Pikirkan tentang proyek besar terakhir yang Anda kerjakan-mungkin Anda meluncurkan produk baru atau melaksanakan kampanye besar-besaran untuk klien. Anda mungkin memiliki seseorang yang mengemudikan kapal, yang menjaga semuanya tetap pada jalurnya, dan memastikan tenggat waktu terpenuhi.
Namun, siapakah orang tersebut, dan peran apa yang mereka mainkan?
Sangat mudah untuk mengacaukan manajer program dengan manajer proyek, terutama ketika tugas mereka tumpang tindih. Namun, keduanya sebenarnya adalah peran yang berbeda dengan tanggung jawab yang berbeda.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan perbedaan antara manajer program vs manajer proyek. Kami juga akan mengeksplorasi bagaimana mereka berkontribusi pada kesuksesan perusahaan dan menjelaskan strategi untuk unggul dalam kedua peran tersebut.
Apa itu Manajer Program?
Seorang manajer program mengawasi dan mengoordinasikan beberapa proyek terkait (yang membentuk sebuah program) untuk mencapai hasil yang baik sambil memastikan bahwa proyek-proyek tersebut berkontribusi terhadap tujuan bisnis yang lebih luas.
**Dengan kata lain, manajer program melihat gambaran yang lebih besar dan bertanggung jawab atas tindakan dan perbaikan di seluruh organisasi.
Anda dapat menganggap manajer program sebagai arsitek untuk sebuah bisnis. Mereka menyusun cetak biru, membuat desain, dan bertanggung jawab atas teknik di balik sebuah bangunan, tetapi mereka tidak benar-benar meletakkan batu bata.
Area fokus utama
Fokus utama manajer program adalah menyelaraskan beberapa proyek dengan tujuan bisnis. Berikut ini adalah aspek-aspek utama yang menjadi fokus mereka:
- Mendefinisikan visi strategis: Manajer program menetapkan dan mendorong tim mereka menuju sasaran yang mendukung visi dan tujuan organisasi
- Mencapai tujuan jangka panjang: Mereka membuat peta jalan yang menguraikan bagaimana berbagai proyek dalam program akan secara kolektif berkontribusi pada kemajuan tujuan jangka panjang
- Memprioritaskan tujuan strategis: Mereka memutuskan proyek mana yang akan dimulai, dilanjutkan, atau dihentikan sementara berdasarkan nilai strategis dan potensi dampaknya terhadap bisnis
- Memfasilitasi komunikasi: Manajer program bertindak sebagai penghubung antara tim proyek dan eksekutif C-suite, sehingga semua orang mendapat informasi tentang kemajuan dan pembaruan
- Melacak dan mengukur kinerja: Mereka menilai hasil biaya terhadap manfaat yang diharapkan untuk memastikan program tetap berada di jalur yang benar; mereka terus mencari area untuk perbaikan
baca juga:*_ kerangka Kerja Tata Kelola Program: Model, Manfaat Utama, dan Inisiasi_*
Keterampilan yang dibutuhkan
Manajer program memerlukan beberapa keterampilan tingkat tinggi, termasuk:
- Kepemimpinan yang efektif: Kepemimpinan memungkinkan manajer program untuk menginspirasi, memotivasi, mendelegasikan tugas, membuat keputusan, dan membangun hubungan yang kuat dengan para pemangku kepentingan
- Perencanaan strategis: Manajer program yang baik harus mampu mendefinisikan dan menindaklanjuti tujuan strategis. Ini berarti menyusun rencana, menetapkan prioritas, mengalokasikan sumber daya, dan memantau keberhasilan untuk memastikan proyek selesai tepat waktu
- Manajemen risiko: Seorang manajer program harus mampu mengidentifikasi, menilai, dan memitigasi potensi masalah yang dapat berdampak pada program
**Apa itu Manajer Proyek?
Seorang manajer proyek menangani salah satu dari sekian banyak proyek yang membentuk sebuah program. Biasanya, proyek di sini adalah usaha yang lebih kecil dengan sumber daya, anggaran, dan awal dan akhir yang jelas.
