Projektmenedzserként munkahétjének jelentős részét valószínűleg papírmunka és információk szervezése tölti ki. Ez az adminisztratív munka értékes időt vehet el, amelyet magasabb értékű feladatokra fordíthatna.
A dokumentumkezelő szoftverek célja, hogy megkönnyítsék a kézi munkát a fájlok szervezésével és kategorizálásával, a hozzáférési jogosultságok kiosztásával, valamint a jóváhagyások és módosítások munkafolyamatainak létrehozásával.
Ebben az útmutatóban bemutatjuk a legjobb dokumentumkezelő szoftvereket, és azt, hogyan lehet őket központi helyként használni a dokumentumok megosztásához és az együttműködéshez!
Mit kell keresnie egy dokumentumkezelő szoftverben (DMS)?
Dokumentumkezelő rendszer keresésekor elengedhetetlen a legmagasabb szintű biztonsági intézkedések előtérbe helyezése a bizalmas információk védelme, az adatvédelmi szabályok betartása és az adatvédelmi jogszabályok betartása érdekében. Főbb jellemzők, mint például:
- Hozzáférés-vezérlés
- Titkosítás
- Adatmentés és -helyreállítás
- Engedélyek
- Keresési funkciók
- Felhőalapú hozzáférés
Az együttműködés szintén elengedhetetlen funkció a dokumentumkezelő rendszerben. Fontos, hogy csapata valós időben tudjon együttműködni a dokumentumokon, feladatokat oszthasson ki, megjegyzéseket fűzhessen hozzájuk, és biztonságosan megoszthassa a fájlokat. Természetesen azt is fontos, hogy a tartalmakat túl sok beírás nélkül is megtalálhassa!
Végül, az integráció más projektkezelő eszközökkel, például feladatkezelő és projektkövető szoftverekkel segít csapatának a funkciók közötti munkafolyamatok egyszerűsítésében. Ez az integráció elősegíti az együttműködést, a tudásmegosztást és javítja a döntéshozatalt.
A 10 legjobb dokumentumkezelő szoftver
1. ClickUp
A ClickUp egy all-in-one termelékenységi platform, amelyet minden méretű csapat számára terveztek, hogy gyönyörű dokumentumokat, wikiket és egyéb dokumentumokat hozzanak létre, amelyeket a munkafolyamatokhoz kapcsolhatnak, hogy ötleteiket a csapattal együtt megvalósítsák!
A ClickUp teljes testreszabási lehetőségekkel rugalmas felhasználói élményt kínál, amely segít a munkaterhelés kezelésében, az előrehaladás nyomon követésében és a bárhonnan való kapcsolattartásban. Az együttműködés minden funkció középpontjában áll, számos eszközzel, amelyek célja a funkciók közötti csapatok naprakészségének és összehangoltságának biztosítása.
Ráadásul a ClickUp több mint 1000 egyéb munkaeszközzel integrálható, így a csapatok egyetlen platformon szinkronizálhatják összes munkájukat és egyszerűsíthetik a funkciók közötti folyamatokat!
A ClickUp legjobb funkciói
- Részletes online súgó, webináriumok és támogatás, hogy a platformot a lehető legteljesebb mértékben kihasználhassa.
- Dinamikus célok funkció, amely összehangolja a csapatot az OKR-ekkel és többféle módon nyomon követi az előrehaladást.
- Kijelölt és szálba rendezett megjegyzések bármely ClickUp Doc, feladat vagy Whiteboard dokumentumban
- Kollaboratív táblák az ötletek valós idejű kidolgozásához a csapattal együtt
- Jelentések és irányítópultok az Ön munkájának azonnali, magas szintű áttekintéséhez
- Gazdag, örökre ingyenes csomag és megfizethető opciók minden árazási csomagban
- Több feladatkiosztó a teljes átláthatóság érdekében az összes folyamatban
- Több mint 15 testreszabható nézet a feladatok minden szempontból történő kezeléséhez
- Könnyen használható felhasználói felület online és offline móddal
- Több mint 50 automatizálás a projektmunkafolyamatok egyszerűsítéséhez
- A projekt igényeinek megfelelő, testreszabott feladatállapotok
- Hatalmas sablonkönyvtár minden felhasználási esethez, a jegyzeteléstől a projektismertetőkig.
A ClickUp korlátai
- Gazdag funkciókészlete egyes felhasználók számára tanulási görbét jelenthet.
- A mobilalkalmazásban még nem minden nézet elérhető.
