Memaksimalkan Pengalihdayaan Proyek TI: Strategi Tangkas untuk Sukses

'In-house' tidak selalu menjadi jawaban untuk membangun produk perangkat lunak.

Alih-alih mempekerjakan tim pengembangan perangkat lunak in-house secara penuh waktu-yang mahal, memakan waktu, dan sering kali membatasi-Anda dapat mengalihdayakan proyek semacam itu ke perusahaan spesialis yang memiliki keahlian dalam membangun perangkat lunak.

Proyek pengembangan perangkat lunak outsourcing melibatkan kontrak dengan perusahaan eksternal untuk mengembangkan atau memelihara sistem dan aplikasi TI. Perusahaan juga dapat memilih untuk mengalihdayakan hanya aspek manajemen proyek dari keseluruhan inisiatif ke perusahaan manajer proyek lepas atau kontraktor.

Sejarah singkat tentang alih daya proyek TI

Praktik alih daya proyek TI dimulai pada akhir 1980-an, dengan perusahaan seperti Eastman Kodak melakukan alih daya pemrosesan data layanan kepada IBM.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan kemunculan internet pada tahun 1990-an, outsourcing menjadi semakin meluas.

Negara-negara berbahasa Inggris seperti India, Polandia, dan Filipina menjadi pusat utama outsourcing TI karena jumlah tenaga profesional terampil yang besar dan biaya tenaga kerja yang lebih rendah.

Pengalihdayaan proyek TI vs. metode in-house tradisional

Secara tradisional, perusahaan membangun dan memelihara infrastruktur TI mereka dengan karyawan mereka sendiri. Sebaliknya, outsourcing proyek TI memungkinkan Anda untuk mengakses berbagai keahlian dan sumber daya teknis tambahan yang lebih luas tanpa perlu mempekerjakan dan mengelola staf TI permanen.

Berikut tabel ringkasan perbedaannya:

Memahami Pengalihdayaan Proyek TI

Pikirkan outsourcing proyek TI sebagai mempekerjakan konsultan spesialis untuk proyek tertentu daripada memiliki staf pemeliharaan umum dalam daftar gaji permanen Anda.

Sesuai laporan terbaru tentang tren global dalam Pasar outsourcing TI pasar alih daya TI global mencapai US$ 550 miliar pada tahun 2023 dan diperkirakan akan tumbuh dengan CAGR 4,48% hingga mencapai US$ 720,2 miliar pada tahun 2028.

Apa yang mendorong pertumbuhan ini, dan mengapa perusahaan mengalihdayakan proyek TI alih daya alih-alih mempekerjakan staf?

Tujuan utama melakukan outsourcing TI

Ada dua tujuan utama: memangkas biaya dan mengakses sumber daya manusia yang lebih luas, sering kali di wilayah dengan tingkat upah tenaga kerja yang lebih rendah.

Selain itu, outsourcing memungkinkan Anda mengakses keterampilan dan keahlian khusus yang mungkin tidak Anda miliki secara internal. Hal ini dapat sangat membantu untuk proyek perangkat lunak yang kompleks atau khusus. Outsourcing dapat membebaskan staf TI internal Anda untuk fokus pada fungsi bisnis inti, sehingga meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Terdiri dari apa saja outsourcing TI?

Pengalihdayaan TI mencakup berbagai layanan. Mulai dari outsourcing pengembangan perangkat lunak dan pemeliharaan sistem hingga manajemen jaringan dan keamanan siber.

Bahkan, fungsi TI apa pun yang dapat didefinisikan dan dikomunikasikan dengan jelas dapat dialihdayakan.

Layanan TI yang paling sering dialihdayakan

Pengembangan perangkat lunak adalah salah satu layanan TI yang paling sering dialihdayakan. Ini termasuk tugas-tugas seperti membangun aplikasi web khusus, aplikasi seluler, dan solusi perangkat lunak perusahaan.

Banyak perusahaan merasa lebih hemat biaya dan efisien untuk mengalihdayakan proyek-proyek kompleks ini kepada spesialis daripada membangun tim pengembangan mereka dari awal.

