10 alternativ a konkurentů aplikace Microsoft Access pro rok 2026

Microsoft Access je oficiálně na umělé podpoře a společnost Microsoft mu systematicky odpojuje přístroje. S ukončením podpory pro Office 2016 a 2019 v roce 2025 a následným ukončením podpory pro Access 2021 v říjnu 2026 budou týmy používající tyto starší verze oficiálně pracovat bez záchranné sítě.

Ačkoli společnost uvádí, že aplikace mohou i nadále fungovat, již nebudou včas dostávat bezpečnostní záplaty, opravy chyb ani technickou podporu.

Access 2024 je stále k dispozici a je součástí podporovaných edic Microsoft 365. Pokud však zjistíte, že sdílení databáze je obtížné, že je vázána na Windows, že je náročná na údržbu nebo že závisí na letech kódu VBA, potřebujete tento seznam alternativ.

Níže uvedených 10 nástrojů je seřazeno podle toho, do jaké míry mohou nahradit Microsoft Access, od samotné databáze po formuláře, sestavy a logiku pracovních postupů.

Alternativy k Microsoft Access v přehledu

Proč lidé opouštějí Microsoft Access?

Týmy obvykle začnou hledat jiné řešení, když se sdílení, údržba nebo rozšiřování aplikace Access stává obtížnějším. Tlak se obvykle projevuje v pěti oblastech: souběžnost, velikost souborů, údržba, přístup k platformě a množství obchodní logiky vázané na jednu aplikaci. Podrobněji:

Na co se zaměřit při výběru alternativy k Microsoft Access

Výběr se zjednoduší, jakmile oddělíte databázi od všeho, co je kolem ní postaveno. Než začnete produkty porovnávat, zkontrolujte, zda nový nástroj zvládne formuláře, sestavy, vztahy, automatizace, omezení a řízení přístupu, na kterých závisí vaše současné nastavení.

Správa si zaslouží zvláštní pozornost, protože systémy typu „low-code“ a „no-code“ mohou usnadnit rychlou přestavbu aplikace Access, aniž by došlo ke zlepšení jejích kontrolních mechanismů.

Článek v časopise CIO citoval Marka Drivera, tehdejšího ředitele výzkumu ve společnosti Gartner, ohledně mezery v oblasti správy u nástrojů typu „low-code“:

Kontroly dodržování předpisů? Dodavatelé je přehnaně propagují, ale pravdou je, že „občanští vývojáři“ v podstatě ignorují otázky regulace a dodržování předpisů.

Mějte také na paměti, že přechod ze starého souboru Accessu na cloudový nástroj automaticky nevyřeší otázku správy dat. I v novém systému budete potřebovat jasně definovaná oprávnění, vlastnictví a možnost auditu.

10 nejlepších alternativ k Microsoft Access

Zde je 10 alternativ k Microsoft Access, které stojí za zvážení, v závislosti na tom, zda potřebujete výkonnější zpracování dat, lepší formuláře, snadnější spolupráci nebo modernější pracovní postupy.

1. LibreOffice Base (nejlepší volba pro bezplatnou offline databázi ve stylu Accessu)

LibreOffice Base zachovává klasický model stolní databáze, podobně jako Microsoft Access. Tabulky, dotazy, formuláře a sestavy jsou soustředěny v jedné aplikaci pro Windows, macOS i Linux. Můžete definovat vztahy, vytvářet dotazy vizuálně nebo v jazyce SQL a vytvářet formuláře s rozevíracími seznamy, tlačítky a podformuláři.

Base se také může připojit k MySQL, PostgreSQL a dalším serverům prostřednictvím JDBC nebo ODBC. V tomto uspořádání zůstává Base front-endem, zatímco záznamy jsou uloženy na databázovém serveru navrženém pro souběžný přístup. Menší databáze mohou využívat vestavěný engine a uchovávat vše v jediném souboru .odb.

Nástroj Report Builder seskupuje záznamy, počítá součty, třídí výsledky a řídí rozvržení stránky. Protože je Base součástí balíku LibreOffice, může Writer tyto záznamy načíst do hromadné korespondence, zatímco Calc je může načíst přímo do tabulky.

Vynikající funkce

Ceny

Hodnocení

Recenze uživatele říká:

LibreOffice se mi moc líbí, ale zdá se, že je ještě potřeba hodně práce, aby vypadal „hezky“.

Kde to selhává: Převod stávající aplikace Access vyžaduje více práce, než by naznačovalo podobné rozložení jako u desktopových aplikací. Tabulky se přenesou a dotazy se převedou na pohledy. Formuláře, sestavy a VBA je třeba přepracovat a sdílené úpravy se stávají obtížněji spravovatelnými, jakmile ve stejném prostředí pracuje více lidí.

