Sebelum memulai proyek apa pun, salah satu hal pertama yang ditetapkan oleh manajer adalah tenggat waktu, yaitu hari di mana proyek harus diselesaikan. Tenggat waktu, yang juga dikenal sebagai tanggal jatuh tempo, bertindak sebagai akhir dari proyek.
Dalam sebuah studi tentang manajer produk, Gartner menemukan bahwa 45% peluncuran tertunda setidaknya satu bulan! Di seluruh proyek, departemen, organisasi, dan geografi, melesetnya tenggat waktu adalah hal yang umum terjadi karena berbagai alasan.
Dalam artikel blog ini, kami mengeksplorasi mengapa memenuhi tenggat waktu sangat penting, tantangan apa yang Anda hadapi, dan bagaimana meningkatkan peluang Anda untuk memenuhi tenggat waktu dalam proyek Anda.
Pentingnya Memenuhi Tenggat Waktu
Saat menandatangani perjanjian, tim proyek berkomitmen untuk memenuhi tenggat waktu. Komitmen ini sendiri sudah cukup menjadi alasan untuk memenuhinya. Namun masih ada lagi.
**Kredibilitas: Memenuhi tenggat waktu yang telah Anda sepakati adalah penanda kredibilitas yang mendasar. Hal ini menunjukkan bahwa Anda dapat diandalkan dan dapat dipercaya.
Keunggulan operasional: Menyelesaikan proyek tepat waktu menunjukkan keterampilan, kemampuan, dan keunggulan operasional Anda. Hal ini menunjukkan bahwa Anda dapat memperkirakan, menjadwalkan, dan menyelesaikan proyek.
Kehati-hatian finansial: Terkadang, kontrak memiliki klausul penalti untuk keterlambatan pengiriman, yang berarti Anda bisa kehilangan uang karena tidak memenuhi tenggat waktu proyek. Menyelesaikan proyek tepat waktu memastikan Anda mendapatkan bayaran sesuai dengan yang telah Anda sepakati.
**Kebebasan untuk membuat rencana ke depan: Ketika Anda tahu sebuah proyek akan selesai tepat waktu, Anda dapat menjadwalkan proyek berikutnya dengan percaya diri. Hal ini membantu kelangsungan bisnis dan, lebih jauh lagi, profitabilitas.
Meskipun tidak perlu dikatakan lagi bahwa memenuhi tenggat waktu adalah hal profesional yang paling mendasar yang harus dilakukan, namun hal ini tidak selalu mudah.
Tantangan Umum dalam Memenuhi Tenggat Waktu
Organisasi sering menghadapi tantangan dalam memenuhi tenggat waktu yang telah mereka sepakati. Beberapa tantangan yang paling umum adalah sebagai berikut.
Komitmen yang berlebihan: Tim penjualan mungkin telah menjual terlalu banyak tenggat waktu, yang sulit dipenuhi oleh tim proyek.
Meremehkan: Tim proyek sering kali meremehkan upaya yang diperlukan, berkomitmen pada tenggat waktu yang sangat ketat.
Penjadwalan yang tidak dapat dicapai: Tim proyek membutuhkan waktu untuk memahami persyaratan dan meningkatkan upaya. Dengan menjadwalkan tugas sejak hari pertama, manajer proyek mempersiapkan diri dan tim mereka untuk menghadapi tenggat waktu yang terlewat.
Penentuan prioritas yang buruk: Tugas memiliki hierarki dan ketergantungan. Dengan tidak memprioritaskan dengan benar, tim akan terdorong ke dalam kekacauan dan kebingungan, yang pada akhirnya akan melewatkan tenggat waktu.
**Kurangnya kolaborasi: Ketika berbagai anggota tim tidak berkomunikasi satu sama lain secara teratur, informasi kemungkinan besar akan terlewatkan. Hal ini mengakibatkan pengiriman di bawah standar, yang harus dikerjakan ulang, dan semakin mendorong tenggat waktu.
Kabar baiknya, ribuan organisasi telah menghadapi tantangan ini sebelumnya dan telah mengembangkan strategi dan praktik terbaik untuk mengatasinya. Mari kita ambil inspirasi dari mereka!
10 Strategi Terbukti untuk Memenuhi Tenggat Waktu
Agar tenggat waktu dapat dicapai, tenggat waktu harus realistis, yaitu pekerjaan dapat diselesaikan dalam jangka waktu tersebut.
Sebelum Anda menetapkan tenggat waktu proyek, pahami ruang lingkupnya dengan jelas. Buatlah garis besar tugas, rencanakan ukuran tim, perkirakan jumlah jam kerja yang dibutuhkan, dan petakan jadwal penyelesaiannya. Hanya jika terlihat dapat dicapai, berkomitmenlah untuk melakukannya.
