Ismerje meg Dina-t a marketingről. Sürgős prezentációs problémával rohan az IT-osztályra, ahol csak annyit mondanak neki: „Megpróbálta már kikapcsolni és újra bekapcsolni?”
Eközben ugyanaz az IT-csapat továbbra is a külső ügyfelekkel foglalkozik, 24 órás technikai támogatást és kiváló szolgáltatást nyújtva.
Tehát amikor Dina késő estig bent kell maradnia olyan technikai problémák megoldása miatt, amelyek nem az ő feladata, akkor gyakorlatilag tönkreteszi az ő (és a vállalat) termelékenységét.
A belső szolgáltatás ugyanolyan fontos, mint a külső, mert a boldog csapatok jobban dolgoznak, ami javítja az üzleti teljesítményt és jobb ügyfélélményt eredményez.
Ha javítani szeretné belső ügyfélszolgálatát, gratulálunk! Jó úton jár. Csináljuk meg!
Mi az a belső ügyfélszolgálat?
A belső ügyfélszolgálat az a támogatás és szolgáltatás, amelyet az alkalmazottak vagy osztályok nyújtanak más alkalmazottaknak vagy osztályoknak ugyanazon szervezeten belül.
Egyszerűbben fogalmazva: ez azt jelenti, hogy a csapatok mennyire segítik egymást a munkájuk elvégzésében. Amikor a HR kezeli az új munkavállalók beilleszkedését, az IT beállítja az eszközöket, és a pénzügyi osztály jóváhagyja a költségtérítéseket, mindannyian a belső ügyfeleket (az alkalmazottakat) szolgálják.
Ezek a belső interakciók ugyan nem generálnak közvetlen bevételt, de jelentős hatással vannak a csapat hatékonyságára, az általános termelékenységre, a munkával való elégedettségre, sőt, a külső ügyfélszolgálatra is.
Gondoljon bele: ha egy ügyfélszolgálati munkatárs nem kap időben segítséget az IT- vagy az üzemeltetési osztálytól, akkor tud-e gyorsan segíteni egy fizető ügyfélnek? Nem.
Ehhez elengedhetetlen egy központi rendszer, például egy tudásbázis-szoftver.
🧠 Érdekes tény: Ha minden munkahely világszerte teljes belső elkötelezettséget érne el, a globális gazdaság termelékenysége elképesztő 9,6 billió dollárral növekedhetne. Ez a globális GDP 9%-ának felel meg!
A hatékony belső ügyfélszolgálat segíthet abban, hogy jobb együttműködést érjen el a csapatán belül. Ez nem csak a munkavállalókat teszi boldogabbá, hanem a vállalat eredményét is javítja.
A jobb belső támogatás gyorsabb döntésekhez, kevesebb akadályhoz és jobb csapat teljesítményhez vezet a magasabb teljesítményű csapatok körében.
⭐ Kiemelt sablon
Szeretné javítani a belső problémamegoldás hatékonyságát felesleges késedelmek nélkül? A ClickUp Help Desk sablon segítségével egy helyen rögzítheti, nyomon követheti és prioritásba sorolhatja az összes belső ügyfélszolgálati kérést.
Legyen szó IT-jegyekről, bérszámfejtési kérdésekről vagy szoftverhozzáférési kérelmekről, ez egy egyszerű módja annak, hogy mindenki számára reagálóképesebb, megbízhatóbb és pozitívabb munkakörnyezetet teremtsen.
Miért fontos a belső ügyfélszolgálat?
Ha a munkatársai nem számíthatnak egymásra, akkor nagyobb eséllyel hagyják el a hajót.
Nézzük meg ezt a példát. Az IT-késedelmek hatással vannak a HR-es beilleszkedésre, ami frusztrálja az új alkalmazottakat. A pénzügyek késleltetik a visszatérítéseket, a marketing pedig nem tudja lezárni a beszállítói szerződéseket. Az eredmény? Mindenki munkája lelassul.
Szeretné tudni, hogyan segít a jobb belső ügyfélszolgálat? Íme a válasz:
✅ Növeli az alkalmazottak elégedettségét azzal, hogy az emberek támogatást és elismerést éreznek.
