Jak týmy přijímají více nástrojů pro zvýšení produktivity, organizace často skončí s nepřehlednou sítí překrývajících se, málo využívaných nebo neověřených SaaS aplikací.
Řízení rozšiřování SaaS však neznamená potlačování inovací; řeší nedostatek přehledu o tom, co se používá, co přináší přidanou hodnotu a co tiše vyčerpává váš rozpočet.
To znamená vědět, co se používá, co přináší přidanou hodnotu a co ti tiše vyčerpává rozpočet.
V tomto blogu se dozvíte, co znamená rozšiřování SaaS pro vaši organizaci – co je jeho příčinou, proč je to problém a jak jej včas rozpoznat.
Co je to rozšiřování SaaS?
Rozmach SaaS označuje rychlý růst cloudových aplikací v rámci organizace, který předčí její schopnost je efektivně sledovat, spravovat nebo zabezpečit.
K tomu dochází, když týmy neustále přidávají nové nástroje, často s dobrými úmysly. Bez dohledu se však tyto nástroje množí, překrývají a stávají se těžko spravovatelnými.
Jak k tomu dochází? I ta nejlepší technologická rozhodnutí mohou vést k chaosu, pokud nejsou koordinována. Rozšiřování SaaS nastává nebo začíná, když si jeden tým pořídí nástroj k rychlému vyřešení problému. Poté totéž udělá další tým. Za krátkou dobu už nikdo nemá úplný přehled o tom, co se používá – a proč.
Zde jsou některé z hlavních příčin rozšiřování SaaS:
- Žádná centralizovaná viditelnost znamená, že vypršené, duplicitní nebo nepoužívané nástroje zůstávají bez povšimnutí.
- Oddělení nakupují nástroje samostatně, často bez schválení IT nebo finančního oddělení.
- Registrace je příliš snadná a ještě snazší je zapomenout na automatické obnovení.
- Více nástrojů pro zvýšení produktivity vykonává stejnou práci, což vede k vytváření datových sil a plýtvání penězi.
- Stínové IT se vkrádá, když zaměstnanci používají neschválené nástroje, aby pracovali rychleji.
A právě tak se váš SaaS stack promění v zamotaný nepořádek – nákladný, riskantní a neefektivní.
⭐ Doporučená šablona
Chcete rychlejší způsob, jak spravovat své SaaS technologie, aby zůstaly efektivní a v souladu s předpisy? Šablona ClickUp SaaS Applications Change Management Template vám poskytuje strukturovaný, opakovatelný proces pro organizaci správy aktiv, kontrolu nákladů, zabránění rozšiřování SaaS a stínového IT a udržení vašich obav o bezpečnost dat pod kontrolou.
👀 Věděli jste, že... 56 % aplikací SaaS není v rychle rostoucích firmách spravováno IT oddělením. To znamená, že týmy nebo jednotlivci nakupují většinu nástrojů přímo. V malých, rychle rostoucích firmách se tento počet zvyšuje na 68 %, což znamená, že rozšiřování SaaS je spíše normou než výjimkou.
Proč je rozšiřování SaaS problémem
Rozmach SaaS není jen problémem IT, ale může vést k závažným narušením bezpečnosti dat, která mají dopad na rozpočet, bezpečnost, produktivitu a zkušenosti zaměstnanců. Jedná se o závažný obchodní problém, který má dopad na rozpočet, bezpečnost, produktivitu a zkušenosti zaměstnanců.
Podle jedné zprávy utratí průměrná společnost v současné době ročně 49 milionů dolarů za aplikace SaaS, což představuje nárůst o 9,3 % oproti předchozím rokům. Přesto je velká část těchto výdajů zbytečná.
Pojďme si rozebrat reálné důsledky neřízeného používání SaaS:
1. Zvýšené náklady
Mnoho společností si neuvědomuje, kolik peněz ztrácí na softwaru, dokud není příliš pozdě. Zpráva odhaluje, že průměrná organizace ročně promarní přibližně 21 milionů dolarů na nevyužívané licence SaaS.
Tento roztříštěný přístup způsobuje duplicitní předplatné, zmeškaná prodloužení a nákladné překrývání funkcí softwaru.