Setelah Anda berkomitmen pada tenggat waktu yang realistis, berikut ini sepuluh strategi yang telah terbukti untuk memenuhinya.
1. Bagi proyek menjadi beberapa tugas dan sub-tugas
Roma tidak dibangun dalam satu hari; begitu juga dengan proyek Anda. Jadi, bagi proyek Anda menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola menjadi tugas-tugas yang lebih kecil.
- Perjelastujuan proyek* Buatlah hierarki tugas dan sub-tugas yang jelas, pastikan tugas yang satu mendukung tugas yang berikutnya
- Tuliskan penjelasan singkat/cerita pengguna yang terperinci untuk setiap tugas untuk memastikan anggota tim memahami apa yang perlu mereka lakukan
- Buat tonggak pencapaian yang menandakan selesainya fase-fase tertentu dari proyek
- Menugaskan pengguna dan pengawas untuk setiap tugas untuk memastikan distribusi beban kerja yang merata
- Sertakan daftar periksa untuk memastikan tugas diselesaikan sesuai standar yang diharapkan
- Menetapkan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo untuk setiap tugas
- Memprioritaskan tugas dan sub-tugas dengan hati-hati
Jangan lupakan tugas operasional Anda, seperti rapat mendadak, retrospeksi, pelaporan, dll.
2. Gunakan perangkat lunak manajemen proyek
Menavigasi proyek dengan mudah dengan 15+ tampilan Clickup dan hierarki unik
A perangkat lunak manajemen tugas adalah untuk meringankan beban operasional Anda dan tim Anda. Alat manajemen proyek seperti ClickUp dapat membantu Anda dengan hal-hal berikut ini:
Visibilitas: Setiap orang dalam tim dapat melihat pekerjaan apa yang direncanakan, apa yang sedang dikerjakan, apa yang tersisa, dan banyak lagi. Hal ini membantu setiap orang mendapatkan konteks dan berkontribusi secara holistik.
Akses: Semua informasi mengenai proyek dikonsolidasikan di satu tempat untuk diakses oleh siapa pun kapan pun mereka membutuhkannya. Secara harfiah, membuat semua orang berada di halaman yang sama.
Kolaborasi: Ada pertanyaan untuk rekan kerja? Cukup tinggalkan komentar di bawah tugas dan tandai kolega tersebut. Mereka akan diberi tahu dan membalas Anda sesuai konteks, tepat waktu.
Koneksi: Sebuah proyek lebih dari sekadar kumpulan tugas. Ini mencakup dokumentasi, alur kerja, percakapan, dan pengetahuan institusional lainnya. Alat seperti ClickUp dapat membuat koneksi ini tersedia untuk setiap anggota tim.
**Perkiraan: Jika anda pernah mengelola proyek serupa di ClickUp sebelumnya, anda sudah memiliki semua data operasional yang anda butuhkan. Dengan itu, Anda dapat dengan cepat memperkirakan upaya dan merencanakan untuk memenuhi tenggat waktu.
Perencanaan harian: ClickUp juga dapat berfungsi sebagai aplikasi perencana harian memberikan Anda pandangan yang jelas tentang pekerjaan apa yang perlu dilakukan oleh Anda dan tim Anda setiap hari.
Dengan aspek 'manajemen proyek' yang diurus oleh ClickUp, anggota tim Anda dapat fokus pada tugas-tugas mereka.
3. Pikirkan ketergantungan
Cara yang pasti untuk melewatkan tenggat waktu adalah dengan mengasumsikan bahwa tugas-tugas bekerja secara terpisah dan dapat diselesaikan secara mandiri. Kenyataannya, sebagian besar tugas dalam proyek apa pun bergantung pada orang lain.
Sebagai contoh, tim pengembangan hanya bisa mulai mengerjakan halaman beranda ketika tim desain telah menyelesaikan UI. Agar UI dapat dirancang, penulis harus memiliki salinan tertulis. Mereka dapat melakukannya hanya ketika tim bisnis telah memberi mereka brief.
Penundaan pada tahap apa pun akan mendorong tenggat waktu akhir atau memberikan tekanan yang tidak semestinya pada mereka yang bekerja pada langkah terakhir. Meskipun memiliki jadwal yang terperinci sangat membantu, mengelola jadwal adalah hal yang berbeda.
Pikirkan ketergantungan saat Anda mengatur tugas. Tugas ClickUp memungkinkan Anda untuk menetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas dan sub-tugas. Kumpulkan tim dan diskusikan ketergantungan dengan mereka. Dapatkan komitmen mereka untuk memenuhi tenggat waktu demi kepentingan proyek.
Petakan ketergantungan ini menggunakan Prioritas tugas ClickUp sehingga semua orang dalam tim mengetahui konsekuensi dari penundaan mereka.
