Cara Menulis Piagam Proyek (dengan Contoh)

Proyek yang sukses tidak terjadi begitu saja; mereka memulai dengan fondasi yang kuat - piagam proyek.

Meskipun konsep piagam proyek sudah ada sejak lama, Project Management Institute (PMI) baru-baru ini menyoroti pentingnya piagam proyek dalam Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Guide.

Di dalam panduan PMBOK edisi ketiga proses "Develop Project Charter" yang baru telah ditambahkan, menjadikannya hasil yang lebih terlihat dan penting dalam manajemen proyek.

Namun, membuat piagam proyek merupakan hal yang menantang. Anda memiliki pemangku kepentingan yang harus ditindaklanjuti, tenggat waktu yang semakin dekat, dan tim profesional yang harus dikoordinasikan.

Dengan begitu banyak hal yang dipertaruhkan, Anda tidak bisa asal-asalan. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah tersandung pada "kematian oleh seribu potongan kertas" yang ditakuti - terjebak dalam keputusan-keputusan kecil yang perlahan-lahan bisa menguras tenaga dan pikiran Anda.

Jika Anda ingin menyiapkan proyek Anda untuk sukses, artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah tentang cara membuat piagam proyek.

Mulai dari memahami dasar-dasar project charter dan praktik terbaik hingga alternatif project charter lainnya, kami siap membantu Anda.

Apa itu Piagam Proyek?

Panduan PMBOK, Edisi ke-3, menjelaskan piagam proyek sebagai "dokumen yang secara resmi mengesahkan proyek."

Pada intinya, piagam proyek mencantumkan tujuan proyek, menentukan peran dan tanggung jawab orang-orang yang terlibat, memberikan anggaran yang diharapkan, mengidentifikasi risiko, dan menyediakan garis waktu dan metrik untuk mengukur keberhasilan proyek.

Tapi, mengapa kita membutuhkannya? Ya, sebuah piagam proyek:

• Memberikan kejelasan dan transparansi bagi semua pemangku kepentingan yang terlibat, yang mengarah pada komunikasi yang lebih lancar dan kerja tim yang lebih kohesif
• Membantu menjaga proyek tetap berada di jalurnya, mengurangi kemungkinan kesalahpahaman, tenggat waktu yang terlewat, atau pembengkakan anggaran
• Menyediakan satu titik referensi, memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki akses ke informasi yang sama dan memahami ruang lingkup dan tujuan proyek

Mari kita lihat setiap komponen piagam proyek secara mendetail.

Komposisi Piagam Proyek

Piagam proyek harus memberikan gambaran umum tentang proyek, biasanya dalam 2-4 halaman, tergantung pada kompleksitas dan panjangnya.

Berikut ini adalah komponen-komponen utama yang membuat piagam proyek yang ditulis dengan baik dan berorientasi pada detail.

1. Nama dan deskripsi proyek

Nama proyek harus ringkas namun deskriptif. Menyertai nama, Anda juga harus menulis deskripsi proyek singkat dalam beberapa baris yang menangkap esensi ide Anda.

Berikut ini sebuah contoh:

nama Proyek: Desain Ulang Portal Pelanggan_

deskripsi: Merubah portal pelanggan untuk meningkatkan pengalaman, kinerja, dan keterlibatan pengguna._

2. Visi dan tujuan (sasaran)

Visi menentukan arah proyek dan apa yang ingin Anda capai sebagai tujuan yang lebih luas. Informasi ini sangat penting untuk membantu memahami mengapa proyek ini dilakukan.

Tujuannya adalah untuk menerjemahkan visi ini ke dalam tugas-tugas yang lebih kecil, dapat dicapai, dan dapat ditindaklanjuti untuk memberikan perspektif yang lebih jelas.

Sebagai contoh,

visi: Tingkatkan kehadiran online kami dan tingkatkan keterlibatan pelanggan sebesar 25% dalam waktu enam bulan

tujuan:_

• membuat dan mendistribusikan video pemasaran yang menarik
• mengadakan jajak pendapat pelanggan untuk mengumpulkan wawasan dan mendorong interaksi_

3. Ruang lingkup proyek

Sebelum memulai sebuah proyek, sebaiknya tentukan semua yang tercakup di dalamnya untuk menghindari kebingungan atau ruang lingkup proyek merayap kemudian. Bagian ini merinci kegiatan atau daftar tugas mana yang termasuk dalam ruang lingkup proyek dan mana yang tidak.

