Sudah lewatlah sudah hari-hari ketika perangkat lunak diinstal langsung ke mesin desktop di ruang kantor-yang tidak selalu dapat dijangkau jika Anda berada di tempat terpencil atau bekerja di lokasi proyek konstruksi. Sekarang mudah untuk mengakses file Anda dari mana saja dengan koneksi internet, berkat solusi cloud.
Anda tidak hanya bisa mengerjakan file secara mandiri, tetapi juga bisa berkontribusi pada dokumen, berbagi file, dan memberikan komentar untuk anggota tim. Ini semua adalah bagian dari kolaborasi cloud.
Dalam panduan ini, kami akan membahas apa itu kolaborasi cloud, manfaat dan tantangannya, serta bagaimana Anda bisa memperkenalkan cara baru bekerja dengan tim Anda dengan cara terbaik. 🌻
Apa itu Kolaborasi Cloud?
Kolaborasi awan adalah ketika beberapa karyawan bekerja bersama pada satu dokumen, proyek, atau perangkat lunak yang disimpan di awan. File-file di luar kantor ini dapat dibuka, dikerjakan, dan dibagikan oleh lebih dari satu orang dalam satu waktu sehingga memungkinkan kolaborasi tim.
Dengan kolaborasi awan, pengeditan dan pembaruan dapat dilakukan secara real time. Hal ini dimungkinkan berkat file yang disinkronkan ke server cloud, sehingga setiap orang selalu memiliki versi terbaru yang tersedia. Kolaborasi awan memungkinkan tim untuk bekerja bersama secara lebih efisien, efektif, dan harmonis-apakah Anda sedang berada di kantor, di lokasi, atau masuk dari jarak jauh. ☁️
Alat dan Platform Kolaborasi Cloud
Saat ini, banyak pekerjaan yang dilakukan di dalam alat dan platform berbasis cloud. Email, pemasaran digital, manajemen proyek, dan hampir semua aspek bisnis dijalankan dari layanan cloud. Beberapa alat ini lebih baik untuk kolaborasi tim jarak jauh daripada yang lain. Alat kolaborasi awan bisa dalam berbagai bentuk, termasuk:
- Penyimpanan file: Mengunggah, mengatur, dan berbagi file di awan
- Manajemen proyek: Menjalankan proyek sederhana dan kompleks dengan lebih mudah berkat fitur kolaboratif dalam alat manajemen proyek online
- Komunikasi tim dan pesan instan : Tetap terhubung dengan anggota tim secara real time
- Konferensi video : Menyelenggarakan panggilan video, webinar, dan rapat
Mari kita lihat beberapa alat kolaborasi awan teratas. Anda mungkin sudah menggunakan satu atau beberapa di antaranya di tempat kerja, dan jika belum, mungkin ada baiknya Anda menjajalnya lebih lanjut.
Dropbox
Integrasi ClickUp-Dropbox memungkinkan Anda menautkan ke file Dropbox di tugas dan melampirkan file Dropbox di komentar
Dropbox adalah layanan hosting file yang populer, dikenal dan dihargai karena kemudahan penggunaannya. Dropbox menghadirkan berbagi file ke masyarakat luas, dan terus meluncurkan fitur-fitur yang dirancang untuk perusahaan juga-termasuk solusi khusus di Dropbox untuk Konstruksi .
Seperti banyak alat perangkat lunak lainnya, Dropbox terintegrasi dengan baik dengan yang lain. Anda dapat menggunakan fitur Integrasi ClickUp-Dropbox untuk memasangkan kedua alat ini dan dengan mudah melampirkan file Dropbox Anda ke tugas ClickUp dan banyak lagi.
GitHub
Hindari berpindah antar platform dan buat cabang atau pull request baru di dalam tugas dengan menggunakan integrasi GitHub
GitHub adalah alat kolaborasi cloud yang tepat untuk pengembang perangkat lunak. Ini adalah tempat utama di mana mereka dapat menyimpan, berkolaborasi, dan berbagi kode. Platform GitHub yang didukung AI memungkinkan tim pengembang mengotomatiskan langkah-langkah dalam alur kerja pengembangan untuk produktivitas yang lebih tinggi.
