Pertemuan karyawan dengan atasannya-juga dikenal sebagai pertemuan tingkat bawah-biasanya dipandang sebagai mekanisme eskalasi. Pemahaman yang umum adalah bahwa Anda melibatkan pemimpin ketika ada masalah. Akan tetapi, seharusnya tidak demikian.
Rapat tingkat loncat, jika dilakukan secara teratur, membantu karyawan dan pemimpin untuk berbagi pengetahuan. Hal ini memungkinkan mereka untuk berbagi wawasan yang mereka peroleh dari posisi dan perspektif unik mereka.
Misalnya, rekan layanan pelanggan, karena dekat dengan pelanggan, mungkin memiliki wawasan tentang masalah mereka. COO, karena dekat dengan CEO, mungkin tahu lebih banyak tentang strategi dan peta jalan untuk masa depan. Ketika keduanya bertemu, hal ini akan membantu pertukaran konteks bisnis.
Dalam artikel blog ini, kami mengeksplorasi bagaimana Anda dapat memanfaatkan pertemuan tingkat atas untuk keuntungan organisasi sebagai manajer dari para manajer.
Apa itu Rapat Loncat Tingkat?
Rapat loncat level adalah percakapan antara karyawan dengan atasannya tanpa kehadiran manajer menengah. Rapat ini melompati satu tingkat dalam hierarki organisasi, sesuai dengan namanya.
Sebagai contoh, katakanlah Anda adalah kepala penjualan kota yang bawahan langsungnya adalah manajer kluster. Setiap manajer pelanggan mungkin memiliki perwakilan pengembangan penjualan (SDR) yang melapor kepada mereka.
Pertemuan tingkat loncat terjadi antara Anda dan SDR tanpa kehadiran manajer cluster.
Manfaat Rapat Loncat Tingkat
Dalam satu minggu, manajer dapat sering bertemu dengan tim mereka-dalam rapat, tinjauan, pertemuan dengan pelanggan, dll. Kapan pun karyawan menghadapi tantangan, mereka dapat menghubungi manajer langsung mereka, menjaga hubungan yang kolaboratif.
Namun, untuk manajer tingkat berikutnya, tidak demikian. Mereka sering kali jauh dari tim bawahan langsung dan pekerjaan mereka. Pertemuan tingkat loncat menjembatani kesenjangan ini.
Manfaat rapat loncat level bagi karyawan
Suara mereka didengar: Sering kali, karyawan mungkin menghadapi tantangan yang tidak dapat diselesaikan oleh atasan langsung mereka. Contohnya adalah membeli alat baru yang mahal, yang mungkin tidak disetujui oleh atasan langsung.
Dalam kasus seperti itu, rapat di luar jam kerja memungkinkan mereka untuk menyampaikan kekhawatiran mereka kepada seseorang yang memiliki wewenang lebih besar.
Merasa diperhatikan: Karyawan, terutama yang berada di lapangan atau di luar kantor, merasa seolah-olah mereka bekerja dalam keterasingan. Bahkan jika mereka berkolaborasi dengan rekan kerja atau atasan langsung, mereka mungkin tidak merasa menjadi bagian dari tujuan yang lebih besar dari pekerjaan mereka.
Rapat di luar kantor-seperti halnya rapat di luar kantor atau di luar kantor-membantu karyawan merasa diperhatikan, sehingga meningkatkan semangat kerja mereka.
Berbagi wawasan: Karyawan di lapangan memiliki denyut nadi pelanggan, yang sangat berharga bagi organisasi. SDR yang menjual alat pencatat waktu mungkin mendapati bahwa pelanggan menginginkan kemampuan untuk mengubah entri-entri ini secara otomatis ke dalam lembar waktu.
Wawasan semacam itu mungkin tidak sampai ke tim produk dalam kesibukan aktivitas sehari-hari. Pertemuan tingkat loncat menawarkan tempat dan waktu untuk berbagi wawasan yang dapat dioperasionalkan dengan segera.
Memahami strategi organisasi: Tidak semua karyawan memiliki pandangan yang jelas tentang strategi perusahaan. Seorang insinyur perangkat lunak mungkin tahu segalanya tentang fitur yang mereka kembangkan, namun tidak tahu mengapa fitur tersebut ditambahkan ke dalam peta jalan produk.