Berikut adalah tampilan bagian ini untuk piagam proyek yang telah diubah:

ruang Lingkup: Mendesain ulang beranda, halaman produk, dan menu navigasi_

di luar cakupan: Menulis ulang blog_

4. Pemangku kepentingan utama

Daftar pemangku kepentingan utama mencakup semua orang yang berinvestasi atau penting bagi keberhasilan proyek. Daftar ini membantu menjaga kelancaran komunikasi selama proyek berlangsung dan memperjelas peran dan tanggung jawab setiap pemangku kepentingan.

Berikut ini adalah contoh daftar pemangku kepentingan yang umum digunakan dalam proyek konstruksi:

arsitek Utama (Nama, alamat email)_

insinyur Utama (Nama, alamat email)_

manajer Proyek Konstruksi (Nama, alamat email) _Manajer Proyek Konstruksi (Nama, alamat email)

pengawas Lapangan (Nama, alamat email) _Pengawas Lapangan (Nama, alamat email)

5. Risiko dan kendala yang teridentifikasi

Mengidentifikasi tantangan potensial yang dapat berdampak pada proyek dan mengenali batasan anggaran adalah penting. Mengatasi aspek-aspek ini memungkinkan tim untuk mengembangkan dan memasukkan rencana kontinjensi ke dalam ekspektasi proyek.

beberapa risiko yang teridentifikasi untuk proyek konstruksi dapat berupa kenaikan biaya bahan baku atau tidak tersedianya tenaga kerja konstruksi

6. Anggaran proyek

Saat mempresentasikan sebuah proyek, sangat penting untuk mengkomunikasikan biaya yang diperlukan. Anggaran proyek menguraikan persyaratan keuangan dan memberikan rincian biaya yang terperinci, memberikan wawasan tentang manajemen biaya proyek .

katakanlah Anda sedang mempresentasikan pengembangan produk baru ke perusahaan perangkat lunak. Seperti inilah tampilan bagian anggaran proyeknya:_

desain - $ 20.000

pengembangan - $ 15.000

pengujian - $10,000_

pemasaran - $5,000

7. Peran dan tanggung jawab tim proyek

Anda tahu semua orang yang terlibat dalam pelaksanaan proyek. Namun, bagaimana jika terjadi tumpang tindih atau kebingungan? Bagian ini mendefinisikan peran dan tanggung jawab internal tim untuk memastikan semua orang mengetahui tugas mereka.

Bagian ini biasanya terlihat seperti ini:

sarah Parker (Manajer Proyek) - Bertanggung jawab untuk mengawasi garis waktu proyek dan tugas-tugas koordinasi

john Williamson (Pakar SEO) - Bertanggung jawab untuk meningkatkan peringkat situs web

8. Garis waktu dan pencapaian proyek

Pertimbangkan dua pernyataan ini.

Pernyataan 1: "Meningkatkan keterlibatan media sosial dan visibilitas merek."

Pernyataan 2: "Tingkatkan keterlibatan media sosial sebesar 30% dan tingkatkan visibilitas merek sebesar 40% dalam enam bulan ke depan."

Manakah dari kedua pernyataan tersebut yang paling mungkin Anda setujui? Yang kedua karena memberikan Anda garis waktu dan pencapaian untuk dikejar.

