Ahogy a csapatok egyre több eszközt alkalmaznak a termelékenység növelése érdekében, a szervezetek gyakran egy összefonódó, átfedő, alulhasznált vagy nem ellenőrzött SaaS-alkalmazások hálójában találják magukat.
A SaaS-szolgáltatások terjedésének kezelése azonban nem jelenti az innováció elfojtását; ez a megoldás a használatban lévő szolgáltatások, az értéket teremtő szolgáltatások és a költségvetést csendben kimerítő szolgáltatások átláthatóságának hiányát hivatott orvosolni.
Ez azt jelenti, hogy tudnia kell, mi van használatban, mi jelent hozzáadott értéket, és mi meríti ki csendben a költségvetését.
Ebben a blogban megtudhatja, mit jelent a SaaS-szétszóródás a szervezet számára – mi okozza, miért jelent problémát, és hogyan lehet időben felismerni.
Mi az a SaaS-terjedés?
A SaaS-terjedés egy szervezeten belüli felhőalapú alkalmazások gyors növekedésére utal, amely meghaladja a szervezet képességét azok hatékony nyomon követésére, kezelésére vagy biztonságára.
Ez akkor történik, amikor a csapatok folyamatosan új eszközöket adnak hozzá, gyakran jó szándékkal. De felügyelet nélkül ezek az eszközök szaporodnak, átfedik egymást, és nehezen kezelhetővé válnak.
Hogyan történik ez? Még a legjobb technológiai döntések is káoszhoz vezethetnek, ha nincsenek összehangolva. A SaaS-széttagoltság akkor alakul ki, amikor egy csapat egy eszközre regisztrál egy gyors probléma megoldása érdekében. Ezután egy másik csapat is ugyanezt teszi. Hamarosan senki sem látja át teljes képet arról, hogy mit használnak és miért.
Íme néhány a SaaS-szétszóródás legfőbb okai közül:
- A központosított láthatóság hiánya azt jelenti, hogy a lejárt, duplikált vagy fel nem használt eszközök észrevétlenek maradnak.
- Az osztályok önállóan vásárolnak eszközöket, gyakran kihagyva az IT vagy a pénzügyi osztály jóváhagyását.
- Túl könnyű regisztrálni, és még könnyebb elfelejteni az automatikus megújítást.
- Több termelékenységi eszköz is ugyanazt a feladatot végzi, ami adatsilókat hoz létre és pénzt pazarol.
- A Shadow IT akkor jelenik meg, amikor az alkalmazottak nem jóváhagyott eszközöket használnak a gyorsabb munkavégzés érdekében.
Így a SaaS-rendszere egy kusza, költséges, kockázatos és hatástalan rendszerré válik.
⭐ Kiemelt sablon
Gyorsabb módszert keres a SaaS technológiai stack irányítására, hogy az karcsú és szabályoknak megfelelő maradjon? A ClickUp SaaS alkalmazások változáskezelési sablonja strukturált, megismételhető folyamatot kínál az eszközkezelés szervezéséhez, a költségek ellenőrzéséhez, a SaaS terjedésének és az árnyék-IT elkerüléséhez, valamint az adatbiztonsági aggályok elhárításához.
👀 Tudta? A gyorsan növekvő vállalkozásoknál a SaaS-alkalmazások 56%-át nem az IT-részleg kezeli. Ez azt jelenti, hogy a legtöbb eszközt közvetlenül a csapatok vagy az egyének vásárolják meg. Ez az arány a kis, gyorsan növekvő vállalatoknál 68%-ra ugrik, így a SaaS-alkalmazások elterjedése inkább a norma, mint a kivétel.
Miért jelent problémát a SaaS-szolgáltatások elterjedése?
A SaaS-szolgáltatások elburjánzása nem csupán informatikai fejfájást okoz, hanem súlyos adatvédelmi incidensekhez is vezethet, amelyek hatással vannak a költségvetésre, a biztonságra, a termelékenységre és a munkavállalók élményére. Ez egy komoly üzleti probléma, amely hatással van a költségvetésre, a biztonságra, a termelékenységre és a munkavállalók élményére.
Egy jelentés szerint az átlagos vállalat jelenleg évente 49 millió dollárt költ SaaS-alkalmazásokra, ami 9,3%-os növekedést jelent az előző évekhez képest. Ennek ellenére a kiadások nagy része pazarlás.
