Kisvállalkozás vezetése esetén általában nincs gond a tartalomkezeléssel – a tartalom mennyisége állandó, talán pár alkalmazottal rendelkezik, és kevesebb akadályt kell leküzdenie a tartalom előkészítése és közzététele során.
A dolgok kissé bonyolultabbá válnak, ahogy vállalkozása növekszik. Elkezdi fontolgatni a megfelelő jóváhagyási folyamatot, a munkaterhelés elosztását, a közzétételt, a márkairányelveket és sok más tényezőt, amelyek befolyásolják tartalmának sikerét. Azok a stratégiák, amelyeket akkor alkalmazott, amikor vállalkozása még kisebb volt, már nem működnek – túlnőtt rajtuk. Ideje nagyobb cipőt venni, hogy kényelmesen járhasson. 🚶
Ezeket a cipőket tartalomkezelésnek hívják. Segítségükkel meghatározhatja a tartalomkezelő rendszerek szabályait, és biztosíthatja az egységességet és az egyértelműséget minden területen.
Ebben a cikkben megvitatjuk a tartalomkezelés lényegét, és bemutatjuk a szabályok létrehozásának és végrehajtásának lépéseit, valamint a ClickUp használatával elérhető maximális sikert.
Mi az a tartalomkezelés?
A tartalomkezelés egy sor szerkesztői irányelv és szabály, amely szabályozza a tartalmát. Részletesen leírja az összes tartalommal kapcsolatos tevékenységet és folyamatot, hogy a tartalomcsapat minden tagja tudja, hogyan kell elvégezni a munkát a hibák és következetlenségek kockázatának minimalizálásával.
Nincsenek konkrét szabályok vagy törvények, amelyek meghatároznák, hogyan kell kinéznie a tartalomkezelési modelljének. Ön felel a modell létrehozásáért és frissítéséért, a vállalat méretétől, tevékenységi körétől és céljaitól függően.
A tartalomkezelés például a közösségi média bejegyzéseinek írásmódjára összpontosíthat. Vagy leírhatja a tartalom előállítási folyamatában használt eszközöket, vagy meghatározhatja a tartalomkezelés több aspektusát.
Bármi is legyen a fókuszod, a tartalomkezelési keretrendszer létrehozása javíthatja a tartalom minőségét, biztosíthatja, hogy a csapat minden tagja tudja, mit kell tennie, és végső soron növelheti az ügyfelek elégedettségét.
Tartalomkezelés vs. tartalomstratégia
Bár bizonyos szempontból hasonlóak, a tartalomkezelés és a tartalomstratégia nem ugyanaz.
A tartalomstratégia azzal foglalkozik, hogy hogyan használhatja fel az elkészített tartalmat céljainak eléréséhez és ügyfelei keresési szándékának kielégítéséhez. A vállalat tartalomstratégiájának kidolgozásakor meghatározza a célközönséget és meghatározza, hogyan lehet azt megszólítani.
A tartalomkezelés viszont inkább az összképre koncentrál. A tartalom teljes életciklusát lefedi, és biztosítja a vállalat egészén belüli konzisztenciát.
A tartalomkezelés és a stratégia kéz a kézben járnak, és elengedhetetlenek a sikeres tartalomkezelő rendszerhez. ☯️
A tartalomkezelés előnyei
A tartalomkezelés bevezetése időigényes és bonyolultnak tűnhet. 🚂
Nem fogunk hazudni – néha ez kihívást jelenthet, de a fáradozás megéri, mert rengeteg előnyt élvezhet. Vessünk egy pillantást a legfontosabbakra.
A tartalom konzisztenciája
Képzeljen el egy 10 fős tartalomkezelő csapatot. Mindenkinek megvan a maga egyedi írásstílusa, hangvétele és preferenciái a tartalomkészítési folyamatot illetően. Most képzelje el, hogy mindannyian ugyanazon a közösségi média kampányon dolgoznak. Az eredmény egy csodálatos keverék lesz káosz és következetlenség.
