Menganalisis tugas adalah bagian integral dari tugas manajer proyek. Anda mulai dengan sekumpulan besar tugas yang tumpang tindih dengan tingkat prioritas yang berbeda dan menuntut keahlian yang berbeda. Menugaskan tugas-tugas ini di seluruh departemen bisa sangat melelahkan, terutama jika Anda ingin membuat operasi harian Anda efisien.
Untuk menikmati penugasan alur kerja dan akuntabilitas yang tepat, manajer proyek perlu menguasai kategori tugas dan jenis tugas. Mereka membantu Anda memecah hasil kerja Anda menjadi tugas dan subtugas serta mengalokasikan pekerjaan kepada anggota tim berdasarkan keahlian atau tenggat waktu proyek.
Dalam artikel ini, kami akan membahas lebih dalam tentang kategori dan jenis tugas serta menunjukkan kepada Anda cara mengatur dan mengerjakan pekerjaan Anda!
Bonus: Kami akan menguraikan proses penambahan jenis atau kategori tugas baru di ClickUp sebuah solusi manajemen proyek yang lengkap.
Jenis Tugas vs Kategori Tugas Dijelaskan [Dengan Contoh]
Orang sering menggunakan kategori tugas dan jenis tugas secara bergantian, tetapi keduanya bukanlah hal yang sama. Secara teknis, kategori tugas adalah kumpulan universal yang mencakup beberapa jenis tugas.
Dengan kata lain, jenis tugas menggambarkan karakteristik tugas pada tingkat mikro, sedangkan kategori tugas adalah konsep makro. Sebagai contoh, Anda bisa membuat kategori tugas bernama Team building. Anda kemudian dapat menambahkan jenis tugas lain ke kategori ini-misalnya, Menemukan tempat, Memesan makanan, Mengirim undangan, dan Mengalokasikan anggaran.
Kategori ini menjelaskan sifat tugas, dan semua tugas di dalamnya mengikuti sifat tersebut, sehingga tidak ada kebingungan. Sebagai contoh, "Allocate a budget" dapat menjadi tugas yang sangat acak jika Anda tidak mengetahui konteksnya, yaitu team building dalam contoh kita.
Jenis dan kategori tugas dapat disesuaikan.
Banyak manajer proyek memiliki kategori tugas yang mewakili tim, seperti Desain, Teknik, Pemasaran, dan _Penjualan. Jenis tugas dalam setiap kategori dapat mewakili tanggung jawab masing-masing tim. Sebagai contoh, kategori Penjualan dapat memiliki jenis tugas seperti Komunikasi, Peramalan, Sasaran, dan _Membuat rencana
Anda bisa mengklasifikasikan jenis tugas lebih lanjut berdasarkan prioritas, tenggat waktu, status, atau kriteria lain yang masuk akal untuk proyek Anda. Idenya adalah untuk membuat semuanya mudah dicari.
Kiat: Sebagian besar alat bantu manajemen proyek memungkinkan Anda menambahkan tag untuk mengidentifikasi jenis dan kategori tugas. Sebagai contoh, jika Anda menggunakan ClickUp, Anda dapat membuat, mengedit, dan menghapus tag tugas untuk mengatur pekerjaan Anda-semuanya dapat diakses dengan mulus melalui Pencarian Universal .
Pencarian Universal ClickUp memungkinkan pengguna menemukan tugas, Dokumen, file, pengguna, obrolan, dan Dasbor dengan cepat di seluruh ruang kerja dan bahkan aplikasi kerja lain yang terhubung
Pentingnya Manajemen Jenis Tugas dan Kategori Tugas
Mengelompokkan tugas ke dalam jenis dan kategori mungkin tidak terlalu penting jika Anda mengerjakan sesuatu yang berskala kecil. Namun, ketika proyek Anda meningkat, jumlah tugas akan berlipat ganda dengan cepat, dan jenis ketidakteraturan ini adalah resep untuk kegagalan.