ClickUp árak
- Örökre ingyenes csomag
- Korlátlan csomag: 5 USD/felhasználó/hónap
- Üzleti terv: 12 USD/felhasználó/hónap
- Business Plus csomag: 19 USD/felhasználó/hónap
- Vállalati csomag: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot!
ClickUp értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (több mint 6500 értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (3500+ értékelés)
2. Revver
A Revver, korábban Rubex néven ismert, egy online dokumentumkezelő rendszer, amelynek célja, hogy segítse a vállalkozásokat a dokumentumok biztonságos szervezésében, tárolásában és megosztásában. A Revver Docs integrálva van olyan népszerű felhőalapú tárolóalkalmazásokkal, mint a Google Drive, a Dropbox, a Box és az OneDrive.
A platform számos funkciót is kínál, például fájlverzió-kezelést, dokumentumkeresési lehetőségeket és biztonságos hozzáférés-vezérlést, hogy csak az engedélyezett felhasználók láthassák vagy szerkeszthessék a bizalmas információkat.
A Revver legjobb funkciói
- Optikai karakterfelismerés (OCR) a dokumentumok automatikus elhelyezéséhez az előre meghatározott helyre
- Fejlett keresés a hiányzó fontos dokumentumokat tartalmazó mappák azonosításához
- Többfaktoros hitelesítés a dokumentumokhoz való hozzáféréshez
- Kifejezetten papír alapú dokumentumok helyettesítésére szolgáló e-aláírás
- Képernyős dokumentumnézegető
A Revver korlátai
- Más dokumentumkezelő rendszerekhez képest hiányoznak belőle a feladatkezelő eszközök.
- A Revver súgó központhoz való hozzáféréshez fiók szükséges.
Revver árak
- Az árakkal kapcsolatos részletekért vegye fel a kapcsolatot a Revverrel.
Revver értékelések és vélemények
- G2: 4,3/5 (több mint 330 értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (880+ értékelés)
3. Connecteam
A Connecteam egy alkalmazottak elkötelezettségét és csapatmenedzsmentet t ámogató szoftver. Dokumentumkezelő funkciója megkönnyíti a csapatok számára a dokumentumok, űrlapok és felmérések közös szerkesztését.
Az összes alkalmazotti fájl, tanúsítvány és üzleti dokumentum egy helyen történő tárolása jelentősen megváltoztathatja a HR-osztályok és a vezetők munkáját. A központosított rendszer javíthatja a hatékonyságot és a termelékenységet azáltal, hogy könnyű hozzáférést biztosít a dokumentumokhoz, kiküszöböli a fizikai tárolás szükségességét és csökkenti a fájlok elvesztésének vagy eltévesztésének kockázatát. A digitális megoldásnak köszönhetően a HR-munkatársak könnyedén kereshetnek, letölthetnek és megoszthatnak dokumentumokat kollégáikkal, még akkor is, ha távoli munkavégzésről van szó!
A Connecteam legjobb funkciói
- Gyors műveletek funkcióval gyorsan intézkedhet, ami minden dokumentumra hatással van.
- Dokumentumok megtekintése, feltöltése, jóváhagyása/elutasítása és szerkesztése
- Dokumentumcsomagok (mappák) egyéni felhasználóknak vagy intelligens csoportoknak való hozzárendeléshez
- Kurzusok, amelyekkel konkrét folyamatokat hozhat létre a munkavállalók számára
- Lejárati dátumok dokumentumonként vagy bejegyzés típusonként
A Connecteam korlátai
- Korlátozott valós idejű együttműködési funkciók
- Nincs munkafolyamat-automatizálási képessége
A Connecteam árai
- Kisvállalkozások: 10 felhasználóig ingyenes
- Alap: 29 USD havonta az első 30 felhasználó számára
- Fejlett: 49 USD havonta az első 30 felhasználó számára
- Szakértő: 99 USD havonta az első 30 felhasználó számára
Connecteam értékelések és vélemények
- G2: 4,3/5 (30+ értékelés)
- Capterra: 4,8/5 (több mint 260 értékelés)
4. Confluence
A Confluence egy csapatmunka-rendszer, amely dokumentumkezelő szoftver funkciókkal rendelkezik, hogy bármilyen méretű csapatokkal együtt lehessen munkákat létrehozni, megosztani, szervezni és megbeszélni. Segít a szervezet tagjainak hatékonyabban és eredményesebben együttműködni a projektekben, mivel lehetővé teszi számukra, hogy munkájukat egy központi helyen tárolják és osszák meg.