Saat mempresentasikan sebuah proyek, sangat penting untuk menguraikan total waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian dan menetapkan tonggak-tonggak penting. Hal ini memungkinkan para pemangku kepentingan untuk memantau kemajuan dan tetap mendapat informasi tentang jadwal proyek.

sebagai ilustrasi, pertimbangkan sebuah agensi pemasaran yang mengimplementasikan ClickUp yang komprehensif perangkat lunak manajemen proyek . Garis waktu proyek dengan pencapaian yang jelas mungkin terlihat seperti ini:

• fase 1 (Minggu 1): Melakukan wawancara mendalam dengan pemangku kepentingan untuk mengumpulkan persyaratan dan menentukan ruang lingkup proyek_
• fase 2 (Minggu 2): Mengkonfigurasi ClickUp agar sesuai dengan alur kerja agensi dan membuat templat proyek awal
• fase 3 (Minggu 3): Melatih seluruh tim tentang fitur ClickUp yang relevan dengan peran mereka
• fase 4 (Minggu 4): Meluncurkan proyek percontohan untuk menguji sistem baru dan mengumpulkan umpan balik_

9. Indikator kinerja untuk keberhasilan

Terakhir, bagaimana Anda membuktikan bahwa proyek tersebut berhasil? Di situlah indikator kinerja berperan. Indikator kinerja memberikan ukuran keberhasilan yang dapat diukur dan arahan untuk perbaikan.

misalnya, keberhasilan akan diukur dengan peningkatan 30% dalam pendaftaran dan peningkatan 10% dalam langganan berbayar setelah acara perusahaan

Langkah-langkah untuk Membuat Piagam Proyek

Dengan begitu banyak komponen, mungkin sulit untuk menentukan dari mana harus memulai. Untuk menyederhanakan hal ini, kami telah membuat panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda menavigasi prosedur pembuatan piagam proyek.

1. Mengatur pertemuan piagam

Anda tidak dapat membuat piagam manajemen proyek tanpa berkonsultasi dengan pemangku kepentingan lainnya. Bagaimana jika tim pemasaran langsung menghubungi klien dan memahami kebutuhan mereka secara mendetail?

Inilah sebabnya, sebelum memulai, sangat penting untuk mengatur pertemuan singkat dan mengundang semua orang yang memainkan peran penting dalam proyek, mulai dari sponsor hingga pimpinan tim.

Hal-hal apa saja yang akan Anda bahas dalam pertemuan tersebut?

Curah gagasan, pastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama, dan kumpulkan wawasan yang berharga untuk membangun fondasi yang kuat untuk proyek tersebut.

2. Mengidentifikasi tujuan dan sasaran proyek

Pada langkah ini, Anda bertanya pada diri sendiri apa yang ingin Anda capai dari proyek ini. Ini akan membantu Anda mendefinisikan dan mengukur tujuan dan sasaran agar dapat diukur.

Jika Anda ingin meningkatkan lalu lintas situs web sebesar 30% dalam enam bulan ke depan, apa saja tujuan terukur yang lebih kecil yang akan Anda jabarkan ke dalam tujuan ini?

3. Mendefinisikan ruang lingkup, peran, anggaran, jadwal

Setelah Anda memutuskan tujuannya, tentukan faktor apa saja yang akan Anda cakup dalam ruang lingkup rencana proyek. Selain itu, tuliskan juga peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim dan apa saja yang menjadi tanggung jawab mereka.

Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas, membuat anggaran sementara dan jadwal untuk kejelasan dan manajemen lanjutan akan menjadi mudah.

4. Manajemen risiko dan identifikasi risiko

Ini adalah rencana proyek 'A'. Namun, manajer proyek yang baik selalu memiliki rencana proyek 'B' sebagai cadangan.

Entah karena keterbatasan anggaran, tantangan teknis, atau keterbatasan tenaga kerja, Anda harus menguji terlebih dahulu dan mengetahui apa yang harus dilakukan jika rencana proyek A gagal.

Duduklah bersama tim Anda, bahas setiap masalah potensial yang mungkin menghambat kemajuan dan keberhasilan penyelesaian proyek, dan rancanglah solusi manajemen risiko untuk membuat piagam proyek Anda sangat mudah.

5. Proses persetujuan: Peninjauan, penyelarasan, dan mendapatkan persetujuan akhir

Inilah draf pertama dari piagam proyek Anda.

Dengan kata lain, inilah saatnya untuk mendapatkan masukan dari para pemangku kepentingan sebelum akhirnya Anda mempresentasikannya kepada para senior. Dapatkan umpan balik, lakukan penyesuaian yang diperlukan, dan pastikan proyek selaras dengan tujuan organisasi.