Selain mendukung skalabilitas, manajemen tugas yang efisien juga bermanfaat untuk:
- Penugasan dan pelacakan tugas yang lebih cepat
- Menetapkan akuntabilitas
- Menetapkan prioritas
Jenis tugas dan kategori tugas sangat penting untuk struktur rincian kerja (WBS) yang efisien. Struktur ini membantu Anda menguraikan proyek dan membaginya menjadi sub-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola yang diklasifikasikan berdasarkan jenis dan kategori. Kemudian, Anda dapat mengatur urutan dan hubungan tugas untuk memastikan urutan alur kerja yang koheren dan meminimalkan kesalahpahaman tim.
Jika Anda adalah tim pengembangan perangkat lunak yang menggunakan metodologi siklus hidup pengembangan sistem (SDLC), jenis dan kategori tugas adalah suatu keharusan. Klasifikasi ini membantu mengelompokkan alur tugas Anda ke dalam tujuh fase sebelum, selama, dan setelah rilis:
- Perencanaan
- Analisis
- Desain
- Pengembangan
- Pengujian
- Implementasi
- Pemeliharaan
Fase-fase ini adalah kategori tugas Anda, dan Anda akan mengatur jenis tugas yang berbeda di dalamnya. Dengan begitu, Anda akan membuat hierarki tugas yang unik dan gambaran umum yang komprehensif yang memberi Anda kendali maksimum atas proyek Anda.
Namun, mengklasifikasikan tugas-tugas Anda ke dalam jenis dan kategori penting tidak hanya dalam SDLC, tetapi juga dalam metodologi manajemen proyek apa pun yang Anda pilih. Hal ini membantu Anda melihat gambaran yang lebih besar dan memperbesar detail, menemukan apa yang Anda cari dengan beberapa klik, dan mengoptimalkan sumber daya untuk mencegah pemborosan.
Kiat profesional: Mempersiapkan alur tugas yang hirarkis? Gunakan fitur Templat Struktur Perincian Kerja ClickUp untuk menghemat waktu. Templat ini dilengkapi dengan bagian yang sudah dibuat sebelumnya untuk mengatur tugas, menyelaraskan anggota tim, dan melacak kemajuan.
Memahami Klasifikasi Tugas dalam Manajemen Proyek
Mari kita bahas secara detail untuk menjelaskan peran dan pentingnya klasifikasi tugas dalam manajemen proyek:
Organisasi yang efisien
Berkutat dengan tumpukan tugas yang tidak diklasifikasikan dapat menguras energi Anda dan rekan tim Anda serta menyebabkan kebingungan dan membuang-buang waktu. Dengan mengklasifikasikan tugas-tugas Anda ke dalam jenis dan kategori, Anda akan mengubah diri Anda menjadi seorang ahli organisasi dan memastikan Anda dapat menemukan tugas-tugas tertentu dalam beberapa klik.
Alokasi sumber daya yang tepat sasaran
Salah satu manfaat terbesar dari mengatur tugas ke dalam jenis dan kategori adalah memahami sifatnya. Dengan mengelompokkan tugas-tugas yang serupa, Anda akan dapat **dengan tepat mengalokasikan sumber daya Anda hindari penundaan, dan pastikan tim Anda tidak saling menginjak satu sama lain.
Ketika Anda semakin terampil dalam klasifikasi tugas, Anda akan melihat bahwa Anda dapat dengan mudah memperkirakan panjang, prioritas, dan anggaran tugas, sehingga memaksimalkan potensi keberhasilan rencana proyek Anda.
Bonus: Tingkatkan keterampilan klasifikasi tugas Anda dengan alat bantu visual! Gunakan fitur Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp untuk memvisualisasikan ketersediaan sumber daya dan mendapatkan manfaat maksimal dari karyawan, material, dan anggaran Anda.
Gunakan Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp untuk melacak bahan, tenaga kerja, dan semacamnya untuk setiap proyek.