Untuk tim pengembang yang ingin menggabungkan manfaat GitHub dengan fungsionalitas lengkap dari ClickUp, maka Integrasi ClickUp-GitHub memungkinkan hal ini. Secara otomatis melacak penggabungan, komit, dan pull request di ClickUp untuk pemantauan yang efisien.
Dokumen Google
Dengan integrasi ClickUp-Google Drive, buat Google Doc langsung dari ClickUp yang secara otomatis akan disimpan di Google Drive dan dilampirkan ke tugas Anda
Meskipun Microsoft Office pernah menjadi yang terbaik pada masa perangkat lunak di perangkat, Google Docs tampaknya memimpin dalam hal kolaborasi awan dalam pembuatan dokumen. Tim dapat menggunakan Google Docs untuk membuat, mengedit, dan berbagi dokumen teks-semuanya dari awan.
File Google Docs tersebut akhirnya disimpan di Google Drive, yang sama mudahnya untuk digunakan dan dinavigasikan. Anda juga bisa membawa fungsionalitas tersebut langsung ke ClickUp untuk melampirkan file dengan cepat atau menjelajahi Google Drive tanpa meninggalkan aplikasi-berkat fitur Integrasi ClickUp-Google Drive .
Tim Microsoft
Gunakan integrasi ClickUp Microsoft Teams untuk menemukan dan melampirkan tugas dengan mudah ke dalam percakapan Teams mana pun sehingga tim Anda tahu persis apa yang Anda diskusikan
Microsoft Teams adalah salah satu yang paling populer aplikasi komunikasi tim tersedia hari ini. Platform ini memungkinkan tim untuk mengobrol, berbagi file, mengadakan rapat, dan berkolaborasi dalam tugas, proyek, dan inisiatif.
Dengan Integrasi ClickUp-Microsoft Teams anda bisa menikmati pengalaman yang mulus di antara kedua aplikasi tersebut. Secara otomatis melihat detail tautan ClickUp yang dibagikan di dalam Teams, melampirkan tugas, dan mendapatkan pemberitahuan tentang perubahan status langsung di saluran Anda.
Pentingnya Keamanan dalam Kolaborasi Cloud
Dengan data Anda disimpan di suatu tempat di luar lokasi, tidak mengherankan jika keamanan menjadi perhatian utama bagi siapa pun yang menjajaki alat kolaborasi berbasis cloud. Untungnya, cara kerja seperti ini sebenarnya memberikan manfaat keamanan. 🔐
Alih-alih memiliki banyak salinan file yang mungkin sudah ketinggalan zaman atau salah, semua orang bekerja dari satu versi yang benar. Dengan satu versi file, akan lebih mudah untuk mempertahankan kontrol versi. Sebagian besar alat memungkinkan Anda untuk melihat riwayat versi yang terperinci, termasuk perubahan apa yang dibuat, kapan dibuat, dan siapa yang membuatnya.
Yang terbaik alat kolaborasi perusahaan juga memudahkan untuk melindungi file dari orang yang tidak diinginkan. Kendalikan dengan ketat siapa saja yang memiliki akses ke file dan folder, dan batasi opsi berbagi pada file yang seharusnya tetap rahasia atau di bawah pengawasan ketat.
Anda dapat mengharapkan sebagian besar alat kolaborasi yang aman untuk memprioritaskan kepatuhan dan keamanan data, tetapi ada baiknya Anda membandingkan bagaimana setiap platform menangani hal ini jika Anda ingin beralih ke yang baru.
