Találkozók hatékonyságáról készült felmérésünkből kiderül, hogy a válaszadók közel 40%-a hetente négy és nyolc közötti számú találkozón vesz részt, amelyek mindegyike legfeljebb egy órás.
Ha az értekezletek jól működnek, az idő egyértelműséget, döntéseket és lendületet eredményez. Ha nem, akkor alapvetően egy heti találkozót szervez, ahol mindenki megjelenik, beszélget, majd távozik, anélkül, hogy bármi is megváltozna.
A probléma az, hogy minden a megbeszélés körül történik.
Váltogatsz a naptár nézet, egy dokumentum, amelyet három ember egyszerre szerkeszt, és egy feladatkezelő eszköz között, amelynek fogalma sincs arról, hogy egyáltalán megtartottak egy értekezletet. Mire összeszeded az összes darabot, már el is felejtetted, miért hívtad össze mindenkit.
Ez az útmutató végigvezeti Önt a ClickUp-ban történő értekezletek lebonyolításának folyamatán, a napirend összeállításától kezdve a későbbiekben elvégzett feladatok nyomon követéséig. Kezdjük! 🎯
Mit jelent a „megbeszélések lebonyolítása a ClickUp alkalmazásban”?
A ClickUp alkalmazásban történő értekezletek lebonyolítása azt jelenti, hogy megalkotja a napirendet, jegyzeteket készít a beszélgetés során, feladatokat oszt ki a megbeszélések alapján, és mindent összekapcsol azokkal a projektekkel, amelyekre ezek a döntések hatással vannak.
A gyakorlati különbség kétféleképpen jelenik meg:
- A kontextus változatlan marad: az értekezlet jegyzetek közvetlenül kapcsolódnak a megbeszélt feladatokhoz, projektekhez vagy dokumentumokhoz, így senkinek nem kell átkutatnia a távoli munkavégzéshez használt eszközöket.
- A felelősség láthatóvá válik: Az értekezletek feladatait ugyanazok a nézetek jelenítik meg, amelyeket a csapata már figyelemmel kísér, ami azt jelenti, hogy a nyomon követés a normál munkacyklusok részeként történik.
Ha az értekezletei ugyanabban a rendszerben vannak, mint a feladataik, könnyedén megszüntetheti a munkaterületek széttagoltságát, azaz a munkatevékenységek több, egymástól független eszköz, platform és rendszer közötti széttagoltságát, amelyek nem kommunikálnak egymással.
🔍 Tudta? Van egy valós jelenség, amit „értekezlet utáni másnaposságnak” neveznek. Ez egy olyan időszak, amikor a koncentráció és a motiváció csökken egy frusztráló vagy eredménytelen értekezlet után.
Miért tartják a csapatok az értekezleteket a ClickUp-ban, ahelyett, hogy „ahol a naptár található”?
A csapatok a világ első konvergált AI munkaterületére, a ClickUp-ra helyezik át értekezleteiket, hogy megszüntessék a fragmentációt. Ez több konkrét okból is fontos:
- Jobb kereshetőség: Keresse meg az értekezleteken hozott döntéseket úgy, hogy közvetlenül a kapcsolódó projektet keresi meg.
- A beilleszkedés könnyebbé válik: kapcsolja össze az értekezletek történetét az aktív munkával, hogy az új tagok megértsék, miért alakultak a dolgok úgy, ahogy.
- A nyomon követés automatizálva lesz: Használja a ClickUp AI-t, hogy az értekezleteken elhangzottakat ClickUp feladatokká alakítsa.
Az értekezletek ClickUp-ba való áthelyezése kevesebb értekezletkezelő eszközt és kevesebb helyet jelent, ahol a döntések elveszhetnek.
📮ClickUp Insight: A munkavállalók 37%-a küld követő jegyzeteket vagy értekezlet jegyzőkönyveket a teendők nyomon követése érdekében, de 36% még mindig más, fragmentált módszerekre támaszkodik.
Egy egységes döntésrögzítő rendszer nélkül a szükséges kulcsfontosságú információk elvészhetnek a csevegések, e-mailek vagy táblázatok között. A ClickUp segítségével a beszélgetéseket azonnal végrehajtható feladatokká alakíthatja át az összes feladat, csevegés és dokumentum között, így biztosítva, hogy semmi ne maradjon ki.
