A jó ügyfélszolgálati élmény sokat segíthet abban, hogy elnyerje ügyfelei bizalmát. Azonban az ügyfelek tapasztalatai a támogató csapattal kapcsolatban jelentősen eltérhetnek az egyes interakciók között.
Ez olyan változó tényezőktől függ, mint a probléma kritikus mértéke, a jegyet kezelő ügyfélszolgálati képviselő, valamint az, hogy a megoldáshoz szükséges-e más csapatokkal, például a termékfejlesztési és mérnöki csapattal való együttműködés.
Ha azonban az ügyfélszolgálati munkafolyamat szabványosított folyamatot követne, az ellensúlyozná vagy minimalizálná ezeknek a változóknak a hatását, és megoldaná az ügyfélszolgálati kihívásokat.
Az ügyfélszolgálati vezető munkáját megkönnyítheti egy ügyfélszolgálati ellenőrzőlista bevezetésével.
Ebben a blogban megnézzük, hogyan lehet létrehozni egy ügyfélszolgálati ellenőrzőlistát, amely segít optimalizálni az eljárásokat és hibátlan, következetes élményt nyújtani.
Mi az ügyfélszolgálati ellenőrzőlista?
Az ügyfélszolgálati ellenőrzőlista meghatározza az ügyfélszolgálati szabványokat szabályokkal, irányelvekkel és bevált gyakorlatokkal , hogy a szolgáltató csapat a legjobb ügyfélélményt nyújthassa. Felsorolja az összes szükséges erőforrást, a követendő lépéseket és azok sorrendjét.
Miért van szükség ügyfélszolgálati ellenőrzőlistára?
- Az ellenőrzőlista a csapat minden tagjának sablonként szolgál, így az ügyfelek segítése vagy a kérdések megoldása során nem kell találgatni.
- Az ismétlődő folyamatok segítségével minimalizálhatja az emberi hibákat, kiszámíthatóbb ügyfélélményt biztosíthat, és állandó ügyfélelégedettséget érhet el.
- Az ellenőrzőlista segít az új tagoknak gyorsabban beilleszkedni a csapatba és magabiztosabban kezelni az ügyfeleket, mivel egy bevált folyamatot követnek.
- Ha mindenki egy szabványos munkafolyamatot követ, az ügyfélszolgálati vezető objektíven értékelheti a csapat teljesítményét az ügyfélélményre vonatkozó KPI-k segítségével.
A teljes ügyfélszolgálati ellenőrzőlista
Az ellenőrzőlista iránymutatóként szolgálhat, hogy ügyfélszolgálati csapata magabiztosan és egyértelműen kezelje az ügyfelekkel való interakciókat. Íme egy 15 pontos ügyfélszolgálati ellenőrzőlista, amellyel csapata elindulhat:
1. Tegye könnyen elérhetővé ügyfélszolgálati csapatát
Amikor az ügyfelek a támogató csapatához fordulnak, valószínűleg sürgős problémájuk van, amelyet azonnal meg kell oldani. A késedelem kommunikációs hiányosságokhoz és felesleges zavarokhoz vezethet.
Ne felejtsük el, hogy az ügyfélszolgálati csapat elsődleges célja az ügyfelek problémáinak megoldása. Ez csak akkor lehetséges, ha az ügyfelek elérhetik Önt.
Hogyan teheti ügyfélszolgálati csapatát elérhetőbbé?
- Tegye közzé szolgáltató csapatának elérhetőségi adatait (e-mail, telefonszám) weboldalán, a termékben és a közösségi média fiókjain.
- Vezessen be egy chatbotot a weboldalára, hogy az ügyfelek könnyebben megtalálják a választ a kezdő szintű kérdéseikre.
- Irányítsa a kérdéseket a megfelelő ügyfélszolgálati képviselőkhöz a gyorsabb megoldások érdekében.