Vessünk egy pillantást a nem kezelt SaaS-használat valós következményeire:
1. Megnövekedett költségek
Sok vállalat nem veszi észre, mennyi pénzt veszít a szoftverekkel, amíg már túl késő nem lesz. A jelentésből kiderül, hogy egy átlagos szervezet évente körülbelül 21 millió dollárt pazarol el fel nem használt SaaS-licencekre.
Ez a szétszórt megközelítés duplikált előfizetésekhez, elmulasztott megújításokhoz és költséges átfedésekhez vezet a szoftverfunkciók terén.
🌻 Példa: Sok szervezet naponta több AI-eszközt is használ – például a Claude-ot íráshoz, a Gemini-t a Google Workspace-en keresztül brainstorminghoz, másokat pedig kutatáshoz vagy automatizáláshoz. Könnyen előfordulhat, hogy végül egy sor előfizetés és eszköz áll rendelkezésre, amelyek mindegyike saját költséggel és tanulási görbével jár.
Ha ez ismerősen hangzik, akkor nem vagy egyedül! Sok csapat keresi most a módját, hogy ezeket a képességeket egy helyen összegyűjtse, egyszerűsítve ezzel a munkát és csökkentve a felesleges költségeket. Azok a platformok, amelyek több AI funkciót kombinálnak, segíthetnek a munkafolyamatok racionalizálásában és az együttműködés megkönnyítésében.
A ClickUp Brain MAX véget vet a SaaS-szolgáltatások elburjánzásának azáltal, hogy az összes alapvető munkaeszközt – AI, keresés és automatizálás – egyetlen, egységes asztali alkalmazásba egyesíti. Ahelyett, hogy több, egymástól független alkalmazást és platformot kellene kezelnie, a Brain MAX összekapcsolja a meglévő szoftvereit, és egy helyen központosítja mindazt, amire szüksége van.
Ez azt jelenti, hogy:
- Hangvezérelt parancsok a kézmentes termelékenységért
- Egy felület az összes alkalmazás és fájl kereséséhez
- Egységes AI-támogatás, amely kontextusfüggően működik, függetlenül attól, hogy melyik eszközt használja.
- Több platformot átfogó automatizált munkafolyamatok, tabok közötti váltás nélkül
2. Biztonsági és megfelelőségi kockázatok
Mivel a SaaS-eszközök 33,6%-a árnyék-IT-n keresztül kerül a szervezetekbe, gyakran a decentralizált beszerzés miatt, alig van rálátás vagy ellenőrzés arra, hogy milyen adatok áramlanak az új SaaS-alkalmazásokon keresztül. Ez a decentralizált megközelítés a SaaS-beszerzésben növeli a biztonsági kihívásokat, veszélybe sodorja az érzékeny adatokat és növeli a szabályszegéseket.
3. Csökkent termelékenység
Ha az eszközök terv nélkül halmozódnak fel, a munka bonyolulttá válik. A jelentés azt is megállapítja, hogy a szervezetek átlagosan évente közel 92 új SaaS alkalmazást adnak hozzá.
A proaktív irányítás nélküli, egymástól független rendszerek közötti jelentős kontextusváltás csökkenti az alkalmazottak koncentrációját, és új SaaS-megoldások bevezetésére készteti őket.
4. Rossz felhasználói élmény
A rendezetlen SaaS-stack azt jelenti, hogy a felhasználók időt pazarolnak a bejelentkezéssel, a fájlok keresésével vagy az ismeretlen felületeken való navigálással.
A frusztráció növekedésével az alkalmazottak olyan nem engedélyezett SaaS eszközökhöz fordulnak, amelyek jobban megfelelnek igényeiknek. Valójában az alkalmazottak által generált árnyék-IT kiadások 11,1%-kal nőttek, ami egyértelmű jele annak, hogy a jelenlegi SaaS ökoszisztéma nem felel meg az igényeiknek.
📖 Olvassa el még: Ingyenes projektkommunikációs terv sablonok: Excel, Word és ClickUp
👀 Tudta? Míg a vállalatok 68%-a fektet be SaaS biztonsági képzésbe, csak 51% hangolja össze a biztonsági és az alkalmazás-tulajdonos csapatok közötti kommunikációt. Még aggasztóbb, hogy csak 33% figyeli aktívan a SaaS-stack felét. Röviden: a legtöbb csapat azt biztosítja, amit lát, de nem sokat lát.