Hubungan tugas yang transparan
Klasifikasi tugas memungkinkan Anda membuat dan mengelola hubungan tugas untuk memastikan tim Anda bekerja sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
Mari kita lihat sebuah contoh-katakanlah kategori tugas Anda adalah Penjualan, Pengembangan, dan _Pemasaran. Di dalam kategori Pemasaran, Anda memiliki jenis tugas seperti Rancang situs web untuk klien X dan Optimalkan situs web untuk klien X. Tentunya, Anda tidak dapat mengoptimalkan situs web yang tidak ada, jadi Anda akan memastikan bahwa tim Anda menangani jenis tugas Design a website for client X terlebih dahulu.
Cara lain tipe dan kategori tugas dapat membantu Anda merencanakan ke depan dan mengelola risiko secara bersamaan adalah prioritas. Anda dapat membuat jenis dan kategori berdasarkan prioritas dan memandu tim Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas dengan prioritas tinggi dan menantang sebelum menangani tugas-tugas lain.
Standarisasi proses
Memahami jenis dan kategori tugas Anda dengan benar membantu Anda mengidentifikasi apa yang sesuai atau tidak sesuai dengan alur kerja standar untuk tim Anda. Pengetahuan ini membantu menstandarkan semua proses dan memastikan setiap anggota tim tahu persis apa yang harus dilakukan dan bagaimana urutannya.
Dalam jangka panjang, standarisasi proses menghemat waktu, meminimalkan kesalahan, dan menyederhanakan proses orientasi dan pelatihan karyawan, jadi ini adalah sesuatu yang harus Anda manfaatkan.
Anda sekarang dapat mengidentifikasi proses yang perlu distandarisasi dengan fitur Templat SOP ClickUp . Templat Dokumen ini memungkinkan Anda menentukan jenis tugas dan urutan langkah untuk meningkatkan kolaborasi dan mendorong keseragaman proses di seluruh perusahaan.
4 Praktik Terbaik untuk Mengatur Jenis dan Kategori Tugas
Dalam hal mengatur kategori dan jenis tugas, tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua. Namun, kami memiliki beberapa tips dan praktik terbaik yang dapat membantu Anda, terutama jika Anda baru mengenal klasifikasi tugas.
1. Teliti proyek Anda
Aturan praktis untuk klasifikasi tugas adalah untuk mengetahui proyek secara mendalam sebelum memecahnya menjadi tugas, jenis, dan kategori. Jika Anda tidak memahami esensi proyek, mengklasifikasikan tugas ke dalam jenis dan kategori tidak akan membantu-faktanya, hal ini justru dapat memperlambat Anda dan menyebabkan kebingungan di seluruh proyek.
Jelajahi dan tuliskan ruang lingkup proyek tenggat waktu, persyaratan, dan tujuan untuk mengidentifikasi jenis dan kategori tugas yang tepat yang tampaknya membantu dalam konteks ini. Kemudian, pertimbangkan kriteria yang akan Anda gunakan untuk klasifikasi. Beberapa pilihannya adalah urgensi, kepentingan, tim, waktu, biaya, dan pendekatan.
Bonus: Gunakan fitur Templat Papan Tulis Lingkup Proyek ClickUp untuk meringkas tugas dan aktivitas, meningkatkan kolaborasi, dan mendapatkan kejelasan tentang jenis tugas, tonggak pencapaian, jadwal, dan hasil proyek Anda.
2. Konsultasikan dengan tim Anda
Sikap menuntut tidak akan membawa Anda jauh dengan tim Anda. Ya, Anda ingin klasifikasi tugas bekerja untuk Anda, tetapi Anda juga harus mempertimbangkan dinamika tim, gaya kerja , keterampilan individu, dan tanggung jawab. Solusi cerdas di sini adalah bertukar pikiran dengan kepala departemen untuk membuat jenis dan kategori tugas yang fungsional dan logis yang melengkapi proyek.
3. Bersikaplah terbuka terhadap reklasifikasi
Ketika proyek Anda berkembang, Anda perlu mempertimbangkan kembali pengaturan jenis dan kategori tugas Anda untuk mencerminkan perubahan pada kompleksitas dan skala pekerjaan. Perubahan dan pembaruan secara teratur akan membantu Anda menentukan kategori tugas baru yang harus ditangani secara terpisah untuk efisiensi yang lebih baik.