Jaga pekerjaan Anda tetap pribadi atau bagikan Tampilan, Daftar, dan Dokumen kepada pengguna tertentu dengan tampilan terlindung ClickUp
Misalnya, di ClickUp, kami menangani keamanan dengan serius . Kami tidak hanya menawarkan berbagai tingkat peran pengguna, izin, dan pengaturan berbagi, tetapi semuanya berlangsung di dalam lingkungan dengan keamanan menyeluruh.
Manfaat Kolaborasi Cloud
Kolaborasi Cloud memungkinkan anggota tim Anda bekerja lebih efisien, tanpa hambatan yang tidak perlu. Mari kita lihat beberapa manfaat utama dari kolaborasi cloud.
Akses yang efisien ke file
Platform perangkat lunak kolaborasi awan tidak hanya berinvestasi pada keamanan, namun juga pada kecepatan. Banyak platform yang secepat kilat, memungkinkan anggota tim mengakses file hampir seketika. Hal ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi rasa frustrasi saat menunggu template atau spreadsheet dimuat, dibuka, atau di-refresh ke versi terbaru. 📁
Kontrol akses yang lebih baik
Solusi kolaborasi memberi Anda berbagai opsi dalam hal kontrol akses, sehingga lebih mudah untuk mengontrol pengguna akhir mana yang bisa melihat, mengedit, dan berbagi file atau folder tertentu.
Izin Lanjutan ClickUp memungkinkan pengguna untuk mendapatkan perincian saat mengatur kemampuan peran ke Ruang Kerja dan tampilan
Platform seperti alat kolaborasi klien juga memungkinkan Anda untuk berbagi file dengan mudah dengan klien atau pelanggan-yang harus dimiliki untuk berbagi penawaran harga dan laporan status dengan klien proyek konstruksi. Apakah organisasi Anda besar atau kecil, kemampuan untuk mengontrol akses secara individual merupakan kemenangan besar bagi keamanan. 🔑
Meningkatkan kerja tim
Meskipun banyak alat perangkat lunak yang ada di awan, namun kerja sama tim adalah keunggulan platform kolaborasi ini. Fitur-fitur seperti kolaborasi waktu nyata dan komentar memungkinkan tingkat kerja sama tim yang lebih tinggi, transparansi yang lebih besar, dan kesempatan untuk menghasilkan karya yang lebih baik berkat masukan dari orang lain. 🏆
Memformat dan berkolaborasi dengan mudah di Dokumen bersama tim tanpa tumpang tindih di ClickUp
Peningkatan produktivitas
Tim yang menggunakan alat kolaborasi online tidak perlu mengirim permintaan file melalui email, menunggu orang lain memberikan pembaruan, atau membuang waktu untuk mengunduh file berukuran besar. Sebaliknya, mereka memiliki akses ke semua yang mereka butuhkan dengan segera-memperkenalkan tingkat produktivitas yang lebih tinggi. 📈
Ramah untuk kerja jarak jauh Alat kolaborasi jarak jauh memudahkan siapa saja untuk mengakses file Anda, dari browser web atau perangkat apa pun. Ini berarti Anda bisa memindahkan tim Anda ke model jarak jauh atau hibrida dengan lebih efektif, atau jika Anda adalah perusahaan konstruksi, tim Anda akan bisa berbagi informasi di antara lokasi dan mengakses apa yang mereka butuhkan dari lokasi kerja mana pun.
Alih-alih mengharuskan karyawan mengakses file di perangkat tertentu, alat cloud memungkinkan mereka untuk bekerja secara mandiri dan bersama-sama dari lokasi atau zona waktu mana pun di dunia. 🌎
Tantangan Kolaborasi Cloud
Pendekatan manajemen file dan cara kerja seperti ini tidak selalu memberikan pengalaman yang positif. Seperti halnya proyek perangkat lunak apa pun, memperkenalkan dan memelihara platform kolaborasi awan dapat mengalami tantangan berikut ini.
