Projektmenedzserként valószínűleg már jól ismeri, milyen kihívást jelenthetnek bizonyos problémák, például a késedelmes feladatok kezelése anélkül, hogy túlterheltté válna és indokolatlan nyomást gyakorolna a csapatára.
Ha egyszerre száz dolgot kell elvégeznie a határidő betartása érdekében, akkor praktikus stratégiákra van szüksége a munkaterhelés kezeléséhez.
A Lean projektmenedzsment lényege, hogy ne keményebben, hanem okosabban dolgozzunk. A hatékonyság növelésére és a pazarló folyamatok csökkentésére összpontosít. A hagyományos, fix fázisokkal rendelkező projektmenedzsmenttel ellentétben ez a megközelítés a rugalmasságot és az alkalmazkodást hangsúlyozza, így nagyobb kontrollt biztosít a projekt eredményei felett.
Az Agile mellett a Lean az egyik legnépszerűbb projektmenedzsment módszertan a mai gyakorlatban. Miben különböznek egymástól? Az egyik vitathatatlanul jobb, mint a másik?
Mielőtt mélyebbre merülnénk a Lean projektmenedzsmentben és annak megvalósításában, nézzük meg röviden a Lean és az Agile projektmenedzsment közötti különbségeket.
Lean vs. Agile projektmenedzsment
A Lean és az Agile projektmenedzsment módszertanok elsősorban a szoftverfejlesztés, a gyártás, a termelés és az informatika területén alkalmazhatók.
A Lean projektmenedzsment előírja, hogy hatékonyan használja ki a rendelkezésre álló erőforrásokat. Folyamatosan vizsgálja a munkavégzés módját, hogy megtalálja és megszüntesse a felesleges lépéseket, biztosítva, hogy a végtermék értékes legyen az ügyfél számára.
Az agilis módszer azonban figyelembe veszi, hogy a projekttervek nem kőbe vésettek. Az agilis projektmenedzserek tudják, hogy a tervek meghiúsulhatnak, és ügyesen kezelik a változó projektigényeket. A projekteket kis, iteratív részekben valósítják meg, és a projekt sikerének érdekében folyamatosan tesztelik és finomítják megközelítésüket az ügyfelek visszajelzései alapján.
A Lean projektmenedzsment megértése
A Lean projektmenedzsment nem csak a pénz és az erőforrások megtakarításáról szól. A tökéletes mennyiségű eszközt és munkaerőt használja, hogy pontosan azt szállítsa, amire az ügyfélnek szüksége van, pont akkor, amikor szüksége van rá. A lényeg, hogy a megfelelő számú embert és eszközt használja a feladat elvégzéséhez.
A pazarló folyamatok [például várakozási idők vagy felesleges funkciók] megszüntetésével a Lean segít Önnek:
- Csökkentse a költségeket és a projekt időtartamát
- Növelje az ügyfél-elégedettséget jobb szolgáltatásokkal
- Használja ki csapata potenciálját a megnövekedett termelékenységgel és hatékonysággal!
- Szerezzen kristálytiszta projektláthatóságot csapat szinten
- Magasabb minőségű munkát végezzen, amely nagyobb értéket jelent az ügyfelek számára.
- Sajátítsa el a feladatok hatékony prioritásba rendezésének művészetét!
Most pedig nézzük meg azokat az alapelveket, amelyek a Lean projektmenedzsmentet olyan hatékonnyá teszik.
A Lean alapjai
Függetlenül attól, hogy hol alkalmazza a Lean módszert, az alapelv ugyanaz marad: a pazarló folyamatok kiküszöbölésével maximális értéket kell elérni.
De mi is az a pazarlás?
A Lean három kulcsfontosságú japán kifejezést használ, a Muda, Mura és Muri kifejezéseket, amelyeket a Toyota Termelési Rendszer [TPS] fejlesztett ki a pazarlás azonosítására. Nézzük meg ezeket részletesen!
- A Muda [無駄] minden olyan tevékenység, amely erőforrásokat emészt fel, de semmit sem ad hozzá az ügyfélnek. A befejezetlen munkák visszatartása, a túlzott termelés vagy a hibák előidézése mind kiváló példák erre. Képzelje el, hogy szendvicset készít egy barátjának. Az összes zöldség felvágása és csak a fele felhasználása Muda lenne.
- A Mura [むら] a munkafolyamat egyenetlenségére utal, például a kiegyensúlyozatlan munkaterhelésre. Gondoljon csak a boltban való sorban állásra: az egyik pillanatban gyors, a következőben pedig lassú. A Mura késedelmet és frusztrációt okoz minden érintett számára.
- A muri [無理] a csapat vagy a berendezések túlterhelését jelenti annak érdekében, hogy irreális célokat érjenek el. Ez olyan, mintha egy gépet a kapacitásán túl terhelnének. A muri kiégéshez és hibákhoz vezethet.
Tegyük fel, hogy csapatában hét programozó dolgozik a funkciókon, de csak három tesztelő ellenőrzi a munkájukat [Mura]. Ez torlódást okoz, ahol a funkciók felhalmozódnak, várva a tesztelésre [Muri], túlterhelve a tesztelőket [Muri]. A túlterhelés miatt elkapkodott tesztelés hibákhoz vezethet [Muda], ami végső soron hibás szoftver szállítását eredményezi az ügyfélnek [további Muda]. A három M kezelésével egyszerűsítheti a munkafolyamatot és elérheti a maximális hatékonyságot.
Hogyan ösztönzi a Projektmenedzsment Intézet [PMI] a Lean bevezetését a hatékony munkafolyamatok érdekében?
A Project Management Institute [PMI] a világ vezető projektmenedzsment szakmai szervezete. 1969-ben alapították, és közel minden országban több mint 3 millió szakembert szolgál ki.
A PMI elismeri, hogy a Lean hatékony eszköz a projekt hatékonyságának növeléséhez és az értékteremtéshez. A PMI a következőképpen népszerűsíti a Lean kultúrát:
- Integrált Lean elvek: A PMI a Lean legfontosabb elveit, mint például a pazarlás kiküszöbölése és a tanulás maximalizálása, beépítette projektmenedzsment keretrendszereibe és bevált gyakorlataiba. Gondoljon rá úgy, mint a projektjei előre telepített hatékonyságára.