Setelah semua orang setuju, dapatkan persetujuan akhir dari sponsor proyek atau manajemen senior. Langkah ini meresmikan dimulainya proyek dan memberi Anda bendera hijau!

Peran dan kegunaan perangkat lunak manajemen proyek dalam membuat piagam proyek

Berkoordinasi dengan para pemangku kepentingan proyek, membuat daftar semua poin penting, dan memperkirakan tonggak pencapaian serta jadwal terkadang bisa menjadi rumit, yang pasti menunda pembuatan piagam proyek.

Di sinilah perangkat lunak manajemen proyek dapat memberikan keajaiban.

Perangkat lunak ini membantu dalam perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan proyek dengan memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan item-item yang dapat ditindaklanjuti. Dengan membagi pekerjaan dan mensistematisasi tugas, Anda dapat menghindari perasaan kewalahan dan mempertahankan kendali selama proyek berlangsung.

ClickUp adalah perangkat lunak manajemen proyek lengkap yang menyediakan solusi produktivitas, meningkatkan kolaborasi antar anggota tim, dan meningkatkan efisiensi proyek secara keseluruhan. Beragam fiturnya dapat membuat pembuatan piagam proyek menjadi sangat mudah.

Berikut ini adalah sekilas tentang bagaimana setiap fitur uniknya bisa membantu Anda membuat project charter dengan lancar.

Berkolaborasi secara real-time dengan ClickUp Docs

Ketika membuat piagam proyek, pasti ada banyak hal yang harus dilakukan. Menyulap banyak versi yang dibuat oleh orang yang berbeda akan memakan waktu, membingungkan, dan rentan terhadap kesalahan. Bagaimana jika ada satu dokumen yang bisa dirujuk oleh seluruh tim sekaligus? ClickUp Docs memungkinkan hal ini terjadi! Ini menyatukan tim Anda untuk mengerjakan sebuah dokumen gabungan. Ini adalah tempat yang ideal untuk menyusun dan menyimpan piagam proyek Anda, karena setiap pengeditan yang dilakukan oleh salah satu anggota akan terlihat oleh semua orang, dan itu juga secara real-time.

Berkolaborasi dengan semua pemangku kepentingan proyek secara real-time dengan ClickUp Docs dan jangan pernah melewatkan perubahan penting

Dengan platform kolaboratif ini, semua pemangku kepentingan proyek dapat memberikan masukan dan menambahkan komentar serta umpan balik untuk dilihat oleh orang lain.

Bagian terbaiknya? ClickUp Docs dilengkapi dengan fitur pemformatan dan penyusunan teks yang kaya. Anda bisa:

• **Menyematkan URL di dalam halaman dan menyesuaikan tampilannya
• Menyusun halaman yang berbeda dalam piagam proyek di Dokumen untuk kategorisasi yang lebih baik
• Mengelola kontrol akses untuk keamanan tambahan dan menjaga privasi data Anda

Buatlah piagam proyek Anda menarik secara visual dengan fitur pengeditan dan pemformatan yang kaya dari ClickUp Docs

Pisahkan piagam proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dengan ClickUp Tasks

Berikut ini tip untuk menyelesaikan project charter Anda tepat waktu-bagi proyek besar menjadi beberapa tugas yang lebih kecil dan tugaskan ke masing-masing orang.

Manfaatnya? Setiap orang tahu apa yang harus mereka lakukan dan juga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka. Tugas ClickUp memungkinkan Anda mengonversi bagian dari piagam menjadi tugas dan subtugas. Misalnya, jika piagam mencakup bagian tentang hasil proyek, Anda bisa membuat tugas untuk setiap hasil dan menugaskannya kepada anggota tim.

Bagilah piagam proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan tetapkan ke anggota tim yang relevan dengan ClickUp Tasks

Apa lagi?

Ucapkan selamat tinggal pada mengirim pesan kepada anggota tim dan mengetahui apakah mereka sudah menyelesaikan anggaran proyek atau menentukan ruang lingkupnya. ClickUp Status Tugas Khusus memungkinkan Anda mendapatkan informasi cepat mengenai status tugas saat ini, apakah sedang berlangsung atau sudah selesai.

Inilah ceri di bagian atas.

