"Berapa lama waktu yang dibutuhkan?" dan "berapa biayanya?" adalah dua pertanyaan yang akan ditanyakan oleh setiap pembeli, apakah itu setelan yang disesuaikan atau implementasi perangkat lunak.
Dalam artikel blog ini, mari kita telusuri apa yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pertama, dengan menggunakan konsep yang disebut lead time.
Apa itu Waktu Tunggu?
Waktu tunggu mengacu pada total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses dari inisiasi hingga penyelesaian. Ini adalah jeda waktu antara pelanggan melakukan pemesanan dan menerima produk atau layanan mereka.
Konsep lead time berakar pada era industri awal, yang menjadi terkenal dengan munculnya praktik manajemen manufaktur dan rantai pasokan. Di bidang manufaktur, lead time adalah waktu yang dibutuhkan oleh unit produksi untuk membuat suatu produk. Hal ini dapat berlangsung selama beberapa minggu.
Dari manufaktur, sekarang ini menjadi metrik yang populer di berbagai industri. Ketika Anda pergi ke restoran dan memesan makan malam, mereka mungkin berkata, "beri kami waktu 20 menit untuk menyiapkan makanan Anda." Waktu 20 menit itu adalah waktu tunggu.
Dalam pengembangan perangkat lunak yang gesit, manajer proyek menggunakan waktu tunggu untuk perencanaan sprint, penjadwalan penerapan, mengalokasikan sumber daya, mengelola ekspektasi pemangku kepentingan, dan banyak lagi.
Berbagai Jenis Waktu Tunggu
Bergantung pada tujuan Anda, Anda dapat mengukur waktu tunggu untuk keseluruhan proses atau hanya beberapa bagian. Beberapa jenis waktu tunggu yang berbeda adalah sebagai berikut.
Waktu tunggu produksi
Total waktu yang diperlukan untuk membuat produk dari awal proses produksi fisik hingga selesai disebut waktu tunggu produksi.
Pertimbangkan sebuah perusahaan manufaktur furnitur yang memproduksi meja khusus. Jika dibutuhkan:
- 2 hari untuk menerima bahan
- 3 hari untuk memotong dan merakit
- 1 hari untuk pengamplasan
- 2 hari untuk pernis dan finishing
- 1 hari untuk pemeriksaan
Total waktu tunggu produksi adalah sembilan hari. Jika ada kesenjangan atau waktu tunggu karena tidak tersedianya anggota tim perakitan, maka hal tersebut juga harus disertakan.
Waktu tunggu material
Waktu dari pemesanan material hingga diterimanya material yang siap digunakan dalam produksi disebut waktu tunggu material.
Ini termasuk waktu bagi vendor untuk memproses pesanan, menyiapkan/memproduksi bahan baku, mengemas dan mengirimkannya ke lini perakitan Anda.
Waktu tunggu material sering kali merupakan bagian pertama dari waktu tunggu produksi. Baik itu produsen mobil yang membeli aluminium atau pembuat roti yang membeli gula, waktu tunggu material menentukan kapan Anda dapat mulai bekerja.
Waktu tunggu produksi
Total waktu yang diperlukan untuk membuat produk, dari awal produksi hingga penyelesaian produk akhir, disebut waktu tunggu produksi. Waktu tunggu ini mencakup semua tahapan proses manufaktur, termasuk penyiapan, eksekusi proyek dan perakitan.
Waktu tunggu produksi mencakup waktu untuk menerima bahan, inspeksi, dll., sedangkan waktu tunggu manufaktur hanya waktu yang dibutuhkan untuk membuat produk.
Berdasarkan contoh sebelumnya, waktu tunggu produksi adalah enam hari, tidak termasuk dua hari untuk menerima bahan dan satu hari untuk inspeksi.
Waktu tunggu pengadaan
Durasi dari membuat permintaan pembelian barang atau jasa hingga pengirimannya disebut waktu tunggu pengadaan.
Ini mencakup pemrosesan permintaan, pembuatan pesanan pembelian, pemilihan pemasok, pembuatan, dan pengiriman. Waktu tunggu pengadaan dimulai sebelum waktu tunggu material, tetapi juga mencakupnya.
Waktu tunggu pengadaan membantu tim proyek mengukur latensi yang dihasilkan dari proses di luar lingkup langsung mereka.
Waktu tunggu pelanggan
Durasi dari saat pelanggan melakukan pemesanan hingga mereka menerima produk atau layanan disebut waktu tunggu pelanggan.