4 jenis outsourcing

Ada empat jenis utama model outsourcing TI:

• Pengalihdayaan luar negeri: Mengalihdayakan pekerjaan ke perusahaan pengembangan perangkat lunak di negara lain, biasanya karena keuntungan biaya untuk melakukannya. **Sebagai contoh, perusahaan perangkat lunak yang berbasis di AS dapat menyewa tim pengembang di India untuk membuat aplikasi seluler baru, dengan memanfaatkan biaya tenaga kerja yang lebih rendah
• Outsourcing jarak dekat: Mengalihdayakan pekerjaan ke perusahaan di negara atau wilayah terdekat, yang dapat menawarkan beberapa keuntungan dalam hal tumpang tindih zona waktu dan kesamaan budaya. Contoh: Sebuah perusahaan jasa keuangan di Kanada perlu mengembangkan platform perdagangan baru. Mereka memutuskan untuk melakukan pengembangan di dekat pantai ke perusahaan pengembangan perangkat lunak di Meksiko, mengambil manfaat dari zona waktu dan kedekatan budaya yang serupa
• Pengalihdayaan dalam negeri: Mengalihdayakan pekerjaan ke perusahaan di negara Anda sendiri. Contoh: Sebuah perusahaan startup di Inggris tidak memiliki keahlian internal untuk mengembangkan algoritme pembelajaran mesin yang kompleks untuk produk baru mereka. Mereka mengalihdayakan pengembangan ke perusahaan konsultan TI khusus yang berlokasi di Inggris untuk memanfaatkan keterampilan dan keahlian khusus mereka
• Co-sourcing: Model hibrida di mana beberapa pekerjaan TI dilakukan secara internal dan sebagian lagi dialihdayakan ke penyedia layanan pihak ketiga. Contoh: Sebuah perusahaan manufaktur mungkin memiliki tim di lokasi dari vendor outsourcing yang bekerja bersama karyawannya sendiri untuk mengelola infrastruktur TI

Pilihan model outsourcing bergantung pada faktor-faktor seperti biaya, zona waktu, bahasa, budaya, keamanan data, dan keterampilan khusus yang diperlukan untuk proyek tersebut. Perusahaan sering menggunakan kombinasi dari model-model ini untuk mengoptimalkan operasi TI mereka.

Peran Pengembangan Perangkat Lunak Agile dalam Pengalihdayaan TI

Dalam pendekatan manajemen proyek air terjun, seseorang sering kali memiliki visibilitas terbatas ke dalam kemajuan proyek. Mereka mungkin harus menunggu lama untuk melihat versi perangkat lunak yang berfungsi, dan banyak fitur yang sering kali tidak terintegrasi dengan baik menjelang akhir proyek.

Sebaliknya, metodologi yang lincah menawarkan pendekatan yang lebih fleksibel dan berulang. Bagian kecil atau sub-modul dari perangkat lunak yang berfungsi dikembangkan dan dipresentasikan kepada klien dalam waktu singkat untuk mendapatkan umpan balik dan persetujuan.

Bagian yang lebih kecil ini biasanya dikembangkan dengan sprint yang sistematis, masing-masing dengan durasi satu hingga empat minggu. Pada akhir setiap sprint pengembangan perangkat lunak, tim mempresentasikan perangkat lunak yang berfungsi, meninjau kemajuan dengan klien, dan menyesuaikan keberhasilan proyek berdasarkan masukan dari klien.

Agile memungkinkan pengembangan yang lebih kolaboratif antara tim internal Anda dan penyedia outsourcing. Anda dapat memantau perkembangannya dan memastikan produk akhir memenuhi kebutuhan Anda.

Hal ini juga mengurangi risiko penundaan besar atau pengerjaan ulang yang mahal dibandingkan dengan pengiriman proyek tradisional dan monolitik.

Scrum dan implementasinya dalam proyek IT outsourcing

Scrum adalah kerangka kerja agile yang populer yang bisa sangat efektif dalam proyek-proyek IT outsourcing. Tim Scrum terdiri dari kelompok kecil lintas fungsi yang bekerja dalam sprint pendek, biasanya berlangsung selama satu hingga empat minggu.

Setiap sprint memiliki tujuan yang jelas, dan tim bertemu setiap hari untuk mendiskusikan kemajuan dan mengidentifikasi hambatan apa pun.