✅ Segít a csapatoknak hatékonyabban dolgozni a késések és a félreértések csökkentésével.
✅ Zökkenőmentesebb ügyfélszolgálatot tesz lehetővé a gyorsabb belső támogatásnak köszönhetően.
✅ Növeli a csapatvezetők által biztosított alkalmazotti megtartást, csökkentve a frusztrációt és a kiégést.
✅ A támogatási kérelmek egyértelmű nyomon követésével és kezelésével növeli a felelősségvállalást.
✅ Gyorsabbá és hatékonyabbá teszi az új munkatársak beilleszkedését azáltal, hogy korán támogatást nyújt nekik.
Ha a belső ügyfélszolgálat erős, a csapatok jobban kommunikálnak, gyorsabban cselekszenek, és elősegítik egy olyan pozitív vállalati kultúra kialakítását, ahol az emberek támogatást éreznek, nem pedig elakadást.
Példák a belső ügyfélszolgálat működésére
Most, hogy már tudja, miért fontos a belső és külső ügyfelek elégedettségének fenntartása, nézzünk meg néhány mindennapi példát.
1. Példa: HR-csapatok
📌 A HR jövő héten új munkatársakat vesz fel. Néhány nappal előre elküldik az IT-nek a beállítási kérelmet. Az első napra minden laptop be van állítva, a bejelentkezési adatok létre vannak hozva, és az üdvözlő csomagok készen állnak az egyes asztalokon. Az új munkatársak értékesnek érzik magukat, a HR pedig arra koncentrálhat, hogy az első napot jelentőségteljes élménnyé tegye.
✔️ Az időszerű együttműködés segít kiküszöbölni számos nem kívánt HR-kihívást, és magas színvonalat biztosít minden további tevékenységhez.
2. Példa: Értékesítési csapatok
📌 Az értékesítési osztály egy nagy üzletet készül lezárni, de ehhez gyorsan módosítaniuk kell a szerződést. A jogi osztály bekapcsolódik, néhány órán belül áttekinti a változtatásokat, és még aznap megosztja az aláírt változatot. Az ügyfél lenyűgözve van a gyorsaságtól, és az üzlet a tervezettnél korábban zárul.
✔️ Ez a gyors belső szolgáltatás közvetlenül növeli a bevételt és a bizalmat.
3. Példa: Támogató csapatok
📌 A támogató csapat egy technikai jegyzetnél elakadt. Ahelyett, hogy hagyják, hogy elhúzódjon, egy egyszerű belső eskalációs folyamaton keresztül továbbítják. A mérnökök átveszik, megoldják a hibát, és megosztják a támogató csapatnak a jövőben használható megoldást. Az ügyfél gyors megoldást kap, és a belső csapatok összehangoltnak érzik magukat.
✔️ Ez bizonyítja, hogy a belső ügyfélszolgálat közvetlenül javítja a külső szolgáltatást.
4. Példa: marketingcsapatok
📌 A marketingnek utolsó pillanatban jóvá kell hagynia a költségvetést, hogy kihasználhassa egy trendi kampány lehetőségét. Üzenetet küldenek a pénzügyi osztálynak, és a hatékony rendszernek köszönhetően a kérelem megjelölésre, felülvizsgálatra és jóváhagyásra kerül az EOD által. A kampány elindul, és a vártnál is jobb eredményeket ér el.
✔️ A gyors válaszok az egyes részlegek között gyorsabban alakítják az ötleteket kézzelfogható eredményekké, és elkerülik a lustálkodást.
Ez csak néhány példa arra, hogy a csapatok hogyan tudnak kiemelkedő belső ügyfélszolgálatot nyújtani.
A munkahelyi káosz nagy része nem azért alakul ki, mert az emberek nem végzik a munkájukat. Hanem azért, mert valahol valaki nem kapta meg a szükséges támogatást egy másik csapattól.
Minél zökkenőmentesebbé teszi az ügyfelek élményét, annál erősebbé válik az egész vállalkozása.
A belső ügyfélszolgálattal kapcsolatos gyakori kihívások
Mindezeket figyelembe véve, a hatékony belső ügyfélszolgálat kiépítése nem is olyan egyszerű.