🌻 Případová studie: Mnoho organizací každý den používá několik nástrojů umělé inteligence – například Claude pro psaní, Gemini prostřednictvím Google Workspace pro brainstorming a další pro výzkum nebo automatizaci. Snadno tak vzniká mozaika předplatných a nástrojů, z nichž každý má své vlastní náklady a křivku učení.
Pokud vám to zní povědomě, nejste sami! Mnoho týmů nyní hledá způsoby, jak tyto funkce sjednotit na jednom místě, zjednodušit práci a snížit nadbytečné náklady. Prozkoumání platforem, které kombinují více funkcí umělé inteligence, vám může pomoci zefektivnit pracovní postupy a výrazně usnadnit spolupráci.
Brain MAX od ClickUp ukončuje rozšiřování SaaS tím, že všechny vaše základní pracovní nástroje – AI, vyhledávání a automatizaci – spojuje do jedné jednotné desktopové aplikace. Namísto žonglování s několika nesouvislými aplikacemi a platformami se propojí s vaším stávajícím softwarem a centralizuje vše, co potřebujete, na jednom místě.
To znamená:
- Hlasové příkazy pro produktivitu bez použití rukou
- Jedno rozhraní pro vyhledávání ve všech vašich aplikacích a souborech
- Unifikovaná asistence AI, která funguje kontextově, bez ohledu na to, jaký nástroj používáte.
- Automatizované pracovní postupy, které pokrývají více platforem bez přepínání mezi záložkami
2. Rizika v oblasti bezpečnosti a dodržování předpisů
Vzhledem k tomu, že 33,6 % nástrojů SaaS vstupuje do organizací prostřednictvím stínového IT, často v důsledku decentralizovaného nákupu, je jen malá viditelnost nebo kontrola nad tím, jaká data proudí přes nové aplikace SaaS. Tento decentralizovaný přístup k nákupu SaaS zvyšuje bezpečnostní výzvy, ohrožuje citlivá data a zvyšuje nesoulad s předpisy.
3. Snížená produktivita
Když se nástroje hromadí bez plánu, práce se komplikuje. Zpráva také zjistila, že organizace přidávají v průměru téměř 92 nových aplikací SaaS každý rok.
Výrazné přepínání mezi nesouvisícími systémy bez proaktivního řízení snižuje soustředění zaměstnanců, kteří pak přecházejí na nová řešení SaaS.
4. Špatná uživatelská zkušenost
Nepřehledná sada SaaS znamená, že uživatelé ztrácejí čas přihlašováním, hledáním souborů nebo navigací v neznámých rozhraních.
Jak frustrace roste, zaměstnanci se obracejí k neschváleným nástrojům SaaS, které lépe vyhovují jejich potřebám. Ve skutečnosti výdaje na stínové IT řízené zaměstnanci vzrostly o 11,1 % – což je jasným znamením, že váš současný ekosystém SaaS pro ně nemusí být vhodný.
📖 Přečtěte si také: Šablony plánů komunikace v rámci projektu zdarma: Excel, Word a ClickUp
👀 Věděli jste, že zatímco 68 % společností investuje do školení v oblasti bezpečnosti SaaS, pouze 51 % zajišťuje koordinaci komunikace mezi týmy zodpovědnými za bezpečnost a týmy zodpovědnými za aplikace. Ještě více znepokojující je, že pouze 33 % aktivně monitoruje polovinu svého SaaS stacku. Stručně řečeno, většina týmů zabezpečuje to, co vidí, ale nevidí toho moc.
Jak identifikovat rozšiřování SaaS ve vaší organizaci
Včasná identifikace a potlačení rozšiřování SaaS je klíčové pro znovuzískání kontroly. Použijte tento kontrolní seznam k zavedení auditů SaaS a překonání výzev digitálního pracoviště. Najděte platformu pro správu SaaS, abyste měli přehled o všech aplikacích SaaS, které vaše organizace používá.
