Kolaborasi hibrida-paduan antara interaksi tatap muka dan jarak jauh antar karyawan-merupakan refleksi dari perubahan sifat pekerjaan itu sendiri dan kemajuan teknologi yang memungkinkannya.
Sifat pekerjaan telah berubah secara dramatis sejak awal dekade ini. Tim yang terdistribusi telah menjadi norma. Chronoworking semakin umum terjadi. Karyawan menuntut fleksibilitas, tidak hanya waktu tetapi juga ruang, dari calon pemberi kerja mereka.
Kemajuan teknologi dalam perangkat lunak manajemen proyek, alat bantu digital, data, dan analitik memungkinkan kolaborasi di tempat kerja tidak seperti sebelumnya.
Namun, ada beberapa kekhawatiran mendasar. Apa yang dimaksud dengan fleksibilitas? Bagaimana para manajer dapat menyesuaikan diri dengan perbedaan permintaan pekerja? Bagaimana pemimpin tim dapat mengakomodasi jadwal hybrid tanpa memengaruhi pertumbuhan organisasi?
Baca terus untuk mengetahui beberapa cara agar kolaborasi hibrida di tempat kerja bisa berhasil.
Memahami Kolaborasi Hibrida
Kolaborasi hibrida mengacu pada metode yang digunakan tim untuk bekerja di kantor atau dari rumah atau tempat lain. Kolaborasi hibrida di tempat kerja ditandai dengan:
- Kombinasi model: Tim bekerja secara langsung dan jarak jauh. Ini bisa berarti bahwa mereka bekerja beberapa hari dalam seminggu di kantor, beberapa anggota tim bekerja di kantor, atau tugas-tugas tertentu diselesaikan di kantor
- Lokasi yang beragam: Tim mungkin berada di berbagai belahan dunia untuk mengerjakan proyek yang sama bersama-sama
- Ruang kerja virtual: Tim menggunakan ruang kerja virtual, termasuk komunikasi, curah pendapat, ide, dan alat kolaborasi hibrida untuk bekerja bersama
- Kesinambungan: Tim yang bekerja di kantor dapat melanjutkan percakapan secara online berkat perangkat digital mereka
Apa perbedaan antara kerja hibrida dengan kerja jarak jauh?
Ada beberapa perbedaan mendasar antara kerja hibrida dan kerja jarak jauh. Perbedaan tersebut adalah sebagai berikut.
| Fitur | Hibrida | Jarak Jauh | |
|---|---|---|---|
| Ruang kerja | Biasanya mencakup kantor fisik dan pengaturan jarak jauh seperti kantor rumah | Biasanya karyawan bekerja dari rumah atau tempat yang nyaman bagi mereka | |
| Jam kerja | Jam kantor | Ada beberapa jam setiap minggu yang tumpang tindih antara pekerja di kantor dan pekerja jarak jauh | Tim dapat bekerja dengan jadwal masing-masing, berkumpul bersama hanya pada pertemuan virtual yang telah dijadwalkan sebelumnya |
| Komunikasi | Kombinasi rapat tatap muka dan /href/https://clickup.com/id/blog/55988/undefined/remote alat kolaborasi/%href/ seperti panggilan telepon, obrolan, panggilan video, dan email | Terutama email, obrolan, panggilan video, dan alat manajemen proyek | |
| Fleksibilitas | Sebagian fleksibel dengan kebutuhan untuk datang ke kantor beberapa kali dalam seminggu | Sepenuhnya fleksibel karena karyawan tidak terikat pada lokasi tertentu |
Perbedaan antara kerja hibrida dan kerja jarak jauh
Apa saja jenis kolaborasi hibrida?
Orang sering berasumsi bahwa 'hybrid' hanya berlaku untuk lokasi. Faktanya, kerja hibrida juga mencakup waktu kerja tim. Berdasarkan dua parameter ini, ada empat jenis kolaborasi hibrida.