Tugas seorang manajer proyek adalah mengelola sebuah proyek sesuai dengan waktu, anggaran, dan sumber daya yang dialokasikan untuk proyek tersebut dengan tetap mempertimbangkan pedoman program yang lebih besar.
Melanjutkan analogi konstruksi di atas, manajer proyek adalah pengawas atau kontraktor yang bertanggung jawab untuk membangun satu ruangan bangunan, memastikan semua kabel, pipa, dan sentuhan akhir dilakukan sesuai jadwal dan anggaran.
Tanggung jawab mereka terbatas pada satu ruangan tersebut. Mereka tidak perlu khawatir apakah ruangan tersebut sesuai dengan estetika desain rumah secara keseluruhan atau apakah ruangan tersebut berada di lokasi yang tepat.
Area fokus utama
Fokus manajer proyek sangat spesifik, menyangkut hasil yang spesifik. Hal ini meliputi:
- Pelaksanaan taktis proyek: Manajer proyek mengawasi kegiatan taktis sehari-hari yang berkaitan dengan proyek, seperti perencanaan, pengorganisasian, mengoordinasikan kegiatan, memantau kemajuan, dan menyelesaikan masalah
- Menetapkan tujuan proyek jangka pendek: Fokus mereka terbatas pada penyelesaian proyek dan tujuan kualitas proyek. Terkadang, manajer proyek harus mengubah jadwal, menangani penundaan, atau mengocok anggota tim untuk mengatasi tantangan baru
- **Mendefinisikan hasil dan memastikan kualitas: Manajer proyek fokus pada pemetaan ruang lingkup proyek, menetapkan standar kualitas, dan menguraikan langkah-langkah untuk menyelesaikannya. Hal ini menjadikan mereka orang yang tepat untuk menjawab semua pertanyaan terkait proyek
Keterampilan yang dibutuhkan
Kompetensi keterampilan inti yang diperlukan untuk peran seorang manajer proyek adalah:
- Manajemen tugas: Seorang manajer proyek harus memahami tugas mana yang harus diprioritaskan, mana yang harus didorong lebih jauh, dan mana yang harus dipantau dengan cermat
- **Penjadwalan dan manajemen waktu: Manajer proyek bekerja untuk menetapkan tenggat waktu yang realistis untuk setiap tugas dan tonggak pencapaian dan kemudian memantaunya hingga selesai. Hal ini membutuhkan keterampilan dalam beradaptasi dengan persyaratan baru, mengelola waktu secara efektif, dan menjaga disiplin
- Alokasi sumber daya: Manajer proyek harus dapat mengelola dan mengalokasikan semua sumber daya yang diperlukan untuk proyek dengan hati-hati, termasuk personel, anggaran, dan material. Mereka juga harus tahu bagaimana memberikan hasil dengan sumber daya yang terbatas serta manajemen pengeluaran
Baca juga: Template & Contoh Resume Manajer Proyek untuk tahun 2024
Manajer Program vs Manajer Proyek: Perbedaan Utama
Sangat mudah untuk mencampuradukkan antara manajer program dan manajer proyek, namun seperti yang telah kami jelaskan sebelumnya, peran mereka sangat berbeda. Mari kita lihat lebih dekat apa yang membuat masing-masing dari mereka unik.