További információ: Hogyan állítsunk be ügyfélszolgálati célokat a jobb élmény és a lojalitás érdekében
2. Határozzon meg egyértelmű szolgáltatási elvárásokat
Az ügyfelekkel való interakciók vegyesek lehetnek. A magas színvonalú ügyfélszolgálati élmény biztosításához reális ügyfélelvárások meghatározása szükséges. Határozzon meg egy referenciaértéket az ügyfélszolgálati ellenőrzőlista sablon segítségével, és képezze ki csapatát, hogy ennek megfelelően teljesítsen.
Hogyan lehet egyértelműen meghatározni a szolgáltatásokkal kapcsolatos elvárásokat?
- Legyen átlátható a rendelkezésre állása, a válaszadási idő és az ügyfélszolgálaton keresztül megoldani vállalt kérdések típusa tekintetében.
- Kövesse az ügyfélszolgálati ellenőrzőlistát, hogy csapata világosan megértse a protokollokat és a felelősségi köröket.
3. Biztosítson önkiszolgálási lehetőségeket
Számos tanulmány rámutat arra, hogy a legtöbb ügyfél számára a legfontosabb, amit egy vállalat tehet értük, az az, hogy értékeli az idejüket. Az önkiszolgálás segít vállalkozásának ebben, mint még soha korábban.
Nem minden ügyfél szereti megvárni a ügyfélszolgálati csapat válaszát.
A technológia iránt érdeklődő ügyfelek valószínűleg a „csináld magad” megoldást választják, és saját maguk próbálják megoldani problémáikat.
Ez mindkét fél számára előnyös lehet: az ügyfelek az önkiszolgálás révén gyors megoldást kapnak, ami fenntartja az ügyfél-elégedettséget, míg az ügyfélszolgálati csapat a kritikus problémák megoldására koncentrálhat.
Hogyan biztosíthat önkiszolgáló lehetőségeket az ügyfeleknek?
- Készítsen átfogó tudásbázist a webhelyén a frissített súgócikk-tár segítségével.
- Konfigurálja chatbotját, hogy kezelni tudja a gyakran feltett ügyfélkérdéseket.
A ClickUpnál rendelkezünk egy tudásbázis-tárolóval belső és ügyfélkapcsolati célokra.
Példa: A ClickUp súgója bemutatja a program által kínált funkciókat, beleértve a sablonokat, webináriumokat, integrációkat, felhasználási példákat, bevezetést, kezdő lépéseket stb. Röviden: mindent, amire szükség van ahhoz, hogy a ClickUp-ot a lehető leghatékonyabban tudja használni.
4. Készítsen előre megfogalmazott válaszokat az ismétlődő kérdésekre
A McKinsey tanulmánya szerint az ügyfelek 75%-a azonnali szolgáltatást vár el, öt percen belül, miután online kapcsolatba lépett a márkával. A sablonos válaszok ezt lehetővé teszik. A gyors válaszok felgyorsítják az ügyfélszolgálati csapatok munkáját, és másodpercekre rövidítik a válaszadási időt.
Egyes ügyfelek inkább az ügyfélszolgálathoz fordulnak általános kérdéseikkel. Az ilyen jegyek megnövelhetik csapata munkaterhelését és leterhelhetik erőforrásait.
Megelőzheti az ilyen helyzeteket azáltal, hogy dokumentálja az ismétlődő kérdéseket, és betanítja csapatát a megfelelő sablonválaszokra minden egyes kérdéshez. Ez segíthet csapatának a nagy mennyiségű jegyzetek gyors feldolgozásában.
Hogyan kezelheti az ismétlődő kérdéseket?
- Dokumentálja az ügyfelek ismétlődő kérdéseit és a sablonos válaszokat, hogy betanítsa chatbotját.
- Tegye közzé ezt a dokumentumot az ügyfélszolgálati vagy jegyrendszer platformján található erőforrás-tárházban.
- Képezze ki az új ügyfélszolgálati képviselőket az ismétlődő kérdések kezelésére az új munkatársak betanításának részeként.