Hogyan lehet felismerni a SaaS-széttagoltságot a szervezetében?
A SaaS-szétszóródás korai felismerése és leküzdése elengedhetetlen a kontroll visszaszerzéséhez. Használja ezt az ellenőrzőlistát a SaaS-auditok megvalósításához és a digitális munkahelyi kihívások leküzdéséhez. Keressen egy SaaS-kezelő platformot, hogy naprakész legyen a szervezet által használt több SaaS-alkalmazással kapcsolatban.
| Kategória | Feladat | Megvalósítható lépések | Miért fontos ez? |
| 🔍 Audit: Működési | Kövesse nyomon az összes SaaS-hoz kapcsolódó kiadást | Ellenőrizze a vállalati kártyák és a visszatérítések naplóit. Ellenőrizze az osztályok költségvetését a homályos tételek tekintetében. | A pénzügyek gyakran az IT előtt látják a SaaS-vásárlásokat – ez a lépés feltárja a rejtett előfizetéseket és a fel nem jegyzett kiadásokat. |
| A beszerzésen kívül vásárolt eszközök azonosítása | Elemezze az előfizetésként vagy ismétlődő díjakként megjelölt kiadásokat | Rögzíti a központi jóváhagyás vagy láthatóság nélkül megszerzett, nem engedélyezett vagy árnyékeszközöket. | |
| 🔍 Audit: Technikai | Használja az identitásnaplókat az aktív eszközök megtalálásához | SSO használati adatok lekérése | Megmutatja a szervezet egészében használt eszközöket |
| Fedezze fel a nem engedélyezett integrációkat | Ellenőrizze a csatlakoztatott alkalmazásokat belső eszköz API-k segítségével | Ellenőrizze a csatlakoztatott alkalmazásokat OAuth vagy belső eszköz API-k segítségével. | |
| Ellenőrizze a bejelentkezési és tevékenységi adatokat | Azonosítsa az inaktív felhasználókat és a licenckülönbségeket | Felfedi a fel nem használt vagy elhagyott fiókokhoz kapcsolódó költséghatékonysági problémákat és biztonsági kockázatokat. | |
| 🔍 Audit: Működési | Kérdezze meg a csapatokat az eszközök használatáról | Kérdezze meg a csapatvezetőket, hogy milyen eszközöket használnak, és miért. | A csapatok gyakran szükségszerűségből alkalmazzák az eszközöket – ez segít megérteni a jogos igényeket és a problémás pontokat. |
| Dokumentálja a csapat által használt összes eszközt | Készítsen leltárt a következő adatokkal: Eszköz neve, Tulajdonos, Használati eset, Felhasználók, Számlázás, Megújítási dátum | Készítsen egy központosított, élő adatbázist az összes eszközről egy hosszú távú SaaS-irányítási stratégia érdekében. | |
| 🔍 Felfedező eszközök | Fedezze fel a felfedező eszközöket | Használjon CASB-ket, böngészőbővítményeket vagy költségintegrációkat | Kiegészíti az auditok által kihagyott hiányosságokat, különösen az ingyenes próbaverziók, a böngészőalapú eszközök vagy az SSO-n kívüli alkalmazások esetében. |
| Állítson be riasztásokat az új eszközök bevezetéséről | Engedélyezze az e-mailes vagy Slack-értesítéseket a regisztrációkról, a próbaidőszakok aktiválásáról vagy az adatmegosztási engedélyekről. | Tájékoztatja Önt, amikor új eszközök kerülnek a környezetbe, mielőtt azok spirálisan terjedni kezdenének. | |
| 🔍 Redundancia ellenőrzés | Hasonlítsa össze az eszközöket funkciójuk szerint | Csoportosítsa az alkalmazásokat felhasználási esetek szerint (PM, üzenetküldés, fájlmegosztás, elemzés) | Segít azonosítani az eszközök átfedéseit, amelyek ugyanazt a célt szolgálják, lehetővé téve azok konszolidációját. |
| Azonosítsa azokat az eszközöket, amelyek már nem felelnek meg az üzleti igényeknek | Tekintse át a közelgő megújításokat, és mondja le az alacsony értékű eszközöket! | Kerülje el a már nem aktuális prioritásokat támogató eszközökért való fizetést | |
| 🔍 Árnyék-IT felülvizsgálat | Szegmentálja az eszközöket üzleti kockázat szerint | Kategorizálás: Magas kockázat / Magas érték / Alacsony érték | Nem minden árnyék-IT jelent ugyanolyan kockázatot; ez a lépés segít a potenciális hatások alapján rangsorolni a válaszokat. |
| Vegyen fel kapcsolatot a nagy értékű árnyékeszközök tulajdonosaival | Hívja meg a felhasználókat a használat formalizálására és értékelje a hivatalos bevezetést. | A blokkolás helyett dolgozzon ki megoldásokat azokkal a csapatokkal, amelyek máris értéket teremtenek a nem engedélyezett eszközökkel. |
Miután azonosította a felesleges alkalmazásokat, a következő lépés a SaaS-szétszóródás mérséklése.