Berikut ini adalah cara menerapkan Scrum dalam proyek IT outsourcing:

• Tentukan backlog produk: Daftar fitur dan fungsi ini berfungsi sebagai peta jalan untuk proyek, dan baik Anda maupun penyedia jasa outsourcing harus memiliki akses ke backlog produk untuk menyepakati prioritas bersama
• Rapat perencanaan sprint reguler: Rapat ini melibatkan anggota tim internal dan outsourcing untuk menentukan tujuan dan tugas untuk setiap sprint secara kolaboratif
• Rapat stand-up harian: Rapat harian yang singkat dan singkat - baik secara langsung maupun melaluialat konferensi video-memberi informasi kepada semua orang tentang kemajuan, membantu mengidentifikasi hambatan sejak dini, dan memungkinkan koreksi arah yang cepat bila diperlukan

Tim outsourcing harus memahami kebutuhan dan ekspektasi Anda dengan jelas. Fokus pada komunikasi dan kolaborasi ini sangat penting untuk memastikan proyek-proyek yang dialihdayakan berhasil.

Meskipun agile menawarkan keunggulan kompetitif untuk proyek-proyek TI, beberapa tantangan perlu diatasi dalam pengaturan outsourcing:

• Perbedaan zona waktu: Perencanaan dan penjadwalan pertemuan yang cermat sangat penting untuk memastikan komunikasi yang efektif di seluruh zona waktu
• Perbedaan budaya: Protokol komunikasi yang jelas dan membina lingkungan yang kolaboratif dapat menjembatani kesenjangan budaya dan mendorong kelancaran kolaborasi
• Kepemimpinan dan pengawasan yang kuat: Baik tim internal maupun mitra alih daya membutuhkan kepemimpinan yang kuat untuk memastikan keselarasan dengan tujuan proyek dan penggunaan praktik-praktik tangkas yang efektif

Kapan Harus Mengalihdayakan Proyek TI

Mengalihdayakan seluruh departemen TI Anda mungkin merupakan keputusan yang signifikan, tetapi ada situasi di mana hal ini dapat menjadi langkah strategis untuk operasi bisnis Anda.

Outsourcing dapat menurunkan biaya overhead TI Anda dengan menghilangkan gaji, tunjangan, dan persyaratan infrastruktur (ruang kantor, furnitur, jaringan, lisensi perangkat lunak, PC, perangkat komputasi, dan sebagainya) dari tim layanan TI internal.

Pasar kerja TI sangat kompetitif, dan bisa jadi sulit untuk menemukan talenta teknologi yang tepat. Outsourcing memungkinkan Anda memanfaatkan kumpulan talenta global dan menemukan spesialis dengan keterampilan khusus yang Anda butuhkan.

Anda juga dapat mempertimbangkan outsourcing jika bisnis Anda terlalu kecil untuk mempekerjakan staf TI penuh waktu. Outsourcing memberikan fleksibilitas dalam mengakses keahlian TI berdasarkan proyek per proyek atau berdasarkan pembayaran per penggunaan.

Keuntungan dan Kerugian dari Pengalihdayaan TI

Meskipun menawarkan manfaat potensial seperti penghematan biaya dan akses ke kumpulan talenta yang lebih luas, outsourcing proyek TI juga memiliki kekurangan seperti potensi tantangan komunikasi dan risiko keamanan.

Berikut ini adalah rincian dari keuntungan-keuntungan utama:

Minimalisasi biaya dan manajemen anggaran dalam outsourcing

Pengurangan biaya adalah pendorong utama untuk outsourcing TI.

• Bergantung pada lokasi perusahaan atau mitra outsourcing, Anda mungkin dapat memanfaatkan biaya tenaga kerja yang lebih rendah dibandingkan dengan wilayah Anda sendiri
• Anda dapat secara signifikan mengurangi biaya overhead dan biaya operasional karena Anda tidak perlu membayar infrastruktur, perangkat keras, dan perangkat lunak yang diperlukan untuk staf TI penuh waktu.
• Perjanjian outsourcing sering kali melibatkan biaya tetap untuk proyek-proyek tertentu, sehingga lebih mudah untuk memprediksi dan mengelola anggaran TI Anda

Fokus pada kompetensi inti

Mengalihdayakan proyek TI memungkinkan tim internal Anda untuk fokus pada fungsi bisnis inti yang secara langsung menghasilkan pendapatan dan mendorong pertumbuhan.

Pada akhir tahun 1990-an, industri teknologi China masih dalam tahap awal. Pengembang web yang terampil dengan pengalaman membangun platform e-commerce berskala besar mungkin masih langka Alibaba mengalihdayakan pengembangan situs webnya kepada perusahaan yang berbasis di AS, memanfaatkan keahlian yang langka di Tiongkok, bermitra dengan perusahaan AS memberi Alibaba akses ke kumpulan talenta yang lebih luas dengan keahlian yang diperlukan untuk meluncurkan situs web mereka secepat mungkin.