A tartalomkezelés megakadályozza ezt. A tartalomkészítés szabályainak meghatározásával biztosíthatja, hogy mindenki követni tudja a stílus, a hangnem és a technikai követelmények tekintetében az irányadó elveket. ⭐
Így minimalizálhatja az inkonzisztenciák kockázatát, és biztosíthatja, hogy vállalatát megbízhatónak és hitelesnek tekintsék.
Jobb csapatmunka és kommunikáció
Azok a csapatok, amelyeknek nincsenek egyértelműen meghatározott szerepei és felelősségi körei, valószínűleg olyan problémákba ütköznek, amelyeket nem tudnak megfelelően kezelni, mert fogalmuk sincs, ki mit és hogyan csinál.
A tartalomkezelés egyik területe az, hogy meghatározza minden, a tartalom létrehozásában, szerkesztésében, kezelésében és ellenőrzésében részt vevő személy szerepét. Ha mindenki tisztában van a felelősségi körével, minimálisra csökken a feladatok elmulasztásának vagy átfedésének kockázata.
Ennek eredményeként a csapatmunka új szintre emelkedhet, mert mindenki tisztában van a saját feladataival. Kevesebb a tartalomkészítés és -kezelés során felmerülő akadály és késedelem.
Mivel a tartalomkezelési modell létrehozása és bevezetése csapatmunka, munkatársai aktívan hozzájárulhatnak és megoszthatják ötleteiket a modell lehető leghatékonyabbá tételéhez. Ez erősíti a csapat tagjai közötti köteléket, és értékesnek érezhetik magukat, ami növeli motivációjukat.
Jobb minőség
A tartalomkezelés a tartalomkészítés minden aspektusát meghatározza, a nyelvtani szabályoktól kezdve az ügyfélspecifikus követelményekig és preferenciákig. Ezekre a részletes szerkesztői és márkairányelvekre támaszkodva Ön és csapata első osztályú tartalmat tudnak szállítani, amely pontosan megfelel az ügyfeleik elvárásainak.
A tartalomkezelés lényege a következetesség. Ha tehát jól játszik ki a kártyáit, és létrehoz egy funkcionális kezelési keretrendszert, akkor mindig kiváló minőségű tartalmat tud majd nyújtani! 😍
Jobb tervezés és döntéshozatal
A tartalomkezelés általában magában foglalja a tartalom teljesítményének figyelemmel kísérésére és mérésére szolgáló kritériumok meghatározását. Ezeket az értékes információkat felhasználhatja a tartalom tervezésének alapjaként és a jövőbeni helyes döntések meghozatalához, maximalizálva csapata rendelkezésre állását és potenciálját.
Hogyan hozhat létre tartalomkezelési modellt a ClickUp segítségével: 5 lépés
Számos módszer létezik egy funkcionális tartalomkezelési modell létrehozására. Itt megmutatjuk, hogyan használhatja ki a ClickUp, egy all-in-one termelékenységi platform erejét, hogy tartalomkezelési folyamatokat hozzon létre a vállalatának.
Mielőtt elmélyülnénk a folyamatban, újra hangsúlyozzuk, hogy a tartalomkezelés nem egy univerzális megoldás. A vállalatodra jellemző tényezőknek megfelelően hozhatod létre:
- Méret
- Iparág
- Célok
- Ügyfélkövetelmények
Az alábbiakban ismertetett lépések általános útmutatásként szolgálnak, amelyeket a tartalomkezelési modell alapjaként felhasználhat. Igazítsa őket az Ön számára megfelelő keretrendszer kialakításához, ne pedig az Ön ellen. 💪
1. lépés: Határozza meg céljait
Ez önmagában nem egy lépés, de értékes kiindulási pont a tartalomkezelési modelljéhez. Ha nem határozza meg céljait, akkor kockáztatja, hogy fontos információkat hagy ki, és elősegíti az inkonzisztenciát a csapatán belül.