| Aspek | Manajer Program | Manajer Proyek |
|---|---|---|
| Lingkup pekerjaan | Berfokus pada pencapaian tujuan strategis yang lebih luas dan mengelola beberapa proyek yang saling berhubungan sekaligus. Mereka juga memastikan bahwa pelaksanaan program secara keseluruhan selaras dengan tujuan organisasi yang lebih besar | Menangani proyek tertentu dan pelaksanaannya dalam program yang lebih luas. Ruang lingkup pekerjaan manajer proyek berkisar pada jadwal dan hasil proyek tersebut |
| Tujuan | Mendefinisikan dan mengelola tujuan jangka panjang dan memandu beberapa proyek. Tujuan difokuskan pada tujuan organisasi yang lebih luas | Menetapkan tujuan taktis jangka pendek dan spesifik proyek. Tujuan keseluruhan lebih sempit dan menyangkut proyek individu |
| Manajemen pemangku kepentingan | Berhubungan langsung dengan para pemangku kepentingan tingkat tinggi untuk menyelaraskan program dengan kepentingan mereka. Mereka bertanggung jawab untuk mengelola komunikasi dengan para pemangku kepentingan di berbagai proyek | Berinteraksi dengan para pemangku kepentingan khusus proyek untuk memastikan kelancaran pelaksanaan proyek. Mereka lebih berfokus pada komunikasi dan umpan balik langsung |
| Strategis vs taktis | Berpusat pada penyelarasan strategis dan realisasi manfaat untuk fokus pada perencanaan jangka panjang dan integrasi proyek | Beroperasi pada tingkat taktis, berkonsentrasi terutama pada operasi sehari-hari, seperti tugas-tugas dan hasil yang harus segera diselesaikan |
| Manajemen sumber daya | Mengawasi pemanfaatan sumber daya di beberapa proyek sekaligus untuk memastikan distribusi yang optimal dan eksekusi yang lancar | Mengelola sumber daya untuk satu proyek untuk memastikan sumber daya tersebut digunakan secara efisien untuk penyelesaian proyek |
Kesamaan Antara Manajer Program dan Manajer Proyek
Meskipun manajer program dan proyek memiliki peran yang berbeda, mereka memiliki beberapa kesamaan. Mari kita lihat kesamaan yang dimiliki oleh manajer program dan proyek:
Kompetensi inti
Kedua peran tersebut membutuhkan pemahaman tentang manajemen proyek metodologi, seperti siklus hidup proyek dan metrik kinerja.
Sebagai contoh, manajer program dan proyek harus berpengalaman dalam pendekatan seperti waterfall dan gesit untuk beradaptasi dengan kebutuhan yang terus berkembang dan memastikan hasil yang sukses. Selain itu, mereka juga membutuhkan keterampilan komunikasi pemangku kepentingan yang kuat, manajemen risiko, dan alokasi sumber daya untuk memajukan proyek dan program.
baca juga:*_ scrum Master vs Manajer Proyek: Apa Perbedaannya?*
Kepemimpinan
Manajer program dan proyek pada akhirnya adalah pemimpin, terlepas dari apakah mereka memimpin satu atau beberapa proyek. Oleh karena itu, kedua peran tersebut membutuhkan keterampilan kepemimpinan yang kuat dan kemampuan manajemen sumber daya manusia untuk mendorong kinerja dan keberhasilan proyek.
Pikirkan seperti ini: manajer program memotivasi tim untuk mencapai tujuan strategis, sementara manajer proyek memimpin sprint harian.
Komunikasi
Komunikasi yang efektif dengan para pemangku kepentingan utama sangat penting untuk peran manajer program dan proyek. Hal ini melibatkan interaksi di dalam tim dan dengan pemangku kepentingan eksternal.
Misalnya, manajer program memberikan informasi terbaru kepada para eksekutif dan mengumpulkan laporan dari manajer proyek, sementara manajer proyek mengadakan rapat tim untuk membahas status proyek dan mengatasi tantangan.
Pemecahan masalah
Semua manajer menghadapi masalah. Masalah-masalah ini dapat berkisar dari dukungan personel yang tidak mencukupi atau penundaan sumber material hingga kemacetan persetujuan. Keterampilan pemecahan masalah yang kuat sangat penting bagi manajer program dan proyek untuk mengatasi tantangan dalam ruang lingkup mereka.