A Confluence segítségével a csapatok ötleteket hozhatnak létre és oszthatnak meg, valós időben közösen szerkeszthetik a dokumentumokat, nyomon követhetik a projektek előrehaladását, értesítésekkel tájékoztathatják a változásokról mindenkit, és még sok minden mást is tehetnek. Ezenkívül olyan hatékony funkciók, mint a jelentések, a műszerfalak és az egyéb eszközökkel való integráció segítik a csapatokat abban, hogy mindig kézben tartsák a projekteket!
Hasonlítsa össze a Confluence-t és a Google Docs-ot!
A Confluence legjobb funkciói
- Személyre szabott hírcsatorna, amely megjeleníti az adott személy által legutóbb meglátogatott területeket, a folyamatban lévő oldalak vázlatait és az oldal aktivitását.
- Valós idejű szerkesztés távoli csapattal vagy távoli alkalmazottakkal
- Integráció a Box, a Dropbox és a Google Drive szolgáltatással
- Oldalcímkék a tartalom keresésének felgyorsításához
- Word-dokumentum importálási funkció
A Confluence korlátai
- A szoftverfejlesztéssel nem foglalkozó csapatok számára a szoftver használata nehézséget jelenthet.
- Vállalati szintű együttműködésre tervezve és árazva (Nézze meg ezeket a Confluence alternatívákat )
A Confluence árai
- Ingyenes: 10 felhasználó számára (csak havi előfizetéssel)
- Standard: 5,75 USD felhasználónként (becsült)
- Prémium: 11 USD felhasználónként (becsült)
- Vállalati: A részletekért vegye fel a kapcsolatot a Confluence-szal.
Confluence értékelések és vélemények
- G2: 4,1/5 (több mint 3000 értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (több mint 2000 értékelés)
Hasonlítsa össze a Confluence-t a Notion-nal!
5. DocuPhase
A DocuPhase egy dokumentumkezelési megoldás, amely segít a szervezeteknek a papír alapú folyamatok irányításában. Platformot biztosít a dokumentumok rögzítéséhez és kezeléséhez, a munkafolyamatok egyszerűsítéséhez és az együttműködés javításához. A DocuPhase segítségével a felhasználók biztonságosan tárolhatják, kezelhetik és elérhetik minden típusú dokumentumot a világ bármely pontjáról, felhőalapú vagy helyszíni telepítéssel.
A platform számos funkcióval rendelkezik, például dokumentumok rögzítése és indexelése, keresési funkciók, dokumentumok továbbítása és jóváhagyása, online együttműködési eszközök, ellenőrzési nyomvonalak és verziókezelés!
A DocuPhase legjobb funkciói
- Optikai karakterfelismerés (OCR) a megadott adatok olvasásához és értelmezéséhez
- Egyedi jogosultságok különböző típusú üzleti folyamatokhoz
- Automatikus előre beállított címkék és indexelési kifejezések a beérkező fájlokhoz
- Fejlett keresési funkciók a pontos információk megtalálásához
- Integrációk a NetSuite, Dynamics, Sage és más programokkal
A DocuPhase korlátai
- Korlátozott képzési lehetőségek a szoftver megtanulásához és alkalmazásához
- A számviteli automatizálásra szabva
A DocuPhase árai
- Az árakról érdeklődjön a DocuPhase-nél.
DocuPhase értékelések és vélemények
- G2: 4,2/5 (15+ értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (70+ értékelés)
6. Bloomfire
A Bloomfire egy tudásmegosztó szoftver, amely elősegíti a csapaton belüli együttműködést és a termelékenységet. Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy információkat, dokumentumokat, videókat, képeket és egyéb tartalmakat biztonságosan tároljanak és osszanak meg egy szervezett platformon. Belső wikiként, intraneteként vagy akár e-learning platformként is használható.
A platform megkönnyíti a tartalmak keresését és kezelését, így a csapatok hatékonyabban tudnak együtt dolgozni. Emellett hatékony keresési funkciókat is biztosít, így a felhasználók gyorsan hozzáférhetnek a szükséges információkhoz.