Fedezzük fel a szokásos SaaS-auditokon túlmutató négy bevált stratégiát, és hozzunk létre egy hosszú távú SaaS-kezelési tervet.
📖 Olvassa el még: Ingyenes projektmenedzsment sablonok minden típusú projekthez
Stratégiák a SaaS-szétszóródás csökkentésére
A SaaS-szétszóródás csökkentése nem csak az eszközök számának csökkentéséről szól, hanem a kiváltó okok kezeléséről is: szétszórt beszerzés, szilárd adatok és összefüggéstelen döntéshozatal.
A központosított beszerzési rendszer által támogatott, okosabb megközelítés strukturáltságot, átláthatóságot és céltudatosságot hoz a SaaS-alkalmazások bevezetésébe és kezelésébe. Íme, hogyan lehet ezt hatékonyan megvalósítani:
1. Konszolidálja a stackjét
Kezdje azzal, hogy felméri a jelenlegi SaaS-használatát.
Rendezze kategóriákba az összes eszközt – projektmenedzsment, fájltárolás és kommunikáció – és azonosítsa, hol vannak átfedések a funkciók között.
Ezek a területek kiválóan alkalmasak a SaaS-konszolidációra. Ahelyett, hogy a csapatokat arra kényszerítené, hogy feladják a számukra fontos eszközöket, hozzon létre egyértelmű SaaS-bevezetési irányelveket, amelyek tiszteletben tartják az igényeiket, miközben csökkentik a felesleges alkalmazások számát.
A ClickUp segítségével egységesítettük eszközeinket, és eltávolítottuk a Jira, Confluence, PMO eszközöket, Salesforce-t és Trello-t. Ezzel sokkal könnyebbé vált a mindennapjaink!
A ClickUp segítségével egységesítettük eszközeinket, és eltávolítottuk a Jira, Confluence, PMO eszközöket, Salesforce-t és Trello-t. Ezzel sokkal könnyebbé vált a mindennapjaink!
2. Hozzon létre irányítási rendszert
Világos szabályok nélkül a SaaS-szolgáltatások terjedése tovább fog növekedni. Hozzon létre átlátható, következetes keretrendszert az új eszközök igénylésére, jóváhagyására és megújítására. Például:
- Használjon központosított beszerzési munkafolyamatot, amely minden alkalmazást értékeli a biztonság, a költségek, a megfelelőség és az integrációs lehetőségek szempontjából.
- Hozzon létre szabványosított űrlapokat, például „Új eszköz igénylés” vagy „Megújítási ellenőrzőlista”, hogy irányítsa a döntéshozatalt.
A szabályozásnak elősegítőnek kell lennie, nem pedig akadályozónak a felelősségteljes SaaS-használatban.
3. Javítsa a láthatóságot és a jelentéstételt
Az éves ellenőrzés nem elég. A SaaS-alkalmazások folyamatosan változnak, ezért folyamatos átláthatóságra van szükség. Vezessen be valós idejű nyomonkövető eszközöket, amelyek megmutatják a licenchasználatot, a megújítási határidőket és az osztályok tulajdonjogát.
- Állítson be irányítópultokat a költségek és a használati minták vizualizálására.
- Ütemezzen automatikus jelentéseket az érdekelt felek számára, hogy nyomon követhessék a SaaS-kiadásokat és a szerződéses tevékenységeket.