Biaya untuk memperkenalkan
Pemilik perangkat lunak tahu betapa berharganya alat ini, yang berarti beberapa di antaranya mungkin tidak terjangkau oleh tim atau perusahaan kecil. Paket-paket tersebut mungkin terlihat menjanjikan pada awalnya, namun harganya dengan cepat meningkat saat Anda memperkenalkan pengguna baru atau menambahkan fitur tambahan. Carilah platform yang memberikan fungsionalitas dan memiliki paket-paket harga yang terjangkau . 💸
Manajemen yang efektif dalam skala besar
Kolaborasi cloud memang efektif, namun menerapkan proyek perangkat lunak dalam skala besar bisa menjadi tantangan besar. Anda memerlukan strategi yang efektif, peluncuran yang terencana, banyak pelatihan, dan seseorang yang bertanggung jawab untuk memiliki proyek tersebut. Tanpa elemen-elemen ini, sulit untuk memperkenalkan dan mengelola platform ini secara efektif. 🏢
Perangkat lunak yang membanjiri
Di dunia saat ini, tim menggunakan banyak alat perangkat lunak-baik untuk komunikasi tim, manajemen email, atau manajemen proyek. Menambahkan yang lain alat kolaborasi tim atau integrasi ke dalam campuran dapat menyebabkan kewalahan, dan anggota tim Anda mungkin tidak terlibat sama sekali.
Cara Memperkenalkan Kolaborasi Cloud dengan Cara yang Benar dengan ClickUp
Kolaborasi cloud memiliki banyak manfaat untuk tim jarak jauh atau mereka yang bekerja dari lokasi kerja yang berbeda, namun kekurangannya juga penting untuk dipertimbangkan. Namun, Anda dapat menguranginya dengan membuat keputusan yang cerdas dan memilih platform yang tepat. ✔️
Perkenalkan anggota tim Anda pada alur kerja baru yang lebih efektif dengan ClickUp. Platform canggih kami memiliki semua fitur yang dibutuhkan organisasi Anda untuk menjalankan manajemen proyek, manajemen tugas, operasi, pemasaran, dan banyak lagi. Anggap saja sebagai satu aplikasi untuk menggantikan semuanya-atau pusat hub untuk semua alat yang ada berkat berbagai macam integrasi .
Dengan begitu banyak fitur, karyawan Anda tidak akan mengalami kewalahan dengan perangkat lunak - sebaliknya, mereka dapat menikmati semua yang mereka butuhkan di satu tempat. Memberdayakan anggota tim untuk melacak kemajuan dengan Tugas ClickUp berkolaborasi dalam dokumen bersama, bertukar pikiran bersama dengan Papan Tulis ClickUp dan mengelola proyek dari satu sumber kebenaran pusat.
Berkolaborasi secara visual dengan anggota tim dalam Papan Tulis ClickUp untuk bertukar pikiran dan mengubah ide menjadi hal yang dapat ditindaklanjuti
Mengerjakan dokumen atau rencana konstruksi pada saat yang bersamaan dapat menimbulkan masalah pada beberapa perangkat lunak-seperti mengetahui apakah ada orang lain yang sedang mengerjakan dokumen tersebut. Di ClickUp, kami telah mengatasi rasa frustrasi ini dengan deteksi kolaborasi tingkat lanjut yang membuat pengeditan waktu nyata dan pembaruan instan menjadi pengalaman yang efisien dan sangat visual.
Dapatkan tampilan cepat ke semua Subhalaman dan hubungan yang terhubung di ClickUp Docs agar tetap teratur dan pekerjaan tetap terhubung
ClickUp juga menawarkan tempat untuk menyimpan semua pengetahuan Anda, sehingga Anda dapat mengelola dan mengoptimalkan peluncuran kolaborasi cloud Anda. Gunakan Dokumen ClickUp untuk membuat wiki internal yang menjelaskan strategi kolaborasi Anda, dan membagikannya kepada semua anggota tim Anda-di mana pun lokasi atau tempat kerja mereka.
Dan dengan Sasaran ClickUp menetapkan sasaran kemajuan internal, lalu memantaunya dengan Dasbor ClickUp .