Dengan mengalihdayakan pengembangan situs web, Alibaba membebaskan sumber daya internalnya untuk fokus membangun model bisnis intinya-menghubungkan pembeli dan penjual secara online. Hal ini memungkinkan mereka untuk membangun fondasi yang kuat untuk platform e-commerce mereka tanpa terjebak dalam kerumitan teknis yang bukan merupakan kekuatan inti mereka.

Akses untuk merekrut talenta: Menjelajahi kumpulan global

Sumber daya manusia TI bisa jadi terbatas secara geografis. Outsourcing membuka pintu bagi para profesional TI yang lebih berkualitas di seluruh dunia.

Skype kekurangan sumber daya teknis untuk pengembangan backend, sehingga mengalihdayakan kebutuhannya ke pengembang perangkat lunak Estonia. Para pengembang ini mengembangkan platform Skype, meningkatkan layanan pesan instan, transfer file, dan obrolan video. Hal ini memberi Skype akses langsung ke tim teknologi dan juga memungkinkannya untuk mengendalikan biaya di tahun-tahun awalnya.

Meskipun ada banyak alasan kuat untuk mempertimbangkan outsourcing proyek TI untuk meningkatkan Efisiensi operasi TI keputusan untuk mengalihdayakan fungsi TI Anda harus didasarkan pada evaluasi yang cermat terhadap kebutuhan dan sumber daya spesifik Anda.

Kekhawatiran dan batasan umum terkait outsourcing

Beberapa kelemahan potensial yang perlu dipertimbangkan sebelum mengalihdayakan proyek TI Anda antara lain:

• Komunikasi yang terputus-putus: Hambatan budaya dapat menyebabkan masalah kontrol versi, visibilitas yang terbatas, dan kesulitan dalam manajemen sumber daya
• Masalah kualitas: Anda berisiko menerima hasil kerja yang berkualitas rendah jika Anda tidak memilih mitra alih daya dengan hati-hati. Ruang lingkup proyek yang terdefinisi dengan baik dan proses pemeriksaan yang ketat dapat membantu memastikan hasil kerja yang berkualitas
• Kehilangan kendali: Anda melepaskan sebagian kendali atas proyek dengan melakukan outsourcing. Komunikasi yang jelas, ruang lingkup proyek yang terdefinisi dengan baik, danperangkat lunak manajemen kontraktor menjadi penting untuk mengurangi risiko ini
• Risiko keamanan: Keamanan data adalah masalah utama. Sangat penting untuk memilih mitra alih daya yang memiliki reputasi baik dengan langkah-langkah keamanan yang kuat

Jadi, bagaimana Anda memutuskan?

Saran kami adalah menimbang keuntungan dan kerugian dengan hati-hati dan mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan tambahan ini:

• Apakah proyek Anda memerlukan keahlian khusus yang tidak tersedia di dalam perusahaan?
• Apakah proyek ini sensitif terhadap waktu, dan dapatkah outsourcing mempercepat pengembangannya?
• Apakah budaya perusahaan Anda mendukung kolaborasi dengan tim eksternal?
• Apakah Anda memiliki protokol keamanan yang kuat untuk menangani data sensitif?

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini secara cermat, Anda dapat menentukan apakah outsourcing TI adalah pendekatan yang tepat untuk kebutuhan Anda.

Mengevaluasi risiko outsourcing dan strategi mitigasi risiko

Dengan memahami potensi risiko dari proses outsourcing, Anda dapat mengembangkan strategi untuk memitigasinya.