| Kategorie | Úkol | Konkrétní kroky | Proč je to důležité |
| 🔍 Audit: Provozní | Sledujte všechny výdaje související se SaaS | Zkontrolujte firemní karty a záznamy o proplacení výdajů. Zkontrolujte rozpočty oddělení, zda neobsahují nejasné položky. | Finanční oddělení často vidí nákupy SaaS dříve než IT – tento krok odhalí skryté předplatné a nezaznamenané výdaje. |
| Identifikujte nástroje zakoupené mimo rámec nákupu | Analyzujte výdaje označené jako předplatné nebo opakující se poplatky. | Zachycuje neautorizované nebo skryté nástroje získané bez centrálního schválení nebo viditelnosti. | |
| 🔍 Audit: Technický | Pomocí protokolů identit vyhledávejte aktivní nástroje | Získejte údaje o využívání SSO | Zobrazuje nástroje používané v celé organizaci. |
| Odhalte neschválené integrace | Provádějte audit připojených aplikací pomocí interních API nástrojů. | Provádějte audit připojených aplikací prostřednictvím OAuth nebo interních API nástrojů. | |
| Zkontrolujte údaje o přihlášení a aktivitě | Identifikujte neaktivní uživatele a mezery v licencích | Odhalte neefektivitu nákladů a bezpečnostní rizika spojená s nepoužívanými nebo opuštěnými účty. | |
| 🔍 Audit: Provozní | Proveďte rozhovory s týmy o používání nástrojů | Zeptejte se vedoucích týmů, jaké nástroje používají a proč. | Týmy často zavádějí nástroje z nutnosti – to pomáhá pochopit legitimní potřeby a problémové body. |
| Zaznamenejte všechny nástroje, které tým používá. | Vytvořte inventář s následujícími údaji: název nástroje, vlastník, případ použití, uživatelé, fakturace, datum obnovení. | Vytvořte centralizovanou, živou databázi všech nástrojů pro dlouhodobou strategii správy SaaS. | |
| 🔍 Nástroje pro objevování | Nasazení nástrojů pro objevování | Používejte CASB, pluginy pro prohlížeče nebo integraci výdajů. | Vyplňuje mezery, které audity opomíjejí, zejména u bezplatných zkušebních verzí, nástrojů založených na prohlížeči nebo aplikací mimo SSO. |
| Nastavte si upozornění na zavedení nových nástrojů | Aktivujte e-mailová nebo Slack upozornění pro registrace, aktivaci zkušebních verzí nebo autorizace sdílení dat. | Informuje vás, když se do prostředí dostanou nové nástroje, než se začnou šířit. | |
| 🔍 Kontrola redundance | Porovnejte nástroje podle funkcí | Seskupte aplikace podle použití (PM, zasílání zpráv, sdílení souborů, analytika) | Pomáhá identifikovat překrývání nástrojů, které slouží ke stejnému účelu, a umožňuje jejich konsolidaci. |
| Identifikujte nástroje, které již neodpovídají potřebám podniku. | Zkontrolujte nadcházející obnovení a zrušte nástroje s nízkou hodnotou. | Vyhněte se placení za nástroje, které již nepodporují aktuální priority. | |
| 🔍 Přezkoumání stínového IT | Segmentujte nástroje podle obchodního rizika | Kategorizujte: Vysoké riziko / Vysoká hodnota / Nízká hodnota | Ne všechny stínové IT systémy představují stejné riziko; tento krok pomáhá stanovit priority reakcí na základě potenciálního dopadu. |
| Spolupracujte s majiteli vysoce hodnotných stínových nástrojů | Pozvěte ostatní, aby formalizovali používání a vyhodnotili oficiální zavedení. | Místo blokování spolupracujte na vytváření řešení s týmy, které již využívají výhody neschválených nástrojů. |
Jakmile identifikujete nadbytečné aplikace, dalším krokem je omezení rozšiřování SaaS.
Prozkoumejme čtyři osvědčené strategie, které jdou nad rámec běžných auditů SaaS, a vytvořme dlouhodobý plán správy SaaS.
📖 Přečtěte si také: Bezplatné šablony pro řízení všech typů projektů
Strategie pro omezení rozšiřování SaaS
Omezení rozšiřování SaaS není jen o snížení počtu nástrojů – jde o řešení základních příčin: roztříštěné nákupy, izolovaná data a nesouvislé rozhodování.
Chytřejší přístup, podporovaný centralizovaným systémem nákupu, přináší strukturu, přehlednost a záměrnost do způsobu, jakým přijímáte a spravujete aplikace SaaS. Zde je návod, jak to udělat efektivně:
1. Konsolidujte své portfolio
Začněte auditem aktuálního využití SaaS.