Di restoran cepat saji seperti McDonald's, waktu tunggu diminimalkan dengan melakukan pra-pemrosesan item jauh sebelum penempatan pesanan - dimungkinkan karena adanya standarisasi layanan. Hal ini juga berlaku untuk alat SaaS. Pelanggan dapat langsung memiliki akses ke perangkat lunak karena produk sudah dibuat dan siap dikirim.
Namun, jika Anda mendapatkan logo khusus yang dirancang untuk merek Anda, waktu tunggu pelanggan akan mencakup seluruh proses produksi.
Waktu tunggu pengiriman
Waktu dari saat produk siap dikirim di fasilitas hingga pengiriman ke tujuan akhir disebut waktu tunggu pengiriman. Periode ini termasuk mempersiapkan produk untuk pengiriman, penanganan, transit, dan pengiriman ke pelanggan atau lokasi proyek.
Dalam manajemen rantai pasokan modern, waktu tunggu pengiriman merupakan metrik penting. Misalnya, jika ponsel cerdas Anda dirakit di China atau India, kemampuan Anda untuk menjualnya di AS bergantung pada berapa lama waktu yang dibutuhkan vendor untuk mengirimkannya kepada Anda. Jadi, rencana masuk ke pasar Anda harus mengakomodasi waktu tunggu pengiriman.
Waktu tunggu kumulatif
Jumlah total waktu tunggu di berbagai proses disebut waktu tunggu kumulatif atau waktu tunggu rantai pasokan. Ini mencakup waktu tunggu dari semua komponen dan prosesnya, mulai dari pemesanan awal bahan baku hingga pengiriman produk jadi ke pelanggan akhir.
Dengan banyaknya jenis waktu tunggu yang dapat diterapkan pada berbagai situasi dan lingkungan, menghitung waktu tunggu dapat menjadi tantangan tersendiri. Jadi, kami telah memberikan bantuan. Berikut adalah rumus waktu tunggu dan proses langkah demi langkah untuk menghitungnya.
Bagaimana Cara Menghitung Waktu Tunggu?
Cara paling sederhana untuk menghitung waktu tunggu adalah dengan melihat data masa lalu dan menghitung waktu dari tanggal mulai hingga tanggal akhir.
Misalnya, jika proses dimulai pada 01/01/2024 dan berakhir pada 31/01/2024, waktu tunggu adalah 31 hari. Pada alat manajemen proyek seperti ClickUp, Anda dapat secara otomatis menghitung waktu tunggu rata-rata berdasarkan data historis.
tampilan garis waktu ClickUp untuk menghitung waktu tunggu_
Meskipun menawarkan tampilan konsolidasi yang bagus, formula waktu tunggu ini tidak memberikan Anda input terperinci yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi. Jadi, cara lain untuk melakukan pendekatan ini adalah dengan bekerja ke depan. Inilah caranya.
1. Identifikasi komponen waktu tunggu
Mulailah dengan memecah proses menjadi komponen-komponen utamanya, seperti:
- Pengadaan bahan baku
- Pra-pemrosesan
- Produksi/manufaktur
- Periode pendinginan, jika ada
- Latensi/waktu tunggu
- Kontrol kualitas dan inspeksi
- Perakitan
- Pengemasan
- Pemrosesan pesanan
- Pengiriman dan logistik
Tidak semua proses akan memengaruhi waktu tunggu. Dalam beberapa kasus, proses tersebut mungkin dipanggil atau dilakukan secara berbeda.
Misalnya, dalam rekayasa perangkat lunak, pengemasan mungkin mencakup kontainerisasi, dan pengiriman mungkin merupakan penyebaran. Untuk proyek-proyek seperti itu, Pelacakan waktu proyek ClickUp adalah alat yang fantastis untuk mengukur secara akurat. Untuk melacak waktu di ClickUp, anggota tim dapat memulai dan menghentikan timer, menambahkan rentang, atau hanya memasukkan waktu yang dibutuhkan dalam jam/menit secara retroaktif!
Lacak waktu, atur perkiraan, tambahkan catatan, dan lihat laporan waktu Anda dari mana saja di ClickUp
Jadi, pilihlah semua komponen yang sesuai dengan bisnis Anda.
2. Mengukur waktu tunggu individu
Berdasarkan komponen mana saja yang berlaku untuk Anda, hitung waktu tunggu masing-masing.