Misalnya, manajer program menyelesaikan konflik sumber daya di beberapa proyek pengembangan perangkat lunak, sementara manajer proyek menangani penundaan pengiriman perangkat lunak dengan menyesuaikan jadwal dan mengalokasikan ulang sumber daya.
Alat Bantu untuk Mempermudah Manajemen Program dan Proyek
Baik Anda seorang manajer program atau manajer proyek, mengelola pekerjaan yang rumit secara manual bisa menjadi tantangan tersendiri. Hal ini juga dapat menyebabkan sejumlah hasil yang dapat dihindari: detail yang terlewatkan, pencapaian yang terlalu tinggi dalam kemajuan proyek, dan rintangan komunikasi adalah beberapa di antaranya. Cara untuk mengatasi risiko-risiko ini adalah dengan menggunakan ClickUp! ClickUp untuk Manajemen Proyek adalah solusi lengkap yang dirancang untuk mengelola setiap aspek proyek dan program Anda dengan lancar. Apakah Anda perlu berkomunikasi dengan anggota tim, mendelegasikan tugas, melacak kemajuan, memperkirakan waktu, atau memastikan keselarasan dengan tujuan perusahaan Anda, ClickUp siap membantu Anda.
Fitur-fitur manajemen proyeknya yang kuat memungkinkan Anda untuk mengelola dan melacak beberapa proyek secara bersamaan, membuatnya sempurna untuk manajer proyek dan program.
Mari selami fitur dan templat utama ClickUp untuk manajemen program yang efektif dan manajemen proyek.
Mengelola dan menetapkan tugas
Dengan Tugas ClickUp manajer proyek dan program dapat membuat dan menetapkan tugas dengan deskripsi, tenggat waktu, dan prioritas yang terperinci. Hal ini memperjelas apa yang perlu dilakukan dan kapan, sehingga memastikan semua orang dalam tim tetap selaras dan fokus.
Buat, atur, dan tetapkan ClickUp Tasks untuk manajemen program dan proyek yang efektif
Platform ini memungkinkan Anda untuk mengatur Ketergantungan Tugas ClickUp dan Pencapaian ClickUp memastikan semua orang dalam tim mengetahui tugas mana yang harus diprioritaskan dan kapan harus melakukannya.
Merampingkan manajemen tugas dengan gambaran umum yang jelas tentang Ketergantungan Tugas ClickUp dan penerima tugas, memastikan tidak ada yang terlewatkan
Memvisualisasikan jadwal proyek
Perlu gambaran umum cepat tentang kemajuan proyek Anda? Bagan Gantt ClickUp sangat cocok untuk itu. Ini memberi Anda gambaran visual tentang segala sesuatu-mulai dari tanggal mulai dan berakhirnya tugas hingga ketergantungan dan tenggat waktu.
Hal ini membuat perencanaan dan pelaksanaan proyek Anda menjadi mudah.
Misalnya, manajer proyek dapat dengan mudah melihat bagaimana penyelesaian satu tugas berdampak pada dimulainya tugas lainnya, sehingga membantu Anda menjadwalkan dan mengelola waktu dengan lebih efektif.
Visualisasikan kemajuan tugas, tanggal mulai dan berakhir dengan ClickUp Gantt Charts
Namun bukan hanya itu saja.
Gantt chart juga memungkinkan pelacakan kemajuan tugas secara real-time, membantu manajer proyek dan program mengawasi apakah tugas-tugas berjalan sesuai jadwal atau tertinggal. Gantt chart juga memberikan pandangan menyeluruh tentang proyek, membantu tim internal berkoordinasi dengan lebih efektif dan mengelola keterlambatan dalam eksekusi proyek.
Fitur lain yang menonjol dari bagan Gantt adalah bagaimana bagan ini membantu merencanakan dan mengalokasikan sumber daya. Dengan memvisualisasikan beban kerja dan ketersediaan setiap anggota tim, Anda dapat memastikan setiap orang bekerja secara efisien dan sumber daya dialihkan ke tempat yang paling dibutuhkan.