| Fitur | Sinkron | Asinkron | |||
|---|---|---|---|---|---|
| secara langsung | Bekerja bersama di lokasi fisik yang sama dan pada waktu yang samaBaik untuk pemecahan masalah yang kompleks, curah pendapat, dan pembuatan kesepakatanBiasanya terjadi tergantung kebijakan perusahaan | Bekerja di ruang yang sama namun dalam waktu yang berbeda (tanpa tumpang tindih) Terbaik bagi anggota tim untuk berinteraksi dengan tim lain atau memahami budaya perusahaanJarang terjadi | Jarak Jauh | Bekerja di lokasi yang berbeda namun dalam waktu yang berbeda (tanpa tumpang tindih) | |
| Jarak jauh | Bekerja dari lokasi yang berbeda namun pada waktu yang samaMenggunakan alat bantu seperti panggilan video atau obrolan berbasis teks untuk berkolaborasiCocok untuk tim dengan keahlian unik, memecahkan masalah yang kompleksBiasanya terjadi | Bekerja secara mandiri dari lokasi yang berbeda dengan jadwal masing-masingMenggunakan alat bantu seperti perangkat lunak manajemen proyek, email, dan sebagainya untuk berkolaborasiCocok untuk tim yang dikelola secara mandiri dan sangat terorganisirBiasanya sangat sering terjadi |
Jenis-jenis kolaborasi hibrida
Tantangan dalam Menerapkan Kolaborasi Hibrida
Pekerjaan hibrida menghadirkan banyak gangguan sekaligus menawarkan manfaat. Oleh karena itu, menerapkan sistem yang memfasilitasi kolaborasi hibrida juga menghadapi tantangan, seperti berikut ini.
Tantangan sosial
Hambatan interaksi: Kurangnya kesempatan untuk sosialisasi dan membangun hubungan dapat menyebabkan tim mengerjakan hal yang sama, namun berjauhan.
Koneksi yang terlewatkan: Hilangnya percakapan ringan dan pertemuan informal dapat menyebabkan isolasi dan stres.
Kekhawatiran yang tidak diperhatikan: Manajer atau bahkan rekan kerja dapat kehilangan indikator kekhawatiran/penyakit/perjuangan seseorang ketika mereka tidak melihat sinyal komunikasi non-verbal.
Gaya manajemen: Para pemimpin bisnis terbiasa dengan gaya manajemen pelacakan dan pemantauan, di mana mereka 'mengawasi' anggota tim mereka secara terus-menerus. Manajer seperti ini sulit mengembangkan gaya manajemen berbasis kepercayaan.
Komunikasi
Kesenjangan komunikasi: Interaksi tatap muka yang minim, keterlibatan yang rendah, pertemuan yang buruk dan dokumentasi yang terbatas, semuanya dapat menyebabkan kesenjangan komunikasi.
Rapat berkualitas buruk: Tanpa petunjuk tatap muka, keterampilan dalam memimpin rapat, keterlibatan proaktif, dan agenda yang jelas, rapat dapat membuat frustasi. Akibatnya, tim bisa kehilangan informasi dan koneksi.
Kerugian dalam penerjemahan: Ketika tim tidak menginvestasikan waktu dan energi untuk mendokumentasikan informasi, banyak pengetahuan yang bisa hilang saat berpindah dari satu orang ke orang lain.
Kolaborasi
Kurangnya kesamaan: Tanpa ruang kerja virtual terpadu, tim bisa kehilangan konteks dan kesamaan yang diperlukan untuk bekerja bersama. Ini merupakan tantangan teknis dan juga tantangan perilaku.
Kehilangan kegembiraan yang tidak sinkron: Bayangkan Anda memiliki ide yang fantastis dan mengirimkannya ke rekan kerja dan mereka membalasnya 12 jam kemudian. Wajar jika Anda kehilangan kegembiraan/ketertarikan pada saat itu. Tanpa kolaborasi waktu nyata ide bisa mati bahkan sebelum ide tersebut diluncurkan.
Diskusi di luar kantor: Di kantor, orang-orang minum teh, makan siang, atau berjalan ke tempat parkir, membangun keakraban, meskipun mereka tidak membicarakan pekerjaan. Tim hibrida sering kali kehilangan kesempatan ini, sehingga menurunkan hasil kolektif.
Kunci untuk mengatasi tantangan ini adalah berinvestasi pada kolaborasi cloud teknologi, melatih karyawan dalam penggunaannya dan menciptakan budaya yang menghargai inklusi, fleksibilitas, dan kerja sama di mana pun lokasinya. Mari kita lihat bagaimana caranya.
Mengatasi Tantangan Kolaborasi Hibrida
Sebelum Anda membeli perangkat lunak kerja hibrida anda perlu memahami aspek sosial, budaya, dan teknologi yang lebih dalam dari kinerja tim Anda. Jadi, mulailah dari awal.
1. Memahami lingkungan kerja hibrida
Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut ini.
- Berapa banyak tim kita yang bekerja dalam model hibrida?
- Apaalat komunikasi di tempat kerja yang mereka gunakan saat ini?