Ez sajátos ügyfélszolgálati kihívásokkal jár. Íme néhány dolog, amit érdemes figyelembe venni.
❌ Lassú válaszadási idő: A napokig tartó várakozás a részlegek válaszára frusztrálja az alkalmazottakat és megzavarja a munkafolyamatot.
❌ Eszközök túlterhelése: A különálló alkalmazásokat használó különböző csapatok megnehezítik a támogatási kérelmek nyomon követését, kezelését vagy frissítését.
❌ Kommunikációs zavarok: A részlegek közötti gyenge vagy következetlen kommunikáció duplikált munkához, határidők elmulasztásához és zavarokhoz vezet.
❌ Nem egyértelmű folyamatok: A problémamegoldás szabványosított eljárásainak hiányában előfordulhat, hogy kérések elmaradnak, és ez rontja a felelősségvállalást.
❌ Felelősség hiánya: Ha nem világos, ki a felelős egy kérelemért, a problémák elhúzódnak, és az alkalmazottak úgy érzik, hogy nem kapnak támogatást.
❌ Hozzáférhetetlen információk: A fontos dokumentumok, irányelvek vagy válaszok megtalálásának nehézsége csökkenti a termelékenységet és növeli a frusztrációt.
A jó hír az, hogy ezek a kihívások teljesen megoldhatók, ha a megfelelő rendszerekkel, eszközökkel és gondolkodásmóddal azonosítja a fejlesztésre szoruló területeket. Miután ezeket megoldotta, az egész szervezet zökkenőmentesebben és boldogabban fog működni.
De hogyan lehet ezeket megoldani? Derítsük ki!
📮 ClickUp Insight: Nemrégiben kiderült, hogy a tudásmunkások körülbelül 33%-a naponta 1–3 embernek küld üzenetet, hogy megszerezze a szükséges információkat. De mi lenne, ha minden információ dokumentálva és könnyen elérhető lenne?
A ClickUp Brain AI Knowledge Manager segítségével a kontextusváltás már a múlté. Egyszerűen tegye fel a kérdést a munkaterületéről, és a ClickUp Brain előhívja az információkat a munkaterületéről és/vagy a csatlakoztatott harmadik féltől származó alkalmazásokból!
Hogyan lehet javítani a belső ügyfélszolgálatot?
Végül beszéljünk arról, mit tehet a csapat belső ügyfélszolgálatának javítása érdekében.
A belső ügyfélszolgálat javítása nem csupán azt jelenti, hogy kedvesebbnek kell lenni a kollégákhoz. Arról van szó, hogy világos, strukturált rendszereket kell létrehozni, amelyek megkönnyítik, gyorsabbá és megbízhatóbbá teszik az egymásnak nyújtott segítséget.
Így hozhat létre olyan belső támogatási élményt, amely összhangban áll a technológiai háttérrel, és amelyből a csapatok valóban profitálnak.
Spoiler: A ClickUp , a munkához szükséges minden funkciót magában foglaló alkalmazás , jelentősen megkönnyíti az egész folyamatot! Ötvözi a projektmenedzsmentet, a tudásmenedzsmentet és a csevegést – mindezt AI-támogatással, amely segít gyorsabban és hatékonyabban dolgozni.
Kezdje azzal, hogy azonosítja a problémás területeket.
Mielőtt bármit is kijavítana, tudnia kell, hogy mi nem működik. Hol akadoznak a csapatok? Milyen típusú kérések késnek vagy maradnak figyelmen kívül? Kérjen visszajelzést közvetlenül ügyfélszolgálati kérdőívek, egyéni megbeszélések vagy informális csapatértekezletek útján.
A rendszerezés érdekében a ClickUp Forms segítségével egységes formátumban gyűjtheti össze a visszajelzéseket. Ez megkönnyíti a gyakori problémák és az ismétlődő szűk keresztmetszetek nyomon követését, így a javítások adat alapúak lesznek, nem pedig találgatások.
Információs hiányosságot kell pótolni a folyamatban? Használja a ClickUp Brain-t, az AI asszisztenst, amely csendben mindent nyomon követ, és készen áll arra, hogy megválaszolja kérdéseit, amikor még Ön, mint vezető, is elakad.