Lépésről lépésre: Hogyan vezessen értekezleteket a ClickUp-ban
Ha valaha is elgondolkodott azon, hogyan lehet hatékony értekezleteket tartani anélkül, hogy szem elől tévesztené a fontos dolgokat, akkor jó helyen jár. Az alábbiakban egy egyszerű, lépésről lépésre bemutatott útmutató található, amely segít megtervezni, lebonyolítani és nyomon követni az értekezleteket a ClickUp alkalmazásban. 📝
1. lépés: Hozzon létre egy értekezletek központját a munkaterületén
Hozzon létre egy Találkozók központot, amely az összes találkozóval kapcsolatos tevékenység egyetlen forrásaként szolgál, így könnyen megtalálhatja a napirendeket, jegyzeteket és a követendő lépéseket.
Hogyan hozhat létre egy Meetings Hubot a ClickUp munkaterületén:
- Hozzon létre egy új listát a ClickUp-ban Meetings Hub néven, így minden értekezlet egy helyen lesz összpontosítva.
- Minden értekezlethez adjon hozzá egy új ClickUp feladatot ehhez a listához, így minden értekezletnek lesz saját helye.
- Csatoljon egy ClickUp Doc dokumentumot minden értekezlethez, hogy több ember is hozzájárulhasson a napirendekhez és a jegyzetekhez az értekezlet előtt, alatt és után.
- Adjon hozzá ClickUp egyéni mezőket az értekezlet tulajdonosának, típusának vagy nyomon követési állapotának nyomon követéséhez, így könnyedén szűrheti és jelentheti az értekezleteket.
- Használja a @mentions funkciót a Feladatokban vagy a Dokumentumokban, hogy értesítse a résztvevőket, és mindenki tisztában legyen az elvárásokkal és az eredményekkel.
🔍 Tudta? A 20. század végén az átlagos alkalmazott által részt vett értekezletek száma megduplázódott. Az 1990-es években a vezetők hetente közel 23 órát töltöttek értekezleteken, ami több, mint egy teljes munkanap, és ezt nem koncentrált munkával, hanem másokkal való beszélgetéssel töltötték.
2. lépés: Tervezze meg a napirendet közösen a ClickUp Docs segítségével
A közös ülésnapirendek biztosítják, hogy mindenki felkészülten és összehangoltan érkezzen, így időt takaríthat meg és a legfontosabb témákat hamarabb felvetheti. A ClickUp Docs segítségével minden résztvevő könnyedén hozzájárulhat az ülés kezdete előtt.
A napirend megtervezéséhez:
- A napirendi pontokat címsorok, táblázatok vagy szalagcímek segítségével fogalmazza meg, hogy a szerkezet világos legyen.
- @mention résztvevőket a Doc-ban, hogy meghívja őket témák vagy kérdések hozzáadására.
- Ösztönözze a csapat tagjait, hogy közvetlenül a dokumentumban tegyenek megjegyzéseket vagy javasoljanak módosításokat, így a visszajelzések egy helyen kerülnek rögzítésre.
- Használja a Sablonközpont értekezletjegyzet-sablonját az egységesség fenntartása érdekében, így nem kell minden alkalommal elölről kezdenie.
🔍 Tudta? A pszichológia első hivatalos szervezetei közül néhány szó szerint találkozókon indult. Például a Psychonomic Society 1959-ben alakult Chicagóban, amikor egy kis csoport kísérleti pszichológus gyűlt össze, hogy megosszák kutatási eredményeiket.
3. lépés: Vezessen élő megbeszéléseket a ClickUp-ban a SyncUps segítségével
A ClickUp SyncUps lehetővé teszi a csapatának, hogy valós időben, közvetlenül a feladatkezelő szoftverben találkozzon, így a kontextus és az együttműködés együtt marad. Ez ideális standupokhoz, brainstorminghoz vagy bármilyen olyan találkozóhoz, ahol az élő beszélgetés értékes.
Élő értekezlet lebonyolítása:
- Nyissa meg bármelyik ClickUp Chat csatornát, közvetlen üzenetet vagy ClickUp Listát, hogy elindítsa a SyncUp-ot.
- Kattintson az opcióra a SyncUp elindításához az azonnali hang- vagy videóalapú együttműködéshez, így mindenki gyorsan csatlakozhat.
- Várja meg, amíg a résztvevők csatlakoznak; a rendszer üzenetet küld, így a későn érkezők is bekapcsolódhatnak anélkül, hogy lemaradnának a kontextusról.