Jika Anda tidak yakin tentang memprioritaskan tugas dan ketergantungan, lihat Templat prioritas ClickUp untuk bantuan.
Perhatikan ketergantungan dan prioritaskan tugas dengan cara yang benar dengan ClickUp
4. Gunakan kurva-S
Kurva-S adalah grafik matematis yang memplot titik-titik data kumulatif pada sumbu X dan Y. Sebuah proyek yang umum berbentuk huruf S, sesuai dengan namanya.
Katakanlah Anda sedang membuat perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM). Sebelum Anda dapat mulai menulis kode, Anda perlu memahami industri, jenis pelanggan yang akan Anda miliki, informasi yang perlu Anda tangkap, dan sebagainya. Ini membutuhkan waktu pada awalnya.
Jika Anda menjadwalkan tugas pengkodean sejak hari pertama, Anda akan melewatkan tenggat waktu tugas dan membuat diri Anda sendiri mengalami penundaan.
Merencanakan waktu dan kemajuan Anda dalam bentuk kurva S membantu Anda memulai secara perlahan dan mempercepat penyelesaian tugas dari waktu ke waktu.
Gunakan fitur Klik Mulai dan tanggal jatuh tempo untuk setiap tugas untuk memastikan Anda menyusun penjadwalan. Dengan cara ini, Anda akan memiliki ruang untuk bernapas di awal proyek dan dapat membangun momentum ketika Anda merasa percaya diri.
5. Jadwalkan waktu penyangga
Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan manajer proyek adalah berkomitmen pada tenggat waktu yang ketat dan kemudian mengemas tugas-tugas penting terlalu berdekatan. Hal ini menciptakan dua masalah khusus.
- Hal ini menciptakan rasa urgensi, menghilangkan ruang untuk menjadi inovatif atau fokus pada kualitas
- Tidak menyisakan ruang untuk keadaan yang tidak dapat dihindari, seperti keadaan darurat pribadi anggota tim
Saat merencanakan proyek apa pun, sisihkan waktu penyangga pada aplikasi penjadwalan kerja . Berikan anggota tim Anda ruang untuk berkreasi dan tidak hanya mengejar penyelesaian tugas. Manajemen waktu ClickUp dapat membantu! Setelah Anda menyiapkan tugas, sub-tugas, dan dependensi, gunakan fitur Tampilan Kalender ClickUp untuk melihat gambaran besarnya.
Lihat gambaran besar dengan Tampilan Kalender ClickUp
Jika tenggat waktu terlalu dekat, seret dan letakkan tugas-tugas tersebut ke hari lain. Ini akan secara otomatis menjadwalkan ulang tugas-tugas yang bergantung di bagian hilir.
Namun, ingatlah Hukum Parkinson, yang menyatakan bahwa pekerjaan akan terus bertambah untuk memenuhi waktu yang tersedia untuk menyelesaikannya. Hindari memberi diri Anda terlalu banyak kelonggaran untuk menghindari penundaan. Tenggat waktu mengomunikasikan urgensi proyek yang harus diselesaikan.
6. Hindari ruang lingkup yang merayap Cakupan merayap adalah ketika klien/sponsor proyek membuat perubahan atau penambahan pada tujuan awal proyek. Scope creep biasanya berakhir dengan menambah pekerjaan yang harus dilakukan, memasukkan tugas baru di tengah jalan, dan menggagalkan pendekatan terhadap tenggat waktu.
Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk menghindari scope creep. Anda dapat melakukan ini dengan mengumpulkan persyaratan yang jelas di awal. Templat dokumen persyaratan produk (PRD) ClickUp adalah titik awal yang bagus.
Hindari pergeseran cakupan dengan ClickUp
Atau, Anda bisa menjadwalkan ulang proyek dengan tenggat waktu baru untuk mengakomodasi ruang lingkup baru.
7. Melacak kemajuan
Tetap berada di atas setiap proyek dan jangan pernah melewatkan tenggat waktu lagi
Pernahkah Anda berada dalam situasi di mana tenggat waktunya hari ini, dan Anda sama sekali tidak menyelesaikan proyek? Hal ini terjadi terutama ketika mengelola banyak proyek sekaligus.
Agar tidak kewalahan di hari terakhir, ikuti terus perkembangannya secara teratur.
- Lihatlah Dasbor ClickUp untuk melihat grafik burn-up dan burn-down
- Lihat Tampilan Beban Kerja untuk mengetahui siapa yang bekerja lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal. Tawarkan bantuan bagi mereka yang kesulitan
- Gunakan Tampilan Kanban untuk mengurutkan tugas berdasarkan status
- Gunakan bagan Gantt untuk memvisualisasikan tugas-tugas yang akan datang dan ketergantungannya
- Gunakan tampilan kalender untuk melihat tugas yang akan datang berdasarkan hari, minggu, atau bulan
8. Mengelola waktu secara efektif
Salah satu faktor penting dari keberhasilan pelaksanaan proyek adalah manajemen waktu. Anda dapat memastikan Anda tetap berada di jalur yang benar dengan memantau, melacak, dan mengelola waktu tim Anda. Selain itu, Anda juga dapat memastikan tidak ada yang melebihi kapasitas, bekerja tanpa henti. Dan Anda tidak membuat mereka gagal memenuhi tenggat waktu yang ketat.