Zmapujte všechny nástroje ve vašem portfoliu podle kategorií – řízení projektů, ukládání souborů a komunikace – a zjistěte, kde se funkce překrývají.
Tyto oblasti jsou ideálními kandidáty pro konsolidaci SaaS. Namísto toho, abyste týmy nutili opustit nástroje, na které jsou zvyklé, vytvořte jasné pokyny pro zavádění SaaS, které respektují jejich potřeby a zároveň omezují nadbytečné aplikace.
Díky konsolidaci našich nástrojů pomocí ClickUp jsme odstranili Jira, Confluence, nástroje PMO, Salesforce a Trello. To nám velmi usnadnilo práci!
Díky konsolidaci našich nástrojů pomocí ClickUp jsme odstranili Jira, Confluence, nástroje PMO, Salesforce a Trello. To nám velmi usnadnilo práci!
2. Zaveďte správu
Bez jasných pravidel bude rozmach SaaS dále pokračovat. Vytvořte transparentní a konzistentní rámec pro žádosti, schvalování a obnovování nových nástrojů. Například:
- Využijte centralizovaný pracovní postup při nákupu, který hodnotí každou aplikaci z hlediska bezpečnosti, nákladů, souladu s předpisy a integračního potenciálu.
- Vytvořte standardizované formuláře, jako je „Žádost o nový nástroj“ nebo „Kontrolní seznam pro obnovení“, které vám pomohou při rozhodování.
Správa by měla být vnímána jako pomocník, nikoli jako překážka odpovědného využívání SaaS.
3. Zlepšete přehlednost a reporting
Roční audit nestačí. Aplikace SaaS se neustále mění, takže je třeba mít neustálý přehled. Zaveďte nástroje pro sledování v reálném čase, které zobrazují využití licencí, termíny obnovení a vlastnictví jednotlivých oddělení.
- Nastavte si přehledové panely pro vizualizaci nákladů a vzorců používání.
- Naplánujte automatické zprávy pro zainteresované strany, aby mohly sledovat výdaje na SaaS a smluvní aktivity.
- Nakonfigurujte upozornění na nízké využití, nečekaná prodloužení nebo neschválené registrace.
To vašemu týmu poskytne proaktivní kontrolu a zastaví rozšiřování ještě předtím, než začne.
⚡️Archiv šablon: Šablona objednávkového formuláře softwaru od ClickUp je komplexní řešení pro správu nákupu softwaru v jakékoli organizaci. *
Pomocí této šablony vytvořte dashboard s vlastními widgety, které sledují počet podání, míru schválení, využití rozpočtu a analytiku dodavatelů, a získáte tak komplexní přehled o celém procesu nákupu softwaru.
4. Vzdělávejte týmy
Řízení rozšiřování SaaS také znamená řízení myšlení. Změňte vnímání z „více nástrojů = lepší“ na „správné nástroje = lepší“.
Vzdělávání vašich týmů jim pomůže pochopit hodnotu centralizovaných systémů a rizika nekontrolovaného zavádění aplikací. Také to buduje důvěru mezi IT, financemi a jednotlivými týmy. Chcete-li zvládnout rozšiřování softwaru, můžete:
- Nabídněte interní katalog schválených nástrojů SaaS s jasnými příklady použití a podrobnostmi o licencích.
- Pořádejte pravidelné workshopy, kde mohou jednotlivá oddělení společně zkontrolovat své technologické vybavení, identifikovat překrývání a racionalizovat používání nástrojů.
📮 ClickUp Insight: Nízký výkon týmů je 4krát vyšší u týmů, které používají více než 15 nástrojů, zatímco týmy s vysokým výkonem si udržují efektivitu tím, že omezují své nástroje na 9 nebo méně platforem. Ale co takhle používat jednu platformu?
Jako univerzální aplikace pro práci ClickUp sdružuje vaše úkoly, projekty, dokumenty, wiki, chat a hovory na jedné platformě, doplněné o pracovní postupy založené na umělé inteligenci. Jste připraveni pracovat chytřeji? ClickUp funguje pro každý tým, zviditelňuje práci a umožňuje vám soustředit se na to, co je důležité, zatímco umělá inteligence se postará o zbytek.