Anggaplah tim anggaran anda sedang mengerjakan beberapa piagam proyek secara bersamaan, tetapi anda harus mengirimkan satu piagam malam ini. Anda dapat menambahkan tag prioritas dan memberi tahu tim anggaran apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu.

Terakhir, buatlah sebuah Daftar Periksa Tugas ClickUp langkah-langkah dan mengatur tugas dan subtugas Anda. Dengan cara ini, Anda bisa menandai setiap tugas dan memastikan tidak ada aspek dari piagam proyek yang terlewatkan.

Centang tugas-tugas saat Anda pergi dengan Daftar Periksa Tugas ClickUp, dan jangan pernah melewatkan detail penting

Lacak kemajuan proyek dengan ClickUp Goals

Saat membuat piagam proyek, penting juga untuk merancang cara melacak pencapaian dan target proyek. Sasaran ClickUp membantu Anda melakukan hal tersebut.

Anggap saja Anda sedang membuat piagam untuk meluncurkan produk baru. Tujuannya adalah mencapai 10.000 pre-order dalam kuartal pertama setelah peluncuran. Anda bisa menetapkan tujuan seperti menyelesaikan kampanye pemasaran, menyelesaikan desain produk, dan meluncurkan halaman pre-order.

Visualisasikan pencapaian tujuan dan lacak kemajuan melalui ClickUp Goals

ClickUp menawarkan beberapa fitur unik untuk melacak kemajuan tujuan, seperti:

• Gulungan kemajuan:* Kelompokkan tugas dan tujuan dan visualisasikan persentase kemajuan secara sekilas
• Target angka: Buat target angka untuk tugas yang dapat diukur seperti membuat lima postingan Instagram
• Tugas moneter: Lacak kemajuan melalui tugas moneter untuk penjualan atau piagam proyek terkait pendapatan
• Target benar atau salah: Gunakan target Ya dan Tidak yang sederhana untuk tugas-tugas seperti memesan tempat, membayar katering, dll. untuk pesta peluncuran

Sederhanakan dan percepat proses dengan ClickUp Automation

Dengan begitu banyak tugas yang berbaris, tetap berada di atas setiap tugas bisa jadi sulit. Bagaimana Anda tetap mendapat informasi dan memastikan Anda selalu menyelesaikan semuanya tepat waktu? Dengan Otomatisasi ClickUp tentu saja!

Biarkan ClickUp secara otomatis mengingatkan semua orang tentang tenggat waktu mereka dan mengirimkan pemberitahuan proyek. Ini dapat mengirimkan pengingat untuk tenggat waktu tinjauan piagam atau secara otomatis memperbarui status tugas yang terkait dengan piagam.

Siapkan otomatisasi dan pemberitahuan khusus untuk pembaruan dan pengingat piagam proyek dengan ClickUp Automations

Anda juga dapat mengatur notifikasi otomatis untuk memberi tahu anggota tim mengenai perubahan pada piagam. Hal ini secara otomatis akan mengingatkan tim anggaran untuk memperbarui piagam proyek setiap kali ada perubahan baru.

Inilah yang dimaksud dengan Solusi Pontica mengatakan tentang pengalaman mereka dengan ClickUp.

"Tim kami sekarang bisa mengerjakan proyek yang sama bersama-sama dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan mana pun secara instan, di mana pun mereka berada. ClickUp menampung semua proyek kami-sebelumnya, saat ini, dan yang akan datang._

Dayana Mileva, Direktur Akun, Pontica Solutions

Menyederhanakan pembuatan piagam proyek dengan Templat Piagam Proyek ClickUp

Jika membuat piagam sendiri terlalu merepotkan dan Anda membutuhkan solusi yang sudah jadi, lewati semuanya dan unduh templat piagam proyek.

A template piagam tim sudah memiliki semua bidang yang ada, jadi Anda hanya perlu mengisi detail spesifik untuk mengembangkan piagam proyek yang terstruktur dengan baik dan menyeluruh. Templat Piagam Proyek ClickUp menyediakan format terstruktur untuk menguraikan dan mengelola detail proyek utama. Ini termasuk bagian untuk tujuan proyek, ruang lingkup, hasil, pemangku kepentingan, dan jadwal.