A rendszer átvizsgálja a munkaterületet, és a beszélgetési szálak, feladatok, sőt dokumentumok alapján azonnali, pontos válaszokat ad Önnek és alkalmazottainak. Használhatja a szálak és dokumentumok összefoglalására is, vagy megkérheti, hogy írjon egy SOP-t.
Hát nem okos lépés ez?
💟 Bónusz: Ha valóban be akarja építeni az AI-t a belső ügyfélszolgálati munkafolyamatokba, akkor itt van a Brain Max! Ez a hatékony asztali alkalmazás, amely az Ön eszközén fut, egyesíti az AI-t, a keresést és az automatizálást az összes munkaalkalmazásban. Búcsút inthet a különálló AI-eszközök káoszának – ez a kontextuális AI új korszaka.
A ClickUp Brain segítségével kiküszöbölheti az AI-terjedést és növelheti a termelékenységet hangvezérelt parancsokkal, minden alkalmazásban egységes kereséssel és azonnali egyéni jelentések létrehozásával. Ez megkönnyíti a kognitív terhelést, és késedelem nélkül feltárja a kockázatokat és jelentéseket, így Ön okosabban és gyorsabban dolgozhat, mint valaha.
Határozzon meg egyértelmű elvárásokat (és dokumentálja azokat)
Miután azonosította a problémás területeket, ideje néhány szabályt felállítani. Határozza meg, mit jelent Önnek a kiváló belső szolgáltatás. Állapítson meg egyértelmű szabványokat a válaszadási idők, az eskalációs útvonalak és a részlegek közötti kommunikációs protokollok tekintetében.
Ne csak beszéljen róla, hanem dokumentálja is! Unja már a végtelen Word-másolatokat és a többféle verziót? A ClickUp Docs segítségével könnyen hozzáférhető SOP-kat, ügyfélszolgálati ellenőrzőlistákat és egyebeket hozhat létre, amelyek pontosan ott találhatók, ahol a csapata dolgozik.
Ezenkívül valós időben közösen szerkesztheti a dokumentumokat, és könnyedén kezelheti a verziótörténetet és a jogosultságokat, így teljes ellenőrzése van az összes dokumentált információ felett.
💡 Profi tipp: Építsen be belső szolgáltatási szintű megállapodásokat (SLA-kat) a rendszerébe. Ezek segítenek a belső kérésekre vonatkozó válaszadási és megoldási időcélok meghatározásában, ugyanúgy, mint a külső kérések esetében. Ez bizalmat épít és egyértelmű elvárásokat támaszt a csapatok között.
Tisztázza a felelősségi köröket
Sok késedelem egyszerűen azért következik be, mert senki sem tudja, ki melyik feladatot kell elvégeznie. Gondoskodjon arról, hogy minden csapatnak egyértelmű legyen a felelősségi köre a belső kérések tekintetében.
Ha mindenki megérti a mások támogatásában betöltött szerepét, a felelősségvállalás a kultúra részévé válik, és nem csak utólagos gondolat.
Kialakítson egységes belső szolgáltatási munkafolyamatot
Ugrálsz az eszközök, e-mailek, táblázatok és Slack-csatornák között? Ez a rossz csapatmunka receptje. Ehelyett válassz olyan dedikált eszközöket, amelyek segítenek kiváló ügyfélszolgálatot nyújtani. Ezzel elkerülhető az információk elvesztésének esélye.
Olyan eszközt kell keresnie, amely segít hatékonyan és együttműködően összegyűjteni, kezelni és megoldani az összes kérést. Gondoljon egy olyan all-in-one munkaterületre, ahol az összes belső kérés, frissítés, dokumentum és kommunikáció egy helyen található.
A platformon belül ClickUp feladatok hozhatók létre, kioszthatók és nyomon követhetők egy helyen. Nincsenek szilók, nincsenek elmulasztott frissítések, nincs időpazarlás. Az AI-alapú segítségével minimális beavatkozással működtetheti vállalkozását.
Központosítsa a kéréseket és a dokumentációt
Tegye a csapat számára rendkívül egyszerűvé a válaszok megtalálását vagy a segítségkérések benyújtását. Például egy új alkalmazottnak szüksége lehet egy SOP-ra. Nem kellene három embernek megkérdeznie, hová kell fordulnia.