5. Ismerje meg termékét alaposan
Az ügyfelek elvárják, hogy ügyfélszolgálati csapata szakértő legyen a termékével vagy szolgáltatásával kapcsolatban.
Csak akkor tudnak kielégítő válaszokat adni az ügyfelek kérdéseire, ha átfogó ismeretekkel rendelkeznek a termékről (a legapróbb részletekig), így hitelesek lesznek és elnyerik ügyfeleik bizalmát.
A termékben jártas ügyfélszolgálati képviselők pontosan megértik az ügyfél problémáját, és gyorsan megoldják azt. Ezzel szemben, ha a képviselő nem rendelkezik megfelelő termék- vagy szolgáltatásismerettel, az ügyfélszolgálati jegyek napokig elhúzódhatnak, ami frusztrálja az ügyfelet.
Hogyan szerezhet termékismeretet az ügyfélszolgálati csapata?
- Rendszeresen tartson képzéseket a termék legújabb funkcióiról és képességeiről az ügyfélszolgálati csapat számára.
- Építsen tudásbázist a ClickUp Docs segítségével, amely előre rögzített képzési anyagokat tartalmaz, amelyek segítségével az ügyfélszolgálati munkatársak frissíthetik ismereteiket a termék meglévő funkcióiról.
További információ: 30 ingyenes ellenőrzőlista-sablon Word, Excel és ClickUp Docs formátumban
6. Többet hallgasson, mint beszéljen
Ha nem vizsgálja meg a probléma gyökerét, akkor bármilyen megoldást is alkalmaz, az csak olyan lesz, mintha egy mély vágásra ragasztószalagot ragasztana. Csak a probléma felszínét fedi el, anélkül, hogy a mélyebb okot kezelné.
Rosszabb esetben egy ideiglenes megoldás miatt a probléma újra felmerülhet, és ugyanazon vagy hasonló probléma miatt újabb ügyfélszolgálati beszélgetésre lesz szükség.
A probléma mélyreható megértésén alapuló megoldások tartós megoldást nyújtanak, elkerülik a vevővel való oda-vissza levelezést, és nagyobb elégedettséget biztosítanak az ügyfélszolgálati folyamatban.
Íme néhány hasznos tipp, amelyet érdemes követni
- Tegyen fel a megfelelő kérdéseket a támogatási beszélgetések során. Ez segít feltárni az ügyfelek problémáinak apró részleteit.
- Részletes jegyzeteket készítsen, hogy rögzítse a támogatási beszélgetések legfontosabb részleteit. Az ügyfelek értékelik, ha az ügyintézők mélyen megértik a problémáikat.
7. Értsen meg ügyfelei igényeit
A kiváló ügyfélszolgálat egyik legfontosabb eleme, hogy az ügyfél úgy érezze: „biztonságban vagyok”. Az ügyfélszolgálati képviselőknek empátiát és megértést kell tanúsítaniuk az ügyfél helyzetével kapcsolatban, miközben kezelik az ügyfél elvárásait.
Ha hideg és robotszerű válaszok helyett őszinte érdeklődést mutat, az ügyfélszolgálati beszélgetések emlékezetes ügyfélélménnyé válhatnak. Ez nagyban hozzájárul az ügyfélhűség kiépítéséhez és a hosszú távú kapcsolatok megszilárdításához, így több ügyfél válik márkájának támogatójává.
Tippek az empátia kifejezéséhez az ügyfélszolgálati interakciók során
- Ez olyan egyszerű lehet, mint a probléma elismerése, amiért az ügyfél felvette Önnel a kapcsolatot.
- Legyen átlátható az ütemtervvel kapcsolatban, és tudassa velük, hogy komoly lépéseket tesz a problémájuk megoldása érdekében.
- Határozza meg egyértelműen, korán és az ügyfélkapcsolat során több ponton is az elvárásokat.
- A proaktív kommunikáció érdekében állítson be egy nyomonkövetési ritmust , és értesítse őket, ha bármi változás történik a kérésükkel kapcsolatban.