4. Temukan alat manajemen proyek dan tugas yang berkualitas
Anda mungkin memiliki inisiatif klasifikasi tugas terbaik, namun hal tersebut tidak akan berarti jika Anda tidak memiliki alat bantu untuk mewujudkannya. Jika Anda ingin membuat kategori dan jenis tugas yang akan membantu Anda dan tim Anda tetap berada di jalur yang benar, Anda memerlukan platform manajemen tugas yang berkualitas seperti ClickUp.
ClickUp adalah platform yang luar biasa manajemen proyek dan tugas alat dengan fungsi yang tidak hanya membantu Anda mengklasifikasikan tugas tetapi juga menyederhanakan kolaborasi dan komunikasi untuk menjaga tim tetap ramping dan efisien.
Mari kita lihat opsi-opsi yang membuat ClickUp menjadi pilihan yang sangat baik:
ClickUp Tasks untuk mengatur kategori atau jenis tugas dan menentukan alur kerja
Gunakan ClickUp Tasks untuk memecah tugas yang kompleks menjadi tindakan yang lebih kecil dan mudah dilakukan Tugas ClickUp adalah set fitur yang memungkinkan Anda membuat, mengatur, mengelola, dan mengumpulkan tugas-tugas Anda .
Mari kita mulai dengan pembuatan tugas-hanya dengan beberapa klik, Anda bisa membuat tugas dan subtugas untuk mengatur pekerjaan Anda. ClickUp memungkinkan Anda memilih jenis tugas untuk mengelola berbagai kebutuhan proyek dengan mudah. Beberapa opsi default adalah Tugas, Tonggak, Fitur, Cacat, dan Pelanggan.
Anda bisa memilih ikon untuk setiap jenis agar lebih mudah dikenali dan lebih menarik secara visual. Jika Anda tidak menemukan apa yang Anda cari di dalam jenis tugas yang tersedia, Anda selalu dapat sesuaikan milik Anda sendiri . 🪄
Untuk menyesuaikan, gunakan Klik Jenis tugas khusus untuk mewakili berbagai jenis pekerjaan yang terkait dengan kategori seperti item inventaris, pelanggan, acara, atau tim Anda. Membuat jenis tugas khusus itu mudah-Anda:
- Buka pengaturan Ruang Kerja Anda
- Tekan Buat Jenis Tugas
- Atur bidang Ikon, Nama Tunggal & Jamak, dan Deskripsi
- Klik kotak centang Buat Jenis Tugas
Pastikan setiap nama jenis tugas khusus berbeda untuk memudahkan navigasi dan pengaturan.
Tingkatkan kejelasan di seluruh proyek Anda dengan Jenis Tugas yang dapat disesuaikan dan tingkatkan pengorganisasian di seluruh upaya manajemen tugas Anda
Catatan: Hanya admin yang dapat membuat, menetapkan, mengedit, dan menghapus jenis tugas. Juga, perlu diingat bahwa Jenis tugas khusus hanya tersedia untuk pengguna di ClickUp 3.0.
Memanfaatkan Bidang Khusus ClickUp dan Prioritas Tugas
Opsi berikutnya yang sangat penting untuk klasifikasi tugas adalah Bidang Khusus ClickUp . Di satu sisi, ini bisa menjadi kategori tugas Anda - ini memberikan lebih banyak informasi tentang setiap tugas dan menambahkan konteks pada gambaran yang lebih besar.
Gunakan Bidang Khusus untuk memberikan detail lebih lanjut tentang tugas Anda
Anda memiliki 15+ opsi Bidang Khusus yang dapat dipilih. Misalnya, gunakan Bidang Khusus Tanggal untuk menambahkan tanggal penting pada tugas tertentu. Atau, gunakan Bidang Khusus Uang untuk memberikan info seperti anggaran, pengeluaran, atau harga. Dengan Kolom Khusus Orang, Anda dapat menghubungkan anggota tim ke tugas tertentu untuk navigasi yang lebih mudah dan mengurangi kebingungan. Kolom Kustom Kemajuan membantu Anda melacak setiap tugas dan mengidentifikasi masalah sejak dini.