Hozzon létre egy központi helyet, ahol az összes hibaelhárítási dokumentumot egy helyen kezelheti. Ez lehet OneDrive, Google Drive vagy bármely más, a csapat számára kényelmes eszköz.
A ClickUp for Human Resources Teams azonban még kényelmesebbé teszi ezt. Egyszerűen nyissa meg a ClickUp Knowledge Managementet, egy teljesen a dokumentumkezelésnek szentelt részt.
Segít csapatának abban, hogy SPO-khoz, GYIK-ekhez, wikikhez és egyebekhez pontosan ott férjen hozzá, ahol szüksége van rájuk. A munkaterületükön! Ezzel elkerülhető a többszöri bejelentkezés, a lapok közötti váltás vagy a linkek keresése. Ez tehermentesíti az ügyfélszolgálati osztályt és hatékonyságot hoz a HR tudásmenedzsmentbe.
Jobb betekintést biztosítson belső csapatainak
Egy kiváló belső támogatási rendszer nem működhet, ha az azt működtető emberek túlterheltek, ezért elengedhetetlen a legfontosabb adatok figyelemmel kísérése. Rendszeresen vizsgálja felül a humánerőforrás-folyamatokat, és figyelje, hány kérést kezelnek. Tartsa ellenőrzés alatt a munkaterhelésüket, hogy megelőzze a kiégést, és szükség esetén ossza újra a feladatokat.
A ClickUp Dashboards valós idejű áttekintést nyújt a kérések mennyiségéről, a válaszadási időkről és az egyéni munkaterhelésről. Ez megkönnyíti a szűk keresztmetszetek azonosítását, a feladatok kiegyensúlyozását és annak biztosítását, hogy a belső ügyfélszolgálat reagálóképes maradjon, anélkül, hogy túlterhelné a csapatot.
Gondoskodjon arról, hogy a segítség valós időben elérhető legyen.
A belső támogatás nagy része időfüggő. Ha valakinek meghibásodik a rendszere, akkor nincs ideje hivatalos jegyre válaszolni.
Itt jön jól egy dedikált csevegőfelület. Eddig talán e-mailben, WhatsAppon vagy Slacken keresztül csevegett. De nem volt még olyan beszélgetése, hogy „Ó, nem kaptam meg az értesítést.”?
Kényelmesebb lenne, ha közvetlenül a munkahelyén tudna csevegni. Nos, pontosan ezt teszi a ClickUp Chat. Ez egy központi kommunikációs eszköz az egész csapat számára, amely integrálva van a munkaterületbe. Csak hozzon létre egy dedikált csatornát a problémamegoldáshoz, amelyhez a funkciók közötti csapatok is hozzáférhetnek. Ezzel könnyedén elválaszthatja a szokásos munkával kapcsolatos beszélgetéseket a sürgős problémamegoldási igényektől.
Ezenkívül @ említésekkel bevonhatja a legfontosabb érdekelt feleket, és a lehető leghamarabb megoldhatja a problémákat. Így nem lesz több „Ó, ezt nem én intézem. Valaki más intézi.” e-mail. Még jobb, ha engedélyezi az Autopilot Answer ügynököket a ClickUp Chat-en, hogy gyorsabban tudják osztályozni a problémákat.
Képzési programok kínálata
A tudáshiány a termelékenység csendes gyilkosa. Tegye a képzést rendszeres eseménygé, különösen akkor, ha új eszközöket, irányelveket vagy rendszereket vezet be.
Tárolja a képzési anyagokat a dokumentumokban vagy a tudásbázisban, és használja a csevegést valós idejű kérdések és válaszokhoz. Egy kis előzetes befektetés az oktatásba csökkentheti a jövőbeli támogatási kérdések számát.
Kövesse nyomon a visszajelzéseket
A belső szolgáltatás javítása nem egyszeri feladat. Rendszeres ellenőrzést igényel. Gondoskodjon arról, hogy minden megoldott kérelem után elemezze az ügyfelek visszajelzéseit. Kövesse nyomon, hogy alkalmazottai elégedettek-e a megoldások ütemével.