- Ossza meg képernyőjét, hogy mindenki részt vegyen a beszélgetésben és koncentráljon a témára.
- Ha később hivatkozni szeretne rá, rögzítse a SyncUp-ot, hogy semmi ne vesszen el, és a ClickUp Clips Hub-ból érje el.
💡 Profi tipp: Ha külső konferenciaeszközön, például Zoom vagy Google Meet segítségével tartja az értekezletet, a ClickUp AI Notetaker funkciója gondoskodik arról, hogy egyetlen részlet se maradjon ki. Az értekezletről automatikusan átfogó jegyzetet készít, így Ön teljes mértékben részt vehet a megbeszélésen.
Az AI Notetaker használata:
- Győződjön meg arról, hogy a ClickUp naptár összekapcsolva van az Outlook vagy a Google Naptár eseményeivel.
- Engedélyezze az AI Notetaker funkciót az értekezlethez a Plannerben, hogy résztvevőként csatlakozzon.
- Hagyja, hogy az AI eszköz rögzítse és jegyzeteljen az értekezlet során, így Ön a beszélgetésre koncentrálhat.
🤩 Bónusz: Használja a ClickUp Brain szolgáltatást, hogy kérdéseket tegyen fel az értekezlet jegyzetekkel kapcsolatban, vagy összefoglalókat kapjon, így gyorsan ki tudja vonni a legfontosabb információkat!
🎥 Nézze meg ezt a videót, hogy megtudja, hogyan támogatja az AI az értekezletek jegyzetelését:
4. lépés: A megbeszélések eredményeit saját, nyomon követhető munkává alakítsa
Az értekezletek csak akkor eredményeznek előrelépést, ha az eredmények cselekvéssé válnak. A ClickUp segítségével minden döntés zökkenőmentesen hozzárendelhető és nyomon követhető.
Az eredmények cselekvéssé alakítása:
- Tekintse át a találkozó jegyzetében, dokumentumában vagy feladatában felsorolt teendőket.
- A feladatokat közvetlenül a felelős csapattaghoz rendelheti.
- Használja a ClickUp feladatmegjegyzéseket a felelősségek tisztázására vagy további kontextus biztosítására.
- Adjon hozzá feladatcímkéket a ClickUp-ban, hogy csoportosítsa a kapcsolódó teendőket, vagy nyomon kövesse azok állapotát.
Ismétlődő értekezletek esetén minden ülés elején tekintse át a korábbi teendőket, hogy biztosítsa a folyamatos haladást.
🔍 Tudta-e? A középkori vásárok nem csak áruk vásárlására és eladására szolgáltak. Ezek nagy összejövetelek voltak, ahol a kereskedők információkat cseréltek, hálózatokat építettek és koordinálták a régiók közötti kereskedelmet, előrevetítve a modern üzleti konferenciákat és együttműködési környezetet.
5. lépés: Aszinkron találkozók lebonyolítása
Nem minden megbeszéléshez szükséges élő telefonhívás. Az aszinkron értekezletek lehetővé teszik a munka folytatását anélkül, hogy a naptár túlterhelt lenne, így mindenki a saját ütemterve szerint tud hozzájárulni a munkához.
Aszinkron értekezlet lebonyolítása a ClickUp alkalmazásban:
- Hozzon létre egy dokumentumot vagy indítson egy csevegőcsatornát az értekezlethez, hogy mindenki hozzászólhasson.
- Ossza meg a frissítéseket, javaslatokat vagy kérdéseket a Doc-ban vagy a csatornán, hogy egy helyen gyűjthesse össze a hozzászólásokat.
- Hívja meg a csapat tagjait, hogy saját idejükben tegyenek hozzá megjegyzéseket, javaslatokat vagy jóváhagyásokat, így biztosítva a rugalmas részvételt.
- A beszélgetés előrehaladtával foglalja össze a legfontosabb pontokat és döntéseket a dokumentumban.
- Ha részletes utasításokat szeretne megosztani, rögzítse azokat aszinkron videófrissítések formájában a ClickUp Clips segítségével.
6. lépés: Használja a kontextusfüggő mesterséges intelligenciát az értekezletek intelligenciájának és automatizálásának érdekében
A ClickUp Brain segít azonnal kiaknázni az értekezletek tartalmát azáltal, hogy összefoglalja a megbeszéléseket, kiemeli a döntéseket és felszínre hozza a teendőket. Ez azt jelenti, hogy kevesebb időt kell fordítania az összefoglalásra, és több időt tud fordítani a munka előrehaladására.