Sementara beberapa alat manajemen waktu yang ada di pasaran, Anda akan lebih baik dilayani oleh alat yang dirancang untuk meningkatkan pelacakan waktu demi kesuksesan proyek. Pelacakan waktu ClickUp melakukan hal tersebut dengan tepat. Tim Anda dapat menggunakan ClickUp untuk melacak waktu dari perangkat apa pun. Mereka dapat memulai dan menghentikan pengatur waktu saat melakukan tugas atau menambahkan waktu secara retroaktif dengan pelacakan manual.
Pahami beban kerja tim Anda dengan lebih baik dengan pelacakan waktu ClickUp
Mereka bisa menambahkan catatan pada entri waktu untuk merujuk pada apa yang mereka habiskan. Mereka juga dapat memprioritaskan tugas menggunakan fitur matriks manajemen waktu tepat di dalam ClickUp.
Sebagai manajer proyek, Anda bisa mengakses lembar waktu yang terperinci dan estimasi waktu serta pelacakan waktu. Gunakan ini untuk memahami bagaimana kinerja setiap anggota tim dan berikan bantuan yang mereka butuhkan.
9. Mengotomatiskan apa yang Anda bisa
Otomatisasi khusus di ClickUp
Puluhan tugas manajemen proyek yang kecil dan berulang harus diselesaikan setiap hari. Manajer proyek sering menggunakan aplikasi daftar periksa harian untuk memastikan bahwa tugas-tugas tersebut telah diselesaikan.
Kecuali, Anda tidak perlu melakukan semuanya secara manual. Otomatiskan sebanyak yang Anda bisa untuk meluangkan waktu menyelesaikan masalah dan membantu tim Anda. Otomatisasi ClickUp memiliki 100+ alur kerja yang telah dibuat sebelumnya untuk semua jenis skenario proyek, seperti:
- Menambahkan penerima tugas pada perubahan status
- Mengirim pemberitahuan kepada pengguna tentang perubahan prioritas
- Membuat tugas berulang pada tanggal tertentu
- Menambahkan pengamat ketika tenggat waktu berlalu
- Memberi tahu manajer ketika waktu yang dilacak melebihi waktu yang diperkirakan
Baru mengenal otomatisasi? Kami siap membantu Anda. Berikut adalah panduan untuk otomatisasi dengan contoh-contoh!
10. Berkomunikasi secara proaktif dengan semua pemangku kepentingan
Terlepas dari upaya terbaik Anda, terkadang Anda tidak dapat memenuhi tenggat waktu karena faktor-faktor di luar kendali Anda. Misalnya, pandemi global atau perang di Ukraina menciptakan masalah yang tidak dapat diselesaikan dalam rantai pasokan yang membuat beberapa organisasi tidak dapat memenuhi tenggat waktu.
Ketika tenggat waktu akan terlewat, beri tahu para pemangku kepentingan. Beritahukan kepada sponsor proyek atau klien bahwa penundaan akan terjadi. Bicaralah dengan tim proyek untuk mengetahui apakah Anda dapat melakukan sesuatu untuk menyelesaikan proyek mendekati tenggat waktu.
Jangan Pernah Melewatkan Tenggat Waktu Lagi
Membuat janji dan menepatinya adalah ciri khas profesionalisme. Sebagai sebuah janji, tenggat waktu itu penting.
Meskipun secara luas diterima bahwa tenggat waktu terkadang terlewatkan, namun terlambat dari jadwal tidak memberikan gambaran yang baik tentang keterampilan manajemen proyek Anda.
Tingkatkan manajemen proyek Anda dan jangan pernah melewatkan tenggat waktu dengan ClickUp. Apakah Anda perlu merencanakan proyek Anda? Gunakan tugas. Perlu menjadwalkannya? Gunakan tanggal dan waktu. Apakah Anda khawatir tentang ketergantungan tugas? Hubungkan tugas dengan mudah.
Tidak yakin apakah tenggat waktu Anda realistis? Gunakan tampilan kalender atau beban kerja untuk melihat apa yang mungkin terjadi. Ingin terus mengetahui perkembangannya? Gunakan dasbor. Mengelola beberapa proyek sekaligus? Tidak perlu repot!
ClickUp dirancang dengan semua alat yang Anda perlukan untuk tetap berada di jalur yang benar. Belum yakin? Buktikan sendiri.