Az olyan funkciók, mint a ClickUp Dashboards, segítenek vizualizálni az átlagos megoldási időt, a csapatok által kezelt jegyek számát és az elégedettségi értékeléseket.
A folyamatok szabványosítása sablonok segítségével
Ha még nem jártas a hatékony belső ügyfélszolgálati rendszer kiépítésében, nem árt, ha kap egy kis segítséget. Mi segítünk!
Akár a csapat funkciók közötti kérések kezelésével, akár a folyamatok dokumentálásával foglalkozik, ezek az ügyfélszolgálati sablonok segítenek mindent egy helyen rendszerezni.
Túl sok belső kérés kezelése egyszerre, és elveszti a fonalat? A ClickUp ügyfélszolgálati menedzsment sablon tökéletes azoknak a belső szolgáltató csapatoknak, amelyek nagy mennyiségű kérést kezelnek a különböző részlegek között.
Így segít ez Önnek:
- Központosított rendszer segítségével szervezze meg a belső visszajelzéseket, szolgáltatási kéréseket és prioritásokat.
- Könnyedén együttműködhet több részleggel is, ha feladatok kiosztásával és a haladás valós idejű frissítésével biztosítja a koordinációt.
- Kövesse nyomon az összes kérdést és választ a „Megoldva”, „Folyamatban” és egyéb egyéni feladatállapotokkal.
- Váltson a Lista, Tábla, Űrlap és Dokumentum nézetek között a támogatási munkafolyamatok kezeléséhez és megjelenítéséhez.
💡 Profi tipp: Nem minden probléma igényel szirénát és villogó fényeket. Tanítsa meg a csapatoknak, hogy a ClickUp Tasks prioritásai segítségével jelöljék meg a problémákat alacsony, közepes és kritikus szintűként. Ez segít a prioritások meghatározásában.
Ha támogató csapata gyakran lemarad a frissítésekről vagy nehezen követi nyomon a visszajelzéseket, a ClickUp ügyfélszolgálati sablon segít megszervezni a jegyek teljes életciklusát.
Így használhatja ezt a sablont.
- Rögzítse és rangsorolja az összes belső támogatási kérést az egyéni mezők és a részletes űrlapok segítségével.
- Ossza ki a jegyeket a konkrét csapattagoknak, és kövesse nyomon őket, hogy semmi ne maradjon megoldatlanul.
- A beépített irányítópultok segítségével figyelemmel kísérheti az elégedettséget és a teljesítményt, így világos képet kaphat a támogatási mutatókról.
- Szűrt nézetek segítségével gyorsan rendezheti a feladatokat típus, prioritás vagy osztály szerint.
Segítségre van szüksége a belső tudásbázis felépítéséhez? A ClickUp tudásbázis-sablon segít az indulásban. Lehetővé teszi, hogy az összes irányelvet, SOP-t, bevezető dokumentumot és GYIK-et egy szervezett, kereshető tudásközpontban gyűjtsön össze.
Nem tudja, hogyan végezzen felméréseket a csapatában? Válasszon egy ügyfél-elégedettségi felmérési sablont a ClickUp sablonkönyvtárából. Bárhol is akadt el, biztosan talál egy sablont, amely segíthet Önnek.
Waseem Nicola, a Carflow üzemeltetési vezetője így nyilatkozik:
Ez elősegítette és egyszerűsítette a munkaszervezést az operációs részlegeken belül: támogatás / projektmenedzsment / szállítás és ügyfélsiker. Emellett javította kommunikációs képességeinket és átláthatóságunkat más belső érdekelt felek, például az értékesítés, valamint külső érdekelt felek, például kiskereskedelmi és vállalati ügyfelek felé.
Ez elősegítette és egyszerűsítette a munkaszervezést az operációs részlegeken belül: támogatás / projektmenedzsment / szállítás és ügyfélsiker. Emellett javította kommunikációs képességeinket és átláthatóságunkat más belső érdekelt felek, például az értékesítés, valamint külső érdekelt felek, például kiskereskedelmi és vállalati ügyfelek felé.