Például egy projektindító megbeszélés után megnyitja a ClickUp Brain alkalmazást, és megosztja a találkozó jegyzetét. Megkéri a ClickUp Brain alkalmazást, hogy foglalja össze a megbeszélést, és vonja ki az összes meghozott döntést.
Pár másodperc alatt kap egy rövid összefoglalót és a következő lépések listáját, amelyet megoszthat a csapatával, vagy feladatokká alakíthat. Ez biztosítja, hogy mindenki egyformán tájékozott legyen, és semmi ne maradjon ki, még akkor sem, ha néhány csapattag nem tudott részt venni az ülésen.
📌 Példa utasítások:
- Összegezze az értekezletet, és emelje ki a megvitatott főbb célokat és kihívásokat.
- Vegye ki az ülés során hozott összes döntést
- Sorolja fel az összes említett teendőt, és ahol lehetséges, javasoljon feladatfelelősöket.
- Konvertálja ezeket a teendőket egyértelmű címmel és leírással ellátott ClickUp feladatokká.
- Készítsen egy rövid összefoglalót, amelyet megoszthat azokkal az érdekelt felekkel, akik nem vettek részt az értekezleten.
Használja ki a mélyreható, kontextusfüggő értekezlet-támogatást
A ClickUp BrainGPT, az önálló AI asztali alkalmazás, fejlett, beszélgetésalapú AI-t kínál, amely képes komplex értekezletek tartalmát elemezni, árnyalt kérdésekre válaszolni, valamint összekapcsolni a munkaterületén és az interneten található információkat. Ez mélyebb megértést és gyorsabb döntéshozatalt tesz lehetővé.
A negyedéves áttekintés során meg kell értenie, hogy a legutóbbi értekezletek hogyan kapcsolódnak a csapata OKR-jeihez. Indítsa el a ClickUp BrainGPT-t, és tegye fel a kérdést: „Melyik cselekvési tételek a múlt havi értekezletekről még mindig nyitottak, és hatással vannak az első negyedévi céljainkra?”
A BrainGPT átkutatja a dokumentumokat, feladatokat és a csatlakoztatott alkalmazásokat, majd célzott listát állít össze. Ez segít a követési feladatok fontossági sorrendjének megállapításában, és lehetővé teszi, hogy a csapat a legfontosabb dolgokra koncentráljon.
💡 Profi tipp: A BrainGPT ClickUp Talk to Text funkciójával rögzítheti ötleteit és teendőit menet közben. Ezzel diktálhatja a teendőket és a nyomon követendő üzeneteket, így könnyedén rögzítheti az értékes információkat anélkül, hogy megszakítaná a beszélgetés menetét.
Automatizálja és méretezze az értekezletek utáni teendőket
A ClickUp AI Super Agents mesterséges intelligenciával működő csapattagok, akik automatizálják az ismétlődő értekezletekhez kapcsolódó munkafolyamatokat, például a nyomonkövetési e-mailek küldését, a döntésekből származó feladatok létrehozását vagy a problémák eskalálását.
Az ügyfél státuszértekezlet után a szuperügynököd a következőket teheti:
- Tekintse át az AI Notetaker átiratát
- Az összes teendőt azonosítsa
- Hozzon létre automatikusan a megfelelő csapattagoknak kiosztott feladatokat.
- Írjon összefoglaló e-mailt az ügyfélnek, amely tartalmazza a legfontosabb döntéseket és a következő lépéseket.
Ez az egyszerűsített munkafolyamat-automatizálás azt jelenti, hogy csapata kevesebb időt tölt adminisztrációval, és több időt fordíthat az ügyfelek számára nyújtott értékteremtésre.
🔍 Tudta? A találkozók kereskedelmi erőként való felfogása 1896-ban Detroitban kezdődött, amikor a helyi üzleti vezetők felismerték, hogy a kongresszusok és a szervezett összejövetelek jelentős gazdasági hatást gyakorolnak az utazások, a szállodai tartózkodások, az étkezések és a helyi kereskedelem révén. Ez a felismerés segítette a professzionális MICE (találkozók, ösztönzők, konferenciák, kiállítások) iparág megszületését.