Rapat tingkat loncat membantu para pemimpin membawa visi dan strategi mereka ke seluruh organisasi.
Manfaat rapat loncat level bagi para pemimpin
**Mengidentifikasi peluang yang tidak terlihat: Para pemimpin bisa mendapatkan umpan balik langsung dan spesifik dari mereka yang berada di lapangan. Rekan keuangan yang membayar tagihan mungkin memperhatikan bahwa organisasi menghabiskan terlalu banyak uang untuk alat yang berlebihan.
Pada hari biasa, mereka mungkin mengesampingkan hal ini. Selama rapat tingkat atas, mereka mungkin akan memberitahukan hal ini kepada CFO, yang dapat menghemat ribuan dolar.
Pemecahan masalah yang efektif: Kapan komunikasi tim disaring oleh berbagai tingkatan manajer, akar masalahnya mungkin akan hilang. Rapat di tingkat bawah dapat membawa kepemimpinan ke dasar masalah kritis. Hal ini dapat membantu dengan pengoptimalan alur kerja seperti yang terlihat dari perspektif pengguna akhir.
Akses ke wawasan pelanggan: Pemimpin jarang berbicara langsung dengan pelanggan kecuali jika itu adalah akun yang besar/esensial. Pertemuan tingkat atas adalah kesempatan untuk mengumpulkan umpan balik yang jujur tentang semua pelanggan tanpa harus bertemu satu per satu. Ini adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan pengetahuan organisasi.
**Meningkatkan semangat kerja karyawan: Pertemuan tingkat loncat memastikan bahwa karyawan dilihat dan didengar oleh para pemimpin organisasi. Hal ini membuat karyawan merasa lebih terlibat dan dihargai. Karyawan yang merasa bahwa pekerjaan mereka penting akan termotivasi untuk berbuat lebih banyak.
Menangani masalah personalia: Orang-orang tahan dengan manajer yang buruk karena mereka tidak ingin terlihat seperti pembuat masalah. Rapat tingkat loncat memfasilitasi tinjauan 360 derajat untuk manajer menengah. Dengan cara ini, para pemimpin dapat mengatasi masalah karyawan dan melatih supervisor untuk bekerja lebih baik.
Intinya, rapat tingkat loncat memungkinkan para pemimpin untuk mengubah banyak hal. Hal ini memberi mereka visibilitas yang lebih jelas. Hal ini membantu mereka melakukan perbaikan dengan cepat dan efektif. Hasilnya, karyawan melihat bahwa umpan balik mereka dihargai dan dihormati.
Seiring waktu, hal ini menciptakan loyalitas karyawan, yang berujung pada retensi yang lebih baik dan kinerja keuangan organisasi yang lebih baik.
Cara Mempersiapkan dan Menjadwalkan Rapat Loncat Tingkat
Sebagai manajer dari para manajer, tanggung jawab penjadwalan rapat tingkat loncat secara rutin ada di tangan Anda. Berikut ini adalah cara mempersiapkan dan menjadwalkan pertemuan tingkat loncat untuk keuntungan Anda.
1. Memberitahukan manajer yang melaporkan
Ketika anggota tim Anda melihat permintaan rapat dari manajer mereka, mereka akan bertanya-tanya: "Apakah mereka mengizinkan saya pergi?" Ketika bawahan langsung Anda mendengar bahwa Anda telah berbicara dengan tim mereka, mereka pasti merasa tidak aman.
Jadi, rapat yang dilewatkan bisa menguras emosi tim Anda. Untuk menghindari membuat tim Anda berada di bawah tekanan yang tidak perlu, pikirkan bagaimana Anda ingin melakukan pendekatan pada rapat tingkat atas.
Gunakan alat pemetaan proses untuk mengidentifikasi semua tugas yang perlu Anda selesaikan sebelum masuk ke pertemuan tingkat lanjut. Berikut adalah beberapa langkah yang perlu dipertimbangkan.