- Lean minden projektben: A PMI a lean gondolkodásmód alkalmazását javasolja a projektek teljes spektrumában. Felhőkarcolót épít? Újszerű alkalmazást fejleszt? A Lean segítségével maximális értéket teremthet, függetlenül a projekt jellegétől.
- PMI lean források: A PMI tanulási forrásokat, webináriumokat és képzési programokat kínál, amelyek kifejezetten a lean elvek projektmenedzsmentben való alkalmazására vonatkoznak. Ezzel Ön és csapata megszerzi a lean gondolkodásmód elsajátításához és a folyamatok valódi optimalizálásához szükséges ismereteket és készségeket.
- Lean tanúsítás: A PMI olyan speciális tanúsítványokat kínál, mint a PMI Agile Certified Practitioner [PMI-ACP], amelyek elismerik az Agile és Lean módszertanok terén szerzett szakértelmet a projekt megvalósításában.
A PMI a Lean projektmenedzsment eszközöket a projekt teljesítményének növelése és a maximális ügyfélérték biztosítása szempontjából kulcsfontosságú elemnek tekinti. Képzési és tanúsítási programjaik a projekt szakembereknek megadják azokat az eszközöket, amelyekre szükségük van a Lean projektmenedzsment elveinek alkalmazásához és a projektek sikeres eredményeinek eléréséhez.
A Lean módszertan és a Toyota-módszer
Már tudja, hogy a Lean módszertan nem laboratóriumi elméletként született. Ez egy gyakorlati megoldás volt a Toyota Termelési Rendszer [TPS] valós igényeire és problémáira.
A második világháború után Japán erőforrásai korlátozottak voltak. A Toyota-nak hatékonyan kellett gazdálkodnia a korlátozott anyagokkal és munkaerővel. Elkezdték átgondolni a hagyományos gyártási folyamatokat.
Taiichi Ohno, a Toyota ipari mérnökekidolgozta a Lean alapelveit. Főként arra összpontosított, hogy értéket nyújtson az ügyfeleknek, és megszüntesse mindazt, ami nem járult hozzá ehhez, vagyis a pazarlást.
De nem minden pazarlás egyforma. A Lean projektmenedzsmentben különböző módszerekkel lehet kategorizálni a Muda-t.
- Az 1. típusú muda olyan tevékenységek, amelyek továbbra is szükségesek a projekt befejezéséhez. Ilyen például a biztonsági ellenőrzések vagy a szabályozási előírásoknak való megfelelés. Bár ezek nem növelik közvetlenül a termék értékét, nem lehet őket teljesen megszüntetni.
- A 2. típusú Muda olyan tevékenységek, amelyeket meg kell szüntetni, mert nem adnak hozzá semmilyen értéket. Példák : felesleges értekezletek, a visszamunkához vezető tisztázatlan kommunikáció vagy a rossz tervezés miatti várakozás.
Egy másik alapelv, amely kiegészíti ezt a megközelítést, a Kaizen, a folyamatos fejlesztés japán filozófiája. Ez a folyamatos folyamatelemzést, a pazarlás csökkentésének lehetőségeinek azonosítását és a hatékonyság folyamatos növelését szorgalmazza.
1990-ben James Womack „A világot megváltoztató gép ” című könyve népszerűsítette a kifejezést, és segített elterjeszteni a Toyota Lean és Kaizen elveit az autógyártó iparon túlra is.
A Lean projektmenedzsment öt alapelve és szakasza
A Lean projektmenedzsment nem egy gyors megoldás, hanem egy öt szakaszból álló folyamat, amely a Lean módszertan öt alapelvének is nevezhető.
1. Határozza meg az értéket
Mielőtt bármit is létrehozna, tisztázza, mit jelent az „érték” az ügyfelei számára.
Tegyük fel, hogy Ön egy szoftverfejlesztő csapat tagja, amely egy új fitneszalkalmazást fejleszt. Mi az „érték”: egy kifinomult kalóriaszámláló vagy egy egyszerű, felhasználóbarát alkalmazás, amely segít az embereknek motiváltak maradni? Beszéljen a potenciális felhasználókkal, gyűjtsön visszajelzéseket, és határozza meg, mely funkciók igazán fontosak a fitneszcéljaik eléréséhez.
2. Az értéklánc feltérképezése
Értéklánc-térkép: Elemezze az érték megvalósításának minden lépését. Azonosítsa és szüntesse meg az esetleges pazarlásokat [Muda].
Tegyük fel, hogy az alkalmazásfejlesztési projekt folyamata több körös tervezési felülvizsgálatot és hosszadalmas kódellenőrzést tartalmaz. Ez torlódásokhoz és késésekhez vezethet. Térképezze fel a teljes folyamatot, azonosítsa azokat a lépéseket, amelyek nem járulnak hozzá közvetlenül az alkalmazás jobbá tételéhez (például a túl sok tervezési átdolgozás), és egyszerűsítse a munkafolyamatot.
3. Folyamat létrehozása
Képzelje el projektjét egy futószalagnak. Rendezze el az értéknövelő tevékenységeket egy zökkenőmentes, folyamatos áramlásba.
Például bontsa kisebb, kezelhetőbb feladatokra az alkalmazásfejlesztést. Használjon Kanban táblákat a munkafolyamat vizualizálásához, a feladatok fontossági sorrendjének megállapításához és az előrehaladást lassító akadályok azonosításához.
4. Hozzon létre pull rendszert
Reagáljon a tényleges ügyféligényekre, ne a trendekre vagy előrejelzésekre. Csak azt állítsa elő, amire szükség van, amikor szükség van rá.
Például, lépésről lépésre haladjon. Ahelyett, hogy mindent egyszerre akarna megcsinálni, először adjon ki egy minimálisan életképes terméket [MVP], és gyűjtsön visszajelzéseket. A visszajelzések alapján határozza meg, hogy az alkalmazás melyik funkcióján kell legközelebb dolgoznia. Így biztos lehet benne, hogy olyan funkciókat fejleszt, amelyeket az emberek valóban szeretnének, és elkerülheti az [esetleg felesleges] sallangokra való időpazarlást.
5. Törekedjen a tökéletességre
A folyamatos fejlesztés a Lean lényege, a hatékonyság pedig az agya. Mindig keressen módokat a projektfolyamatok egyszerűsítésére.