2. Microsoft Dataverse a Power Apps (nejlepší volba pro modernizaci aplikace Access v rámci Microsoft 365)

Dataverse a Power Apps představují cloudové řešení společnosti Microsoft pro týmy, které chtějí mít svá data, identitu a aplikační vrstvu v rámci jednoho ekosystému. Společnost Microsoft dokáže přesunout stávající tabulky do Dataverse, přičemž desktopové uživatelské rozhraní zůstává během přestavby připojeno.

Dataverse uchovává data, zatímco Power Apps z nich vytváří funkční aplikaci. Stejné záznamy mohou být zdrojem dat pro Power BI, Power Automate, Dynamics 365 a Teams, což zajišťuje, že reporting, automatizace a spolupráce zůstávají v rámci širšího ekosystému Microsoftu.

IT oddělení také získá větší kontrolu nad novým nastavením. Dataverse podporuje oprávnění založená na rolích, obchodní pravidla a centrálně spravovaná data. V organizacích, které již používají Microsoft Entra a Power Platform, mohou administrátoři většinu tohoto přístupu spravovat pomocí nástrojů, které již znají.

Power Apps také zapojuje Copilot do procesu vývoje. Můžete popsat požadovanou aplikaci nebo datovou strukturu v přirozeném jazyce a vygenerovaný výsledek použít jako výchozí bod. Aplikace založené na modelech nabízejí strukturovanější přístup, zatímco aplikace typu „canvas“ poskytují týmům větší svobodu při úpravách rozvržení a interakcí.

Vynikající funkce

Ceny

Hodnocení

Jeden uživatel Redditu řekl:

Naše skupina to používá už několik měsíců. Tým PowerApps z toho je nadšený, ale já to používám jako jakýkoli jiný zdroj dat. Zdá se, že to funguje bez problémů.

Kde to naráží na limity: Převod sice data přenese do Dataverse, ale aplikace Access, která s těmito daty pracuje, stále vyžaduje úpravy. Formuláře a sestavy je třeba znovu vytvořit v Power Apps. VBA je nutné přepsat do Power Fx nebo toků. Sloupce typu float, přílohy a sloupce s více hodnotami vyžadují před migrací ruční přípravu. Na první pohled jednoduchý převod se může proměnit v rozsáhlejší přestavbu, proto nejprve otestujte s reálným počtem záznamů.

3. ClickUp (nejlepší volba pro nahrazení sledovacího nástroje v Accessu sdíleným pracovním postupem)

ClickUp dává největší smysl v případech, kdy databáze neslouží pouze k ukládání informací. Představte si žádost o službu, aktualizaci skladových zásob nebo schvalovací proces s přiděleným odpovědným pracovníkem, definovanými stavy a jasnými dalšími kroky.

Díky tabulkovému zobrazení ClickUp můžete s těmito informacemi pracovat v přehledné tabulce. Každý řádek představuje úkol, zatímco vlastní pole ClickUp ukládají data, čísla, rozevírací seznamy, umístění, soubory a další podrobnosti, které k němu patří. Stále máte přehlednost řádků a sloupců, ale vlastník, stav, soubory a aktivita zůstávají přiřazeny k záznamu.

ClickUp Forms se stará o přijímání dat. Odeslaný formulář se stane úkolem, do jehož polí jsou již namapována klíčová data, což se osvědčuje u žádostí, přihlášek, hlášení problémů a dalších procesů, které by jinak musely začínat ručním zadáváním dat.

Od tohoto okamžiku mohou automatizace nebo Super agenti přiřadit vlastníka, aktualizovat stav, odeslat připomenutí nebo přesměrovat úkol, když dojde ke změně. Právě to odlišuje ClickUp od běžného nástroje pro sledování databází. Záznam může procházet procesem, aniž by někdo musel opakovaně rozhodovat, co se stane dál.

Vynikající funkce

Ceny

Hodnocení

Jeden uživatel G2 uvedl:

Upřímně řečeno, hierarchie, kterou spravuje, a propojování úkolů z různých seznamů pomocí relačních polí změnily život mého týmu, pokud jde o organizaci výstupů vývoje, synchronizaci požadavků a přehled o tom, co každý vývojář implementuje. Vše zůstává bezchybné a přehledné.

Kde má své limity: Vztahy v ClickUp jsou navrženy pro propojené pracovní záznamy. Nevynucují cizí klíče, transakční pravidla ani složité spojení, jaká byste očekávali od relačního databázového systému. Aplikace v Accessu s náročnou logikou SQL bude i nadále potřebovat za sebou řádnou databázi.