Opsi lain yang membuat klasifikasi tugas menjadi lebih mudah adalah ClickUp Prioritas Tugas . Dengannya, Anda dapat dengan mudah merencanakan langkah selanjutnya dan memastikan tim Anda tahu apa yang harus ditangani selanjutnya. Anda memiliki empat bendera prioritas untuk dipilih:
- Bendera merah: Mendesak; orang (atau beberapa orang) yang bertanggung jawab harus menyelesaikannya SEKARANG
- Bendera kuning: Prioritas tinggi; selesaikan segera
- Bendera biru: Normal; lakukan kapan pun Anda punya waktu
- Bendera abu-abu: Rendah; lakukan pada akhirnya
Tetapkan tingkat prioritas untuk pekerjaan Anda dengan Prioritas Tugas ClickUp
Masih ada lagi! Jika proyek Anda melibatkan banyak tugas yang diulang pada interval tertentu, Anda tidak perlu membuatnya dari awal setiap saat. Sebagai gantinya, tetapkan tugas yang berulang dalam beberapa klik dan biarkan ClickUp mengingatkan Anda secara otomatis.
Opsi penghemat waktu lainnya adalah Otomatisasi ClickUp . Tetapkan pemicu dan tindakan, dan izinkan ClickUp untuk menangani tugas yang berulang-ulang sementara tim Anda berfokus pada kategori tugas yang lebih membutuhkan pengetahuan.
Tampilan ClickUp untuk memvisualisasikan jenis atau kategori tugas tertentu
Beralih di antara tampilan ClickUp untuk melihat tugas dan proyek dari perspektif yang berbeda
Pendekatan multidimensi untuk klasifikasi tugas dapat mengungkap wawasan baru dan membantu Anda menyesuaikan permainan, meningkatkan efisiensi, dan merampingkan alur kerja. Versi ClickUp dari pendekatan multidimensi adalah Tampilan ClickUp -memungkinkan Anda mengamati tugas dan proyek dari berbagai sudut.
Platform ini menawarkan 15+ tampilan, dan Anda bisa mengganti-ganti tampilan tersebut sesuka hati, tergantung pada apa yang ingin Anda fokuskan. Jika Anda menginginkan gambaran umum dari tugas-tugas Anda dan memfilternya dengan mudah, gunakan fitur Tampilan daftar . The Tampilan papan adalah papan Kanban yang membantu Anda memperbesar kemajuan proyek dan mengklasifikasikan tugas berdasarkan kriteria tertentu, seperti status, prioritas, atau penerima tugas.
Salah satu tampilan yang lebih canggih adalah tampilan Bagan Gantt . Alat ini memungkinkan Anda memantau dan menyesuaikan jadwal dan tugas untuk merefleksikan perkembangan baru, membuat ketergantungan, dan mengawasi kemajuan proyek. Lainnya tampilan lanjutan adalah Beban Kerja . Dengannya, Anda dapat meninjau kapasitas tim Anda untuk berbagai fungsi atau kategori.
ClickUp Whiteboards untuk bertukar pikiran tentang nama-nama kategori tugas (atau apa saja, sungguh!)
Ilustrasikan ide Anda, buat sketsa strategi, dan curah pendapat secara efektif dengan Papan Tulis ClickUp
Kami telah menyebutkan bahwa mengatur jenis dan kategori tugas adalah olahraga tim. Untuk itu, Anda memerlukan alat yang mendorong kolaborasi dan komunikasi. Papan Tulis ClickUp memungkinkan Anda dan tim Anda bertukar pikiran, menyusun strategi, dan mengubah ide menjadi kenyataan di atas kanvas digital tanpa batas.