Rumus waktu tunggu pengadaan: Tanggal penerimaan pesanan - tanggal permintaan dari tim proyek.
Jika Anda menggunakan Formulir ClickUp untuk mengumpulkan permintaan, Anda akan lebih mudah memasukkan tanggal penerimaan dan melihat waktu tunggu di dasbor.
Tampilan formulir ClickUp untuk mengumpulkan permintaan klien yang tidak merepotkan
Meskipun tim proyek hanya memiliki sedikit kendali atas seberapa cepat tim pengadaan bekerja, waktu tunggu ini sangat penting untuk efisiensi proses secara keseluruhan.
Rumus waktu tunggu produksi/pembuatan: Tanggal hasil akhir - tanggal penerimaan bahan baku. Gunakan metrik ini untuk menentukan waktu yang dibutuhkan untuk mengubah bahan mentah atau komponen menjadi produk akhir, termasuk waktu penyiapan, pemrosesan, perakitan, jaminan kualitas, atau inspeksi.
Rumus waktu tunggu pengiriman: Waktu pengiriman ke pelanggan - waktu pengiriman dari gudang. Beberapa bisnis memasukkan pengemasan dalam waktu tunggu produksi, sementara yang lain menganggapnya sebagai proses yang berhubungan dengan pengiriman. Pilihlah yang tepat untuk Anda.
3. Tambahkan mereka!
Jumlahkan waktu tunggu masing-masing (pengadaan, produksi, dan pengiriman) untuk mendapatkan waktu tunggu total atau waktu tunggu pesanan aktual. Bidang Formula ClickUp dapat membuatnya lebih sederhana dengan fungsi tanggal dan waktu, fungsi string, fungsi logika, dan fungsi matematika.
Bidang rumus ClickUp untuk menjalankan kalkulasi tingkat lanjut dengan mudah
Saat Anda melakukannya, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat.
Pertimbangkan waktu penyangga: Jika Anda menggunakan waktu tunggu sebagai patokan untuk menentukan tanggal pengiriman yang dijanjikan kepada pelanggan, tambahkan waktu penyangga untuk menutupi penundaan yang tidak terduga atau variabilitas dalam proses.
Misalnya, penundaan kecil pada satu langkah dapat berdampak kumulatif pada langkah berikutnya. Gunakan fitur Bagan Gantt ClickUp untuk memvisualisasikan ketergantungan dan dampak keseluruhan pada jadwal pengiriman.
bagan Gantt ClickUp untuk perencanaan proyek berbasis waktu tunggu_
Pecah waktu tunggu menjadi detail yang terperinci: Sebagian besar bisnis menghitung waktu tunggu untuk meningkatkan efisiensi. Jika demikian, Anda ingin menyimpan semua detail terperinci. Misalnya, Anda perlu mengetahui apakah bea cukai mengambil bagian terbesar dari waktu tunggu pengiriman Anda.
Contoh Waktu Tunggu
Waktu tunggu hanyalah waktu antara awal dan akhir suatu proses. Di seluruh industri, bisnis, proyek, dan tim, ada ratusan contoh waktu tunggu.
Waktu tunggu di bidang manufaktur
Katakanlah Anda adalah produsen kaos katun yang dijual melalui toko ritel. Waktu tunggu Anda adalah total dari:
- Waktu pengadaan kapas (15 hari)
- Waktu pengadaan bahan lain seperti benang, kancing, bahan kemasan, dll. (3 hari)
- Waktu produksi/pemrosesan untuk mengukur, memotong, menjahit, menyetrika, melipat, dan menambahkan label (1 hari)
- Waktu pemeriksaan (1 hari)
- Waktu pengemasan (3 hari)
- Waktu pengiriman ke pengecer (12 hari)
Total waktu tunggu = 35 hari
Waktu tunggu dalam manajemen proyek perangkat lunak
Proyek pengembangan perangkat lunak mungkin sedikit berbeda. Fase perencanaan dan arsitektur mungkin jauh lebih lama, tetapi sisanya mungkin terjadi dalam sprint pendek, yang dikembangkan secara bertahap.
Oleh karena itu, waktu tunggu biasanya dihitung dari saat cerita pengguna siap hingga saat fitur diterapkan.