A ClickUp alkalmazásban történő értekezletek lebonyolításának bevált gyakorlata
A ClickUp alkalmazásban hatékony értekezletek lebonyolításához stratégiai megközelítésre van szükség a tervezés, a végrehajtás és a nyomon követés terén. Íme néhány bevált módszer, amelyet érdemes kipróbálni. 💁
Állítson fel egyértelmű célokat, mielőtt elindítja a folyamatot
Mielőtt bármit is ütemeznél, tedd fel magadnak a következő kérdéseket: Milyen döntést kell meghozni, vagy milyen problémát kell megoldani?
Írja fel ezt a célt a ClickUp Doc tetejére, hogy mindenki tudja, miért van ott. Ha az emberek előre megértik a célt, felkészülten érkeznek, és a beszélgetés fókuszált marad.
A homályos értekezletek mindenki idejét pazarolják. Ahelyett, hogy „Megbeszéljük a projekt frissítéseit”, próbálja meg inkább a „Döntsünk az első negyedév indulási dátumáról és osszuk ki a bevezetés előtti feladatokat”. Az utóbbi egyértelmű célkitűzéssel rendelkezik.
Használja a ClickUp Naptár ütemezését, hogy mindenki időbeosztását figyelembe vegye
Ha a heti állandó értekezleted 30 percre van tervezve, de rendszeresen 45 percig tart, akkor van egy problémád. Lehet, hogy túl sok témát fedsz le, vagy lehet, hogy bizonyos témákhoz külön értekezletekre van szükség.
Tisztelje csapata idejét azzal, hogy pontosan kezdi és fejezi be az értekezletet, és használja a ClickUp Reminders funkciót, hogy a megbeszélések az értekezlet során a terv szerint haladjanak.
24 órán belül visszajelzés
Az értekezlet véget ért, de a munkája még nem fejeződött be.
Egy napon belül tekintse át az értekezlet dokumentumát, rendezze el a rendezetlen jegyzeteket, és győződjön meg arról, hogy minden feladatot megfelelően kiosztottak, egyértelmű leírásokkal. Küldjön egy gyors üzenetet a ClickUp Chatben vagy kommentekben, megjelölve mindenkit, akinek cselekvési tételei vannak, egy egyszerű „Itt van, amin tegnapi értekezletünk óta dolgozunk” üzenettel.
Itt is beavatkozhat egy szuperügynök, hogy végigkísérje a követési munkafolyamatot.
Ez fenntartja a lendületet és megakadályozza azt a veszélyes feltételezést, hogy „valaki más majd elintézi”. A gyors nyomon követés a különbség a produktív értekezletek és a teljesen eredménytelen értekezletek között.
Egy valódi ClickUp-felhasználó osztja meg gondolatait a Reddit oldalon:
Mostanában szinte minden nap használom a ClickUp Clips alkalmazást – egyszerűbb megmutatni valakinek, mire gondolok, egy gyors képernyőfelvétellel, mint szöveggel megpróbálni elmagyarázni. És mivel mindent leír, később könnyen megtalálom, amit keresek, anélkül, hogy át kellene kutatnom a mappákat.
A Docs rendszerük csendesen felváltotta a Google Docs-ban végzett munkánk nagy részét. Minden sokkal gördülékenyebb, amikor a dokumentációnk ugyanazon a helyen található, mint a projektjeink. A csapat gyorsabban alkalmazkodott hozzá, mint gondoltam.
Eleinte bizonytalan voltam a ClickUp Brain-nel kapcsolatban, mert úgy tűnt, hogy ez is csak egy újabb AI-trükk. De megkímélt néhány unalmas írásbeli feladattól, különösen akkor, amikor hosszú ügyfél-e-maileket kellett összefoglalnom vagy meg kellett kezdenem egy vázlatot...
Az AI jegyzetelő funkció volt az igazi meglepetés. Korábban rengeteg teendőt elvesztettünk az értekezletek után, de most minden fel van jegyezve, és a feladatok automatikusan kiosztásra kerülnek. A nyomon követés észrevehetően javult.
Mostanában szinte minden nap használom a ClickUp Clips alkalmazást – egyszerűbb megmutatni valakinek, mire gondolok, egy gyors képernyőfelvétellel, mint szöveggel megpróbálni elmagyarázni. És mivel mindent leír, később könnyen megtalálom, amit keresek, anélkül, hogy át kellene kutatnom a mappákat.