• Uji tuntas yang buruk: Teliti dan evaluasi calon mitra alih daya dengan cermat dan carilah perusahaan dengan rekam jejak yang telah terbukti, praktik keamanan yang kuat, dan pemahaman yang baik tentang industri Anda
• Kurangnya kejelasan ruang lingkup: Tentukan dengan jelas ruang lingkup dan ekspektasi outsourcing dan manajer proyek. Strategi alih daya proyek yang terperinci dan kejelasan ruang lingkup yang menguraikan proses bisnis, hasil, jadwal, dan standar kualitas sangat penting
• Kesulitan komunikasi: Menjaga saluran komunikasi yang jelas. Komunikasi rutin dengan penyedia atau mitra alih daya Anda sangat penting. Gunakan konferensi video,alat manajemen proyekdan saluran komunikasi lainnya untuk tetap mendapatkan informasi yang sama
• Biaya tersembunyi: Telusuri rincian penawaran perusahaan alih daya. Cobalah untuk menegosiasikan model biaya tetap untuk proyek tersebut daripada model penetapan harga berdasarkan waktu, yang dapat menyebabkan eskalasi biaya yang tidak terkendali
• Hilangnya kendali: Terakhir, buatlah kerangka kerja tata kelola yang kuat. Menerapkan proses yang jelas untuk memantau kemajuan, mengelola risiko, dan memastikan kontrol kualitas di seluruh siklus hidup proyek

Dengan mempertimbangkan dengan cermat keuntungan dan kerugian serta menerapkan strategi mitigasi risiko yang efektif, Anda dapat memanfaatkan layanan alih daya TI dan proyek untuk mencapai tujuan bisnis Anda.

Memilih Mitra Alih Daya TI

Memilih mitra outsourcing yang tepat sangat penting untuk keberhasilan proyek TI Anda. Berikut adalah beberapa faktor utama yang perlu dipertimbangkan:

• Keahlian: Carilah mitra dengan rekam jejak yang telah terbukti di industri Anda dan pemahaman yang kuat tentang layanan TI spesifik yang Anda butuhkan
• Kecocokan budaya: Pilihlah mitra dengan gaya komunikasi dan budaya perusahaan yang sesuai dengan budaya Anda untuk meletakkan dasar bagi hubungan alih daya yang sukses
• Struktur biaya: Meskipun biaya penting, evaluasi proposisi nilai total, termasuk keahlian, pengalaman, dan kualitas layanan yang ditawarkan, dan jangan hanya memilih opsi yang paling murah
• Perlindungan data: Carilah sertifikasi, kepatuhan terhadap peraturan privasi data yang relevan, dan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi privasi, kekayaan intelektual, dan data Anda
• Skalabilitas: Pertimbangkan kebutuhan TI Anda di masa depan. Pilih mitra yang dapat meningkatkan atau menurunkan skala sumber dayanya untuk mengakomodasi kebutuhan Anda yang terus berubah

Meskipun outsourcing memiliki risikonya sendiri, hal ini dapat dikelola, dan seharusnya tidak menghentikan Anda untuk memanfaatkan outsourcing untuk membantu pertumbuhan bisnis Anda.

Peran manajemen strategis dalam memilih mitra

Manajemen strategis memainkan peran penting dalam memilih mitra outsourcing TI yang tepat. Sebelum memilih mitra, tentukan apa yang ingin Anda capai melalui outsourcing dan selaraskan tujuan Anda dengan kemampuan mitra.

Tetapkan kriteria yang jelas untuk mengevaluasi calon mitra. Hal ini harus mencakup faktor-faktor seperti keahlian, pengalaman, praktik keamanan, dan kecocokan budaya.

Perjanjian outsourcing harus secara jelas mendefinisikan ruang lingkup, anggaran, jadwal, kualitas, peran, tanggung jawab, perjanjian tingkat layanan (SLA), dan protokol komunikasi.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini dan memanfaatkan prinsip-prinsip manajemen strategis, Anda dapat membuat keputusan yang tepat dan memilih mitra outsourcing TI yang akan mendorong upaya pengembangan perangkat lunak Anda ke depan.

Proses Pengalihdayaan Proyek TI

Perjalanan outsourcing proyek TI yang sukses melibatkan perencanaan dan pelaksanaan proyek yang matang dan lengkap.

Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda memulai:

1. Menentukan ruang lingkup dan peta jalan proyek

Anda bisa mencari mitra alih daya nanti. Pertama, mundurlah sejenak untuk mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup proyek Anda dengan jelas. Tantangan TI spesifik apa yang ingin Anda selesaikan? Fungsionalitas apa yang ingin Anda kembangkan?

Edit secara real-time, tandai orang lain dengan komentar, tetapkan item tindakan, dan ubah teks menjadi tugas yang dapat dilacak untuk tetap berada di puncak ide dengan ClickUp Docs Dokumen ClickUp dapat sangat membantu di sini sebagai pusat pusat untuk mendokumentasikan tujuan, ruang lingkup, fungsi, dan hasil yang diinginkan. Anda bisa mengkategorikan Dokumen untuk memudahkan akses dan pencarian serta mengatur sumber daya penting dengan menambahkannya ke bagian mana pun di Ruang Kerja Anda.