- Apa saja tantangan yang mereka hadapi?
- Apa saja ketidakefisienan atau kekurangan yang dilaporkan oleh para manajer?
- Mengapa tantangan/inefisiensi ini terjadi?
- Solusi apa yang telah dirancang oleh tim untuk mengatasi atau menoleransi tantangan/inefisiensi ini?
Setelah Anda memahami hal ini, susunlah setumpuk alat kolaborasi online seperti ClickUp untuk mengaktifkan komunikasi hibrida.
2. Mencegah ledakan komunikasi
Pernahkah Anda berada dalam situasi di mana Anda mengirim dokumen kepada seseorang melalui email, menindaklanjuti di Slack, mengedit file di Google Docs (dan menambahkan komentar) - menyebarkan komunikasi Anda dari satu tempat ke tempat lain?
Ini adalah hal yang biasa terjadi di tempat kerja modern. Hal ini juga menyedot energi terbesar!
Saat bekerja secara asinkron, gabungkan semua komunikasi ke dalam satu platform seperti ClickUp, sehingga tidak ada pesan yang terlewatkan. Faktanya, Tampilan obrolan ClickUp membantu Anda melihat semua pesan di satu tempat, sehingga Anda dapat merekam tanggapan Anda secara berurutan.
mengkonsolidasikan semua komunikasi di tempat kerja dengan tampilan ClickUp Chat_
Jika Anda baru dalam menyiapkan kebijakan komunikasi, cobalah Templat Papan Tulis Rencana Komunikasi ClickUp . Ini akan membantu Anda melakukan curah pendapat tentang proses yang Anda butuhkan dan mendokumentasikannya secara efektif.
3. Menetapkan protokol komunikasi yang jelas
Alat bantu adalah alat bantu, bukan solusi itu sendiri. Jadi, ketika menerapkan alat bantu Anda, siapkan pagar pembatas dan praktik terbaik untuk menggunakannya.
Jelaskan apa arti 'hybrid' bagi Anda. Tentukan ekspektasi Anda untuk waktu respons, cara kerja, saluran komunikasi, tindak lanjut, dokumentasi, dan pengembangan konten kolaboratif.
Sebagai contoh, Anda dapat mengatakan bahwa ketika ada pengeditan pada dokumen yang Anda edit secara kolaboratif, tanggapan diharapkan dalam 4 jam.
Di sisi lain, Anda mungkin membutuhkan beberapa pekerjaan yang harus dilakukan secara sinkron. Dengan alat bantu seperti ClickUp, tim Anda bisa menjadwalkan terlebih dahulu dan bekerja bersama. Atau gunakan Deteksi Kolaborasi ClickUp untuk melihat siapa yang sedang online dan melakukan ping kepada mereka secara real-time.
4. Menyeimbangkan komunikasi sinkron dan asinkron
Tidak semua pekerjaan dapat diselesaikan secara asinkron. Terkadang, sebuah masalah membutuhkan dua orang untuk duduk bersama dan menyelesaikannya, meskipun di dua lokasi yang berbeda. Jadi, seimbangkan kolaborasi sinkron dan asinkron saat merancang pengaturan kerja hybrid.
- Tetapkan ekspektasi yang jelas tentang waktu-waktu yang dibutuhkan tim hibrida untuk online
- Buat garis besar masalah yang bisa diselesaikan secara asinkron dan masalah lain yang membutuhkan dua orang untuk bersama
- Dorong anggota tim untuk menetapkan status ketersediaan pada alat manajemen proyek atau kalender mereka, sehingga orang lain dapat diundang untuk bekerja bersama jika diperlukan
5. Bersikaplah transparan dan inklusif
Secara tradisional, anggota tim cenderung menyimpan informasi di dalam hati. Saat dibutuhkan, anggota tim lain akan memintanya dan diberikan. Tempat kerja modern tidak bisa melakukan hal ini.
Lingkungan kerja hibrida saat ini menghargai transparansi. Bersedialah untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan bukan hanya informasi penting namun juga proses, pendekatan, dan semua pengetahuan yang bersifat tacit.
Dengan Dokumen ClickUp anda dapat mendokumentasikan dan mempublikasikan informasi kepada tim dan membagikannya kepada orang-orang yang relevan di luar organisasi. Di sisi lain, Papan Tulis ClickUp adalah tempat yang tepat untuk memetakan proses atau alur kerja Anda untuk memastikan semua orang mengetahui keseluruhan konteks.