Jak ClickUp pomáhá bojovat proti rozšiřování SaaS
Rozmach SaaS začíná nekontrolovaným šířením různých nástrojů, jako jsou AI sumarizátory dokumentů, nástroje pro správu projektů, boti pro psaní textů a dashboardy pro reporting a analytiku. Za chvíli přepínáte mezi půl tuctem aplikací bez centralizované správy.
ClickUp řeší tento problém tím, že je aplikací pro vše, co souvisí s prací. Pomáhá organizacím znovu získat kontrolu nad roztříštěnými aplikacemi SaaS tím, že konsoliduje základní nástroje do jedné platformy. Nahrazuje několik neschválených nástrojů, zefektivňuje pracovní postupy a umožňuje centralizovaný dohled nad celým vaším prostředím SaaS.
ClickUp Project Management centralizuje klíčové obchodní funkce – úkoly, dokumenty, cíle, přehledy, sledování času a chat – na jedné platformě, která je poháněna pokročilou umělou inteligencí.
Týmy mohou spravovat projekty, spolupracovat na dokumentech, stanovovat a sledovat cíle, vizualizovat data, komunikovat s jinými týmy a klást AI otázky na cokoli – to vše bez nutnosti přepínat mezi několika aplikacemi.
Využijte umělou inteligenci k propojení chybějících článků ve vašem rozšiřování SaaS a automatizaci rutinních úkolů.
Dále ClickUp Brain, vestavěný AI asistent ClickUp, dokáže okamžitě shrnout dlouhé diskuse, čímž zajistí, že zúčastněné strany zůstanou v souladu, aniž by musely číst celou historii chatů.
Řekněme, že vaše IT a finanční týmy diskutují o zprávě o stínovém IT. Mohou propojit chat s příslušným auditním úkolem nebo shrnout diskusi pomocí ClickUp Brain.
Brain je první neuronová síť nativní pro pracovní prostředí, která rozumí kontextu, úkolům, nástrojům a dokumentům vaší organizace. Zatímco jiné nástroje vyžadují ruční zadávání příkazů a kopírování a vkládání, ClickUp Brain je přímo integrován do vašich pracovních postupů.
Odpovídá na vaše otázky jako hluboce integrovaný, kontextově orientovaný AI engine pro řízení projektů.
ClickUp Brain můžete použít k:
- Řekněte „Shrňte naše nedávné obnovení SaaS podle oddělení“ a získejte souhrn připravený pro vedení, který čerpá z úkolů, dokumentů a aktualizací.
- Zeptejte se „Které nástroje marketingový tým používá nejčastěji?“ a získejte žebříček založený na údajích o aktivitě.
- Vytvořte zprávy pro dodavatele („Dobrý den, vyhodnocujeme vaše využití a rádi bychom získali nabídku na zrušení“)
Pro generování obsahu můžete také přepínat mezi Claude, ChatGPT a dalšími LLMS v rámci ClickUp Brain.
Kromě generování obsahu můžete pomocí ClickUp Automations automatizovat stávající nástroje.
Zcela eliminuje manuální práci tím, že vám umožňuje vytvářet pravidla, která spouštějí akce v celém vašem pracovním prostoru bez nutnosti programování. Pokud si nejste jisti, jak to nastavit, řekněte ClickUp Brain, co chcete automatizovat. Vytvoří za vás pracovní postup.
ClickUp Automations můžete použít k:
- Automaticky přiřazujte recenze nástrojů vedoucím nákupu 30 dní před obnovením.
- Změňte stav úkolu, když využití klesne pod určitou hranici
- Spouštějte oznámení, když přijdou nové požadavky na SaaS prostřednictvím formulářů ClickUp.
- Provádějte čtvrtletní kontroly licencí pomocí opakujících se pracovních postupů.
Sledujte požadavky na software a jejich schvalování prostřednictvím vyhrazených úkolů.
S ClickUp Tasks můžete projekty rozdělit na konkrétní úkoly. Tyto úkoly lze přizpůsobit pomocí vlastních polí, kategorií, priorit a značek tak, aby vyhovovaly jakémukoli pracovnímu postupu. Můžete automatizovat přiřazování úkolů, aktualizace stavu a oznámení, čímž zajistíte efektivní průběh práce.