Például, tartson rendszeres csapatmegbeszéléseket, hogy meghatározza, mi működik jól az alkalmazásban, és mi igényel javítást. Ösztönözze a csapat tagjait, hogy javasoljanak új ötleteket az alkalmazás javítására, függetlenül attól, hogy azok milyen kicsik. Folyamatosan finomítsa a munkafolyamatot, hogy javítsa a sebességet, a hatékonyságot és a pontosságot a jövőben.
Lean vs. Agile vs. Scaled Agile vs. Lean Six Sigma
Bár a Lean, az Agile és a Scaled Agile a fejlesztésre összpontosít, céljaikban különböznek egymástól. A Lean minden folyamatban kezeli a pazarlást; az Agile a változó projektigényekhez való alkalmazkodásban jeleskedik; a Scaled Agile pedig nagy projektek esetében koordinálja az Agile gyakorlatokat. A Lean Six Sigma ötvözi a Lean pazarlásminimalizálásra való összpontosítását a Six Sigma statisztikai elemzésével a meglévő folyamatok optimalizálása érdekében.
Vessünk egy közelebbi pillantást ezekre a különbségekre.
| Funkció | Lean | Agilis | Scaled Agile | Lean Six Sigma |
| Fókusz | A pazarlás kiküszöbölése, az értékteremtés maximalizálása | Alkalmazkodóképesség, változásokra való reagálás | Nagy csapatok és projektek összehangolása | A hibák csökkentése, a folyamatok hatékonyságának javítása |
| A projekt fázisai | Nem szigorúan meghatározott, folyamatos fejlesztés | Iteratív sprintek rugalmas tervezéssel | Keretrendszerek az agilis módszerek nagyvállalatoknál történő kiterjesztéséhez | Adatvezérelt megközelítés a folyamatok javításához |
| Projektmenedzsment | Egyszerűsített munkafolyamatok, a pazarlás minimalizálása | Együttműködésen alapuló, ügyfélközpontú megközelítés | Nagy csapatok koordinálásának keretrendszerei | Adatvezérelt, statisztikára fókuszált |
| Változáskezelés | Ösztönzi a folyamatos fejlesztést | Örömmel fogadja a változásokat és az iterációt | Keretrendszerek komplex változások kezeléséhez nagy csapatokban | Adatvezérelt megközelítés a folyamatok javításához |
| Alkalmas | Jól meghatározott projektek egyértelmű értékajánlattal | Változó követelményekkel vagy bizonytalan kimenetellel rendelkező projektek | Nagy, összetett projektek több csapattal | Hibás projektek vagy a magas folyamat hatékonyságra törekvő projektek |
| Példák | Gyártás, szoftverfejlesztés | Szoftverfejlesztés, marketingkampányok | Vállalati szoftverfejlesztés, nagyszabású termékbevezetések | Gyártás, ügyfélszolgálati folyamatok |
Vizsgáljuk meg ezeket a modelleket részletesen, és tanuljuk meg, hogyan lehet őket alkalmazni.
1. Lean projektmenedzsment
A Lean a pazarlás [Muda] elkerülésére és az ügyfélnek nyújtott érték maximalizálására összpontosít.
- Példa: Egy kórház lean módszert alkalmaz a betegfelvételi folyamatok egyszerűsítésére, a várakozási idők csökkentésére és a betegek elégedettségének javítására.
- Miért érdemes a Lean-t választani: Kiválóan alkalmas olyan projektekhez, amelyek egyértelmű értékajánlattal rendelkeznek és minimális követelményváltozásokkal járnak. A Lean kiválóan alkalmas a munkafolyamatok javítására és a jól meghatározott projektekből a lehető legtöbbet kihozni.
2. Agilis projektmenedzsment
Az agilis módszer az alkalmazkodóképességről és a változó ügyféligényekre való reagálásról szól rövid, rugalmas fejlesztési ciklusok [sprintok] segítségével.
- Példa: Egy szoftverfejlesztő csapat az Agile módszert alkalmazza egy új mobilalkalmazás fejlesztéséhez. Minden sprint után összegyűjtik a felhasználói visszajelzéseket, és azok alapján módosítják a funkciókat.
- Miért érdemes az agilis módszert választani: Kiválóan alkalmas olyan projektekhez, amelyek követelményei folyamatosan változnak, vagy amelyek kimenetele bizonytalan. Az agilis módszer lehetővé teszi, hogy az új információk alapján módosítsa a tervet, így tökéletesen alkalmas változó környezetben megvalósuló projektekhez.
3. Skálázott agilis projektmenedzsment
Gondoskodjon arról, hogy a vállalat nagy csapatai és projektjei az agilis elvekhez tartva működjenek együtt.
- Példa: Egy nagy bank egy méretezhető agilis keretrendszert [például SAFe] vezet be, hogy több csapat között irányítsa egy új online banki platform fejlesztését.
- Miért érdemes a skálázott agilis módszert választani? Ha nagy projektekkel foglalkozik, amelyek sok csapatot és változó elemet tartalmaznak, akkor szüksége van egy módszerre, amellyel mindezt kezelni tudja. A hagyományos agilis módszerek nem feltétlenül alkalmasak erre a feladatra, ezért alkalmazkodnia kell és skálázni kell a módszert, hogy minden zökkenőmentesen működjön.
4. Lean Six Sigma
Adatvezérelt megközelítés, amely ötvözi a Lean hulladékcsökkentési elveit a Six Sigma hibacsökkentésre és folyamatfejlesztésre való összpontosításával. A folyamatos fejlesztés érdekében a DMAIC [Define-Measure-Analyze-Improve-Control] ciklust alkalmazza.
- Példa: Egy gyártó vállalat a Lean Six Sigma módszert alkalmazza a gyártósor hibáinak azonosítására és kiküszöbölésére, ezzel csökkentve a pazarlást és javítva a termékek minőségét.
- Miért érdemes a Lean Six Sigma-t választani? Ideális olyan meglévő folyamatokhoz, amelyeket jobb minőség érdekében optimalizálni kell. Az adatközpontú megközelítés megkönnyíti a problémák felismerését és az előrehaladás nyomon követését.
Melyiket válassza?
Szüksége van egy olyan projektmenedzsment modellre, amely megfelel az Ön igényeinek. Így határozhatja meg az igényeit:
- A projekt hatóköre és követelményei: A jól meghatározott, minimális változásokkal járó projektek esetében a Lean lehet a legjobb megoldás. A változó követelményekkel járó projektek esetében az Agile a megfelelőbb választás.