- Állítson be riasztásokat alacsony kihasználtság, váratlan megújítások vagy jóvá nem hagyott regisztrációk esetén.
Ez proaktív ellenőrzést biztosít csapatának, és megakadályozza a terjedést, mielőtt az elkezdődne.
⚡️Sablonarchívum: A ClickUp szoftverrendelési sablonja egy átfogó megoldás a szoftverbeszerzés kezelésére bármely szervezetben. *
Használja ezt a sablont egy egyedi widgetekkel ellátott irányítópult létrehozásához, amelyen nyomon követheti a benyújtott kérelmek számát, a jóváhagyási arányokat, a költségvetés felhasználását és a beszállítói elemzéseket, így átfogó képet kaphat a teljes szoftverbeszerzési folyamatról.
4. Oktassa a csapatokat
A SaaS-szétszóródás kezelése egyben a gondolkodásmód kezelését is jelenti. Változtassa meg a „több eszköz = jobb” felfogást „a megfelelő eszközök = jobb” felfogásra.
A csapatok oktatása segít nekik megérteni a központosított rendszerek értékét és az ellenőrizetlen alkalmazásbevezetés kockázatait. Emellett bizalmat épít az IT, a pénzügy és az egyes csapatok között. A szoftverek terjedésének kezeléséhez a következőket teheti:
- Készítsen belső katalógust a jóváhagyott SaaS eszközökről, világos felhasználási példákkal és licencadatokkal.
- Rendszeresen tartson workshopokat, ahol az egyes részlegek áttekinthetik technológiai eszközeiket, azonosíthatják az átfedéseket, és közösen racionalizálhatják az eszközök használatát.
📮 ClickUp Insight: Az alacsony teljesítményű csapatok 4-szer nagyobb valószínűséggel használnak 15 vagy több eszközt, míg a magas teljesítményű csapatok hatékonyságukat úgy tartják fenn, hogy eszköztárukat 9 vagy annál kevesebb platformra korlátozzák. De mi lenne, ha egyetlen platformot használnánk?
A ClickUp, mint a munka mindenre kiterjedő alkalmazása, egyetlen platformon egyesíti feladatait, projektjeit, dokumentumait, wikijeit, csevegéseit és hívásait, AI-alapú munkafolyamatokkal kiegészítve. Készen áll az okosabb munkavégzésre? A ClickUp minden csapat számára alkalmas, láthatóvá teszi a munkát, és lehetővé teszi, hogy a fontos dolgokra koncentráljon, míg az AI elvégzi a többit.
Hogyan segít a ClickUp a SaaS-szolgáltatások terjedésének megfékezésében?
A SaaS-szolgáltatások elburjánzása több eszköz, például dokumentumokhoz használt AI-összefoglalók, projektmenedzsment eszközök, szövegíró botok, valamint jelentéskészítő és elemző irányítópultok ellenőrizetlen elterjedésével kezdődik. Hamarosan fél tucat alkalmazás között váltogat, központi irányítás nélkül.
A ClickUp megoldja ezt a problémát azzal, hogy mindenre kiterjedő munkaalkalmazás. *Segít a szervezeteknek visszanyerni az irányítást a fragmentált SaaS-alkalmazások felett azáltal, hogy az alapvető eszközöket egyetlen platformba konszolidálja. Helyettesíti a többféle nem engedélyezett eszközt, racionalizálja a munkafolyamatokat, és lehetővé teszi a teljes SaaS-környezet központosított felügyeletét.
A ClickUp Project Management egyetlen platformon központosítja az alapvető üzleti funkciókat – feladatok, dokumentumok, célok, irányítópultok, időkövetés és csevegés –, mindezt fejlett mesterséges intelligencia segítségével.
A csapatok kezelhetik a projekteket, együttműködhetnek a dokumentumokon, célokat tűzhetnek ki és követhetnek nyomon, vizualizálhatják az adatokat, kommunikálhatnak más csapatokkal, és bármiről kérdezhetnek az AI-tól – mindezt anélkül, hogy több alkalmazás között kellene váltaniuk.
Használja az AI-t, hogy összekapcsolja a SaaS-szétszóródás hiányzó láncszemeit, és automatizálja a rutinmunkákat.