További információk: Hogyan kérjünk bocsánatot egy ügyféltől a rossz szolgáltatásért – példa (tippek és sablonok)
8. Minimalizálja a válaszadási időt
A jó ügyfélszolgálat egyik alappillére, hogy a lehető leggyorsabban reagáljunk az ügyfelek kérdéseire.
Rendkívül fontos, hogy megbízható stratégiával rendelkezzen, amellyel a lehető legrövidebb időn belül válaszolhat az ügyfelek kérdéseire. A megoldatlan problémák megakadályozhatják a munkát az ügyfél oldalán, a késedelmes válaszok pedig tovább növelhetik az ügyfelek frusztrációját.
Szélsőséges esetekben a késleltetett ügyfélszolgálati válaszok az ügyfelek elvándorlásához vezethetnek.
Hogyan minimalizálhatja a válaszadási időt?
- Használjon sablonokat az ügyfélszolgálati munkafolyamatokhoz , ahol csak lehetséges: e-mail válaszok, feladatellenőrző listák, hibabejelentések, hibajavítások stb.
- Mérje meg az átlagos válaszadási időt a csapatában a támogatási jegyekre, és tegye azt a szolgáltatási képviselők KPI-jévé.
- Használja az iparági átlagos válaszadási időt referenciaértéknek, és tűzzön ki célt, hogy csapata válaszadási ideje az elkövetkező 1-2 negyedévben az iparági átlag alá csökkenjen.
- Az új generációs e-kereskedelmi startupok magas mércét állítottak fel az ügyfélszolgálat terén a 24 órás rendelkezésre állással és a villámgyors válaszokkal. Az ügyfelek elvárásai magasabbak, mint korábban. Fektessen be AI-alapú chatbotokba, amelyek azonnal válaszolnak az ügyfelek kérdéseire.
9. Legyen türelmes és nyugodt
Az ügyfelekkel való interakciók gyakran félresiklanak. A jó ügyfélszolgálat kulcsa az, hogy tudjuk, hogyan kell higgadtnak maradni. Ahelyett, hogy türelmetlenek lennénk, próbáljuk megérteni, miért vannak idegesek az ügyfeleink – figyeljünk oda aktívan arra, amit mondanak.
Képezze ki az ügyfélszolgálati munkatársakat aktív hallgatókká, és ösztönözze őket arra, hogy tisztázó kérdéseket tegyenek fel; ez csökkenti a félreértések esélyét és javítja az ügyfél-elégedettséget.
Tippek az ügyfélkapcsolatok kezeléséhez
- Hallgassa meg ügyfeleit, anélkül, hogy sietve megoldást kínálna, és tegyen fel kérdéseket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megértette az aggályaikat.
- Használjon professzionális és tiszteletteljes nyelvet; ha nyugodt marad, elkerülheti a helyzet eszkalálódását.
- Csapatának termelékenységének növelése érdekében fontolja meg AI eszközök használatát az ügyfélszolgálatban .
💡Profi tipp: Használja a ClickUp Brain nevű, mesterséges intelligenciával működő írási asszisztenst, hogy tapintatos válaszokat adjon az elégedetlen ügyfeleknek.
10. Tájékoztassa ügyfeleit
A kommunikációs hiányosságok ronthatják a jó ügyfélszolgálatot. Legyen átlátható, amikor az ügyfelekkel beszél, és győződjön meg arról, hogy megértik a megoldást és azt, hogy mikor fog megvalósulni. Tájékoztassa őket a megoldási folyamat minden szakaszában. Ez a megközelítés erősítheti az ügyfélkapcsolatokat, ami kiváló ügyfélélményt eredményez.
Tippek az ügyfelekkel való következetes kommunikációhoz:
- Alkalmazzon hatékony ügyfélkommunikációs technikákat, hogy minden lépésnél biztosítsa a következetességet és a folytonosságot az ügyfélút során.