Először is meg kell kérdeznie magától, hogy miért hozza létre ezt a keretrendszert. Dokumentálja válaszait a ClickUp Goals segítségével, amely egy egyedülálló funkció a célok kitűzéséhez és nyomon követéséhez.
Hozzon létre célokat, és szervezze meg azokat könnyen áttekinthető mappákba, hogy nyomon követhesse az előrehaladást és központosíthassa az információkat.
Testreszabhatja, hogy ki férhet hozzá a céljaihoz – meghívhatja tartalomkezelőit, íróit és szerkesztőit, hogy megtekintsék és szerkesszék a célokat, és így biztosíthatja, hogy mindenki ugyanazt a célt tartsa szem előtt.
2. lépés: Határozza meg a szerepeket a tartalommarketing-csapaton belül
A tartalom kezelése és létrehozása csapatmunka. Az írók mellett (esetleg) szerkesztőkre, SEO-menedzserekre, tartalomstratégákra, elemzőkre, tervezőkre, jóváhagyókra és feltöltőkre is szükség lehet.
Minden csapattag egy fogaskerék a tartalomgyártás és -kezelés gépezetében. Ha egy fogaskerék meghibásodik, az egész gépezet leáll. Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében meg kell határoznia a csapattagok szerepeit és felelősségeit. ⚙️
Erre nincs szabálykönyv – alakítson ki egy struktúrát, amely a legjobban megfelel a csapatának és az erősségeinek.
A szerepkörök meghatározásakor érdemes megkérdezni a csapat véleményét. A ClickUp tökéletes eszközt kínál ehhez: a ClickUp Whiteboards-ot. Gondoljon rá úgy, mint egy digitális vászonra, ahol Ön és csapata ötleteket gyűjthetnek, és kidolgozhatják az ideális szerepkör-megosztási tervet.
A táblák drag-and-drop felülettel rendelkeznek, így nem kell művészi tehetségnek lennie ahhoz, hogy kifejezze gondolatait. Adja hozzá a releváns csapattagokat a táblához, és kezdje el a brainstormingot valós időben! 🧠
Hagyj megjegyzéseket és kommenteket, kapcsold össze ötleteidet, és készíts áttekintést a csapat tagjainak szerepeiről.
Miután meghatároztad az egyes személyek felelősségi körét, ideje ezt írásba foglalni a ClickUp Docs segítségével, egy együttműködésen alapuló szövegszerkesztővel, amely lehetővé teszi dokumentumok létrehozását, szerkesztését, megosztását és tárolását.
Minden szerepkörhöz külön dokumentumot hozhat létre, és pontokba szedve meghatározhatja a felelősségi köröket. Ha szeretné, minden felelősségi körhöz további információkat is megadhat – ez jól jöhet az új alkalmazottak betanításakor.
Adja hozzá csapatát a megfelelő dokumentumhoz, és engedélyezze nekik, hogy szükség esetén bármikor visszatérjenek hozzá. Szükség esetén szerkesztheti a dokumentumokat, hogy tükrözzék a legújabb változásokat.
A ClickUp Docs ideális az együttműködéshez – a Docban minden személynek a neve felett egy kurzor jelenik meg. Így több személy is szerkesztheti ugyanazt a Docot, minimális zavarás kockázata mellett. Minden valós időben frissül, így Ön és csapata zökkenőmentesen tudnak együtt dolgozni, függetlenül a tartózkodási helyüktől.
3. lépés: Határozza meg a tartalom munkafolyamatokat
Meghatározta a játékosokat, most pedig itt az ideje meghatározni a játékot. 🏐
Ebben a lépésben felvázolja a tartalom közzétételének minden fázisát. Ezek a fázisok magukban foglalhatják az ötletelést, a tartalom előállítását, szerkesztését, finomítását, jóváhagyását, közzétételét, terjesztését, felülvizsgálatát stb.