Transparansi seperti itu akan secara dramatis meningkatkan kolaborasi tim hybrid karena orang-orang dapat mencari informasi dan mendapatkannya sendiri pada waktu dan tempat yang mereka pilih untuk bekerja. Tidak memiliki akses ke informasi tidak akan lagi menjadi penghalang untuk menyelesaikan pekerjaan.
Memetakan proses dan alur kerja secara efisien dengan Papan Tulis ClickUp
Menerapkan Kolaborasi Hibrida dengan Alat Kolaborasi Seperti ClickUp
Jika yang Anda miliki hanyalah palu, semuanya akan terlihat seperti paku. Jika yang Anda miliki hanyalah spreadsheet, Anda hanya akan berpikir dalam baris dan kolom. Jadi, mengimplementasikan alat kolaborasi perusahaan merupakan hal yang mendasar bagi kesuksesan organisasi.
Saat menerapkan alat bantu kerja hibrida, pertimbangkan hal-hal berikut ini.
Kesetaraan
Pilih alat bantu yang memberikan kesempatan kepada setiap karyawan untuk diikutsertakan, dilihat, dan didengarkan dalam diskusi. Biarkan semua mode komunikasi-teks, audio, video, komentar, rekaman layar, dll-terbuka, sehingga orang dapat berkontribusi dengan cara yang paling sesuai bagi mereka.
ClickUp memungkinkan semua ini dan lebih banyak lagi. Tugas-tugas ClickUp menawarkan komentar bersarang bagi tim untuk berkomunikasi dalam konteks. Klip ClickUp menyatukan rekaman suara dan layar untuk berkomunikasi dengan jelas.
ClickUp Clips memudahkan untuk merekam layar dan berbagi umpan balik dengan cepat
Kemudahan penggunaan
Jika Anda tidak memilih alat yang tepat, memperbarui dan mengelolanya bisa menjadi tugas yang sangat berat.
Pilihlah alat bantu dengan UX yang sederhana dan mudah digunakan. Buat alur kerja yang ramping untuk memastikan alat manajemen proyek mengurangi beban kerja, bukan menambahnya. Mengotomatiskan proses yang dapat diotomatiskan.
Contohnya, ClickUp Brain secara otomatis membuat catatan berdiri berdasarkan semua pembaruan yang dilakukan pada platform oleh pengguna. Bayangkan berapa banyak waktu yang dapat dihemat!
Aspek penting lainnya dari alat kolaborasi di tempat kerja Anda adalah kemampuan untuk mendukung keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Hal ini dapat dilakukan sesederhana mematikan notifikasi di luar jam kerja atau mengatur status ketersediaan yang jelas untuk alokasi beban kerja yang lebih baik.
Kemampuan Beradaptasi
Tim hybrid sering kali mengalami situasi di mana beberapa orang berada di kantor, dan yang lainnya bekerja dari jarak jauh. Ini berarti bahwa mereka perlu mengadakan rapat hibrida di mana semua orang dapat berpartisipasi secara setara.
Fitur-fitur ClickUp dirancang untuk memungkinkan hal ini. Misalnya, di ruang konferensi, satu orang dapat memproyeksikan Dokumen ClickUp dan menulis, sementara anggota tim jarak jauh dapat melihatnya diperbarui secara real-time di komputer mereka.
Kelengkapan
Penyebaran alat adalah nyata. Organisasi secara teratur menggunakan satu alat untuk percakapan real-time, alat lain untuk manajemen proyek, alat ketiga untuk brainstorming, alat lainnya untuk dokumentasi, dan lain-lain. Hal ini menciptakan tantangan, seperti berikut ini.
- Informasi tersebar di berbagai alat
- Mengintegrasikan alat-alat ini rumit dan tidak efisien
- Adopsi teknologi lebih rendah karena terlalu banyak alat terasa seperti terlalu banyak pekerjaan
- Data dan wawasan dari alat-alat ini sangat minim
Untuk menghindari semua ini, pilihlah alat yang komprehensif. Alat seperti ClickUp lebih dari sekadar manajemen proyek. Alat ini memberdayakan tim dengan semua alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Baik itu papan tulis, platform komunikasi, sistem manajemen beban kerja, atau dasbor yang komprehensif, ClickUp memiliki semuanya. Ini adalah ruang kerja kolaboratif, yang dirancang untuk mendorong interaksi sambil menghormati pola kerja yang berbeda dan preferensi individu.
Buktikan sendiri. Coba ClickUp hari ini!