- Bersikaplah transparan dengan semua orang
- Buatlah irama untuk rapat skip-level secara teratur sehingga tidak ada yang terkejut ketika mereka mendapatkan permintaan rapat
- Lakukan pertemuan empat mata setiap tiga bulan sekali dengan bawahan langsung Anda sebelum rapat skip-level
- Menginformasikan kepada bawahan langsung Anda tentang jadwal pertemuan tingkat lompatan Anda
- Dorong bawahan langsung Anda untuk memberi tahu tim mereka untuk mengharapkan undangan rapat dari Anda
2. Ketahui dengan siapa Anda akan bertemu
Katakanlah Anda memiliki lima bawahan langsung, dan masing-masing dari mereka mengelola sebuah tim beranggotakan 5 orang. Kemudian, Anda harus bertemu dengan 25 orang dengan kepribadian, gaya kerja, prioritas, dan keterampilan mereka. Sebelum Anda mengadakan pertemuan dengan mereka, pahami mereka.
Kumpulkan detail tentang mereka terlebih dahulu. Anda akan dapat mengetahui peran, tanggung jawab, tujuan, dan kinerja mereka sejauh ini dari sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) Anda.
Untuk memahami mereka sebagai pribadi, Anda dapat menggunakan sesuatu seperti Templat tentang saya dari Clickup . Undang mereka untuk menjawab pertanyaan tentang nilai-nilai, kekuatan, pengalaman, dan lainnya.
Dapat disesuaikan Templat Tentang Saya bagi manajer untuk mengenal tim mereka dengan lebih baik
Gunakan data ini untuk mengantisipasi masalah mereka dan pertimbangkan tanggapan Anda sebelumnya.
3. Jadwalkan pertemuan tingkat atas dengan bijaksana
Irama terbaik untuk pertemuan tingkat loncat adalah sekali dalam satu kuartal. Jika Anda membiarkannya lebih lama dari itu, Anda mungkin terlihat tidak jujur, hanya mencentang kotak. Lebih sering dari itu mungkin akan membebani jadwal Anda.
Bertemu dengan 25 orang setiap kuartal tidaklah mudah. Jadi, menjadwalkan pertemuan tingkat lompatan Anda dengan tepat sangatlah penting. Kami merekomendasikan salah satu dari dua metode berikut.
Penjadwalan batch: Lima kali pertemuan 20 menit sehari selama seminggu setiap kuartal. Meskipun ini akan menyibukkan Anda selama seminggu penuh, ini akan membantu mengumpulkan semua informasi secara holistik dan kontekstual. Hal ini juga akan memberikan Anda sisa waktu di kuartal tersebut untuk mengambil tindakan atas umpan balik yang telah Anda kumpulkan.
Penjadwalan yang berkelanjutan: Sebagai alternatif, Anda dapat bertemu dengan dua orang setiap minggu sepanjang kuartal. Hal ini membantu Anda menyebarkan pertemuan dari waktu ke waktu dan memantau kemajuan dengan lebih dekat.
Tergantung pada rentang kendali Anda, jadwalkan pertemuan dengan cara yang sesuai untuk Anda. Pastikan untuk tidak menggabungkan 2-3 orang dalam satu sesi atau melakukan pertemuan kelompok. Pertemuan tingkat loncat yang baik selalu 1 lawan 1.
4. Pertimbangkan bandwidth saat menjadwalkan pertemuan tingkat loncat
Ingatlah bahwa Anda bukan satu-satunya orang yang sibuk dalam organisasi. Jadi, perhatikan beban kerja tim skip-level Anda sebelum menjadwalkan rapat. Anda alat manajemen proyek seharusnya dapat memberi tahu Anda seberapa sibuk anggota tim. Tampilan beban kerja Clickup memberikan tampilan waktu nyata yang terkonsolidasi mengenai apa yang dilakukan setiap anggota tim dan apakah mereka dapat meluangkan waktu 20 menit untuk berbicara dengan Anda.
tampilan beban kerja ClickUp untuk menjadwalkan rapat dengan anggota tim yang berada di level bawah_
Di sisi lain, bandwidth Anda juga perlu diperhatikan. Tampilan kalender ClickUp membantu Anda melihat semua janji temu di satu tempat, sehingga Anda bisa memastikan Anda tidak kewalahan dengan terlalu banyak pertemuan.