- Használja a ClickUp Automation szolgáltatást egyedi munkafolyamatok létrehozásához, hogy időben tájékoztathassa az ügyfeleket az állapotváltozásokról.
Íme egy példa az ügyfélszolgálati csapatok számára készült egyedi automatizálásokra:
- Hozzon létre egy problémát a GitHubban, amikor az ügyfél hibát jelent a termékében.
- Alkalmazzon a ClickUp hibajelentési sablonját erre a feladatra.
További információ: Hogyan használja a ClickUp ügyfélszolgálati csapata a ClickUp-ot
11. Mindig időben kövesse nyomon a feladatokat
Fontos, hogy gyorsan reagáljon az ügyfelek kérdéseire. Ne feledje azonban, hogy ez nem csupán egyszeri kötelezettség a jegy felvételekor. Tekintsen minden ügyfélkapcsolatra úgy, mint egy lehetőségre, hogy örömet szerezzen és jó benyomást keltsen. A jegy megoldási folyamat során a megfelelő időben történő visszajelzésnek kell a mottójának lennie.
Előfordulhat, hogy a probléma megoldása után a kommunikáció az ügyféllel megszakad. Ilyenkor is fontos, hogy visszajelzést kérjen ügyfeleitől, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a problémát az ő megelégedésükre oldotta meg. Az ilyen helyzetek lehetőséget nyújtanak arra, hogy értékes visszajelzéseket kapjon ügyfeleitől.
Hogyan lehet nyomon követni az ügyfeleket?
- Küldjön kérdőíveket és visszajelzési űrlapokat ügyfeleinek, hogy betekintést nyerjen a termékével vagy szolgáltatásával kapcsolatos tapasztalataikba.
- Használja ki tudásbázisát, és küldjön nekik termékismertetőket, bevált gyakorlatokat és útmutatókat azokról a funkciókról, amelyekről úgy gondolja, hogy hasznosak lehetnek számukra.
- Proaktív ügyfélszolgálatot nyújtson és kérdezze meg a felhasználókat, hogy szükségük van-e segítségre a vásárlás után.
Fontolja meg a ClickUp ügyfélkapcsolati űrlap sablonjának használatát, hogy információkat szerezzen az ügyfelek aggályairól és visszajelzéseiről konkrét problémákkal vagy hibákkal kapcsolatban. Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Hozzon létre egy munkafolyamatot az ügyféladatok összegyűjtéséhez, és tárolja ezeket a részleteket rendszerezett módon.
- A lekérdezések feldolgozása során frissítse az állapotokat, hogy az érdekelt felek tájékozottak legyenek a folyamat előrehaladásáról.
- Figyelje és elemezze az ügyfélszolgálati folyamatok trendjeit és fejlesztési területeit.
12. Javasoljon termékmegoldásokat az ügyfelek igényeinek kielégítésére
Amikor szorosan együttműködik egy ügyféllel egy probléma megoldása érdekében, törekedjen arra, hogy jobban megértse az ügyfél üzleti felhasználási eseteit és munkafolyamatait. Kombinálja termékismeretét és az ügyfél üzleti tevékenységének megértését, hogy további funkciókat és modulokat ajánlhasson.
A kollaboratív ügyfélszolgálati stratégia nemcsak további értékesítési lehetőségeket teremt, hanem lehetőséget is arra, hogy megmutassa, hogy Ön többet nyújt, mint mások. Ha proaktívan olyan megoldásokat javasol, amelyek több értéket adnak ügyfelei üzletéhez, akkor ügyfeleit márkájának támogatóivá teheti.
Hogyan értheti meg jobban ügyfeleit és igényeiket?
- Hozzon létre egy központi adatbázist az egyes ügyfelek iparágáról, demográfiai adatairól, vásárlási szándékáról stb. , hogy további betekintést nyerjen az őket foglalkoztató kérdésekbe.
- Használjon AI-alapú ügyfélszolgálati eszközöket a csatornák közötti interakciók elemzéséhez és a releváns információk szolgáltatásához.