Ez a lépés elengedhetetlen az ütemtervek elkészítéséhez, a reális tartalmi tervek és stratégiák kidolgozásához, valamint a hibák és figyelmetlenségek kockázatának minimalizálásához.
A ClickUp számos lehetőséget kínál, amelyekkel maximális pontossággal meghatározhatja a tartalom munkafolyamatait:
- ClickUp Whiteboards: Vizualizálja a teljes tartalom-munkafolyamatot, és egyszerű drag-and-drop funkcióval kapcsolja össze a különböző szakaszokat.
- A ClickUp munkafolyamat-sablonjai: Nem kell a munkafolyamatokat a semmiből felépítenie. Az előre elkészített szakaszok a helyes irányba vezetik Önt.
- A ClickUp több mint 15 nézet: Határozza meg munkafolyamatait és vázolja fel minden részletet. Használjon egy klasszikus nézetet, például a Lista nézetet, hogy felvázolja az összes tevékenységet. A ClickUp egy úgynevezett Egyéni mezők funkciót kínál. Ezzel minden feladathoz részleteket adhat meg, hogy rendezett adatokat és részleteket kapjon.
Például a Fájl egyéni mező segítségével fájlokat csatolhat a feladatokhoz az információk központosítása érdekében, vagy a Személyek egyéni mező segítségével megjelölhet bizonyos csapattagokat a különböző feladatokhoz.
Értékelni fogja a Kapcsolatok egyéni mezőt. Ezzel testreszabhatja, melyik feladatot vagy tevékenységet kell először elvégezni, és biztosíthatja a megfelelő sorrendet a munkafolyamatok támogatásához.
4. lépés: Szerkesztői irányelvek és eljárások kidolgozása
Ez a tartalomkezelési modellje középpontja – itt határozza meg a munkafolyamatokban minden tartalommal kapcsolatos feladatot és tevékenységet, és írja le azokat részletesen.
Tegyük fel, hogy célja az, hogy hiteles forrásává váljon a kertészet területén. Ezt a célt úgy érheti el, hogy öt kezdeti cikket publikál a témáról. Különböző folyamatokat magyaráz el, és lépésről lépésre bemutatja a kert tervezését, művelését és karbantartását.
Ebben a szakaszban meghatározza a következőket:
- A kívánt hangnem és írásstílus
- Írásjelek és nagybetűk használata
- Tartalomarchitektúra
- Vizuális irányelvek
Meghatározza azt is, hogy a szerkesztőknek mire kell összpontosítaniuk a tartalom felülvizsgálata során, és milyen KPI-ket fog figyelni a tartalom teljesítményének nyomon követése érdekében.
Miután felvázolta a tartalom munkafolyamatokkal kapcsolatos összes szabályt, irányelvet és eljárást, azokat dokumentálnia kell, és meg kell osztania a releváns csapattagokkal. Ehhez a már említett ClickUp opciót, a ClickUp Docs-ot fogja használni.
Amit még nem említettünk, az a ClickUp Docs-ban elérhető bónuszfunkció, a ClickUp AI. Ez az AI-alapú írási asszisztens segít ötletelni, szerkeszteni és formázni a dokumentumokat. Időt takarít meg és minimalizálja a hibák vagy következetlenségek kockázatát azáltal, hogy teljes SOP-kat ír, összefoglalja a találkozók jegyzetét és cselekvési tételeket generál.
A ClickUp Docs egyik figyelemre méltó tulajdonsága, hogy összekapcsolhatja őket a feladatokkal. Így állandó információáramlást hozhat létre és tarthat fenn, és biztosíthatja, hogy csapattagjai tudják, mit kell tenniük különböző helyzetekben.