Selain itu, juga dilengkapi dengan manajemen risiko, perencanaan anggaran, dan bidang proses persetujuan.

Ini template piagam proyek adalah pilihan yang paling cocok untuk mempromosikan kejelasan dan pengorganisasian sejak awal.

Unduh Templat Ini

Buat piagam proyek yang terstruktur dan terperinci dengan Templat Piagam Proyek ClickUp

Dengan templat piagam proyek gratis ini, Anda bisa:

• Mendefinisikan dengan jelas tujuan, ruang lingkup, sasaran, dan hasil proyek
• Menjaga pemangku kepentingan dan tim proyek tetap selaras pada berbagai tujuan proyek
• **Mendelegasikan dan menetapkan tugas untuk merampingkan alur kerja dan mengatur pembagian kerja
• Mempromosikan kolaborasi yang lancar dan efektif dan komunikasi antara para pemain kunci
• **Memantau kemajuan proyek dan tetap berada di atas tenggat waktu proyek

Menerapkan piagam proyek di dunia nyata

Anda memiliki alat yang tepat yang dapat Anda gunakan. Bagaimana cara Anda mengimplementasikan piagam proyek secara efektif di dunia nyata?

Kuncinya terletak pada penerjemahan visi strategis ke dalam langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti.

Memiliki piagam proyek yang terperinci dan terdefinisi dengan baik hanyalah permulaan. Fase implementasi menuntut keterlibatan pemangku kepentingan yang berkelanjutan untuk memasukkan umpan balik, menjaga keselarasan, dan memberikan dukungan yang konsisten selama proses implementasi siklus hidup manajemen proyek .

Komunikasi yang efektif dan kemampuan beradaptasi sangat penting untuk mengatasi tantangan dan menjaga proyek tetap berada di jalurnya. Dengan mengintegrasikan praktik-praktik ini, piagam proyek berevolusi dari dokumen statis menjadi kerangka kerja dinamis yang memandu proyek menuju hasil yang sukses.

Peran manajer proyek dalam pembuatan piagam proyek

Para ahli yang berbeda yang berspesialisasi di bidangnya bekerja secara khusus untuk membuat ide proyek. Siapa yang akan mengumpulkan fragmen-fragmen ini dan merumuskan rencana akhir yang menyoroti aspek-aspek unik yang sangat menarik untuk ditolak? Manajer proyek, tentu saja!

Pemangku kepentingan atau sponsor menyukai ide proyek secara luas namun khawatir akan melebihi anggaran. Siapa yang akan menangani masalah tersebut dan membuat penyesuaian yang diperlukan? Manajer proyek, sekali lagi!

Manajer proyek mengikat semua hal yang belum terselesaikan dan membuat kesepakatan akhir. Mereka adalah perantara antara tim dan pemangku kepentingan, pemecah masalah, negosiator, dan bahkan koordinator.

Peran utama seorang manajer proyek meliputi:

• **Mengumpulkan dan mengintegrasikan masukan dari para pemangku kepentingan, termasuk memfasilitasi diskusi, menegosiasikan prioritas, dan mensintesis umpan balik ke dalam visi yang terpadu
• **Menetapkan peran seperti arsitek proyek, manajer lokasi, dan petugas keselamatan dan menentukan tanggung jawab
• **Memastikan keselarasan dengan tujuan organisasi untuk mendukung visi organisasi yang lebih luas
• **Menyusun dan menyelesaikan dokumen proyek dan membuat revisi yang diperlukan jika diperlukan

Manajer proyek adalah penanggung jawab proyek, yang memiliki wewenang penuh atas piagam proyek dan memimpin tim dalam melaksanakan proyek.

Piagam Proyek vs Dokumen Lainnya

Apakah Anda bingung tentang perbedaan project charter dengan project plan, business case, atau project brief? Meskipun kelihatannya dapat dipertukarkan, setiap dokumen memiliki tujuan spesifik dalam memperlancar operasi bisnis.

Mari kita pahami perbedaan di antara mereka secara mendetail.