Bónusz: Hogyan készítsünk ellenőrző listát az Excelben!
13. Rendszeresen kérje ki az ügyfelek visszajelzéseit
Az ügyfélszolgálat vitathatatlanul a legjobb módja annak, hogy egy vállalkozás megmutassa ügyfélközpontúságát. Minden ügyfélkapcsolat értékes információk forrása lehet – funkciók javaslatai, lehetséges fejlesztések, felhasználói preferenciák stb.
Talán nincs jobb módszer a vállalkozás folyamatos növekedésére, mint meghallgatni és közvetlenül tanulni az ügyfelektől. Ha visszajelzést kér az ügyfeleitől, ők tudni fogják, hogy véleményük fontos és értékelik azt.
Hogyan gyűjtsünk ügyfél-visszajelzéseket?
A fogyasztóktól, felhasználóktól és partnerektől kapott visszajelzések összegyűjtése elengedhetetlen a termékeinek és szolgáltatásainak fejlesztéséhez. De ezeknek a visszajelzéseknek a beszerzése kihívást jelenthet. A ClickUp visszajelzési űrlap sablonja segít egyszerűsíteni a folyamatot és a legtöbbet kihozni minden egyes megjegyzésből.
A ClickUp visszajelzési űrlap sablonja segíthet Önnek:
- Személyre szabhatja visszajelzéseinek gyűjtését, és egy helyen tekintheti meg az összes beérkezett véleményt, így javíthatja termékeit és szolgáltatásait.
- Készítsen olyan kérdőíveket, amelyek megfelelnek ügyfelei egyéni igényeinek, és szerezzen releváns információkat a termékekkel kapcsolatos döntések meghozatalához.
- Lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy kifejezzék gondolataikat és aggályaikat, és gyorsan értékelje a válaszokat, hogy feltárja a trendeket és a betekintést.
- Mérje fel a fejlesztési lehetőségeket, és dolgozzon ki személyre szabott stratégiákat azok megvalósítására.
14. Összpontosítson a folyamatos fejlesztésre
Ügyfélszolgálati csapata az első vonalban képviseli vállalkozását. Ahogy az ügyfelek és az ügyfelek igényei változnak, ügyfélszolgálati csapatának is folyamatosan fejlesztenie kell teljesítményét.
Állítson fel mutatókat az ügyfélszolgálat teljesítményének értékeléséhez – a kezelt jegyek száma, a jegyek megoldási ideje, az átlagos ügyfél-visszajelzések stb. Ezzel elkerülhetővé válik a szubjektivitás, amikor visszajelzést ad a csapattagoknak.
Tippek a szolgáltatás folyamatos fejlesztéséhez:
- Használjon dedikált ügyfél-siker szoftvert ügyfélút térképezéssel és fejlett jelentési és elemzési eszközökkel.
- Tanulmányozza a legjobb képviselői gyakorlatát, építse be azokat a képzési és beilleszkedési programjába, és eddzen a csapatát, hogy javítsák teljesítményüket.
Ellenőrzőlisták készítése a ClickUp-on
Ha szeretné tudni, milyen eszközt használjon az ügyfélszolgálati ellenőrzőlista elkészítéséhez, ne keressen tovább, mint a ClickUp.
A ClickUp CRM segít a csapatoknak megszervezni munkájukat, növelni termelékenységüket és hatékonyan elérni ügyfélszolgálati céljaikat. A ClickUp-ot testreszabhatja az ügyfélszolgálati munkafolyamatokhoz, lehetővé téve ügyfélszolgálati ügynökei és képviselői számára, hogy:
- Bontsa le a komplex támogatási jegyeket kezelhető feladatokra és alfeladatokra
- A listák hozzárendelése a különböző csapatok felhasználóihoz
- Beszélje meg az ügyfelek problémáit a megjegyzésekben
Ez segít ügyfélszolgálati csapatának javítani az ügyfélközpontúságot és kivételes élményt nyújtani az ügyfelek kérdéseinek megoldása során.