A Bloomfire legjobb funkciói
- Gazdag szövegszerkesztő diagramokkal, képekkel, hang- és videofunkciókkal
- Jelölés felülvizsgálatra és tömeges import/export opciók
- Visszacsatolási ciklusok az üzleti folyamatok támogatásához
- AI által generált címkék a jobb dokumentumtárolásért
- Kereshető Q&A tartalom
A Bloomfire korlátai
- Más dokumentumkezelő megoldásokhoz képest hiányzó integrációs lehetőségek
- Együttműködési funkciók hiánya
Bloomfire árak
- A Bloomfire ára felhasználónként havi 25 dollártól kezdődik, a mennyiség és a modell függvényében.
Bloomfire értékelések és vélemények
- G2: 4,6/5 (460+ értékelés)
- Capterra: 4,3/5 (több mint 200 értékelés)
7. SharePoint
A Sharepoint egy vállalati dokumentumkezelő rendszer, amely segít a csapatoknak a tartalmak megosztásában és kezelésében a Microsoft Office ökoszisztémán belül. Központi helyet biztosít a csapatok számára a dokumentumok, adatok és erőforrások tárolásához, szervezéséhez és megosztásához bármilyen eszközről. A Sharepoint olyan hatékony funkciókkal is rendelkezik, mint az együttműködési eszközök, amelyek lehetővé teszik a csapatok számára a valós idejű közös munkát, valamint a verziókezelési funkciók, amelyekkel nyomon követhetőek a tartalomban bekövetkezett változások.
A platform számos biztonsági funkcióval is rendelkezik, amelyek segítik az adatok biztonságának garantálását, például szerepkörökön alapuló jogosultságok és ellenőrzési funkciók. Ezzel a hatékony platformmal a csapatok egyszerűsíthetik munkafolyamataikat, növelhetik a szervezet hatékonyságát és együttműködőbb környezetet hozhatnak létre.
A SharePoint legjobb funkciói
- In-Place Holds programozással megőrzi a tartalmat a törléstől vagy szerkesztéstől
- Dokumentumtárak verziókezeléssel és hozzáférés-vezérléssel
- Offline megtekintés és szerkesztés Mac vagy PC számítógépen
- 1 TB OneDrive-tárhely felhasználónként
- Valós idejű együttműködés
A SharePoint korlátai
- A Sharepoint teljes potenciáljának kihasználásához további Microsoft szoftverek megvásárlása szükséges.
- Nem intuitív a nem Microsoft szoftverekkel
SharePoint árak
- SharePoint Online Plan 1: 5 USD/felhasználó/hónap, éves előfizetés
- SharePoint Online Plan 2: 10 USD/felhasználó/hónap, éves előfizetés
- Office 365 E3: 23 USD/felhasználó/hónap, éves előfizetés
SharePoint értékelések és vélemények
- G2: 4/5 (több mint 8200 értékelés)
- Capterra: 4,3/5 (4900+ értékelés)
Nézze meg ezeket a SharePoint alternatívákat!
8. Notion
A Notion egy all-in-one munkaterület a dokumentumkezeléshez és a csapatok közötti együttműködéshez. Adatbázis-eszközként szolgál a csapatok számára, hogy dokumentumokat hozzanak létre, tároljanak, rendszerezzenek és osszanak meg egy központi helyen.
A csapatok fejezeteket és alfejezeteket hozhatnak létre a dokumentumok rendszerezéséhez, egyedi sablonokat állíthatnak be a gyakran használt tartalmak gyors eléréséhez, címkéket és megjegyzéseket adhatnak hozzá a fontos információk nyomon követéséhez, valamint feladatokat és határidőket rendelhetnek hozzá a közös projektmenedzsmenthez.
A Notion legjobb funkciói
- Verziótörténet, amely lehetővé teszi a dokumentum korábbi verzióinak visszaállítását
- Zökkenőmentes integráció a felhőalapú tárolási szolgáltatásokkal az egyszerű adatátvitel érdekében
- Több felhasználót támogató közös szerkesztés egyetlen dokumentumban
- Hozzáférés-vezérlés részletes jogosultságokkal fájlok és oldalak számára
- Mobil hozzáférés fájlok megnyitásához és elküldéséhez útközben
A Notion korlátai
- A nagyfokú rugalmasság miatt nehéz lehet eldönteni, hol kezdje, vagy hogyan szervezze meg hatékonyan az információkat (nézze meg a Notion alternatíváit ).
- A fejlett vezérlőkhöz való hozzáférés korlátozott, kivéve, ha Enterprise csomagot használ.
Notion árak
- Ingyenes verzió
- Standard: 8 USD/felhasználó/hónap
- Prémium: 15 USD/felhasználó/hónap
- Vállalati: A részletekért vegye fel a kapcsolatot a Notionnal.