Kanvas ini memberi Anda kebebasan untuk mengekspresikan sisi kreatif Anda dan berkolaborasi dengan tim Anda melalui teks, gambar, bentuk, komentar, catatan tempel, dan lampiran. Minta masukan dari anggota tim Anda tentang klasifikasi tugas, buat nama kategori, dan desain hierarki proyek . Setiap pembaruan Papan Tulis terjadi secara real time, sehingga sangat cocok untuk tim hibrida dan tim jarak jauh.
Karena setiap peserta mendapatkan kursor dengan nama mereka, Anda dapat dengan mudah melacak siapa yang melakukan apa.
Koordinasikan ide tim Anda di satu tempat menggunakan Papan Tulis ClickUp
Selain itu, Anda bisa membuat tugas secara langsung di Papan Tulis dan memberikan lebih banyak konteks dengan menautkannya ke file atau tugas lain.
Templat daftar tugas ClickUp yang mudah digunakan
Anda tidak perlu mengatur tugas dari awal dan membuang waktu-kenapa tidak menggunakan Templat daftar tugas ClickUp ? Dokumen kerangka kerja yang telah dibuat sebelumnya ini menawarkan dasar yang kuat untuk membuat daftar, mengatur, memprioritaskan, dan memantau penyelesaian tugas dan aktivitas.
Templat ini menawarkan kejelasan dan kemampuan untuk disesuaikan-Anda dapat menyesuaikan setiap elemen untuk menyelaraskan dengan cakupan dan persyaratan proyek Anda dan gaya kerja tim Anda.
Templat daftar tugas bukan satu-satunya yang ada dalam koleksi ClickUp. Platform ini menawarkan pustaka templat dengan 1.000+ opsi berfokus pada area seperti pemasaran , keuangan dan akuntansi dan penggunaan pribadi . Temukan favorit Anda, lakukan beberapa penyesuaian, dan nikmati jalan pintas menuju kesuksesan! 💪
ClickUp Brain untuk membuat tempat penyimpanan interaktif untuk tugas yang telah diberikan dan diselesaikan
ClickUp Brain dapat menjawab pertanyaan tentang tugas, dokumen, dan proyek dalam beberapa detik
ClickUp tugas yang digabungkan dan manajemen proyek dengan AI untuk menciptakan asisten kerja yang revolusioner- ClickUp Brain . 🧠
Ini adalah salah satu jaringan saraf pertama di dunia yang mempelajari segala sesuatu tentang perusahaan, proyek, dan tugas-tugas Anda, serta bertindak sebagai asisten interaktif bagi Anda dan tim Anda.
Anda anggota tim Anda dapat menggunakan ClickUp Brain dan AI Knowledge Manager-nya untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan terkait dokumen, proyek, dan tugas mereka, seperti apa yang harus mereka kerjakan selanjutnya atau tugas yang paling mendesak.
Selain menjawab pertanyaan, ClickUp Brain dapat menjadi asisten manajer proyek yang baik. Fitur Manajer Proyek AI dapat menulis ringkasan proyek, mendapatkan pembaruan tim, dan membangun otomatisasi, semuanya dalam beberapa detik.
ClickUp Brain juga merupakan AI Writer yang dapat menghasilkan semua jenis dokumen, memeriksa ejaan dan tata bahasa, dan menulis balasan pesan yang berfokus pada audiens.
Membuat dan Mengelola Kategori dan Jenis Tugas dengan ClickUp
Klasifikasi tugas yang cerdas adalah keterampilan penting bagi manajer proyek yang ingin memimpin tim yang sukses dan menyelesaikan proyek berkualitas tepat waktu. Namun, keterampilan saja tidak cukup-Anda memerlukan alat yang mendukungnya.
Sebagai alat bantu terbaik Alat manajemen proyek AI , ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan untuk membuat, mengatur, dan tugas jalur cepat dan berkolaborasi secara efisien dengan tim Anda. Daftar ke ClickUp dan masuklah ke masa depan manajemen tugas! 🌝