A ClickUp ellenőrzőlista-sablonok egyszerűsége és könnyű használata miatt ezek a sablonok az ügyfélszolgálati csapatok számára a feladatok hatékony kezelésének nyilvánvaló választása.
Nézzük meg lépésről lépésre, hogyan hozhat létre ClickUp feladatellenőrző listát:
1. lépés: Nyissa meg a feladatot
Lépjen a ClickUp projektterületén belül arra a meglévő feladatra, amelyhez hozzá szeretné adni az ellenőrző listát.
2. lépés: Kezdje el létrehozni az ellenőrzőlistáját
Miután megtalálta a „Tennivalók” fület a feladat leírása vagy a megjegyzések rész közelében, kattintson a „+” ikonra az ellenőrzőlista létrehozásához.
3. lépés: Adjon hozzá elemeket az ellenőrzőlistához
Ha elemeket szeretne hozzáadni az ellenőrzőlistájához, írja be az elvégzendő műveleteket vagy feladatokat. Be is illesztheti közvetlenül az elemek/feladatok listáját, és a ClickUp automatikusan hozzáad egy új elemet az ellenőrzőlistájához minden sorhoz. A ClickUp lehetővé teszi az elemek különböző ellenőrzőlisták közötti áthúzását is.
4. lépés: Szerkessze az ellenőrzőlistáját
A csekklista neve melletti három pontra (….) kattintva további elemeket adhat hozzá, eltávolíthatja a listáról a meglévő elemeket, átnevezheti a csekklistát, vagy a teljes csekklistát egy másik csapattagnak rendelheti hozzá.
5. lépés: Rendeljen elemeket a csapat tagjaihoz
Az ellenőrzőlistán szereplő egyes tételekért felelős felhasználókat (vagy „tulajdonosokat”) a tétel melletti „hozzárendelés” ikonra (általában szürkés árnyékolt sziluett) kattintva rendelheti hozzá. Ez egy hatékony módszer a feladatok csapaton belüli elosztására.
6. lépés: Elemek beágyazása
A feladatok fő vagy „szülő” feladat alá rendezésével nagyobb, összetettebb feladatokat kisebb, kezelhetőbb „alfeladatokra” bonthat. A ClickUp-on az elemek legfeljebb öt szint mélységig rendezhetők, így részletes szervezésre van lehetőség.
7. lépés: Kövesse nyomon az ellenőrzőlisták előrehaladását
A ClickUp listanézetében a kapcsolódó ellenőrzőlistával rendelkező feladatok mellett a feladat neve mellett megjelenik az ellenőrzőlista teljesítési állapotának jelzője. Ez lehetővé teszi, hogy nyomon kövesse a különböző feladatok előrehaladását, és egy pillantással azonosítsa a befejezett feladatokat.
Miután elkészítette az ellenőrzőlistát, a ClickUp integrációi segítségével könnyedén egyszerűsítheti az ügyfélkommunikációt az ügyfélszolgálati csapat által használt eszközökkel, többek között a Slackkel, a Microsoft Teams-szel, a HubSpot-tal, a Google Drive-val, a Microsoft Teams-szel, az Outlookkal és másokkal.
További információ: 9 pontos projektmenedzsment ellenőrzőlista vezetőknek
Ha még nem ismeri a ClickUp alkalmazást, és szeretné elkezdeni első projektjének beállítását és kezelését, itt talál egy, a ClickUp által készített ellenőrzőlista-sablont, amelyet egyszerűen beilleszthet és használhat:
ClickUp projektellenőrző lista sablon
A ClickUp projektellenőrző lista sablon egy kezdőbarát sablon, amely egy új projekt összes általános követelményét lefedi. A feladat-alfeladat struktúrát használva perceken belül felállíthat egy új projektet a ClickUp-on.
Így indíthat el és hajthat végre egy projektet:
- Hívja meg csapattagjait a ClickUp projektbe!