Amellett, hogy a szabályokról és eljárásokról szóló információkat tartalmazó ClickUp Docs dokumentumokhoz hozzáadja a releváns csapattagokat, érdemes azokat áttekinteni is. Ezt a következőképpen teheti meg:
- Személyes találkozó
- Online értekezlet a ClickUp Zoom integrációjának segítségével
Ez lehetővé teszi, hogy végigvezesse csapatát a tartalomkezelési modellen, és biztosítsa, hogy mindenki megértse azt.
Végül, ha segítségre van szüksége a szabályok és eljárások kialakításában, vagy időt szeretne megtakarítani egy gyors megoldással, böngésszen a ClickUp hatalmas könyvtárában, amely több mint 1000 sablont tartalmaz különböző célokra.
Ne felejtse el megnézni az SOP-sablonokat, hogy előnyt szerezzen a tartalomkezelési eljárások kidolgozásában. Az összes ClickUp-sablon testreszabható, így a munkafolyamataihoz igazíthatja őket. 🥳
5. lépés: Kövesse nyomon a tartalomkezelési folyamat teljesítményét
Létrehozott egy tartalomkezelési modellt, és most már hátradőlhet és pihenhet. Ne siessen!
Nyomon kell követnie modellje teljesítményét, hogy lássa, szükség van-e frissítésre. A ClickUp Dashboards erre tökéletesen alkalmas – több mint 50 kártyával hozhat létre egy egyedi vezérlőközpontot, és vizualizálhatja a sikert.
Az adatok vizsgálata mellett egy kiváló módszer annak ellenőrzésére, hogy a tartalomkezelési modellje betölti-e a célját, az, ha beszél a csapatával. Végül is ők azok, akik a modell szerint dolgoznak, és ők tudják megmondani, hogy vannak-e olyan területek, ahol módosításokra és fejlesztésekre van szükség.
A ClickUp többféle módot kínál a csapatával való kommunikációra:
- A csevegő nézet lehetővé teszi, hogy munkája mellett üzeneteket is küldjön csapatának. Használja az @említéseket, hogy megszólítson bizonyos csapattagokat, formázza üzeneteit, és biztosítsa, hogy kommunikációja pontos legyen.
- A ClickUp megjegyzések olyan tartalomkezelési eszközök, amelyek tökéletesen alkalmasak gyors visszajelzések gyűjtésére és a csapat véleményének kikérésére a tartalom közzététele előtt.
- A ClickUp Forms segít feltenni a megfelelő kérdéseket, hogy megértsd, hogyan értékelik a csapat tagjai a jelenlegi modellt. Lehetővé teszi számukra, hogy kifejezzék véleményüket, mivel lehetőséget biztosít ötletek megosztására a modell javítására és teljesítményének növelésére vonatkozóan.
A ClickUp űrlapok drag-and-drop kialakításúak, így pillanatok alatt létrehozhat űrlapot. Használja a feladat- és egyéni mezőket az űrlap építőelemeiként.
A ClickUp Forms legnagyobb előnye, hogy a válaszokat feladatokká alakíthatja! Ha például több csapattag is jelezte, hogy szeretné, ha a növekvő munkaterhelés és az új alkalmazottak miatt átalakítanák a szerepköröket, akkor ezt a választ konkrét feladattá alakíthatja. Ezután adjon hozzá egy megbízottat, és utasítsa meg, hogy vizsgálja meg, hogyan lehet átalakítani a szerepköröket a méltányos és optimális munkaterhelés biztosítása érdekében.
Sajátítsa el a tartalomkezelést a ClickUp segítségével
Vedd kézbe a tartalomkezelési modelleket a ClickUp segítségével! A platform robusztus funkciókészlete lehetővé teszi a tartalmat szabályozó szabályok és eljárások létrehozását, kezelését, figyelemmel kísérését és frissítését, hogy azok összhangban legyenek a céljaiddal.
Regisztráljon a ClickUp-ra, hogy egységesítse csapatát, és mindig a tartalomteremtés élvonalában maradjon! 🥇