Tasks vám umožňuje plánovat, přidělovat a sledovat práci na jednom místě, takže již nepotřebujete samostatné aplikace pro správu úkolů.
💡 Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Relationships k propojení úkolů napříč týmy. Například propojte úkol hodnocení dodavatele s příslušnou bezpečnostní kontrolou, právním kontrolním seznamem a rozhodnutím o obnovení, aby zainteresované strany vždy měly k dispozici kontext.
Zaznamenejte pokyny a osvědčené postupy pomocí centralizované dokumentace.
Pokud jde o dokumentaci, všechna vaše písemná data jsou tříděna a ukládána v ClickUp Docs.
Docs umožňuje týmům vytvářet, organizovat a spolupracovat na obsahu přímo v rámci platformy. Podporuje bohaté formátování, kontrolní seznamy, bannery a dokonce i generování textu pomocí umělé inteligence. Můžete zobrazit historii dokumentů, přidat obrázky na obálku, chránit citlivé dokumenty a používat šablony pro zajištění konzistence.
Dokumenty lze propojit s úkoly, seskupit podle funkce nebo oddělení, odkazovat na ně v jiných dokumentech a exportovat je pro sdílení. Tato integrace zajišťuje snadný přístup k informacím a jejich využitelnost, čímž zvyšuje produktivitu a spolupráci.
Stanovte si cíle v oblasti rozšiřování SaaS a sledujte pokrok od začátku do konce.
Vaši strategii můžete posílit pomocí ClickUp Goals, kde jsou vysoké cíle rozděleny na měřitelné úkoly – ať už se jedná o sledování přijetí nástroje SaaS, vyřazení z provozu nebo milníky v oblasti dodržování předpisů.
Cíle se aktualizují v reálném čase podle postupu propojených úkolů a lze je zobrazit na řídicích panelech, kde jsou plně viditelné.
V tomto ohledu nabízí ClickUp Dashboards přizpůsobitelné karty, které poskytují vizualizace metrik projektů, využití nástrojů SaaS, data obnovení a přehledy nákladů v reálném čase. Provozní a nákupní týmy mohou tyto vizualizace využít k monitorování efektivity nástrojů a průměrných nákladů na uživatele a k přidávání nebo odebírání kandidátů na první pohled.
Například během čtvrtletního hodnocení můžete použít panel ClickUp, který zobrazuje portfolio 10 nejlepších nástrojů SaaS marketingového týmu, data obnovení a údaje o posledním přihlášení v závislosti na protokolech použití.
Pro další posílení odpovědnosti a správy rozpočtu umožňuje nativní nástroj ClickUp Time Tracking týmům zaznamenávat odpracované hodiny, spravovat fakturovatelný čas a podávat zprávy o provozní efektivitě, a to vše bez opuštění pracovního prostoru ClickUp.
Usnadněte spolupráci pomocí integrovaného chatu
Věděli jste, že můžete omezit rozšiřování SaaS také tím, že se zbavíte svých aplikací pro zasílání zpráv a AI? ClickUp vám nabízí obojí najednou.
Za prvé, ClickUp Chat je speciálně navržen tak, aby pomáhal organizacím eliminovat nesourodé komunikační nástroje. Komunikace je plně integrována do platformy, což týmům umožňuje spolupracovat přímo v místě, kde se práce odehrává.
Díky chatu v reálném čase můžete pořádat standupy, zaznamenávat úkoly a organizovat konverzace podle projektu nebo tématu, aniž byste museli přepínat mezi aplikacemi.
Kontextová spolupráce je také k dispozici prostřednictvím komentářů a @zmínek v úkolech, dokumentech a panelech, zatímco přiřazené komentáře pomáhají převést zpětnou vazbu do praktické práce. Týmy mohou dokonce spravovat e-mailové vlákna přímo v ClickUp, čímž je veškerá komunikace centralizovaná a sledovatelná. Každé vlákno zprávy lze také jediným kliknutím převést na úkol.
📮 ClickUp Insight: 21 % lidí uvádí, že více než 80 % svého pracovního dne tráví opakujícími se úkoly. Dalších 20 % uvádí, že opakující se úkoly zabírají alespoň 40 % jejich dne.