Notion értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (több mint 1700 értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (több mint 1400 értékelés)
9. Box
A Box egy dokumentumkezelő szoftver és fájlmegosztó szolgáltatás. Biztonságos tárolási, együttműködési és kommunikációs megoldásokat kínál, amelyek segítségével a szervezetek tárolhatják, megoszthatják és kezelhetik dokumentumaikat, táblázataikat és egyéb digitális fájljaikat a felhőben. A Box segítségével a felhasználók bármilyen eszközről hozzáférhetnek tárolt fájljaikhoz, és könnyedén megoszthatják azokat kollégáikkal vagy külső partnereikkel.
A platform olyan funkciókat is kínál, mint a verziókezelés, amely lehetővé teszi a dokumentumok időbeli változásainak nyomon követését, a titkosítás, amely növeli az érzékeny információk biztonságát, valamint a részletes jogosultság-vezérlés, amely lehetővé teszi annak eldöntését, hogy ki férhet hozzá mely adatokhoz. Ezenkívül a Box olyan vállalati szintű funkciókat is kínál, mint a meglévő IT-rendszerekkel és biztonsági irányelvekkel való integráció, a márka és a felhasználói élmény testreszabása, valamint hatékony elemzési funkciók.
A Box legjobb funkciói
- Beépített adatvédelmi és kiberfenyegetés-felismerő funkciók fejlett gépi tanulási eszközökkel
- Integráció népszerű munkaalkalmazásokkal, mint például a ClickUp, a Microsoft Teams és az Oracle NetSuite
- Egy kattintással megosztható fájlok nagy fájlok egyszerű elküldéséhez
- Box Notes projekttervek és ütemtervek készítéséhez
- Box Sign korlátlan e-aláírásokhoz
A Box korlátai
- Több PDF-fájl megnyitása a Box Drive keresőfelületéről hibaüzenetet eredményezhet.
- A privát kulcsos titkosítás fizetős funkció.
Box árak
- A részletekért vegye fel a kapcsolatot a Box-szal!
Box értékelések és vélemények
- G2: 4,2/5 (több mint 4800 értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (több mint 5000 értékelés)
10. Brandfolder
A Brandfolder egy online digitális eszközkezelő platform, amelynek segítségével a vállalkozások tárolhatják, rendszerezhetik, megoszthatják és nyomon követhetik márkaeszközeiket. A platform központi csomópontként szolgál a vállalat összes márkaeszközének kezeléséhez, beleértve a képeket, logókat, videókat, dokumentumokat, marketinganyagokat, prezentációkat és egyebeket.
A Brandfolder intuitív felületével a felhasználók gyorsan és egyszerűen hozzáférhetnek, kezelhetik, megoszthatják és nyomon követhetik az összes márkaeszközüket egy helyen. Ráadásul a Brandfolder hatékony eszközei megkönnyítik az eszközök használatának és terjesztésének ellenőrzését, így vállalatának márkázása minden csatornán egységes marad!
A Brandfolder legjobb funkciói
- Nyilvános és magánvagyon-beállítások fontos dokumentumokhoz
- Felhasználókezelés gyors hozzáféréssel a felhasználói adatokhoz
- Több fájlformátum támogatása a dokumentumok létrehozásához
- Vendégfeltöltési funkció külső partnerek számára
- Tömeges feltöltés drag-and-drop műveletekkel
A Brandfolder korlátai
- Több dokumentum jóváhagyásra történő elküldése nem támogatott funkció.
- Nem rendelkezik testreszabási funkciókkal a nem vállalati csomagokban.
A Brandfolder árai
- Az árakról érdeklődjön a Brandfoldernél.
Brandfolder értékelések és vélemények
- G2: 4,5/5 (több mint 1100 értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (430+ értékelés)
A kollaboratív dokumentumkezelés legjobb eszköze: ClickUp Docs
A ClickUp ideális választás azoknak a csapatoknak, amelyek átfogó dokumentumkezelő rendszert keresnek minden típusú belső és ügyfélkapcsolati tartalom kezeléséhez.
A platform sokoldalúsága kiterjed a projektkezelési és együttműködési eszközök széles skálájára is, így egy all-in-one megoldást kínál azoknak a csapatoknak, amelyek munkafolyamatukat szeretnék optimalizálni. Indítsa el még ma a ClickUp Workspace-t!