Merinci tujuan, tugas, poin-poin penting, dan status proyek di Dasbor ClickUp 3.0 yang sangat mudah disesuaikan
Pikirkan ClickUp bukan sebagai alat tambahan yang memperkenalkan peluang kolaborasi cloud, tetapi alat yang mengutamakan kerja sama tim jarak jauh dan produktivitas.
Kolaborasi Cloud: Pertanyaan Umum
Bekerja bersama adalah praktik yang sudah lama dilakukan, namun mampu melakukannya secara efektif secara online adalah pengalaman yang relatif baru. Tidak heran jika kami masih memiliki begitu banyak pertanyaan tentang cara kerjanya dan bagaimana kami dapat melakukannya secara efektif.
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang paling sering ditanyakan tentang kolaborasi awan.
Apa itu Kolaborasi Berbasis Cloud dalam Konstruksi?
Kolaborasi berbasis cloud dalam konstruksi bekerja dengan cara yang sama seperti yang dilakukan di industri lainnya, namun ada manfaat yang signifikan dalam bidang ini. Memperkenalkan alat kolaborasi manajemen proyek memungkinkan tim konstruksi mengurangi kesalahan, meningkatkan audit, dan merampingkan manajemen proyek-yang semuanya dapat membuat proyek konstruksi berjalan tepat waktu, sesuai anggaran, dan tanpa kerumitan yang tidak perlu. 👷
Apa yang Dimaksud dengan Penyimpanan Cloud?
Penyimpanan awan adalah metode penyimpanan data di luar lokasi dan menyediakan akses ke data tersebut melalui internet (alias "di awan"). Hal ini memungkinkan data diambil dari lokasi mana pun dan sering kali dari perangkat apa pun.
Sebagian besar platform digital memiliki fitur penyimpanan awan, tetapi alat khusus yang populer termasuk Google Drive, Microsoft OneDrive, dan Dropbox. 📚
Apa itu Penyimpanan dan Kolaborasi Cloud?
Penyimpanan awan mengacu pada cara penyimpanan dan penyimpanan data, dan kolaborasi awan mengacu pada cara tim berinteraksi dengan file-file tersebut. Penyimpanan awan merupakan prasyarat jika Anda ingin tim dapat mengerjakan file secara bersamaan, berkolaborasi melalui utas komentar, memberikan saran secara real-time, dan selalu melihat versi terbaru.
Tanpa penyimpanan awan, mustahil untuk mewujudkan kolaborasi awan. 💬
Mengapa Kolaborasi Diperlukan dalam Komputasi Awan? Komputasi awan memungkinkan pendekatan yang mengutamakan jarak jauh, yang memungkinkan setiap orang mengerjakan dokumen dari perangkat atau lokasi geografis mana pun. Meskipun hal ini berguna dengan sendirinya, nilai sebenarnya datang dari kolaborasi-kesempatan bagi individu untuk bekerja sama dalam menjalankan proyek, membuat dokumen, mengatur file, dan mengelola bisnis. 🗺️
Rangkullah Kekuatan Kolaborasi Cloud dalam Bisnis Anda
Kolaborasi Cloud menawarkan berbagai manfaat bagi organisasi - mulai dari peningkatan produktivitas hingga keamanan dan kontrol akses yang lebih ketat. Gunakan panduan ini untuk memahami lebih lanjut tentang mengapa hal ini sangat berharga, dan bagaimana Anda dapat menggunakan kolaborasi untuk memberdayakan tim Anda.
Jika Anda siap memberikan semua yang dibutuhkan anggota tim Anda untuk memanfaatkan kolaborasi cloud, coba ClickUp secara gratis . Ini adalah satu aplikasi yang Anda perlukan untuk mengganti berbagai alat manajemen proyek, tugas, dan orang Anda-atau menyatukan semuanya. Lakukan perpindahan, dan nikmati manfaat memiliki semuanya di satu tempat terpusat. ✨