas di berbagai tingkatan. Hal ini juga memfasilitasi pengoptimalan sumber daya, manajemen risiko, dan banyak lagi. Hal ini menghasilkan kolaborasi yang lebih lancar, keselarasan organisasi, dan hasil yang diinginkan-semuanya membuat bisnis menjadi sukses.

Perangkat lunak manajemen portofolio proyek khusus seperti ClickUp dapat membantu Anda mengelola inisiatif strategis di ketiga level tersebut. Daftar ke ClickUp untuk merasakan bagaimana Anda bisa mengelola proyek, program, dan portofolio dalam satu tempat!