- A projekt mérete és összetettsége: Nagy, összetett, több csapatot érintő projektek esetén a Scaled Agile koordinációs keretrendszert biztosít.
- Fókusz a folyamatok javításán: Ha a hibák csökkentése és a hatékonyság javítása a fő célja, akkor a Lean Six Sigma kiváló választás.
Néha a különböző projektmenedzsment folyamatok elemeit ötvöző hibrid megközelítés lehet a leghatékonyabb stratégia a projektmenedzsment tervéhez.
A Lean megvalósítása a valós világban
Az egyszerűen kiválasztott projektmenedzsment módszer nem garantálja a sikert – legyen az Agile vagy Lean. Ahhoz, hogy ezeket a módszereket hatékonyan alkalmazhassa a projektek menedzselésében, olyan projektmenedzsment szoftverre van szüksége, amely speciális funkciókat kínál:
- Feladat- és projektmenedzsment: Képesnek kell lennie arra, hogy összetett projekteket kezelhető, jól meghatározott, mérhető és nyomon követhető lépésekre bontsa. A szoftvernek képesnek kell lennie a projektekhez tartozó feladatok létrehozására, kiosztására és nyomon követésére.
- Munkafolyamat-automatizálás: Automatizálja az ismétlődő feladatokat, hogy egyszerűsítse a munkafolyamatot és időt szabadítson fel a csapatának.
- Távoli együttműködés: Ösztönözze a csapaton belüli könnyű kommunikációt és együttműködést, még akkor is, ha nem mindenki ugyanazon a helyen tartózkodik.
- Integrációs rugalmasság: Integrálja más, csapata által használt eszközökkel, hogy elkerülje az információs szigetek kialakulását, és mindent központosítson.
A projektmenedzsment módszerek nem univerzálisak. A csapatok a projekttől függően Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma vagy akár hibrid megközelítést is alkalmazhatnak.
Vizsgáljuk meg néhány Lean eszközt és módszertant:
- Kanban: vizuális munkafolyamat-kezelő rendszer, amely táblák és kártyák segítségével ábrázolja a feladatok aktuális állapotát – ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy világosan lássák a munkafolyamatot, azonosítsák a feladatok elakadásának területeit és javítsák általános hatékonyságukat.
- PDCA [Plan-Do-Check-Act] (tervezés-kivitelezés-ellenőrzés-intézkedés): A problémamegoldás és a folyamatos fejlesztés céljából alkalmazott ismétlődő megközelítés, a PDCA négy lépésből áll: tervezés [a probléma meghatározása és a fejlesztési stratégia kidolgozása], kivitelezés [a stratégia megvalósítása], ellenőrzés [a stratégia eredményeinek értékelése] és intézkedés [az értékelés alapján intézkedés meghozatala].
- Értéklánc-térkép: A folyamaton belüli anyag- és információáramlás dokumentálására, elemzésére és javítására használt technika – a VSM segít azonosítani a pazarlás területeit és a javítási lehetőségeket.
- Munkafolyamat-optimalizálás: A munkafolyamatban fellelhető szűk keresztmetszetek azonosítása és kezelése a termelékenység javítása érdekében – a munkafolyamat optimalizálásához olyan eszközök használhatók, mint a Kanban táblák, a PDCA ciklusok és az értéklánc-térképek.
Hogyan lehet ezeket a módszereket konkrétan hasznosítani a szoftverfejlesztésben? A Lean megközelítést többféle módon alkalmazhatja a szoftverfejlesztésben:
- Agilis szoftverfejlesztés: A szoftverfejlesztés rugalmas megközelítése, amely a csapatmunkára, az alkalmazkodóképességre és a folyamatos fejlesztésre összpontosít.
- DevOps: A szoftverfejlesztés [Dev] és az IT-műveletek [Ops] egyesítésével a szoftver szállításának sebességét és minőségét javító gyakorlatok összessége.
- Scrum: Agilis keretrendszer, amely rövid sprinteket [fejlesztési ciklusokat] és rendszeres felülvizsgálatokat használ a szoftverek rugalmas szállításához.
A Lean támogatja a folyamatos fejlesztési törekvéseket azáltal, hogy növeli a hatékonyságot és a termelékenységet, csökkenti a pazarlást és a költségeket, javítja az ügyfél-elégedettséget és produktív módon bevonja a munkavállalókat.
2009-ben kutatók egy kis szoftverfejlesztő csapatot vizsgáltak a londoni BBC Worldwide-nál, hogy megnézzék, mennyire hatékonyak a Lean módszerek. Megvizsgálták a csapat munkáját, feladatlapjait és megbeszéléseit, interjúkat készítettek a csapat tagjaival, és elemezték az adatokat.
A Lean bevezetése után egy évvel a helyzet jelentősen javult: a szoftverkiadások 37%-kal gyorsabbak és konzisztensebbek lettek [47%-os javulás], és az ügyfelek 24%-kal kevesebb hibát találtak.
A gyorsabb kiadások, amelyek a vásárlók által leginkább értékelt dolgokra összpontosítottak, egyúttal a technológiai változásokból vagy piaci változásokból származó kockázatokat is csökkentették.
Bár ez a tanulmány évekkel ezelőtt készült, azt mutatja, hogy a Lean egy kipróbálásra érdemes projektmenedzsment modell, különösen figyelembe véve a hatalmas idő- és költségmegtakarítást, amelyet lehetővé tesz.
Hogyan kezdjen el a Lean használatát? Számos platform vagy eszközkombináció áll rendelkezésre, amelyeket felhasználhat.
De melyik a legjobb?
Mivel minden csapatnak megvan a maga egyedi munkafolyamatai és követelményei, nincs egyetlen helyes válasz, az alkalmazkodóképesség a kulcs. Szerencsére rendelkezésére áll a ClickUp, egy projektmenedzsment platform, amely segít a projekt és a csapat igényeinek megfelelően váltani a módszerek között. Így csapata azokra a dolgokra koncentrálhat, amelyek igazán fontosak: a projektek sikeres megvalósítására.
Így egyszerűsítheti a ClickUp a Lean projektmenedzsmentet az Ön számára:
1. Vizualizációs eszközök használata
A ClickUp hatékony eszközökkel látja el Önt, amelyekkel zökkenőmentesen integrálhatja a Lean és az Agile elveket a projektmenedzsment munkafolyamatába.