4. Airtable (nejlepší volba pro přesun databáze Access do cloudového pracovního prostoru ve stylu tabulkového procesoru)

Když poprvé spustíte Airtable, je podobnost s tabulkovým procesorem zřejmá. Pod touto známou mřížkou se skrývá relační model, který dokáže propojovat záznamy napříč tabulkami.

Tabulka „Zákazníci“ se může například propojit s tabulkou „Objednávky“, přičemž vyhledávací pole přenesou údaje o zákazníkovi do objednávky, aniž by je kopírovala do jiné tabulky. Airtable podporuje vztahy typu jeden k jednomu, jeden k mnoha a mnoho k mnoha, které pokrývají strukturu mnoha databází menších podniků.

Formuláře zpracovávají nové záznamy, zatímco Návrhář rozhraní nabízí uživatelům přehlednější způsob prohlížení a aktualizace stávajících záznamů bez nutnosti otevírat celou databázi. Díky tomu jsou podkladové tabulky méně zastrašující pro týmy, které potřebují pracovat pouze s konkrétní částí dat.

Airtable Sync pokrývá systémy související s touto databází. Umí načítat data z jiných databází Airtable a podporovaných externích zdrojů, zatímco vyšší tarify přidávají obousměrnou synchronizaci a synchronizaci z více zdrojů pro pracovní postupy, kde je stále potřeba přesouvat záznamy mezi platformami.

Vynikající funkce

Ceny

Hodnocení

Jeden uživatel G2 uvedl:

Airtable je neuvěřitelně přístupný a výkonný databázový nástroj. Díky jeho rozhraním se mi podařilo přimět celý můj tým, aby tento nástroj využíval různými způsoby a zároveň vylepšoval své vlastní systémy a technologie. Známý styl kódování ve formě tabulky a backend s robustní databází v pozadí znamenaly zásadní zlom.

Kde má slabiny: Airtable dobře zvládá řídicí panely a zobrazení na obrazovce. Stránkované sestavy se seskupenými součty a pevným rozložením stránek obvykle vyžadují další krok při tvorbě sestavy, jako je rozšíření nebo export do Excelu. Náklady se také mohou zvýšit, jakmile větší skupina uživatelů potřebuje přístup s právy k úpravám.

5. Ninox (nejlepší volba pro týmy používající Mac, které vytvářejí vlastní podnikové databáze)

Ninox uchovává tabulky, formuláře, vztahy, vzorce a sestavy v rámci jednoho databázového pracovního prostoru. Funguje v prohlížeči i prostřednictvím nativních aplikací pro macOS, iOS, iPadOS a Android, přičemž nainstalované aplikace podporují práci v režimu offline.

Pro týmy pracující na Macu to znamená konec jedné přetrvávající starosti. Databáze postavená na desktopových formulářích a záznamech již nepotřebuje virtuální stroj s Windows, aby zůstala použitelná.

Obchodní logiku zajišťuje Ninox Script. Skripty mohou reagovat na změny záznamů, ověřovat data, vytvářet související záznamy a spouštět následné akce. Transakční bloky mohou seskupovat několik operací dohromady a nainstalované aplikace mohou pokračovat ve zpracování lokálních transakcí i v případě výpadku připojení.

Databáze také nemusí zůstat izolovaná. REST API propojuje Ninox s externími systémy, zatímco Make a n8n zvládají širší pracovní postupy. Záznamy lze také přímo použít pro generování smluv, faktur a sestav.

Vynikající funkce

Ceny

Hodnocení

Jeden uživatel G2 uvedl:

Vytváření rozsáhlých datových sbírek je s tímto produktem pozoruhodně jednoduché. Veškeré potřebné informace jsou vždy dostupné, snadno analyzovatelné a uživatelské rozhraní nabízí úroveň přehlednosti a modularity, jakou jsem u žádného jiného podobného produktu nenašel. Pryč jsou dny, kdy jste museli spravovat nespočet tabulek Excelu pohřbených v nekonečných složkách nebo se snažit je rychle najít.

Kde má své limity: Ninox zůstává přístupný, dokud se databáze skládá převážně z formulářů, vztahů a vzorců. Jakmile se řešení začne výrazně opírat o Ninox Script, vlastní integrace a složitá obchodní pravidla, změny začnou záviset na někom, kdo rozumí kódu, který za tím stojí.

6. Claris FileMaker (nejlepší volba pro vlastní podnikové aplikace s formuláři a sestavami)

FileMaker je určen pro databáze, které se rozrostly do plnohodnotných podnikových aplikací. Datový model, zadávací obrazovky, skripty a sestavy připravené k tisku sdílejí stejné prostředí. FileMaker Pro běží nativně na Windows i macOS a vyvíjí jej společnost Claris, dceřiná společnost Apple.