To je téměř polovina pracovního týdne (41 %) věnovaná úkolům, které nevyžadují mnoho strategického myšlení nebo kreativity (jako například následné e-maily 👀).
AI agenti ClickUp vám pomohou tuto rutinu eliminovat. Myslete na vytváření úkolů, připomenutí, aktualizace, poznámky ze schůzek, psaní e-mailů a dokonce i vytváření komplexních pracovních postupů! To vše (a ještě více) lze automatizovat během chvilky pomocí ClickUp, vaší aplikace pro vše, co souvisí s prací.
💫 Skutečné výsledky: Lulu Press ušetří 1 hodinu denně na každého zaměstnance díky automatizaci ClickUp, což vede k 12% zvýšení pracovní efektivity.
Konsolidujte roztříštěné pracovní postupy pomocí jedné super aplikace.
Integrace ClickUp pomáhá řešit rozšiřování SaaS propojením více než 1 000 aplikací SaaS, jako jsou Salesforce, HubSpot a Jira, do centralizovaného pracovního postupu. Synchronizujte data, spouštějte automatizace a omezte nadbytečné aplikace, aniž byste narušili stávající prostředí SaaS.
Například nová příležitost Salesforce může automaticky vytvořit úkol s předvyplněnými podrobnostmi CRM. Díky flexibilním týmovým strukturám, podrobným kontrolám přístupu a dashboardům v reálném čase může IT sledovat využití SaaS, snížit rizika související s dodržováním předpisů a bezpečností a efektivněji spravovat SaaS stack na jedné platformě.
Příklad z praxe, jak zabránit rozšiřování SaaS pomocí ClickUp
RevPartners, rychle rostoucí společnost poskytující profesionální služby s týmem pracujícím výhradně na dálku, měla příliš mnoho nástrojů, ale postrádala soudržnost.
Jejich tým vyvažoval nesourodé platformy pro řízení projektů, nástroje pro dokumentaci a aplikace pro týmovou komunikaci, z nichž každá řešila jeden problém, ale vytvářela nové.
Přešli na ClickUp a tady je, co se změnilo:
- Nahraďte několik nástrojů softwarem ClickUp, který kombinuje projektové řízení, dokumentaci a komunikaci.
- Spravujte více projektů a onboardingu klientů propojením úkolů, dokumentů, cílů a tabulek na jednom místě.
- Vytvořili jsme automatizaci pracovních postupů pro interní procesy, čímž jsme snížili potřebu neustálého přepínání mezi kontexty.
- Získejte přehled v reálném čase díky projektovému dashboardu, který zefektivní komunikaci a schůzky o stavu projektu.
Toto je výsledek jejich práce:
- O 64 % rychlejší dodání klientských projektů
- 83% snížení času potřebného na plánování projektů
- 50% úspora nákladů díky eliminaci překrývajících se funkcí a nástrojů
- O 36 % efektivnější statusové schůzky
Matt Bolian, spoluzakladatel RevPartner, říká:
Díky ClickUp máme přístup ke všem funkcím, které potřebujeme, na jednom místě, což je pro nás velmi důležité. Zaměřujeme se na adopci a bez opravdu snadno použitelné platformy, která to umožňuje, by bylo nemožné dosáhnout adopce všemi týmy a klienty.
Díky ClickUp máme přístup ke všem funkcím, které potřebujeme, na jednom místě, což je pro nás velmi důležité. Zaměřujeme se na adopci a bez opravdu snadno použitelné platformy, která to umožňuje, by bylo nemožné dosáhnout adopce všemi týmy a klienty.
Omezte přetížení SaaS pomocí ClickUp
Rozmach SaaS není způsoben tím, že týmy chtějí více softwaru. Je to proto, že potřebují více funkcí a nemohou je najít na jedné platformě.
S ClickUp získáte projektové řízení, dokumenty, chat, dashboardy, automatizaci a AI v jednom. To znamená méně aplikací, žádné nesouvislé pracovní postupy a přehlednější prostředí SaaS.
Pokud jste připraveni snížit náklady, ušetřit čas svého týmu a kontrolovat rozšiřování SaaS, začněte zde.