Kanban
Hozzon létre vizuális ClickUp Kanban táblákat, amelyek a projekt szakaszait [például „Teendők”, „Folyamatban”, „Felülvizsgálat alatt”, „Befejezve”] ábrázolják. Bontsa fel a nagy feladatokat kisebb, könnyebben kezelhető alfeladatokra az egyes szakaszokon belül. Ezzel szervezetté teszi a munkafolyamatot, és biztosítja, hogy a csapat minden tagja megértse a saját szerepét és felelősségét.
Húzza át a feladatokat a táblák között, hogy láthatóvá tegye a munkafolyamat előrehaladását és rangsorolja a feladatokat. Színkódokkal jelölje ki a sürgős feladatokat vagy azokat, amelyekhez speciális készségek szükségesek.
Állítson be WIP-korlátokat minden szakaszra, hogy elkerülje a szűk keresztmetszeteket és biztosítsa a zökkenőmentes folyamatot. A WIP korlátozza az adott szakaszban egy adott időpontban elvégezhető feladatok számát. Ez segít megelőzni, hogy a csapatok egyszerre túl sok munkát vállaljanak, és biztosítja, hogy a feladatok a munkafolyamat során elakadás nélkül elvégzésre kerüljenek.
PDCA [Tervezés–Végrehajtás–Ellenőrzés–Beavatkozás]
Használja a ClickUp Tasks és a ClickUp Custom Fields funkciókat, hogy a PDCA-t beépítse a Lean projektmenedzsment munkafolyamatába. Így teheti meg:
- Tervezés: Határozza meg projektje céljait, és bontsa azokat megvalósítható feladatokra a ClickUp Tasks alkalmazásban. Rendeljen feladatokat konkrét csapattagokhoz, állítson be határidőket, és határozza meg egyértelmű elvárásokat az egyértelmű függőségek hozzáadásával.
- Tennivalók: Ossza ki a feladatokat a csapat tagjai között, állítson be reális határidőket, és kövesse nyomon a haladást valós időben a ClickUp intuitív felületén. Használja az olyan funkciókat, mint a feladatok függőségei, hogy a feladatok a megfelelő sorrendben legyenek elvégezve, és elkerülje az akadályokat.
- Ellenőrizze: Ebben a fázisban a ClickUp adatgyűjtési képességei kulcsfontosságúak. Hozzon létre a projektjéhez specifikus egyéni mezőket, hogy értékes adatokat gyűjtsön a teljesítményről. Ezek az adatok tartalmazhatnak ciklusidőket, hibaarányokat vagy ügyfél-elégedettségi mutatókat.
- Cselekedjen: Az adatok csak akkor hasznosak, ha elemezzük őket és cselekszünk alapjánuk. A ClickUp megkönnyíti az együttműködést és a tudásmegosztást. Használja a ClickUp Assign Comments vagy a ClickUp Docs funkciót a legfontosabb megállapítások rögzítésére, a fejlesztésre szoruló területek azonosítására és a megoldások csapatként történő megvitatására. A tanulás dokumentálása biztosítja, hogy a folyamatos fejlesztés beépüljön a projektmenedzsment életciklusába.
Értéklánc-térkép
Az értéklánc-térkép [VSM] hasznos eszköz a pazarlás azonosításához és a folyamatok optimalizálásához. Azonban egy világos és megvalósítható VSM létrehozása kihívást jelenthet.
Brainstorminggal és vizuális ábrázolással térképezze fel a teljes projekt értékláncát, azonosítva az ügyfélnek nyújtott értékkel kapcsolatos összes lépést.
A ClickUp gondolattérképei tökéletesen alkalmasak az értékláncban szereplő összes ötlet és lépés rögzítésére. Kezdje azzal, hogy létrehoz egy központi csomópontot , amely az ügyfélnek nyújtott végső értéket képviseli.
Ezután terjessze ki tevékenységét, és térképezze fel az összes olyan upstream folyamatot, alfolyamatot és tevékenységet, amelyek hozzájárulnak az érték megvalósításához.
Használjon alcsomópontokat a döntések, jóváhagyások, átadások vagy bármely más, a munkafolyamatot befolyásoló lépés ábrázolásához. A színekkel való jelölés segíthet megkülönböztetni a különböző típusú tevékenységeket vagy az érintett részlegeket.
Hozzon létre egy dedikált ClickUp Whiteboard táblát, hogy közösen feltérképezhesse az értéklánc jelenlegi állapotát és a kívánt jövőbeli állapotát. Ehhez remek sablonunk van, így nem kell a nulláról kezdenie.
A ClickUp automatizált értéklánc-térkép táblasablonja egy helyen biztosít mindent, amire szüksége van az értéklánc-elemzés egyszerűsítéséhez:
- Testreszabható állapotok: Kövesse nyomon az egyes lépések előrehaladását az értékláncában testreszabható állapotokkal. Ezzel világos képet kaphat a helyzetről és a lehetséges szűk keresztmetszetekről.
- Adatgazdag, egyedi mezőkkel: Lépjen túl az alapvető VSM-eken. Használjon kilenc, kifejezetten az értéklánc-térképhez tervezett egyedi mezőt. Rögzítse az egyes lépésekhez tartozó fontos információkat, például a ciklusidőket, a feldolgozási időket és a hozzáadott értékkel járó időket. Ezek az adatpontok a folyamatfejlesztés adatvezérelt megközelítésének alapköveivé válnak.
- Kettős nézetek a mélyebb betekintésért: A Whiteboard nézet vizuális felületet biztosít az egész értéklánc feltérképezéséhez, amely lehetővé teszi, hogy áttekintse a teljes képet és azonosítsa a fejlesztésre szoruló területeket. Váltson a Processes nézetre az egyes lépések részletes lebontásához, amely egyedi mezőkkel egészül ki a részletes adatok rögzítéséhez.
- Projektmenedzsment erőmű: Használja a megjegyzésekre adott válaszokat visszajelzésként, ösztönözze a közös szerkesztést a valós idejű frissítések érdekében, és vezessen be automatizálásokat a VSM-elemzéssel kapcsolatos feladatok megkönnyítésére.
- AI-alapú fejlesztések: Használja ki a ClickUp Brain AI funkcióit, amelyek segítenek az adatok elemzésében a VSM-en belül, tovább egyszerűsítve a munkafolyamatot és még mélyebb betekintést nyújtva.