Jeho nástroje pro rozvržení umožňují seskupovat záznamy, počítat mezisoučty a celkové součty, přidávat záhlaví a zápatí a řídit způsob tisku jednotlivých stránek. Hotové sestavy lze exportovat přímo do formátu PDF nebo Excel, což činí FileMaker obzvláště vhodným řešením v případech, kdy jsou formální dokumenty stále součástí pracovního postupu.

Stejná aplikace může běžet na iPhonech a iPadech prostřednictvím aplikace FileMaker Go nebo v prohlížeči prostřednictvím služby WebDirect. Stávající infrastruktura SQL může zůstat zachována. Externí zdroje SQL poskytují aplikaci FileMaker živý přístup k datům v Microsoft SQL Serveru, MySQL a Oracle a skripty mohou s těmito záznamy pracovat společně s lokálními tabulkami.

FileMaker 2026 také přidává umělou inteligenci na úrovni platformy, včetně připojení k LLM, sémantického vyhledávání, pracovních postupů RAG a podpory pro Google Gemini.

Vynikající funkce

Ceny

FileMaker Cloud

FileMaker Server

Hodnocení

Jeden uživatel G2 uvedl:

Claris FileMaker je výkonný a flexibilní nástroj, který skutečně podporuje vývoj vlastních databázových aplikací napříč platformami. Díky své rychlosti a snadné implementaci je vynikající volbou pro správu komplexních dat v celé řadě odvětví, jako je výzkum, akademická sféra a finance. Kromě jednoduché správy dat může fungovat jako centrální datové úložiště pro organizace díky hladké integraci se stávajícími databázemi.

Kde to končí: FileMaker se může stát poměrně uzavřeným řešením, jakmile se aplikace začne silně opírat o vlastní rozvržení, skripty a soubory .fmp12. Čím hlouběji se vývoj dostane, tím těžší je později přesunout logiku aplikace někam jinam.

7. Baserow (nejlepší pro udržení databázové infrastruktury pod vaší kontrolou)

Baserow vám umožňuje rozhodnout, kde bude databáze umístěna. Můžete využít Baserow Cloud a nechat správu infrastruktury na dodavateli, nebo provozovat open-source verzi na vlastních serverech. Vlastní provozování lze realizovat v rámci privátního cloudu, lokální sítě nebo dokonce v izolovaném prostředí, pokud platí přísná pravidla pro umístění dat.

Tabulky obsahují záznamy a pole typu „Odkaz na tabulku“ propojují související data. Funkce vyhledávání dokáže načítat hodnoty přes tyto odkazy, zatímco funkce souhrnů zpracovává součty, průměry, počty a další výpočty.

Formuláře zpracovávají jak nové zadání, tak úpravy. Můžete nastavit povinná pole, použít podmíněnou logiku a předem vyplnit známé hodnoty ještě předtím, než někdo formulář otevře. Baserow také dokáže vygenerovat zabezpečený odkaz pro úpravu existujícího řádku, který načte aktuální hodnoty a případné změny zapíše zpět do stejného záznamu.

Pro migraci Baserow importuje soubory CSV, Excel, JSON, XML a data z vložených tabulek. Import do nové tabulky v současné době podporuje až 5 000 řádků najednou, takže větší exporty možná budete muset rozdělit do několika dávek.

Vynikající funkce

Ceny

Baserow Cloud

Baserow Self-hosted

Hodnocení

Jeden uživatel G2 uvedl:

Flexibilita Baserow skutečně vyniká. Nabízí vysokou míru přizpůsobení při správě databází, a to vše bez nutnosti znalostí programování. To znamená, že si jej můžete přizpůsobit přesně podle svých potřeb, ať už jde o správu časových plánů projektů, sledování informací o klientech nebo organizaci složitých datových sad. Navíc funkce pro spolupráci představují zásadní změnu. Členové týmu mohou hladce spolupracovat na sdílených databázích, což z něj činí ideální nástroj pro týmové projekty. Jedná se v podstatě o řešení šité na míru pro efektivní správu dat.

Kde to končí: Vlastní hosting vám dává kontrolu, ale provozní práce leží na vašem týmu. Aktualizace, zálohování, monitorování, obnova a plánování kapacity jsou zcela na vás. Spravovaný cloud vás této zátěže zbaví, i když s rostoucí velikostí tabulek se mohou stát omezením limity počtu řádků.

8. Grist (nejvhodnější pro data ve stylu tabulek s vzorci v jazyce Python a podrobnými pravidly přístupu)

Grist zachovává tabulkový procesor jako pracovní plochu a pod ním přidává relační tabulky a jazyk Python. Řádky a sloupce zůstávají známé, ale odkazy a souhrnné tabulky dodávají datům strukturu.