A Docs rendszerük csendesen felváltotta a Google Docs-ban végzett munkánk nagy részét. Minden sokkal gördülékenyebb, amikor a dokumentációnk ugyanazon a helyen található, mint a projektjeink. A csapat gyorsabban alkalmazkodott hozzá, mint gondoltam.
Eleinte bizonytalan voltam a ClickUp Brain-nel kapcsolatban, mert úgy tűnt, hogy ez is csak egy újabb AI-trükk. De megkímélt néhány unalmas írási feladattól, különösen akkor, amikor hosszú ügyfél-e-maileket kellett összefoglalnom vagy meg kellett kezdenem egy vázlatot...
Az AI jegyzetelő funkció volt az igazi meglepetés. Korábban rengeteg teendőt elvesztettünk az értekezletek után, de most minden fel van jegyezve, és a feladatok automatikusan kiosztásra kerülnek. A követés észrevehetően jobb lett.
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni
Íme néhány gyakori buktató, amelybe a produktív csapatok beleesnek, amikor a ClickUp alkalmazásban kezelik az értekezleteket, és mit kell tenni helyette.
| Gyakori hiba | Probléma | A ClickUp zsúfolttá válik, és az emberek elkezdik figyelmen kívül hagyni az értesítéseket. |
| A megbeszélések jegyzetét „véglegesnek” tekintsük, ne pedig élő dokumentumnak | A fontos háttérinformációk, linkek és döntések soha nem frissülnek az értekezlet befejezése után. | Minden találkozón térjen vissza ugyanahhoz a ClickUp dokumentumhoz vagy feladathoz, és frissítse azt, hogy folyamatos nyilvántartásként szolgáljon. |
| Találkozói feladatok létrehozása anélkül, hogy azokat a valódi munkához kapcsolná | A teendők elkülönülten léteznek, és soha nem kapcsolódnak projektekhez vagy sprintekhez. | Kössön össze az értekezlet feladatait a kapcsolódó listákkal, epikákkal vagy dokumentumokkal, hogy a munka nyomon követhető legyen. |
| Az összes megbeszélési pontot több feladattá alakítja | A ClickUp zsúfolttá válik, és az emberek elkezdik figyelmen kívül hagyni az értesítéseket. | Hozzon létre feladatokat a legfontosabb eredmények, döntések és teendők számára. Folytassa a brainstormingot a feladatok megjegyzéseiben vagy a Dokumentumokban. |
| A @mentions túlzott használata az értekezletek során | Az emberek már nem veszik észre az értesítéseket, és elkezdenek elnémítani a ClickUp-ot. | A @mentions funkciót tartsa fenn a projektmenedzsment eszközön belüli tulajdonosok és döntéshozók számára. |
| Az értekezletek idejét és az aszinkron frissítéseket egyformán kezeljük | Az aszinkronizált megbeszélések végül csak az értekezlet idejét pazarolják. | Használja a megjegyzéseket és a ClickUp Clips funkciót az aszinkron frissítésekhez, tartsa fenn az értekezleteket a döntések és akadályok megvitatására. |
| A ClickUp nem integrálható naptárszerkesztő eszközökkel | Az értekezletek és a ClickUp feladatok két különálló világban léteznek. | Szinkronizálja a Google Naptárat vagy az Outlookot, hogy az események megjelenjenek a Naptárban, a keresési eredmények között és a Naptár nézetben. |
Eszközök és sablonok a ClickUp alkalmazásban történő értekezletek lebonyolításához
Az értekezletek lebonyolítása sokkal könnyebb, ha nem kell minden alkalommal üres lapról kezdeni. Próbálja ki a ClickUp kész, használatra kész termelékenységi sablonjait a struktúra kezeléséhez, így Ön a megbeszélésre koncentrálhat. 🗓️
1. ClickUp értekezlet sablon
A ClickUp Meetings Template (ClickUp értekezlet -sablon ) célja, hogy egyszerűsítse minden típusú értekezlet tervezését, lebonyolítását és utólagos nyomon követését, így a csapatok együttműködése produktívabbá és szervezettebbé válik. Központi rendszert biztosít, ahol a csapatok napirendeket készíthetnek, a teendőket nyomon követhetik és az előrehaladást figyelemmel kísérhetik, így minden értekezlet célszerű és összhangban áll a szervezeti célokkal.
Ezenkívül a sablon egy használatra kész mappaszerkezettel rendelkezik, amelynek segítségével az összes értekezlethez kapcsolódó anyagot és folyamatot a kezdetektől fogva rendszerezheti.