Munkafolyamat-optimalizálás
Kombinálja a ClickUp Automations és a ClickUp Dashboards alkalmazásokat a feladatok automatizálásához és bármely feladat, mérföldkő vagy elérendő cél részletes jelentésének létrehozásához, így végső soron optimalizálva a munkafolyamatot.
A ClickUp automatizálási funkciójával egyedi szabályokat állíthat be a ismétlődő feladatok automatizálására a projektjeiben. Íme néhány példa:
- Feladatok automatikus áthelyezése: Amikor egy feladatot egy listában befejezettként jelöl meg, automatikusan áthelyezheti azt a Kanban táblájának következő listájára. Ez biztosítja a munkafolyamat zökkenőmentes működését, és garantálja, hogy a csapat minden tagja tudja, mi a következő teendő.
- Felülvizsgálók kijelölése: Automatikusan hozzárendelheti a felülvizsgálati feladatokat bizonyos csapattagokhoz vagy csoportokhoz, miután egy feladat elérte a munkafolyamatban a kijelölt szakaszt. Ez egyszerűsíti a felülvizsgálati folyamatot és elkerüli a szűk keresztmetszeteket.
- Határidők beállítása függőségek alapján: Automatikusan állítsa be a függő feladatok határidejét a szülő feladat befejezési dátuma alapján. Ez biztosítja a projekt reális ütemtervét és elkerüli a késedelmeket.
- Készségek alapján történő automatikus hozzárendelés: Ha új feladatot hoznak létre, amelyhez meghatározott készségek szükségesek, azt automatikusan a legmegfelelőbb szakértelemmel rendelkező csapattaghoz rendeljük hozzá.
- Ismétlődő feladatok létrehozása: Automatizálja az ismétlődő feladatok, például a heti csapatértekezletek vagy havi jelentések létrehozását.
- Kezdje előnyben a előre elkészített automatizálási sorozatokkal: A ClickUp több mint 100 előre elkészített automatizálási sorozatot kínál, amelyek a gyakori munkafolyamat-szcenáriókat kezelik. Ezek a sablonok könnyen testreszabhatók vagy inspirációként használhatók saját automatizálások létrehozásához.
A ClickUp Dashboards testreszabható irányító központként működik, amely valós idejű áttekintést nyújt a projektmenedzsmentről. A drag-and-drop funkcióval szükségleteinek megfelelően alakíthatja ki a műszerfalakat, amelyek a legfontosabb mutatókat és információkat jelenítik meg, hogy meghatározza a fejlesztendő területeket.
A következő célokra hozhat létre irányítópultokat:
- Kanban-tábla elemzés: Kövesse nyomon az egyes szakaszokban lévő feladatok számát a Kanban-táblán az idő függvényében. Azonosítsa a szűk keresztmetszeteket azáltal, hogy megjeleníti, hol akadoznak a feladatok és hol tartanak tovább a vártnál.
- Munkaterhelés-kezelés: Figyelje a csapattagok munkaterhelését az egyes személyeknek kiosztott feladatok számának vizualizálásával. Ez segít biztosítani a munka méltányos elosztását és megelőzni a kiégést.
- Feladatok teljesítési aránya: Elemezze a határidőre vagy késedelmesen teljesített feladatok százalékos arányát. Ez segít azonosítani azokat a területeket, ahol a határidőket rendszeresen túllépik, és lehetővé teszi a projekt ütemtervének vagy az erőforrások elosztásának módosítását.
- Ciklusidő-követés: Mérje meg, hogy átlagosan mennyi időbe telik, amíg a feladatok egyik szakaszból a másikba kerülnek a munkafolyamatában. Ez segít azonosítani a hatékonysági hiányosságokat és a folyamatok racionalizálásának lehetőségeit.
- Burn down diagramok: Ábrázolja a projekt fennmaradó munkaterhelését az idő függvényében. Kövesse nyomon a projekt céljainak elérését, és azonosítsa azokat a potenciális akadályokat, amelyek megakadályozhatják a határidőre történő befejezést.
2. Lean projektmenedzsment megoldások használata a szoftverfejlesztésben
A ClickUp számos projektmenedzsment megoldása lehetővé teszi, hogy rugalmas módszereket alakítson ki a szoftverfejlesztés kezelésére a szervezetében.
Agilis szoftverfejlesztés
Először nézzük meg a ClickUp Agile projektmenedzsment szoftvert, amelyet kifejezetten azoknak az agilis csapatoknak fejlesztettek ki, akik az agilis eszközöket más eszközökkel együtt szeretnék használni.
Így használhatja a ClickUp-ot az agilis módszertanokhoz:
- Használja a ClickUp Brain mesterséges intelligencia eszközeit: Készítsen műszaki dokumentációt a dokumentumokban, és hagyja, hogy a mesterséges intelligencia megírja, átfogalmazza, szerkessze, összefoglalja és lektorálja azt. Hozzon létre sablonokat bármilyen feladat elvégzéséhez, és állítson be automatizálásokat bennük, hogy a munka zökkenőmentesen legyen kiosztva.
- A felhalmozódott munkák kezelése és értékelése: Használjon egyéni mezőket és képleteket a problémák, termékötletek és új funkciók hatásának és kompromisszumainak méréséhez, hogy okosabb prioritásokat állíthasson fel.
- Vizualizálja munkafolyamatait: Használjon rugalmas nézeteket, mint például a ClickUp Gantt-diagram nézet, a Tábla nézet vagy az Idővonal nézet, és hozzárendeljen határidőket, állítson be prioritási szinteket, kövesse nyomon az egyéni állapotokat
- Automatizálja a jelentéstételt: Állítsa be a ClickUp céljait és KPI-jeit, hogy nyomon követhesse a projektek előrehaladását.
Az automatikus jelentéskészítésnek köszönhetően a szoftverfejlesztő csapatok manuális beavatkozás nélkül is naprakészen tarthatják az érdekelt feleket. Numerikus, pénzügyi, bináris [igaz/hamis] és feladat alapú célok segítségével figyelemmel kísérheti az előrehaladást. Különböző csapatok feladatait kombinálva hozhat létre célokat, például sprint célokat vagy heti értékesítési célokat.
- Sablonok használata: Használjon több mint 1000 előre elkészített sablont az Agile, Lean, DevOps, Scrum, sprints, termékfejlesztés vagy bármely más felhasználási esethez.