V vzorcích lze používat známé funkce z tabulek nebo jazyk Python 3.11 s přístupem ke standardní knihovně. Výpočet, který dříve vyžadoval samostatnou funkci VBA, lze nyní provést přímo ve sloupci, kam výsledek patří. Grist spouští tento kód v izolovaném prostředí bez trvalého přístupu k souborovému systému nebo k internetu.

Sloupce „Reference“ a „Reference List“ propojují záznamy napříč tabulkami a podporují struktury typu jedna ku jedné, jedna ku mnoha a mnoho ku mnoha. Souhrnné tabulky pak mohou tyto záznamy seskupit pro výpočet součtů a analýzu, podobně jako kontingenční tabulka nebo příkaz SQL GROUP BY.

Pravidla aplikace Access se mohou vztahovat na tabulky, řádky a sloupce. Pokud se tyto podmínky překrývají, může se omezení vztahovat i na jednotlivou buňku. Například adresář zaměstnanců může být uložen v jednom dokumentu, přičemž každá osoba vidí pouze ty záznamy, ke kterým má oprávnění.

Vynikající funkce

Ceny

Grist Cloud

Vlastní hosting

Hodnocení

Jeden uživatel G2 uvedl:

Tabulkový procesor, ale zároveň i databáze – a to databáze, která stále připomíná tabulkový procesor. Je velmi užitečná a usnadňuje propojování dat, což mi ve srovnání s používáním tradičního tabulkového procesoru výrazně zlepšilo pracovní postup. Zároveň zůstává intuitivní i pro neprogramátory, kteří chtějí pracovat s databází, která vypadá a chová se jako tabulkový procesor. Vyzkoušel jsem několik databázových nástrojů bez nutnosti programování, jako jsou Budibase, NocoDB a NocoBase, stejně jako plnohodnotné ERP systémy, jako jsou ERPNext a Dolibarr. Pro mé potřeby je podle mě Grist tou ideální volbou.

Kde naráží na své limity: Grist počítá limit záznamů napříč všemi tabulkami v dokumentu. Plán Pro má limit 100 000 řádků a Business 150 000, přičemž Grist doporučuje udržovat velikost dat v dokumentu kolem 20 MB pro plynulejší výkon. Databáze s několika velkými souvisejícími tabulkami může tyto praktické limity dosáhnout dříve, než by naznačoval uvedený počet řádků.

9. SQL Server Express (nejlepší volba pro zachování již vytvořeného uživatelského rozhraní)

Zase je to Microsoft. SQL Server Express je bezplatná verze Microsoft SQL Serveru a řeší jinou část problému než Dataverse a Power Apps. Dataverse vám nabízí cestu k nové cloudové aplikaci. SQL Server Express vám umožňuje zachovat desktopové uživatelské rozhraní a přesunout datovou vrstvu pod něj.

Tabulky se přesouvají do SQL Server Express a propojují se zpět prostřednictvím ODBC. Stávající formuláře, sestavy, dotazy, makra a VBA mohou i nadále fungovat s těmito propojenými tabulkami. Nástroj Microsoft SQL Server Migration Assistant zvládne během přesunu velkou část přenosu schématu a dat.

SQL Server nyní zvládá souběžné zápisy, transakce, zamykání a ukládání dat. Stávající desktopové rozhraní zůstává zachováno, zatímco sdílená data se přesouvají do databázového jádra navrženého pro náročnější práci více uživatelů. SQL Server 2025 Express také zvýšil maximální velikost relační databáze na 50 GB, čímž poskytuje menším aplikacím mnohem více prostoru než soubor accdb v desktopovém prostředí.

Vynikající funkce

Ceny

Hodnocení

Jeden uživatel G2 uvedl:

Microsoft SQL Server vyniká svou stabilitou a spolehlivostí při zpracování velkých objemů dat. Díky integraci s dalšími produkty společnosti Microsoft, jako jsou Power BI, Excel a Azure, je práce s ním velmi pohodlná, zejména v rámci stávajícího ekosystému Microsoftu. Rozsáhlá dokumentace a velká komunita jsou také velmi cenné, kdykoli narazíte na nějaký problém. Navíc vestavěné nástroje, jako je SQL Server Management Studio, usnadňují správu a optimalizaci databází i ve větších a složitějších prostředích.

Kde má své limity: SQL Server Express má pevně dané limity: 50 GB na relační databázi, maximálně čtyři jádra a 1 410 MB paměti buffer-pool v SQL Serveru 2025. Neobsahuje také SQL Server Agent, takže pro plánované zálohy a údržbové úlohy je třeba použít jiný plánovač, například Plánovač úloh Windows.