🧠 Érdekesség: Az első konferenciahívás 1915-ben történt, amikor az AT&T összekapcsolta New York, San Francisco és Washington, D. C. lakóit. Az audiokonferenciák korán elterjedtek, mert a meglévő telefonhálózatokra épültek.
2. ClickUp értekezlet-jegyzőkönyv sablon
A ClickUp értekezlet-jegyzőkönyv sablonja hatékony és egyszerűvé teszi az értekezleteken elhangzott beszélgetések, döntések és teendők dokumentálását. Fő célja, hogy strukturált keretet biztosítson a résztvevők, a napirendek és a követendő feladatok szervezéséhez, biztosítva, hogy minden fontos pont és eredmény egyértelműen rögzítésre kerüljön, és az érdekelt felek számára könnyen hozzáférhető legyen.
Ez a sablon egy együttműködésen alapuló ClickUp Doc formátumban készült, amely átfogó vázlatot nyújt az értekezletek összefoglalásához. Előre elkészített oldalakat tartalmaz a csapatok szervezéséhez, az egyéni értekezleti jegyzetek rögzítéséhez, valamint utasításokat tartalmaz, amelyek segítenek a felhasználóknak a sablon maximális kihasználásában.
3. ClickUp ismétlődő értekezletek jegyzet sablonja
A ClickUp ismétlődő értekezletek jegyzet sablonja segít a csapatoknak a rendszeres értekezletek hatékony dokumentálásában és szervezésében. Nyomon követi a folyamatban lévő megbeszéléseket, döntéseket és teendőket, hogy rögzítse a fontos információkat és azok a jövőben is elérhetők legyenek. Ez a sablon úgy van felépítve, hogy támogatja az értekezletek és folyamatok alapos dokumentálását.
A következő, egyértelműen megjelölt szakaszokat tartalmazza:
- Az értekezlet időpontja és célja: Egy hely, ahol feljegyezheti, mikor és miért kerül sor az értekezletre.
- Résztvevők: Felugró ablak a résztvevők @mentions használatával történő megjelöléséhez.
- Távollévők: Itt rögzítheti, kik nem tudtak részt venni az ülésen.
- Quorum: Egy egyszerű igen/nem válasz, amely jelzi, hogy elegendő számú személy van-e jelen a döntéshozatalhoz.
🔍 Tudta-e? Bár az AT&T Picturephone a 60-as években lenyűgözte a közönséget, drága, nagy sávszélességet igényelt és a legtöbb vállalkozás számára nem volt praktikus. Csak az 1980-as évek végén és az 1990-es években, amikor a videokompresszió javult és a vállalati költségek csökkentek, váltak a videotalálkozók kereskedelmi szempontból életképessé.
4. ClickUp 10. szintű értekezlet-sablon
A ClickUp 10. szintű értekezlet-sablonja elősegíti a jól strukturált és produktív vezetői értekezletek lebonyolítását. Fő célja, hogy a csapatok hetente, havonta és negyedévente összhangban maradjanak a célokkal, fenntartsák az átláthatóságot, és biztosítsák, hogy mindenki valós időben tájékozott és felelősségteljes legyen.
A főoldal közepén egy nagy Napirend fejléc található. Alatta az értekezlet világosan meghatározott szakaszokra van felosztva:
- Korábbi teendők: Ellenőrzőlista, amelyen áttekintheti a legutóbbi értekezleten kiosztott feladatokat, és megerősítheti, hogy mi készült el, és mi van még hátra.
- Ponttáblák: Hely a legfontosabb mutatók vagy KPI-k nyomon követésére, általában pontok formájában.
- Rocks: A negyedéves fő célok vagy a legfontosabb prioritások áttekintésére és azok állapotának rögzítésére szolgáló hely.
- Ügyfél/alkalmazott/beszállító visszajelzések: Külön rész a legutóbbi értekezlet óta összegyűjtött fontos visszajelzéseknek.
🎥 Ismerje meg, hogyan lehet hatékony 10. szintű értekezletet tartani:
5. ClickUp 1-on-1s sablon
A ClickUp 1-on-1s sablon segítségével a vezetők és a csapat tagjai közötti egyéni értekezletek szervezettebbek és hatékonyabbak lesznek. Fő célja a világos kommunikáció elősegítése, a célok és prioritások összehangolása, valamint a megvalósítható visszajelzések rögzítése és nyomon követése.