Például a ClickUp Agile projektmenedzsment sablon úgy lett kialakítva, hogy segítse az Agile gyakorlatok hatékony megvalósítását.
Használja ezt a sablont a következőkre:
- A beérkező kéréseket a ClickUp űrlap segítségével egyszerűsítheti. Rögzítse az összes releváns adatot, és irányítsa azokat a backlogba.
- Válasszon a Kanban táblák vagy a sprintek közül a munka kezeléséhez és végrehajtásához. Vizualizálja az előrehaladást, és tartsa mozgásban a feladatokat.
- Rendszeresen tartson agilis megbeszéléseket a sprint teljesítményének áttekintése és a folyamatok folyamatos fejlesztése érdekében.
DevOps
A ClickUp Integrations összekapcsolja az összes külső eszközt egy helyen, hogy létrehozza a tökéletes agilis projektmenedzsment központot.
Például a ClickUp-GitHub integráció segítségével:
- A ClickUp-on belül közvetlenül megtekintheti az összes GitHub-tevékenységet, amely bármely feladathoz kapcsolódik.
- Linkelje össze a pull requesteket, commitokat és branch-eket a GitHub feladataival.
- Frissítse a feladatok állapotát a GitHubban; eközben a ClickUp frissíti ugyanezt a munkafolyamatában.
Scrum
Beállíthatja a ClickUp Sprints funkciót a Board View nézetben, és alkalmazhatja a scrum módszertant minden olyan projekthez, amelyiknél ez szükséges.
Íme egy áttekintés arról, hogyan lehet hatékonyan implementálni a ClickUp Sprints-et a ClickUp Scrum munkafolyamatába:
- Hozzon létre egy új listát a sprint backlogjához: Ez a lista az összes lehetséges felhasználói történetet és feladatot tartalmazza a következő Sprinthez.
- Használjon több listát a sprint szakaszokhoz: Hozzon létre külön listákat a táblázat nézetben, hogy a munkafolyamat különböző szakaszait ábrázolja, például „Teendők”, „Folyamatban”, „Felülvizsgálat alatt” és „Befejezve”.
- Feladatok áthelyezése a listákon belül: Amint csapata a felhasználói történeteken dolgozik, húzza át a feladatokat a listák között, hogy tükrözze azok előrehaladását a munkafolyamat szakaszaiban. Ossza fel a felhasználói történeteket kisebb, megvalósítható feladatokra az egyes listákon belül. Rendeljen feladatokat a csapattagokhoz, állítson be határidőket, és használjon megjegyzéseket és mellékleteket az együttműködéshez.
- A haladás áttekintése: A táblázat nézet segítségével vizualizálhatja a haladást. A feladat elvégzésének akadályainak azonosítása
- Alkalmazkodás és kiigazítás: A ClickUp lehetővé teszi a valós idejű kiigazításokat a Sprint során. Szükség esetén a feladatok prioritása megváltoztatható, vagy a listák között áthelyezhetők, hogy tükrözzék a projektben bekövetkezett változásokat.
A ClickUp Lean üzleti terv sablonja egyszerűsíti ennek a módszertannak a beépítését a szervezetébe.
Ez az átfogó sablon olyan eszközökkel látja el, amelyekkel üzleti ötleteit hatékonyan és megfizethető módon valósíthatja meg:
- ClickUp egyéni állapotok : Kövesse nyomon üzleti tervének minden egyes lépésének előrehaladását egyéni állapotokkal, mint például Kutatásra szorul, Fejlesztés alatt áll és Készen áll a megvalósításra. Ez segít a szervezettségben és biztosítja, hogy folyamatosan haladjon előre.
- ClickUp egyéni mezők a mélyebb betekintésért: Lépjen túl az alapvető tervezésen a ClickUp egyéni mezőivel. Hozzon létre mezőket, hogy rögzítse az üzleti modelljéhez kapcsolódó konkrét részleteket, például a célpiac demográfiai adatait, a versenytársak elemzését vagy a legfontosabb pénzügyi előrejelzéseket. Ezek a részletek gazdagítják a tervét, és világosabb képet adnak vállalkozása potenciáljáról.
- ClickUp nézetek az egyszerűsített tervezéshez: A ClickUp többféle nézetet kínál, hogy személyre szabhassa tervezési élményét. Váltson a projektnevek, az összefoglaló bontások és a dedikált Lean Canvas Model nézet között. Ez a rugalmasság lehetővé teszi, hogy az Ön számára legmegfelelőbb módon közelítse meg üzleti tervét.
Esettanulmány
Vizsgáljuk meg, hogyan segített a ClickUp a Lidsnek, egy Észak-Amerikában, Európában és Ausztráliában működő sportruházati vállalatnak.
A több mint 1200 üzlettel rendelkező Lids kiskereskedelmi láncnak a rendezetlen munkafolyamatok miatt nehézségeket okozott a gyors terjeszkedés kezelése. Különböző, szétszórt eszközökre, például táblázatokra és e-mailekre támaszkodtak, ami kommunikációs hiányosságokhoz és hatékonysági problémákhoz vezetett.
A ClickUp bevezetésével központosították a kommunikációt és a feladatokat. Most a különböző részlegek zökkenőmentesen együttműködnek a ClickUp-on belül. Ez 66%-kal csökkentette az e-mail forgalmat és lerövidítette az értekezleteket, így értékes időt szabadítottak fel.
A ClickUp javította a Lids készletgazdálkodását is. Korábban manuálisan követték nyomon a készletköltségeket, ami megnehezítette a költségvetés elkészítését. A ClickUp segítségével nyomon követhetik az egységköltségeket és pontosabb költségvetést készíthetnek az új üzletek számára. Összességében a ClickUp növelte a termelékenységet és több mint 100 órát takarított meg a Lids csapatainak.
A ClickUp segítségével csapataink jobban együttműködnek, hatékonyabbak, és mindannyian jobban kézben tartjuk a munkánkat. Ezzel sokkal jobbá vált a munkamódszerünk.
A ClickUp segítségével csapataink jobban együttműködnek, hatékonyabbak, és mindannyian jobban kézben tartjuk a munkánkat. Ezzel sokkal jobbá vált a munkamódszerünk.
A Lean projektmenedzserek szerepe és felelősségei
Lean projektmenedzserként elsődleges feladatának kell tekintenie, hogy maximális értéket nyújtson az ügyfélnek, miközben a projekt során kiküszöböli a pazarlást.