Undang anggota tim yang relevan dan vendor potensial untuk mengedit dan berkontribusi secara real-time, memastikan semua orang berada di halaman yang sama sejak awal.

Gunakan alat bantu penguraian dan pemformatan ClickUp Docs untuk memecah fitur proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan mudah dikelola. Hal ini memperjelas persyaratan dan cakupan proyek untuk tim internal dan mitra alih daya potensial, sehingga memudahkan estimasi dan alokasi sumber daya yang akurat.

Anda bahkan bisa menautkan Dokumen dan Tugas-tugas di ClickUp . Ubah status proyek, tetapkan tugas, dan banyak lagi-semuanya di dalam editor Anda.

Mengapa harus memulai dari awal? Karena Anda tidak perlu repot-repot mengedit dari awal Templat Peta Jalan TI ClickUp sangat ideal untuk merencanakan dan mengelola proyek TI dan dapat menjadi bagian dari kumpulan dokumen Anda.

Unduh Template Ini

Pantau informasi yang terkait dengan proyek TI dengan ClickUp IT Roadmap Template

Templat ini dapat membantu Anda:

• Menyusun strategi dan mengurutkan tugas dengan mengevaluasi signifikansi dan pengerahan tenaga yang diperlukan
• Memperkirakan jadwal dan menetapkan tanggal jatuh tempo untuk hasil
• Memantau kemajuan untuk memastikan tujuan tercapai tepat waktu

2. Memilih model outsourcing yang tepat

Ada banyak hal yang perlu diingat ketika mengevaluasi model outsourcing yang tepat. Bahkan, ini adalah sebuah proyek tersendiri. Manajemen Proyek ClickUp dapat menjadi titik awal yang sangat baik, menawarkan alur kerja yang sudah ditentukan sebelumnya dan struktur tugas yang disesuaikan dengan model outsourcing yang berbeda, seperti Agile atau Waterfall.

Berkolaborasi dalam proyek TI dengan tim Anda dengan Manajemen Proyek ClickUp

ClickUp menawarkan berbagai macam templat manajemen proyek yang dirancang khusus untuk proyek-proyek TI. Ini Templat TI sering kali menyertakan alur kerja dan struktur tugas yang telah ditentukan sebelumnya, memberikan titik awal untuk menentukan ruang lingkup proyek Anda dan memastikan praktik terbaik diikuti.

Tim yang lincah berkembang dengan iterasi yang berkelanjutan. Untuk memastikan kelancaran operasi, mereka membutuhkan perencanaan strategis yang luas, outsourcing manajemen proyek siklus dan alat pengembangan proyek yang tepat, dan templat manajemen proyek. Templat Manajemen Scrum Agile dari ClickUp membantu Anda melakukan hal tersebut, dengan alat pelacakan, manajemen, dan pelaporan tugas yang fleksibel. Templat ini juga menyediakan fitur kolaborasi yang kuat untuk menjaga dinamika tim dan alur kerja yang konsisten.

Unduh Template Ini

Standarisasi pengiriman, termasuk backlogging, perencanaan sprint, standup, dan ulasan dengan Agile Scrum Project Management Template dari ClickUp

Templat ini menawarkan fitur-fitur untuk memudahkan:

• Manajemen backlog: Mengelola tumpukan tugas proyek Anda secara efektif, memastikan daftar prioritas yang jelas dan perencanaan sprint yang efisien
• Perencanaan sprint dan rapat langsung: Manfaatkan fitur template untuk memfasilitasi sesi perencanaan sprint kolaboratif dan rapat harian yang membuat tim Anda tetap selaras
• Tinjauan dan pelaporan: Lacak kemajuan dan identifikasi area untuk perbaikan melalui fungsi tinjauan dan pelaporan bawaan dalam template

3. Menandatangani NDA untuk memastikan manajemen keamanan

Kerahasiaan data adalah hal yang terpenting. Sebelum berbagi informasi rahasia dengan calon mitra alih daya, perjanjian kerahasiaan (non-disclosure agreement/NDA) harus ada.