Ezt követően a ClickUp Brain, a ClickUp beépített AI asszisztense, azonnal összefoglalja a hosszú beszélgetéseket, így biztosítva, hogy az érdekelt felek ne kelljenek végigolvasniuk a teljes csevegési előzményeket, mégis összhangban maradjanak.
Tegyük fel, hogy az IT- és pénzügyi csapatok egy árnyék-IT jelentésről tárgyalnak. Összekapcsolhatják a csevegést a kapcsolódó audit feladattal, vagy összefoglalhatják a megbeszélést a ClickUp Brain segítségével.
A Brain az első munkaterület-natív neurális hálózat, amely megérti a szervezet kontextusát, feladatait, eszközeit és dokumentumait. Míg más eszközök manuális utasításokat és másolást-beillesztést igényelnek, a ClickUp Brain közvetlenül a munkafolyamatokba van beépítve.
Válaszol a kérdéseire, mint egy mélyen integrált, kontextustudatos AI motor a projektmenedzsmenthez.
A ClickUp Brain segítségével:
- Mondja ki: „Összegezze a legutóbbi SaaS-megújításokat osztályonként”, és kapjon egy vezetői szintű összefoglalót, amely a Feladatok, Dokumentumok és frissítésekből származik.
- Kérdezze meg: „Mely eszközöket használja leggyakrabban a marketingcsapat?”, és kapjon egy rangsorolt listát az aktivitási adatok alapján.
- Hozzon létre szállítói üzeneteket („Üdvözöljük, értékeljük a használatát, és szeretnénk egy lemondási árajánlatot kérni”)
Tartalom létrehozásához a ClickUp Brain alkalmazáson belül válthat a Claude, a ChatGPT és más LLMS-ek között.
A tartalomgeneráláson kívül a ClickUp Automations segítségével automatizálhatja a meglévő eszközöket is.
Teljesen kiküszöböli a manuális munkát, mivel kódolás nélkül is létrehozhat szabályokat, amelyek műveleteket indítanak el a munkaterületén. Ha nem biztos benne, hogyan állítsa be, mondja el a ClickUp Brainnek, mit szeretne automatizálni. A rendszer elkészíti Önnek a munkafolyamatot.
A ClickUp Automations segítségével:
- Az eszközök felülvizsgálatát automatikusan rendelje hozzá a beszerzési vezetőkhöz 30 nappal a megújítás előtt.
- Változtassa meg a feladat állapotát, ha a használat egy küszöbérték alá csökken
- Értesítések küldése, amikor új SaaS-kérelmek érkeznek a ClickUp Forms-on keresztül
- Végezzen negyedéves licenc-egyeztetési ellenőrzéseket ismétlődő munkafolyamatokkal.
Kövesse nyomon a szoftverigényeket és jóváhagyásokat dedikált feladatokon keresztül
A ClickUp Tasks segítségével a projekteket megvalósítható feladatokra bonthatja. Ezeket a feladatokat egyedi mezőkkel, kategóriákkal, prioritásokkal és címkékkel testreszabhatja, hogy bármilyen munkafolyamathoz illeszkedjenek. Automatizálhatja a feladatok kiosztását, az állapotfrissítéseket és az értesítéseket, biztosítva ezzel a munka hatékony előrehaladását.
A Tasks segítségével egy helyen tervezheti, oszthatja el és követheti nyomon a munkát, így nincs szükség külön feladatkezelő alkalmazásokra.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp Relationships funkciót a csapatok közötti feladatok összekapcsolásához. Például kapcsolja össze a beszállítói értékelési feladatot a kapcsolódó biztonsági felülvizsgálattal, jogi ellenőrzőlistával és megújítási döntéssel, hogy az érdekelt felek mindig rendelkezzenek a kontextussal.
Dokumentálja az irányelveket és a bevált gyakorlatokat központi dokumentáció segítségével.
A dokumentációt illetően minden írásos adatot a ClickUp Docs rendszerez és tárol.
A Docs segítségével a csapatok közvetlenül a platformon belül hozhatnak létre, szervezhetnek és együttműködhetnek a tartalmakon. Támogatja a gazdag formázást, az ellenőrzőlistákat, a bannereket és még az AI-alapú szöveggenerálást is. Megtekintheti a dokumentumok előzményeit, borítóképeket adhat hozzá, védheti az érzékeny dokumentumokat, és sablonokat használhat az egységesség érdekében.