10. NocoDB (nejvhodnější pro přidání webového rozhraní k existující databázi)

Pokud jsou vaše záznamy uloženy v PostgreSQL nebo MySQL, NocoDB k této databázi přidá webové rozhraní, aniž by bylo nutné data znovu přesouvat. Načte stávající schéma a převede tabulky na editovatelné mřížky, zatímco backend zůstane na svém místě.

Pro týmy, které již modernizovaly úložiště, často zbývá vyřešit uživatelské rozhraní. NocoDB Interfaces dokáže stejná data převést na formuláře, řídicí panely, obrazovky pro prohlížení záznamů a detailní stránky, aniž by odhalilo podkladové schéma.

Funkce Custom Sync pokrývá případy, kdy by produkční data měla zůstat pouze pro čtení. Vybrané tabulky PostgreSQL nebo MySQL lze ručně nebo podle plánu aktualizovat do NocoDB, čímž uživatelé získají pracovní kopii pro vyhledávání, kontrolu nebo vytváření reportů, zatímco zdrojový systém zůstává nedotčen.

Vynikající funkce

Ceny

NocoDB Cloud

Vlastní hosting

Hodnocení

Jeden uživatel Redditu řekl:

Už nějakou dobu jsem velkým fanouškem NocoDB. Podle mého názoru je bezpochyby lepší než většina placených alternativ. Až donedávna jsem spokojeně používal březnovou Community Edition (v0. 301. 5) s backendem Postgres, abych mohl plně využít potenciál vzorců, a byl to bezchybný zážitek.

Kde to končí: Podpora konektorů se liší podle databázového jádra. PostgreSQL a MySQL vyhovují standardní konfiguraci NocoDB, ale Microsoft SQL Server v současné době vyžaduje doplněk Enterprise. Pokud plánujete zachovat SQL Server, může to tuto variantu značně prodražit.

Jak vybrat správnou alternativu k Microsoft Access

Výběr správné alternativy k Microsoft Access začíná tím, že si ujasníte, na kterou část Accessu se spoléháte nejvíce. Může to být relační databáze, na které je aplikace založena, formuláře, se kterými uživatelé pracují, sestavy, které odesílají, nebo makra a VBA, které udržují proces v chodu.

Druhá otázka je stejně důležitá: kolik z tohoto nastavení chcete zachovat? Některé migrační postupy vám umožňují zachovat uživatelské rozhraní Accessu a nahradit pouze backend. Jiné vyžadují přestavbu téměř všeho, co se týká dat.

Toto rozlišení může dramaticky ovlivnit rozsah migrace. Přesun tabulek je často tou nejjednodušší částí. Právě ve formulářích, sestavách, propojených zdrojích dat, makrech a VBA se obvykle hromadí výsledky dlouholeté obchodní logiky.

Než se rozhodnete, proveďte inventuru těchto prvků spolu se samotnými záznamy. Nahrazení databáze s pěti tabulkami a tuctem vlastních rutin může vyžadovat více práce než nahrazení databáze s padesáti jednoduchými tabulkami.

Stejnou pozornost si zaslouží i omezení jednotlivých tarifů. Grist, Baserow, Airtable a další hostované služby ukládají různá omezení na dokumenty, pracovní prostory, úložiště nebo tarify. Pokud si nejste jisti, jak velkou část starého nastavení je třeba nahradit, nejprve vytvořte prototyp jednoho reprezentativního pracovního postupu. Vytvořte záznamy, vstupní formulář, vztahy a jeden report, a poté to porovnejte s tím, co dokáže stávající databáze.

Jak migrovat z Microsoft Access bez ztráty dat nebo pracovních postupů

Nezačínejte tím, že exportujete všechny tabulky. Databáze Accessu může skrývat důležitou logiku mimo samotná data. Dotazy napájejí formuláře a sestavy, zatímco makra a VBA mohou řídit, co se stane, když někdo klikne na tlačítko, otevře obrazovku nebo změní záznam.

Pokyny společnosti Microsoft k migraci tyto prvky řeší odděleně, protože nástroje jako SSMA dokážou přesunout tabulky a některé dotazy, ale nepřevádějí formuláře, sestavy, makra ani VBA. Zde je několik kroků, které je třeba dodržet:

Zálohujte a zdokumentujte aktuální databázi. Začněte s tabulkami, vztahy, dotazy, formuláři, sestavami, makry, moduly VBA a propojenými zdroji dat. Access obsahuje nástroj Database Documenter, který dokáže vygenerovat přehled vybraných objektů, zatímco panel „Závislosti objektů“ ukazuje, které formuláře, sestavy a dotazy na sobě vzájemně závisí. To je spolehlivější než rozhodovat se pouze na základě toho, co vypadá jako nepoužívané v navigačním panelu.