ClickUp memungkinkan Anda untuk mengunggah NDA, perjanjian layanan utama (MSA), pernyataan kerja (SOW), atau dokumen hukum lainnya ke platform. Gunakan fitur ClickUp templat kontrak bisnis yang dapat membantu Anda menulis kontrak yang komprehensif tanpa repot.

Anda bisa mengatur izin siapa yang bisa mengakses dan mengedit dokumen hukum. Pastikan hanya personel yang berwenang yang memiliki akses ke informasi sensitif.

Anda juga dapat mengintegrasikan ClickUp dengan alat tanda tangan elektronik untuk menyederhanakan penandatanganan kontrak akhir.

Periksa ini Template NDA !

Unduh Template Ini

Buat perjanjian kerja dengan cepat dan mudah dengan Templat Kontrak Kerja ClickUp

Membuat perjanjian kerja yang terperinci adalah hal yang penting untuk setiap keterlibatan profesional. Hal ini memastikan adanya pemahaman bersama mengenai ekspektasi, tugas, dan pengaturan keuangan, serta menyelaraskan semua pihak yang terlibat.

Gunakan formulir Templat Kontrak Kerja ClickUp untuk:

• Jelaskan tingkat pekerjaan dan jadwal untuk mitra alih daya TI Anda
• Tentukan kondisi pembayaran dan hasil yang diharapkan
• Mendorong kepercayaan di antara para mitra dengan menjamin pemenuhan semua persyaratan yang diantisipasi

4. Berbagi pengetahuan yang efektif dengan mitra alih daya Anda

Kolaborasi yang sukses bergantung pada berbagi pengetahuan yang efektif. Gunakan fitur Templat Wiki ClickUp untuk membuat basis pengetahuan terpusat. Ini bisa berisi spesifikasi teknis, alur proses, dan panduan internal untuk proyek TI Anda.

Unduh Templat Ini

Berikan akses mudah ke pengetahuan untuk semua orang di tim dan memungkinkan pembuatan konten baru yang lebih cepat dengan Templat Wiki ClickUp

Dengan templat ini, Anda bisa membuat dan mengelola basis pengetahuan dan repositori pusat yang mudah dinavigasi, dengan cepat menemukan jawaban atas pertanyaan umum, atau merujuk ke sumber daya yang bermanfaat.

Terakhir, berikan akses kepada mitra alih daya Anda ke bagian yang relevan, yang mendorong transparansi dan menyederhanakan proses transfer pengetahuan.

5. Membekukan jadwal dan anggaran

Setelah Anda memilih mitra, diskusikan dengan jelas jadwal dan anggaran proyek.

Selanjutnya, tetapkan tonggak pencapaian proyek yang jelas dalam Sasaran ClickUp fitur.

Buat dan lacak siklus sprint, OKR, kartu penilaian karyawan mingguan, dan jaga agar tujuan tetap teratur dengan folder yang mudah digunakan dengan ClickUp Goals

Pencapaian ini mewakili pencapaian utama di sepanjang siklus hidup proyek dan membantu memastikan mitra alih daya selaras dengan strategi bisnis secara keseluruhan dan ekspektasi pengiriman.

Buat target untuk memecah tujuan Anda menjadi item yang lebih kecil dan terukur dan memastikan Anda menghitung waktu tunggu untuk setiap target seakurat mungkin. Lacak penyelesaian satu tugas, subtugas, atau seluruh daftar dengan fitur Rangkaian manajemen proyek ClickUp .

Dengan pengadaan sumber daya muncul pertanyaan tentang pengeluaran. Menentukan anggaran sama pentingnya dengan menetapkan tujuan. Anda bisa menetapkan anggaran dan melacak pengeluaran, mengukurnya dengan kemajuan proyek.

6. Membuat sinkronisasi rutin dan saluran komunikasi yang dapat diakses

Mempertahankan saluran komunikasi yang mengalir bebas dan memastikan pesan sampai ke penerima yang dituju sangat penting di sepanjang siklus hidup outsourcing.

ClickUp bertindak sebagai pusat penghubung untuk semua komunikasi proyek. Gunakan fitur Tampilan Obrolan ClickUp dan notifikasi untuk pertukaran pesan waktu nyata saat proyek berlangsung.

Komunikasi asinkron akan menjadi penting ketika bekerja dengan tim transnasional atau mitra di zona waktu yang berbeda. Anda dapat menggunakan Klik Komentar untuk memberikan umpan balik, mengajukan pertanyaan, dan menugaskan tugas tanpa harus mengirim pesan atau memperpanjang jam kerja Anda.