A Meeting Expectations (Találkozók elvárásai) szakasz három egyszerű lépésre bontja a folyamatot:
- Az egyéni megbeszélés előtt mindkét fél előre hozzáadja a napirendi pontokat vagy frissítéseket.
- Az egyéni megbeszélés során a résztvevők közvetlenül a dokumentumban jegyzetelnek.
- Az egyéni megbeszélés után a teendők hivatalosan kiosztásra kerülnek.
Az egyes dátummal ellátott értekezletek oldalakon belül szakaszok irányítják a beszélgetést: hogyan érzi magát az alkalmazott, aktuális projektek és prioritások, növekedési és fejlesztési témák, valamint kétirányú visszajelzések.
6. ClickUp értekezlet-nyomkövető sablon
A ClickUp Meeting Tracker Template hatékonyan központosítja a napirendeket, jegyzeteket, teendőket és nyomon követendő feladatokat. Biztosítja, hogy az összes értekezlettel kapcsolatos információ egy helyen legyen rendszerezve és könnyen hozzáférhető legyen.
A sablon listaként van felépítve, és tartalmazza a ClickUp egyéni feladatállapotokat, amelyekkel nyomon követhető az egyes értekezletek előrehaladása: Nyitott, Folyamatban és Zárt. Emellett egyéni mezőket is tartalmaz, amelyekkel rögzíthetők az értekezletek lényeges adatai, például az Értekezlet típusa, Értekezlet helyszíne, Időmérő, Jegyzetelő és Vezető.
Ismerje meg a tökéletes partnert: ClickUp
A legtöbb értekezlet jó szándékokkal és nulla eredményességgel zárul. Valaki önként jelentkezik, hogy elintézi azt a dolgot, egy másik személy vállalja, hogy ellenőrzi a másik dolgot, és mindenki produktívnak érzi magát. Két héttel később semmi sem történt, mert ezek a kötelezettségvállalások csak valakinek a jegyzetfüzetében maradtak.
A ClickUp ezt úgy oldja meg, hogy a beszélgetéseket további lépések nélkül nyomon követhető munkává alakítja.
A SyncUps segítségével megoszthatja ötleteit anélkül, hogy elhagyná a munkaterületét, míg az AI Notetaker automatikusan rögzíti minden részletet, amikor Ön a megbeszélésre koncentrál. A ClickUp Brain azonnal kivonja a teendőket és a döntéseket. A feladatok kiosztásra kerülnek, projektekhez és határidőkhöz kapcsolódnak, és a csapat által már nyomon követett összes többi dologgal együtt figyelemmel kísérhetők.
Ne hagyja, hogy a jó beszélgetések elillanjanak a levegőbe. Regisztráljon még ma a ClickUp-ra! ✅
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
Hozzon létre egy külön értekezletek listát vagy mappát, használjon feladatokat minden értekezlethez, és adjon hozzá napirendeket, résztvevőket és teendőket minden feladathoz vagy egy csatolt ClickUp Doc dokumentumhoz. Tartsa az összes értekezletet ugyanabban a struktúrában, hogy később könnyen megtalálja őket.
Igen. A ClickUp-ban közvetlenül együttműködhet a csapattagokkal hang-/videó SyncUp-ok segítségével. Ezenkívül a ClickUp integrációkat a Zoom, a Google Meet és a Microsoft Teams alkalmazásokkal használhatja, hogy csatlakozzon videotalálkozókhoz vagy azokat ütemezze a munkaterületéről.
Egyszerűen adja hozzá a ClickUp AI Notetaker alkalmazást az értekezletéhez, és az összes jegyzetet a ClickUp Doc alkalmazás rögzíti Önnek.
Igen. A ClickUp Brain képes jegyzeteket beolvasni, cselekvési pontokat, következő lépéseket és összefoglalókat javasolni, valamint nyomon követési feladatokat létrehozni.
Használjon ismétlődő értekezlet-napirendet vagy csapatértekezlet-sablont a ClickUp Docs vagy Tasks alkalmazásban. Állítson be heti vagy havi ismétlődő feladatot, így minden alkalommal ugyanazt a formátumot használhatja.
Használjon aszinkron találkozókat, ha a frissítések nem igényelnek megbeszélést, az emberek különböző időzónákban vannak, vagy a döntések jelentéktelenek. Használjon élő találkozókat, ha döntések, ötletelés vagy érzékeny témákról van szó.