Baca juga: 10 Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Proyek untuk Tim
Mengelola sumber daya
Baik manajer program maupun proyek selalu berpacu dengan waktu. Pelacakan Waktu Proyek ClickUp memungkinkan Anda mencatat waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas dan proyek secara akurat, sehingga Anda dapat membangun gambaran yang lebih besar tentang produktivitas di tempat kerja.
Sebagai contoh, manajer proyek dapat meninjau catatan waktu untuk menilai apakah suatu tugas tertentu membutuhkan waktu lebih lama dari yang diantisipasi, sehingga dapat membantu menyempurnakan estimasi dan perencanaan di masa mendatang.
Lacak waktu yang dibutuhkan untuk berbagai tugas dan tetapkan estimasi untuk proyek di masa mendatang dengan Pelacakan Waktu Proyek ClickUp
Jika Anda menagih klien per jam, pelacakan waktu memudahkan Anda untuk memberikan catatan rinci tentang waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas klien.
Saya mencari platform manajemen proyek dan saya menemukan yang terbaik. Segera, rasanya ClickUp dapat menyelesaikan semua masalah kami dan menciptakan solusi yang tidak biasa untuk memberi manfaat bagi kami dengan cara yang tidak pernah saya bayangkan.
Dayana Mileva, Direktur Akun, Pontica Solutions
Tetapkan dan lacak sasaran
Aspek terpenting dalam manajemen proyek dan program adalah menetapkan tujuan yang dapat dicapai oleh semua orang yang terlibat. Sasaran ClickUp adalah solusi sederhana namun sangat mumpuni untuk menetapkan, melacak, dan mencapai tujuan dan sasaran dengan lancar untuk tim Anda.
Ini memungkinkan Anda untuk memecah beberapa proyek menjadi tujuan yang lebih kecil dan dapat dilacak, sehingga lebih mudah untuk memantau kemajuan dengan lancar.
Tetapkan sasaran yang dapat dilacak dan terukur secara real time dengan ClickUp Goals
Anda dapat dengan mudah melihat kontribusi setiap anggota tim terhadap pencapaian tujuan, yang membantu mereka tetap fokus, bertanggung jawab, dan termotivasi. Visibilitas ini juga memungkinkan Anda mengidentifikasi dan menyelesaikan setiap kelambatan atau hambatan yang muncul.
Selain itu, Anda dapat melacak kinerja sasaran di sepanjang proyek dan, setelah selesai, menilai apa yang berhasil dan apa yang tidak, sehingga memberikan wawasan yang berharga untuk proyek-proyek mendatang.
Mengawasi beberapa proyek secara bersamaan
Jika Anda seorang manajer program yang berjuang untuk mengikuti berbagai proyek secara bersamaan, Portofolio ClickUp cocok untuk Anda. Ini memungkinkan Anda membuat tampilan terpusat dari semua proyek dalam sebuah program, memungkinkan manajer program untuk menangkap status, kemajuan, dan kesehatan keseluruhan proyek secara sekilas.
Mengelola dan mendapatkan gambaran umum dari beberapa proyek dalam sebuah program menggunakan ClickUp Portfolios
Selain itu, portofolio memungkinkan Anda melacak metrik proyek utama, seperti tenggat waktu, anggaran, dan pemanfaatan sumber daya. Portofolio juga merupakan cara yang baik untuk menganalisis ketersediaan sumber daya dan alokasi untuk berbagai proyek.
Buat dasbor khusus untuk memantau kinerja
Dengan Dasbor ClickUp anda dapat membuat tampilan khusus yang menyoroti data proyek atau program yang penting bagi Anda. Anda bisa memilih dari berbagai widget-seperti bagan, grafik, dan tabel-untuk menampilkan representasi visual dari metrik yang paling penting.