Perbedaan antara project charter dan project plan

Perbedaan antara piagam proyek dan kasus bisnis

Perbedaan antara piagam proyek dan ringkasan proyek

Contoh Piagam Proyek

Terakhir, mari kita lihat beberapa contoh piagam proyek untuk mendapatkan inspirasi dan mulai membuat piagam proyek Anda.

Pertama, berikut ini adalah contoh dokumen project charter untuk proyek konstruksi yang ingin membangun gedung perkantoran greenfield:

Piagam Proyek: Pembangunan Gedung Perkantoran Greenfield

Pembangunan gedung perkantoran greenfield 10 lantai untuk meningkatkan kapasitas operasional dan mendukung tujuan keberlanjutan.

Visi dan Tujuan Proyeks

Membangun ruang kantor yang mendorong efisiensi operasional dan mencapai sertifikasi LEED Gold. Menyelesaikan proyek dalam waktu 18 bulan dengan anggaran $25 juta.

**Ruang Lingkup Proyek

Inklusi: Persiapan lokasi, pondasi, framing, kelongsong, interior, lansekap, dan parkir

Pengecualian: Pengadaan perabot dan manajemen fasilitas yang sedang berjalan

Pemangku Kepentingan Utama

Sponsor Proyek: Dewan Eksekutif Perusahaan XYZ

Manajer Proyek: David Smith

Arsitek Arsitek ABC Design Architects

Kontraktor Umum: BuildRight Construction Inc.

Risiko Proyek yang Teridentifikasi

Penundaan terkait cuaca

Potensi pembengkakan biaya karena kondisi lokasi yang tidak terduga

Anggaran Proyek

Total: $25 juta

Biaya Utama: Akuisisi lokasi, bahan bangunan, tenaga kerja, perizinan

Peran dan Tanggung Jawab Tim Proyek

Manajer Proyek: Mengawasi konstruksi dan mengelola anggaran dan jadwal

Arsitek: Merancang bangunan dan memastikan kepatuhan terhadap standar LEED

Kontraktor Umum: Mengelola kegiatan konstruksi dan operasi di lokasi

Jadwal dan Pencapaian Proyek

Tanggal Mulai 15 Januari 2024

Tanggal Penyelesaian: 15 Juli 2025

Pencapaian: Persiapan lokasi selesai pada Maret 2024, rangka struktur pada Juli 2024, pelapisan eksterior pada Desember 2024, penyelesaian interior pada April 2025, pemeriksaan akhir dan izin hunian pada Juli 2025.

Indikator Kinerja untuk Keberhasilan

Pencapaian sertifikasi LEED Gold

Penyelesaian dalam waktu 18 bulan dan anggaran sebesar $25 juta

Sekarang mari kita ubah konteksnya secara singkat dan melihat contoh piagam proyek situs web untuk sebuah perusahaan.

Piagam Proyek: Pengembangan Situs Web untuk XYZ

Kembangkan situs web baru yang ramah pengguna untuk XYZ untuk meningkatkan kehadiran online dan keterlibatan pelanggan.

Visi dan Tujuan Proyeks

Merancang dan meluncurkan situs web yang responsif dan dioptimalkan untuk SEO yang meningkatkan pengalaman pengguna dan meningkatkan lalu lintas web sebesar 30% dalam waktu enam bulan-total anggaran: $100.000.

Ruang Lingkup Proyek

Inklusi: Desain situs web, pengembangan, pengoptimalan SEO, integrasi konten, pengujian pengguna, dan peluncuran.

Pengecualian: Pemeliharaan pasca-peluncuran dan pembaruan konten

Pemangku Kepentingan Utama

Sponsor Proyek: Direktur Pemasaran XYZ

Manajer Proyek: Jane Smith

Perancang Web: ABC Web Solutions

Spesialis SEO: Layanan SEO Pro

Risiko Proyek yang Teridentifikasi

Keterlambatan dalam pengiriman konten

Potensi masalah dengan kompatibilitas situs web di seluruh browser

Anggaran Proyek

Total: $100.000

Biaya Utama: Biaya desain, pengembangan, SEO, pengujian, dan peluncuran

Peran dan Tanggung Jawab Tim Proyek

Manajer Proyek: Mengkoordinasikan tugas-tugas proyek dan mengelola anggaran dan jadwal

Desainer Web: Membuat desain situs web dan antarmuka pengguna

Pengembang Web: Membangun fungsionalitas situs web dan mengintegrasikan konten

Spesialis SEO: Mengoptimalkan situs untuk mesin pencari

Jadwal dan Pencapaian Proyek

Tanggal Mulai 1 Februari 2024

Tanggal Penyelesaian: 1 Agustus 2024

Pencapaian: Persetujuan desain pada Maret 2024, penyelesaian pengembangan pada Juni 2024, pengujian pada Juli 2024, dan peluncuran pada Agustus 2024.