5. Membuat agenda rapat tingkat lompatan
Tidak ada yang lebih boros daripada rapat tanpa agenda. Mengingat rapat singkat hanya berdurasi kurang dari dua puluh menit, Anda memerlukan rencana yang jelas. Templat agenda rapat tingkat loncat dari Clickup adalah titik awal yang bagus.
Templat rencana tindakan ClickUp untuk rapat tingkat lewati
Saat merencanakan agenda, pikirkan juga pertanyaan-pertanyaan rapat tingkat loncat yang mungkin akan Anda ajukan. Berikut adalah beberapa contohnya.
Jika Anda seorang CFO yang bertemu dengan rekan piutang, Anda bisa bertanya:
- Berapa banyak pelanggan kita yang menunda pembayaran di luar waktu yang telah disepakati?
- Berapa banyak penundaan yang menjadi tanggung jawab kami, dan bagaimana kami dapat memperbaikinya?
- Saluran pembayaran apa yang lebih disukai oleh pelanggan?
Jika Anda adalah kepala penjualan kota yang berbicara dengan SDR, Anda mungkin akan bertanya:
- Keluhan apa yang Anda dengar dari pelanggan berulang kali?
- Fitur apa yang mereka sukai?
- Mengapa beberapa prospek lebih memilih pesaing kita daripada kita?
Dalam setiap pertemuan, pertimbangkan untuk bertanya:
- Apakah Anda senang dengan peran Anda, atasan Anda, dan pekerjaan Anda?
- Apakah Anda memiliki semua perangkat yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda dengan baik?
- Jika Anda memiliki kesempatan, apa satu hal yang akan Anda ubah dari pekerjaan Anda?
Bagikan ini lewati agenda pertemuan tingkat dengan karyawan Anda beberapa minggu sebelumnya sehingga mereka dapat memikirkannya dan mempersiapkan diri.
6. Persiapkan diri Anda untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan sulit
Rapat yang tidak terencana juga bisa menyulitkan Anda. Anggota tim Anda akan menggunakan kesempatan ini untuk mendiskusikan kekhawatiran mereka (yang juga Anda inginkan!). Jadi, bersiaplah untuk menjawabnya. Kumpulkan semua fakta dan angka. Tentukan informasi apa yang siap Anda bagikan kepada mereka.
Seberapa banyak pun persiapan yang Anda lakukan, efektivitas pertemuan tingkat loncat sangat bergantung pada bagaimana Anda berpartisipasi dalam percakapan. Berikut ini adalah cara untuk meningkatkannya.
Cara Melakukan Pertemuan Loncat Tingkat yang Sukses
Mulailah dengan baik sebelum rapat dimulai
Ketika Anda mengirimkan agenda rapat loncat level kepada tim Anda, dorong mereka untuk memeriksanya dan menambahkan item-itemnya. Ketika mereka melakukannya, bersikaplah proaktif dalam mengakui masukan mereka.
Ini adalah salah satu cara paling sederhana untuk membangun kepercayaan. Tanggapan Anda menunjukkan kepada mereka bahwa Anda benar-benar peduli dengan rapat skip-level dan mereka sebagai pribadi.
Kumpulkan semua alat bantu yang Anda perlukan untuk menjalankan rapat tingkat loncat yang sukses. Hal ini dapat berupa Alat bantu AI untuk notulen rapat atau ringkasan, sebuah aplikasi pelacakan tujuan perangkat lunak perekam panggilan, atau kertas dan pena favorit Anda.
Datang dengan tujuan yang jelas
Masuklah ke dalam rapat dengan mengetahui apa yang ingin Anda dan anggota tim loncat level Anda capai dari percakapan ini. Alat bantu seperti ClickUp dapat membantu melacak tujuan dan tetapkan struktur untuk pertemuan tersebut.
Lanjutkan dari pertemuan tingkat lompatan sebelumnya
Jika Anda pernah melakukan pertemuan tingkat loncat dengan orang ini sebelumnya, lanjutkan dari sana. Akui permintaan Anda item tindakan dan kemajuan sejak saat itu. Jika Anda belum dapat menyelesaikan masalah, jelaskan alasannya.