Před odhadem velikosti migrace spusťte funkci „Zkomprimovat a opravit“. Access automaticky neuvolňuje veškeré místo na disku, které po sobě zanechaly smazané objekty a dočasná data. Funkce „Zkomprimovat a opravit“ tento nevyužitý prostor odstraní, což znamená, že výsledná velikost souboru je lepším výchozím bodem pro odhad toho, co vlastně přesouváte. Nejprve si zálohujte databázi a ujistěte se, že během provádění této operace máte k databázi výhradní přístup.

Nejprve přebudujte jeden reprezentativní pracovní postup a teprve poté celé schéma. Vyberte si formulář, na který se uživatelé spoléhají každý den, a reprodukujte celý proces s ním spojený: zadávání dat, povinná pole, ověřování, oprávnění, přílohy a vše, co by se mělo stát po odeslání.

Otestujte jeden výkaz, na který se lidé spoléhají. Vyberte si něco, co obsahuje seskupování, součty, konce stránek nebo pevné rozložení pro PDF či tisk. Výkazy v Accessu jsou vytvořeny speciálně pro formátování a prezentaci dat, a proto nahrazení tabulek automaticky nenahrazuje vrstvu výkaznictví. Rozhodněte se včas, zda nový nástroj dokáže tento výstup reprodukovat, nebo zda bude pro výkaznictví zapotřebí samostatné řešení.

Určete pro každý dotaz, makro a rutinu VBA nový cíl. Dotaz se může proměnit v pohled nebo vzorec. Makro se může proměnit v automatizaci nebo pracovní postup. VBA může vyžadovat vlastní kód, naplánovanou úlohu nebo přepracovaný proces. Nepředpokládejte, že se tyto prvky převedou automaticky spolu s tabulkami. Společnost Microsoft upozorňuje, že nástroj SSMA převádí pouze určité vybrané dotazy, zatímco formuláře, sestavy, makra a moduly VBA vyžadují samostatnou práci.

Přeneste testovací kopii a ověřte výsledek. Porovnejte počet záznamů, vztahy, povinná pole, data, číselné hodnoty, přílohy, oprávnění a veškeré vypočítané výstupy, na které se uživatelé spoléhají. Před naplánováním finálního přenosu otestujte na této kopii nejnáročnější pracovní postupy.

K přechodu přistupujte až poté, co náhrada obstojí v reálném provozu. Nechte oba systémy k dispozici dostatečně dlouho, aby pokryly opakující se procesy, na kterých vám záleží, včetně tvorby sestav. Jakmile bude nový systém schválen, zmrazte starý soubor accdb jako archiv pouze pro čtení, místo toho, abyste jej okamžitě smazali.

Pokud se původní databáze v praxi stala spíše pracovním postupem, zvažte, zda vůbec potřebujete další univerzální databázi. Pro fronty požadavků, schvalování nebo sledování provozních procesů může být vhodnější aplikace pro pracovní postupy, zatímco pro evidenci zásob a majetku může dávat větší smysl specializovaný software pro správu zásob.

Je Microsoft Access stále vyvíjen?

Ano. Společnost Microsoft stále nabízí Access 2024 jako samostatný produkt a zahrnuje Access do několika plánů Microsoft 365. Verze s předplatným i nadále získává nové funkce, včetně editoru Monaco SQL se zvýrazněním syntaxe, automatickým doplňováním a formátováním.

Společnost Microsoft také přidala moderní typy grafů a ovládací prvek Edge Browser Control pro zobrazení webového obsahu ve formulářích.

Je zde jeden důležitý rozdíl. Některé novější funkce, včetně editoru Monaco, jsou k dispozici výhradně v rámci Microsoft 365 a nejsou dostupné v trvalé verzi Access 2024.

Access tedy nebyl opuštěn. Novější funkce však neřeší důvody, kvůli kterým se mnoho týmů poohlíží jinde, jako je podpora Macu, přístup přes prohlížeč, zadávání dat z mobilních zařízení, vyšší souběžnost nebo centralizovaná správa.

Náklady na migraci z Microsoft Access do Dataverse

Společnost Microsoft nabízí integrovaný způsob přesunu dat z aplikace Access do Dataverse. Umožňuje migrovat tabulky, data a podporované vztahy a následně propojit tabulky v Dataverse zpět s aplikací Access, aby stávající uživatelské rozhraní mohlo během přechodu nadále fungovat.