- Ha az egész csapat ugyanazon a munkaterületen dolgozik, feladatok rendelhet a csapattagokhoz.
- Győződjön meg arról, hogy csapata a feladatokat a megfelelő sorrendben végzi el, és beszélje meg a frissítéseket/visszajelzéseket csevegés és megjegyzések segítségével.
- A Gantt-diagram nézet segítségével figyelemmel kísérheti a projekt általános előrehaladását.
- Akkor azonosítsa és oldja meg a szűk keresztmetszeteket, és biztosítsa, hogy a projekt betartsa a határidőket.
💡Profi tipp: Ha ügyfélszolgálati képviselőként tovább szeretné növelni termelékenységét és hatékonyságát, használja a ClickUp készen használható ügyfélszolgálati sablonjait az ügyfélszolgálati munkafolyamatok egyszerűsítéséhez.
Kivételes ügyfélszolgálati élményt nyújthat a ClickUp CRM segítségével.
A kollaboratív CRM elősegítheti a zökkenőmentes kommunikációt és az adatok megosztását a szervezet több részlege között. A ClickUp ügyfélszolgálati projektmenedzsment szoftverével együttműködhet a különböző csapatok felhasználóival, feladatokat oszthat ki, nyomon követheti a határidőket és időben megoldhatja az ügyfelek panaszát.
Az ötlet az, hogy a megfelelő sablonnal kezdje, amely segít átlátni a jegyek, csevegések és segítségnyújtások kezelésének zűrzavarát, és segít Önnek az ügyfelekre és azok problémáira koncentrálni.
ClickUp ügyfélszolgálati menedzsment sablon
A ClickUp ügyfélszolgálati menedzsment sablonja kiváló forrás az ügyfélszolgálati csapat számára, mivel lehetővé teszi számukra, hogy:
- Kezelje ügyfeleit, visszajelzéseit és prioritásait professzionális hatékonysággal
- Kövesse nyomon ügyfeleit, partnereit és elégedettségi értékeléseiket egy helyen.
- Dolgozzon együtt csapatokkal és osztályokkal a jegyek, problémák és megoldások terén.
Ez a sablon egyszerűsíti az ügyfélszolgálati élményt a felhasználóbarát nézetek, űrlapok és testreszabható funkciók révén, mint például:
- Lista nézet: Hozzáférhet minden jegyhez típus és eskaláció szerint egy konfigurálható listában.
- Táblázatos nézet: rendezze és kövesse nyomon az egyes jegyek előrehaladását a drag-and-drop Kanban táblával.
- Űrlapnézet: Tartsa kéznél ügyfélszolgálati igénylőlapjait, hogy azok másodpercek alatt elküldhetőek legyenek.
- Dokumentumnézet: A sablon nézet használatára vonatkozó utasításokat bármikor megtekintheti.
A hatékony ügyfélszolgálat-kezelés az egyik leghatékonyabb ügyfélmegtartási stratégia lehet. Az ügyfelek problémáinak időben történő kezelésével értékes partnerré válhat ügyfelei számára, elnyerheti bizalmukat és hosszú távú kapcsolatokat építhet ki velük.
Változtassa meg ügyfélszolgálatát a ClickUp segítségével
Az ügyfélszolgálatra való stratégiai összpontosítás valódi versenyelőnyt jelenthet vállalkozása számára.
Az ügyfélszolgálati folyamatok egységesítése segít abban, hogy minden ügyfélnek egységes élményt nyújtson. Az ügyfélszolgálati ellenőrzőlista követése a tökéletes módja az ügyfélszolgálati folyamatok egységesítésének.
A ClickUphoz hasonló, speciális projektmenedzsment eszköz, annak kiterjedt funkcióival és előre elkészített sablonjaival, segíthet ügyfélszolgálati munkatársainak abban, hogy minden ügyfél számára kellemes élményt nyújtsanak.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-on, és élvezze az előnyöket.