A dokumentumok összekapcsolhatók feladatokkal, funkciók vagy osztályok szerint csoportosíthatók, hivatkozhatók más dokumentumokban, és exportálhatók megosztás céljából. Ez az integráció biztosítja, hogy a tudás könnyen hozzáférhető és felhasználható legyen, javítva a termelékenységet és az együttműködést.
Határozza meg SaaS-terjeszkedéssel kapcsolatos céljait, és kövesse nyomon a haladást végig!
Stratégiáját a ClickUp Goals segítségével teheti hatékonyabbá, amely a magas szintű célokat mérhető célokra bontja – legyen szó a SaaS eszközök bevezetésének nyomon követéséről, leszereléséről vagy a megfelelőségi mérföldkövekről.
A célok valós időben frissülnek a kapcsolódó feladatok előrehaladásával, és teljes átláthatóság érdekében megjeleníthetők a műszerfalakon.
Apropó, a ClickUp Dashboards testreszabható kártyákat kínál, amelyek valós időben megjelenítik a projektmutatókat, a SaaS-eszközök használatát, a megújítási dátumokat és a költségeket. Az operációs és beszerzési csapatok ezeket a vizualizációkat felhasználva figyelemmel kísérhetik az eszközök hatékonyságát és az egy felhasználóra jutó átlagos költséget, valamint egy pillanat alatt hozzáadhatnak vagy eltávolíthatnak jelölteket.
Például a negyedéves felülvizsgálat során használhatja a ClickUp Dashboardot, amely a marketingcsapat SaaS-portfóliójának 10 legfontosabb eszközét, a megújítási dátumokat és a legutóbbi bejelentkezési adatokat mutatja, a használati naplóktól függően.
A felelősségvállalás és a költségvetés-kezelés további elősegítése érdekében a ClickUp Time Tracking – amely natívan elérhető – lehetővé teszi a csapatok számára, hogy órákat rögzítsenek, a számlázható időt kezeljék és jelentést készítsenek a működési hatékonyságról, mindezt anélkül, hogy elhagynák a ClickUp munkaterületet.
Könnyítse meg az együttműködést az integrált csevegővel
Tudta, hogy a SaaS-szolgáltatások terjedését úgy is csökkentheti, ha megszabadul az üzenetküldő és AI alkalmazásoktól? A ClickUp mindkettőt egyszerre biztosítja Önnek.
Először is, a ClickUp Chat kifejezetten azért lett kifejlesztve, hogy segítse a szervezeteket a különálló üzenetküldő eszközök kiküszöbölésében. A kommunikáció teljes mértékben be van ágyazva a platformba, lehetővé téve a csapatok számára, hogy ott működjenek együtt, ahol a munka folyik.
A valós idejű csevegéssel standupokat futtathat, teendőket rögzíthet és beszélgetéseket szervezhet projekt vagy téma szerint, anélkül, hogy alkalmazást kellene váltania.
A kontextus szerinti együttműködés a feladatok, dokumentumok és irányítópultok megjegyzései és @említései révén is elérhető, míg a hozzárendelt megjegyzések segítenek a visszajelzéseket cselekvéssé alakítani. A csapatok akár közvetlenül a ClickUp-on belül is kezelhetik az e-mail szálakat, így az összes kommunikáció központosított és nyomon követhető marad. Minden üzenetszál egyetlen kattintással feladattá alakítható.
📮 ClickUp Insight: Az emberek 21%-a szerint munkanapjuk több mint 80%-át ismétlődő feladatokkal töltik. További 20% szerint az ismétlődő feladatok napjuk legalább 40%-át veszik igénybe.
Ez a munkahét közel fele (41%), amelyet olyan feladatokra fordítanak, amelyek nem igényelnek sok stratégiai gondolkodást vagy kreativitást (például a nyomon követő e-mailek 👀).
A ClickUp AI Agents segít megszüntetni ezt a fárasztó munkát. Gondoljon a feladat létrehozására, emlékeztetőkre, frissítésekre, értekezletek jegyzetére, e-mailek megírására, sőt, akár teljes munkafolyamatok létrehozására is! Mindezt (és még többet) pillanatok alatt automatizálhatja a ClickUp segítségével, a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazással.