Manfaat Mengurangi Waktu Tunggu
Waktu tunggu memberi tahu Anda berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk melakukan pekerjaan. Dengan demikian, Anda dapat mengetahui berapa banyak yang dapat Anda hasilkan pada waktu tertentu. Misalnya, jika satu orang dapat mengembangkan satu fitur dalam satu minggu (yaitu waktu tunggu Anda), Anda dapat merencanakan alokasi sumber daya dan kapasitas berdasarkan berapa banyak fitur yang perlu Anda kembangkan setiap minggu.
Dengan waktu pengembangan yang lebih singkat, misalnya, jika satu orang dapat mengembangkan dua fitur setiap minggunya, Anda dapat meningkatkan pendapatan, efisiensi, kepuasan pelanggan, keunggulan kompetitif, dan banyak lagi!
Kepuasan pelanggan: Ketika Anda dapat mengirimkan produk lebih cepat kepada pelanggan, mereka cenderung lebih puas. Inilah sebabnya mengapa mengurangi waktu tunggu pengiriman-yaitu, memenuhi tenggat waktu adalah metrik penting bagi pemain e-commerce seperti Amazon, yang berinvestasi besar-besaran dalam pergudangan, logistik, dan otomatisasi untuk pemenuhan pesanan.
**Efisiensi: Waktu tunggu yang lebih singkat berarti Anda dapat melakukan lebih banyak dalam durasi yang sama, meningkatkan efisiensi proses. Efisiensi yang lebih besar juga mempercepat produksi dan mengurangi biaya penyimpanan dan penyimpanan.
Kelincahan: Mengurangi waktu tunggu eksekusi proyek meningkatkan kemampuan perusahaan untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan pasar atau memenuhi permintaan pelanggan. Selama COVID-19, organisasi yang dapat bekerja dari jarak jauh dan menciptakan pengalaman digital dengan cepat - dalam waktu yang lebih singkat - memperoleh keunggulan kompetitif yang luar biasa.
Manajemen inventaris: Waktu tunggu yang lebih singkat menyebabkan berkurangnya tingkat inventaris-keuntungan mendasar yang pertama kali dilihat oleh para pemain mobil Jepang dengan lean manufacturing. Hal ini membebaskan ruang gudang, mengurangi keusangan inventaris, dan mengurangi modal dalam persediaan, sehingga meningkatkan kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan.
Manfaat mengurangi waktu tunggu dapat dilihat di seluruh proses. Tetapi bagaimana Anda mencapainya? Berikut ini beberapa tipsnya.
Strategi untuk Mengurangi Waktu Tunggu
Untuk mengoptimalkan apa pun, Anda perlu mengetahui kondisi saat ini. Jadi, mulailah dari sana.
Gunakan aplikasi manajemen waktu untuk menghitung waktu tunggu di semua proses dan tahapan secara akurat. Kemudian, identifikasi peluang pengoptimalan. Setelah Anda memiliki data dasar di ujung jari Anda, pertanyaan selanjutnya adalah: Bagaimana cara menghemat waktu ?
Mengotomatiskan
Mengotomatiskan proses yang tidak memerlukan interaksi atau intervensi manusia. Hal ini dapat dilakukan sesederhana menyiapkan alur kerja jika-ini-maka-itu pada perangkat lunak manajemen proyek Anda. Misalnya, jika sebuah tugas terlambat, orang-orang secara otomatis diberitahu pada matriks eskalasi. Atau, jika perancang telah menyelesaikan sebuah tugas, secara otomatis menugaskan tugas tersebut kepada pengembang. Otomatisasi ClickUp memiliki 100+ templat untuk merampingkan alur kerja, tugas rutin, serah terima proyek, dan banyak lagi.
otomatisasi ClickUp untuk menghemat waktu dan fokus pada hal yang penting_
Jadwalkan dengan lebih baik Jadwalkan sumber daya untuk menghilangkan waktu tunggu yang tidak perlu. Gunakan tampilan ClickUp Workload untuk melihat siapa yang melakukan apa dan menugaskan pekerjaan. Dorong anggota tim untuk melihat laporan produktivitas mereka sendiri untuk mencapai
tampilan beban kerja ClickUp untuk mengalokasikan ulang sumber daya_
Jika Anda tidak yakin dari mana harus memulai, lihatlah halaman templat manajemen waktu ada di sini untuk membantu. Pilih dari sepuluh templat dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda!
Memperkirakan secara akurat
Kurangi waktu tunggu manajemen inventaris dengan teknik seperti stok pengaman, titik pemesanan ulang, dan jumlah pesanan ekonomis (EOQ) untuk mengoptimalkan tingkat inventaris. Gunakan yang kuat perangkat lunak manajemen inventaris untuk mencatat stok!