Ketika seorang karyawan merasa tidak ada hasil dari rapat sebelumnya, mereka cenderung tidak akan berpartisipasi dengan penuh semangat kali ini. Yakinkan pentingnya dan dampak dari rapat tingkat loncat.
Berpikirlah secara terbuka
Meskipun Anda telah mempersiapkan pertemuan ini dan mempelajari orang tersebut, ingatlah bahwa pertemuan ini lebih banyak tentang mereka dan sedikit tentang Anda. Jadi, ajukan pertanyaan dan dengarkan dengan sabar tanpa menyela.
Bersikaplah terbuka. Jangan membawa prasangka atau ide yang pernah Anda dengar dari orang lain. Selama pertemuan, jangan menghakimi.
Berikan umpan balik
Karyawan ingin mendengar dari Anda tentang kinerja mereka dan apa yang bisa mereka lakukan dengan lebih baik. Berikan umpan balik tentang pekerjaan mereka dan masukan mereka untuk rapat ini. Dokumentasikan dan bagikan dengan mereka agar Anda dapat mengembangkannya pada sesi berikutnya.
Meringkas catatan rapat dalam hitungan detik dengan ClickUp AI
Membuat dokumen umpan balik terasa membosankan? Lihatlah Asisten bertenaga AI dari Clickup untuk meringkas catatan rapat Anda, mengidentifikasi item tindakan, dan menyarankan jadwal.
Dapatkan item tindakan yang jelas
Rapat yang tidak terlalu penting hanya akan berjalan dengan baik jika Anda bertindak sesuai dengan poin-poin diskusi. Untuk memastikan bahwa Anda terlibat dan tertarik, pastikan untuk mendokumentasikan notulen rapat . Buatlah catatan yang memadai. Jika tidak yakin, cobalah salah satu dari Templat catatan rapat ClickUp . Buat salinan dan sesuaikan dengan tujuan dan struktur rapat tingkat loncat Anda.
Membawa rapat tingkat lompatan Anda selangkah lebih maju, Rapat ClickUp memungkinkan Anda membuat catatan, mengelola agenda, dan mengatur item tindakan . Bertanggung jawab atas item tindakan dan menambahkannya ke sistem manajemen tugas . Tetapkan jadwal dan check-in lainnya, jika diperlukan.
Jaga komunikasi yang terbuka setelah pertemuan
Jangan menunggu pertemuan berikutnya. Memiliki saluran komunikasi terbuka dengan karyawan Anda untuk mendiskusikan dan menyelesaikan butir-butir tindakan. Gunakan Tampilan Obrolan Clickup untuk berkolaborasi pada tugas Anda secara real time.
- Menugaskan tugas ke anggota tim lain jika Anda mendelegasikan
- Membagikan aset, tautan, dan lainnya
- Mengomentari kemajuan yang Anda capai atau tantangan yang Anda hadapi
Anda juga dapat membuat jendela terpisah untuk melewatkan obrolan yang terkait dengan rapat sehingga tidak mengganggu proyek Anda.
Tingkatkan Rapat Loncat Level Anda Berikutnya dengan ClickUp
Rapat lewati level menawarkan visibilitas ke dalam apa yang tidak diperhatikan selama sehari-hari. Ini membantu para pemimpin memahami masalah lebih dalam. Ini membantu karyawan berpartisipasi dengan lebih baik. Jika dilakukan dengan benar, rapat loncat level memiliki potensi untuk meningkatkan semangat kerja karyawan, meningkatkan produktivitas, dan menciptakan budaya keterbukaan dan transparansi.
Terlepas dari manfaatnya yang luar biasa, pertemuan tingkat loncat tidaklah mudah untuk direncanakan, dijadwalkan, dipersiapkan, dan dilaksanakan. ClickUp ada di sini untuk membantu.
Clickup perangkat lunak manajemen proyek memiliki fitur-fitur untuk membantu Anda menjalankan rapat tingkat loncat yang efektif. Baik memeriksa beban kerja orang, membuat agenda rapat, membuat catatan selama rapat, atau meringkasnya secara otomatis, ClickUp dapat melakukan semuanya.
Jalankan rapat lompat tingkat seperti seorang profesional dengan ClickUp. Daftar gratis hari ini !