Visualisasikan kinerja program dan selaraskan dengan tujuan strategis dengan Dasbor ClickUp
Dasbor juga menyediakan pembaruan real-time pada kinerja program, memungkinkan Anda memantau aktivitas yang sedang berlangsung dan dengan cepat mengidentifikasi penyimpangan dari rencana. Anda juga dapat dengan mudah mengakses analisis dan laporan.
Memanfaatkan templat yang telah dirancang sebelumnya
Jika Anda khawatir mengatur dan melacak beberapa proyek dengan fitur ClickUp akan memakan banyak waktu dan tenaga, kami juga menyediakannya. Templat ClickUp akan membantu Anda memulai dengan cepat dan mudah dengan sedikit usaha.
Berikut ini beberapa di antaranya templat manajemen program yang dapat membantu:
Klik Templat Manajemen Program
The Templat Manajemen Program ClickUp dirancang untuk membantu Anda mengelola beberapa proyek dalam sebuah program. Ini menawarkan kerangka kerja terstruktur untuk mengelola tugas-tugas proyek, melacak kemajuan, dan menjaga semuanya tetap selaras dengan tujuan strategis Anda, semua dengan bidang yang telah ditentukan sebelumnya yang dapat Anda isi dengan mudah.
Templat Manajemen Program ClickUp dirancang untuk membantu Anda mengelola program yang kompleks dengan banyak komponen dan pemangku kepentingan.
Dengan templat ini, Anda bisa:
- Mengakses tampilan tingkat tinggi dari semua proyek di dalam sebuah program dari satu dasbor
- Memvisualisasikan garis waktu program dan ketergantungan dengan tampilan bagan Gantt
- Menetapkan dan melacak tujuan dalam program untuk tetap fokus dan mencapai tujuan
- Mengotomatiskan tugas yang berulang, penugasan tugas, dan pembaruan status serta merampingkan alur kerja
- Kelola tugas dan proyek dengan tampilan yang dapat disesuaikan, seperti tampilan daftar, papan, dan kalender
Klik Template Manajemen Proyek Templat Manajemen Proyek ClickUp menyederhanakan manajemen proyek individu. Ini memberikan pendekatan terstruktur untuk mengatur tugas, melacak kemajuan, dan memastikan semua aktivitas proyek selaras dengan tujuan jangka panjang.
Templat Manajemen Proyek ClickUp memudahkan manajer proyek, manajer program, dan manajer portofolio untuk menghilangkan sekat dan hambatan, serta menjalankannya secara efisien dan cepat.
Gunakan templat ini untuk:
- Membuat daftar tugas terperinci dengan subtugas dan melacak kemajuan setiap komponen
- Mengelola dan memvisualisasikan proyek dengan tampilan yang berbeda, termasuk tampilan daftar, papan, dan kalender
- Memantau metrik utama dan membuat keputusan berdasarkan data dengan alat bantu pelaporan
- Mengatur ketergantungan tugas di antara alur kerja terkait untuk mengelola tugas proyek dan menghindari penundaan
Singkirkan Kerumitan Manajemen dengan ClickUp
Sementara manajer program melihat gambaran yang lebih besar dan bertujuan untuk mengoordinasikan berbagai proyek secara bersamaan, manajer proyek bertanggung jawab atas serangkaian target dan aktivitas yang lebih spesifik.
Jika Anda mencari alat untuk menyederhanakan manajemen program dan proyek dan menyatukan semua tim Anda di satu tempat, ClickUp adalah investasi terbaik yang bisa Anda lakukan.
Ini menyediakan berbagai fitur seperti Dasbor dan Portofolio untuk manajer program, alat manajemen tugas, dan bagan Gantt untuk pengawasan proyek yang terperinci. Selain itu, ada templat untuk berbagai kebutuhan untuk membantu Anda membuat segala sesuatunya bergerak lebih cepat. Mendaftar untuk ClickUp hari ini untuk mengendalikan proyek Anda dengan mudah.