Indikator Kinerja untuk Keberhasilan

Peluncuran situs web pada tanggal yang direncanakan

Pencapaian peningkatan lalu lintas web sebesar 30%

Umpan balik positif dari pengguna dan metrik kinerja

Manfaat dan Potensi Kelemahan Piagam Proyek

Membuat piagam proyek dapat membantu Anda untuk mengeksekusi ide-ide Anda. Berikut ini adalah rangkuman singkat tentang semua yang bisa Anda capai:

• Klarifikasi tujuan dan ruang lingkup proyek: Ini memberi Anda dokumen tertulis untuk dirujuk sebagai sumber kebenaran tunggal untuk tujuan dan ruang lingkup proyek. Hal ini memudahkan tim dan pemangku kepentingan lainnya untuk memahami apa yang diharapkan dan tetap berada di jalur yang benar
• Peran dan tanggung jawab yang jelas: Dengan menguraikan dengan jelas peran dan tanggung jawab manajer dan pemimpin proyek, Anda memastikan bahwa tugas-tugas dapat dilacak dengan mudah dan proyek dijalankan dengan koordinasi dan kolaborasi yang lancar
• Jadwal dan anggaran yang jelas: Menetapkan jadwal dan anggaran yang jelas sejak awal memastikan bahwa proyek mudah dikelola dan diikuti. Dengan kejelasan ini, Anda dapat secara proaktif merancang rencana proyek dengan cara yang sesuai dengan anggaran dan mematuhi tenggat waktu

Ada banyak keuntungan dalam membuat piagam proyek; namun, piagam ini tidak bebas dari keterbatasan. Berikut adalah beberapa masalah potensial yang dapat muncul dalam pembuatan project charter:

• Ketidakselarasan pemangku kepentingan: Jika piagam proyek tidak mencantumkan semua ekspektasi pemangku kepentingan dengan jelas, dapat terjadi ketidakselarasan ekspektasi yang dapat menyebabkan konflik
• Scope creep: Salah satu tantangan paling umum seputar project charter adalah kurangnya pendefinisian ruang lingkup yang memadai yang dapat menyebabkan tugas-tugas tambahan merayap, yang pada akhirnya menggagalkan tenggat waktu dan anggaran
• Fokus dan ketidakselarasan tim: Terkadang, piagam mungkin tidak memberikan gambaran umum tentang tanggung jawab anggota tim dengan baik, yang dapat menyebabkan kebingungan dan kurangnya fokus, yang pada akhirnya menyebabkan penundaan atau konflik

Pertimbangkan batasan-batasan ini saat membuat piagam tim untuk memastikan perencanaan, perincian, dan penugasan Anda sangat mudah.

Buatlah Piagam Proyek yang Efektif dengan ClickUp

Piagam proyek yang dirancang dengan baik adalah cetak biru untuk membuat proyek berjalan lancar, sukses, dan bebas dari kebingungan. Piagam proyek bukan hanya dokumen persetujuan yang penting, tetapi juga sumber daya komprehensif yang diandalkan oleh para pemangku kepentingan dan tim proyek.

Alat manajemen proyek yang efektif seperti ClickUp membantu Anda mengubah ide abstrak menjadi rencana proyek yang dapat ditindaklanjuti dengan berbagai fitur dan templat manajemen proyek . Ini memudahkan Anda untuk mengarahkan proyek Anda menuju penyelesaian yang sukses dengan memfasilitasi kolaborasi dan pembagian tugas secara real-time. Daftar ke ClickUp hari ini untuk membuat piagam proyek yang komprehensif dengan mudah.