💫 Valós eredmények: A Lulu Press a ClickUp Automations használatával naponta 1 órát takarít meg alkalmazottanként, ami 12%-os munkahatékonyság-növekedést eredményez.
Konszolidálja a fragmentált munkafolyamatokat egy szuperalkalmazás segítségével
A ClickUp integrációk segítenek kezelni a SaaS-szolgáltatások terjedését azáltal, hogy több mint 1000 SaaS-alkalmazást – például a Salesforce-t, a HubSpot-ot és a Jira-t – kapcsolnak össze egy központi munkafolyamatba. Szinkronizálja az adatokat, indítson el automatizálásokat, és szüntesse meg a felesleges alkalmazásokat anélkül, hogy megzavarná a meglévő SaaS-környezetet.
Egy új Salesforce lehetőség például automatikusan létrehozhat egy feladatot, amelyben a CRM-adatok előre kitöltve vannak. A rugalmas csapatstruktúrák, a részletes hozzáférés-vezérlés és a valós idejű irányítópultok segítségével az IT-részleg egyetlen platformon figyelemmel kísérheti a SaaS használatát, csökkentheti a megfelelőségi és biztonsági kockázatokat, és hatékonyabban kezelheti a SaaS-stacket.
Valós példa a SaaS-szétszóródás megelőzésére a ClickUp segítségével
A RevPartners, egy gyorsan növekvő, teljes mértékben távoli csapatot foglalkoztató professzionális szolgáltató cég, túl sok eszközzel rendelkezett, de nem volt elég összetartó.
Csapatuk egyensúlyt teremtett a egymástól független projektmenedzsment platformok, dokumentációs eszközök és csapatkommunikációs alkalmazások között, amelyek mindegyike megoldott egy problémát, de új problémákat is teremtett.
Átálltak a ClickUp-ra, és íme, mi változott:
- Több eszközt is lecseréltünk a ClickUp all-in-one szoftverére, amely egyesíti a projektmenedzsmentet, a dokumentációt és a kommunikációt.
- Több projektet és ügyfél-bevonást kezeltem úgy, hogy a feladatokat, dokumentumokat, célokat és táblákat egy helyen összekapcsoltam.
- Belső folyamatokhoz munkafolyamat-automatizálást hoztunk létre, csökkentve ezzel az állandó kontextusváltás szükségességét.
- A projekt irányítópultjával valós idejű áttekinthetőséget nyert, ami hatékonyabbá tette a kommunikációt és az állapotmegbeszéléseket.
Íme, mit értek el:
- 64%-kal gyorsabb ügyfélprojektek megvalósítása
- 83%-kal csökkent a projekttervezési idő
- 50% költségmegtakarítás az átfedő funkciók és eszközök kiküszöbölésével
- 36%-kal hatékonyabb állapotmegbeszélések
Matt Bolian, a RevPartner társalapítója így fogalmaz:
A ClickUp segítségével egy helyen hozzáférhetünk minden szükséges funkcióhoz, ami számunkra óriási előny. Mi a bevezetésre koncentrálunk, és egy igazán könnyen használható platform nélkül, amely ezt lehetővé teszi, lehetetlen lenne minden csapat és ügyfél számára elősegíteni a bevezetést.
A ClickUp segítségével egy helyen hozzáférhetünk minden szükséges funkcióhoz, ami számunkra óriási előny. Mi a bevezetésre koncentrálunk, és egy igazán könnyen használható platform nélkül, amely ezt lehetővé teszi, lehetetlen lenne minden csapat és ügyfél bevezetését elősegíteni.
Tartsa kordában a SaaS túlterheltséget a ClickUp segítségével
A SaaS-szolgáltatások elterjedése nem azért történik, mert a csapatok több szoftvert akarnak. Azért történik, mert több funkcióra van szükségük, és azt nem találják meg egy all-in-one platformon.
A ClickUp segítségével projektmenedzsment, dokumentumok, csevegés, irányítópultok, automatizálás és mesterséges intelligencia áll rendelkezésére. Ez kevesebb alkalmazást, nulla összefüggéstelen munkafolyamatot és tisztább SaaS környezetet jelent.
Ha készen áll a költségek csökkentésére, a csapata időmegtakarítására és a SaaS-szolgáltatások terjedésének ellenőrzésére, akkor itt kezdődik az út.