Háček je v tom, že se tím přesouvá hlavně datová vrstva. Pokud plánujete Access zcela vyřadit, formuláře, sestavy, makra a VBA stále vyžadují vlastní migrační postup. Některé datové typy také vyžadují přípravu, zejména vícehodnotové vyhledávací pole a pole s plovoucí desetinnou čárkou.

Služba Power Apps Premium v současné době stojí 20 USD za uživatele a měsíc, přičemž každá licence přidává 250 MB kapacity databáze Dataverse. Oprávnění nájemci také získávají 10 GB výchozí kapacity databáze, zatímco další úložný prostor stojí 40 USD za GB a měsíc.

Díky tomu je migrační nástroj společnosti Microsoft užitečný, ale skutečné náklady závisí na tom, jak velkou část aplikace související s daty je ještě třeba přebudovat.

Kdy má pracovní nástroj větší smysl než jiná databáze

Nástroje uvedené v tomto průvodci pokrývají vše, co uživatelé od alternativy k Microsoft Access očekávají, včetně relačních dat, formulářů, reportů, přístupu přes prohlížeč, vlastního hostingu, robustnějších oprávnění a spolehlivějšího backendu. Správná volba závisí na tom, k čemu vaši současnou databázi používáte.

Existuje jeden případ, kdy se vyplatí podívat se i mimo rámec jiné databáze.

Pokud každý záznam vyžaduje také vlastníka, stav, termín, schválení nebo další krok, spravujete kromě dat také pracovní postup. Právě v takovém případě se vyplatí vyzkoušet platformu jako ClickUp, protože záznam i související úkoly mohou být uloženy na jednom místě.

Často kladené otázky ohledně alternativ k Microsoft Access

Existuje verze aplikace Microsoft Access pro prohlížeče?

Neplatí pro stávající uživatele Microsoft 365. Společnost Microsoft ukončila podporu služby Access Services v rámci Microsoft 365 a SharePoint Online, takže neexistuje žádná moderní webová verze desktopové aplikace Access. Týmům, které potřebují aplikace pro prohlížeče a mobilní zařízení, Microsoft místo toho doporučuje Power Apps a Dataverse.

Mohou uživatelé používat databázi Access, aniž by měli nainstalovaný program Microsoft Access?

Ano. Společnost Microsoft poskytuje Access Runtime zdarma, což uživatelům umožňuje spouštět aplikace Access bez nutnosti zakoupit plnou verzi desktopového produktu. Uživatelé mohou pracovat s formuláři a funkcemi, které jim zpřístupníte, avšak nástroje pro návrh, jako je například navigační panel, nejsou v režimu Runtime k dispozici. Společnost Microsoft také umožňuje redistribuci Runtime bez omezení počtu uživatelů.

Jaký je rozdíl mezi soubory .accdb a .mdb?

Formát .accdb je výchozím formátem aplikace Access od verze Access 2007 a podporuje novější funkce, jako jsou přílohy, vypočítaná pole a vícehodnotová pole. Formát .mdb je starší formát používaný v dřívějších verzích aplikace Access a stále obsahuje několik starších funkcí, které formát .accdb již nepodporuje, včetně replikace databáze a starého modelu zabezpečení na úrovni uživatelů.

Mohou novější verze aplikace Access stále otevírat staré databáze ve formátu .mdb?

Ano, pokud soubor používá formát .mdb z Accessu 2000 nebo Accessu 2002–2003. Společnost Microsoft uvádí, že tyto soubory lze i nadále normálně otevírat a používat v aktuálních verzích Accessu. Výjimkou jsou soubory z Accessu 97. Access 2013 a novější verze je nemohou přímo převést do formátu .accdb. Microsoft doporučuje otevřít soubor ve starší verzi Accessu, převést jej do formátu Access 2002–2003 a poté tento soubor převést do formátu .accdb.

Měla by být víceuživatelská databáze Access rozdělena?

Obvykle ano. Společnost Microsoft doporučuje rozdělit sdílenou databázi, jakmile ji v síti LAN používá více než několik uživatelů. Každý uživatel získá lokální front-end obsahující formuláře, sestavy a dotazy, zatímco sdílený back-end obsahuje tabulky. To může zlepšit výkon a snížit riziko poškození dat.

Mohu otevřít databázi Microsoft Access v jiném nástroji?

Někdy je však otevření dat a reprodukce aplikace Access dvě samostatné úlohy. LibreOffice Base se dokáže připojit k datům z Microsoft Access, zatímco jiné platformy mohou vyžadovat export do formátu CSV nebo Excel před importem. Formuláře, sestavy, makra a VBA obvykle vyžadují vlastní plán migrace. Pouhý přesun tabulek nestačí k reprodukci všeho, co je kolem nich postaveno.