Főbb feladatok és elvárások
- Ügyfélközpontú megközelítés: Hatékonyan azonosítsa és teljesítse az ügyfelek igényeit, elkerülve az idő, az erőforrások és az erőfeszítések pazarlását.
- Hulladékok kiküszöbölése: Folyamatosan azonosítsa és szüntesse meg az értéket nem teremtő tevékenységeket, mint például a felesleges szállítás, a készletfelhalmozás, a túlzott mozgás, a várakozási idők, a túlzott feldolgozás és a túltermelés.
- Munkafolyamat-optimalizálás: Gondoskodjon arról, hogy a feladatok zökkenőmentesen haladjanak egyik szakaszból a másikba az akadályok és szűk keresztmetszetek eltávolításával. Vezessen be olyan pull rendszereket, amelyeket a vevői igények vezérelnek, ahelyett, hogy a munkát a folyamaton keresztül nyomná.
- Reális célok kitűzése: Tűzzön ki kihívást jelentő, de elérhető célokat, és kezelje az érdekelt felek elvárásait olyan Lean eszközökkel, mint a statisztikai folyamatirányítás. Ez lehetővé teszi a problémák korai felismerését és gyors megoldását, minimalizálva az újramunkálást.
- Átfogó perspektíva: Irányítsa a csapatot, hogy olyan megoldásokat dolgozzon ki, amelyek összhangban állnak az átfogó üzleti stratégiával, biztosítva, hogy a projekt hozzájáruljon az általános célok eléréséhez.
A Lean projektmenedzsment keretrendszer csapata és annak fontossága
A Lean projektcsapatok felépítése kifejezetten a maximális hatékonyság és értékteremtés elérése érdekében lett kialakítva. Az alábbiakban bemutatjuk a legfontosabb szerepköröket és azok hozzájárulását az általános sikerhez:
- Csapatvezető: Ők a művelet irányítói, akik a csapatot a projekt céljai felé vezetik. Erős lean szakértelemmel rendelkeznek, hogy kezeljék a projekt ütemtervét és erőforrásait, és biztosítsák a sikeres eredményeket.
- Projekt szponzor: A szponzor a vezetőségen belül a projekt sikerét támogató személy. Elhárítja az akadályokat, biztosítja az erőforrásokat, és alaposan ismeri a lean elveket, hogy támogassa a csapat erőfeszítéseit.
- Csapat tagok: Ők alkotják a csapat gerincét, aktívan részt vesznek a fejlesztési kezdeményezésekben. Lean tudatossággal rendelkeznek, és aktívan alkalmazzák a lean eszközöket és folyamatokat a szakterületükön.
- Folyamatfelelős: Ez egy vezető, aki felügyeli a projektben tárgyalt konkrét folyamatot. Felelős a továbbfejlesztett folyamat bevezetéséért és fenntartásáért a sikeres befejezés után.
- Tárgyi szakértő [SME]: Az SME egy képzett szakember, aki speciális készségekkel és ismeretekkel rendelkezik. Az SME-k különböző területekről származhatnak, például az IT, HR, pénzügy stb. területéről, a projekt fókuszától függően, biztosítva ezzel a sokoldalú perspektívát.
- Pénzügyi partner [KKV]: Pénzügyi szakértelemmel rendelkeznek, elemzik a projekt befektetési megtérülését [ROI] és ellenőrzik a csapat által javasolt megoldásokból származó potenciális költségmegtakarításokat.
A megfelelő eszköz és a Lean filozófia kombinálásával a csapatok javíthatják a projekt eredményeit és az általános üzleti teljesítményt.
Hozza létre Lean csapatát a ClickUp segítségével
Az Amazon, a Nike és a Caterpillar Inc. olyan vállalatok, amelyek sikeresen integrálták a Lean elveket projektmenedzsment gyakorlatukba, és Ön is megteheti!
A Lean bevezetése azonban gondolkodásmód és vállalati kultúra változást igényel, ami kihívást jelenthet. Nagy, összetett projektek esetén a Lean egyszerűségre való összpontosítása kevésbé alkalmazható. De a megfelelő eszközzel ez az átállás könnyebbé válik.
Miben nem szabad kompromisszumot kötnie? Egy amerikai felmérés szerint a projektmenedzsment szoftverek felhasználóinak 36%-a a funkcionalitást tartotta a legfontosabb tényezőnek a szoftver kiválasztásánál.
A ClickUp rugalmassága biztosítja az erőforrást, amelyre szükség van a komplex projektekkel járó nehéz feladatok elvégzéséhez. Priorizálja a feladatokat a legfontosabbak alapján, vizualizálja a munkafolyamatokat a maximális hatékonyság érdekében, zökkenőmentesen együttműködjön a beépített kommunikációs eszközök segítségével, és kövesse nyomon az előrehaladást lézeres pontossággal. A ClickUp segítségével egyértelművé válik a projekt sikeréhez vezető út – készen áll arra, hogy átvegye az irányítást?
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!
Gyakran ismételt kérdések [GYIK]
1. Melyek a Lean menedzsment öt szabálya?
A Lean menedzsment öt szabálya:
- Az érték meghatározása: Határozza meg, mi az, ami valóban fontos az ügyfél számára.
- Térképezze fel az értékláncot: Vizualizálja a folyamat összes lépését.
- Folyamat létrehozása: Szüntesse meg a szűk keresztmetszeteket, és biztosítsa a munka zökkenőmentes folytatását.
- Pull-rendszer létrehozása: A termelést a tényleges ügyféligények, nem pedig előrejelzések alapján végezze.
- Törekedjen a tökéletességre: Folyamatosan törekedjen a fejlesztésre és a pazarlás kiküszöbölésére.
2. A Lean a SAFe része?
Igen, a Lean az agilis és a rendszerorientált gondolkodás mellett a SAFe [skálázott agilis keretrendszer] egyik alapvető pillére. A SAFe integrálja ezeket az elveket, hogy segítse a nagy szervezeteket az agilis gyakorlatok skálázásában.
3. Mi az a Lean 5 módszertan?
A „Lean 5” valószínűleg az 5S módszertanra utal, amely a lean gyakorlatok alapját képezi. Öt lépésen keresztül egy tiszta, szervezett és hatékony munkakörnyezet megteremtésére összpontosít: válogatás, rendezés, tisztítás, szabványosítás és fenntartás.