Berbagi pengetahuan
Cegah kesenjangan pengetahuan dengan dokumentasi terperinci dan berbagi pengetahuan. ClickUp Docs dirancang untuk membantu Anda menulis dan berbagi apa pun di dalam organisasi. Apa lagi? ClickUp AI dapat mengoreksi, meringkas, dan membuat informasi lebih mudah diakses.
clickUp AI, jaringan saraf pertama di dunia yang menghubungkan tugas, dokumen, orang, dan semua pengetahuan perusahaan Anda dengan AI._
Kurangi Waktu Tunggu dan Optimalkan Alur Kerja Anda Dengan ClickUp
Menjawab pertanyaan secara akurat dan instan - Berapa lama waktu yang dibutuhkan - adalah pekerjaan manajer proyek yang penting.
Ini membantu sepanjang siklus hidup manajemen proyek dalam perencanaan, penjadwalan, pengalokasian sumber daya, membangun kontinjensi, pemulihan bencana, manajemen pemangku kepentingan, strategi masuk ke pasar, dll.
Menghitung waktu tunggu secara akurat adalah cara yang sederhana namun ampuh untuk memprediksi masa depan. Di dunia yang berkembang pesat saat ini, meminimalkan waktu tunggu dapat menjadi pembeda terbesar bagi bisnis Anda.
Ketika Anda berinvestasi lebih banyak untuk mengurangi waktu tunggu, Anda juga membangun efisiensi dan produktivitas dalam sistem Anda. Misalnya, otomatisasi yang paling sederhana sekalipun dapat mengurangi waktu tunggu tidak hanya untuk proses tersebut, tetapi juga untuk seluruh alur kerja organisasi.
Mengoptimalkan waktu tunggu memiliki efek majemuk, jadi ClickUp dirancang untuk memberi Anda kekuatan untuk melihat, mengukur, dan meminimalkan waktu tunggu.
ClickUp yang lengkap perangkat lunak manajemen proyek gratis memberdayakan Anda untuk melacak waktu tugas, memantau waktu tunggu, mengukur kinerja, mengoptimalkan metrik, dan mengotomatiskan proses di satu tempat.
Dari agensi kreatif hingga manajemen real estat, organisasi di seluruh spektrum memberikan produk dan layanan dengan cepat dengan ClickUp. Lihat sendiri.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apa yang dimaksud dengan rumus waktu tunggu?
Waktu tunggu = Waktu penyelesaian - waktu mulai
Meskipun ini adalah rumus waktu tunggu yang paling mudah, rumus ini tidak menjelaskan mengapa waktu tunggu adalah angka tersebut. Jadi, organisasi terkadang bekerja maju. Pada saat seperti itu, perhitungan waktu tunggu adalah sebagai berikut.
Waktu tunggu = Waktu tunggu pengadaan + waktu tunggu produksi + waktu tunggu pengiriman
2. Apa yang dimaksud dengan waktu tunggu vs waktu siklus?
Meskipun agak mirip, kedua metrik ini memiliki tujuan dan kebutuhan yang berbeda. Berikut adalah gambaran umum tentang waktu siklus vs waktu tunggu .
| waktu tunggu | Waktu tunggu | Waktu siklus | |
|---|---|---|---|
| Definisi | Total waktu yang dibutuhkan sejak pelanggan melakukan pemesanan hingga pesanan dikirimkan | Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas atau proses tertentu dalam produksi satu item | |
| Cakupan | Mengukur proses dari awal hingga akhir | Mengukur waktu yang dihabiskan untuk segmen/sub-proses tertentu | |
| Tujuan | Memperkirakan waktu pengiriman Merencanakan aktivitas rantai pasokan Menyediakan jadwal untuk pelanggan Mengelola inventaris Mengukur efisiensi operasional Mengidentifikasi hambatan Mengoptimalkan proses produksi | ||
| Rumus | Tanggal pengiriman - Tanggal permintaan pesanan | Total waktu produksi/jumlah unit yang diproduksi |
Perbedaan antara waktu tunggu dan waktu siklus
3. Apa yang dimaksud dengan waktu tunggu untuk pengiriman?
Waktu tunggu untuk pengiriman mengacu pada total waktu dari saat pelanggan melakukan pemesanan hingga pesanan diantarkan ke depan pintu rumah mereka.