A világos kommunikáció, a szervezett rendszerek és a megfelelő eszközök kombinálásával a legjobb ügyfélszolgálati szolgáltatóvá válhat belső és külső szinten egyaránt.
A ClickUp ügyfélszolgálati csapatok számára készült verziójával pedig még soha nem volt ilyen egyszerű a hatékonyság csúcsára jutni!
A belső ügyfélszolgálat legfontosabb teljesítménymutatói
Gondoljon a belső ügyfélszolgálatra úgy, mint arra, hogy biztosítja kollégáinak a legjobb munkavégzéshez szükséges támogatást.
Ahogyan mérni szokta, hogy mennyire jól szolgálja ki a külső ügyfeleket, ugyanolyan fontos tudni, hogy a belső csapatok (például az IT, a HR vagy akár a létesítmények) valóban segítenek-e. Íme néhány fontos módszer, amellyel meg lehet állapítani, hogy elérték-e a céljaikat:
- Munkavállalói elégedettség (ESAT): Kollégái elégedettek a kapott segítséggel? Ez arról szól, hogy mennyire elégedettek a belső csapatok támogatásával.
- Gyors megoldások (megoldási idő): Mennyi időbe telik valójában egy probléma megoldása az elejétől a végéig? Minél gyorsabb, annál jobb!
- Első alkalommal történő javítások: Megoldható-e a probléma egyetlen alkalommal, további oda-vissza levelezés nélkül? Ez hatékony és szakértő segítséget jelent.
- Ígéretek betartása (SLA betartása): Ha megegyeztek egy határidőben, hogy valamit kijavítanak, akkor betartják azt a határidőt? Arról van szó, hogy betartják a szavukat.
- Sorok törlése (visszatartott méret): Hány feldolgozatlan kérelem vár még feldolgozásra? A túl sok kérelem torlódást okozhat.
- A segítség minősége: A megoldás valóban helyes és hasznos volt? Nem csak a gyorsaság számít, hanem az is, hogy helyes legyen.
Bevált gyakorlatok a belső ügyfélszolgálati csapatok számára
Néhány következetes gyakorlat sokat segíthet egy reagáló, hatékony belső szolgáltatási kultúra kialakításában. Íme néhány bevált gyakorlat, amelyekkel elindulhat:
✅ Kezelje a belső kéréseket ugyanolyan sürgősséggel, mint a külsőket.
✅ Gyakorolja az aktív hallgatást, hogy teljes mértékben megértse a belső problémákat, mielőtt megoldásokra ugrik.
✅ Ösztönözze a szolgáltatásközpontú gondolkodásmódot minden részlegen, ne csak a támogatás vagy a HR területén.
✅ Építsen ki funkciók közötti együttműködést a szilók csökkentése és a teljesítési idő javítása érdekében.
✅ Ismerje el és jutalmazza a segítőkészséget
✅ Folyamatosan felülvizsgálja és javítsa a belső szolgáltatási folyamatokat a csapat visszajelzései és az adatok alapján.
Ezek a kis változások kiváló ügyfélszolgálatot eredményeznek, ami végül jelentősen javítja a munkamorált, a hatékonyságot és az ügyfélelégedettséget.
A ClickUp segítségével a kiváló szolgáltatás a második természetévé válik.
Összefoglalva: ha gondoskodik a belső ügyfélkapcsolatokról, azok gondoskodnak az üzletéről.
A belső ügyfélszolgálat biztosítja a zökkenőmentes működést, a boldog csapatokat és a passzív-agresszív e-mailek számának csökkenését, ami a legtöbb szervezetre igaz. Mert legyünk őszinték, nem mindannyiunknak van szükségünk valakire, aki időnként támogat minket?
Míg a csapata tagjai egymást támogatják, a ClickUp mindezt egy átfogó szoftverbe egyesíti. Űrlapokkal, csevegésekkel, irányítópultokkal és mesterséges intelligenciával működő asszisztenssel a ClickUp az ügyfélszolgálat számára kézenfekvő választás.
Végül is, ha a csapatok empátiával és sürgősséggel működnek együtt, a siker elkerülhetetlen, mind belül, mind kívül. Szeretné ma megtapasztalni a változást? Regisztráljon még ma egy ingyenes ClickUp-fiókra!