7. Siapkan rencana cadangan untuk menangani perubahan atau masalah yang terjadi secara tiba-tiba

Bahkan rencana yang paling matang pun bisa saja mengalami kendala yang tak terduga. Pilih dari 15+ Tampilan ClickUp seperti ListView dan Gantt View, untuk memvisualisasikan ketergantungan proyek dan mengidentifikasi potensi kemacetan.

Sesuaikan jadwal, prioritas, dan tugas untuk mengikuti perubahan proyek, memvisualisasikan kemajuan, dan memindahkan tugas untuk menjadwal ulang tanggal jatuh tempo dengan cepat dengan ClickUp Views

Transparansi yang dihadirkan oleh ClickUp Views akan membantu tim Anda mengidentifikasi dan memprediksi potensi hambatan dan gangguan di awal proyek. Manajer proyek juga dapat melacak kemajuan proyek dari waktu ke waktu dan mengatasi penundaan di pihak mitra. Solusi IT & PMO ClickUp bermanfaat bagi pimpinan proyek. Solusi ini membantu Anda memperjelas prioritas dan menentukan bagaimana proyek Anda berkontribusi pada tujuan bisnis strategis.

Standarisasi proyek TI dan kurangi biaya dengan Solusi TI & PMO ClickUp

Solusi ini memungkinkan manajer proyek TI:

• **Mencapai target ambisius dan meningkatkan momentum proyek dengan menyempurnakan proses dan menghilangkan tugas-tugas manual
• Memperoleh perspektif menyeluruh tentang berbagai proyek dan dengan cepat beradaptasi dengan perubahan dalam ketergantungan atau ruang lingkup proyek
• Tingkatkan efisiensi dengan pembaruan otomatis dan laporan analitik yang didukung olehClickUp Brain *Koordinasi, kelola, dan kerjakan tujuan bisnis dengan manajemen tugas yang kuat yang dapat beradaptasi dengan setiap kebutuhan dan tingkat hierarki

Mengalihdayakan Proyek TI Tanpa Beban Operasional Berlebih dengan ClickUp

Apakah Anda ingin memanfaatkan manfaat dari outsourcing proyek TI - mengakses keahlian khusus, meningkatkan skalabilitas, dan berpotensi mengurangi biaya - sambil mengurangi tantangan umum seperti kesenjangan komunikasi dan kehilangan kendali?

ClickUp membekali Anda untuk mengatasi tantangan-tantangan ini secara langsung:

• Alur kerja model outsourcing yang sudah jadi yang disesuaikan dengan agile, waterfall, atau metodologi manajemen proyek lainnya
• **Template proyek TI kolaboratif yang membantu Anda menentukan ruang lingkup dan peta jalan proyek yang jelas dengan praktik terbaik standar industri
• Basis pengetahuan terpusat dengan ClickUp Docs yang menjaga komunikasi dan transparansi yang jelas di seluruh siklus hidup proyek

Dengan mengikuti panduan ini dan menggunakan fitur manajemen proyek ClickUp yang kuat, Anda dapat mengalihdayakan proyek TI yang penting sambil tetap memegang kendali di tangan Anda. Daftar ClickUp hari ini !

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

1. Apa tujuan utama dari outsourcing TI?

Perusahaan melakukan outsourcing TI untuk memangkas biaya, mengakses keahlian khusus, berkonsentrasi pada aktivitas dan kompetensi bisnis inti mereka, mencapai pemrosesan 24/7, dan meningkatkan efisiensi.

2. Layanan TI apa yang paling sering dialihdayakan?

Proyek pengembangan perangkat lunak, termasuk membangun aplikasi web khusus dan aplikasi seluler, adalah salah satu layanan TI yang paling sering dialihdayakan.

3. Apa saja empat jenis outsourcing?

Empat model outsourcing proyek TI yang utama adalah

1. Pengalihdayaan luar negeri: Bermitra dengan perusahaan di negara lain, sering kali dengan tarif tenaga kerja yang lebih rendah
2. Pengalihdayaan jarak dekat: Bermitra dengan perusahaan di negara atau wilayah terdekat
3. Pengalihdayaan di dalam negeri: Bermitra dengan perusahaan di negara Anda sendiri
4. Co-sourcing: Model hibrida di mana sebagian pekerjaan TI dilakukan secara internal dan sebagian lagi dialihdayakan